Organização de documentos: como ela pode impulsionar a gestão empresarial

A gestão empresarial pode ser um desafio constante para os empresários. Em meio a tantas tarefas diárias, é fácil deixar a organização de documentos em segundo plano. Porém, a falta de organização pode ter um impacto negativo no sucesso dos negócios. Afinal, documentos perdidos ou mal organizados podem levar a atrasos, erros e até mesmo prejuízos financeiros.

Por isso, a organização de documentos é uma prática que deve ser levada a sério pelas empresas. Além de ser um requisito legal, a organização de documentos pode trazer uma série de benefícios para os negócios, como melhoria na produtividade, aumento da eficiência e redução de custos operacionais.

Benefícios da organização de documentos para a gestão empresarial

A organização de documentos é importante para qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento de atuação. Ela permite um controle mais eficiente sobre seus documentos, reduzindo o risco de perda ou extravio. Além disso, a organização de documentos também permite um ganho de tempo na busca por informações, melhorando a produtividade da equipe e gerando decisões mais acertadas.

Redução de custos

A organização de documentos pode ajudar a empresa a reduzir seus custos, uma vez que permite um controle mais eficiente sobre seus documentos, evitando a perda dos mesmos, e gastos com a recuperação de informações. Além disso, a organização de documentos também pode ajudar a instituição a identificar documentos desnecessários, possibilitando uma limpeza nos seus arquivos e reduzindo o espaço de armazenamento.

Ganho de produtividade

A organização de documentos pode melhorar a produtividade da empresa, uma vez que permite que a equipe encontre informações de forma mais rápida e eficiente. Com isso, a equipe pode dedicar mais tempo às atividades que realmente importam para a empresa, aumentando a eficiência dos processos internos e permitindo que a empresa atenda melhor seus clientes.

Melhora na tomada de decisões

A organização de documentos também pode melhorar a tomada de decisões da empresa. Com todos os documentos organizados e facilmente acessíveis, a equipe pode analisar as informações de forma mais precisa e tomar decisões mais acertadas. A organização de documentos também permite um controle mais eficiente sobre seus processos internos, o que pode ajudar a identificar oportunidades de melhoria.

Facilidade no acesso aos documentos

A organização de documentos também traz a vantagem de facilitar o acesso aos documentos. Com os documentos organizados, é possível encontrá-los mais facilmente, o que evita a perda de tempo e reduz a frustração da equipe. Com os documentos organizados, é possível controlar melhor o acesso às informações.

Dicas práticas para organizar documentos de forma eficiente

Defina quais são os documentos importantes

Um dos primeiros passos para uma boa organização de documentos é definir quais documentos são importantes para a empresa e como eles serão armazenados. Essa é uma etapa crucial, pois uma vez que os documentos são identificados, eles precisam ser catalogados e arquivados de forma apropriada para que possam ser facilmente acessados quando necessário.

Invista em tecnologia

Outra dica importante é investir em tecnologia para facilitar a organização de documentos. Soluções como a digitalização e o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) são fundamentais para garantir que a organização seja eficiente e de fácil manuntenção.

A digitalização é uma solução prática e eficiente para empresas que possuem grande quantidade de documentos físicos. Com a digitalização, é possível transformar documentos em papel em arquivos digitais que podem ser facilmente acessados e compartilhados por meio de um sistema seguro e integrado.

Já o GED é uma ferramenta que permite o gerenciamento eletrônico de documentos. Com essa solução, os documentos digitalizados são organizados e indexados, tornando sua busca rápida e eficiente. É também possível definir níveis de acesso e permissões de visualização, garantindo a segurança das informações.

Conheça as soluções da Célula para melhorar a organização de documentos da sua empresa

A Célula é uma empresa que oferece soluções de organização de documentos para empresas de diversos segmentos. Com mais de 18 anos de experiência no mercado, a empresa oferece serviços de guarda física, digitalização, GED e muito mais.

Guarda física

O serviço de guarda física da Célula é ideal para empresas que precisam armazenar grandes quantidades de documentos em papel. Com galpões modernos e seguros, a Célula garante a proteção dos documentos de seus clientes. Também a empresa oferece coleta e transporte dos documentos, tornando o processo de guarda mais fácil e prático.

Digitalização

A digitalização de documentos é outro serviço oferecido pela Célula. Com equipamentos modernos e uma equipe especializada, a empresa garante a conversão de documentos em papel para arquivos digitais de alta qualidade. Os documentos digitalizados são organizados e indexados no sistema GED Célula, garantindo o acesso rápido e eficiente.

GED Célula

Essa solução é um diferencial da empresa. Com o GED Célula, nossos clientes têm acesso a uma plataforma completa de gerenciamento eletrônico de documentos. Com essa ferramenta, é possível definir permissões de acesso, realizar buscas avançadas, definir palavras-chave, entre outras funcionalidades que facilitam a gestão de documentos.

