Como conquistar novos clientes em 2019
Como conquistar novos clientes em 2019?

Conquistar novos clientes é uma missão constante na rotina de qualquer empresa, especialmente quando um novo ano se inicia. Mas prospectar não é tarefa fácil e merece atenção.

Afinal de contas, como a sua empresa trabalha para captar novos clientes? Como é possível aperfeiçoar esse processo? Que estratégias tornam o exercício de prospecção mais poderoso?

Continue lendo este texto e confira três dicas para conquistar novos clientes em 2019.

Saiba quem é seu público

É fundamental que a sua empresa saiba quem são esses clientes que ela precisa conquistar.

Para quem é a sua empresa? Saber isso vai ajudar a consolidar seu posicionamento no mercado e tornar o processo de captação mais assertivo.

Afinal, saber com quem você quer falar vai nortear suas decisões e estudos de mercado, possibilitando identificar oportunidades para triunfar no segmento escolhido.

Além disso, conhecer seu público, sabendo quem ele é, o que faz e como compra, vai ajudar a identificar a melhor maneira de falar com ele e conquistar novos clientes.

Tenha presença digital

No mundo em que vivemos hoje, ter um site e estar presente nas redes sociais é essencial para a prosperidade de uma empresa.

É na internet que, provavelmente, a maioria dos seus clientes está. Mas, infelizmente, não são todas as empresas que dão a devida atenção à sua presença digital.

Por isso, as que o fazem, têm uma enorme vantagem. Afinal, é no site e nas redes sociais que seus possíveis clientes vão buscar informações para decidirem se devem ou não comprar seu produto.

Um bom site deve ser claro quanto aos serviços, produtos e diferenciais oferecidos pela empresa.

Ele deve ser construído de forma estratégica e otimizada, para que seu site seja encontrado e bem ranqueado no Google e em outras ferramentas de pesquisa.

Quanto às redes sociais, é importante avaliar quais são as mais usadas pelos concorrentes.

Uma página no Facebook, Instagram ou LinkedIn valem a pena para boa parte das empresas. Mas algumas ainda podem usar Pinterest, Vimeo, Snapchat, YouTube, entre outras.

Mas, para que o resultado esperado seja atingido, é importante que as estratégias sejam desenvolvidas por profissionais da área, que saberão lidar melhor com o público e aumentarão sua chance de conquistar novos clientes.

Como conquistar novos clientes em 2019?

Melhore, sempre!

É o que dizem por aí, nada é tão bom que não possa melhorar. Trabalhar na qualidade do seu produto ou serviço é fundamental para o bom andamento de qualquer empresa.

Se você deseja conquistar novos clientes, não pode ficar estagnado. É preciso agir.

Quanto melhor for o seu produto, mais avaliações positivas terão dos atuais clientes e maiores serão as chances deles recomendarem seus serviços.

Tenha seus colaboradores envolvidos no projeto, encoraje-os diariamente e faça com que eles se sintam parte importante da empresa.

Além disso, invista em uma gestão de documentos de qualidade que auxilie na produtividade da sua equipe.

Lembre-se que um time de colaboradores produtivo é composto de pessoas motivadas que dão o melhor de si pelo bem estar da empresa.

A organização, produtividade e qualidade aprimoradas da equipe e do dia a dia do negócio como um todo refletem naturalmente no processo de conquistar novos clientes.

Para saber mais sobre gestão de documentos e receber mais dicas de empreendedorismo, organização e produtividade, continue acompanhando nosso blog, e visite nossas páginas no Facebook e LinkedIn.

O que a Gestão de Documentos pode fazer pelo seu negócio? Clique aqui, entre em contato e conheça nossas soluções | Como conquistar novos clientes em 2019?
Como fazer sua empresa crescer em 2019

O ano acabou de começar e, se você não fez o planejamento da sua empresa e definiu metas para sua empresa no fim do ano passado, agora é a hora.

Para fazer sua empresa crescer em 2019 e escalar bons resultados é necessário estabelecer metas e  elaborar um planejamento para cumprí-las.

É importante que essas metas sejam reais, afinal, de nada adianta definir metas que serão impossíveis de serem batidas. Logo você nunca alcançará os resultados esperados.

Por isso, preparamos uma lista de metas que você pode estabelecer para fazer sua empresa crescer em 2019.

Lista de metas que podem ajudar sua empresa a crescer

Aumentar as vendas em certo período de tempo

Este tipo de meta é relacionado às vendas, que são o que vai fazer sua empresa alcançar o sucesso.

Muitos pensam em aumentar o faturamento e pronto. Isso é muito vago.

É preciso especificar o quanto, de fato, querem que aumente, qual resultado desejam obter.

Por isso, é fundamental definir o quanto as vendas devem aumentar e em quanto tempo.

E, obviamente, é preciso monitorar as estratégias, avaliando seus resultados constantemente para que, se necessário, possa mudá-las e atingir o resultado esperado.

Metas de vendas são muito eficazes na hora de fazer sua empresa crescer em 2019.

Reduzir custos de produção

Se você quer fazer sua empresa crescer em 2019, não adianta focar apenas em vendas e faturamento.

A implementação de soluções para a redução de custos em conjunto com o aumento das vendas será capaz de promover um impacto significativo no crescimento da sua empresa.

Uma medida que ajuda na redução dos custos é adoção de novas tecnologias, como é o caso do nosso GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

O GED é um software que armazena todos seus documentos digitalizados e guardados pela Célula, e pode ser acessado através do computador, tablet ou smartphone.

