Transformação Digital e legislação vigente

O primeiro grande representante dessa Transformação Digital promovida pelo Estado é a Nota Fiscal Eletrônica, mais comumente conhecida como NF-e. Respeitando um calendário de implantação definido à época, as Secretarias da Fazenda de cada estado, juntamente da Receita Federal, tiveram que se atualizar para poder fornecer o serviço que permitisse a emissão online das notas fiscais que substituiriam os talões de notas fiscais impressas.

Continuando nossa série sobre Transformação Digital, vamos ao segundo post, que mostra como as empresas e cidadãos vêm sendo afetados pela Transformação Digital positivamente.

Em linhas gerais, a NF-e é gerada no formato XML, onde existem tags definidas pelo governo que definem a estrutura do arquivo e seu respectivo conteúdo. A vantagem desta organização é a padronização, ou seja, uma NF-e emitida no Acre e outra no Rio Grande do Sul têm exatamente o mesmo formato, com pequeníssimas variações que são permitidas dentro do contexto.

Ainda, institui-se também a assinatura digital através do certificado digital nos padrões da ICP-Brasil, seja no formato A1 ou no formato A3 que garante validade legal e jurídica para documentos eletrônicos assinados por este meio (e guarde este conceito, pois ele é um ator importante nesta transformação promovida pelo Estado).

Outra vantagem é que, a partir da implantação da NF-e, o conteúdo das mesmas torna-se legível por máquina, ou seja, facilmente processado de forma (semi) automática, possibilitando a criação de uma base de dados gigantesca para futuras análises aplicando Inteligência Artificial, Data Mining, Business Intelligence, entre outros conceitos (está vendo o gancho com a Indústria 4.0 e seus preceitos?). Já para o usuário final, a DANFE, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, funciona como um “espelho” da NF-e fornecendo uma visão “humana” dos dados e materializando os dados digitais.

Todos os lados são vencedores deste projeto: o Governo ganha uma importante arma contra a sonegação fiscal, o Meio Ambiente agradece a não impressão de milhões de páginas anualmente e a empresa ganha em várias frentes: primeiro, na possibilidade da aplicação da tecnologia sobre estas informações; segundo, na facilidade para o arquivamento, antes em papel, agora, digital. Legalmente, a empresa precisa guardar um documento minimamente por 5 anos para fins de comprovação contábil das suas operações. Depois deste prazo, o descarte fica a critério da empresa.

Por último, a empresa também ganha em eficiência operacional e redução de custos. Aquelas famosas salas lotadas de arquivos serão reduzidas para uma gestão eficiente via software (ECM/GED ou outros) que apenas ocupam espaço em discos rígidos com um custo ínfimo perto do aluguel de um espaço ou da terceirização de um serviço de custódia de documentos e com um benefício importante: a possibilidade da aplicação de diversas técnicas da Indústria 4.0 sobre estes dados. Na esteira da NF-e, tivemos também a implantação da NFS-e, a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços, esta, ligada aos municípios para a arrecadação de um imposto importante chamado ISS (Imposto Sobre Serviços). Cada município também precisou implementar uma infraestrutura para a emissão adequada destas notas por parte das empresas prestadoras de serviço, incidindo exatamente os mesmos benefícios já citados da implantação da NF-e.

Na área jurídica, não podemos deixar de comentar sobre o PJ-e. As primeiras experiências aconteceram ainda em 2003, mas a oficialização da iniciativa aconteceu em 2009. Projeto este, lançado pelo CNJ (Conselho Nacional de Justiça) e prontamente aceito pelos Tribunais de Justiça Estaduais e Federais pelo BR. A partir deste projeto, algumas das principais operações relacionadas às questões processuais, como o peticionamento e o acompanhamento do andamento dos processos, passaram a ser 100% online, mais uma vez fazendo uso da certificação digital como aliada na garantia de autenticidade das informações.

Isso permitiu o desenvolvimento de uma nova gama de soluções para a área jurídica, que vai desde a escrita das petições, da geração das notificações de forma automática aos advogados em relação aos seus processos, assim como aplicação de técnicas avançadas de Inteligência Artificial que analisam jurisprudência, riscos de ganhos e perdas em processos, etc. Os processos também são digitalizados em alguns casos específicos criando uma base de dados gigantesca. Mais uma vez temos uma relação de conceitos da Transformação Digital (Inteligência Artificial), associados a alterações na legislação vigente (implantação do PJ-e) e gestão documental (automação de processos, digitalização, certificação digital, etc).

Mais recentemente, e melhor descritos em outros posts do nosso blog, tivemos o MEC com 3 importantes portarias: 315/2018, 330/2018 e 554/2019. A 315/2018 versa sobre a digitalização de todo o acervo acadêmico relativo a vida acadêmica do aluno, utilizando de certificação digital para tal. A Célula tem a solução as Instituições de Ensino Superior, e a portaria atinge tanto as instituições privadas, quanto públicas. Já as portarias 330/2018 e 554/2019 versam sobre o diploma digital.

