Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Para evitar perdas, dificuldade de acesso e o acúmulo de material, muitas empresas escolhem a digitalização de documentos. Afinal de contas, o volume de papéis que circula dentro de um escritório não é nada pequeno, não é mesmo?

Tantos papéis guardados acabam tomando muito espaço e somando muita dor de cabeça.

Nesse artigo você vai descobrir tudo sobre as vantagens, novas tecnologias e as principais aplicações da digitalização para as empresas. Continue a leitura:

O que é digitalização?

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

De uma maneira geral, digitalização é o nome que damos ao processo de transformação de uma imagem ou um sinal analógico em códigos digitais, os famosos bit e bytes.

O processo de digitalização se dá através de scanners e impressoras, ou em alguns casos muito simples, por aplicativos.

Qualquer tipo documento pode ser digitalizado?

Quando tratamos de documentos empresariais, em sua maioria eles podem ser digitalizados. Isso se aplica também a documentos, com dimensões maiores, livros ou  outros formatos diferenciados.

 Alguns casos específicos de digitalização de documentos:

Plantas e desenhos técnicos

Esses são documentos de guarda permanente segundo a Resolução 14, do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Além disso, quase sempre são documentos de consulta recorrente. Por isso, é comum que esses documentos passem por um processo de deterioração.

Antes da digitalização, esses documentos também precisam passar por uma etapa criteriosa de higienização. Só então devem partir para acondicionamento adequado, seja em mapotecas ou em tubos.

Para facilitar o acesso a esses documentos, a Célula desenvolveu como importante funcionalidade no sistema GED:  além da visualização das imagens, permite edições, desenhos e anotações sempre preservando o original.

Livros Especiais

Livros de atas de reuniões, livros cartoriais, livros de escrituras entre outros tipos, são documentos encontrados de forma regular nos mais diversos segmentos empresariais.

A corregedoria nº 11 do Conselho Nacional de Justiça de 16 de Abril de 2013 recomenda a digitalização dos Livros de Notas escriturados a partir de 1980 para formação de arquivo de segurança.

É preciso atentar para os hábitos de desencadernação e tração nos scanners tradicionais. Equipamentos profissionais e modernos já possibilitam a digitalização sem problemas como descostura de livro ou tração excessiva.

As 4 principais vantagens de escolher a digitalização de documentos para sua empresa!

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Organização

Com os arquivos em versão digital, é possível organizá-los de forma mais inteligente e funcional, categorizando e indexando com palavras-chave que facilitam na busca pelo que você precisa.

Segurança

Quando se tem apenas a versão física de um documento, os riscos são muitos. Ele pode se perder, rasgar, manchar ou ainda desgastar com o tempo e o manuseio constante.

Nesse caso, a digitalização de documentos também pode ser associada a uma solução de GED. Com ele você pode acessar seu arquivo digitalizado de qualquer lugar com internet enquanto ele está bem guardado e protegido.

Praticidade

Os documentos digitalizados podem ficar disponíveis em um software online com login e senha exclusivos, como é o caso aqui na Célula. Dessa forma, é possível acessá-lo de qualquer lugar, sem precisar perder tempo se locomovendo para buscá-lo ou procurá-lo.

Sustentabilidade

Segundo a Associação Empresarial para Reciclagem, o Brasil produz mais de 240 mil toneladas de lixo diariamente, sendo 25% só de papel e papelão. Documentos e arquivos perdidos, sujos, rasgados ou mal armazenados estão na lista de tantos papéis descartados.

Por isso, ter seus documentos digitalizados e bem armazenados evita a produção de cópias desnecessárias e o desperdício de papéis.

Encontre seus documentos muito mais rápido com OCR!

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Aqui na Célula as digitalizações passam por recursos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave. Entretanto, só isso não basta para garantir mais rapidez e tranquilidade na hora de buscar por um arquivo digital.

Existe uma maneira prática, rápida e segura de fazer essa busca com os seus documentos digitalizados: através do OCR.

O OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é um processo pelo qual podemos extrair todo o texto de um documento digitalizado convertendo o mesmo em conteúdo pesquisável.  Depois disso, o usuário pode acessar o documento através de um software próprio ou para formatos de arquivos já conhecidos como DOC, PDF e XLS.

Depois desse processo, quando o usuário faz uma pesquisa, os termos pesquisados são hachurados em amarelo facilitando a busca pelo conteúdo. Dessa forma, fica mais fácil encontrar informações contidas em diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Em que casos a digitalização é recomendada?