Isso possibilita a redução no custo do armazenamento e cuidado com os documentos.

Aumentar a satisfação do cliente

Além de conquistar novos clientes, manter aqueles que já compram de você é fundamental para sua empresa crescer em 2019.

Inclusive, vale lembrar que os custos para ampliar seu número de clientes costuma ser bem maior do que o do pós-venda.

É preciso se concentrar em melhorar o atendimento antes, durante e após a compra do seu produto, pois é isso que garante a satisfação do seu cliente: o bom atendimento.

Treinar sua equipe

Uma empresa de sucesso é aquela que valoriza o que tem de mais importante: o ser humano.

Sem a dedicação e a vontade dos colaboradores, nenhuma das metas anteriores poderá ser batida.

Por isso é importante fazê-los se sentirem como uma parte importante do negócio. Dessa forma, eles terão mais produtividade, engajamento, dedicação e, por consequência, sucesso.

Os treinamentos servem para motivar os funcionários, fazê-los trabalhar melhor em equipe e adquirir novas habilidades.

Lembre-se: seus colaboradores são a parte mais importante para fazer sua empresa crescer em 2019.

Aplicando estes exemplos de metas ao seu negócio, você poderá fazer sua empresa crescer em 2019 e obter resultados surpreendentes.

Para mais dicas e soluções, visite nosso site e acompanhe nosso blog.

Como solucionar problemas com a gestão de documentos

Como solucionar problemas com a gestão de documentos

Se você tem empresa ou gerencia uma, provavelmente, passa por vários desafios todos os dias.

Nos mais variados ramos, problemas como falta de espaço, tempo mal utilizado e custos altos, deixam o gestor com dor de cabeça.

Mas eles têm outra coisa em comum: todos podem ser resolvidos por meio da gestão de documentos.

Neste artigo, vamos te mostrar quais problemas são esses e como solucioná-los.

Estou com problema de falta de espaço

Como solucionar problemas com a gestão de documentos

Em empresas com um grande número de documentos impressos – como em escritórios de advocacia, que lidam com muitos processos, contratos e certidões, por exemplo – a falta de espaço é um problema recorrente.

Mas, como solução, nós temos a guarda e gestão de documentos terceirizada.

Esta solução consiste em digitalizar todos os documentos e armazená-los em um galpão especial com segurança 24h, monitoramento de câmeras e controle contra insetos e pragas.

Dessa forma, você mantém seus documentos seguros e libera espaço no seu escritório ou empresa.

Os fluxos de trabalho estão ineficientes

Como solucionar problemas com a gestão de documentos

Considere este exemplo: um consultório odontológico precisa revisitar o histórico de um paciente em documentos físicos.

Este processo é lento e prejudica etapas posteriores, como a própria consulta, afetando todo o negócio.

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) dá acesso aos documentos armazenados no galpão da Célula que foram digitalizados.

Estes documentos são acessíveis 24h por dia através do software por meio de computadores, tablets e smartphones.

Este é um método simples de como solucionar problemas com a gestão de documentos que pode te garantir uma eficiência maior no desempenho do seu trabalho.

Custos elevados e desnecessários

Como solucionar problemas com a gestão de documentos

Documentos físicos mal armazenados se perdem ao longo do tempo, seja por sujeira, rasgos ou manuseamento.

Isto demanda novas impressões e cópias, gastando mais papel, tinta, tempo e outros recursos.

A digitalização de documentos garante uma vida útil maior às informações, o que reduz seus custos com produção e armazenamento de arquivos.

E, além de tudo, ainda é uma forma sustentável e o meio ambiente agradece.

 

A Célula tem essas e muitas outras soluções específicas para o seu modelo de negócio.

Entre em contato e invista agora em uma gestão de documentos eficiente para a sua empresa.

Clique aqui e conheça melhor nossas soluções em Gestão de Documentos | Como solucionar problemas com a gestão de documentos

O que é BPO e como ele pode ajudar a sua empresa?

O que é BPO e como ele pode ajudar a sua empresa?

O BPO ou em inglês, Business Process Outsourcing, é uma tendência cada vez mais adotada na gestão de empresas. Trata-se, no geral, de terceirizar processos e demandas organizacionais da gestão de uma empresa, visando diminuir os custos e aumentar a eficiência.

Geralmente, esses processos não estão ligados ao core business da empresa, mas a demandas paralelas, como: gestão de pessoas, gestão de documentos e estoques, suporte técnico, departamento financeiro, jurídico entre outros.

Nesse artigo você vai entender melhor o que é o BPO e como ele pode ajudar a sua empresa. Continue lendo!

Como o BPO funciona?

O que é BPO e como ele pode ajudar a sua empresa?

O mercado está cada vez mais competitivo. O número de empresas do mesmo seguimento se multiplica todos os dias e as empresas precisam se adequar a clientes cada vez mais exigentes, sempre com rapidez e inovação.

Nesse cenário, o foco dos administradores cai sempre sobre os departamentos que têm mais contato com o cliente e sobre os que têm total responsabilidade sobre o produto ou serviço oferecido.

Entretanto, outras áreas e departamentos também precisam de atenção para que a empresa como um todo continue funcionando. Como atender a tantas demandas sem desviar esforços estratégicos para outras atividades?

A resposta, claro, é o BPO. Com essa abordagem as empresas passaram a contar com profissionais especializados para atuar nesses setores. Dessa forma a empresa pode concentrar seus esforços sem perder na qualidade dos processos internos.

