Como funciona a guarda de documentos terceirizada?
Galpão Célula

A gestão dos documentos da empresa é uma atividade que garante uma série de benefícios para a organização. Um desses benefícios é a agilidade na hora de achar o que você precisa, economizando tempo e melhorando a produtividade. No entanto, para manter os documentos organizados é necessário um espaço disponível para alocá-los

Muitas empresas não possuem um local específico para guardar os arquivos e podem acabar sendo prejudicadas por isso. Comprovantes e relatórios importantes podem ser perdidos. A dificuldade em achar um documento pode acabar fazendo com que os colaboradores percam muito tempo e reduzam a sua produtividade. 

Contudo, existem algumas empresas, como a Célula, que oferecem serviços de guarda de documentos. Com isso, os arquivos necessários para o bom funcionamento da sua organização podem ser acessados, de forma fácil e prática, sem demandar o esforço de conseguir alocar um espaço específico na sua empresa. 

Nesse artigo você vai entender como funciona a guarda de documentos terceirizada e entender quais as vantagens desse tipo de serviço para a sua organização. 

Entenda como funciona a guarda de documentos terceirizada

A guarda de documentos terceirizada é um serviço ideal para empresas que não possuem espaço ou mão de obra para a alta quantia de documentos que possuem. A tarefa de manter os arquivos organizados, limpos e acessíveis é difícil de ser executada com a qualidade necessária.

A Célula conta com um espaço de armazenamento com gerenciamento de risco. Isso ajuda a garantir a segurança e a preservação dos documentos. Os arquivos podem ser digitalizados e, então, acessados através de um software de gerenciamento eletrônico de documentos, o GED Célula. Todos os arquivos são disponibilizados em alta qualidade e a plataforma conta com inúmeras funcionalidades que ajudam a aumentar ainda mais a praticidade. 

Caso seja necessário a versão física de um documento, a Célula conta com um serviço de entrega específico. O prazo para a remessa do arquivo é de até 24 horas.

Etapas do processo de coleta de documentos na Célula

  1. Documento

Todos os documentos relevantes para a sua empresa são separados para que sejam, posteriormente, coletados. O transporte desses documentos pode ser feito pela empresa ou pela Célula. Essa etapa se repete continuamente, ou seja, todas as vezes em que há a criação de novos arquivos eles serão coletados e guardados.  A frequência do envio desses documentos pode ser definida pela organização. 

  1. Coleta

Como especificado, esse é um serviço que pode ser feito pela própria empresa. Nos casos onde a organização opta que a coleta seja feita pela Célula, a data é agendada e o transporte é feito por um veículo próprio, com a disponibilização de um protocolo para o controle da retirada dos documentos. 

  1. Preparação

Todos os documentos e caixas com os documentos recebem uma etiqueta de identificação com código de barras, garantindo segurança. Caso a sua empresa opte pela digitalização, a Célula realiza a retirada de todos os materiais metálicos dos arquivos, tais como clips e grampos. 

  1. Indexação 

Essa etapa garante a facilidade do acesso aos documentos. Todos eles são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades. Alguns indexadores são definidos, respeitando essas classificações. Com isso, os arquivos podem ser localizados mais facilmente no GED Célula. 

  1. Digitalização (serviço opcional)

Essa é uma etapa que a sua empresa pode optar ou não por fazer. Caso a sua organização opte pela digitalização, os documentos selecionados serão digitalizados em scanners de produção ou formatos especiais como plantas, livros encadernados e afins. Após este processo, os arquivos são disponibilizados no GED Célula para consulta on-line, 24 horas por dia, 7 dias por semana!

  1. Implantação

Nessa etapa, a caixa com os documentos recebe a etiqueta com a posição do seu futuro endereço físico na estante. 

  1. Guarda terceirizada

Ao final de todas essas etapas, a caixa é alocada numa estante especialmente construída para esse propósito. Esta estante fica dentro de um galpão especial com segurança e monitoramento 24 horas. 

Quais os benefícios da guarda de documentos terceirizada?

Liberação de espaço físico e mão de obra

Com a guarda de documentos sendo terceirizada, a sua empresa terá mais disponibilidade de espaço físico e mão de obra. Não será necessário um local específico para guardar os documentos da organização, nem uma pessoa responsável por separar e organizar esses arquivos. 

Segurança dos dados e conformidade

A contratação de uma empresa específica para a guarda de documentos ajuda a sua empresa a manter a conformidade às regras de armazenamento de arquivos. Outro benefício é a segurança dos seus dados, garantida pelo armazenamento em um local específico, com toda a infraestrutura necessária. A preocupação com a perda de documentos deixa de existir. 

Redução de custos

A contratação de um serviço específico de guarda de documentos ajuda a reduzir os custos da sua empresa. Você consegue otimizar o espaço físico da sua organização, devolvendo o ambiente que era utilizado para a guarda dos arquivos, como no caso de self storages e, com isso, reduzindo os custos com aluguel. A redução também pode ser verificada ao analisar os custos necessários com uma equipe responsável pela organização dos arquivos. 

Conheça a Célula!

A Célula é uma empresa de gestão de documentos, com 18 anos de experiência na área. Caso você esteja passando por problemas com a guarda dos documentos da sua empresa, nós contamos com a solução ideal para o seu negócio! Entre em contato com a nossa equipe e saiba mais sobre a guarda terceirizada de documentos! 