A digitalização de documentos é recomendada para todas as empresas que desejam liberar espaço, preservar documentos e agilizar processos. Entretanto algumas empresas em especial ou por determinações legais, são obrigadas a digitalizar seus documentos.

Com Decreto Federal n.9,235, as Instituições de Ensino Superior do país devem digitalizar todo o seu acervo acadêmico em até 24 meses.

O objetivo dessa obrigatoriedade na digitalização de documentos é garantir a integridade e autenticidade das informações que circulam diariamente por lá.

O artigo 58 ainda afirma que a mantenedora da IES tem a responsabilidade pela guarda e gestão de todo o acervo, mesmo em casos de encerramento da oferta de cursos.

O prazo para a execução é de até 24 meses após a publicação. Ou seja, 15 de dezembro de 2019.

Como digitalizar um documentos?

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A digitalização de documentos requer um processo organizado, equipamentos profissionais e pessoas especializadas para um serviço de grande qualidade e responsabilidade.

A Célula, em seus 14 anos de experiência em serviços de gestão, guarda e digitalização de documentos, desenvolveu um processo e métodos próprios. Conheça as etapas do nosso serviço de digitalização e os benefícios associados à integração dos sistemas online:

Coleta e Separação

A Célula coleta os documentos direto na sede da sua empresa. Os arquivos são levados para organização e indexação com códigos de barras, antes da digitalização.

Qualificação dos Arquivos

O material passa por scanners de alta performance, que digitalizam documentos de todos os tamanhos e formatos, desde notas fiscais até livros especiais e plantas arquitetônicas. O processo é integralmente acompanhado por profissionais para garantir total nitidez.

Organização

Para tornar a digitalização eficiente nos processos da sua empresa, otimizamos a localização dos arquivos através de chaves inteligentes de pesquisa, chamadas indexadores e, opcionalmente, também realiza a busca via OCR. Essa última opção se assemelha a busca do Google, agilizando o acesso às informações. É possível utilizar indexadores como CNPJ, nome do fornecer e objeto do contato, deixando qualquer documento a alguns cliques de você.

GED Célula

O software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite o acesso remoto a todo o acervo. Ele agrega rapidez e facilidade à rotina de trabalho e encurta prazos.

Sua interface simples é passível de utilização de qualquer local com Internet. O sistema também permite requisições através de ordens de serviço e oferece segurança pela rastreabilidade, indicando solicitante, histórico de solicitações e demais dados necessários para a visualização dos documentos.

Qualidade e profissionalismo em todos os setores

A Célula conta com profissionais treinados, equipamentos de ponta e expertise de mercado. Além do alto padrão de qualidade, os serviços dão a garantia de que seu documento será facilmente encontrado no sistema e de modo nítido.

Com faturamento dividido por centro de custo e altamente detalhado, a cobrança dos serviços é precisa e especificada, para que você tenha total conhecimento do que está pagando.

Conheça os nossos cases de sucesso de digitalização!

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Santa Casa de Misericórdia

Lá foram instalados equipamentos próprios e funcionários da Célula foram destacados para executar o preparo, digitalização e processamento das imagens. Elas são enviadas diariamente para servidores seguros, permitindo aos profissionais (que possuam senha de acesso) consulta online através do Sistema GED.

Além disso, em paralelo ao serviço feito nos documentos já existentes, a Célula realizou um treinamento com os funcionários. Dessa forma é possível dar continuidade ao processo para os documentos gerados diariamente.

Secretaria da Fazenda da Prefeitura de Juiz de Fora

A Célula forneceu mão de obra qualificada, equipamentos e tecnologia para preparação dos documentos, digitalização e digitação de indexadores. Com isso, a localização e visualização precisas dos documentos ficam muito mais ágeis.

Até o final do processo, cerca de 221.000 mil documentos pertencentes aos Departamentos de Contadoria e Auditoria Interna foram digitalizados.

Investimento e crescimento para sua empresa!

Nesse artigo você viu diversas informações sobre o processo de digitalização, os benefícios para sua empresa, quais cuidados deve tomar e os resultados reais de quem investiu na digitalização. Com toda certeza, investir em digitalização é prezar por mais espaço, segurança e organização para sua empresa.

Não deixe de acompanhar nossas atualizações e dicas sempre aqui no blog ou através das nossas redes sociais.

Se você ficou interessado em saber mais sobre esse serviço, entre em contato com uma de nossas unidades!