Quais as vantagens do BPO?

  • Redução de custos com atividades administrativas;
  • Lideranças focadas na administração e desenvolvimentos dos negócios da empresa;
  • Disponibilidade de profissionais especializados para cuidar das atividades terceirizadas;
  • Economia de recursos: menos espaço físico, menos administração de pessoal, menores despesas em materiais de consumo;
  • Menores riscos: redução de riscos trabalhistas, erros profissionais e gestão dos processos;
  • Maior agilidade na ampliação ou redução dos serviços (contratação, treinamento, execução);
  • Transparência, agilidade e confiabilidade no fluxo de informações.

O que é BPO e como ele pode ajudar a sua empresa?

Quero BPO na minha empresa. Como começar?

Em geral, as próprias prestadoras de serviço são responsáveis por auxiliar as empresas na etapa de diagnóstico e planejamento. Antes de qualquer coisa é preciso fazer um avaliação da empresa. Nesse diagnóstico, é fundamental entender como está o funcionamento das equipes, quais áreas precisam de suporte e quais podem ser otimizadas.

Nessa etapa, também deve ser feito o mapeamento de processos de negócio. Logo em seguida, entender quais desses processos são terceirizáveis, ou seja, que não precisam necessariamente de uma equipe interna para funcionar. É o caso de empresas que contratam consultorias de RH para cuidar da gestão de pessoas, por exemplo.

A Célula pode te ajudar!

Atuando principalmente nas áreas de informação, arquivamento, conferência, organização, preparação, digitalização e digitação, a Célula auxilia na otimização de processos de várias empresas. A UNIMED, por exemplo, conta conosco há mais de 10 anos.

Segundo a gerência administrativa, o principal motivo que levou a cooperativa a procurar a prestação de serviços foi a necessidade de ter segurança na organização e armazenamento dos documentos. E, com isso, ganhar tranquilidade e praticidade.

Se essa também é a realidade da sua empresa, entre em contato. Queremos ajudar você a transformar sua gestão!

Quer o BPO na sua empresa? Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos! | O que é BPO e como ele pode ajudar a sua empresa?

Soluções em gestão de documentos para transportadoras

Soluções em gestão de documentos para transportadoras

As transportadoras são essenciais para o andamento de, praticamente, todos os segmentos do país.

Porém, os processos de uma transportadora têm uma grande parte burocrática, o que gera muitos documentos.

Tal excesso documental traz problemas que afetam diretamente o desempenho da empresa como:

  • Redução do espaço físico da empresa;
  • Lentidão nos processos da transportadora;
  • Desorganização do ambiente de trabalho.

Quais as soluções em gestão de documentos para transportadoras?

Aqui na Célula, nós temos soluções em gestão de documentos específicas para o segmento, trazendo incontáveis benefícios para a sua empresa. Confira!

Soluções em gestão de documentos para transportadoras

Digitalização e CEDOC

 Benefícios:

– Economia de tempo, dinheiro e mão de obra;

– Mais agilidade nos processos;

– Maior conservação do acervo de documentos.

Como funciona:

Todos os Ct-e (Conhecimentos de Transporte Eletrônicos), emitidos e acumulados, são colhidos e recebem uma etiqueta com código de barras para identificação.  Logo, passam por uma triagem, a fim de conferir assinaturas, rasuras e afins.

Em seguida, pequenos reparos são feitos, caso necessário, como a retirada de grampos, clips e amassados.

Por fim, digitalizamos os documentos e, a partir daí, eles podem ser acessados pelo nosso software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Guarda de Documentos Terceirizada

 Benefícios:

– Liberação de espaço físico;

– Liberação de mão de obra;

– Documentos entregues em até 24h (3h, em caso emergencial);

– Segurança 24h.

Como funciona:

O documento é gerado no cliente.

A coleta, que pode ser feita pela célula ou pelo cliente, é agendada. O protocolo é feito para controle da retirada dos documentos.

Todos os documentos recebem a identificação e são digitalizados.

Os documentos são classificados com as tipologias e temporalidades indexadores definidos.

Eles são digitados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma única e ágil depois da implantação.

Os documentos da transportadora são digitalizados e ficam acessíveis pelo GED Célula 24h por dia, 7 dias por semana.

Depois de digitalizados, os documentos vão para caixas com a etiqueta de posição, seu futuro endereço físico na estante.

Por fim, a caixa é alocada na estante, especialmente construída para este propósito, em galpão especial com segurança e monitoramento 24h.

Soluções em gestão de documentos para transportadoras

Terceirização de Processos

 Benefícios:

– Redução de custos com atividades administrativas;

– Lideranças focadas na administração e desenvolvimentos dos negócios da empresa;

– Menores riscos: redução de riscos trabalhistas, erros profissionais e gestão dos processos;

– Maior agilidade na ampliação ou redução dos serviços (contratação, treinamento, execução).

Como funciona:

A Célula opera os processos da transportadora que envolvem informação, arquivamento, conferência, organização, preparação, digitalização, digitação entre outros que sua empresa precise terceirizar.

Se você se interessou por alguma de nossas soluções entre em conosco e saiba mais pelo site.

Clique aqui e conheça todas as nossas soluções em Gestão de Documentos | Soluções em gestão de documentos para transportadoras

Glossário: O que significam as siglas dos impostos?

Glossário: O que significam as siglas dos impostos?

É verdade que, quando a conversa é “impostos”, muitas pessoas torcem o nariz.

