Soluções para Documentos em Belo Horizonte

O Centro de Documentação é a possibilidade, dentro do espaço pertencente ao cliente, de criação do arquivo utilizando a metodologia e tecnologia Célula. A consultoria prestada pela Célula contempla a avaliação do espaço físico, padronização de estanteria, caixas e material de consumo, treinamento da equipe que irá assumir o arquivo e fornecimento do GED Célula para gerenciar todos os processos. Entre os benefícios podemos destacar:

• Criação de uma cultura organizacional: ao criar um CEDOC, a empresa cria uma cultura importante de organização e preservação do acervo documental focando tanto na questão histórica quanto nas demandas que ao longo dos anos a empresa sofre por fiscalização ou pendências judiciais e poderão ser atendidas de forma eficiente;
• Espaço físico adequado: através da consultoria da Célula a empresa irá selecionar e implantar um CEDOC em local adequado respeitando requisitos de segurança e de eficiência para atender os processos da gestão documental;
• Digitalização: a digitalização a ser realizada pela própria equipe do CEDOC, dita sob demanda, pode ser realizada diminuindo o trânsito de papéis dentro da empresa favorecendo o meio ambiente e minimizando as possibilidades de extravios de documentos e perda de informação;

A digitalização é uma tecnologia utilizada para transformar o conteúdo de documentos em suporte papel para um conteúdo acessível por computador em formato digital. Os formatos normalmente utilizados para a geração dos arquivos digitais são: PDF, TIFF, PNG e JPEG. Entre os diversos benefícios podemos citar:

• Preservação do arquivo físico: é sabido que o manuseio em excesso do papel por ser um reagente natural a agentes químicos e naturais pode danificá-lo ao longo do tempo causando até mesmo perda de informação. Com a digitalização, preserva-se o original e o arquivo digital pode ser acessado via GED Célula a qualquer momento, de qualquer lugar, bastando para isto, uma conexão à Internet;
• Eliminação de cópias: é muito comum quando usuários necessitam de uma informação de um documento tirar uma cópia do original. Com a digitalização e a informatização cada vez maior das empresas, quase todos os profissionais trabalham através de um computador e uma conexão à Internet, facilitando o acesso aos documentos quando os mesmos se encontram digitalizados;
• Uso de certificado digital: a Célula disponibiliza a digitalização através do uso de certificação digital. Com o uso de um certificado digital emitido pela ICP-Brasil, o documento digitalizado e certificado é possível garantir a integridade do mesmo APÓS o processo da digitalização. Porém, é importante salientar, que não substitui o arquivo original permitindo eliminá-lo, a menos que o mesmo já tenha alcançado a temporalidade e destinação prevista em lei;
• Facilidade de compartilhamento: malotes, protocolos, uso dos Correios, tudo isto leva-se tempo e um custo. Documentos digitalizados ficam apenas a um clique de distância do seu destinatário aumentando a produtividade e eficiência dos processos da empresa;
• Segurança das informações: muitas empresas vendem apenas a “tarefa” da digitalização entregando ao final do projeto apenas um CD (com uma cópia) com os diversos documentos digitalizados em uma estrutura de arquivos e diretórios difícil de pesquisar e principalmente manter. E o crescimento desta digitalização? E o backup destas informações? E para eu compartilhar entre os colaboradores que irão precisar desta informação? Ao realizar a digitalização pela Célula além da guarda física dos documentos, os arquivos digitais também ficarão guardados de forma segura em data center próprio com todas as políticas de segurança que o mercado exige. Além disto, diferente de um aglomerado de arquivos e pastas, o GED Célula indexa os mesmos permitindo aos usuários localizarem os documentos pelos respectivos índices que os identificam sem se preocupar com tipo e nome dos arquivos;

• • Como funciona a Terceirização de Processos: BPO (Business Process Outsourcing ou Terceirização de Processos de Negócios) é a execução de algumas atividades do negócio por outras empresas especialistas. A Célula oferece a terceirização de processos que envolvem informação, arquivamento, conferência, organização, preparação, digitalização, digitação, etc.

• Resultados Esperados do BPO
• Redução de custos com atividades administrativas;
• Lideranças focadas na administração e desenvolvimentos dos negócios da empresa;
• Disponibilidade por parte da Célula de profissionais especializados para cuidar das atividades terceirizadas;
• Economia de recursos: menos espaço físico, menos administração de pessoal, menores despesas em materiais de consumo;
• Menores riscos: redução de riscos trabalhistas, erros profissionais e gestão dos processos;
• Maior agilidade na ampliação ou redução dos serviços (contratação, treinamento, execução);
• Transparência, agilidade e confiabilidade no fluxo de informações.