Saiba mais sobre as vantagens da digitalização Célula! Clique aqui e entre em contato com a unidade mais próxima | Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Deixar o papel de lado e tornar-se digital é um processo em andamento no mercado corporativo brasileiro.

Mas ainda assim existem dúvidas e receios com relação ao formato digital e o processo de formalização da assinatura de documentos não foge desse quadro.

No caso das assinaturas eletrônicas e digitais, elas possuem as mesmas equivalências jurídicas das assinaturas físicas, alterando basicamente a forma e o meio em que são realizadas.

Com isso, as empresas compreenderam que o modelo de assinatura em documentos eletrônicos agrega inúmeros benefícios, se comparado à assinatura física. Por exemplo, a grande redução de custos com papeis e transportação e mais velocidade e simplicidade no processo.

Então qual seria a diferença entre elas? E qual a alternativa mais segura?

 

Assinatura digital x Assinatura eletrônica

Assinatura Eletrônica

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A assinatura eletrônica pode ser uma assinatura digitalizada ou apenas uma confirmação associada a diversos formatos de autenticação de documentos como usuário e senha, email, token, entre outros.

Ela é muito usada no cotidiano para a formalização de contratos de aluguel, contratos de seguro, planos de saúde, assinaturas de TV, internet e telefonia e contratos de operações bancárias.

Mas, para que um documento formalizado no ambiente digital tenha validade jurídica, é importante que a plataforma em que o processo foi executado seja segura.

Por isso, deve-se registrar todas as ações executadas, a fim de garantir a transparência e assegurar aos signatários que elas foram gravadas em um histórico, impossibilitando que qualquer modificação seja ocultada.

 

Assinatura Digital

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A Assinatura Digital é um tipo específico de assinatura eletrônica e, para que ela seja feita, é necessário ter o Certificado Digital Público.

Esse certificado consiste na identidade digital de uma pessoa física ou jurídica no meio eletrônico, sendo feito por meio da criptografia dos dados de cada usuário.

Para que o certificado seja emitido, é imprescindível que a pessoa compareça a um órgão governamental responsável por regularizar e registrar seus dados no meio digital.

Se for o registro de uma pessoa física, é obrigatória a apresentação do CPF, Carteira de Identidade e comprovante de residência, todos originais.

No caso de pessoa jurídica, devem ser apresentados o CNPJ e o documento de constituição.

 

Mas, afinal, qual é mais seguro?

Não há, especificamente, um meio mais seguro. Se executados de maneira profissional e competente, ambas as formas oferecem confiabilidade.

Porém, cada uma se encaixa em contextos diferentes. Por isso, é importante analisar a situação para que a aplicação seja feita da maneira correta.

Assim, não há a possibilidade de prejuízos para o empreendedor que almeja ter um registro digital.

Entenda como funciona a certificação digital de documentos!

 

Aqui na Célula, nosso Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é compatível com documentos certificados e assinaturas digitais.

Dessa forma, todos os arquivos da sua empresa ficam reunidos em um só lugar, facilitando o acesso e a organização e evitando a perda.

Conheça mais dos nossos serviços!

Físicos ou digitais, confie na Célula para a gestão dos seus documentos! Clique aqui e confira nossas soluções! | Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

As empresas estão em constante evolução, afinal de contas, para crescer é preciso se adaptar e reformular processos internos e externos, organizar espaços e ampliar equipes.

Cada uma, de acordo com a sua realidade, encontra maneiras ideais para estruturar essas mudanças. Por isso, a tecnologia é uma forte aliada nesse processo: ela nos deixou mais ágeis, mais organizados e mais assertivos nas atividades.

Podemos contar com ferramentas mobile, automações de diversos tipos, programas, aparelhos e uma infinidades de escolhas, adaptadas e desenvolvidas por nicho ou tamanho da empresa.

Quer melhorar sua produtividade, organização e gestão? Continue lendo esse post.

 

Personalização, usabilidade e precisão com a tecnologia

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Quando falamos em usar soluções tecnológicas dentro das empresas, estamos testemunhando uma mudança ainda mais profunda: a mudança na maneira como trabalhamos e executamos tarefas.

Se há 20 anos atrás você não podia contar com aparelhos que permitiam atualizar e-mails, marcar compromissos na agenda e acompanhar notícias, hoje o acesso é simples e rápido, feito apenas com seu smartphone.

Por isso, gestores dos mais variados nichos tem aberto as portas para soluções inteligentes e totalmente tecnológicas.

