O novo Decreto 10.278 entrou em vigor em março deste ano e chegou para regulamentar a digitalização de documentos públicos ou privados, assim como a terceirização deste serviço. A lei estabelece algumas normas com o objetivo de assegurar a autoria e integridade dos documentos, facilitar seu manuseio no dia a dia e desburocratizar processos.
Uma das principais vantagens é que, após realizar o processo de digitalização corretamente, as versões físicas dos documentos podem ser descartadas, o que pode proporcionar a liberação de bastante espaço físico nas empresas.
Se você ainda não sabe tudo o que diz o Decreto 10.278/2020, clique aqui e leia nosso artigo completo sobre o documento. Neste texto, vamos nos ater a um único detalhe: os padrões técnicos mínimos para digitalização exigidos na nova lei. Confira abaixo!
Para quê servem os padrões técnicos exigidos?
Como dissemos acima, o principal objetivo do Decreto 10.278 é regulamentar a digitalização de documentos públicos e privados. Ao estabelecer padrões técnicos mínimos, a lei garante que a digitalização de todos esses documentos será de qualidade, independentemente de quando, onde ou por quem elas serão realizadas.
O que significa cada padrão técnico exigido?
A tabela de padrões técnicos mínimos exigidos pelo Decreto 10.278 é composta de 7 linhas, que dizem respeito a cada tipo de documento a ser digitalizado conforme a lei, e 5 colunas, sendo 4 delas as informações ou características técnicas a serem padronizadas. Vamos explicar melhor cada uma delas agora.
Quais são os tipos de documento que podem ser digitalizados?
A primeira coluna da tabela apresenta a lista completa de documentos cujo decreto regulamenta a digitalização. São eles:
- Textos impressos, sem ilustração, em preto e branco;
- Textos impressos, com ilustração, em preto e branco;
- Textos impressos, com ilustração e cores;
- Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em preto e branco;
- Textos manuscritos, com ou sem ilustração, em cores
- Fotografias e cartazes;
- Plantas e mapas.
O que é resolução mínima?
Resolução é o termo que se usa para determinar a qualidade com que o processo de digitalização vai ser realizado. Ela é medida pela unidade DPI (dots per inch), que significa pontos (ou pixels, unidade de medida digital) por polegada.
No Decreto 10.278/2020, o mínimo exigido em quase todos os documentos é de 300 dpi. Isso significa que, para cada polegada do arquivo físico, sua versão terá 300 pixels. Isso garante uma das melhores qualidades para a leitura do documento em qualquer equipamento.
Porém, no caso de plantas e mapas, são exigidos 600 dpi, no mínimo. Essa resolução vai determinar uma qualidade ainda maior de leitura, essencial no caso desses documentos que possuem muitas informações e detalhes.
Cores exigidas
Uma outra característica dos documentos físicos que é padronizada na sua digitalização é a cor. A principal mudança nesse caso é na tecnologia utilizada para a digitalização.
Determinados scanners só realizam a digitalização em preto e branco, por exemplo. Eles podem ser utilizados para documentos cujo padrão técnico mínimo é monocromático ou em escala de cinza. Mas não podem ser usados nos documentos com cores, para isso deve-se utilizar um equipamento específico.
Monocromático x escala de cinza
Para textos impressos e manuscritos sem ilustração, que sejam em preto e branco, e plantas e mapas, o padrão mínimo exigido é de digitalização monocromática. Já para textos impressos e manuscritos com ilustração, que sejam em preto e branco, o padrão é de digitalização em escala de cinza.
A principal diferença entre esses dois tipos é que o monocromático só tem, literalmente, duas variações de cor: preto e branco. Portanto, isso pode dificultar a visualização de determinados detalhes em imagens e ilustrações. É por isso que existe a tecnologia da escala de cinza, que apresenta infinitas variações dessa combinação entre preto e branco para diferenciar o que for preciso.
O que é o padrão de cores RGB?
Existem dois métodos padrão no mundo para combinação de cores: CMYK e RGB:
CMYK – Usado em documentos impressos, diz respeito à forma como as cores se comportam quando combinadas em forma de tinta. A sua sigla significa Ciano, Magenta, Yellow (amarelo) e Key (termo usado para representar a cor preta), que são as 3 cores primárias desse método e o preto como cor base.
RGB – usado em documentos digitais, representa a forma como as cores se comportam quando combinadas em forma de luz, por isso é o método reproduzido mais fielmente em monitores de TV e computadores. Sua sigla significa Red (vermelho), Green (verde) e Blue (azul), que são as 3 cores primárias desse método.
Quais são os formatos exigidos para os arquivos?
O Decreto 10.278/2020 determina dois formatos padrão para que os documentos sejam salvos após a digitalização.
PDF/A – formato exigido na digitalização de todos documentos em texto, com ou sem ilustração. Ele garante que um arquivo possa ser reproduzido exatamente da mesma maneira, independentemente do software utilizado. Dessa forma, seus documentos ficam seguros e acessíveis por um longo período de tempo.
PNG – formato de imagem exigido pelo Decreto na digitalização de fotografias, cartazes, plantas e mapas. Também é um dos formatos que mais garante a qualidade do arquivo, facilitando sua leitura e visualização.
O que é compressão de arquivo?
De uma maneira geral, digitalização é o nome que damos ao processo de transformação de uma imagem ou um sinal analógico em códigos digitais, os famosos bit e bytes. Ele se dá por meio de scanners e impressoras ou, em alguns casos mais simples, por aplicativos.
A compressão é um procedimento computacional que tem o objetivo de diminuir o tamanho final de um arquivo. Ou seja, após sua realização, o total de bits e bytes para representar aquele documento é reduzido.
Taxa de compressão é um outro termo importante a se conhecer, pois é a razão entre o tamanho final da imagem comprimida e o tamanho sem compressão. Isso significa que, quanto menor for o tamanho final da imagem comprimida, maior é a taxa de compressão.
Como seguir os padrões técnicos mínimos exigidos para digitalização?
Esperamos que, com este artigo, você consiga compreender melhor cada aspecto da tabela de padrões mínimos exigidos para digitalização, segundo o Decreto 10.278/2020. Aqui na Célula, nós seguimos à risca todas as normas exigidas pela lei e garantimos seus documentos digitalizados com segurança e qualidade.
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