Saiba como a digitalização pode reduzir os custos da sua empresa

As empresas costumam lidar com um grande volume de documentos circulando: recibos, relatórios, planilhas, dentre outros. Muitas organizações ainda possuem o processo de organizar e guardar os seus documentos impressos. No entanto, cada vez mais esse tipo de operação vem sendo substituído pela digitalização

Levando em consideração que os processos estão progressivamente se tornando mais digitais, reduzindo a circulação de material impresso, é natural que a digitalização torne-se uma atividade mais comum. A Medida Provisória da liberdade econômica, vigente desde 30 de abril de 2019, incentiva e valida a utilização de documentos digitais para comprovação tributária e fiscal

No entanto, para além da adaptação à transformação digital, a digitalização também ajuda a reduzir os custos operacionais do seu negócio. Esse tipo de processo também garante maior segurança, reduzindo a perda de documentos, a circulação de papel e falta de espaço ocasionada pelo excesso de documentos. 

Digitalização e gestão de documentos

A digitalização é apenas um dos processos da gestão de documentos. Esta última inclui todos os processos implementados na organização que buscam garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos arquivos necessários para o bom funcionamento da organização. Uma boa gestão documental ajuda a simplificar o uso dos documentos no dia a dia. 

Além da digitalização, a gestão de documentos compreende processos como coleta dos documentos, indexação dos arquivos, buscando facilitar o acesso no dia a dia e também a guarda, seja ela em local físico ou servidor, no caso dos arquivos digitalizados. 

Muitas vezes, o processo de digitalização dos documentos é complexo e oneroso e muitas organizações optam pela terceirização. Algumas empresas, como a Célula, oferecem um serviço completo de gestão de documentos. Com isso, a sua empresa consegue reduzir os custos operacionais de uma forma ampla, com confiabilidade e segurança. 

Como a digitalização ajuda a reduzir os custos operacionais?

A gestão dos documentos físicos exige uma série de processos que podem ter impacto direto na rotina de trabalho e, principalmente, no planejamento financeiro do seu negócio. A digitalização ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade. Entenda melhor o porquê. 

Redução do consumo de papel e gastos com impressão

Uma das principais vantagens da digitalização é a redução do consumo de papel, necessário para a impressão dos documentos. Ao mesmo tempo, o processo de transformação digital, potencializado pela digitalização, ajuda a reduzir os custos de impressão, como gastos com tintas e manutenção das impressoras. 

Consequentemente, há uma redução da circulação de papel no escritório, tornando o dia a dia mais organizado e prático. 

Classificação e armazenamento

Na Célula, após os documentos serem digitalizados, eles são classificados e armazenados em um software específico, o GED Célula. Com isso, os arquivos podem ser facilmente localizados, através de uma série de critérios, como nome, data, dentre outros indexadores. 

Além de reduzir custos com perda e reimpressão de documentos, esse processo aumenta a produtividade, garantindo maior facilidade de acesso. Com isso, seus colaboradores podem focar em atividades importantes para o seu negócio, ao invés de perder tempo buscando os arquivos necessários para a realização das atividades. 

Segurança e proteção dos arquivos digitais

Para garantir ainda mais economia e segurança para os seus documentos, algumas empresas contam com softwares específicos para o armazenamento. É o caso da Célula, que conta com o GED Célula. O software possui diversos recursos que ajudam a garantir a segurança dos seus documentos, como criptografia, assinatura digital, dentre outros. 

Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa. 

Quais os outros benefícios da implementação da digitalização?

Acessibilidade e praticidade

Na Célula, os documentos digitalizados passam por um processo de indexação, como já comentado. Eles são separados por tipologia, facilitando a sua localização. Além disso, a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS

Adaptação ao cenário digital

Além de garantir economia a médio e longo prazo, a digitalização dos documentos coloca sua empresa na esteira da transformação digital. Estamos vivendo um período de transição para o digital, impulsionado pela pandemia de COVID-19. Em um mundo cada vez mais digital, os documentos nesse formato passam a ser, cada vez mais, oficiais, reconhecidos e obrigatórios. A própria legislação vem se adaptando, como é o caso da MP da Liberdade Econômica

Reduza custos com a gestão documental

A digitalização possui uma série de critérios exigidos pela legislação. Para se adequar, conte com uma empresa especializada no assunto. A Célula possui 18 anos de experiência em gestão documental, possibilitando redução de custos, facilidade e segurança no acesso dos seus arquivos. Entre em contato com a nossa equipe e reduza os custos com a gestão documental!

Célula: 18 anos de gestão de documentos

A Célula tem muito orgulho de se juntar ao seleto grupo de empresas que conseguem manter as suas atividades por 18 anos seguidos. Ao longo de todo esse tempo, a empresa manteve a excelência na satisfação dos seus clientes, atuando no mercado de gestão de documentos físicos e eletrônicos

A história da Célula se iniciou em 2004, ano no qual iniciou suas atividades na região de Juiz de Fora e Zona da Mata mineira. Atualmente, através de parcerias, o atendimento se estende para Curitiba, Salvador, Maringá e Belo Horizonte. Desde 2008, as operações foram ampliadas, abrangendo novos serviços com foco no mundo digital

Entenda um pouco da operação da Célula

A Célula é uma empresa especializada na gestão de documentos. Essa operação abrange todos os processos de uma empresa ou instituição com o objetivo de organizar e simplificar o uso e manuseio dos documentos no dia a dia. Com uma gama variada de serviços, a Célula consegue atender as mais diferentes demandas das empresas: desde um local específico para a guarda dos documentos físicos até o gerenciamento eletrônico através de um software personalizado desenvolvido para isso, o GED Célula – Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Célula. 

