O poder executivo municipal lida, constantemente, com grande acervo de documentos das mais diversas áreas da administração pública. Mesmo em cidades pequenas – classificação do IBGE para aglomerados urbanos com população de até 50 mil habitantes – a guarda e gestão especializada de documentos são necessárias. Com as soluções corretas, tais serviços podem representar economia financeira e eficiência de atendimento à população.
É o que demonstra o município de Matias Barbosa, em Minas Gerais, com os serviços da Célula. A cidade de 14.548 mil habitantes, segundo dados de 2020 do IBGE, é uma das usuárias da Solução Inteligente para Prefeituras. Além da organização dos registros, a solução da Célula possibilita a consulta e entrega de documentos solicitados pelos cidadãos. Quer saber quais os efeitos da guarda e gestão de arquivos na Prefeitura de Matias Barbosa? Confira abaixo.
Guarda e acesso aos documentos
Documentos da administração geral de Matias Barbosa, como registros do departamento de Contabilidade, Fazenda, Saúde e Educação, estão alocados fisicamente nos galpões da Célula, que contam com monitoramento e segurança 24 horas. De acordo com José Carlos Garcia de Almeida, diretor do departamento de Contabilidade e Tesouraria da Prefeitura, o acesso aos documentos guardados é fácil e pode ser feito via acesso digital, pelo GED, ou ainda fisicamente, com entrega em cerca de três dias.
A mesma rapidez é empreendida na coleta. Como conta José Carlos, “quando a gente faz a dispensa, a Célula também vem o mais rápido possível para recolher; E para arquivar mais também”. A coleta realizada pela Célula conta com protocolo para controle da retirada dos documentos. O transporte é realizado em veículo próprio da Célula ou pelo próprio cliente que, nesse caso, assume a responsabilidade da logística.
GED
Para acesso aos recursos disponibilizados pela Célula, a Prefeitura de Matias Barbosa usa o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). “O uso do GED ajuda no dia a dia da Prefeitura. Dá para consultar qualquer documento por esse sistema e ele facilita a visualização do registro que precisamos”. O GED é o software que disponibiliza os serviços oferecidos pela Célula em ambiente Web e Desktop. Alguns desses serviços são a requisição de documentos e o controle do fluxo documental e de temporalidade.
Economia e liberação de espaço físico
A Prefeitura de Matias Barbosa conta com um prédio administrativo no Centro da cidade. No entanto, esse edifício não tem espaço para acomodação de todos os documentos da instituição. Diante dessa limitação, a guarda da Célula resolve a pendência de local para armazenamento e ainda contribui para o aprimoramento do uso de recursos.
De acordo com o diretor de Tesouraria e Contabilidade, “pelo fato do município não ter um prédio com espaço para arquivar documentos, nós teríamos que ter custos com o ambiente para alocar esses documentos. Então, com a Célula, podemos otimizar nesse aspecto, evitando o gasto de tempo e financeiro do município.”
Tal contenção reflete na administração orçamentária municipal. “A economia que o município está tendo de não reformar prédio e contratar é usada para atender mais a população.”
Eficiência na prestação de serviços aos cidadãos
Além do controle financeiro, a solução da Célula para a Prefeitura de Matias Barbosa agiliza os serviços prestados à população. Como conta José Carlos, antes da parceria com a Célula, quando alguém solicitava um documento à Prefeitura, era preciso que os colaboradores procurassem pelos registros manualmente, o que despendia muito tempo e, por vezes, era um impedimento para cumprir o prazo solicitado pelo cidadão.
Com os serviços da Célula, isso mudou. “Agora, com o fato de ter as documentações na Célula, e até pelo sistema, está mais fácil pra gente aqui”. E completa: “Porque, às vezes, as pessoas chegam aqui precisando do documento em três ou quatro dias. Se fosse procurar aqui, a gente demoraria uns 10 dias. Com a Célula, não. Eles mandam pra gente em três dias, no mais tardar.”.
Conheça as soluções da Célula
Além da Solução Inteligente para Prefeituras, a Célula também oferece serviços para fundações de amparo à pesquisa e entidades privadas de diferentes ramos, como saúde, educação e transporte. Todas contam com o GED, acesso 24h aos documentos com as mais modernas tecnologias para gerenciamento dos arquivos.
Sua instituição precisa de um serviço para guarda e gestão de documentos? A Célula pode te ajudar! Entre em contato conosco e saiba mais.
