Benefícios para a Empresa

Tempo de resposta menor à solicitações

Integração de Filiais

Reconhecimento automático de código de barras

Classificação automática dos subtipos de documentos

Segurança do processo de manutenção do acervo

Detalhes do Processo

1. Dossie de Funcionário

Representam as pastas funcionais que as empresas precisam manter sobre seus colaboradores. Contratos de trabalho, cópias de documentos pessoais, comprovantes de benefícios, exames médicos admissionais, periódicos e demissionais entre outros documentos são os mais comuns de serem encontrados. A demanda é constante sobre eles para consultas e até mesmo para possíveis ações trabalhistas;

2. Coleta

A coleta é agendada, o protocolo é feito para controle da retirada dos documentos e o transporte é realizado em veículo próprio da Célula;

3. Classificação, Organização e Preparação

Cada pasta funcional é separada e classificada em categorias para que possam ser digitalizadas e o GED Célula automaticamente separe digitalmente estes documentos. Por exemplo: CONTRATO DE TRABALHO, RESCISÃO, EXAMES MÉDICOS, DOCUMENTOS PESSOAIS, FOLHAS DE PONTO e DIVERSOS. Materiais metálicos como clips e grampos são retirados e pequenos reparos são realizados para que as folhas possam ser digitalizadas em equipamentos de alta produtividade que podem alcançar até 150 imagens por minuto;

4.Indexação, digitalização e separação automática dos sub-tipos de documentos

A indexação é realizada através dos principais campos de busca: número de matrícula, CPF, data de admissão e nome da mãe, por exemplo. Durante o processo de digitalização, através do reconhecimento automático de códigos de barras das categorias e sub-tipos de documentos, as imagens já são separadas nas suas respectivas categorias de forma automática favorecendo a busca e organização tanto física quanto digital;

5. GED

Após o processo de digitalização, cada página é processada através da engine de OCR e todo o conteúdo impresso se torna pesquisável. Além disto, após o processo de digitalização do documento e seu respectivo salvamento em nuvem, o mesmo se encontra disponível para consulta via Web, 24 horas por dia, 7 dias por semana desonerando as responsabilidades do cliente de investimentos pesados em datacenter, backups e outros, transferindo tudo isto para a Célula;

6. Busca por indexadores e por conteúdo

A partir do momento que o processamento da engine de OCR é finalizado, ou seja, todas as palavras foram extraídas das imagens, o usuário final tem uma gama infinita de possibilidades de busca pelos documentos. Pode ser usado tanto os indexadores básicos do tipo de documento, quanto qualquer outra palavra, termo ou frase que estejam dentro das páginas. Um valor, uma data, um item constante em uma guia de pagamento de impostos entre outros, por exemplo;

7. Devolução do arquivo ATIVO

Como as pastas funcionais de colaboradores ativos são alvos de constantes demandas e crescimento a Célula tem por recomendação mantê-los com o próprio cliente. Dali em diante, a equipe do cliente também pode ser treinada para que a digitalização do crescimento mensal de documentos a serem inseridos possa ser realizado diretamente pela equipe do departamento de recursos humanos sem nenhum ônus adicional.