Hoje em dia, é muito fácil observarmos empresas que têm um grande fluxo de documentos sendo gerados e muitas vezes, não têm uma organização e, até mesmo, um local adequado para guardar essa papelada.
É importante manter todos os documentos sob controle, tendo acesso rápido e fácil a eles, e ter também como obrigação a garantia de que as informações sigilosas estejam protegidas.
Com isso em mente, a equipe do Bramil decidiu contar com as soluções da Célula para mudar o seu arquivo físico, fazendo com que a gestão de documentos trabalhista e dos demais setores ficasse mais segura, ágil e assertiva.
De acordo com o Sr. Jair de Souza Gitrola, gerente de administração e de pessoal, a Célula contribuiu muito para o bom funcionamento da empresa “O serviço é muito bem feito, a gente tem tranquilidade, é climatizado, o ambiente é muito organizado. Então, assim, pra empresa foi excelente”, disse.
Hoje a empresa conta com 42 lojas, localizadas no interior dos estados do Rio de Janeiro e de Minas Gerais. O Bramil Cereais é uma das maiores redes de supermercado e escreveu, durante anos, uma bela história de desempenho empresarial no ramo alimentício.
Justamente por seu grande porte e inúmeros funcionários, uma das dores mais latentes da empresa era a gestão de documentos trabalhistas. Devido à constante fiscalização e alta produção de documentos, o desafio era estabelecer um processo que fosse prático e vantajoso para a empresa.
De acordo com Sr.Jair, a Célula foi um grande divisor de águas para a empresa por conta da falta de espaço “Porque a gente não tinha espaço físico. Era muito precária nossa guarda de documentos, muito. O ambiente não era climatizado, não era uma coisa profissional, a gente não tinha espaço, era caixa ali, caixa aqui.”
Organização é tudo na Célula
Para solucionar a dor do cliente, a empresa começou um trabalho de organização de documentos de forma fácil e ordenada para que qualquer departamento, pessoal ou trabalhista, tivesse acesso aos arquivos.
Para que todo o processo de gestão dos documentos acontecesse de forma segura , eficaz e ágil, a Célula realizou uma série de ações:
- Os documentos foram gerados pelo cliente. Notas fiscais, contratos, movimento de caixa, pastas de funcionários e qualquer outro documento relevante para o cliente foi separado para a coleta. Logo após foi feito o transporte das caixas. Esse tipo de procedimento pode ser feito pela Célula ou pelo próprio cliente. É ele quem define de quanto em quanto tempo deve ser feito o recolhimento. Na preparação, todos os documentos e caixas recebem uma etiqueta de identificação de código de barras. Se o cliente optar pela digitalização, todo o material metálico como clips e grampos também é retirado;
- Todos os documentos são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Quando solicitados, os documentos são digitados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma única e ágil depois de implantados;
- Após a digitalização, a caixa com os documentos do cliente recebeu a etiqueta de posição, seu futuro endereço físico na estante, especialmente construída para este propósito, em galpão com segurança e monitoramento 24h.
A guarda de documentos feita pela empresa, que recebe os documentos originais em sua unidade na cidade de Matias Barbosa, faz a digitalização, guarda-os por um determinado tempo, para os que os colaboradores tenham acesso aos mesmos.
O atendimento da Célula também é um dos aspectos que chama a atenção do gerente “E a gente sempre foi muito bem atendido, independente do prazo. Quando tem tempo a gente faz dentro do prazo e aí a gente respeita e eles nos atendem. Então, o relacionamento é muito bom”.
Hoje buscamos para os clientes soluções rápidas e fáceis. Pensamos também na qualidade do atendimento, tendo em vista que queremos sempre soluções personalizadas, eficientes e de acordo com a necessidade e cultura organizacional de cada empresa.
Conheça mais sobre a Célula
Além dos serviços de guarda de documentos e digitalização, a Célula ainda tem serviços e atendimentos personalizados para diferentes setores, como hospitais, instituições de ensino, engenharia e arquitetura, transportadoras, fundações e prefeituras. Todos contando com a mesma qualidade de atendimento e soluções tecnológicas.
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