Como fazer sua empresa crescer em 2019

O ano acabou de começar e, se você não fez o planejamento da sua empresa e definiu metas para sua empresa no fim do ano passado, agora é a hora.

Para fazer sua empresa crescer em 2019 e escalar bons resultados é necessário estabelecer metas e  elaborar um planejamento para cumprí-las.

É importante que essas metas sejam reais, afinal, de nada adianta definir metas que serão impossíveis de serem batidas. Logo você nunca alcançará os resultados esperados.

Por isso, preparamos uma lista de metas que você pode estabelecer para fazer sua empresa crescer em 2019.

Lista de metas que podem ajudar sua empresa a crescer

Aumentar as vendas em certo período de tempo

Este tipo de meta é relacionado às vendas, que são o que vai fazer sua empresa alcançar o sucesso.

Muitos pensam em aumentar o faturamento e pronto. Isso é muito vago.

É preciso especificar o quanto, de fato, querem que aumente, qual resultado desejam obter.

Por isso, é fundamental definir o quanto as vendas devem aumentar e em quanto tempo.

E, obviamente, é preciso monitorar as estratégias, avaliando seus resultados constantemente para que, se necessário, possa mudá-las e atingir o resultado esperado.

Metas de vendas são muito eficazes na hora de fazer sua empresa crescer em 2019.

Reduzir custos de produção

Se você quer fazer sua empresa crescer em 2019, não adianta focar apenas em vendas e faturamento.

A implementação de soluções para a redução de custos em conjunto com o aumento das vendas será capaz de promover um impacto significativo no crescimento da sua empresa.

Uma medida que ajuda na redução dos custos é adoção de novas tecnologias, como é o caso do nosso GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

O GED é um software que armazena todos seus documentos digitalizados e guardados pela Célula, e pode ser acessado através do computador, tablet ou smartphone.

Isso possibilita a redução no custo do armazenamento e cuidado com os documentos.

Aumentar a satisfação do cliente

Além de conquistar novos clientes, manter aqueles que já compram de você é fundamental para sua empresa crescer em 2019.

Inclusive, vale lembrar que os custos para ampliar seu número de clientes costuma ser bem maior do que o do pós-venda.

É preciso se concentrar em melhorar o atendimento antes, durante e após a compra do seu produto, pois é isso que garante a satisfação do seu cliente: o bom atendimento.

Treinar sua equipe

Uma empresa de sucesso é aquela que valoriza o que tem de mais importante: o ser humano.

Sem a dedicação e a vontade dos colaboradores, nenhuma das metas anteriores poderá ser batida.

Por isso é importante fazê-los se sentirem como uma parte importante do negócio. Dessa forma, eles terão mais produtividade, engajamento, dedicação e, por consequência, sucesso.

Os treinamentos servem para motivar os funcionários, fazê-los trabalhar melhor em equipe e adquirir novas habilidades.

Lembre-se: seus colaboradores são a parte mais importante para fazer sua empresa crescer em 2019.

Aplicando estes exemplos de metas ao seu negócio, você poderá fazer sua empresa crescer em 2019 e obter resultados surpreendentes.

Para mais dicas e soluções, visite nosso site e acompanhe nosso blog.

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Para evitar perdas, dificuldade de acesso e o acúmulo de material, muitas empresas escolhem a digitalização de documentos. Afinal de contas, o volume de papéis que circula dentro de um escritório não é nada pequeno, não é mesmo?

Tantos papéis guardados acabam tomando muito espaço e somando muita dor de cabeça.

Nesse artigo você vai descobrir tudo sobre as vantagens, novas tecnologias e as principais aplicações da digitalização para as empresas. Continue a leitura:

O que é digitalização?

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

De uma maneira geral, digitalização é o nome que damos ao processo de transformação de uma imagem ou um sinal analógico em códigos digitais, os famosos bit e bytes.

O processo de digitalização se dá através de scanners e impressoras, ou em alguns casos muito simples, por aplicativos.

Qualquer tipo documento pode ser digitalizado?

Quando tratamos de documentos empresariais, em sua maioria eles podem ser digitalizados. Isso se aplica também a documentos, com dimensões maiores, livros ou  outros formatos diferenciados.

