A gestão de documentos está sendo discutida pelos nossos políticos em Brasília, através de um projeto de lei que autoriza a destruição de documentos originais em papel caso possua digitalização certificada. A proposta acaba de ser aprovada pelo Plenário do Senado e segue para análise da Câmara dos Deputados. Mas você sabe o que é e como funciona a certificação de um documento digital?

O certificado digital funciona como uma identidade virtual que permite a identificação segura e sem erros do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, como a internet. Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora, que associa uma entidade (pessoa, processo, servidor) a um par de chaves criptográficas. Os certificados contém dados de seu titular, de acordo com a política de segurança de cada Autoridade Certificadora.

Além disso, há a assinatura digital. Como a assinatura realizada em papel, ela é um mecanismo que identifica o remetente de determinada mensagem eletrônica.  A assinatura digital fica vinculada ao documento eletrônico até que seja feita qualquer alteração no documento. A técnica permite não só verificar a autoria do documento, mas também estabelece uma “imutabilidade lógica” de seu conteúdo, pois qualquer alteração do documento, como por exemplo uma troca de letras, invalida a assinatura.

A certificação digital possui inúmeras vantagens, como agilidade, redução de custos e segurança. Ela permite que processos que, antes, tinham que ser realizados pessoalmente ou por meio de inúmeros documentos em papel, possam ser feitos totalmente por via eletrônica. Dessa forma, os processos ficam menos burocráticos, mais rápidos e, consequentemente, mais baratos.

Aqui na Célula, nosso Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é compatível com documentos certificados e assinaturas digitais. Dessa forma, todos os arquivos da sua empresa ficam reunidos em um só lugar, facilitando o acesso e a organização e evitando a perda. Conheça mais dos nossos serviços em https://www.celula.net.br/