Com a modernização dos processos e a inserção cada vez maior das empresas no ambiente digital, a gestão de documentos digitais pode se mostrar um desafio para instituições que estão no processo de transição. Para isso, a Célula conta com os serviços de digitalização de documentos e a guarda digital. Tudo isso feito de forma personalizada, de modo a garantir que a empresa consiga localizar os seus documentos de forma fácil e prática. 

Ao longo desses 18 anos de existência, a Célula acumulou expertise nos diferentes processos da gestão de documentos. São mais de 90 milhões de imagens de documentos digitalizados e indexados, mais de 300 milhões de documentos físicos arquivados e também indexados e mais de 300 clientes atendidos na Zona da Mata mineira e em outras regiões do país, através das parcerias. 

Afinal de contas: qual a importância da gestão de documentos?

As organizações lidam diariamente com uma grande quantidade de documentos que asseguram as atividades e processos necessários para o seu bom funcionamento. Cada arquivo possui uma função e, por isso, deve ser organizado e conservado de maneira adequada. Empresas que não possuem uma boa organização dos seus documentos podem reduzir muito a sua produtividade, perdendo tempo com a busca de arquivos necessários para o andamento dos processos. 

Outro ponto que pode ser influenciado pela má organização dos documentos é o próprio compliance da empresa. Alguns documentos necessitam de um prazo de guarda específico e a perda desses documentos pode acarretar processos, multas e, em casos mais graves, até mesmo o fechamento da organização.  

Para realizar uma boa gestão documental, é necessário se adaptar às necessidades dos clientes e seus setores. Nesses 18 anos, a Célula atende empresas dos mais variados segmentos, trazendo soluções personalizadas, que se adequem às demandas de cada negócio. 

Um exemplo é o serviço de gestão de documentos para empresas de arquitetura e engenharia. As plantas e desenhos técnicos são enviadas pelo cliente, seja em papel ou no formato digital 2D com extensão DWG (AutoCad). A facilidade já começa na hora da coleta: caso o cliente não consiga enviar os arquivos, a Célula se compromete a buscar em horários previamente agendados. No caso de documentação em papel, os materiais passam por um processo minucioso de reparação, no qual sujidades e materiais metálicos são retirados. No processo de indexação, o cliente define critérios para facilitar na hora do acesso, como nome, número e data do projeto. As plantas e os desenhos técnicos são digitalizados e posteriormente acondicionados dentro da Célula ou no espaço do cliente. Tudo isso pode ser facilmente acessado através do GED.  
Outras empresas também se beneficiam dos serviços personalizados da Célula, como Instituições de Ensino Superior (IES), comércios, indústrias, dentre outras.

Quais os benefícios da terceirização da gestão de documentos?

Independente do tamanho da empresa, a gestão de documentos é essencial. Manter os documentos organizados traz uma série de benefícios para o seu negócio. No entanto, muitas empresas não conseguem gerenciar os documentos de forma autônoma e por isso optam pela terceirização dessa demanda, através da contratação de um negócio especializado nesse tipo de serviço. É o caso da Célula!

Esse tipo de decisão gera vantagens para a empresa. Conheça algumas delas:

Economia de gastos

A gestão documental ajuda a reduzir os gastos com impressões, reimpressões, cópias e transporte de documentos. Além disso, reduz os riscos de perdas de documentos por imprevistos e acidentes. Esse tipo de situação pode acabar gerando gastos a mais para a sua empresa. 

Agilidade

Uma boa gestão documental ajuda a trazer mais agilidade no dia a dia, através da facilidade no acesso aos documentos. Com as informações nas mãos de forma mais ágil, fica mais fácil de atender às solicitações e ter respostas rápidas para os processos do seu negócio. Isso otimiza o tempo dos colaboradores e aumenta a produtividade

Tecnologias de gestão

A gestão de documentos tem se modernizado e o uso de tecnologias mais avançadas ajuda a garantir mais praticidade e produtividade. A Célula, por exemplo, conta com equipamentos de digitalização que operam com velocidade e alta resolução. Já o software GED Célula, ajuda no acesso online ao acervo, com buscas, visualizações e requisições de entrega do documento físico

Guarde as histórias da sua empresa com a Célula!

Ao longo de 18 anos, a Célula ajudou muitas empresas a guardar as suas histórias, através da gestão dos documentos. Se você quer impulsionar a produtividade do seu negócio e ganhar tempo para focar nos processos essenciais da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe. Temos expertise para guardar a sua história, com soluções personalizadas para o segmento da sua organização!

Gestão híbrida de documentos: como tratar arquivos físicos e digitais

No dia a dia das empresas os colaboradores acabam lidando com um número muito grande de documentos, sejam eles arquivos físicos ou digitais. Faturas, e-mails e contratos são apenas alguns deles.

Muitas empresas tiveram que se adaptar ao processo de digitalização , acelerado pela pandemia. Com isso, não tiveram tempo suficiente para se adaptar à gestão híbrida de documentos no formato físico e online. Quando esses materiais não têm um gerenciamento adequado, é possível que se torne cada vez mais difícil recuperar e resolver problemas, dos mais simples aos mais complexos.

Você provavelmente já deve ter passado por uma situação em que precisava recuperar algum registro importante, mas não sabia onde encontrá-lo, certo? Como garantir que esse tipo de situação não aconteça? Isso é o que iremos tratar neste blogpost.

O que é gestão híbrida de documentos?

O advento da tecnologia trouxe diversas vantagens para as empresas. Uma delas é a possibilidade de homeoffice, no qual os funcionários podem trabalhar remotamente de qualquer lugar do planeta. Muitas empresas têm adotado esse tipo de trabalho ou estão experimentando um modelo híbrido, no qual parte da equipe trabalha de forma remota, enquanto outros trabalham presencialmente.