 Alguns casos específicos de digitalização de documentos:

Plantas e desenhos técnicos

Esses são documentos de guarda permanente segundo a Resolução 14, do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Além disso, quase sempre são documentos de consulta recorrente. Por isso, é comum que esses documentos passem por um processo de deterioração.

Antes da digitalização, esses documentos também precisam passar por uma etapa criteriosa de higienização. Só então devem partir para acondicionamento adequado, seja em mapotecas ou em tubos.

Para facilitar o acesso a esses documentos, a Célula desenvolveu como importante funcionalidade no sistema GED:  além da visualização das imagens, permite edições, desenhos e anotações sempre preservando o original.

Livros Especiais

Livros de atas de reuniões, livros cartoriais, livros de escrituras entre outros tipos, são documentos encontrados de forma regular nos mais diversos segmentos empresariais.

A corregedoria nº 11 do Conselho Nacional de Justiça de 16 de Abril de 2013 recomenda a digitalização dos Livros de Notas escriturados a partir de 1980 para formação de arquivo de segurança.

É preciso atentar para os hábitos de desencadernação e tração nos scanners tradicionais. Equipamentos profissionais e modernos já possibilitam a digitalização sem problemas como descostura de livro ou tração excessiva.

As 4 principais vantagens de escolher a digitalização de documentos para sua empresa!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Organização

Com os arquivos em versão digital, é possível organizá-los de forma mais inteligente e funcional, categorizando e indexando com palavras-chave que facilitam na busca pelo que você precisa.

Segurança

Quando se tem apenas a versão física de um documento, os riscos são muitos. Ele pode se perder, rasgar, manchar ou ainda desgastar com o tempo e o manuseio constante.

Nesse caso, a digitalização de documentos também pode ser associada a uma solução de GED. Com ele você pode acessar seu arquivo digitalizado de qualquer lugar com internet enquanto ele está bem guardado e protegido.

Praticidade

Os documentos digitalizados podem ficar disponíveis em um software online com login e senha exclusivos, como é o caso aqui na Célula. Dessa forma, é possível acessá-lo de qualquer lugar, sem precisar perder tempo se locomovendo para buscá-lo ou procurá-lo.

Sustentabilidade

Segundo a Associação Empresarial para Reciclagem, o Brasil produz mais de 240 mil toneladas de lixo diariamente, sendo 25% só de papel e papelão. Documentos e arquivos perdidos, sujos, rasgados ou mal armazenados estão na lista de tantos papéis descartados.

Por isso, ter seus documentos digitalizados e bem armazenados evita a produção de cópias desnecessárias e o desperdício de papéis.

Encontre seus documentos muito mais rápido com OCR!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Aqui na Célula as digitalizações passam por recursos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave. Entretanto, só isso não basta para garantir mais rapidez e tranquilidade na hora de buscar por um arquivo digital.

Existe uma maneira prática, rápida e segura de fazer essa busca com os seus documentos digitalizados: através do OCR.

O OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é um processo pelo qual podemos extrair todo o texto de um documento digitalizado convertendo o mesmo em conteúdo pesquisável.  Depois disso, o usuário pode acessar o documento através de um software próprio ou para formatos de arquivos já conhecidos como DOC, PDF e XLS.

Depois desse processo, quando o usuário faz uma pesquisa, os termos pesquisados são hachurados em amarelo facilitando a busca pelo conteúdo. Dessa forma, fica mais fácil encontrar informações contidas em diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Em que casos a digitalização é recomendada?

A digitalização de documentos é recomendada para todas as empresas que desejam liberar espaço, preservar documentos e agilizar processos. Entretanto algumas empresas em especial ou por determinações legais, são obrigadas a digitalizar seus documentos.

Com Decreto Federal n.9,235, as Instituições de Ensino Superior do país devem digitalizar todo o seu acervo acadêmico em até 24 meses.

O objetivo dessa obrigatoriedade na digitalização de documentos é garantir a integridade e autenticidade das informações que circulam diariamente por lá.

O artigo 58 ainda afirma que a mantenedora da IES tem a responsabilidade pela guarda e gestão de todo o acervo, mesmo em casos de encerramento da oferta de cursos.

O prazo para a execução é de até 24 meses após a publicação. Ou seja, 15 de dezembro de 2019.

Como digitalizar um documentos?

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

A digitalização de documentos requer um processo organizado, equipamentos profissionais e pessoas especializadas para um serviço de grande qualidade e responsabilidade.