E às vezes até pagamos impostos que nem sabemos o que são, com suas intermináveis siglas: ICMS, ISS, IOF… e por aí vai.

Mas, para te ajudar a descobrir o que você está pagando, nós desenvolvemos esse pequeno glossário que explica o que significa cada uma das siglas dos impostos mais comuns.

Confira!

Glossário de Impostos: entenda o que cada um significa

Glossário: O que significam as siglas dos impostos?

ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços

É um tributo estadual que incide sobre diversos produtos, desde eletrodomésticos a chicletes, inclusive é aplicado a produtos importados.

Este imposto é cobrado indiretamente, ou seja, seu valor é adicionado ao valor do produto comercializado ou do serviço prestado.

ISSQN: Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza

Mais conhecido como ISS (Imposto Sobre Serviços) é recolhido pelos municípios.

Cobrado de empresas e profissionais autônomos, o ISS incide sobre os mais diversos serviços, desde a saúde, como médicos e psicólogos, até o transporte e a construção, passando por informática, telemarketing e muitos outros setores.

FGTS: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço

Criado com o objetivo de proteger o trabalhador demitido sem justa causa, mediante a abertura de uma conta vinculada ao contrato de trabalho.

A cada mês, o empregador deposita em contas abertas na Caixa Econômica Federal, em nome dos empregados, o correspondente a 8% do salário de cada funcionário.

O FGTS é o total desses depósitos mensais e seu valor pertence ao empregado que, em alguns casos, pode dispor do total depositado em seu nome.

INSS: Instituto Nacional do Seguro Social

Este não é um imposto, propriamente dito, mas também pagamos mensalmente, por volta de 8% a 11% do valor do salário.

O desconto é feito diretamente na folha de pagamento do funcionário.

O INSS tem como função fazer os pagamentos referentes a aposentadoria, auxílio-doença, pensão por morte e muitos outros benefícios previstos por lei.

Glossário: O que significam as siglas dos impostos?

PIS/PASEP: Programas de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público

Os recursos do PIS são destinados ao pagamento do seguro-desemprego, abono e participação na receita dos órgãos e entidades para trabalhadores públicos e privados.

O PIS é destinado aos funcionários de empresas privadas, administrado pela Caixa Econômica Federal. O PASEP é destinado aos servidores públicos, administrado pelo Banco do Brasil.

COFINS: Contribuição para Financiamento da Seguridade Social

O COFINS é uma contribuição social aplicada sobre o calor bruto por uma empresa.

Ele pode ser cobrado de duas formas: cumulativa e não cumulativa.

A forma cumulativa é cobrada todos os meses, já a não cumulativa é cobrada uma vez por ano, em seu valor total.

Os recursos do COFINS são destinados principalmente para a área da saúde.

IPTU: Imposto Predial e Territorial Urbano

Imposto cobrado de quem possui um imóvel urbano.

Seja casa, apartamento, sala comercial ou qualquer outro tipo de propriedade em uma região urbanizada.

O IPTU é recolhido pela cidade e seu valor varia de acordo com a avaliação do imóvel.

O dinheiro arrecado fica no município e pode ser usado nas obras urbanas.

 IPVA: Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores

O IPVA é o imposto cobrado para cada veículo automotor anualmente pelo estado.

Seu valor se baseia no ano de fabricação e no valor do automóvel.

50% do dinheiro arrecadado é destinado ao Estado e o restante ao local onde o veículo foi registrado.

Glossário: O que significam as siglas dos impostos?

Agora você, finalmente, pode dizer que sabe para onde vai seu dinheiro!

Porém alguns comprovantes de pagamento de tributos têm um tempo de vida útil, por isso é importante gerenciar bem todos esses documentos.

Saiba mais sobre a vida útil de seus comprovantes lendo nosso texto “Por quanto tempo guardar documentos e comprovantes?” e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos.

Quer saber mais sobre as nossas soluções? Entre em contato com a gente!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Para evitar perdas, dificuldade de acesso e o acúmulo de material, muitas empresas escolhem a digitalização de documentos. Afinal de contas, o volume de papéis que circula dentro de um escritório não é nada pequeno, não é mesmo?

Tantos papéis guardados acabam tomando muito espaço e somando muita dor de cabeça.

Nesse artigo você vai descobrir tudo sobre as vantagens, novas tecnologias e as principais aplicações da digitalização para as empresas. Continue a leitura:

O que é digitalização?

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

De uma maneira geral, digitalização é o nome que damos ao processo de transformação de uma imagem ou um sinal analógico em códigos digitais, os famosos bit e bytes.

O processo de digitalização se dá através de scanners e impressoras, ou em alguns casos muito simples, por aplicativos.

Qualquer tipo documento pode ser digitalizado?

Quando tratamos de documentos empresariais, em sua maioria eles podem ser digitalizados. Isso se aplica também a documentos, com dimensões maiores, livros ou  outros formatos diferenciados.

 Alguns casos específicos de digitalização de documentos:

Plantas e desenhos técnicos

Esses são documentos de guarda permanente segundo a Resolução 14, do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Além disso, quase sempre são documentos de consulta recorrente. Por isso, é comum que esses documentos passem por um processo de deterioração.

Antes da digitalização, esses documentos também precisam passar por uma etapa criteriosa de higienização. Só então devem partir para acondicionamento adequado, seja em mapotecas ou em tubos.