Transforme a gestão de documentos da sua empresa com a Célula

A organização de documentos é uma prática essencial para uma gestão empresarial eficiente e bem sucedida. A partir dela, é possível ter acesso a informações importantes e relevantes para a tomada de decisões, além de garantir mais segurança e agilidade nos processos internos da empresa.

A Célula oferece serviços personalizados para as necessidades de cada empresa, desde a guarda física de documentos até a digitalização e indexação dos mesmos no GED Célula. Com o uso da tecnologia OCR, é possível transformar documentos físicos em conteúdo pesquisável, permitindo um acesso rápido e fácil às informações necessárias.

Para saber mais sobre como os serviços da Célula podem ajudar na organização de documentos da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe e agende uma conversa. Estamos prontos para oferecer soluções que se adequem às suas necessidades e otimizem o seu dia a dia.

Devo digitalizar os processos documentais do Recursos Humanos?

O departamento de Recursos Humanos, também conhecido como Gestão de Pessoas ou Departamento Pessoal, necessita de uma gestão de documentos bem direcionada, visto que é responsável pela movimentação de grande parte dos documentos de uma empresa. Esse departamento lida diariamente com documentação pessoal de funcionários, informações sobre admissões e demissões, horas trabalhadas, folha de pagamento, alterações salariais, jornadas, entre outros.

Existem alguns desafios que esse departamento enfrenta para conseguir gerenciar a imensa quantidade de documentos circulando. Um deles é a falta de atualização dos documentos. É necessário que o departamento de Recursos Humanos mantenha os formulários dos funcionários com os documentos atualizados. Empresas com um número muito grande de funcionários podem ter dificuldades em manter essa atualização de dados e terem problemas com a justiça trabalhista.

Outra dificuldade enfrentada por alguns departamentos é a falta de adaptação ao atual cenário de transformação digital. Uma organização que não automatiza os seus processos tende a ter mais problemas com a perda de documentos importantes e sensíveis, gerando custos para o negócio com as multas desse tipo de processo. Neste sentido, processos como a digitalização dos arquivos podem trazer mais segurança e estabilidade na gestão dos documentos.

Neste blogpost, você irá entender melhor como a digitalização pode ajudar o seu departamento de Recursos Humanos a melhorar a gestão de documentos e ficar atualizado com o atual cenário de transformação digital.

Quais os benefícios da digitalização de documentos?

A digitalização é apenas um dos processos da gestão de documentos, que inclui todos os processos implementados na organização que buscam garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos arquivos necessários para o bom funcionamento da organização. Uma boa gestão documental ajuda a simplificar o uso dos documentos no dia a dia.

Além da digitalização, a gestão de documentos compreende processos como coleta dos documentos, indexação dos arquivos, buscando facilitar o acesso no dia a dia e também a guarda, seja ela em local físico ou servidor, no caso dos arquivos digitalizados.

Muitas vezes, o processo de digitalização dos documentos é complexo e oneroso e muitas organizações optam pela terceirização. Algumas empresas, como a Célula, oferecem um serviço completo de gestão de documentos. Com isso, a sua empresa consegue reduzir os custos operacionais de uma forma ampla, com confiabilidade e segurança.

Conheça os benefícios da implementação da digitalização:

Classificação e armazenamento

Na Célula, após os documentos serem digitalizados, eles são classificados e armazenados em um software específico, o GED Célula. Com isso, os arquivos podem ser facilmente localizados, através de uma série de critérios, como nome, data, dentre outros indexadores.

Além de reduzir custos com perda e reimpressão de documentos, esse processo aumenta a produtividade, garantindo maior facilidade de acesso. Com isso, seus colaboradores podem focar em atividades importantes para o seu negócio, ao invés de perder tempo buscando os arquivos necessários para a realização das atividades.

Segurança e proteção dos arquivos digitais

Para garantir ainda mais economia e segurança para os seus documentos, algumas empresas contam com softwares específicos para o armazenamento. É o caso da Célula, que conta com o GED Célula. O software possui diversos recursos que ajudam a garantir a segurança dos seus documentos.

Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa.

Acessibilidade e praticidade

Na Célula, os documentos digitalizados passam por um processo de indexação, como já comentado. Eles são separados por tipologia, facilitando a sua localização. Além disso, a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS.

Adaptação ao cenário digital

Além de garantir economia a médio e longo prazo, a digitalização dos documentos coloca sua empresa na esteira da transformação digital. Estamos vivendo um período de transição para o digital, impulsionado pela pandemia de COVID-19. Em um mundo cada vez mais digital, os documentos nesse formato passam a ser, cada vez mais, oficiais, reconhecidos e obrigatórios. A própria legislação vem se adaptando, como é o caso da MP da Liberdade Econômica.

Conheça os serviços da Célula!

A digitalização traz uma série de vantagens para a sua empresa! Conte com a Célula para ajudar a sua empresa nesse processo! Todos os seus documentos serão digitalizados usando a tecnologia de ponta OCR e opcionalmente podem estar associados à certificação digital ICP Brasil, para garantir validade legal e jurídica.