A Célula, em seus 14 anos de experiência em serviços de gestão, guarda e digitalização de documentos, desenvolveu um processo e métodos próprios. Conheça as etapas do nosso serviço de digitalização e os benefícios associados à integração dos sistemas online:

Coleta e Separação

A Célula coleta os documentos direto na sede da sua empresa. Os arquivos são levados para organização e indexação com códigos de barras, antes da digitalização.

Qualificação dos Arquivos

O material passa por scanners de alta performance, que digitalizam documentos de todos os tamanhos e formatos, desde notas fiscais até livros especiais e plantas arquitetônicas. O processo é integralmente acompanhado por profissionais para garantir total nitidez.

Organização

Para tornar a digitalização eficiente nos processos da sua empresa, otimizamos a localização dos arquivos através de chaves inteligentes de pesquisa, chamadas indexadores e, opcionalmente, também realiza a busca via OCR. Essa última opção se assemelha a busca do Google, agilizando o acesso às informações. É possível utilizar indexadores como CNPJ, nome do fornecer e objeto do contato, deixando qualquer documento a alguns cliques de você.

GED Célula

O software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite o acesso remoto a todo o acervo. Ele agrega rapidez e facilidade à rotina de trabalho e encurta prazos.

Sua interface simples é passível de utilização de qualquer local com Internet. O sistema também permite requisições através de ordens de serviço e oferece segurança pela rastreabilidade, indicando solicitante, histórico de solicitações e demais dados necessários para a visualização dos documentos.

Qualidade e profissionalismo em todos os setores

A Célula conta com profissionais treinados, equipamentos de ponta e expertise de mercado. Além do alto padrão de qualidade, os serviços dão a garantia de que seu documento será facilmente encontrado no sistema e de modo nítido.

Com faturamento dividido por centro de custo e altamente detalhado, a cobrança dos serviços é precisa e especificada, para que você tenha total conhecimento do que está pagando.

Conheça os nossos cases de sucesso de digitalização!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Santa Casa de Misericórdia

Lá foram instalados equipamentos próprios e funcionários da Célula foram destacados para executar o preparo, digitalização e processamento das imagens. Elas são enviadas diariamente para servidores seguros, permitindo aos profissionais (que possuam senha de acesso) consulta online através do Sistema GED.

Além disso, em paralelo ao serviço feito nos documentos já existentes, a Célula realizou um treinamento com os funcionários. Dessa forma é possível dar continuidade ao processo para os documentos gerados diariamente.

Secretaria da Fazenda da Prefeitura de Juiz de Fora

A Célula forneceu mão de obra qualificada, equipamentos e tecnologia para preparação dos documentos, digitalização e digitação de indexadores. Com isso, a localização e visualização precisas dos documentos ficam muito mais ágeis.

Até o final do processo, cerca de 221.000 mil documentos pertencentes aos Departamentos de Contadoria e Auditoria Interna foram digitalizados.

Investimento e crescimento para sua empresa!

Nesse artigo você viu diversas informações sobre o processo de digitalização, os benefícios para sua empresa, quais cuidados deve tomar e os resultados reais de quem investiu na digitalização. Com toda certeza, investir em digitalização é prezar por mais espaço, segurança e organização para sua empresa.

Não deixe de acompanhar nossas atualizações e dicas sempre aqui no blog ou através das nossas redes sociais.

Se você ficou interessado em saber mais sobre esse serviço, entre em contato com uma de nossas unidades!

Saiba mais sobre as vantagens da digitalização Célula! Clique aqui e entre em contato com a unidade mais próxima | Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Deixar o papel de lado e tornar-se digital é um processo em andamento no mercado corporativo brasileiro.

Mas ainda assim existem dúvidas e receios com relação ao formato digital e o processo de formalização da assinatura de documentos não foge desse quadro.

No caso das assinaturas eletrônicas e digitais, elas possuem as mesmas equivalências jurídicas das assinaturas físicas, alterando basicamente a forma e o meio em que são realizadas.

Com isso, as empresas compreenderam que o modelo de assinatura em documentos eletrônicos agrega inúmeros benefícios, se comparado à assinatura física. Por exemplo, a grande redução de custos com papeis e transportação e mais velocidade e simplicidade no processo.

Então qual seria a diferença entre elas? E qual a alternativa mais segura?

