Benefícios da Automação de Processos de Negócios

Automação de tarefas via modelagem BPM/Workflow

Elimina ou reduz drasticamente a circulação de papel

Segurança com o uso de assinatura/certificado digital

Reconhecimento automático de código de barras

OCR – Reconhecimento óptico de caracteres

Aderente à legislação vigente

Possibilidade de Integração com ERP da IES.

Detalhes

1. Treinamento do Cliente

A equipe do cliente é treinada para uso das ferramentas necessárias tanto para captura de documentos (digitalização) a partir do papel e/ou inserção de documentos nato-digitais. Além disto, aprende também a realizar a classificação conforme a tabela de temporalidade SIGA e também é orientado sobre o uso do dashboard, seu painel com indicadores de produtividade e andamento dos processos em aberto.

2. Parametrização

O GED Célula é parametrizado para respeitar as questões organizacionais. Departamentos, usuários, grupos e permissões de acesso juntamente da inclusão da tabela de temporalidade SIGA é realizada neste passo. Além disto, o workflow é modelado utilizando a notação BPMN para delimitar os participantes do processo, desde a captura até as respectivas assinaturas digitais exigidas por lei, conforme Portaria 315/2018 do MEC.

3. Supervisão

A equipe Célula permanece na sede da IES pelo tempo acordado com a contratante para acompanhamento do início dos trabalhos e e supervisão do início do projeto para depois realizar uma transição mais suave para a equipe da IES deixando a mesma independente na realização dos seus processos.

4. Preparação, Indexação, Classificação e Digitalização

A preparação consiste na retirada de materiais metálicos, dobras e pequenos reparos no papel para que a captura seja realizada adequadamente. Ao mesmo tempo, a indexação é realizada indicando os principais campos que servirão para busca posteriormente, juntamente da busca por conteúdo. A classificação consiste no cruzamento da documentação com a tabela de temporalidade SIGA, conforme portaria 315/2018 do MEC, para respeitar a legislação vigente, esta mesma classificação é realizada também na digitalização e na inclusão de arquivos nato-digitais.

5. Assinatura Secretaria Acadêmica

O workflow modelado notifica automaticamente os assinantes dos documentos conforme legislação em vigor. A primeira assinatura é referente a pessoa responsável pela secretaria acadêmica, assinatura esta, realizada, dentro dos padrões estabelecidos pela ICP-Brasil, no padrão PADES e uso do e-CPF.

6. Assinatura Diretoria Acadêmica

O workflow modelado notifica automaticamente os assinantes dos documentos conforme legislação em vigor. A segunda assinatura é referente a pessoa responsável pela direção acadêmica da IES, assinatura esta, realizada, dentro dos padrões estabelecidos pela ICP-Brasil, no padrão PADES e uso do e-CPF.

7. Assinatura Representante Institucional

O workflow modelado notifica automaticamente os assinantes dos documentos conforme legislação em vigor. A última assinatura é referente a pessoa responsável institucionalmente pelo CNPJ da IES, assinatura esta, realizada, dentro dos padrões estabelecidos pela ICP-Brasil, no padrão PADES e uso do e-CNPJ.

8. Acervo Disponível no GED Célula

Após a execução do workflow para cada documento gerado relativo a vida acadêmica dos alunos da IES, os documentos, arquivos e dados ficam disponíveis para consulta via Web a qualquer momento no GED Célula, permitindo inclusive a integração com o ERP da IES para visualização dos mesmos.