Entre em contato com a nossa equipe e transforme a gestão de documentos da sua empresa!

26/01/2023 Por: República Agência de Publicidade Tags: arquivos digitais, atualização de documentos, departamento pessoal, digital, digitalização, ged, ged célula, gestão de documentos, guarda física, mp da liberdade econômica, ocr, proteção, reconhecimento óptico de caracteres, recursos humanos, rh, segurança, transformação digital

Como a digitalização dos documentos pode ser o diferencial na gestão de folhas de pagamento

O gerenciamento da folha de pagamento – ou holerite, como também é conhecida – é complexo e burocrático, principalmente no início do ano. Uma solução para reduzir os problemas com as folhas de pagamento é realizar a digitalização. Saiba como você pode realizar a digitalização das folhas de pagamento da sua empresa com as informações desse texto.

Como conquistar novos clientes em 2019

Conquistar novos clientes é uma missão constante na rotina de qualquer empresa, especialmente quando um novo ano se inicia. Mas prospectar não é tarefa fácil e merece atenção.

Afinal de contas, como a sua empresa trabalha para captar novos clientes? Como é possível aperfeiçoar esse processo? Que estratégias tornam o exercício de prospecção mais poderoso?

Continue lendo este texto e confira três dicas para conquistar novos clientes em 2019.

Saiba quem é seu público

É fundamental que a sua empresa saiba quem são esses clientes que ela precisa conquistar.

Para quem é a sua empresa? Saber isso vai ajudar a consolidar seu posicionamento no mercado e tornar o processo de captação mais assertivo.

Afinal, saber com quem você quer falar vai nortear suas decisões e estudos de mercado, possibilitando identificar oportunidades para triunfar no segmento escolhido.

Além disso, conhecer seu público, sabendo quem ele é, o que faz e como compra, vai ajudar a identificar a melhor maneira de falar com ele e conquistar novos clientes.

Tenha presença digital

No mundo em que vivemos hoje, ter um site e estar presente nas redes sociais é essencial para a prosperidade de uma empresa.

É na internet que, provavelmente, a maioria dos seus clientes está. Mas, infelizmente, não são todas as empresas que dão a devida atenção à sua presença digital.

Por isso, as que o fazem, têm uma enorme vantagem. Afinal, é no site e nas redes sociais que seus possíveis clientes vão buscar informações para decidirem se devem ou não comprar seu produto.

Um bom site deve ser claro quanto aos serviços, produtos e diferenciais oferecidos pela empresa.

Ele deve ser construído de forma estratégica e otimizada, para que seu site seja encontrado e bem ranqueado no Google e em outras ferramentas de pesquisa.

Quanto às redes sociais, é importante avaliar quais são as mais usadas pelos concorrentes.

Uma página no Facebook, Instagram ou LinkedIn valem a pena para boa parte das empresas. Mas algumas ainda podem usar Pinterest, Vimeo, Snapchat, YouTube, entre outras.

Mas, para que o resultado esperado seja atingido, é importante que as estratégias sejam desenvolvidas por profissionais da área, que saberão lidar melhor com o público e aumentarão sua chance de conquistar novos clientes.

Melhore, sempre!

É o que dizem por aí, nada é tão bom que não possa melhorar. Trabalhar na qualidade do seu produto ou serviço é fundamental para o bom andamento de qualquer empresa.

Se você deseja conquistar novos clientes, não pode ficar estagnado. É preciso agir.

Quanto melhor for o seu produto, mais avaliações positivas terão dos atuais clientes e maiores serão as chances deles recomendarem seus serviços.

Tenha seus colaboradores envolvidos no projeto, encoraje-os diariamente e faça com que eles se sintam parte importante da empresa.

Além disso, invista em uma gestão de documentos de qualidade que auxilie na produtividade da sua equipe.

Lembre-se que um time de colaboradores produtivo é composto de pessoas motivadas que dão o melhor de si pelo bem estar da empresa.

A organização, produtividade e qualidade aprimoradas da equipe e do dia a dia do negócio como um todo refletem naturalmente no processo de conquistar novos clientes.

Para saber mais sobre gestão de documentos e receber mais dicas de empreendedorismo, organização e produtividade, continue acompanhando nosso blog, e visite nossas páginas no Facebook e LinkedIn.

O que a Gestão de Documentos pode fazer pelo seu negócio? Clique aqui, entre em contato e conheça nossas soluções | Como conquistar novos clientes em 2019?

12/02/2019 Por: República Agência de Publicidade Tags: célula, cliente, como conquistar novos clientes, como fazer sua empresa crescer, dicas de empreendedorismo, gestão de documentos, metas para 2019

Como fazer sua empresa crescer em 2019

O ano acabou de começar e, se você não fez o planejamento da sua empresa e definiu metas para sua empresa no fim do ano passado, agora é a hora.

Para fazer sua empresa crescer em 2019 e escalar bons resultados é necessário estabelecer metas e elaborar um planejamento para cumprí-las.