Essa evolução é fomentada pelos números: o Brasil é um dos 10 maiores mercados de tecnologia do mundo, movimentando cerca de bilhões no ano passado.

E no seu trabalho? Como as novas soluções tecnológicas podem ajudar no seu dia a dia e nos desafios da sua empresa? Separamos algumas dicas para você.

 

3 soluções que a tecnologia pode trazer para seu trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Comunicação Interna

Gerenciar a comunicação de grandes equipes, franquias ou funcionários remotos é, sem dúvida, uma tarefa desafiadora e que pode trazer impactos para todas as outras áreas.

Atualmente existem diversos tipos de aplicativos, programas ou plataformas que possibilitam uma integração maior dos times de trabalho sem por isso ter que apelar para caixas de e-mail lotadas ou correr o risco de sofrer com a famosa “Rádio-peão”

Uma das alternativas mais famosas é o Slack. Com ele é possível criar grupos de conversa de acordo com a organização da empresas, criar lembretes, enviar documentos, marcar usuários e fazer integrações com outros aplicativos.

Gerenciamento de Tarefas

Ajustar prioridades, organizar fluxo de trabalho, adicionar responsáveis, programar tarefas, fazer análise de tempo gastos em cada atividade, medir o nível de entregas, facilitar a organização e o entendimento de toda equipe são alguns dos benefícios oferecidos pelas soluções para gerenciamento de tarefas.

Ferramentas como Asana, Trello ou Ora têm fácil acesso, interfaces intuitivas e agradáveis. Elas trazem mais agilidade e transparência para os processos dentro da empresa.

É uma ajuda sempre bem vinda ao trabalho, principalmente dos gestores!

Automação de Marketing e Vendas

Ainda sobre as ferramentas de gestão de processos, podemos potencializar diversas áreas dentro de uma empresa. Desde a produção até a contabilidade, passando claro pelas vendas e o marketing.

Os softwares e plataformas que escalam tanto as vendas quanto o marketing, (duas áreas cada vez mais próximas atualmente) passam a automatizar processos que seriam custosos financeiramente, além do gasto de tempo e pessoal.

Atividades simples como enviar e-mails, programar lembretes para ligações de retorno, identificar clientes mais propensos à uma compra ou registrar e analisar dados de interação e comportamento são feitas em questões de minutos com os CRM’s e ferramentas como RD Station ou Hubspot.

Gerenciamento de Documentos

Vivemos em um mundo cada vez mais digital. Diversos fornecedores e organizações reguladoras não emitem documentos físicos e o resultado é: uma infinidade de documentos digitais importantes demais para serem perdidos, difíceis demais de serem gerenciados no modelo dos arquivos físicos.

Além disso, o fluxo de utilização de documentos precisa ser ágil e de fácil acesso, na grande maioria das vezes, de maneira remota. Como fazer?

Também na categoria de SAAS (Software as a Service), o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos sana todos esses problemas facilitando a gestão de documentos.

Aqui na Célula nos especializamos em soluções para a gestão de documentos e arquivos e desenvolvemos o GED Célula.

Ele permite acesso ao seu acervo de documentos digitais e digitalizados com total segurança e personalização de níveis de acesso, em qualquer hora e de qualquer lugar, com leitura de caracteres e possibilidade edição online.

 

Cuidado na hora de procurar soluções!

Além dessas, são inúmeras as soluções e ferramentas disponíveis para otimizar o seu trabalho.

O mais importante é saber como ela se adequa a sua realidade, aos seus desafios e se de fato podem ser aplicadas nas atividades da sua empresa.

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3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho | Clique aqui e conheça todas as nossas soluções em Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Nossa Diretoria reunida

 

Hoje, completamos 14 anos! E nos orgulhamos em dizer que somos uma empresa inovadora no setor da Gestão de Documentos.

Nosso principal objetivo é levar mais produtividade e praticidade a outras empresas Brasil afora, com muita seriedade e profissionalismo.

Através de nossos serviços, apresentamos soluções específicas para cada modelo de negócio, de acordo com suas necessidades.

Nossos serviços e soluções em Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Um dos nossos serviços é a guarda terceirizada de documentos

 

Nossas soluções são levadas através de diversos serviços de Gestão de Documentos. Veja só!

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Temos uma frota à disposição de nossos clientes, para levar seus documentos sempre que necessário, em um prazo de 24h

 

Dessa forma, conseguimos atingir diversos nichos de mercado, com soluções específicas:

Investimos em uma equipe treinada e especializada e buscamos sempre nos modernizar.