Para facilitar o acesso a esses documentos, a Célula desenvolveu como importante funcionalidade no sistema GED:  além da visualização das imagens, permite edições, desenhos e anotações sempre preservando o original.

Livros Especiais

Livros de atas de reuniões, livros cartoriais, livros de escrituras entre outros tipos, são documentos encontrados de forma regular nos mais diversos segmentos empresariais.

A corregedoria nº 11 do Conselho Nacional de Justiça de 16 de Abril de 2013 recomenda a digitalização dos Livros de Notas escriturados a partir de 1980 para formação de arquivo de segurança.

É preciso atentar para os hábitos de desencadernação e tração nos scanners tradicionais. Equipamentos profissionais e modernos já possibilitam a digitalização sem problemas como descostura de livro ou tração excessiva.

As 4 principais vantagens de escolher a digitalização de documentos para sua empresa!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Organização

Com os arquivos em versão digital, é possível organizá-los de forma mais inteligente e funcional, categorizando e indexando com palavras-chave que facilitam na busca pelo que você precisa.

Segurança

Quando se tem apenas a versão física de um documento, os riscos são muitos. Ele pode se perder, rasgar, manchar ou ainda desgastar com o tempo e o manuseio constante.

Nesse caso, a digitalização de documentos também pode ser associada a uma solução de GED. Com ele você pode acessar seu arquivo digitalizado de qualquer lugar com internet enquanto ele está bem guardado e protegido.

Praticidade

Os documentos digitalizados podem ficar disponíveis em um software online com login e senha exclusivos, como é o caso aqui na Célula. Dessa forma, é possível acessá-lo de qualquer lugar, sem precisar perder tempo se locomovendo para buscá-lo ou procurá-lo.

Sustentabilidade

Segundo a Associação Empresarial para Reciclagem, o Brasil produz mais de 240 mil toneladas de lixo diariamente, sendo 25% só de papel e papelão. Documentos e arquivos perdidos, sujos, rasgados ou mal armazenados estão na lista de tantos papéis descartados.

Por isso, ter seus documentos digitalizados e bem armazenados evita a produção de cópias desnecessárias e o desperdício de papéis.

Encontre seus documentos muito mais rápido com OCR!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Aqui na Célula as digitalizações passam por recursos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave. Entretanto, só isso não basta para garantir mais rapidez e tranquilidade na hora de buscar por um arquivo digital.

Existe uma maneira prática, rápida e segura de fazer essa busca com os seus documentos digitalizados: através do OCR.

O OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é um processo pelo qual podemos extrair todo o texto de um documento digitalizado convertendo o mesmo em conteúdo pesquisável.  Depois disso, o usuário pode acessar o documento através de um software próprio ou para formatos de arquivos já conhecidos como DOC, PDF e XLS.

Depois desse processo, quando o usuário faz uma pesquisa, os termos pesquisados são hachurados em amarelo facilitando a busca pelo conteúdo. Dessa forma, fica mais fácil encontrar informações contidas em diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Em que casos a digitalização é recomendada?

A digitalização de documentos é recomendada para todas as empresas que desejam liberar espaço, preservar documentos e agilizar processos. Entretanto algumas empresas em especial ou por determinações legais, são obrigadas a digitalizar seus documentos.

Com Decreto Federal n.9,235, as Instituições de Ensino Superior do país devem digitalizar todo o seu acervo acadêmico em até 24 meses.

O objetivo dessa obrigatoriedade na digitalização de documentos é garantir a integridade e autenticidade das informações que circulam diariamente por lá.

O artigo 58 ainda afirma que a mantenedora da IES tem a responsabilidade pela guarda e gestão de todo o acervo, mesmo em casos de encerramento da oferta de cursos.

O prazo para a execução é de até 24 meses após a publicação. Ou seja, 15 de dezembro de 2019.

Como digitalizar um documentos?

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

A digitalização de documentos requer um processo organizado, equipamentos profissionais e pessoas especializadas para um serviço de grande qualidade e responsabilidade.

A Célula, em seus 14 anos de experiência em serviços de gestão, guarda e digitalização de documentos, desenvolveu um processo e métodos próprios. Conheça as etapas do nosso serviço de digitalização e os benefícios associados à integração dos sistemas online:

Coleta e Separação

A Célula coleta os documentos direto na sede da sua empresa. Os arquivos são levados para organização e indexação com códigos de barras, antes da digitalização.

Qualificação dos Arquivos

O material passa por scanners de alta performance, que digitalizam documentos de todos os tamanhos e formatos, desde notas fiscais até livros especiais e plantas arquitetônicas. O processo é integralmente acompanhado por profissionais para garantir total nitidez.

Organização

Para tornar a digitalização eficiente nos processos da sua empresa, otimizamos a localização dos arquivos através de chaves inteligentes de pesquisa, chamadas indexadores e, opcionalmente, também realiza a busca via OCR. Essa última opção se assemelha a busca do Google, agilizando o acesso às informações. É possível utilizar indexadores como CNPJ, nome do fornecer e objeto do contato, deixando qualquer documento a alguns cliques de você.

GED Célula

O software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite o acesso remoto a todo o acervo. Ele agrega rapidez e facilidade à rotina de trabalho e encurta prazos.

Sua interface simples é passível de utilização de qualquer local com Internet. O sistema também permite requisições através de ordens de serviço e oferece segurança pela rastreabilidade, indicando solicitante, histórico de solicitações e demais dados necessários para a visualização dos documentos.