 

Assinatura digital x Assinatura eletrônica

Assinatura Eletrônica

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A assinatura eletrônica pode ser uma assinatura digitalizada ou apenas uma confirmação associada a diversos formatos de autenticação de documentos como usuário e senha, email, token, entre outros.

Ela é muito usada no cotidiano para a formalização de contratos de aluguel, contratos de seguro, planos de saúde, assinaturas de TV, internet e telefonia e contratos de operações bancárias.

Mas, para que um documento formalizado no ambiente digital tenha validade jurídica, é importante que a plataforma em que o processo foi executado seja segura.

Por isso, deve-se registrar todas as ações executadas, a fim de garantir a transparência e assegurar aos signatários que elas foram gravadas em um histórico, impossibilitando que qualquer modificação seja ocultada.

 

Assinatura Digital

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A Assinatura Digital é um tipo específico de assinatura eletrônica e, para que ela seja feita, é necessário ter o Certificado Digital Público.

Esse certificado consiste na identidade digital de uma pessoa física ou jurídica no meio eletrônico, sendo feito por meio da criptografia dos dados de cada usuário.

Para que o certificado seja emitido, é imprescindível que a pessoa compareça a um órgão governamental responsável por regularizar e registrar seus dados no meio digital.

Se for o registro de uma pessoa física, é obrigatória a apresentação do CPF, Carteira de Identidade e comprovante de residência, todos originais.

No caso de pessoa jurídica, devem ser apresentados o CNPJ e o documento de constituição.

 

Mas, afinal, qual é mais seguro?

Não há, especificamente, um meio mais seguro. Se executados de maneira profissional e competente, ambas as formas oferecem confiabilidade.

Porém, cada uma se encaixa em contextos diferentes. Por isso, é importante analisar a situação para que a aplicação seja feita da maneira correta.

Assim, não há a possibilidade de prejuízos para o empreendedor que almeja ter um registro digital.

Entenda como funciona a certificação digital de documentos!

 

Aqui na Célula, nosso Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é compatível com documentos certificados e assinaturas digitais.

Dessa forma, todos os arquivos da sua empresa ficam reunidos em um só lugar, facilitando o acesso e a organização e evitando a perda.

Conheça mais dos nossos serviços!

Físicos ou digitais, confie na Célula para a gestão dos seus documentos! Clique aqui e confira nossas soluções! | Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

As empresas estão em constante evolução, afinal de contas, para crescer é preciso se adaptar e reformular processos internos e externos, organizar espaços e ampliar equipes.

Cada uma, de acordo com a sua realidade, encontra maneiras ideais para estruturar essas mudanças. Por isso, a tecnologia é uma forte aliada nesse processo: ela nos deixou mais ágeis, mais organizados e mais assertivos nas atividades.

Podemos contar com ferramentas mobile, automações de diversos tipos, programas, aparelhos e uma infinidades de escolhas, adaptadas e desenvolvidas por nicho ou tamanho da empresa.

Quer melhorar sua produtividade, organização e gestão? Continue lendo esse post.

 

Personalização, usabilidade e precisão com a tecnologia

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Quando falamos em usar soluções tecnológicas dentro das empresas, estamos testemunhando uma mudança ainda mais profunda: a mudança na maneira como trabalhamos e executamos tarefas.

Se há 20 anos atrás você não podia contar com aparelhos que permitiam atualizar e-mails, marcar compromissos na agenda e acompanhar notícias, hoje o acesso é simples e rápido, feito apenas com seu smartphone.

Por isso, gestores dos mais variados nichos tem aberto as portas para soluções inteligentes e totalmente tecnológicas.

Essa evolução é fomentada pelos números: o Brasil é um dos 10 maiores mercados de tecnologia do mundo, movimentando cerca de bilhões no ano passado.

E no seu trabalho? Como as novas soluções tecnológicas podem ajudar no seu dia a dia e nos desafios da sua empresa? Separamos algumas dicas para você.

 

3 soluções que a tecnologia pode trazer para seu trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Comunicação Interna

Gerenciar a comunicação de grandes equipes, franquias ou funcionários remotos é, sem dúvida, uma tarefa desafiadora e que pode trazer impactos para todas as outras áreas.

