Glossário: o que significam os principais termos da Gestão de Documentos
Glossário: o que significam os principais termos da Gestão de Documentos

Quando falamos em organização, uma gestão de documentos eficiente é peça fundamental em todo o processo. As vantagens de investir nesse serviço são muitas, mas entender minimamente o processo é um passo importante para garantir seu bom funcionamento. Dessa forma, é possível expandir sua empresa e garantir mais produtividade e praticidade no dia a dia de toda a equipe.

Por isso, preparamos esse glossário completo com dicas e informações sobre gestão de documentos e uma descrição dos principais termos e soluções relacionados a esse serviço.

O que é Gestão de Documentos

Gestão de Documentos é o planejamento, controle, direção, organização, capacitação, promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso e eliminação de documentos.

Ela permite mapear todo o processo documental de uma empresa, desde o momento em que um arquivo é elaborado formalmente até sua destinação final, isto é, descarte ou guarda permanente.

A gestão de documentos abrange todos os tipos de arquivo. Sejam eles produzidos em papel, digitalizados ou produzidos originalmente em meio eletrônico (também chamados de nato-digitais).Por isso, existem no meio diversos termos e expressões que frequentemente utilizamos e que podem ser estranhos para quem não está acostumado. Veja abaixo:

Principais termos da Gestão de Documentos

Ciclo Vital dos Documentos

O Ciclo Vital dos Documentos é composto por sucessivas fases pelas quais os arquivos passam, desde a sua produção até a guarda permanente ou eliminação. Também chamado de Teoria das Três Idades, suas fases se dividem em: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes.

Assinatura Eletrônica

Assinatura Eletrônica é a geração, por computador, de um ou mais símbolos adotados por alguém para equivaler legalmente à sua assinatura manual em documentos digitais.

A Assinatura Digital é uma de suas modalidades e utiliza algoritmos de criptografia para garantir mais segurança aos documentos assinados.Ela permite que cada arquivo tenha uma assinatura distinta, ainda que o signatário seja o mesmo.Dessa forma, o destinatário tem garantia deque seu documento digital não vai ser negado, uma vez que o remetente é a única pessoa com acesso à chave que gerou a assinatura.

Certificação Digital

Certificação Digital é o reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação entre uma chave de criptografia e um indivíduo.Essa relação é única, exclusiva e intransferível, e o reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma unidade certificadora.

Digitalização

Digitalização é o processo de conversão de um documento físico para o formato digital, por meio de um dispositivo apropriado. O processo se dá através de scanners e impressoras, ou em alguns casos muito simples, por aplicativos.

Uma das principais vantagens dessa solução é evitar perdas, dificuldade de acesso e acúmulo de material. Afinal, tantos papéis guardados acabam tomando espaço e somando muita dor de cabeça, não é?

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)

OCR é, basicamente, a técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o textual. Como assim? Bom, quando um documento é digitalizado, normalmente ele se transforma em uma imagem estática e, mesmo que contenha palavras ou textos relevantes, o computador não consegue fazer essa diferenciação.

Já com o Reconhecimento Óptico de Caracteres, o texto é extraído da imagem, permitindo, por exemplo, edição e pesquisa a partir do conteúdo do texto.

Armazenamento

Armazenamento é a guarda de documentos em local apropriado. No caso de arquivos digitais, é realizada em dispositivos de memória não-volátil.Ou seja, em dispositivos em que após gravar um dado, este não será apagado, alterado ou perdido quando se desliga o computador ou há uma queda de energia.

No caso de arquivos físicos, a guarda pode ser feita de forma terceirizadaa fim deocupar menos espaço nas empresas.

CEDOC (Centro de Documentação e Arquivamento)

CEDOC é o espaço dentro da empresa destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação.Ou seja, é nele que acontece o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

Essa solução é ideal para negócios em que os documentos precisam ficar armazenados dentro da própria empresa, como é o caso de cartórios, ou que o espaço físico tem capacidade tal.

Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

O GED é, basicamente, um software que englobatodo o banco de dados de uma empresa.Ele permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados).

Workflow

O termo pode ser traduzido do inglês como “fluxo de trabalho” e tem como principal objetivo dividir tarefas de forma que processos sejam automatizados e alcancem resultados mais rapidamente. As ferramentas de Workflow monitoram cada passo que deve ser seguido até que uma ação seja concluída, facilitando a construção, fluxo, consulta e gerenciamento de informações.