Qualidade e profissionalismo em todos os setores

A Célula conta com profissionais treinados, equipamentos de ponta e expertise de mercado. Além do alto padrão de qualidade, os serviços dão a garantia de que seu documento será facilmente encontrado no sistema e de modo nítido.

Com faturamento dividido por centro de custo e altamente detalhado, a cobrança dos serviços é precisa e especificada, para que você tenha total conhecimento do que está pagando.

Conheça os nossos cases de sucesso de digitalização!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Santa Casa de Misericórdia

Lá foram instalados equipamentos próprios e funcionários da Célula foram destacados para executar o preparo, digitalização e processamento das imagens. Elas são enviadas diariamente para servidores seguros, permitindo aos profissionais (que possuam senha de acesso) consulta online através do Sistema GED.

Além disso, em paralelo ao serviço feito nos documentos já existentes, a Célula realizou um treinamento com os funcionários. Dessa forma é possível dar continuidade ao processo para os documentos gerados diariamente.

Secretaria da Fazenda da Prefeitura de Juiz de Fora

A Célula forneceu mão de obra qualificada, equipamentos e tecnologia para preparação dos documentos, digitalização e digitação de indexadores. Com isso, a localização e visualização precisas dos documentos ficam muito mais ágeis.

Até o final do processo, cerca de 221.000 mil documentos pertencentes aos Departamentos de Contadoria e Auditoria Interna foram digitalizados.

Investimento e crescimento para sua empresa!

Nesse artigo você viu diversas informações sobre o processo de digitalização, os benefícios para sua empresa, quais cuidados deve tomar e os resultados reais de quem investiu na digitalização. Com toda certeza, investir em digitalização é prezar por mais espaço, segurança e organização para sua empresa.

Não deixe de acompanhar nossas atualizações e dicas sempre aqui no blog ou através das nossas redes sociais.

Se você ficou interessado em saber mais sobre esse serviço, entre em contato com uma de nossas unidades!

Saiba mais sobre as vantagens da digitalização Célula! Clique aqui e entre em contato com a unidade mais próxima | Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Deixar o papel de lado e tornar-se digital é um processo em andamento no mercado corporativo brasileiro.

Mas ainda assim existem dúvidas e receios com relação ao formato digital e o processo de formalização da assinatura de documentos não foge desse quadro.

No caso das assinaturas eletrônicas e digitais, elas possuem as mesmas equivalências jurídicas das assinaturas físicas, alterando basicamente a forma e o meio em que são realizadas.

Com isso, as empresas compreenderam que o modelo de assinatura em documentos eletrônicos agrega inúmeros benefícios, se comparado à assinatura física. Por exemplo, a grande redução de custos com papeis e transportação e mais velocidade e simplicidade no processo.

Então qual seria a diferença entre elas? E qual a alternativa mais segura?

 

Assinatura digital x Assinatura eletrônica

Assinatura Eletrônica

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A assinatura eletrônica pode ser uma assinatura digitalizada ou apenas uma confirmação associada a diversos formatos de autenticação de documentos como usuário e senha, email, token, entre outros.

Ela é muito usada no cotidiano para a formalização de contratos de aluguel, contratos de seguro, planos de saúde, assinaturas de TV, internet e telefonia e contratos de operações bancárias.

Mas, para que um documento formalizado no ambiente digital tenha validade jurídica, é importante que a plataforma em que o processo foi executado seja segura.

Por isso, deve-se registrar todas as ações executadas, a fim de garantir a transparência e assegurar aos signatários que elas foram gravadas em um histórico, impossibilitando que qualquer modificação seja ocultada.

 

Assinatura Digital

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A Assinatura Digital é um tipo específico de assinatura eletrônica e, para que ela seja feita, é necessário ter o Certificado Digital Público.

Esse certificado consiste na identidade digital de uma pessoa física ou jurídica no meio eletrônico, sendo feito por meio da criptografia dos dados de cada usuário.

Para que o certificado seja emitido, é imprescindível que a pessoa compareça a um órgão governamental responsável por regularizar e registrar seus dados no meio digital.

Se for o registro de uma pessoa física, é obrigatória a apresentação do CPF, Carteira de Identidade e comprovante de residência, todos originais.

No caso de pessoa jurídica, devem ser apresentados o CNPJ e o documento de constituição.

 

Mas, afinal, qual é mais seguro?

Não há, especificamente, um meio mais seguro. Se executados de maneira profissional e competente, ambas as formas oferecem confiabilidade.

Porém, cada uma se encaixa em contextos diferentes. Por isso, é importante analisar a situação para que a aplicação seja feita da maneira correta.

Assim, não há a possibilidade de prejuízos para o empreendedor que almeja ter um registro digital.

Entenda como funciona a certificação digital de documentos!

 

Aqui na Célula, nosso Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é compatível com documentos certificados e assinaturas digitais.

Dessa forma, todos os arquivos da sua empresa ficam reunidos em um só lugar, facilitando o acesso e a organização e evitando a perda.

Conheça mais dos nossos serviços!

Físicos ou digitais, confie na Célula para a gestão dos seus documentos! Clique aqui e confira nossas soluções! | Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

As empresas estão em constante evolução, afinal de contas, para crescer é preciso se adaptar e reformular processos internos e externos, organizar espaços e ampliar equipes.

Cada uma, de acordo com a sua realidade, encontra maneiras ideais para estruturar essas mudanças. Por isso, a tecnologia é uma forte aliada nesse processo: ela nos deixou mais ágeis, mais organizados e mais assertivos nas atividades.