Atualmente existem diversos tipos de aplicativos, programas ou plataformas que possibilitam uma integração maior dos times de trabalho sem por isso ter que apelar para caixas de e-mail lotadas ou correr o risco de sofrer com a famosa “Rádio-peão”

Uma das alternativas mais famosas é o Slack. Com ele é possível criar grupos de conversa de acordo com a organização da empresas, criar lembretes, enviar documentos, marcar usuários e fazer integrações com outros aplicativos.

Gerenciamento de Tarefas

Ajustar prioridades, organizar fluxo de trabalho, adicionar responsáveis, programar tarefas, fazer análise de tempo gastos em cada atividade, medir o nível de entregas, facilitar a organização e o entendimento de toda equipe são alguns dos benefícios oferecidos pelas soluções para gerenciamento de tarefas.

Ferramentas como Asana, Trello ou Ora têm fácil acesso, interfaces intuitivas e agradáveis. Elas trazem mais agilidade e transparência para os processos dentro da empresa.

É uma ajuda sempre bem vinda ao trabalho, principalmente dos gestores!

Automação de Marketing e Vendas

Ainda sobre as ferramentas de gestão de processos, podemos potencializar diversas áreas dentro de uma empresa. Desde a produção até a contabilidade, passando claro pelas vendas e o marketing.

Os softwares e plataformas que escalam tanto as vendas quanto o marketing, (duas áreas cada vez mais próximas atualmente) passam a automatizar processos que seriam custosos financeiramente, além do gasto de tempo e pessoal.

Atividades simples como enviar e-mails, programar lembretes para ligações de retorno, identificar clientes mais propensos à uma compra ou registrar e analisar dados de interação e comportamento são feitas em questões de minutos com os CRM’s e ferramentas como RD Station ou Hubspot.

Gerenciamento de Documentos

Vivemos em um mundo cada vez mais digital. Diversos fornecedores e organizações reguladoras não emitem documentos físicos e o resultado é: uma infinidade de documentos digitais importantes demais para serem perdidos, difíceis demais de serem gerenciados no modelo dos arquivos físicos.

Além disso, o fluxo de utilização de documentos precisa ser ágil e de fácil acesso, na grande maioria das vezes, de maneira remota. Como fazer?

Também na categoria de SAAS (Software as a Service), o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos sana todos esses problemas facilitando a gestão de documentos.

Aqui na Célula nos especializamos em soluções para a gestão de documentos e arquivos e desenvolvemos o GED Célula.

Ele permite acesso ao seu acervo de documentos digitais e digitalizados com total segurança e personalização de níveis de acesso, em qualquer hora e de qualquer lugar, com leitura de caracteres e possibilidade edição online.

 

Cuidado na hora de procurar soluções!

Além dessas, são inúmeras as soluções e ferramentas disponíveis para otimizar o seu trabalho.

O mais importante é saber como ela se adequa a sua realidade, aos seus desafios e se de fato podem ser aplicadas nas atividades da sua empresa.

Gostou desse conteúdo? Quer saber mais sobre gestão, empreendedorismo e negócios? Curta nossa página no Facebook e no LinkedIn e receba nossas atualizações!

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho | Clique aqui e conheça todas as nossas soluções em Gestão de Documentos

Gerenciamento de projetos sem preocupações: nossa parceria com a Fadepe

Gerenciamento de projetos sem preocupações: nossa parceria com a Fadepe

Especializada em gerenciamento de projetos, a Fadepe (Fundação de Apoio e Desenvolvimento ao Ensino, Pesquisa e Extensão) está presente no mercado há 23 anos.

Em uma empresa que lida diretamente com gestão administrativa e financeira através consultorias, prestação de serviços, entre outras soluções, a Gestão de Documentos se faz essencial no dia a dia para otimizar processos.

E foi a partir dessa necessidade que surgiu a parceria com a gente aqui da Célula há cerca de um ano.

Gerenciamento de projetos sem preocupações: nossa parceria com a Fadepe

A substituição dos arquivos físicos pelos digitais foi a principal mudança na rotina da empresa, que ganhou mais espaço físico e produtividade.

Através do nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos Digitais (GED Digital), a Fadepe tem acesso e controle de todos os seus documentos digitais de forma rápida e fácil de qualquer lugar que tenham um dispositivo conectado com a internet.

Assim, os arquivos se mantêm seguros e com acesso remoto somente por pessoas autorizadas.

