Armazenar documentos não é uma tarefa fácil, apesar de muito necessária. É preciso espaço, atenção aos prazos e outros cuidados para que seu condomínio não perca nenhum destes que são a comprovação de sua regularidade frente aos diversos órgãos fiscalizadores. Existem no mercado, empresas especializadas em gerir e arquivar documentos, e com o intuito de elucidar a questão, entrevistamos Rafael Botelho Dória, arquivista responsável da empresa Célula Gestão de Documentos, Arquivos e Informações LTDA, que nos falou, entre outras coisas, sobre prazos de arquivamento e como funciona este tipo de prestadora de serviços.
O Síndico: Quais documentos um Síndico/Administradora precisa guardar e por quanto tempo?
Rafael Botelho: A lista varia de acordo com a empresa – ou no caso, o condomínio – e os documentos que estes produzem; os prazos de guarda dependem da especificidade do documento e atendem às legislações federais, estaduais e/ou municipais.
Existe alguma legislação específica que trate deste assunto?
Basicamente, o profissional ou empresa que lida com a gestão documental, busca atender às exigências implícitas em leis federais em vigor no país, que são a Constituição Federal de 1988; a Lei Federal Nº 6.546, de 04 de Julho de 1978, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de Arquivista e de Técnico de Arquivo e dá outras providências; a Lei Federal Nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e o Decreto Nº 4.073, de 3 de Janeiro de 2002, que regulamenta a Lei nº 8.159, de 8 de Janeiro de 1991. Porém, conforme citado anteriormente, é importante que o profissional e/ou gestor da documentação esteja atento às legislações específicas do estado e município onde atua. Alguns estados possuem legislações complementares às Leis Federais, que necessitam de uma atenção na hora de se aplicar a gestão documental.
Um outro instrumento legal muito utilizado por profissionais da área é o Código de Classificação de Documentos de Arquivo e Tabela de Temporalidade Documental e Destinação de Arquivos. Os mais utilizados são: Resolução Nº 14, de 24 de Outubro de 2001, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ); e os Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos da Administração Pública de São Paulo, regulamentado através do Decreto Nº 48.898, de 27 de agosto de 2004, do Arquivo Público do Estado de São Paulo. Tais instrumentos amparam o profissional e o auxilia no decorrer das atividades de gestão documental.
Que consequências pode ter o descarte de documentos antes do prazo exigido pelos órgãos de fiscalização?
A consequência maior que pode existir é a de responder judicialmente por descartar documentos que venham a comprovar questões fiscais ou trabalhistas, sem que estes tenham atingido prazos previstos por lei. Exemplos claros de penalidades por descarte inapropriado de documentação são Multas e Autos de Infração por conta da não comprovação fiscal exigida por Auditores; perda de Processos Judiciais (Trabalhistas, Cível etc.) com valores de causa altíssimos por falta de documentação que venha comprovar legalmente que a empresa encontra-se em dia com suas obrigações perante o trabalhador, a sociedade e o Estado.
Como um Síndico que está iniciando um mandato deve proceder com relação à documentação do condomínio?
O primeiro passo é realizar um levantamento de toda a documentação que se produz, identificando as tipologias documentais (quais documentos existem: Atas, Contratos, Notas Fiscais etc.) para posteriormente realizar uma pesquisa em legislação sobre os prazos legais de guarda da documentação identificada. O ideal e o recomendado por arquivistas é manter uma margem de segurança entre o prazo estipulado por lei e o prazo real de guarda: em um caso de a legislação determinar que uma nota fiscal seja preservada por 5 anos, por exemplo, a recomendação seria manter preservada por 7 anos e, após este prazo realizar o descarte.
Como uma empresa de gestão de documentos atua? Que tipo de serviços ela oferece?
As empresas de gestão de documentos atuam na higienização, organização, classificação, indexação e armazenamento em local seguro, o que permite a recuperação rápida do acervo. Na Célula, o acesso aos documentos é realizado através de um moderno software de gestão eletrônica de documentos (GED) que utiliza códigos de barras e índices cadastrados para cada tipo de documento. Para garantir a segurança, somente usuários autorizados têm acesso tanto ao banco de dados quanto ao de imagens digitalizadas através de senhas específicas.
Vocês atendem muitos condomínios/administradoras ou a demanda na cidade ainda é baixa?
A Célula atende alguns condomínios mas a demanda em Juiz de Fora neste segmento específico ainda é pequena, creio que por falta de conhecimento dos Síndicos em geral.
Que benefícios a digitalização de documentos pode oferecer? Após digitalizado, o original em papel pode ser descartado?
Os principais benefícios seriam a redução de áreas de arquivamento, de cópias impressas e do desgaste físico do documento; a possibilidade de acesso por mais de um usuário e de envio dos documentos via e-mail; as cópias de segurança, e a consulta via web. Vale lembrar que apesar de todos estes benefícios ainda não existe uma legislação no Brasil que permita a eliminação do documento original após sua digitalização, portanto deverá ser preservado para atender a demandas judiciais e históricas.
Há algum software que permite ao Síndico que guardar documentos neste tipo de empresa monitorar seus documentos online, de seu computador pessoal?
Sim, o GED é um software desenvolvido para gerenciar eletronicamente os documentos através de códigos de barras e índices cadastrados para cada tipo de documento. O seu acesso é online através do site www.celula.net.br, no qual o usuários com as senhas de acesso podem entrar e acessar tanto o banco de dados quanto o de imagens digitalizadas.
Fonte: Jornal O Síndico Edição 47