Podemos contar com ferramentas mobile, automações de diversos tipos, programas, aparelhos e uma infinidades de escolhas, adaptadas e desenvolvidas por nicho ou tamanho da empresa.

Quer melhorar sua produtividade, organização e gestão? Continue lendo esse post.

 

Personalização, usabilidade e precisão com a tecnologia

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Quando falamos em usar soluções tecnológicas dentro das empresas, estamos testemunhando uma mudança ainda mais profunda: a mudança na maneira como trabalhamos e executamos tarefas.

Se há 20 anos atrás você não podia contar com aparelhos que permitiam atualizar e-mails, marcar compromissos na agenda e acompanhar notícias, hoje o acesso é simples e rápido, feito apenas com seu smartphone.

Por isso, gestores dos mais variados nichos tem aberto as portas para soluções inteligentes e totalmente tecnológicas.

Essa evolução é fomentada pelos números: o Brasil é um dos 10 maiores mercados de tecnologia do mundo, movimentando cerca de bilhões no ano passado.

E no seu trabalho? Como as novas soluções tecnológicas podem ajudar no seu dia a dia e nos desafios da sua empresa? Separamos algumas dicas para você.

 

3 soluções que a tecnologia pode trazer para seu trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Comunicação Interna

Gerenciar a comunicação de grandes equipes, franquias ou funcionários remotos é, sem dúvida, uma tarefa desafiadora e que pode trazer impactos para todas as outras áreas.

Atualmente existem diversos tipos de aplicativos, programas ou plataformas que possibilitam uma integração maior dos times de trabalho sem por isso ter que apelar para caixas de e-mail lotadas ou correr o risco de sofrer com a famosa “Rádio-peão”

Uma das alternativas mais famosas é o Slack. Com ele é possível criar grupos de conversa de acordo com a organização da empresas, criar lembretes, enviar documentos, marcar usuários e fazer integrações com outros aplicativos.

Gerenciamento de Tarefas

Ajustar prioridades, organizar fluxo de trabalho, adicionar responsáveis, programar tarefas, fazer análise de tempo gastos em cada atividade, medir o nível de entregas, facilitar a organização e o entendimento de toda equipe são alguns dos benefícios oferecidos pelas soluções para gerenciamento de tarefas.

Ferramentas como Asana, Trello ou Ora têm fácil acesso, interfaces intuitivas e agradáveis. Elas trazem mais agilidade e transparência para os processos dentro da empresa.

É uma ajuda sempre bem vinda ao trabalho, principalmente dos gestores!

Automação de Marketing e Vendas

Ainda sobre as ferramentas de gestão de processos, podemos potencializar diversas áreas dentro de uma empresa. Desde a produção até a contabilidade, passando claro pelas vendas e o marketing.

Os softwares e plataformas que escalam tanto as vendas quanto o marketing, (duas áreas cada vez mais próximas atualmente) passam a automatizar processos que seriam custosos financeiramente, além do gasto de tempo e pessoal.

Atividades simples como enviar e-mails, programar lembretes para ligações de retorno, identificar clientes mais propensos à uma compra ou registrar e analisar dados de interação e comportamento são feitas em questões de minutos com os CRM’s e ferramentas como RD Station ou Hubspot.

Gerenciamento de Documentos

Vivemos em um mundo cada vez mais digital. Diversos fornecedores e organizações reguladoras não emitem documentos físicos e o resultado é: uma infinidade de documentos digitais importantes demais para serem perdidos, difíceis demais de serem gerenciados no modelo dos arquivos físicos.

Além disso, o fluxo de utilização de documentos precisa ser ágil e de fácil acesso, na grande maioria das vezes, de maneira remota. Como fazer?

Também na categoria de SAAS (Software as a Service), o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos sana todos esses problemas facilitando a gestão de documentos.

Aqui na Célula nos especializamos em soluções para a gestão de documentos e arquivos e desenvolvemos o GED Célula.

Ele permite acesso ao seu acervo de documentos digitais e digitalizados com total segurança e personalização de níveis de acesso, em qualquer hora e de qualquer lugar, com leitura de caracteres e possibilidade edição online.

 

Cuidado na hora de procurar soluções!

Além dessas, são inúmeras as soluções e ferramentas disponíveis para otimizar o seu trabalho.

O mais importante é saber como ela se adequa a sua realidade, aos seus desafios e se de fato podem ser aplicadas nas atividades da sua empresa.

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CEDOC: Tudo que você precisa saber!

CEDOC: Tudo que você precisa saber!

O CEDOC é o espaço, dentro da empresa, destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação. É nele que acontece a maior parte do fluxo de documentos: o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

Além disso, a organização eficiente e boa gestão de documentos é fundamental para que aumente a produtividade da empresa e mantenha o fluxo de informação controlado.

Qual a vantagem de ter um CEDOC na minha empresa?

CEDOC: Tudo que você precisa saber!

Quantas vezes você já teve problemas para encontrar um documento?  Quanto espaço já gastou com papéis que já não precisavam estar guardados no seu arquivo?

Problemas como esses podem ser evitados com a adoção de um CEDOC:

  • Você passa a ter um lugar específico para receber, conferir, arquivar e organizar os documentos;
  • Identificar facilmente os documentos desnecessários que podem ser eliminados e assim liberar mais espaço;
  • Armazenar corretamente arquivos, garantindo sua segurança e longa duração.
  • Ter os documentos organizados de forma eficiente e lógica;
  • Fácil acesso aos documentos pelos funcionários;
  • Aumentar a produtividade da empresa, sem perda de tempo para localizar documentos;
  • Segurança e preservação de documentos históricos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor legal, histórico e científico.

