Que consequências pode ter o descarte de documentos antes do prazo exigido pelos órgãos de fiscalização?
Consequência maior que uma empresa e/ou profissional pode enfrentar é a de responder judicialmente por descartar documentos que venham a comprovar questões fiscais ou trabalhistas, sem que estes tenham atingido prazos previstos por lei.
Exemplos claros de penalidades por descarte inapropriado de documentação são Multas e Autos de Infração por conta da não comprovação fiscal exigida por Auditores; perda de Processos Judiciais (Trabalhistas, Cível etc.) com valores de causa altíssimos por falta de documentação que venha comprovar legalmente que a empresa encontra-se em dia com suas obrigações perante o trabalhador, a sociedade e o Estado.
Quais documentos a sua empresa precisa guardar e por quanto tempo?
A lista varia de acordo com a empresa e os documentos que esta produz; os prazos de guarda variam de acordo com a especificidade do documento e atendem legislações federais, estaduais e/ou municipais. Um exemplo bem claro da distinção dos prazos de guarda pode ser notado na tabela a seguir, onde tem-se especificado o tipo de documento, os prazos de guarda, a destinação final dos documentos e as observações de legislação.
| DOCUMENTOS | PRAZOS DE GUARDA (Em Anos) |
DESTINAÇÃO Eliminação |
Guarda Permanente | OBSERVAÇÕES |
|---|---|---|---|---|
| Avisos Bancários | 7 |  |
Inciso I do § 5º do Art. 206 da Lei Nº 10.406 | |
| Balanço Patrimonial | – | |
Art. 10 da Lei Nº 556 de 25/06/1950 | |
| Certidões | Enquanto Vigorar | |
Guardar de acordo com o prazo legal de validade | |
| Conta de água | 7 | |
Art. 173 da Lei Nº 5.172 de 25/10/1966 | |
| Conta de Luz | 7 | |
Art. 173 da Lei Nº 5.172 de 25/10/1966 | |
| Contrato de Aluguel de Imóvel | Enquanto Vigorar + 07 | |
Inciso I do § 5º do Art. 206 da Lei Nº 10.406 | |
| Contrato de Prestação de Serviço | Enquanto Vigorar + 07 | |
Inciso I do § 5º do Art. 206 da Lei Nº 10.406 | |
| Cópias de Cheque | 7 | |
Inciso I do § 5º do Art. 206 da Lei Nº 10.406 | |
| DAE – Documento de Arrecadação Estadual | 7 | |
Art. 173 da Lei Nº 5.172 de 25/10/1966 | |
| DAMEF – Declaração Anual do Movimento Econômico Fiscal | 7 | |
Art. 173 da Lei Nº 5.172 de 25/10/1966 | |
| DAPI – Declaração de Apuração e Informação do ICMS | 7 | |
Art. 173 da Lei Nº 5.172 de 25/10/1966 | |
| DARF / COFINS | 12 | |
Art. 46 da Lei Nº 8.212 de 24/07/1991 | |
| DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais | 12 | |
Art. 46 da Lei Nº 8.212 de 24/07/1991 | |
| ICMS – Guia de Recolhimento | 7 | |
Artigos 116 e 421 do Decreto Nº 2.637/98 | |
| IPTU – Imposto Predial Territorial Urbano | 7 | |
Art. 173 da Lei Nº 5.172 de 25/10/1966 | |
| Livro de Registro de Patrimônio | 1 | |
Art. 174 e 195 do Código Tributário Nacional | |
| Livro Diário | 1 | |
Art. 174 e 195 do Código Tributário Nacional | |
| Livro Razão | 1 | |
Art. 174 e 195 do Código Tributário Nacional | |
| Acidente do Trabalho – CAT | Enquanto Vigorar + 12 | |
Art. 103-A da Lei Nº 8.213 de 24/07/91; Art. 46 da Lei Federal Nº 8.212/91; Art. 22 da Lei Federal Nº 8.213/91; Título II, Capítulo V do Decreto-Lei Federal Nº 5.452/43 (CLT); NR-7, 7.4.8, a da Portaria MT Nº 3.214/78; Arts. 189, VII, 227 e 228 da Instrução Normativa do INSS Nº 78/2002 | |
| Acordo de Compensação | 7 | |
Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988 | |
| Acordo de Prorrogação de Horas | 7 | |
Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988 | |
| Acordo de Horas Trabalhadas | 7 | |
Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988 | |
| Advertências / Suspensão | 7 | |
Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988 | |
| Alteração Cadastral de Emprego | 2 | |
Art. 45 § 1º da Lei Nº 8.212 de 24/07/91 | |
| Apólice de Seguro de Vida | 4 | |
Art. 206, § 1º, Inciso II da Lei Nº 10.406 de 10/01/2002 | |
| Apólice de Seguro de Imóvel | 4 | |
Art. 206, § 1º, Inciso II da Lei Nº 10.406 de 10/01/2002 | |
| Atestados Admissionais | 12 | |
Art. 68 § 1º da Lei Nº 8.213 de 24/07/91 | |
| Atestados de Afastamentos e Salários | 12 | |
Art. 45 da Lei Nº 8.212 de 24/07/91 | |
| Atestados Médicos | 11 | |
Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988 | |
| Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) | 12 | |
Art. 103-A da Lei Nº 8.213 de 24/07/91 | |
| Auto de Infração do FGTS | 31 | |
Art. 9º, inciso IV da Lei 8.036 de 11/05/90 | |
| Auto de Infração do INSS | 12 | |
Art. 45 da Lei Nº 8.212 de 24/07/91 | |
| Auxílio Doença | 12 | |
Art. 68, § 1º da Lei 8.213 de 24/07/91 | |
| Auxílio Natalidade | 12 | |
Art. 72, § 2º da Lei 8.213 de 24/07/91 | |
| Aviso e Recibo de Férias | 9 | |
Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988 | |
| Aviso Prévio | 9 | |
Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988 | |
| Cartão de Ponto | 9 | |
Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988 | |
| Comprovante PIS / PASEP | 12 | |
Art. 46 da Lei Nº 8.212 de 24/07/91 | |
| Contrato de Experiência de Trabalho | Enquanto Vigora + 07 | |
Art. 45, § 1º da Lei Nº 8.212 de 24/07/91 | |
| Contrato de Estágio | Enquanto Vigora + 07 | |
Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988 | |
| Dossiê de Funcionário | Enquanto o vínculo permanecer | |
Art. 45, § 1º da Lei Nº 8.212 de 24/07/91 Serão transferidos para guarda permanente após encerrado o vínculo do funcionário com a empresa. |
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| Folha de Ponto | 11 | |
Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988 | |
| Folha de Pagamento | 31 | |
Art. 32 e 45 da Lei Nº 8.212 de 24/07/91 e Art. 225 do Decreto Nº XXX | |
| GRPS / Guia de Recolhimento INSS | 1 10 |
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Art. 32, § único; Art. 45, § 1º e Art. 46 da Lei Nº 8.212 de 24/07/91 Lei Complementar Federal Nº 70/91 |
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| Guias de FGTS (RE / GR) | 1 | |
Art. 9º, inciso IV e Art. 23, § 5º da Lei 8.036 de 11/05/90 Súmula TST Nº 95/80 |
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| Guias de Recolhimento de FGTS | 1 | |
Art. 9º, inciso IV e Art. 23, § 5º da Lei 8.036 de 11/05/90 Súmula TST Nº 95/80 |
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| Processo Trabalhista | Até o trânsito em julgado + 22 | |
Art. 177 da Lei Nº 3.071 de 01/01/1916 |