Nos mesmos moldes da NF-e, o diploma ORIGINAL deixará de existir em papel e será um arquivo XML que ficará armazenado em um sistema para tal. Havendo a necessidade, este diploma poderá ser materializado em uma versão semelhante a que estamos acostumados hoje, o impresso. Ambas as portarias tem prazo para adequação: a portaria 315/2018 tem o prazo limite de Abril/2020 e a portaria 554/2019 tem como prazo limite março/2021 para a adequação à mesma, porém, esta enfrenta problemas, pois a Nota Técnica junto do XSD (uma espécie de validador pro arquivo XML que precisa ser definido pelo MEC) ainda não foram liberados impedindo o desenvolvimento da soluções. Para acompanhar as novidades sobre estes 2 itens obrigatórios, basta clicar aqui.

Outra segmento afetado por mudanças na legislação vigente é o segmento de saúde. O prontuário eletrônico já é realidade em poucos hospitais no Brasil, porém, são sistemas caros, e, sob esta ótica, a grande maioria dos hospitais optou pela geração do prontuário ainda em papel, porém o volume de papel gerado é extremamente grande.

A partir da Lei 13.787/2018, porém, as coisas poderão mudar. Falamos sobre ela aqui com mais detalhes. Ainda restam algumas definições técnicas para complementar a mesma e principalmente clarear alguns processos que carecem de melhor definição, principalmente no que tange as responsabilidades pelas assinaturas digitais, mas é questão de tempo para que se torne realidade. A área de Saúde é o principal segmento atendido pela Célula e fatalmente, da concorrência também. A título de exemplo, temos hospitais que guardam conosco mais de 18.000 caixas de prontuários médicos! Daí, é óbvio concluir e entender o impacto que a Transformação Digital traz para a gestão de documentos destas empresas provendo facilidade de acesso às informações, rastreabilidade e controle na gestão dos seus processos, além de oferecer uma fonte inesgotável de dados ajudando nas tomadas de decisão daqueles que são seus gestores.

Finalizamos nosso segundo post desta série e dia 25/09, próxima quarta-feira, continuaremos para explicar um pouquinho sobre todas as possibilidades dentro do tema “Gestão de documentos”!

Luiz Felipe Mendes – Diretor de T.I. da Célula Gestão de Documentos e professor da Universidade Federal de Juiz de Fora, do departamento de Ciência da Computação

 

 

 

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Transformação Digital, legislação vigente, gestão de documentos e a relação entre estes conceitos

Vivemos atualmente a 4ª Revolução Industrial, revolução esta, liderada pelo uso massivo de tecnologia aplicado aos negócios, na indústria e em governos mais eficientes. Nesta revolução, muitas profissões deixarão de existir. a  Um estudo do Fórum Econômico Mundial aponta que a Tecnologia vai tirar 7 milhões de empregos até 2021. Outras profissões serão criadas, e ainda, algumas, se adaptarão a uma nova realidade. Neste contexto, dois termos são usados a todo momento: Transformação Digital e Indústria 4.0.

Você sabe o que significa?

Vamos fazer uma série de 4 posts para explicar cada um desses termos do título e, principalmente, mostrar a relação entre eles.

Portanto, no nosso primeiro post da série, explicaremos o que são estes termos, suas definições e exemplos reais de aplicações.

Célula - Inteligência artificial robótica, big data e mais

Fonte: http://www.industria40.gov.br/

Eventos no país não faltam para discutir sobre o assunto. Em julho passado, a própria Célula organizou o seu a  Digital Day, um dia inteiro de palestras que falaram de inovação e aplicações reais na área de gestão de documentos (workflow, ECM, digitalização, etc), automotiva (indústria 4.0), hospitalar, jurídica (Lei Geral de Proteção de Dados que afeta diretamente este contexto digital) e pública (cidades inteligentes). Em agosto, um dos maiores eventos relacionados a negócios digitais aconteceu em São Paulo, o a  Digitalks 2019, 2 dias intensos com números impressionantes: 6.000 participantes, 220 palestrantes, 120 expositores, 11 auditórios com conteúdo em paralelo e 144 horas de conteúdo!

O próprio governo federal tem uma agenda relacionada com a a  Transformação Digital e Industria 4.0, tamanha a importância destes termos do ponto de vista estratégico para a indústria e fornecedores de serviços.

E de onde surgiram estes termos?