Que tipos de empresa podem ter um CEDOC?

CEDOC: Tudo que você precisa saber!

A Célula desenvolveu uma solução completa para a implementação do CEDOC, com sua metodologia de gestão inteligente aplicada, que inclui desde a preparação dos arquivos a serem armazenados até o treinamento dos funcionários para que eles tenham autonomia e efetividade na gestão dos documentos.

Essa metodologia já foi aplicada para empresas dos mais variados nichos de atuação, isso porque está ligada à atividade-fim de qualquer empresa: fluxo e organização de informações através de documentos.

A Energisa, por exemplo, teve o processo de arquivamento e fluxo de documentação otimizado pela solução que desenvolvemos.

Após a análise e tratamento dos documentos, categorizamos  66% de todo o material para eliminação e mais de 2.700 caixas de arquivos.

Principais sintomas de quem ainda não tem um CEDOC

CEDOC: Tudo que você precisa saber!

 

  • A empresa está sempre envolvida em processos trabalhistas ou fiscais, geralmente por não ter localizado o documento que precisava;
  • Encontrar um arquivo ou documento pode ser uma tarefa que leva horas ou dias;
  • Os funcionários perdem muito tempo procurando documentos ou resolvendo problemas pela falta de documentos;
  • Excesso de papel e falta de espaço são sempre um problema;
  • Descarte descuidado de arquivos e documentos importantes;
  • Perda de documentos por falta de conhecimento na hora de manejar;
  • Critério de organização e classificação confuso e pouco eficiente por falta de planejamento e conhecimento;

Como implantar um CEDOC na minha empresa?

CEDOC: Tudo que você precisa saber!

Preparação dos arquivos

 O primeiro passo é preparar todo o acervo. Esse processo envolve a classificação e catalogação dos arquivos de uma maneira que seja viável e funcional para a empresa e seus funcionários.

Separação e categorização

Todo documento possui um ciclo de vida que podemos resumir em três fases básicas: o arquivo corrente, o arquivo intermediário ou central e arquivo permanente.

O arquivo corrente é composto de documentos que são frequentemente consultados. Seu arquivamento tem de ser feito pensando na facilidade de acesso à informação.

Os documentos que precisam ficar guardados por longos prazos ou estão em processo de serem eliminados são arquivados como acervo intermediário.

Temos ainda os arquivos históricos, que não tem prazo de validade, mas têm valor histórico ou cultural muito alto e por isso, precisam ser mantidos permanentemente no acervo.

Digitalização

Feito isso, partimos para a digitalização dos conteúdos. Assim, eles podem ser acessados ou localizados através do nosso GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

Nesse caso, ainda é possível usar o recurso de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). Ele facilita as buscas na plataforma, permitindo o uso de tags, palavras e frases que estejam no texto.

Treinamento de equipe

Tão importante quanto ter os arquivos organizados é uma equipe preparada para a manutenção do acervo.

Implantar um CEDOC de forma efetiva envolve também capacitar os funcionários da empresa sobre o arquivamento e guarda dos documentos.

Ao realizar essa consultoria, a Célula garante autonomia, controle e acesso ágil à documentação através da transferência de conhecimento e metodologia.

Escolha do local

Além de classificar, organizar e digitalizar é preciso escolher um local ideal para esses arquivos.

Nessa escolha, temos que levar em conta questões como: acesso, ventilação, temperatura e claro, capacidade. Essas condições interferem não só na logística, mas também na durabilidade dos documentos.

A divisão e organização do local designado para o armazenamento de documentos pode ser feita, por exemplo, por setores ou áreas. Essa adequação consequentemente vai depender do funcionamento e fluxo de informações de cada empresa e as demandas de cada área.

Referências Cruzadas

Alguns documentos estão relacionados a vários setores ou assuntos e arquivá-los sem a referência cruzada pode ser um desafio.

Ao invés de criar cópias do mesmo documento ou criar pastas que vão acabar ficando vazias, uma solução é utilizar uma lista de referências de onde determinado documento pode ser encontrado.

Definir um controle de acesso

Para garantir que o trabalho feito continue funcionando adequadamente é preciso estipular maneiras de controlar quem acessa o CEDOC e quando  se realiza esse acesso.

O ideal é definir prazos, níveis de permissão e manter registro desse fluxo.

Não tenho espaço nem pessoal para cuidar do CEDOC. Como fazer?

CEDOC: Tudo que você precisa saber!

Nem sempre a empresa pode abrigar o centro de documentação ou contratar funcionários específicos para essa função.

Uma opção é terceirizar o processo internamente, com uma empresa para atuar no seu CEDOC ou para transferir os arquivos para custódia.

Dessa maneira ainda é possível resolver seus problemas com a organização da documentação sem perdas graves ou grandes operações internas.

Convencido da importância do CEDOC para a sua empresa?

Um projeto de gerenciamento de arquivos como o CEDOC requer muito planejamento e cuidado. Procure sempre pelo formato que melhor se adapta à sua necessidade e a realidade da sua empresa.

A Célula é especialista em gestão de documentos com temos diversas soluções para custódia, digitalização e gerenciamento de arquivos digitais.

Temos diversas unidades e pacotes com a melhor solução para a sua empresa!

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