Gerenciamento de projetos sem preocupações: nossa parceria com a Fadepe

Além disso, a equipe não perde tempo procurando qualquer informação. Tudo está a um clique e pode ser pesquisado por palavras-chave ou mesmo frases e textos contidos no material.

Respeitando as particularidades da empresa, desenvolvemos uma solução que contemplasse suas necessidades e prioridades.

Heloiza Amaral, gerente administrativa da Fadepe, afirma que a parceria já trouxe muitos benefícios:

“Tudo isso ajuda na otimização de nossos processos e podemos contar com um atendimento personalizado para cada demanda do dia a dia. Sem contar a segurança e a economia de tempo e espaço físico que a migração para os arquivos digitais nos trouxe”.

Aqui na Célula, oferecemos diversas soluções em Gestão de Documentos para empresas de gerenciamento de projetos e muitos outros modelos.

Entre em contato e descubra qual é a melhor opção para você!

Gerenciamento de projetos sem preocupações: nossa parceria com a Fadepe | Nós cuidamos da papelada. Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos

Solução para RH: mais um benefício da Célula para a sua empresa

Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

Já parou para pensar todos os benefícios de uma solução em Gestão de Documentos para RH na sua empresa?

Uma solução para RH que permita armazenar e gerenciar os arquivos ativos e inativos de funcionários da empresa.

E não só isso, mas também facilite processos como rescisão de contrato, emissão de recibos e folhas de pagamento, recolhimento de INSS, consulta de FGTS e muitos outros.

Além de notificar automaticamente quando alguma ação precisa ser executada. Por exemplo, se estiver na época de refazer exames médicos periódicos ou realizar algum pagamento.

Não, não é um sonho ou alguma tecnologia maluca. Essa é a mais nova solução da Célula para trazer ainda mais produtividade e otimização de serviços para a sua empresa.

Teve interesse?Confira mais detalhes ao longo desse texto!

Benefícios de uma solução para RH

Documentos mais organizados

Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

O primeiro passo da Gestão de Documentos na solução para RH é classificar e organizar todos os arquivos referentes ao setor.

Contratos de trabalho, cópias de documentos pessoais, comprovantes de benefícios, exames médicos admissionais, periódicos e demissionais e muitos outros são recolhidos e separados de acordo com sua categoria.

Dessa forma, cada documento pode ser encontrado mais facilmente, uma vez que seus funcionários já sabem onde encontrá-los.

Encontre seus arquivos mais facilmente

Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

Depois de categorizados, os documentos são digitalizados com nossa tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR).

Ela faz com que os computadores e gadgets consigam ler cada arquivo, permitindo uma infinita gama de possibilidades de busca.

Ou seja, se torna possível pesquisar seus documentos por categoria e tags, mas também por algum termo ou frase que estejam nas páginas. Seja um valor, uma data, um item em uma guia de pagamento, entre muitos outros.

Acesse os documentos de qualquer lugar

Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

Quando digitalizados, os arquivos são armazenados na nuvem através do nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Assim, é possível acessá-los 24 horas por dia e sete dias por semana de qualquer local em um dispositivo com internet.

Mais segurança para seus arquivos

 

Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

Com seus documentos disponíveis através do GED, os originais ficam bem guardados em caixas e estantes adequadas para o armazenamento a longo prazo.

Dessa forma, eles não são manuseados frequentemente e evitam se perder , rasgar ou danificar em meio ao dia a dia e as funções do escritório.

Mais economia de espaço

Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

Além da eliminação dos arquivos desnecessários, ainda na primeira etapa do processo, os documentos de funcionários inativos ficam guardados no nosso galpão com monitoramento 24h e controle de insetos e pragas.

Já os documentos de colaboradores ativos são devolvidos à empresa, uma vez que a demanda por eles é constante. Para isso, a equipe da empresa também pode ser treinada para a manutenção desses arquivos e digitalização dos novos documentos, sem ônus adicional.

Os benefícios da solução para RH em Gestão de Documentos da Célula são muitos!  Ela permite uma maior integração das filiais de uma empresa, diminui consideravelmente o tempo gasto em pequenas demandas do dia a dia e garante a segurança de todo o acervo de documentos e arquivos.