O termo Indústria 4.0 foi cunhado em 2009 quando da criação da “Digital Agenda”, uma iniciativa na Alemanha para o melhoramento dos processos produtivos da sua indústria unindo a iniciativa privada e o setor público. Henrik von Scheel, Siegfried Dais e Henning Kagermann são alguns dos principais nomes relacionados a esta agenda. Por definição, o que temos portanto, é uma nova disrupção na indústria onde o foco desta 4ª Revolução é realizar uma junção o mundo digital, virtual e físico, com foco em 17 tópicos principais:

Célula – 17 tópicos principais

Fonte a  http://von-scheel.com/industry40/

Separamos alguns destes tópicos para exemplificar melhor o tema.

1. Manufatura Aditiva (3D Printing) Manufatura Aditiva ou Impressão 3D é a adição de material para fabricar objetos, formados por várias peças constituindo uma montagem, ganhando escala na produção e principalmente reduzindo custos. Já imaginou poder construir próteses que suportam até 10 kg e custam até US$ 50 dólares? Pois é, é disso que estamos a  falando! Quem sabe no futuro, até mesmo órgãos possam ser criados utilizando desta a  tecnologia, reduzindo drasticamente as filas gigantescas de transplantes à espera de um doador;

2. Inteligência Artificial (Artificial Intelligence)  é um segmento da Ciência da Computação que busca simular a capacidade humana de raciocinar, tomar decisões, resolver problemas, dotando softwares e robôs de uma capacidade de automatizarem vários processos. A a  Aura da operadora Vivo não é apenas um chatbot normal, é uma IA desenvolvida sobre toda a base de atendimento dos clientes da Vivo para oferecer a melhor experiência possível para seu assinante. Assim como a a  BIA, do banco Bradesco. Na saúde são inúmeros, mas a IA a  aplicada a diagnósticos mais assertivos e rápidos estão entre as principais aplicações. Na área Jurídica, a  revisão de contratos , a  avaliação de jurisprudência e análises de risco, são alguns dos temas relevantes;

3. IoT (Internet of Things)A Internet das Coisas representa a possibilidade de que objetos físicos estejam conectados à Internet, podendo assim executar de forma coordenada uma determinada ação. Um exemplo seriam carros autônomos que se comunicam entre si e definem o melhor momento (velocidade e trajeto, por exemplo) de fazer um cruzamento em vias urbanas. Canadá e Dinamarca, por exemplo, lançaram uma a  rede nacional de IoT. No Brasil, o a  decreto 9.854/2019 instituiu o Plano Nacional de Internet das Coisas, através do Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações (MCTIC)

Para finalizar, o que podemos chamar de “Transformação Digital” é exatamente o uso de toda tecnologia disponível para “digitalizar” os processos de negócio de indústrias e empresas de serviços. Segundo a Sales Force , uma das maiores empresas de tecnologia fornecedoras de soluções dar suporte a esta transformação digital, temos 3 termos relacionados a este processo de “digitalização”:

1. Digitization

é se mover do analógico para o digital. Foi sair dos manuscritos em papel para o uso de computadores e arquivos nos mesmos para execução de tarefas rotineiras. Uso de Word, Excel, e afins;

2. Digitalization

processo de usar informações digitais para facilitar o trabalho e aumentar a eficiência. Integração entre sistemas e áreas, uso massivo de sistemas de informação para tomada de decisão, porém, respostas lentas quando os processos de negócio mudam, ou quando mudanças são necessárias por força da legislação vigente e/ou concorrentes;

3. Digital Transformation

modelagem e automação da execução dos processos da empresa como um todo. Resposta rápida às mudanças no ambiente, independente da origem da mesma, uso de técnicas avançadas e analíticas para trabalhar com previsibilidade, projeções e afins. Conceitos importantes como Workflow, Data Mining (Mineração de Dados), Business Inteligence (o famoso BI), Inteligência Artificial, Big Data, entre outros. Documentos circulam eletronicamente e redução drástica de burocracia e de papel. <

Portanto, não ignorem a transformação que estamos vivenciando, pois, na década de 80, apenas 1 empresa do ranking das 10 maiores do USA era relacionada à tecnologia e 9 relacionadas ao mercado financeiro, petrolífero ou automobilístico. Atualmente, são 7 entre as 10, e apenas 1 restou do mercado petrolífero e 1 do mercado financeiro.

Finalizamos nosso primeiro post desta série e dia 18/09, próxima quarta-feira, continuaremos nossa série!

Luiz Felipe Mendes – Diretor de T.I. da Célula Gestão de Documentos e professor da Universidade Federal de Juiz de Fora, do departamento de Ciência da Computação

Qual é a frequência de atualização dos dados ideal para RH?

Alguns documentos têm uma alta frequência de atualização, já outros demandam menos esforço de atualização e, portanto, têm menor prioridade no gerenciamento diário de documentos. O departamento de recursos humanos, que também recebe o nome de departamento de gestão de pessoas ou até mesmo departamento pessoal, é responsável por grande parte da movimentação de documentos ..