Quando o MEC, em abril de 2018, divulgou a Portaria 315, as Instituições de Ensino Superior (IES) receberam a orientação de reunir todo o material relacionado ao acervo acadêmico e transformá-lo em arquivos digitais até abril de 2020. Esta pode ser considerada uma tarefa difícil, pois é trabalhosa, levando em consideração o tamanho desse acervo, que reúne documentos que podem estar guardados há muitos anos e ainda precisam ser mantidos dessa forma, e que todos deverão ser retirados de seu lugar.
Mas, afinal, o que as IES que ainda não reformularam os seus acervos acadêmicos precisam fazer nesse momento, já que se aproxima o prazo final para o cumprimento da lei? Para conseguir solucionar essa adversidade em meio ao início do semestre letivo de 2020, quando as tarefas são ainda mais turbulentas, apresentamos um jeito de cumprir esta tarefa, confira:
O que a Portaria 315/2018 do MEC exige?
A Transformação Digital está acontecendo trazendo facilitadores para diversas áreas.Para as IES não seria diferente e a Portaria 315 trouxe algumas regras para o processo de digitalização específico para esses documentos. Confira esses preceitos abaixo:
• A digitalização precisa ser realizada com a utilização de Certificação Digital no padrão ICP-Brasil, que garante a autenticidade de cada documento.
• A Classificação desses documentos, sejam eles físicos ou digitais, deve ser de acordo com a SIGA (Tabela de Temporalidade do Governo, que permite o controle eficaz das informações dos documentos). Deste modo, todas as instituições passam a seguir um padrão de organização que torna a pesquisa por documentos específicos mais eficaz.
• A guarda física desse material ainda não foi citada em lei, por isso, é necessário aguardar mais alterações divulgadas posteriormente pelo MEC. Enquanto isso, é preciso tomar o devido cuidado com esses documentos, já que muitos são importantes para a administração.
• O prazo máximo para a digitalização dos acervos acadêmicos é abril de 2020 e este prazo, caso ultrapassado, pode acarretar em transtornos por descumprimento de lei.
Mais informações sobre essa Portaria do MEC, você pode acessar nesse texto aqui do blog.
Como as IES podem se adequar à Portaria 315/2018 do MEC?
O primeiro passo para dar início ao processo de digitalização deve ser a escolha de um responsável para lidar com as tarefas necessárias para cumprimento do processo. Esta pessoa pode ser da equipe da Célula ou da própria instituição de ensino, e ela precisa estar familiarizada com a tabela de temporalidade da SIGA, instituída pelo Arquivo Nacional, pois a organização será feita a partir da mesma.
Algumas tarefas ficam como de responsabilidade da Célula e outras como da respectiva IES. Mais detalhes sobre como o processo funciona pode ser compreendido com o seguinte texto, onde contamos sobre uma faculdade que já deu início ao processo em conjunto com a Célula, para acessar basta clicar aqui.
Além de auxiliar no cumprimento da Portaria 315, também possuímos outras opções de serviços que podem ajudar, e muito, na organização e administração de documentos digitais dentro de uma empresa. Por exemplo, nosso software ainda pode ajudar o RH das IES, ou de qualquer outro tipo de empresa, a não perder prazos importantes relacionados ao bem-estar administrativo das mesmas. É o Gerenciador Eletrônico de Documentos, que pode trazer inúmeros benefícios aos setores de RH.
Não perca o prazo para se adequar
Para se manter dentro do prazo e não desobedecer a lei, é necessário dar início ao processo de digitalização o quanto antes. O tempo para finalizar as tarefas vai em acordo com o tamanho do material que será digitalizado, da presteza de quem for responsável pelo processo, além de outros fatores que podem influenciar no prazo pretendido.
Por isso, se alguma Instituição de Ensino Superior ainda não iniciou o processo de adequação à Portaria 315/2018 do MEC,pode contar com a Célula para promover essa mudança e auxiliar no que for necessário dentro do processo. Se você se interessou nos serviços que a Célula oferece, clique aqui e conheça todas as soluções oferecidas e entre em contato com a unidade mais próxima.