Acha que nossa solução para RH ajudaria sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça nossos pacotes! | Solução para RH:mais um benefício da Célula para a sua empresa

 

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

O setor de Recursos Humanos tem um papel fundamental dentro de uma empresa. Por isso, otimizar o RH é tão importante para o bom andamento de seus processos.

Afinal, esse é um departamento com muitas atividades burocráticas e operacionais.

Confira nossas 3 dicas para tornar o RH da sua empresa mais eficiente e organizado.

Como otimizar o RH da sua empresa

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Faça um planejamento e estabeleça metas

Um dos primeiros passos para otimizar o RH da sua empresa é planejar ações e estabelecer metas que deseja alcançar.

Pense em metas plausíveis para serem atingidas e, com isso em mente, planeje as ações de sua equipe.

Determinar um prazo para as suas metas também ajuda a manter o foco nas atividades.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Tenha uma equipe integrada e delegue funções

Delegar as ações do seu planejamento faz o ritmo de trabalho correr ainda melhor.

Ter uma equipe integrada facilita a execução de tarefas e deixa os profissionais mais motivados e empenhados.

Portanto, outro ponto fundamental para otimizar o RH da sua empresa é sempre incentivar o trabalho em equipe e manter um clima organizacional positivo.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Se mantenha atualizado

Sempre esteja por dentro de todas as novidades do setor. Para otimizar o RH da sua empresa, é preciso conhecer as tendências e saber o que é e o que não é válido implementar com a sua equipe.

E é ainda mais importante que toda a equipe seja qualificada e atualizada para garantir uma excelência operacional, com foco nos resultados e nas metas a serem alcançadas.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Dica bônus!

Aposte em ferramentas que automatizem processos e sejam aliadas em agilizar tarefas para melhorar seus resultados.

Aqui na Célula, temos uma solução específica para otimizar o RH com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Ele permite armazenar e gerenciar os arquivos ativos e inativos de funcionários da empresa e notifica automaticamente quando alguma ação precisa ser executada, por exemplo, se estiver na época de refazer exames médicos periódicos ou realizar algum pagamento.

Além disso, nossa solução facilita processos como rescisão de contrato, emissão de recibos e folhas de pagamento, recolhimento de INSS, consulta de FGTS e muitos outros.

Lembre-se de que investir e otimizar o RH traz diversos benefícios para a empresa e os colaboradores.

Entre em contato e saiba mais sobre nossas soluções em Gestão de Documentos para a sua empresa.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!) | Otimize o RH da sua empresa! Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Nossa Diretoria reunida

 

Hoje, completamos 14 anos! E nos orgulhamos em dizer que somos uma empresa inovadora no setor da Gestão de Documentos.

Nosso principal objetivo é levar mais produtividade e praticidade a outras empresas Brasil afora, com muita seriedade e profissionalismo.

Através de nossos serviços, apresentamos soluções específicas para cada modelo de negócio, de acordo com suas necessidades.

Nossos serviços e soluções em Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Um dos nossos serviços é a guarda terceirizada de documentos

 

Nossas soluções são levadas através de diversos serviços de Gestão de Documentos. Veja só!

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Temos uma frota à disposição de nossos clientes, para levar seus documentos sempre que necessário, em um prazo de 24h

 

Dessa forma, conseguimos atingir diversos nichos de mercado, com soluções específicas:

Investimos em uma equipe treinada e especializada e buscamos sempre nos modernizar.

Dessa forma, oferecemos as melhores ferramentas para facilitar a relação das empresas com seus documentos, sem burocracias.

Aonde levamos a Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Queremos levar a Gestão de Documentos a cada vez mais empresas de diversos cantos do país

 

Uma de nossas metas é levar uma Gestão de Documentos de qualidade e com excelência a cada vez mais cantos do Brasil.

Atualmente, estamos presentes em seis cidades de três regiões do país:

14 anos de qualidade e eficiência

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Os franqueados de Curitiba, Salvador e Maringá, no 1º Encontro de Franquias, em 2017

 

Há tanto tempo no mercado, nossa empresa está consolidada e em um processo de expansão.

Com duas novas unidades abertas em 2017 e o 2º Encontro de Franquias já a caminho, esse processo não está no planos de terminar tão cedo.

Nossa maior intenção é unir modernidade e tradição para entregar excelência.

Abrimos as portas para novos serviços e temos novos projetos no forno, para oferecer as melhores ferramentas e soluções em Gestão de Documentos.