Dessa forma, oferecemos as melhores ferramentas para facilitar a relação das empresas com seus documentos, sem burocracias.

Aonde levamos a Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Queremos levar a Gestão de Documentos a cada vez mais empresas de diversos cantos do país

 

Uma de nossas metas é levar uma Gestão de Documentos de qualidade e com excelência a cada vez mais cantos do Brasil.

Atualmente, estamos presentes em seis cidades de três regiões do país:

14 anos de qualidade e eficiência

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Os franqueados de Curitiba, Salvador e Maringá, no 1º Encontro de Franquias, em 2017

 

Há tanto tempo no mercado, nossa empresa está consolidada e em um processo de expansão.

Com duas novas unidades abertas em 2017 e o 2º Encontro de Franquias já a caminho, esse processo não está no planos de terminar tão cedo.

Nossa maior intenção é unir modernidade e tradição para entregar excelência.

Abrimos as portas para novos serviços e temos novos projetos no forno, para oferecer as melhores ferramentas e soluções em Gestão de Documentos.

Agradecemos a cada um dos nossos clientes e colaboradores pela confiança, parceria e apoio nessa caminhada.

E que muitos anos de sucesso ainda venham pela frente!

Quer saber tudo o que podemos fazer pela sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça todas as nossas soluções em Gestão de Documentos! | Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Gestão de documentos para instituições de ensino: nossa parceria com o Colégio Perfil

Gestão de documentos para instituições de ensino: estante de livros que parece estar ambientada em uma biblioteca

É inegável a importância da gestão de documentos para instituições de ensino. São incontáveis os papeis com dados e documentos de alunos que surgem todos os anos e que devem ser guardados permanentemente.

Foi para administrar melhor tudo isso que o Colégio Perfil, de Lauro de Freitas/BA, procurou a Célula Salvador, há dois anos.

“Antes, a escola sofria muito com a falta de espaço que o armazenamento desses papeis causava. Sem contar que nossa cidade é praiana, o que deixa os documentos muito mais vulneráveis à degeneração”, contou Jainira de Carvalho, secretária do colégio.

Gestão de documentos para instituições de ensino: foto do galpão da célula com diversas caixas dispostas em grandes estantes

Qual a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino?

A guarda terceirizada foi a solução em gestão de documentos para instituições de ensino que a Célula encontrou. Dessa forma, era possível resolver todos os problemas de segurança, organização e armazenamento dos arquivos.

Mas, além disso, a escola precisava de uma forma de facilitar o controle de contratos e o acesso à documentação dos alunos.

Para isso, a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino encontrada foi a digitalização com reconhecimento de caracteres de todos os arquivos. Ela permite que tudo seja facilmente pesquisável através do software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

“Com as soluções da Célula, o nosso trabalho ficou muito mais agilizado. Basta entrar no GED quando precisamos da informação de algum aluno. Facilita muito! O volume de papel diminuiu e economizou muito espaço, o que era uma necessidade urgente”, disse Jainira.

Gestão de documentos para instituições de ensino: pastas de arquivos, uma vermelha e uma branca

Ela conta também que, no começo, ficava receosa de deixar os documentos na guarda terceirizada e precisar deles depois. Mas, com o tempo, percebeu que o GED supria quase todas as suas necessidades.

“E se eu preciso da versão física de algum arquivo”, explica, “é só fazer a solicitação pelo software mesmo, que rapidamente eles chegam.”

A Célula conta com diversas soluções em Gestão de Documentos para instituições de ensino e diversos outros modelos de empresas. Entre em contato e saiba qual é a melhor para você!

Gestão de documentos para instituições de ensino: quer um resultado parecido na sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça as nossas soluções!

3 soluções em Gestão de Documentos para coworkings
Gestão de Documentos em coworkings

Imagem: Flickr

O novo modelo de trabalho proposto pelos coworkings possui inúmeras vantagens em relação aos escritórios tradicionais: maior custo-benefício, mais economia e o espaço propício para o desenvolvimento de networkings são apenas algumas delas.

Porém, o pouco espaço para armazenar de documentos pode ser um problema. Afinal, independente do porte da empresa, o número de arquivos importantes que passam nas mãos de seus funcionários diariamente é grande.

Seja em sua forma física ou digital, muitos deles ainda precisam ser frequentemente consultados. Por isso, é essencial tê-los sempre à mão, mas ainda assim seguros e bem armazenados.