Seja qual for o tipo de trabalho adotado, atualmente todas as empresas têm de lidar com o tratamento de documentos que já nascem no formato digital, ao mesmo tempo em que lidam com os arquivos físicos. Algumas cópias de documentos em papel têm a força legal de um original. Um exemplo é um contrato de arrendamento executado, por exemplo.

No entanto, o uso de documentos online tem se tornado cada vez mais comum, tanto para diminuir a circulação de papel, quanto pela praticidade. Até mesmo o setor público, que demora mais para se adaptar às novidades, tem passado por mudanças. Um exemplo é o Decreto Nº 10543 de 2020, que regulamenta o uso de assinatura eletrônica na administração pública federal. Dessa maneira, contratos podem ser assinados através de dispositivos eletrônicos, com praticidade e segurança.

A gestão de documentos de diferentes formatos, sejam arquivos físicos ou digitais, recebe o nome de gestão híbrida.

Riscos da má gestão de documentos físicos e digitais

Lidar com arquivos físicos e digitais ao mesmo tempo não é uma tarefa fácil. Existem diversos tipos de problemas que podem acontecer caso não haja uma boa gestão híbrida dos documentos.

Uma dificuldade muito comum é a dificuldade ou demora para encontrar o documento necessário. O arquivo é físico ou digital? Ele está armazenado numa plataforma de armazenamento ou se encontra em algum lugar da empresa?

Esse tipo de obstáculo acaba gerando lentidão e atraso na realização de atividades e processos. Sem encontrar os arquivos necessários para a conclusão do trabalho, atividades simples podem se tornar demoradas e onerosas. Retrabalhos podem começar a se tornar frequentes, por conta da falta de acesso a registros de atividades já concluídas.

Outro ponto importante a ser levado em consideração nesse processo de gestão híbrida é a criação de processos específicos para cada tipo de documento. A falta de definições sobre o que vai ser armazenado digitalmente ou fisicamente pode gerar diversos tipos de problemas, como despesas com local físico e cópias desnecessárias. A inexistência de critérios específicos também acarreta impossibilidade de encontrar os arquivos pelo conteúdo.

A falta de controle pode acabar trazendo insegurança e maior vulnerabilidade com o turnover. Isso costuma acontecer porque o conhecimento sobre a gestão dos arquivos acaba se concentrando em pessoas específicas e não em processos bem estruturados.

Como tornar a gestão de documentos físicos e digitais mais eficiente

Toda mudança de processos no ambiente corporativo necessita de estratégia. É preciso definir de que maneira você vai lidar com os arquivos físicos e digitais.

É necessário fazer um mapeamento completo de todas as etapas de processamento dos documentos, desde a criação até a exclusão ou arquivamento.

Algumas empresas acabam optando pela terceirização, contratando uma empresa específica para ajudar na gestão híbrida. Esse tipo de decisão traz uma série de benefícios, como a economia com espaço para guarda física de documentos, conservação e preservação, além de agilidade operacional.

A Célula é uma empresa de gestão de documentos que pode auxiliar a sua empresa na gestão híbrida. Possui expertise tanto na guarda de arquivos físicos, quanto no armazenamento de arquivos digitais.

Gestão de arquivos físicos

Guarda de documentos

Para ajudar sua empresa na gestão de arquivos físicos, a Célula conta com o serviço de guarda de documentos. Os arquivos são organizados e armazenados com segurança e sigilo, garantindo agilidade no acesso à informação e integridade do documento. Tudo passa por um processo rigoroso de limpeza, conferência e classificação. Etiquetas de código de barras são utilizadas para codificar e garantir facilidade na hora de encontrar o que for necessário.

Caso a sua empresa precise de algum documento é possível solicitar através de ordem de serviço e a Célula entrega o original ou digitaliza e disponibiliza imagem para consulta online. Para isso, conta com veículos próprios para entrega, inclusive para atendimentos emergenciais.

Gestão de arquivos digitais

Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

Já os documentos online exigem um outro tipo de solução, que também é oferecida pela Célula. Para armazenar os seus arquivos digitais é necessário um servidor dedicado e seguro, com rotinas frequentes de backup para evitar a perda.

O sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) oferecido pela Célula é um software de arquitetura mista, que disponibiliza recursos tanto no ambiente Web, quanto no Desktop.

Esse sistema permite a digitalização dos documentos de qualquer lugar. A visualização é amigável e prática, permitindo ao cliente imprimir ou enviar arquivos digitais por e-mail. A segurança é garantida pelas requisições, que permitem visualizar datas e pessoas que tiveram acesso.

Conte com a Célula para fazer a gestão híbrida da sua empresa

É muito importante contar com uma boa gestão híbrida dos arquivos físicos e digitais para garantir processos ágeis e eficientes. Uma má gestão pode acarretar gastos desnecessários e perda de produtividade. Conte com um serviço especializado para auxiliar você nesse processo. Entre em contato com nossa equipe.

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Para evitar perdas, dificuldade de acesso e o acúmulo de material, muitas empresas escolhem a digitalização de documentos. Afinal de contas, o volume de papéis que circula dentro de um escritório não é nada pequeno, não é mesmo?

Tantos papéis guardados acabam tomando muito espaço e somando muita dor de cabeça.

Nesse artigo você vai descobrir tudo sobre as vantagens, novas tecnologias e as principais aplicações da digitalização para as empresas. Continue a leitura:

O que é digitalização?

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

De uma maneira geral, digitalização é o nome que damos ao processo de transformação de uma imagem ou um sinal analógico em códigos digitais, os famosos bit e bytes.

