Aqui no Blog da Célula, você já viu como o Workflow pode acelerar os processos da sua empresa e trazer benefícios para o dia a dia da sua equipe. Mas um grande erro que acontece entre gestores é pensar que BPM e Workflow são sinônimos. É bem verdade que são ferramentas bastante similares e que costumam ser usadas em conjunto. Mas, não, BPM e Workflow não são a mesma coisa.
O conceito de Workflow é uma importante engrenagem na tecnologia BPM, que é um sistema muito mais amplo e abrangente. Para compreender melhor a diferença entre os dois e agregar tudo de forma ainda mais otimizada na sua empresa, continue a leitura.
O que é Workflow?
As ferramentas de Workflow têm como objetivo mapear uma sequência de atividades a fim de monitorar resultados, incorporar automações e reduzir a ineficiência nos processos. Como citamos nesse texto aqui, elas funcionam como uma esteira industrial, que direciona o produto de forma linear para cada etapa do processo de fabricação.
Assim, o Workflow é a melhor solução para transformar a maneira com que a empresa executa processos, atividades, tarefas e procedimentos. Pois, através de seu software de gerenciamento, permite configurar e monitorar uma sequência de tarefas sem muitos detalhes, mas com informações suficientes para que sejam eficientemente cumpridas.
O que é BPM?
O termo BPM é uma sigla para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócios, e se trata de uma metodologia que avalia alterações e melhorias em variados aspectos de um processo.
Se o Workflow busca monitorar e acelerar processos através do cumprimento correto de tarefas, o BPM tem como objetivo avaliar alterações e melhorias que podem ser feitas no cumprimento de cada processo para que o funcionamento da empresa seja mais eficiente. Isso é feito através da gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos.
BPM e Workflow: qual a diferença?
Aproveitando o exemplo no início do texto, se o Workflow é uma esteira industrial que direciona cada produto, podemos dizer que o BPM é o equipamento que controla todas as esteiras, identifica as que estão com algum defeito e mapeia as etapas de embalagem e envio dos artefatos aos seus compradores.
Ou seja, o Workflow é apenas um dos componentes do BPM, que incorpora vários fluxos de trabalho, ferramentas de automação e capital humano, fazendo com que todas as engrenagens trabalhem juntas por um resultado final mais ágil e eficiente.
Basicamente, o Workflow é a melhor saída se você busca automatizar ou organizar apenas um processo simples no seu departamento. Mas, se o departamento tem vários processos interconectados, que exigem um gerenciamento mais aprofundado, a melhor escolha é o BPM.
Porém, ainda que seja importante que você entenda que BPM e Workflow não são a mesma coisa, isso não significa que você precisa escolher entre um e outro. Basta optar por uma ferramenta que execute os dois juntos, como o software de GED da Célula, que tem todas as funcionalidades e recursos para gerenciar os processos e documentos da empresa com alto nível organizacional.
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