É importante que essas metas sejam reais, afinal, de nada adianta definir metas que serão impossíveis de serem batidas. Logo você nunca alcançará os resultados esperados.

Por isso, preparamos uma lista de metas que você pode estabelecer para fazer sua empresa crescer em 2019.

Lista de metas que podem ajudar sua empresa a crescer

Aumentar as vendas em certo período de tempo

Este tipo de meta é relacionado às vendas, que são o que vai fazer sua empresa alcançar o sucesso.

Muitos pensam em aumentar o faturamento e pronto. Isso é muito vago.

É preciso especificar o quanto, de fato, querem que aumente, qual resultado desejam obter.

Por isso, é fundamental definir o quanto as vendas devem aumentar e em quanto tempo.

E, obviamente, é preciso monitorar as estratégias, avaliando seus resultados constantemente para que, se necessário, possa mudá-las e atingir o resultado esperado.

Metas de vendas são muito eficazes na hora de fazer sua empresa crescer em 2019.

Reduzir custos de produção

Se você quer fazer sua empresa crescer em 2019, não adianta focar apenas em vendas e faturamento.

A implementação de soluções para a redução de custos em conjunto com o aumento das vendas será capaz de promover um impacto significativo no crescimento da sua empresa.

Uma medida que ajuda na redução dos custos é adoção de novas tecnologias, como é o caso do nosso GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos).

O GED é um software que armazena todos seus documentos digitalizados e guardados pela Célula, e pode ser acessado através do computador, tablet ou smartphone.

Isso possibilita a redução no custo do armazenamento e cuidado com os documentos.

Aumentar a satisfação do cliente

Além de conquistar novos clientes, manter aqueles que já compram de você é fundamental para sua empresa crescer em 2019.

Inclusive, vale lembrar que os custos para ampliar seu número de clientes costuma ser bem maior do que o do pós-venda.

É preciso se concentrar em melhorar o atendimento antes, durante e após a compra do seu produto, pois é isso que garante a satisfação do seu cliente: o bom atendimento.

Treinar sua equipe

Uma empresa de sucesso é aquela que valoriza o que tem de mais importante: o ser humano.

Sem a dedicação e a vontade dos colaboradores, nenhuma das metas anteriores poderá ser batida.

Por isso é importante fazê-los se sentirem como uma parte importante do negócio. Dessa forma, eles terão mais produtividade, engajamento, dedicação e, por consequência, sucesso.

Os treinamentos servem para motivar os funcionários, fazê-los trabalhar melhor em equipe e adquirir novas habilidades.

Lembre-se: seus colaboradores são a parte mais importante para fazer sua empresa crescer em 2019.

Aplicando estes exemplos de metas ao seu negócio, você poderá fazer sua empresa crescer em 2019 e obter resultados surpreendentes.

Para mais dicas e soluções, visite nosso site e acompanhe nosso blog.

18/01/2019 Por: República Agência de Publicidade Tags: business, como fazer sua empresa crescer, dicas de empreendedorismo, empresa crescer, ged, gestão de documentos, gestão eletrônica de documentos, metas para 2019

Como solucionar problemas com a gestão de documentos

Se você tem empresa ou gerencia uma, provavelmente, passa por vários desafios todos os dias.

Nos mais variados ramos, problemas como falta de espaço, tempo mal utilizado e custos altos, deixam o gestor com dor de cabeça.

Mas eles têm outra coisa em comum: todos podem ser resolvidos por meio da gestão de documentos.

Neste artigo, vamos te mostrar quais problemas são esses e como solucioná-los.

Estou com problema de falta de espaço

Em empresas com um grande número de documentos impressos – como em escritórios de advocacia, que lidam com muitos processos, contratos e certidões, por exemplo – a falta de espaço é um problema recorrente.

Mas, como solução, nós temos a guarda e gestão de documentos terceirizada.

Esta solução consiste em digitalizar todos os documentos e armazená-los em um galpão especial com segurança 24h, monitoramento de câmeras e controle contra insetos e pragas.

Dessa forma, você mantém seus documentos seguros e libera espaço no seu escritório ou empresa.

Os fluxos de trabalho estão ineficientes

Considere este exemplo: um consultório odontológico precisa revisitar o histórico de um paciente em documentos físicos.

Este processo é lento e prejudica etapas posteriores, como a própria consulta, afetando todo o negócio.

O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) dá acesso aos documentos armazenados no galpão da Célula que foram digitalizados.

Estes documentos são acessíveis 24h por dia através do software por meio de computadores, tablets e smartphones.

Este é um método simples de como solucionar problemas com a gestão de documentos que pode te garantir uma eficiência maior no desempenho do seu trabalho.

Custos elevados e desnecessários

Documentos físicos mal armazenados se perdem ao longo do tempo, seja por sujeira, rasgos ou manuseamento.

Isto demanda novas impressões e cópias, gastando mais papel, tinta, tempo e outros recursos.

A digitalização de documentos garante uma vida útil maior às informações, o que reduz seus custos com produção e armazenamento de arquivos.