O processo de digitalização se dá através de scanners e impressoras, ou em alguns casos muito simples, por aplicativos.

Qualquer tipo documento pode ser digitalizado?

Quando tratamos de documentos empresariais, em sua maioria eles podem ser digitalizados. Isso se aplica também a documentos, com dimensões maiores, livros ou  outros formatos diferenciados.

 Alguns casos específicos de digitalização de documentos:

Plantas e desenhos técnicos

Esses são documentos de guarda permanente segundo a Resolução 14, do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Além disso, quase sempre são documentos de consulta recorrente. Por isso, é comum que esses documentos passem por um processo de deterioração.

Antes da digitalização, esses documentos também precisam passar por uma etapa criteriosa de higienização. Só então devem partir para acondicionamento adequado, seja em mapotecas ou em tubos.

Para facilitar o acesso a esses documentos, a Célula desenvolveu como importante funcionalidade no sistema GED:  além da visualização das imagens, permite edições, desenhos e anotações sempre preservando o original.

Livros Especiais

Livros de atas de reuniões, livros cartoriais, livros de escrituras entre outros tipos, são documentos encontrados de forma regular nos mais diversos segmentos empresariais.

A corregedoria nº 11 do Conselho Nacional de Justiça de 16 de Abril de 2013 recomenda a digitalização dos Livros de Notas escriturados a partir de 1980 para formação de arquivo de segurança.

É preciso atentar para os hábitos de desencadernação e tração nos scanners tradicionais. Equipamentos profissionais e modernos já possibilitam a digitalização sem problemas como descostura de livro ou tração excessiva.

As 4 principais vantagens de escolher a digitalização de documentos para sua empresa!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Organização

Com os arquivos em versão digital, é possível organizá-los de forma mais inteligente e funcional, categorizando e indexando com palavras-chave que facilitam na busca pelo que você precisa.

Segurança

Quando se tem apenas a versão física de um documento, os riscos são muitos. Ele pode se perder, rasgar, manchar ou ainda desgastar com o tempo e o manuseio constante.

Nesse caso, a digitalização de documentos também pode ser associada a uma solução de GED. Com ele você pode acessar seu arquivo digitalizado de qualquer lugar com internet enquanto ele está bem guardado e protegido.

Praticidade

Os documentos digitalizados podem ficar disponíveis em um software online com login e senha exclusivos, como é o caso aqui na Célula. Dessa forma, é possível acessá-lo de qualquer lugar, sem precisar perder tempo se locomovendo para buscá-lo ou procurá-lo.

Sustentabilidade

Segundo a Associação Empresarial para Reciclagem, o Brasil produz mais de 240 mil toneladas de lixo diariamente, sendo 25% só de papel e papelão. Documentos e arquivos perdidos, sujos, rasgados ou mal armazenados estão na lista de tantos papéis descartados.

Por isso, ter seus documentos digitalizados e bem armazenados evita a produção de cópias desnecessárias e o desperdício de papéis.

Encontre seus documentos muito mais rápido com OCR!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Aqui na Célula as digitalizações passam por recursos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave. Entretanto, só isso não basta para garantir mais rapidez e tranquilidade na hora de buscar por um arquivo digital.

Existe uma maneira prática, rápida e segura de fazer essa busca com os seus documentos digitalizados: através do OCR.

O OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é um processo pelo qual podemos extrair todo o texto de um documento digitalizado convertendo o mesmo em conteúdo pesquisável.  Depois disso, o usuário pode acessar o documento através de um software próprio ou para formatos de arquivos já conhecidos como DOC, PDF e XLS.

Depois desse processo, quando o usuário faz uma pesquisa, os termos pesquisados são hachurados em amarelo facilitando a busca pelo conteúdo. Dessa forma, fica mais fácil encontrar informações contidas em diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Em que casos a digitalização é recomendada?

A digitalização de documentos é recomendada para todas as empresas que desejam liberar espaço, preservar documentos e agilizar processos. Entretanto algumas empresas em especial ou por determinações legais, são obrigadas a digitalizar seus documentos.

Com Decreto Federal n.9,235, as Instituições de Ensino Superior do país devem digitalizar todo o seu acervo acadêmico em até 24 meses.

O objetivo dessa obrigatoriedade na digitalização de documentos é garantir a integridade e autenticidade das informações que circulam diariamente por lá.

O artigo 58 ainda afirma que a mantenedora da IES tem a responsabilidade pela guarda e gestão de todo o acervo, mesmo em casos de encerramento da oferta de cursos.

O prazo para a execução é de até 24 meses após a publicação. Ou seja, 15 de dezembro de 2019.

Como digitalizar um documentos?

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

A digitalização de documentos requer um processo organizado, equipamentos profissionais e pessoas especializadas para um serviço de grande qualidade e responsabilidade.

A Célula, em seus 14 anos de experiência em serviços de gestão, guarda e digitalização de documentos, desenvolveu um processo e métodos próprios. Conheça as etapas do nosso serviço de digitalização e os benefícios associados à integração dos sistemas online:

Coleta e Separação

A Célula coleta os documentos direto na sede da sua empresa. Os arquivos são levados para organização e indexação com códigos de barras, antes da digitalização.

Qualificação dos Arquivos

O material passa por scanners de alta performance, que digitalizam documentos de todos os tamanhos e formatos, desde notas fiscais até livros especiais e plantas arquitetônicas. O processo é integralmente acompanhado por profissionais para garantir total nitidez.

