Desburocratizar processos e reduzir a quantidade de papel proveniente de relações de venda modificou a forma com que empresas lidam com seus documentos. O formato que conhecemos de organização de arquivos se aplica, principalmente, aos físicos, e o surgimento dos arquivos eletrônicos fez com que surgissem novas formas de gestão e organização para esses documentos.
Por exemplo, o Conhecimento de Transporte Eletrônico, ou CT-e, é um documento que acompanha a prestação de serviços de transporte que antes era emitido em formato físico e, há alguns anos, ganhou sua versão digital. Isso possibilitou uma diminuição na mão de obra, além da entrega de documentos com rapidez e liberação de espaço físico nas transportadoras. Afinal, o que mais as empresas podem fazer para organizar arquivos eletrônicos? Confira no texto abaixo as nossas dicas:
Que cuidados tomar ao organizar arquivos eletrônicos?
As notas fiscais são um outro exemplo de arquivo que mudou bastante nos últimos anos. Agora com o novo formato de Nota Fiscal Eletrônica, ou NF-e, é um dos documentos que as empresas mais precisam se preocupar.
Afinal, elas contêm informações importantes sobre as relações de compra e venda das empresase, caso surja alguma cobrança da Receita Federal, é de inteira responsabilidade das empresas apresentarem o comprovante que confirme fatos. Também é importante considerar que as NF-e devem ser guardadas por pelo menos cinco anos para fiscalização e segurança.
Além disso, quando é necessário buscar por um documento específico, muitas vezes os colaboradores das empresas encontram dificuldades para achá-lo, seja por desorganização nas pastas ou por desconhecimento do profissional.
A verdade é que a realidade nas empresas está mudando e, com o surgimento de tantas tecnologias, os erros estão cada vez menos aceitáveis no dia a dia do mercado.E, para garantir um trabalho mais eficaz e com menos possibilidades de erros, é fundamentalcontar com o auxílio de um software de qualidade e confiança, que permita acessar e organizar arquivos eletrônicos.
O GED Célula, por exemplo, é o nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que surgiu com intenção de trabalhar para as empresas na gestão desse material automaticamente.
No caso das NF-e e dos CT-e, citados neste artigo, seu formato original é o XML, que só consegue ser lido pelo site da Receita Federal ou por softwares específicos, como o nosso GED. Por conta disso, é possível utilizá-lo para administrar arquivos eletrônicos nesse formato e reduzir drasticamente as chances de erros nos procedimentos.
Benefícios do GED ao organizar arquivos eletrônicos:
O GED Célula nasceu da necessidade de lidar com arquivos eletrônicos com tranquilidade e organização. Confira a seguir algumas características que o software oferece para os processos das empresas:
- Organização: um dos problemas presentes nas empresas e que pode gerar dores de cabeça aos administradores se encontra na hora de pesquisar documentos. O modo de organização deve ser inteligente e mostrar eficácia para encontrar o que é procurado. Afinal, caso ocorra alguma auditoria ou fiscalização, é importante que os arquivos eletrônicos estejam rapidamente à disposição.
- Praticidade: Para fornecedores e compradores, o GED Célula é ideal para promover rapidez nas pesquisas de documentos. Quando compartilhados os arquivos eletrônicos para o software, torna-se fácil a busca por algum documento específico por meio de termos e palavras-chave. Vale ressaltar ainda que, além de ler o formato XML das NF-e e dos CT-e, o GED Célula também permite a criação de DANFE proveniente de compras feitas online. Para saber tudo sobre NF-e e DANFE citados neste artigo, clique aqui.
- Economia: A redução de custos com o uso do GED Célula na gestão de arquivos eletrônicos também é real, pois evita múltiplas cópias e impressões de segundas vias de documentos, caso o intuito seja somente conferir informações que constam ali. Isso porque o software possui acesso remoto através de qualquer lugar com internet, assim, os documentos podem ser consultados inúmeras vezes sem riscos de que ele se perca por exemplo.
- Segurança: Para garantir a gestão adequada de documentos digitais e arquivos eletrônicos, a Célula segue rígidas regras de segurança. Nosso Data Center é mantido no local físico próprio e todos os ambientes utilizados são seguros (HTTPS), garantindo a máxima proteção dos dados de cada documento armazenado no GED.
Além da gestão de arquivos eletrônicos, aqui na Célula, você encontra diversas outras soluções que podem auxiliar a sua empresa a lidar com documentos digitais ou físicos, desde o treinamento de toda a equipe para manter um CEDOC organizado até o serviço de digitalização e até mesmo guarda terceirizada. Para conhecer melhor todas as nossas soluções em Gestão de Documentos e seus benefícios,clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.