E, além de tudo, ainda é uma forma sustentável e o meio ambiente agradece.

A Célula tem essas e muitas outras soluções específicas para o seu modelo de negócio.

Entre em contato e invista agora em uma gestão de documentos eficiente para a sua empresa.

24/10/2018 Por: República Agência de Publicidade Tags: altos custos, falta de espaço, falta de tempo, gestão de documentos, solução de problemas, soluções célula

O que é BPO e como ele pode ajudar a sua empresa?

O BPO ou em inglês, Business Process Outsourcing, é uma tendência cada vez mais adotada na gestão de empresas. Trata-se, no geral, de terceirizar processos e demandas organizacionais da gestão de uma empresa, visando diminuir os custos e aumentar a eficiência.

Geralmente, esses processos não estão ligados ao core business da empresa, mas a demandas paralelas, como: gestão de pessoas, gestão de documentos e estoques, suporte técnico, departamento financeiro, jurídico entre outros.

Nesse artigo você vai entender melhor o que é o BPO e como ele pode ajudar a sua empresa. Continue lendo!

Como o BPO funciona?

O mercado está cada vez mais competitivo. O número de empresas do mesmo seguimento se multiplica todos os dias e as empresas precisam se adequar a clientes cada vez mais exigentes, sempre com rapidez e inovação.

Nesse cenário, o foco dos administradores cai sempre sobre os departamentos que têm mais contato com o cliente e sobre os que têm total responsabilidade sobre o produto ou serviço oferecido.

Entretanto, outras áreas e departamentos também precisam de atenção para que a empresa como um todo continue funcionando. Como atender a tantas demandas sem desviar esforços estratégicos para outras atividades?

A resposta, claro, é o BPO. Com essa abordagem as empresas passaram a contar com profissionais especializados para atuar nesses setores. Dessa forma a empresa pode concentrar seus esforços sem perder na qualidade dos processos internos.

Quais as vantagens do BPO?

Redução de custos com atividades administrativas;
Lideranças focadas na administração e desenvolvimentos dos negócios da empresa;
Disponibilidade de profissionais especializados para cuidar das atividades terceirizadas;
Economia de recursos: menos espaço físico, menos administração de pessoal, menores despesas em materiais de consumo;
Menores riscos: redução de riscos trabalhistas, erros profissionais e gestão dos processos;
Maior agilidade na ampliação ou redução dos serviços (contratação, treinamento, execução);
Transparência, agilidade e confiabilidade no fluxo de informações.

Quero BPO na minha empresa. Como começar?

Em geral, as próprias prestadoras de serviço são responsáveis por auxiliar as empresas na etapa de diagnóstico e planejamento. Antes de qualquer coisa é preciso fazer um avaliação da empresa. Nesse diagnóstico, é fundamental entender como está o funcionamento das equipes, quais áreas precisam de suporte e quais podem ser otimizadas.

Nessa etapa, também deve ser feito o mapeamento de processos de negócio. Logo em seguida, entender quais desses processos são terceirizáveis, ou seja, que não precisam necessariamente de uma equipe interna para funcionar. É o caso de empresas que contratam consultorias de RH para cuidar da gestão de pessoas, por exemplo.

A Célula pode te ajudar!

Atuando principalmente nas áreas de informação, arquivamento, conferência, organização, preparação, digitalização e digitação, a Célula auxilia na otimização de processos de várias empresas. A UNIMED, por exemplo, conta conosco há mais de 10 anos.

Segundo a gerência administrativa, o principal motivo que levou a cooperativa a procurar a prestação de serviços foi a necessidade de ter segurança na organização e armazenamento dos documentos. E, com isso, ganhar tranquilidade e praticidade.

Se essa também é a realidade da sua empresa, entre em contato. Queremos ajudar você a transformar sua gestão!

19/10/2018 Por: República Agência de Publicidade Tags: bpo, gestão de documentos, soluções célula, terceirização

Soluções em gestão de documentos para transportadoras

As transportadoras são essenciais para o andamento de, praticamente, todos os segmentos do país.

Porém, os processos de uma transportadora têm uma grande parte burocrática, o que gera muitos documentos.

Tal excesso documental traz problemas que afetam diretamente o desempenho da empresa como:

Redução do espaço físico da empresa;
Lentidão nos processos da transportadora;
Desorganização do ambiente de trabalho.

Quais as soluções em gestão de documentos para transportadoras?

Aqui na Célula, nós temos soluções em gestão de documentos específicas para o segmento, trazendo incontáveis benefícios para a sua empresa. Confira!

Digitalização e CEDOC

Benefícios:

– Economia de tempo, dinheiro e mão de obra;

– Mais agilidade nos processos;

– Maior conservação do acervo de documentos.

Como funciona:

Todos os Ct-e (Conhecimentos de Transporte Eletrônicos), emitidos e acumulados, são colhidos e recebem uma etiqueta com código de barras para identificação. Logo, passam por uma triagem, a fim de conferir assinaturas, rasuras e afins.