Agradecemos a cada um dos nossos clientes e colaboradores pela confiança, parceria e apoio nessa caminhada.

E que muitos anos de sucesso ainda venham pela frente!

Quer saber tudo o que podemos fazer pela sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça todas as nossas soluções em Gestão de Documentos! | Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Gestão de documentos para instituições de ensino: nossa parceria com o Colégio Perfil

Gestão de documentos para instituições de ensino: estante de livros que parece estar ambientada em uma biblioteca

É inegável a importância da gestão de documentos para instituições de ensino. São incontáveis os papeis com dados e documentos de alunos que surgem todos os anos e que devem ser guardados permanentemente.

Foi para administrar melhor tudo isso que o Colégio Perfil, de Lauro de Freitas/BA, procurou a Célula Salvador, há dois anos.

“Antes, a escola sofria muito com a falta de espaço que o armazenamento desses papeis causava. Sem contar que nossa cidade é praiana, o que deixa os documentos muito mais vulneráveis à degeneração”, contou Jainira de Carvalho, secretária do colégio.

Gestão de documentos para instituições de ensino: foto do galpão da célula com diversas caixas dispostas em grandes estantes

Qual a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino?

A guarda terceirizada foi a solução em gestão de documentos para instituições de ensino que a Célula encontrou. Dessa forma, era possível resolver todos os problemas de segurança, organização e armazenamento dos arquivos.

Mas, além disso, a escola precisava de uma forma de facilitar o controle de contratos e o acesso à documentação dos alunos.

Para isso, a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino encontrada foi a digitalização com reconhecimento de caracteres de todos os arquivos. Ela permite que tudo seja facilmente pesquisável através do software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

“Com as soluções da Célula, o nosso trabalho ficou muito mais agilizado. Basta entrar no GED quando precisamos da informação de algum aluno. Facilita muito! O volume de papel diminuiu e economizou muito espaço, o que era uma necessidade urgente”, disse Jainira.

Gestão de documentos para instituições de ensino: pastas de arquivos, uma vermelha e uma branca

Ela conta também que, no começo, ficava receosa de deixar os documentos na guarda terceirizada e precisar deles depois. Mas, com o tempo, percebeu que o GED supria quase todas as suas necessidades.

“E se eu preciso da versão física de algum arquivo”, explica, “é só fazer a solicitação pelo software mesmo, que rapidamente eles chegam.”

A Célula conta com diversas soluções em Gestão de Documentos para instituições de ensino e diversos outros modelos de empresas. Entre em contato e saiba qual é a melhor para você!

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3 soluções em Gestão de Documentos para coworkings

Gestão de Documentos em coworkings

Imagem: Flickr

O novo modelo de trabalho proposto pelos coworkings possui inúmeras vantagens em relação aos escritórios tradicionais: maior custo-benefício, mais economia e o espaço propício para o desenvolvimento de networkings são apenas algumas delas.

Porém, o pouco espaço para armazenar de documentos pode ser um problema. Afinal, independente do porte da empresa, o número de arquivos importantes que passam nas mãos de seus funcionários diariamente é grande.

Seja em sua forma física ou digital, muitos deles ainda precisam ser frequentemente consultados. Por isso, é essencial tê-los sempre à mão, mas ainda assim seguros e bem armazenados.

Conheça as soluções e vantagens da Gestão de Documentos para coworkings

Guarda terceirizada

Muitos espaços de coworking possuem armários dedicados a seus frequentadores. Mas suas condições raramente são ideais para armazenar grandes quantidades de documentos e garantir sua segurança.

Ao contratar uma guarda terceirizada, seus arquivos ficam seguros em um galpão, à sua disposição sempre que precisar. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando à integridade do documento e da informação.

Com o objetivo de agilizar o acesso à informação, os documentos são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigidapelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus arquivos e evitamos que eles se percam ou caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave, que facilitam nas buscas por um documento específico.

Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto a todos os seus documentos. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los.

O software pode ser usado em qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar qualquer documento que esteja armazenado em nosso galpão e, em até 24 horas, ele estará em suas mãos.

Nosso GED também é compatível com documentos digitais. Isso facilita sua organização e evita que se percam em meio a inúmeras pastas no computador ou em algum acidente com seus equipamentos.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Arquivos bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Entre em contato e conheça nossos serviços!

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