Organização

Para tornar a digitalização eficiente nos processos da sua empresa, otimizamos a localização dos arquivos através de chaves inteligentes de pesquisa, chamadas indexadores e, opcionalmente, também realiza a busca via OCR. Essa última opção se assemelha a busca do Google, agilizando o acesso às informações. É possível utilizar indexadores como CNPJ, nome do fornecer e objeto do contato, deixando qualquer documento a alguns cliques de você.

GED Célula

O software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite o acesso remoto a todo o acervo. Ele agrega rapidez e facilidade à rotina de trabalho e encurta prazos.

Sua interface simples é passível de utilização de qualquer local com Internet. O sistema também permite requisições através de ordens de serviço e oferece segurança pela rastreabilidade, indicando solicitante, histórico de solicitações e demais dados necessários para a visualização dos documentos.

Qualidade e profissionalismo em todos os setores

A Célula conta com profissionais treinados, equipamentos de ponta e expertise de mercado. Além do alto padrão de qualidade, os serviços dão a garantia de que seu documento será facilmente encontrado no sistema e de modo nítido.

Com faturamento dividido por centro de custo e altamente detalhado, a cobrança dos serviços é precisa e especificada, para que você tenha total conhecimento do que está pagando.

Conheça os nossos cases de sucesso de digitalização!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Santa Casa de Misericórdia

Lá foram instalados equipamentos próprios e funcionários da Célula foram destacados para executar o preparo, digitalização e processamento das imagens. Elas são enviadas diariamente para servidores seguros, permitindo aos profissionais (que possuam senha de acesso) consulta online através do Sistema GED.

Além disso, em paralelo ao serviço feito nos documentos já existentes, a Célula realizou um treinamento com os funcionários. Dessa forma é possível dar continuidade ao processo para os documentos gerados diariamente.

Secretaria da Fazenda da Prefeitura de Juiz de Fora

A Célula forneceu mão de obra qualificada, equipamentos e tecnologia para preparação dos documentos, digitalização e digitação de indexadores. Com isso, a localização e visualização precisas dos documentos ficam muito mais ágeis.

Até o final do processo, cerca de 221.000 mil documentos pertencentes aos Departamentos de Contadoria e Auditoria Interna foram digitalizados.

Investimento e crescimento para sua empresa!

Nesse artigo você viu diversas informações sobre o processo de digitalização, os benefícios para sua empresa, quais cuidados deve tomar e os resultados reais de quem investiu na digitalização. Com toda certeza, investir em digitalização é prezar por mais espaço, segurança e organização para sua empresa.

Não deixe de acompanhar nossas atualizações e dicas sempre aqui no blog ou através das nossas redes sociais.

Se você ficou interessado em saber mais sobre esse serviço, entre em contato com uma de nossas unidades!

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Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Deixar o papel de lado e tornar-se digital é um processo em andamento no mercado corporativo brasileiro.

Mas ainda assim existem dúvidas e receios com relação ao formato digital e o processo de formalização da assinatura de documentos não foge desse quadro.

No caso das assinaturas eletrônicas e digitais, elas possuem as mesmas equivalências jurídicas das assinaturas físicas, alterando basicamente a forma e o meio em que são realizadas.

Com isso, as empresas compreenderam que o modelo de assinatura em documentos eletrônicos agrega inúmeros benefícios, se comparado à assinatura física. Por exemplo, a grande redução de custos com papeis e transportação e mais velocidade e simplicidade no processo.

Então qual seria a diferença entre elas? E qual a alternativa mais segura?

 

Assinatura digital x Assinatura eletrônica

Assinatura Eletrônica

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A assinatura eletrônica pode ser uma assinatura digitalizada ou apenas uma confirmação associada a diversos formatos de autenticação de documentos como usuário e senha, email, token, entre outros.

Ela é muito usada no cotidiano para a formalização de contratos de aluguel, contratos de seguro, planos de saúde, assinaturas de TV, internet e telefonia e contratos de operações bancárias.

Mas, para que um documento formalizado no ambiente digital tenha validade jurídica, é importante que a plataforma em que o processo foi executado seja segura.

Por isso, deve-se registrar todas as ações executadas, a fim de garantir a transparência e assegurar aos signatários que elas foram gravadas em um histórico, impossibilitando que qualquer modificação seja ocultada.

 

Assinatura Digital

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A Assinatura Digital é um tipo específico de assinatura eletrônica e, para que ela seja feita, é necessário ter o Certificado Digital Público.

Esse certificado consiste na identidade digital de uma pessoa física ou jurídica no meio eletrônico, sendo feito por meio da criptografia dos dados de cada usuário.

Para que o certificado seja emitido, é imprescindível que a pessoa compareça a um órgão governamental responsável por regularizar e registrar seus dados no meio digital.

Se for o registro de uma pessoa física, é obrigatória a apresentação do CPF, Carteira de Identidade e comprovante de residência, todos originais.

No caso de pessoa jurídica, devem ser apresentados o CNPJ e o documento de constituição.

 

Mas, afinal, qual é mais seguro?

Não há, especificamente, um meio mais seguro. Se executados de maneira profissional e competente, ambas as formas oferecem confiabilidade.

Porém, cada uma se encaixa em contextos diferentes. Por isso, é importante analisar a situação para que a aplicação seja feita da maneira correta.

Assim, não há a possibilidade de prejuízos para o empreendedor que almeja ter um registro digital.

Entenda como funciona a certificação digital de documentos!

 

Aqui na Célula, nosso Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é compatível com documentos certificados e assinaturas digitais.

Dessa forma, todos os arquivos da sua empresa ficam reunidos em um só lugar, facilitando o acesso e a organização e evitando a perda.

Conheça mais dos nossos serviços!

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3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

As empresas estão em constante evolução, afinal de contas, para crescer é preciso se adaptar e reformular processos internos e externos, organizar espaços e ampliar equipes.