Conheça as soluções e vantagens da Gestão de Documentos para coworkings

Guarda terceirizada

Muitos espaços de coworking possuem armários dedicados a seus frequentadores. Mas suas condições raramente são ideais para armazenar grandes quantidades de documentos e garantir sua segurança.

Ao contratar uma guarda terceirizada, seus arquivos ficam seguros em um galpão, à sua disposição sempre que precisar. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando à integridade do documento e da informação.

Com o objetivo de agilizar o acesso à informação, os documentos são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigidapelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus arquivos e evitamos que eles se percam ou caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave, que facilitam nas buscas por um documento específico.

Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto a todos os seus documentos. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los.

O software pode ser usado em qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar qualquer documento que esteja armazenado em nosso galpão e, em até 24 horas, ele estará em suas mãos.

Nosso GED também é compatível com documentos digitais. Isso facilita sua organização e evita que se percam em meio a inúmeras pastas no computador ou em algum acidente com seus equipamentos.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Arquivos bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Entre em contato e conheça nossos serviços!

Saiba mais sobre as vantagens da Gestão de Documentos para coworkings. Clique aqui e entre em contato com a Célula!

Glossário: o que significam os principais termos da Gestão de Documentos
Glossário: o que significam os principais termos da Gestão de Documentos

Quando falamos em organização, uma gestão de documentos eficiente é peça fundamental em todo o processo. As vantagens de investir nesse serviço são muitas, mas entender minimamente o processo é um passo importante para garantir seu bom funcionamento. Dessa forma, é possível expandir sua empresa e garantir mais produtividade e praticidade no dia a dia de toda a equipe.

Por isso, preparamos esse glossário completo com dicas e informações sobre gestão de documentos e uma descrição dos principais termos e soluções relacionados a esse serviço.

O que é Gestão de Documentos

Gestão de Documentos é o planejamento, controle, direção, organização, capacitação, promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso e eliminação de documentos.

Ela permite mapear todo o processo documental de uma empresa, desde o momento em que um arquivo é elaborado formalmente até sua destinação final, isto é, descarte ou guarda permanente.

A gestão de documentos abrange todos os tipos de arquivo. Sejam eles produzidos em papel, digitalizados ou produzidos originalmente em meio eletrônico (também chamados de nato-digitais).Por isso, existem no meio diversos termos e expressões que frequentemente utilizamos e que podem ser estranhos para quem não está acostumado. Veja abaixo:

Principais termos da Gestão de Documentos

Ciclo Vital dos Documentos

O Ciclo Vital dos Documentos é composto por sucessivas fases pelas quais os arquivos passam, desde a sua produção até a guarda permanente ou eliminação. Também chamado de Teoria das Três Idades, suas fases se dividem em: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes.

Assinatura Eletrônica

Assinatura Eletrônica é a geração, por computador, de um ou mais símbolos adotados por alguém para equivaler legalmente à sua assinatura manual em documentos digitais.

A Assinatura Digital é uma de suas modalidades e utiliza algoritmos de criptografia para garantir mais segurança aos documentos assinados.Ela permite que cada arquivo tenha uma assinatura distinta, ainda que o signatário seja o mesmo.Dessa forma, o destinatário tem garantia deque seu documento digital não vai ser negado, uma vez que o remetente é a única pessoa com acesso à chave que gerou a assinatura.

Certificação Digital

Certificação Digital é o reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação entre uma chave de criptografia e um indivíduo.Essa relação é única, exclusiva e intransferível, e o reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma unidade certificadora.

Digitalização

Digitalização é o processo de conversão de um documento físico para o formato digital, por meio de um dispositivo apropriado. O processo se dá através de scanners e impressoras, ou em alguns casos muito simples, por aplicativos.

Uma das principais vantagens dessa solução é evitar perdas, dificuldade de acesso e acúmulo de material. Afinal, tantos papéis guardados acabam tomando espaço e somando muita dor de cabeça, não é?

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)

OCR é, basicamente, a técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o textual. Como assim? Bom, quando um documento é digitalizado, normalmente ele se transforma em uma imagem estática e, mesmo que contenha palavras ou textos relevantes, o computador não consegue fazer essa diferenciação.

Já com o Reconhecimento Óptico de Caracteres, o texto é extraído da imagem, permitindo, por exemplo, edição e pesquisa a partir do conteúdo do texto.

Armazenamento

Armazenamento é a guarda de documentos em local apropriado. No caso de arquivos digitais, é realizada em dispositivos de memória não-volátil.Ou seja, em dispositivos em que após gravar um dado, este não será apagado, alterado ou perdido quando se desliga o computador ou há uma queda de energia.

