Benefícios para a Empresa

Liberação de espaço físico

Tempo de resposta menor a solicitações

Segurança com uso de certificado digital

Reconhecimento automático de código de barras

Integração com ERP existente

Facilidade na auditoria de prestação de contas

Detalhes do Processo

1. Documentos sobre projetos

Toda a documentação utilizada pela Fundação a partir dos projetos pode ser digitalizada. Editais, descritivos, prestações de contas, comprovantes de pagamento, impostos, protocolos, etc.

2. Coleta

A coleta é agendada, o protocolo é feito para controle da retirada dos documentos e o transporte é realizado em veículo próprio da Célula;

3. Preparação

Os documentos, caso sejam guardados nos galpões da Célula, recebem uma etiqueta de código de barras para identificação. Além disto, pequenos reparos no papel são realizados, grampos, clips e qualquer outro material metálico é retirado e os documentos são desamassados para que possam ser digitalizados.

4. Indexação e Digitalização com Certificado Digital

Os documentos são cadastrados através dos indexadores (chaves de busca) e a digitalização utiliza equipamentos que podem alcançar até 120 imagens por minuto em papéis com formato até A3. Com uso do certificado digital emitido pela ICP-Brasil, o processo garante ainda que a cópia digital não sofreu alterações a partir do momento da digitalização, fornecendo integridade e segurança ao processo.

5. Integração com ERP

Os documentos digitalizados podem ser consultados via GED Célula ou, caso seja do desejo da Fundação, o ERP utilizado pela mesma pode ser integrado ao GED para que as imagens dos documentos sejam acessadas diretamente pelo ERP, de forma transparente.

6. Implantação

Na opção de guarda terceirizada, a caixa recebe a etiqueta de posição que vai representará seu endereço físico dentro do galpão da Célula.

7. Guarda Terceirizada + Controle de Temporalidade

A caixa é alocada na estante, especialmente construída para este propósito, em galpão especial com segurança e monitoramento 24 horas. Além disto, no cadastro dos documentos do passo (4), a classificação adequada do tipo de documento garante o controle da temporalidade com o GED Célula, informando quando o documento pode ser descartado ou se deve ser mantido de forma permanente.

8. Treinamento da Equipe + Digitalização do Crescimento

A equipe da Fundação é treinada para acessar o sistema e consultar as informações sobre o mesmo. Além disto, a mesma equipe pode ser treinada para dar sequência ao processo fazendo ela mesma, o cadastramento e digitalização dos documentos relativos ao crescimento do acervo.