Cada uma, de acordo com a sua realidade, encontra maneiras ideais para estruturar essas mudanças. Por isso, a tecnologia é uma forte aliada nesse processo: ela nos deixou mais ágeis, mais organizados e mais assertivos nas atividades.

Podemos contar com ferramentas mobile, automações de diversos tipos, programas, aparelhos e uma infinidades de escolhas, adaptadas e desenvolvidas por nicho ou tamanho da empresa.

Quer melhorar sua produtividade, organização e gestão? Continue lendo esse post.

 

Personalização, usabilidade e precisão com a tecnologia

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Quando falamos em usar soluções tecnológicas dentro das empresas, estamos testemunhando uma mudança ainda mais profunda: a mudança na maneira como trabalhamos e executamos tarefas.

Se há 20 anos atrás você não podia contar com aparelhos que permitiam atualizar e-mails, marcar compromissos na agenda e acompanhar notícias, hoje o acesso é simples e rápido, feito apenas com seu smartphone.

Por isso, gestores dos mais variados nichos tem aberto as portas para soluções inteligentes e totalmente tecnológicas.

Essa evolução é fomentada pelos números: o Brasil é um dos 10 maiores mercados de tecnologia do mundo, movimentando cerca de bilhões no ano passado.

E no seu trabalho? Como as novas soluções tecnológicas podem ajudar no seu dia a dia e nos desafios da sua empresa? Separamos algumas dicas para você.

 

3 soluções que a tecnologia pode trazer para seu trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Comunicação Interna

Gerenciar a comunicação de grandes equipes, franquias ou funcionários remotos é, sem dúvida, uma tarefa desafiadora e que pode trazer impactos para todas as outras áreas.

Atualmente existem diversos tipos de aplicativos, programas ou plataformas que possibilitam uma integração maior dos times de trabalho sem por isso ter que apelar para caixas de e-mail lotadas ou correr o risco de sofrer com a famosa “Rádio-peão”

Uma das alternativas mais famosas é o Slack. Com ele é possível criar grupos de conversa de acordo com a organização da empresas, criar lembretes, enviar documentos, marcar usuários e fazer integrações com outros aplicativos.

Gerenciamento de Tarefas

Ajustar prioridades, organizar fluxo de trabalho, adicionar responsáveis, programar tarefas, fazer análise de tempo gastos em cada atividade, medir o nível de entregas, facilitar a organização e o entendimento de toda equipe são alguns dos benefícios oferecidos pelas soluções para gerenciamento de tarefas.

Ferramentas como Asana, Trello ou Ora têm fácil acesso, interfaces intuitivas e agradáveis. Elas trazem mais agilidade e transparência para os processos dentro da empresa.

É uma ajuda sempre bem vinda ao trabalho, principalmente dos gestores!

Automação de Marketing e Vendas

Ainda sobre as ferramentas de gestão de processos, podemos potencializar diversas áreas dentro de uma empresa. Desde a produção até a contabilidade, passando claro pelas vendas e o marketing.

Os softwares e plataformas que escalam tanto as vendas quanto o marketing, (duas áreas cada vez mais próximas atualmente) passam a automatizar processos que seriam custosos financeiramente, além do gasto de tempo e pessoal.

Atividades simples como enviar e-mails, programar lembretes para ligações de retorno, identificar clientes mais propensos à uma compra ou registrar e analisar dados de interação e comportamento são feitas em questões de minutos com os CRM’s e ferramentas como RD Station ou Hubspot.

Gerenciamento de Documentos

Vivemos em um mundo cada vez mais digital. Diversos fornecedores e organizações reguladoras não emitem documentos físicos e o resultado é: uma infinidade de documentos digitais importantes demais para serem perdidos, difíceis demais de serem gerenciados no modelo dos arquivos físicos.

Além disso, o fluxo de utilização de documentos precisa ser ágil e de fácil acesso, na grande maioria das vezes, de maneira remota. Como fazer?

Também na categoria de SAAS (Software as a Service), o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos sana todos esses problemas facilitando a gestão de documentos.

Aqui na Célula nos especializamos em soluções para a gestão de documentos e arquivos e desenvolvemos o GED Célula.

Ele permite acesso ao seu acervo de documentos digitais e digitalizados com total segurança e personalização de níveis de acesso, em qualquer hora e de qualquer lugar, com leitura de caracteres e possibilidade edição online.

 

Cuidado na hora de procurar soluções!

Além dessas, são inúmeras as soluções e ferramentas disponíveis para otimizar o seu trabalho.

O mais importante é saber como ela se adequa a sua realidade, aos seus desafios e se de fato podem ser aplicadas nas atividades da sua empresa.

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3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho | Clique aqui e conheça todas as nossas soluções em Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Nossa Diretoria reunida

 

Hoje, completamos 14 anos! E nos orgulhamos em dizer que somos uma empresa inovadora no setor da Gestão de Documentos.

Nosso principal objetivo é levar mais produtividade e praticidade a outras empresas Brasil afora, com muita seriedade e profissionalismo.

Através de nossos serviços, apresentamos soluções específicas para cada modelo de negócio, de acordo com suas necessidades.

Nossos serviços e soluções em Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Um dos nossos serviços é a guarda terceirizada de documentos

 

Nossas soluções são levadas através de diversos serviços de Gestão de Documentos. Veja só!

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Temos uma frota à disposição de nossos clientes, para levar seus documentos sempre que necessário, em um prazo de 24h

 

Dessa forma, conseguimos atingir diversos nichos de mercado, com soluções específicas:

Investimos em uma equipe treinada e especializada e buscamos sempre nos modernizar.

