Ano novo, velhas responsabilidades. Nesse período, sempre vem aquela preocupação com as contas e impostos a pagar, documentações para organizar, trabalhos a fazer. Mas todo esse processo não precisa ser doloroso. Com a tranquilidade que o mês de janeiro oferece, é possível tirar um tempinho para deixar sua empresa em ordem, organizar a papelada e descartar os documentos que já podem, por lei, serem descartados. Mas sempre fica a dúvida: por onde começar?
Como organizar os documentos da empresa
Existem alguns modos que ajudam e facilitam a manter a organização dos documentos da empresa e um ambiente em ordem garante mais eficiência e lucro para o seu negócio. Por isso, reunimos algumas dicas para você estruturar de vez a instituição e não passar aperto no novo ano.
Armazenamento
Faça um planejamento com todas as tarefas que precisam ser realizadas para facilitar todo o processo. Além disso, escolha um local indicado para o armazenamento dos documentos, onde caiba todo o material. Há empresas que realizam a guarda terceirizada dos arquivos, como a Célula, que cataloga e separa os arquivos, facilitando o seu trabalho e o da sua empresa.
A segurança é um dos fatores mais importantes para a gestão de seus documentos. Sejam físicos ou digitais, é necessário que seus arquivos estejam em um local seguro para que não haja vazamento de informações do seu negócio e de seus clientes. Por isso, galpões que possuem vigilância são os mais indicados para dos documentos físicos e softwares como o GED, que possuem um sistema próprio de armazenamento na nuvem, acessível por 24 horas, todos os dias.
Catalogação
Separe os documentos por suas respectivas categorias, priorizando os mais importantes. Procure, por meio da legislação, saber quais deles podem ser eliminados e busque alternativas para um descarte apropriado, como o derretimento de papel, que não agride o meio ambiente e ainda pode ser reciclado para a transformação em um novo material.
Categorize seus arquivos por data, nome dos clientes, setores que os mesmos pertencem e seu tipo. Documentos contábeis são de extrema importância, por isso, devem receber uma atenção especial e não devem ser descartados fora do prazo estipulado por lei. Notas fiscais devem ser separadas pelos nomes dos fornecedores, para facilitar o acesso.
Digitalização
Uma maneira para poupar espaço, tempo e dinheiro é a digitalização. O manuseio dos papéis pode causar desgaste nos documentos e o aumento do atendimento ao cliente. Manter os arquivos em um espaço virtual em que se tem acesso a qualquer momento e de qualquer lugar garante mais agilidade e durabilidade dos documentos.
Existem softwares de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que auxiliam nesse processo. Para a digitalização, a tecnologia OCR garante uma maior leitura do papel, deixando a digitalização mais nítida.
Trabalho em equipe
Treine toda a equipe para que estejam familiarizados com os processos de trabalho dentro da empresa. Não adianta todo um processo organizacional eficiente, se seus funcionários não estão cientes de como proceder diante da situação.
Uma empresa qualificada precisa que todos trabalhem dentro do sistema, para que ocorra fluidez entre todos os setores. O Workflow ajuda na sistematização desse trabalho e, através do GED, encaminha cada etapa de um procedimento ao seu responsável.
Precisa de ajuda para organizar a sua empresa?
Muitas vezes, um dos maiores problemas de uma empresa é a falta de foco dos funcionários. Seja porque têm muitos afazeres, precisam cumprir com tarefas que não são da sua área ou até mesmo perdem muito tempo em questões operacionais, como procurando um documento ou fazendo sua transação entre setores.
Para evitar esse problema, uma importante dica é terceirizar determinadas funções para empresas especializadas, isso permite que sua equipe foque exclusivamente em suas determinadas funções. Assim, a empresa pode se beneficiar com muito mais produtividade, assertividade e economia de tempo, espaço e dinheiro.
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