No caso de arquivos físicos, a guarda pode ser feita de forma terceirizadaa fim deocupar menos espaço nas empresas.

CEDOC (Centro de Documentação e Arquivamento)

CEDOC é o espaço dentro da empresa destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação.Ou seja, é nele que acontece o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

Essa solução é ideal para negócios em que os documentos precisam ficar armazenados dentro da própria empresa, como é o caso de cartórios, ou que o espaço físico tem capacidade tal.

Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

O GED é, basicamente, um software que englobatodo o banco de dados de uma empresa.Ele permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados).

Workflow

O termo pode ser traduzido do inglês como “fluxo de trabalho” e tem como principal objetivo dividir tarefas de forma que processos sejam automatizados e alcancem resultados mais rapidamente. As ferramentas de Workflow monitoram cada passo que deve ser seguido até que uma ação seja concluída, facilitando a construção, fluxo, consulta e gerenciamento de informações.

BPM (Business Process Management)

Também conhecido como Gerenciamento de Processos de Negócios, se trata de uma metodologia que avalia alterações e melhorias em variados aspectos de um processo, para que o funcionamento da empresa seja mais eficiente.

Isso é feito através da gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos. Ao contrário do que muitos podem pensar, BPM e Workflow não são a mesma coisa.

* Veja esses e outros termos no glossário publicado pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ).

Que tal investir em Gestão Documental na sua empresa? Clique aqui, conheça as nossas soluções e entre em contato.

O excesso de papel está atrapalhando seu negócio?

Você tem muitos papéis na sua empresa? Já parou para pensar que guardar papelada pode estar te custando espaço físico, funcionários, tempo e, principalmente, dinheiro? Saiba como o excesso de papel pode estar atrapalhando o seu negócio e como evitar que isso aconteça.

Como o excesso de papel atrapalha?

Desperdício

O hábito de usar muitos documentos em papel pode levar a um grande número de cópias e impressões desnecessárias. Pare e pense: quantos desses materiais não poderiam ser acessados em versão digital?

Oriente seus colaboradores a imprimirem somente o necessário. E, sempre que possível, utilize os dois lados das folhas e imprima nas configurações econômicas.Isso ajuda a diminuir – e muito! – a quantidade de papel gerada diariamente.

Sustentabilidade

Para reduzir o desperdício de papeis, procure reaproveitá-los ao máximo – por exemplo, como rascunho. Além disso, todo papel descartado deve ser separado e encaminhado para reciclagem. Assim, o impacto sobre o meio ambiente pode ser reduzido.

Baixa produtividade e fluxo de informações

Documentos físicos podem, muitas vezes, tornar os processos muito mais lentos. Afinal, eles podem demorar para serem encontrados, dificultar o compartilhamento entre departamentos, serem esquecidos ou mesmo acidentalmente destruídos.

Uma boa gestão, armazenamento adequado e digitalização desses documentos agilizam o fluxo de informações e economizam recursos, além de facilitar a identificação de problemas e oportunidades.

Falta de organização

Quando um novo documento chega, é muito mais fácil simplesmente deixá-lo em cima da mesa para guardar depois ou mesmo abandoná-lo em uma pasta aleatória.

É importante que se crie o hábito de organização imediata das informações, para que nada se perca em meio a uma bagunça. Isso também serve para o descarte, que deve ser encaminhado para a reciclagem o quanto antes, ao invés de ficar ocupando espaço.

Armazenamento

Um bom armazenamento dos arquivos aumenta sua vida útil, evita acidentes e perdas. Atenção para a embalagem correta e ambiente adequado e limpo, com controle de pragas e insetos. A guarda terceirizada é uma opção segura para empresas que precisam de mais espaço físico.

Aqui na Célula, nós temos essas e outras soluções em gestão de documentos para evitar que o excesso de papel atrapalhe seus negócios. Entre em contato e garanta mais economia e produtividade para a sua empresa.

Não deixe que o excesso de papel atrapalhe seu negócio! Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos.

3 soluções para segurança de prontuários médicos
Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Em clínicas e hospitais, circulam dezenas de pacientes todos os dias. Por isso, é de extrema importância garantir uma boa gestão, organização e segurança de prontuários médicos. Afinal, seja em sua forma física ou digital, eles precisam estar bem armazenados para consultas frequentes, por precaução e também para cumprir obrigações legais.