Em seguida, pequenos reparos são feitos, caso necessário, como a retirada de grampos, clips e amassados.

Por fim, digitalizamos os documentos e, a partir daí, eles podem ser acessados pelo nosso software de Gestão Eletrônica de Documentos (GED).

Guarda de Documentos Terceirizada

Benefícios:

– Liberação de espaço físico;

– Liberação de mão de obra;

– Documentos entregues em até 24h (3h, em caso emergencial);

– Segurança 24h.

Como funciona:

O documento é gerado no cliente.

A coleta, que pode ser feita pela célula ou pelo cliente, é agendada. O protocolo é feito para controle da retirada dos documentos.

Todos os documentos recebem a identificação e são digitalizados.

Os documentos são classificados com as tipologias e temporalidades indexadores definidos.

Eles são digitados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma única e ágil depois da implantação.

Os documentos da transportadora são digitalizados e ficam acessíveis pelo GED Célula 24h por dia, 7 dias por semana.

Depois de digitalizados, os documentos vão para caixas com a etiqueta de posição, seu futuro endereço físico na estante.

Por fim, a caixa é alocada na estante, especialmente construída para este propósito, em galpão especial com segurança e monitoramento 24h.

Terceirização de Processos

Benefícios:

– Redução de custos com atividades administrativas;

– Lideranças focadas na administração e desenvolvimentos dos negócios da empresa;

– Menores riscos: redução de riscos trabalhistas, erros profissionais e gestão dos processos;

– Maior agilidade na ampliação ou redução dos serviços (contratação, treinamento, execução).

Como funciona:

A Célula opera os processos da transportadora que envolvem informação, arquivamento, conferência, organização, preparação, digitalização, digitação entre outros que sua empresa precise terceirizar.

Se você se interessou por alguma de nossas soluções entre em conosco e saiba mais pelo site.

18/09/2018 Por: República Agência de Publicidade Tags: digitalização de documentos, gestão de documentos, gestão de documentos para transportadoras, guarda de documentos, solução par atransportadoras

Glossário: O que significam as siglas dos impostos?

É verdade que, quando a conversa é “impostos”, muitas pessoas torcem o nariz.

E às vezes até pagamos impostos que nem sabemos o que são, com suas intermináveis siglas: ICMS, ISS, IOF… e por aí vai.

Mas, para te ajudar a descobrir o que você está pagando, nós desenvolvemos esse pequeno glossário que explica o que significa cada uma das siglas dos impostos mais comuns.

Confira!

Glossário de Impostos: entenda o que cada um significa

ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços

É um tributo estadual que incide sobre diversos produtos, desde eletrodomésticos a chicletes, inclusive é aplicado a produtos importados.

Este imposto é cobrado indiretamente, ou seja, seu valor é adicionado ao valor do produto comercializado ou do serviço prestado.

ISSQN: Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza

Mais conhecido como ISS (Imposto Sobre Serviços) é recolhido pelos municípios.

Cobrado de empresas e profissionais autônomos, o ISS incide sobre os mais diversos serviços, desde a saúde, como médicos e psicólogos, até o transporte e a construção, passando por informática, telemarketing e muitos outros setores.

FGTS: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço

Criado com o objetivo de proteger o trabalhador demitido sem justa causa, mediante a abertura de uma conta vinculada ao contrato de trabalho.

A cada mês, o empregador deposita em contas abertas na Caixa Econômica Federal, em nome dos empregados, o correspondente a 8% do salário de cada funcionário.

O FGTS é o total desses depósitos mensais e seu valor pertence ao empregado que, em alguns casos, pode dispor do total depositado em seu nome.

INSS: Instituto Nacional do Seguro Social

Este não é um imposto, propriamente dito, mas também pagamos mensalmente, por volta de 8% a 11% do valor do salário.

O desconto é feito diretamente na folha de pagamento do funcionário.

O INSS tem como função fazer os pagamentos referentes a aposentadoria, auxílio-doença, pensão por morte e muitos outros benefícios previstos por lei.

PIS/PASEP: Programas de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público

Os recursos do PIS são destinados ao pagamento do seguro-desemprego, abono e participação na receita dos órgãos e entidades para trabalhadores públicos e privados.

O PIS é destinado aos funcionários de empresas privadas, administrado pela Caixa Econômica Federal. O PASEP é destinado aos servidores públicos, administrado pelo Banco do Brasil.

COFINS: Contribuição para Financiamento da Seguridade Social

O COFINS é uma contribuição social aplicada sobre o calor bruto por uma empresa.

Ele pode ser cobrado de duas formas: cumulativa e não cumulativa.

A forma cumulativa é cobrada todos os meses, já a não cumulativa é cobrada uma vez por ano, em seu valor total.

Os recursos do COFINS são destinados principalmente para a área da saúde.

IPTU: Imposto Predial e Territorial Urbano

Imposto cobrado de quem possui um imóvel urbano.

Seja casa, apartamento, sala comercial ou qualquer outro tipo de propriedade em uma região urbanizada.

