Unidade Célula Salvador Guarda de Documentos e Digitalização

Empresa especializada em gestão de documentos, possuindo um inovador sistema de gerenciamento de documentos, o GED Célula. Destaque para a qualidade no atendimento personalizado e na prestação de serviços.

Missão

Facilitar o acesso de nossos clientes a suas informações, buscando excelência e personalização no atendimento aos usuários, prospects, fornecedores e colaboradores.
Nosso telefone:
+55 71 3123-3999

Nosso e-mail: comercial.salvador@celula.net.br

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BPO

Terceirização de Processos de Negócio »

Guarda de Documentos

Segurança, organização e liberação de espaço »

CEDOC

Centro de Documentação na Empresa »

GED

Gerenciamento Eletrônico de Documentos »

Guarda de Documentos

curitiba guarda arquivo

A guarda de documentos é uma obrigação de toda e qualquer empresa, independente do ramo ou do seu porte. Documentos de cunho trabalhista, fiscal, técnico dentre outros são gerados diariamente e, a partir da legislação vigente, precisam ser guardados por um período determinado antes da eliminação física do mesmo (isto, quando a legislação permite a eliminação). Como benefícios da guarda terceirizada podemos elencar:

  • Liberação de espaço físico: muitas empresas estão lotadas em espaços nobres das cidades onde possuem sede, espaço este, muitas vezes caro e que exige um alto custo de manutenção correspondendo quase sempre a um custo muito superior a terceirização da guarda;
  • Mão-de-obra especializada: é comum dentro das empresas desviar parte do tempo dos funcionários responsáveis pelo arquivo para tarefas relacionadas a guarda de documentos. O problema é que nem sempre existe formação adequada e ao longo do tempo, com a substituição dos funcionários seja por questões do mercado, férias, licença médica ou afins, a metodologia é alterada sem existir um padrão tornando o arquivo ao longo do tempo, caótico;
  • Acesso controlado: quando o arquivo intermediário ou permanente fica armazenado dentro da própria empresa são raras as vezes onde o acesso ao mesmo é controlado. O entra e sai de pessoas, a falta de monitoramento do acesso e a falta de um controle da retirada e devolução de documentos;
  • Ambiente adequado: terceirizando a guarda de documentos, têm-se certeza de um serviço de qualidade ao se visitar o ambiente: próprio para tal. Estantes construídas para este fim, o que diminui o desgaste das caixas; dedetização periódica para controle de pragas; monitoramento e segurança 24h garantindo o acesso restrito aos documentos e uso de sistema de gestão para localização do acervo;

CEDOC

curitiba cedoc

O Centro de Documentação é a possibilidade, dentro do espaço pertencente ao cliente, de criação do arquivo utilizando a metodologia e tecnologia Célula. A consultoria prestada pela Célula contempla a avaliação do espaço físico, padronização de estanteria, caixas e material de consumo, treinamento da equipe que irá assumir o arquivo e fornecimento do GED Célula para gerenciar todos os processos. Entre os benefícios podemos destacar:

  • Criação de uma cultura organizacional: ao criar um CEDOC, a empresa cria uma cultura importante de organização e preservação do acervo documental focando tanto na questão histórica quanto nas demandas que ao longo dos anos a empresa sofre por fiscalização ou pendências judiciais e poderão ser atendidas de forma eficiente;
  • Espaço físico adequado: através da consultoria da Célula a empresa irá selecionar e implantar um CEDOC em local adequado respeitando requisitos de segurança e de eficiência para atender os processos da gestão documental;
  • Digitalização: a digitalização a ser realizada pela própria equipe do CEDOC, dita sob demanda, pode ser realizada diminuindo o trânsito de papéis dentro da empresa favorecendo o meio ambiente e minimizando as possibilidades de extravios de documentos e perda de informação;

GED

curitiba ged
O GED Célula é o software responsável por dar suporte a todos os serviços e operações relacionadas a gestão documental. O software é desenvolvido pela equipe de T.I. da Célula desde 2004 e agrega novas tecnologias sempre que as mesmas são lançadas no mercado colocando o cliente sempre em contato com o que há de melhor no quesito tecnologia. Entre os recursos podemos citar:

  • Cadastro de usuários e criação de diversos perfis de acesso;
  • Cadastro de departamentos e tipologias documentais;
  • Pesquisa flexível por documentos;
  • Requisição de serviços e materiais;
  • Pesquisa por conteúdo em documentos digitalizados utilizando OCR;
  • Ferramenta especial para plantas e desenhos técnicos digitalizados ou em formato DWG (AutoCAD) com zoom, cálculo de escala, distância ponto a ponto, perímetro e anotações;
  • Visualização das imagens dos documentos digitalizados;
  • Reconhecimento de código de barras automático e processamento de formulários com campos padrão;
  • Digitalização com certificação digital;
  • Sistema Web, em ambiente seguro, 24h por dia, 7 dias por semana;

Digitalização

curitiba digitalizacao

A digitalização é uma tecnologia utilizada para transformar o conteúdo de documentos em suporte papel para um conteúdo acessível por computador em formato digital. Os formatos normalmente utilizados para a geração dos arquivos digitais são: PDF, TIFF, PNG e JPEG. Entre os diversos benefícios podemos citar:

  • Preservação do arquivo físico: é sabido que o manuseio em excesso do papel por ser um reagente natural a agentes químicos e naturais pode danificá-lo ao longo do tempo causando até mesmo perda de informação. Com a digitalização, preserva-se o original e o arquivo digital pode ser acessado via GED Célula a qualquer momento, de qualquer lugar, bastando para isto, uma conexão à Internet;
  • Eliminação de cópias: é muito comum quando usuários necessitam de uma informação de um documento tirar uma cópia do original. Com a digitalização e a informatização cada vez maior das empresas, quase todos os profissionais trabalham através de um computador e uma conexão à Internet, facilitando o acesso aos documentos quando os mesmos se encontram digitalizados;
  • Uso de certificado digital: a Célula disponibiliza a digitalização através do uso de certificação digital. Com o uso de um certificado digital emitido pela ICP-Brasil, o documento digitalizado e certificado é possível garantir a integridade do mesmo APÓS o processo da digitalização. Porém, é importante salientar, que não substitui o arquivo original permitindo eliminá-lo, a menos que o mesmo já tenha alcançado a temporalidade e destinação prevista em lei;
  • Facilidade de compartilhamento: malotes, protocolos, uso dos Correios, tudo isto leva-se tempo e um custo. Documentos digitalizados ficam apenas a um clique de distância do seu destinatário aumentando a produtividade e eficiência dos processos da empresa;
  • Segurança das informações: muitas empresas vendem apenas a “tarefa” da digitalização entregando ao final do projeto apenas um CD (com uma cópia) com os diversos documentos digitalizados em uma estrutura de arquivos e diretórios difícil de pesquisar e principalmente manter. E o crescimento desta digitalização? E o backup destas informações? E para eu compartilhar entre os colaboradores que irão precisar desta informação? Ao realizar a digitalização pela Célula além da guarda física dos documentos, os arquivos digitais também ficarão guardados de forma segura em data center próprio com todas as políticas de segurança que o mercado exige. Além disto, diferente de um aglomerado de arquivos e pastas, o GED Célula indexa os mesmos permitindo aos usuários localizarem os documentos pelos respectivos índices que os identificam sem se preocupar com tipo e nome dos arquivos;