BPM (Business Process Management)

Também conhecido como Gerenciamento de Processos de Negócios, se trata de uma metodologia que avalia alterações e melhorias em variados aspectos de um processo, para que o funcionamento da empresa seja mais eficiente.

Isso é feito através da gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos. Ao contrário do que muitos podem pensar, BPM e Workflow não são a mesma coisa.

* Veja esses e outros termos no glossário publicado pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ).

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O excesso de papel está atrapalhando seu negócio?

Você tem muitos papéis na sua empresa? Já parou para pensar que guardar papelada pode estar te custando espaço físico, funcionários, tempo e, principalmente, dinheiro? Saiba como o excesso de papel pode estar atrapalhando o seu negócio e como evitar que isso aconteça.

Como o excesso de papel atrapalha?

Desperdício

O hábito de usar muitos documentos em papel pode levar a um grande número de cópias e impressões desnecessárias. Pare e pense: quantos desses materiais não poderiam ser acessados em versão digital?

Oriente seus colaboradores a imprimirem somente o necessário. E, sempre que possível, utilize os dois lados das folhas e imprima nas configurações econômicas.Isso ajuda a diminuir – e muito! – a quantidade de papel gerada diariamente.

Sustentabilidade

Para reduzir o desperdício de papeis, procure reaproveitá-los ao máximo – por exemplo, como rascunho. Além disso, todo papel descartado deve ser separado e encaminhado para reciclagem. Assim, o impacto sobre o meio ambiente pode ser reduzido.

Baixa produtividade e fluxo de informações

Documentos físicos podem, muitas vezes, tornar os processos muito mais lentos. Afinal, eles podem demorar para serem encontrados, dificultar o compartilhamento entre departamentos, serem esquecidos ou mesmo acidentalmente destruídos.

Uma boa gestão, armazenamento adequado e digitalização desses documentos agilizam o fluxo de informações e economizam recursos, além de facilitar a identificação de problemas e oportunidades.

Falta de organização

Quando um novo documento chega, é muito mais fácil simplesmente deixá-lo em cima da mesa para guardar depois ou mesmo abandoná-lo em uma pasta aleatória.

É importante que se crie o hábito de organização imediata das informações, para que nada se perca em meio a uma bagunça. Isso também serve para o descarte, que deve ser encaminhado para a reciclagem o quanto antes, ao invés de ficar ocupando espaço.

Armazenamento

Um bom armazenamento dos arquivos aumenta sua vida útil, evita acidentes e perdas. Atenção para a embalagem correta e ambiente adequado e limpo, com controle de pragas e insetos. A guarda terceirizada é uma opção segura para empresas que precisam de mais espaço físico.

Aqui na Célula, nós temos essas e outras soluções em gestão de documentos para evitar que o excesso de papel atrapalhe seus negócios. Entre em contato e garanta mais economia e produtividade para a sua empresa.

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3 soluções para segurança de prontuários médicos
Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Em clínicas e hospitais, circulam dezenas de pacientes todos os dias. Por isso, é de extrema importância garantir uma boa gestão, organização e segurança de prontuários médicos. Afinal, seja em sua forma física ou digital, eles precisam estar bem armazenados para consultas frequentes, por precaução e também para cumprir obrigações legais.

Quando a Gestão de Documentos entra em cena, ela ajuda a garantir não só mais praticidade no dia a dia corrido dos profissionais de saúde, como também mais segurança para evitar que se percam de alguma forma – seja por causa de ações do tempo ou mesmo pequenos acidentes.

Cada empresa demanda uma ação específica em relação aos seus documentos e, no caso de hospitais e clínicas, não é diferente: para garantir a segurança de prontuários médicos, é necessário buscar soluções que garantam o armazenamento correto ao mesmo tempo em que propiciam uma busca mais facilitada.

Tudo isso traz vantagens não só para o dia a dia dos profissionais de saúde, que perdem muito tempo procurando arquivos específicos, como também para os pacientes, que ganham em qualidade de vida ao serem atendidos mais rapidamente, uma vez que seus prontuários estão facilmente à mão dos profissionais.

Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Saiba como nós podemos te ajudar a garantir a segurança de prontuários médicos

Guarda terceirizada

Uma boa gestão e armazenamento de documentos é essencial para garantir a sua segurança. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando a integridade do documento e da informação. Com o objetivo de agilizar o acesso aos documentos, eles são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigida pelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus prontuários e evitamos que eles caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave facilita nas buscas por um documento específico. Dessa forma, é possível procurar prontuários por data, paciente ou a categoria que preferir. Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou ainda se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto aos prontuários. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los. Ele pode ser usado de qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar prontuários que estejam armazenado em nosso galpão e, em 24 horas, eles estarão em suas mãos.

Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Digitalização de prontuários médicos agora é lei

Pensando em todas as vantagens que citamos acima, foi sancionada no Senado Federal a Lei 13787/2018, que cria regras para a digitalização, utilização e armazenamento eletrônico de prontuários médicos em hospitais. Dessa forma, será possível modernizar o trabalho das unidades públicas e particulares de saúde e facilitar o acesso às informações dos pacientes.

A norma determina que os documentos digitais contenham todos os dados médicos dos prontuários físicos originais. E estes, que devem ser mantidos pelo hospital ou clínica por ao menos 20 anos, poderão ser destruídos antes desse prazo ou devolvidos ao paciente interessado depois de digitalizados.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Prontuários bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Pensando nisso, a Célula possui soluções específicas para prontuários médicos e outras áreas. Entre em contato e conheça nossos serviços!

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5 formas de deixar sua empresa mais moderna

O mercado de trabalho já não é mais o mesmo de anos atrás. Os clientes estão cada vez mais exigentes, as demandas mudaram e os princípios dos funcionários são outros.Por isso, é importante não ficar parado no tempo e deixar sua empresa mais moderna a cada dia.

Como deixar sua empresa mais moderna?

Dê atenção ao cliente

Interaja com os clientes, conheça suas demandas e faça a diferença. Atualmente, a oferta está tão alta quanto a procura e é preciso ser diferente para chamar a atenção.

Estamos vivendo a era da experiência e é essencial que o cliente receba um atendimento bom e preciso para que haja a fidelização.

Fique de olho na concorrência

Saiba reconhecer as estratégias do concorrente e mantenha bons contatos. Em um mundo conectado como o nosso, se isolar é mais do que ultrapassado.

Busque informação, desenvolva contatos e tenha boas interações. Pensar que a sua empresa pode sobreviver sozinha, somente com uma boa ideia, pode deixá-la para trás.

Sustentabilidade não é só uma palavra bonita

Se preocupar com a sustentabilidade não só passa uma mensagem positiva aos clientes, como também pode significar economia para o seu bolso.

Tenha versões digitais dos seus documentos e evite desperdício de papel com cópias e impressões desnecessárias.

Invista em tecnologia e ganhe em produtividade

Quando vemos tecnologia e produtividade na mesma frase, logo pensamos em grandes maquinários fabricando produtos em série. Mas muitas vezes é muito menos complexo que isso.

Ter um software de gestão de documentos, por exemplo, facilita o acesso a determinados arquivos. Isso evita o desperdício de tempo, que pode ser usado para fazer algo muito mais produtivo.

Precisa de ajuda para deixar sua empresa mais moderna?

Não tem versões digitais dos seus arquivos? Precisa de uma gestão de documentos eficiente que acompanhe um bom software?

Entre em contato com a Célula e conheça as melhores soluções para a sua empresa.

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Guarda ou gestão de documentos? Eis a questão!

Sua empresa está crescendo e já não tem mais tanto espaço. Os documentos ocupam estantes e mais estantes, cheias de caixas empilhadas, enfurnadas em uma sala qualquer cheia de traças. Então, você finalmente decide contratar um serviço que dê um jeito em toda a papelada. Mas, afinal, qual é mais adequado: guarda ou gestão de documentos?

Continue com a gente e saiba a diferença entre os dois serviços e qual o melhor para você!

Qual é o melhor para mim, guarda ou gestão de documentos?

Guarda simples

A guarda de documentos é, basicamente, o armazenamento dos arquivos. A empresa que oferece esse serviço não se responsabiliza pela forma com que os arquivos serão separados e organizados.

Muitas vezes, elas fornecem somente a caixa com algumas etiquetas para que o cliente organize tudo como preferir. Ele também fica responsável por cadastrar o conteúdo das caixas, lacrar e enviar para a guarda.

Gestão de documentos

Muito mais do que apenas o armazenamento, a gestão de documentos propõe uma organização que categoriza de forma inteligente os arquivos, controla sua temporalidade e facilita a sua localização.

Aqui na Célula, todos os documentos coletados passam por um processo de indexação, que os classifica e etiqueta da melhor forma para facilitar a localização de cada um em nossa estante.

Se o cliente preferir, também realizamos a digitalização dos documentos. Assim, podem ser acessados de qualquer lugar através de nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Caso precise de algum arquivo físico, basta fazer uma solicitação e, em até 24 horas, ele estará na sua empresa.

