O excesso de dados e informações é um problema na atualidade. São muitas fontes de pesquisa, ferramentas e novidades surgindo ao mesmo tempo.É difícil gerir uma empresa e tomar conta de tudo isso, não é mesmo?
Mas você sabia que tem como transformar todos esses dados em inteligência para o seu negócio e usá-los de forma estratégica para crescer em produtividade e resultados? Afinal, mil informações armazenadas não beneficiam ninguém, mas uma informação interpretada pode mudar o jogo para o seu empreendimento.
Continue lendo este texto e saiba tudo sobre Business Intelligence, o processo que veio para mudar a forma de tomar decisões nas empresas.
O que é Business Intelligence?
Atualmente, para garantir uma vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes, não basta mais saber tudo sobre eles, é necessário estar à frente. Monitorar dados e informações, estar por dentro de todas as notícias e tendências da área, observar o comportamento dos consumidores e identificar demandas antes de se tornarem necessidades.
É aí que entra a Business Intelligence (BI), também chamada de inteligência de negócios ou inteligência empresarial. BI é um processo que se dá através da coleta, organização, análise e disseminação de informações a fim de auxiliar na estratégia, no planejamento e na tomada de decisões de uma empresa.
O objetivo desse processo é transformar o grande volume de informações em inteligência, ou seja, em dados interpretados que podem ser acessados sempre que for necessário. Assim, é possível descobrir e solucionar problemas rapidamente, identificar oportunidades de mercado, realizar pesquisas de marketing e público, embasar decisões e fornecer amparo técnico e informacional para demandas estratégicas.
Como usar a Business Intelligence no seu negócio?
Como dissemos no começo, é a informação interpretada que vai fazer toda a diferença na sua empresa. É por isso que a Business Intelligence consiste em quatro etapas: coleta, organização, análise e compartilhamento.
Muitas pessoas acreditam que para implantar o processo na sua empresa basta utilizar um software e está pronto, mas não é bem assim. BI é um conceito que vai além do uso de uma ou várias ferramentas.
Seguindo corretamente todas as etapas do processo, fica muito mais fácil monitorar e analisar todas as informações. Mas antes de tudo, na Business Intelligence, é necessário definir os objetivos do processo. Ou seja, o que você deseja saber a partir dessa pesquisa? Assim, é possível definir também quais serão as informações que devem ser coletadas.
Por exemplo, se o objetivo é saber como anda a produtividade na sua empresa, talvez devam ser analisadas as atividades realizadas diariamente por cada funcionário, quanto tempo deveria levar cada uma e quanto tempo realmente leva. Ou ainda, se deseja entender como sua empresa é vista no mercado, estudar notícias e menções a ela e aos concorrentes nos meios de comunicação é importante. Após tudo definido, chega a hora de colocar a mão na massa. Saiba um pouco mais sobre cada etapa abaixo:
Coleta e organização
O primeiro passo é a coleta de dados seguindo os objetivos da pesquisa. Porém, é muito importante que, atrelada a esta etapa, esteja a organização de tudo que for coletado, para que as buscas sejam facilitadas nos próximos passos.
É aí que entram algumas ferramentas e softwares de banco de dados, que ordenam as informações em diferentes grupos e classificam de acordo com o nível de importância para a sua análise.
Análise de dados
Após a coleta e organização dos dados, chegou o momento de visualizar, analisar e confrontar todas as informações reunidas, definindo indicadores e métricas que auxiliem na interpretação dos materiais recolhidos. Para facilitar nesta etapa, uma dica é criar painéis, dashboards e relatórios que tornem o procedimento mais didático.
Compartilhamento e monitoramento
Por fim, é preciso compartilhar esses dados. Afinal, se o objetivo é beneficiar e tornar as decisões da empresa mais acertadas, é fundamental que todas as áreas interessadas saibam do que foi descoberto, não é mesmo?
Assim, toda a equipe vai saber o que deve ser levado em consideração ao dar os próximos passos no negócio. Além disso, os resultados também devem ser monitorados, especialmente caso tenham ficado abaixo do esperado, para que seja possível reavaliar todo o processo de tempos em tempos.
Como a gestão de documentos auxilia na análise de dados
Quando se está recolhendo materiais a serem analisados, toda fonte de informação é válida de acordo com os objetivos. Ferramentas de BPM e Workflow e softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos também podem auxiliar muito, seja oferecendo dados importantes de processo e produtividade ou mesmo classificando tudo e facilitando a busca pelos materiais que realmente importam.
Dessa forma, as etapas de coleta e organização são facilitadas, aceleradas e muito mais assertivas. Para saber mais sobre todos os benefícios da Gestão de Documentos para o seu negócio, conheça as soluções Célula. Basta clicar aqui e entrar em contato com a nossa unidade mais próxima.