O IPTU é recolhido pela cidade e seu valor varia de acordo com a avaliação do imóvel.

O dinheiro arrecado fica no município e pode ser usado nas obras urbanas.

IPVA: Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores

O IPVA é o imposto cobrado para cada veículo automotor anualmente pelo estado.

Seu valor se baseia no ano de fabricação e no valor do automóvel.

50% do dinheiro arrecadado é destinado ao Estado e o restante ao local onde o veículo foi registrado.

Agora você, finalmente, pode dizer que sabe para onde vai seu dinheiro!

Porém alguns comprovantes de pagamento de tributos têm um tempo de vida útil, por isso é importante gerenciar bem todos esses documentos.

Saiba mais sobre a vida útil de seus comprovantes lendo nosso texto “Por quanto tempo guardar documentos e comprovantes?” e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos.

14/09/2018 Por: República Agência de Publicidade Tags: assessoria, célula, documentos, gestão de documentos, impostos

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Para evitar perdas, dificuldade de acesso e o acúmulo de material, muitas empresas escolhem a digitalização de documentos. Afinal de contas, o volume de papéis que circula dentro de um escritório não é nada pequeno, não é mesmo?

Tantos papéis guardados acabam tomando muito espaço e somando muita dor de cabeça.

Nesse artigo você vai descobrir tudo sobre as vantagens, novas tecnologias e as principais aplicações da digitalização para as empresas. Continue a leitura:

O que é digitalização?

De uma maneira geral, digitalização é o nome que damos ao processo de transformação de uma imagem ou um sinal analógico em códigos digitais, os famosos bit e bytes.

O processo de digitalização se dá através de scanners e impressoras, ou em alguns casos muito simples, por aplicativos.

Qualquer tipo documento pode ser digitalizado?

Quando tratamos de documentos empresariais, em sua maioria eles podem ser digitalizados. Isso se aplica também a documentos, com dimensões maiores, livros ou outros formatos diferenciados.

Alguns casos específicos de digitalização de documentos:

Plantas e desenhos técnicos

Esses são documentos de guarda permanente segundo a Resolução 14, do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Além disso, quase sempre são documentos de consulta recorrente. Por isso, é comum que esses documentos passem por um processo de deterioração.

Antes da digitalização, esses documentos também precisam passar por uma etapa criteriosa de higienização. Só então devem partir para acondicionamento adequado, seja em mapotecas ou em tubos.

Para facilitar o acesso a esses documentos, a Célula desenvolveu como importante funcionalidade no sistema GED: além da visualização das imagens, permite edições, desenhos e anotações sempre preservando o original.

Livros Especiais

Livros de atas de reuniões, livros cartoriais, livros de escrituras entre outros tipos, são documentos encontrados de forma regular nos mais diversos segmentos empresariais.

A corregedoria nº 11 do Conselho Nacional de Justiça de 16 de Abril de 2013 recomenda a digitalização dos Livros de Notas escriturados a partir de 1980 para formação de arquivo de segurança.

É preciso atentar para os hábitos de desencadernação e tração nos scanners tradicionais. Equipamentos profissionais e modernos já possibilitam a digitalização sem problemas como descostura de livro ou tração excessiva.

As 4 principais vantagens de escolher a digitalização de documentos para sua empresa!

Organização

Com os arquivos em versão digital, é possível organizá-los de forma mais inteligente e funcional, categorizando e indexando com palavras-chave que facilitam na busca pelo que você precisa.

Segurança

Quando se tem apenas a versão física de um documento, os riscos são muitos. Ele pode se perder, rasgar, manchar ou ainda desgastar com o tempo e o manuseio constante.

Nesse caso, a digitalização de documentos também pode ser associada a uma solução de GED. Com ele você pode acessar seu arquivo digitalizado de qualquer lugar com internet enquanto ele está bem guardado e protegido.

Praticidade

Os documentos digitalizados podem ficar disponíveis em um software online com login e senha exclusivos, como é o caso aqui na Célula. Dessa forma, é possível acessá-lo de qualquer lugar, sem precisar perder tempo se locomovendo para buscá-lo ou procurá-lo.

Sustentabilidade

Segundo a Associação Empresarial para Reciclagem, o Brasil produz mais de 240 mil toneladas de lixo diariamente, sendo 25% só de papel e papelão. Documentos e arquivos perdidos, sujos, rasgados ou mal armazenados estão na lista de tantos papéis descartados.

Por isso, ter seus documentos digitalizados e bem armazenados evita a produção de cópias desnecessárias e o desperdício de papéis.

Encontre seus documentos muito mais rápido com OCR!

Aqui na Célula as digitalizações passam por recursos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave. Entretanto, só isso não basta para garantir mais rapidez e tranquilidade na hora de buscar por um arquivo digital.

Existe uma maneira prática, rápida e segura de fazer essa busca com os seus documentos digitalizados: através do OCR.

O OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é um processo pelo qual podemos extrair todo o texto de um documento digitalizado convertendo o mesmo em conteúdo pesquisável. Depois disso, o usuário pode acessar o documento através de um software próprio ou para formatos de arquivos já conhecidos como DOC, PDF e XLS.

Depois desse processo, quando o usuário faz uma pesquisa, os termos pesquisados são hachurados em amarelo facilitando a busca pelo conteúdo. Dessa forma, fica mais fácil encontrar informações contidas em diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Em que casos a digitalização é recomendada?

A digitalização de documentos é recomendada para todas as empresas que desejam liberar espaço, preservar documentos e agilizar processos. Entretanto algumas empresas em especial ou por determinações legais, são obrigadas a digitalizar seus documentos.

Com Decreto Federal n.9,235, as Instituições de Ensino Superior do país devem digitalizar todo o seu acervo acadêmico em até 24 meses.

O objetivo dessa obrigatoriedade na digitalização de documentos é garantir a integridade e autenticidade das informações que circulam diariamente por lá.

O artigo 58 ainda afirma que a mantenedora da IES tem a responsabilidade pela guarda e gestão de todo o acervo, mesmo em casos de encerramento da oferta de cursos.

O prazo para a execução é de até 24 meses após a publicação. Ou seja, 15 de dezembro de 2019.

Como digitalizar um documentos?

A digitalização de documentos requer um processo organizado, equipamentos profissionais e pessoas especializadas para um serviço de grande qualidade e responsabilidade.

A Célula, em seus 14 anos de experiência em serviços de gestão, guarda e digitalização de documentos, desenvolveu um processo e métodos próprios. Conheça as etapas do nosso serviço de digitalização e os benefícios associados à integração dos sistemas online:

Coleta e Separação

A Célula coleta os documentos direto na sede da sua empresa. Os arquivos são levados para organização e indexação com códigos de barras, antes da digitalização.

Qualificação dos Arquivos

O material passa por scanners de alta performance, que digitalizam documentos de todos os tamanhos e formatos, desde notas fiscais até livros especiais e plantas arquitetônicas. O processo é integralmente acompanhado por profissionais para garantir total nitidez.

Organização

Para tornar a digitalização eficiente nos processos da sua empresa, otimizamos a localização dos arquivos através de chaves inteligentes de pesquisa, chamadas indexadores e, opcionalmente, também realiza a busca via OCR. Essa última opção se assemelha a busca do Google, agilizando o acesso às informações. É possível utilizar indexadores como CNPJ, nome do fornecer e objeto do contato, deixando qualquer documento a alguns cliques de você.

GED Célula

O software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite o acesso remoto a todo o acervo. Ele agrega rapidez e facilidade à rotina de trabalho e encurta prazos.

Sua interface simples é passível de utilização de qualquer local com Internet. O sistema também permite requisições através de ordens de serviço e oferece segurança pela rastreabilidade, indicando solicitante, histórico de solicitações e demais dados necessários para a visualização dos documentos.

Qualidade e profissionalismo em todos os setores

A Célula conta com profissionais treinados, equipamentos de ponta e expertise de mercado. Além do alto padrão de qualidade, os serviços dão a garantia de que seu documento será facilmente encontrado no sistema e de modo nítido.

Com faturamento dividido por centro de custo e altamente detalhado, a cobrança dos serviços é precisa e especificada, para que você tenha total conhecimento do que está pagando.

Conheça os nossos cases de sucesso de digitalização!

Santa Casa de Misericórdia

Lá foram instalados equipamentos próprios e funcionários da Célula foram destacados para executar o preparo, digitalização e processamento das imagens. Elas são enviadas diariamente para servidores seguros, permitindo aos profissionais (que possuam senha de acesso) consulta online através do Sistema GED.

Além disso, em paralelo ao serviço feito nos documentos já existentes, a Célula realizou um treinamento com os funcionários. Dessa forma é possível dar continuidade ao processo para os documentos gerados diariamente.

Secretaria da Fazenda da Prefeitura de Juiz de Fora

A Célula forneceu mão de obra qualificada, equipamentos e tecnologia para preparação dos documentos, digitalização e digitação de indexadores. Com isso, a localização e visualização precisas dos documentos ficam muito mais ágeis.

Até o final do processo, cerca de 221.000 mil documentos pertencentes aos Departamentos de Contadoria e Auditoria Interna foram digitalizados.

Investimento e crescimento para sua empresa!

Nesse artigo você viu diversas informações sobre o processo de digitalização, os benefícios para sua empresa, quais cuidados deve tomar e os resultados reais de quem investiu na digitalização. Com toda certeza, investir em digitalização é prezar por mais espaço, segurança e organização para sua empresa.

Não deixe de acompanhar nossas atualizações e dicas sempre aqui no blog ou através das nossas redes sociais.

Se você ficou interessado em saber mais sobre esse serviço, entre em contato com uma de nossas unidades!

22/08/2018 Por: República Agência de Publicidade Tags: célula, digitalização, digitalização de documentos, documentos, ged, gestão de documentos, ocr

Página 1 de 2
1
2
›