Além disso, a gestão de documentos não está, necessariamente, ligada à guarda terceirizada. Se o cliente possuir espaço em sua empresa, também realizamos a implantação de um Centro de Documentação (CEDOC), com planejamento, consultoria e treinamento dos colaboradores.

Todo o trabalho realizado pela Célula é feito em conjunto com o cliente. Assim, garantimos soluções ideais para cada necessidade.

Entre em contato com a Célula e saiba o que podemos fazer por você e pela sua empresa.

Em dúvida entre guarda ou gestão de documentos? Tenha uma gestão eficiente! Entre em contato e conheça nossas soluções para a sua empresa. Clique aqui!

Como a gestão de documentos facilita o trabalho da MRS

Uma das maiores ferrovias de carga do mundo, a MRS Logística possui um grande volume de documentos que precisa guardar. Além disso, é uma concessionária de serviço público regulada pelo governo, sendo constantemente questionada a prestar esclarecimentos sobre demandas e operações passadas.

Para garantir a produtividade da empresa e evitar a perda de tempo e espaço, uma boa gestão de documentos se torna mais que necessária. Nasceu, assim, a parceria com a Célula.

Gestão de documentos na prática

A gerente de Regulação da Diretoria de Relações Institucionais da MRS Logística, Daniela Junqueira, conta como a equipe lidava com os documentos antes da gestão de documentos Célula:

“O arquivo da documentação se dava por meio de guarda física em pastas e controle por planilhas eletrônicas. Isso ocasionava ocupação de espaço físico e morosidade na busca de registros mais antigos.”

Hoje, a gestão inclui a digitalização dos arquivos e guarda terceirizada no galpão da Célula. Ela resultou em liberação de espaço físico, armazenamento adequado da documentação e maior eficiência nas buscas por arquivos específicos.

“O projeto que desenvolvemos em conjunto com a Célula nos trouxe grandes benefícios no processo de gestão do conhecimento. Ela nos permite um rápido levantamento dos dados e documentos”, afirma Junqueira. “Outro aspecto relevante é permitir que qualquer colaborador da área possa fazer a pesquisa por tema e conteúdos. Assim, não é preciso o histórico e conhecimento tácito”.

Uma parceria de sucesso

O desenvolvimento de soluções de acordo com as necessidades do cliente garante que a gestão de documentos seja apropriada e traga bons resultados.

“A Célula é uma grande parceira da MRS. A gestão da documentação na nossa empresa ficou mais fácil, rápida e inteligente. Dessa forma, facilita nosso trabalho rotineiro e faz com que tenhamos acesso mais organizado aos nossos documentos que estão digitalizados”, completa.

Também quer ter bons resultados?

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Também quer mais facilidade de acesso aos seus documentos? Entre em contato e seja nosso parceiro!

5 dicas para organizar os documentos da sua empresa

Se alguém já levou horas procurando por um papel importante na sua empresa, isso pode ser um sinal de que seus documentos precisam ser organizados. Além de aumentar a produtividade no trabalho, organizar os documentos da sua empresa também é fundamental para evitar perder prazos e manter a segurança dos arquivos.

Como organizar os documentos da sua empresa?

Categorize seus arquivos

Ter seus arquivos separados por data, tema ou cliente, por exemplo, torna mais fácil encontrar papéis específicos. Aposte em subpastas e categorias para separar contratos, documentos internos, notas fiscais e outros arquivos de um mesmo tema.

Use envelopes, pastas e caixas para separar tudo da melhor forma.

Conheça a validade de cada documento fiscal

Muitas vezes jogamos fora arquivos importantes e guardamos outros desnecessários pensando que serão requisitados algum dia.

Para garantir que as suas obrigações com o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), da Receita Federal, sejam cumpridas corretamente, certifique-se de que todos os documentos fiscais físicos e eletrônicos tenham validade jurídica.

Tenha todos os arquivos digitalizados

Documentos físicos, além de ocupar espaço, exigem grande esforço para se manterem organizados e seguros. Ao digitalizar todos eles, você pode investir em um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) e fazer toda a gestão online.

Com isso, você depende de menos pessoas e torna o processo mais eficaz, evitando extravios e danos à integridade do documento e otimizando a busca por arquivos específicos.

Tenha um Centro de Documentação (CEDOC)

Sabendo que todos os documentos estão em um único lugar, fica muito mais fácil procurar o que você precisa. Para empresas maiores e com muitos documentos, o ideal é uma sala reservada só para gerenciar seus arquivos.

Em casos de arquivos digitais, não é diferente! Tenha tudo armazenado em uma única pasta, HD externo, nuvem ou Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED).

