As auditorias fiscais têm como principal função verificar e garantir o funcionamento do sistema tributário no país de forma correta e não-abusiva. E para explicar como preparar a sua empresa para uma auditoria fiscal, é muito importante entender seus objetivos e como ela funciona.
De maneira geral, essa é a principal forma que o governo tem de examinar e avaliar o planejamento tributário das empresas, além da eficiência e eficácia dos procedimentos e controles adotados pelas empresas para operação, pagamento e recuperação de impostos, taxas e outros ônus fisco-tributários que possam vir de bens e operações.
Então, não é difícil imaginar que uma larga lista de documentos é sempre exigida no período de fiscalização. O problema é que nem sempre as empresas têm uma gestão de documentos eficiente, que permita o fácil acesso a tantos arquivos de forma simples e rápida todos os anos.
Por isso, convidamos nossos parceiros da e-Auditoria, que são autoridade no assunto, para explicar melhor como preparar a sua empresa para uma auditoria fiscal. Confira o texto abaixo!
Monstros à solta
Antônio Lobo, Gerente de marketing da e-Auditoria
O que você faria se tivessem dois monstros procurando por almoço ao seu redor?
Correr ou enfrentar não são exatamente boas opções, pois o resultado provavelmente seria o mesmo, apenas variando o tempo para ser pego e digerido. A melhor alternativa, na verdade, é não chamar atenção dos bichos e deixar que eles saciem suas respectivas fomes em outro lugar.
T-Rex, o grande dinossauro caçador da pré-história, empresta o seu nome ao supercomputador do Fisco e a mortal Harpia, a maior e mais poderosa ave de rapina do Brasil, batiza o poderoso software da Receita. A dupla faz parte da solução que é utilizada pela fiscalização para detectar erros, irregularidades, inconsistências ou indícios de sonegação.
O método utilizado por este sistema para fiscalizar as empresas é a auditoria eletrônica. O contribuinte é obrigado a informar à Receita, através de arquivos digitais, todos os seus dados fiscais e contábeis. Esses arquivos são importados pelo sistema e sofrem diversos e complexos cruzamentos de dados, que podem resultar em autuações e pesadas multas, caso algum erro seja encontrado.
Diante deste cenário, faz muito sentido as empresas realizarem suas próprias auditorias antes de enviarem seus arquivos para o Fisco. Esta é a melhor maneira de minimizar o risco de problemas com o Governo em relação aos seus dados fiscais e contábeis. Felizmente, soluções de auditoria digital estão disponíveis online e a valores acessíveis para todo tipo de empresa. Inclusive, atualmente, com a 3ª geração de auditoria digital, um robô realiza todo o trabalho braçal que mais consumia tempo do profissional contábil. Este robô captura, carrega e audita os arquivos de maneira automática e depois notifica o usuário quando o trabalho está pronto. Na prática, isso significa, que é possível realizar múltiplos cruzamentos com diversos níveis de complexidade, para várias empresas ao mesmo tempo e sem impacto no tempo do profissional contábil.
No entanto, é importante não se esquecer da matéria prima necessária para a realização destas auditorias, os arquivos dos documentos fiscais eletrônicos e obrigações acessórias. Perder esses dados, por qualquer razão, inviabiliza a auditoria e deixa a empresa vulnerável às multas e autuações. O lugar mais seguro para o armazenamento desses dados é, sem dúvida, a nuvem. As informações guardadas na internet estão protegidas de qualquer dano que podem ocorrer com um dispositivo de armazenamento físico, como um HD ou pen-drive, por exemplo. A nuvem também é o local mais apropriado para ser o repositório e backup de documentos mais antigos, pois centraliza o local de armazenamento, facilita a gestão e acesso aos arquivos, o que permite a recuperação imediata destes quando for necessário.
Vale registrar que Hal, supercomputador que rastreia incoerências e realiza autuações automaticamente, veio se juntar ao time de T-Rex e Harpia. Ou seja, cada vez mais é imprescindível estar com todas informações corretas e auditadas antes de enviá-las ao Fisco. Os monstros estão de olho!
