Como funciona a guarda de documentos terceirizada?

A gestão dos documentos da empresa é uma atividade que garante uma série de benefícios para a organização. Um desses benefícios é a agilidade na hora de achar o que você precisa, economizando tempo e melhorando a produtividade. No entanto, para manter os documentos organizados é necessário um espaço disponível para alocá-los.  Muitas empresas não ..

Saiba como a digitalização pode reduzir os custos da sua empresa

As empresas costumam lidar com um grande volume de documentos circulando: recibos, relatórios, planilhas, dentre outros. Muitas organizações ainda possuem o processo de organizar e guardar os seus documentos impressos. No entanto, cada vez mais esse tipo de operação vem sendo substituído pela digitalização.  Levando em consideração que os processos estão progressivamente se tornando mais ..

Célula: 18 anos de gestão de documentos

A Célula tem muito orgulho de se juntar ao seleto grupo de empresas que conseguem manter as suas atividades por 18 anos seguidos. Ao longo de todo esse tempo, a empresa manteve a excelência na satisfação dos seus clientes, atuando no mercado de gestão de documentos físicos e eletrônicos.  A história da Célula se iniciou ..

Como a digitalização dos documentos pode ser o diferencial na gestão de folhas de pagamento

O gerenciamento da folha de pagamento – ou holerite, como também é conhecida – é complexo e burocrático, principalmente no início do ano. Uma solução para reduzir os problemas com as folhas de pagamento é realizar a digitalização. Saiba como você pode realizar a digitalização das folhas de pagamento da sua empresa com as informações desse texto

5 cuidados essenciais na gestão de documentos para autônomos e MEI

O sonho de abrir uma empresa brilha os olhos de muitas pessoas. Ter seu próprio negócio permite mais autonomia e flexibilidade, mas ao mesmo tempo exige disciplina e resiliência para encarar as dificuldades do empreendedorismo. Você, que decidiu ser um Microempreendedor Individual (MEI), provavelmente se deparou com alguma dessas dificuldades. E uma delas é: como ..

Gestão híbrida de documentos: como tratar arquivos físicos e digitais

No dia a dia das empresas os colaboradores acabam lidando com um número muito grande de documentos, sejam eles arquivos físicos ou digitais. Faturas, e-mails e contratos são apenas alguns deles. Muitas empresas tiveram que se adaptar ao processo de digitalização , acelerado pela pandemia. Com isso, não tiveram tempo suficiente para se adaptar à ..

Os riscos do self storage para a guarda de documentos

Durante a pandemia, muitas empresas tiveram que mudar ou abrir mão de seus locais físicos para diminuir os gastos. Muitas também precisaram rever o quadro de funcionários e redistribuir funções com o mesmo objetivo. Nesse contexto, não é incomum que as empresas busquem soluções alternativas para manter seus pertences guardados com segurança.  Mas quando o ..

Descubra como o Bramil Cereais conseguiu organizar a documentação de funcionários de mais de 40 unidades com as soluções da Célula!

Hoje em dia, é muito fácil observarmos empresas que têm um grande fluxo de documentos sendo gerados e muitas vezes, não têm uma organização e, até mesmo, um local adequado para guardar essa papelada.

É importante manter todos os documentos sob controle, tendo acesso rápido e fácil a eles, e ter também como obrigação a garantia de que as informações sigilosas estejam protegidas.

Com isso em mente, a equipe do Bramil decidiu contar com as soluções da Célula para mudar o seu arquivo físico, fazendo com que a gestão de documentos trabalhista e dos demais setores ficasse mais segura, ágil e assertiva.

De acordo com o Sr. Jair de Souza Gitrola, gerente de administração e de pessoal, a Célula contribuiu muito para o bom funcionamento da empresa “O serviço é muito bem feito, a gente tem tranquilidade, é climatizado, o ambiente é muito organizado. Então, assim, pra empresa foi excelente”, disse.

Hoje a empresa conta com 42 lojas, localizadas no interior dos estados do Rio de Janeiro e de Minas Gerais. O Bramil Cereais é uma das maiores redes de supermercado e escreveu, durante anos, uma bela história de desempenho empresarial no ramo alimentício.

Justamente por seu grande porte e inúmeros funcionários, uma das dores mais latentes da empresa era a gestão de documentos trabalhistas. Devido à constante fiscalização e alta produção de documentos, o desafio era estabelecer um processo que fosse prático e vantajoso para a empresa.

De acordo com Sr.Jair, a Célula foi um grande divisor de águas para a empresa por conta da falta de espaço “Porque a gente não tinha espaço físico. Era muito precária nossa guarda de documentos, muito. O ambiente não era climatizado, não era uma coisa profissional, a gente não tinha espaço, era caixa ali, caixa aqui.”

Organização é tudo na Célula

Para solucionar a dor do cliente, a empresa começou um trabalho de organização de documentos de forma fácil e ordenada para que qualquer departamento, pessoal ou trabalhista, tivesse acesso aos arquivos.

Para que todo o processo de gestão dos documentos acontecesse de forma segura , eficaz e ágil, a Célula realizou uma série de ações:

  • Os documentos foram gerados pelo cliente. Notas fiscais, contratos, movimento de caixa, pastas de funcionários e qualquer outro documento relevante para o cliente foi separado para a coleta. Logo após foi feito o transporte das caixas. Esse tipo de procedimento pode ser feito pela Célula ou pelo próprio cliente. É ele quem define de quanto em quanto tempo deve ser feito o recolhimento. Na preparação, todos os documentos e caixas recebem uma etiqueta de identificação de código de barras. Se o cliente optar pela digitalização, todo o material metálico como clips e grampos também é retirado;

  • Todos os documentos são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Quando solicitados, os documentos são digitados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma única e ágil depois de implantados;

  • Após a digitalização, a caixa com os documentos do cliente recebeu a etiqueta de posição, seu futuro endereço físico na estante, especialmente construída para este propósito, em galpão com segurança e monitoramento 24h.

A guarda de documentos feita pela empresa, que recebe os documentos originais em sua unidade na cidade de Matias Barbosa, faz a digitalização, guarda-os por um determinado tempo, para os que os colaboradores tenham acesso aos mesmos.

O atendimento da Célula também é um dos aspectos que chama a atenção do gerente “E a gente sempre foi muito bem atendido, independente do prazo. Quando tem tempo a gente faz dentro do prazo e aí a gente respeita e eles nos atendem. Então, o relacionamento é muito bom”.

Hoje buscamos para os clientes soluções rápidas e fáceis. Pensamos também na qualidade do atendimento, tendo em vista que queremos sempre soluções personalizadas, eficientes e de acordo com a necessidade e cultura organizacional de cada empresa.

Conheça mais sobre a Célula

Além dos serviços de guarda de documentos e digitalização, a Célula ainda tem serviços e atendimentos personalizados para diferentes setores, como hospitais, instituições de ensino, engenharia e arquitetura, transportadoras, fundações e prefeituras. Todos contando com a mesma qualidade de atendimento e soluções tecnológicas.

Quer saber mais sobre os trabalhos que a Célula faz? Entre em contato e faça um orçamento.

Conheça a Teoria das Três Idades

Você sabe o que são arquivos correntes, intermediários e permanentes? Entenda agora A Teoria das Três Idades corresponde às fases de um documento, compreendidas desde a sua produção até o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Saiba tudo sobre essa teoria. A frequência em que cada arquivo deve ser consultado ..