Conte com a Célula em todas as etapas

Aqui na Célula, nós temos soluções específicas para cada modelo de negócio. Desde implementação de CEDOCs ou guarda terceirizada, digitalização de documentos em diversos formatos e padrões e software próprio de GED integrado com o Planejamento de Recursos (ERP) da sua empresa.

Ainda não tem um CEDOC na sua empresa? Seus documentos não estão todos digitalizados? Não sabe por quanto tempo deve guardar cada arquivo? Precisa de ajudar para organizar os documentos da sua empresa?

Entre em contato com a gente, conheça melhor nossos pacotes e defina qual a melhor solução para a sua empresa.

Saiba como gerir seus documentos de arquitetura ou engenharia

Engenheiros e arquitetos lidam diariamente com inúmeras plantas e projetos de grandes formatos. Para facilitar o armazenamento e o acesso a tantos arquivos, a Célula desenvolveu uma solução específica para o gerenciamento de documentos de arquitetura ou engenharia.

Dessa forma, os arquivos se mantém seguros e facilmente encontrados, quando necessários. Tudo isso com mais economia, uma vez que não há a necessidade de um funcionário específico para isso na empresa.

Soluções Célula para documentos de arquitetura ou engenharia

Arquivos de grandes formatos, como plantas e projetos, necessitam de equipamentos e tratamentos específicos para sua guarda e digitalização. Aqui na Célula, cada documento de arquitetura ou engenharia é protegido por uma fina camada de clearfilm ao ser digitalizado. Assim, documentos mais antigos ou que estejam em avançado estado de deterioração não são danificados no processo.

Além disso, a digitalização Célula é compatível com arquivos 2D do AutoCAD, o que possibilita a edição de suas plantas e projetos online, com notas e marcações, e facilita cálculos baseados em escala e de perímetros e áreas.

Benefícios da gestão Célula

  • Maior conservação do acervo de documentos;
  • Pesquisas mais otimizadas com ferramentas de organização por nome, data e muitas outras;
  • Economia de tempo e dinheiro, que não serão mais gastos em buscas por projetos específicos;

Saiba mais sobre as nossas soluções para a gestão de documentos de arquitetura ou engenharia e muitas outras áreas e seus inúmeros benefícios. Conte com a gestão inteligente da Célula para dar mais organização e agilidade ao seu escritório, com total segurança das suas informações.

Transforme suas digitalizações em conteúdo pesquisável

Ter seus documentos digitalizados e bem armazenados garante a integridade e durabilidade deles e proporciona mais espaço físico para a sua empresa. Mas, para facilitar ainda mais o seu dia a dia, é fundamental que seus arquivos digitais sejam facilmente localizados.

Além da digitalização Célula feita com recursos tecnológicos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave, também realizamos, opcionalmente, a busca via Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), que proporciona a pesquisa por palavras ou frases que estão no texto.

Essa tecnologia auxilia no processo de digitalização, transformação e leitura das imagens em conteúdo pesquisável, tanto através de nosso software de Gestão Eletrônica de Documentos, quanto em formatos já conhecidos, como DOC, PDF e XLS. Dessa forma, fica mais fácil encontrar informações contidas em diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Saiba mais sobre nossos serviços de digitalização e reconhecimento óptico de caracteres em https://www.celula.net.br/servicos/ e entre em contato.

Digitalize seus processos e ganhe em produtividade

São tantos os documentos que passam por escritórios de advocacia diariamente, que o número de papéis guardados é grande. Por isso, ter esses documentos digitalizados proporciona mais espaço físico e mais agilidade em seus processos, além de garantir a integridade dos seus arquivos.

Qualquer documento que contenha informação relevante pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais. Aqui na Célula, a digitalização de documentos em diversos formatos e tamanhos é realizada em scanners profissionais de alta velocidade, com recursos tecnológicos de melhoria de imagens.

A fim de tornar os processos do seu escritório mais eficientes, otimizamos a localização dos arquivos, através de chaves inteligentes de pesquisa, chamadas indexadores. Além de realizarmos, opcionalmente, a busca via Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), proporcionando a pesquisa por palavras ou frases que estão no texto.

Para os escritórios de advocacia e outras empresas da área, também digitalizamos processos judiciais seguindo os critérios do Projudi, um software desenvolvido justamente para a tramitação destes processos sem a necessidade de tantos papéis.

Confira mais vantagens da digitalização Célula aqui em nosso blog e no site https://www.celula.net.br/servicos/digitalizacao/.