Dessa forma, oferecemos as melhores ferramentas para facilitar a relação das empresas com seus documentos, sem burocracias.

Aonde levamos a Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Queremos levar a Gestão de Documentos a cada vez mais empresas de diversos cantos do país

 

Uma de nossas metas é levar uma Gestão de Documentos de qualidade e com excelência a cada vez mais cantos do Brasil.

Atualmente, estamos presentes em seis cidades de três regiões do país:

14 anos de qualidade e eficiência

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Os franqueados de Curitiba, Salvador e Maringá, no 1º Encontro de Franquias, em 2017

 

Há tanto tempo no mercado, nossa empresa está consolidada e em um processo de expansão.

Com duas novas unidades abertas em 2017 e o 2º Encontro de Franquias já a caminho, esse processo não está no planos de terminar tão cedo.

Nossa maior intenção é unir modernidade e tradição para entregar excelência.

Abrimos as portas para novos serviços e temos novos projetos no forno, para oferecer as melhores ferramentas e soluções em Gestão de Documentos.

Agradecemos a cada um dos nossos clientes e colaboradores pela confiança, parceria e apoio nessa caminhada.

E que muitos anos de sucesso ainda venham pela frente!

Quer saber tudo o que podemos fazer pela sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça todas as nossas soluções em Gestão de Documentos! | Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Gestão de documentos para instituições de ensino: nossa parceria com o Colégio Perfil

Gestão de documentos para instituições de ensino: estante de livros que parece estar ambientada em uma biblioteca

É inegável a importância da gestão de documentos para instituições de ensino. São incontáveis os papeis com dados e documentos de alunos que surgem todos os anos e que devem ser guardados permanentemente.

Foi para administrar melhor tudo isso que o Colégio Perfil, de Lauro de Freitas/BA, procurou a Célula Salvador, há dois anos.

“Antes, a escola sofria muito com a falta de espaço que o armazenamento desses papeis causava. Sem contar que nossa cidade é praiana, o que deixa os documentos muito mais vulneráveis à degeneração”, contou Jainira de Carvalho, secretária do colégio.

Gestão de documentos para instituições de ensino: foto do galpão da célula com diversas caixas dispostas em grandes estantes

Qual a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino?

A guarda terceirizada foi a solução em gestão de documentos para instituições de ensino que a Célula encontrou. Dessa forma, era possível resolver todos os problemas de segurança, organização e armazenamento dos arquivos.

Mas, além disso, a escola precisava de uma forma de facilitar o controle de contratos e o acesso à documentação dos alunos.

Para isso, a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino encontrada foi a digitalização com reconhecimento de caracteres de todos os arquivos. Ela permite que tudo seja facilmente pesquisável através do software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

“Com as soluções da Célula, o nosso trabalho ficou muito mais agilizado. Basta entrar no GED quando precisamos da informação de algum aluno. Facilita muito! O volume de papel diminuiu e economizou muito espaço, o que era uma necessidade urgente”, disse Jainira.

Gestão de documentos para instituições de ensino: pastas de arquivos, uma vermelha e uma branca

Ela conta também que, no começo, ficava receosa de deixar os documentos na guarda terceirizada e precisar deles depois. Mas, com o tempo, percebeu que o GED supria quase todas as suas necessidades.

“E se eu preciso da versão física de algum arquivo”, explica, “é só fazer a solicitação pelo software mesmo, que rapidamente eles chegam.”

A Célula conta com diversas soluções em Gestão de Documentos para instituições de ensino e diversos outros modelos de empresas. Entre em contato e saiba qual é a melhor para você!

Gestão de documentos para instituições de ensino: quer um resultado parecido na sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça as nossas soluções!

3 soluções em Gestão de Documentos para coworkings

Gestão de Documentos em coworkings

Imagem: Flickr

O novo modelo de trabalho proposto pelos coworkings possui inúmeras vantagens em relação aos escritórios tradicionais: maior custo-benefício, mais economia e o espaço propício para o desenvolvimento de networkings são apenas algumas delas.

Porém, o pouco espaço para armazenar de documentos pode ser um problema. Afinal, independente do porte da empresa, o número de arquivos importantes que passam nas mãos de seus funcionários diariamente é grande.

Seja em sua forma física ou digital, muitos deles ainda precisam ser frequentemente consultados. Por isso, é essencial tê-los sempre à mão, mas ainda assim seguros e bem armazenados.

Conheça as soluções e vantagens da Gestão de Documentos para coworkings

Guarda terceirizada

Muitos espaços de coworking possuem armários dedicados a seus frequentadores. Mas suas condições raramente são ideais para armazenar grandes quantidades de documentos e garantir sua segurança.

Ao contratar uma guarda terceirizada, seus arquivos ficam seguros em um galpão, à sua disposição sempre que precisar. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando à integridade do documento e da informação.

Com o objetivo de agilizar o acesso à informação, os documentos são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigidapelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus arquivos e evitamos que eles se percam ou caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave, que facilitam nas buscas por um documento específico.

Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto a todos os seus documentos. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los.

O software pode ser usado em qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar qualquer documento que esteja armazenado em nosso galpão e, em até 24 horas, ele estará em suas mãos.

Nosso GED também é compatível com documentos digitais. Isso facilita sua organização e evita que se percam em meio a inúmeras pastas no computador ou em algum acidente com seus equipamentos.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Arquivos bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Entre em contato e conheça nossos serviços!

Saiba mais sobre as vantagens da Gestão de Documentos para coworkings. Clique aqui e entre em contato com a Célula!