Quando a Gestão de Documentos entra em cena, ela ajuda a garantir não só mais praticidade no dia a dia corrido dos profissionais de saúde, como também mais segurança para evitar que se percam de alguma forma – seja por causa de ações do tempo ou mesmo pequenos acidentes.

Cada empresa demanda uma ação específica em relação aos seus documentos e, no caso de hospitais e clínicas, não é diferente: para garantir a segurança de prontuários médicos, é necessário buscar soluções que garantam o armazenamento correto ao mesmo tempo em que propiciam uma busca mais facilitada.

Tudo isso traz vantagens não só para o dia a dia dos profissionais de saúde, que perdem muito tempo procurando arquivos específicos, como também para os pacientes, que ganham em qualidade de vida ao serem atendidos mais rapidamente, uma vez que seus prontuários estão facilmente à mão dos profissionais.

Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Saiba como nós podemos te ajudar a garantir a segurança de prontuários médicos

Guarda terceirizada

Uma boa gestão e armazenamento de documentos é essencial para garantir a sua segurança. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando a integridade do documento e da informação. Com o objetivo de agilizar o acesso aos documentos, eles são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigida pelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus prontuários e evitamos que eles caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave facilita nas buscas por um documento específico. Dessa forma, é possível procurar prontuários por data, paciente ou a categoria que preferir. Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou ainda se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto aos prontuários. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los. Ele pode ser usado de qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar prontuários que estejam armazenado em nosso galpão e, em 24 horas, eles estarão em suas mãos.

Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Digitalização de prontuários médicos agora é lei

Pensando em todas as vantagens que citamos acima, foi sancionada no Senado Federal a Lei 13787/2018, que cria regras para a digitalização, utilização e armazenamento eletrônico de prontuários médicos em hospitais. Dessa forma, será possível modernizar o trabalho das unidades públicas e particulares de saúde e facilitar o acesso às informações dos pacientes.

A norma determina que os documentos digitais contenham todos os dados médicos dos prontuários físicos originais. E estes, que devem ser mantidos pelo hospital ou clínica por ao menos 20 anos, poderão ser destruídos antes desse prazo ou devolvidos ao paciente interessado depois de digitalizados.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Prontuários bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Pensando nisso, a Célula possui soluções específicas para prontuários médicos e outras áreas. Entre em contato e conheça nossos serviços!

3 soluções para segurança de prontuários médicos
5 formas de deixar sua empresa mais moderna

O mercado de trabalho já não é mais o mesmo de anos atrás. Os clientes estão cada vez mais exigentes, as demandas mudaram e os princípios dos funcionários são outros.Por isso, é importante não ficar parado no tempo e deixar sua empresa mais moderna a cada dia.

Como deixar sua empresa mais moderna?

Dê atenção ao cliente

Interaja com os clientes, conheça suas demandas e faça a diferença. Atualmente, a oferta está tão alta quanto a procura e é preciso ser diferente para chamar a atenção.

Estamos vivendo a era da experiência e é essencial que o cliente receba um atendimento bom e preciso para que haja a fidelização.

Fique de olho na concorrência

Saiba reconhecer as estratégias do concorrente e mantenha bons contatos. Em um mundo conectado como o nosso, se isolar é mais do que ultrapassado.

Busque informação, desenvolva contatos e tenha boas interações. Pensar que a sua empresa pode sobreviver sozinha, somente com uma boa ideia, pode deixá-la para trás.

Sustentabilidade não é só uma palavra bonita

Se preocupar com a sustentabilidade não só passa uma mensagem positiva aos clientes, como também pode significar economia para o seu bolso.

Tenha versões digitais dos seus documentos e evite desperdício de papel com cópias e impressões desnecessárias.

Invista em tecnologia e ganhe em produtividade

Quando vemos tecnologia e produtividade na mesma frase, logo pensamos em grandes maquinários fabricando produtos em série. Mas muitas vezes é muito menos complexo que isso.

Ter um software de gestão de documentos, por exemplo, facilita o acesso a determinados arquivos. Isso evita o desperdício de tempo, que pode ser usado para fazer algo muito mais produtivo.

Precisa de ajuda para deixar sua empresa mais moderna?

Não tem versões digitais dos seus arquivos? Precisa de uma gestão de documentos eficiente que acompanhe um bom software?

Entre em contato com a Célula e conheça as melhores soluções para a sua empresa.

Deixe sua empresa mais moderna! Clique aqui e invista em uma gestão de documentos eficiente.