3 soluções em Gestão de Documentos para coworkings
Gestão de Documentos em coworkings

Imagem: Flickr

O novo modelo de trabalho proposto pelos coworkings possui inúmeras vantagens em relação aos escritórios tradicionais: maior custo-benefício, mais economia e o espaço propício para o desenvolvimento de networkings são apenas algumas delas.

Porém, o pouco espaço para armazenar de documentos pode ser um problema. Afinal, independente do porte da empresa, o número de arquivos importantes que passam nas mãos de seus funcionários diariamente é grande.

Seja em sua forma física ou digital, muitos deles ainda precisam ser frequentemente consultados. Por isso, é essencial tê-los sempre à mão, mas ainda assim seguros e bem armazenados.

Conheça as soluções e vantagens da Gestão de Documentos para coworkings

Guarda terceirizada

Muitos espaços de coworking possuem armários dedicados a seus frequentadores. Mas suas condições raramente são ideais para armazenar grandes quantidades de documentos e garantir sua segurança.

Ao contratar uma guarda terceirizada, seus arquivos ficam seguros em um galpão, à sua disposição sempre que precisar. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando à integridade do documento e da informação.

Com o objetivo de agilizar o acesso à informação, os documentos são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigidapelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus arquivos e evitamos que eles se percam ou caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave, que facilitam nas buscas por um documento específico.

Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto a todos os seus documentos. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los.

O software pode ser usado em qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar qualquer documento que esteja armazenado em nosso galpão e, em até 24 horas, ele estará em suas mãos.

Nosso GED também é compatível com documentos digitais. Isso facilita sua organização e evita que se percam em meio a inúmeras pastas no computador ou em algum acidente com seus equipamentos.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Arquivos bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Entre em contato e conheça nossos serviços!

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5 formas de deixar sua empresa mais moderna

O mercado de trabalho já não é mais o mesmo de anos atrás. Os clientes estão cada vez mais exigentes, as demandas mudaram e os princípios dos funcionários são outros.Por isso, é importante não ficar parado no tempo e deixar sua empresa mais moderna a cada dia.

Como deixar sua empresa mais moderna?

Dê atenção ao cliente

Interaja com os clientes, conheça suas demandas e faça a diferença. Atualmente, a oferta está tão alta quanto a procura e é preciso ser diferente para chamar a atenção.

Estamos vivendo a era da experiência e é essencial que o cliente receba um atendimento bom e preciso para que haja a fidelização.

Fique de olho na concorrência

Saiba reconhecer as estratégias do concorrente e mantenha bons contatos. Em um mundo conectado como o nosso, se isolar é mais do que ultrapassado.

Busque informação, desenvolva contatos e tenha boas interações. Pensar que a sua empresa pode sobreviver sozinha, somente com uma boa ideia, pode deixá-la para trás.

Sustentabilidade não é só uma palavra bonita

Se preocupar com a sustentabilidade não só passa uma mensagem positiva aos clientes, como também pode significar economia para o seu bolso.

Tenha versões digitais dos seus documentos e evite desperdício de papel com cópias e impressões desnecessárias.

Invista em tecnologia e ganhe em produtividade

Quando vemos tecnologia e produtividade na mesma frase, logo pensamos em grandes maquinários fabricando produtos em série. Mas muitas vezes é muito menos complexo que isso.

Ter um software de gestão de documentos, por exemplo, facilita o acesso a determinados arquivos. Isso evita o desperdício de tempo, que pode ser usado para fazer algo muito mais produtivo.

Precisa de ajuda para deixar sua empresa mais moderna?

Não tem versões digitais dos seus arquivos? Precisa de uma gestão de documentos eficiente que acompanhe um bom software?

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TOTVS e Célula: 6 anos de uma parceria de sucesso

Uma empresa de software, serviços, plataforma e consultoria que está entre as maiores desenvolvedoras de sistemas de gestão integrada do mundo sabe bem a importância de uma boa gestão de documentos. É por isso que a TOTVS Zona da Mata confia há quase 6 anos na qualidade da Célula.

A Diretora Administrativa e Financeira da empresa, Rachel Cordeiro, garante que a parceria gerou inúmeros benefícios. “Podemos destacar uma melhor distribuição do nosso espaço físico, além de maior organização e segurança de nossos arquivos, por estarem armazenados em um ambiente próprio para tal.”

Para ela, a qualidade no atendimento aos clientes também é fundamental e o balanço de tantos anos trabalhando em conjunto é positivo. “Nossa parceria teve início em outubro de 2011 e, desde então, sempre fomos muito bem atendidos, com agilidade e eficiência, em todas as nossas solicitações.”

Conheça todos os serviços da Célula em www.celula.net.br/servicos e entre em contato.

Por que devo investir em gestão documental para a minha empresa?

Quando se pensa em organização, uma ferramenta fundamental é uma gestão documental eficiente. Dessa forma, é possível expandir sua empresa e garantir maior produtividade e praticidade no dia a dia. Se o seu empreendimento, independentemente do tamanho, ainda não conta com um trabalho especializado em gestão documental, veja porque você deve investir nisso.

Vantagens e benefícios da gestão documental

Acesso fácil às informações

Com uma gestão de qualidade, todos os arquivos da sua empresa são guardados com segurança e organizados de modo inteligente. Assim, é possível otimizar a pesquisa e o acesso a todas as informações.

Agilidade

Com as informações sempre à mão, fica muito mais fácil atender às solicitações e ter respostas rápidas para os processos do seu negócio. Dessa forma, é possível seguir o ritmo do mercado com eficiência e produtividade.

Segurança da informação

A falta de um tratamento adequado à guarda de documentos pode levar à perda de informações importantes. A ação do tempo, do manuseamento constante ou mesmo de pragas e insetospode causar danos irreparáveis aos seus arquivos e à sua empresa.

Tecnologias de gestão

Os serviços de gerenciamento de documentos vêm se aprimorando cada vez mais. Além disso, o mercado tem à disposição equipamentos de digitalização que operam com velocidade e alta resolução. Em conjunto com as ferramentas de acesso online ao acervo, são possíveis buscas, visualizações e requisições de entrega do documento físico em poucos cliques.

Na Célula, nós garantimos um serviço de qualidade! Nossos mais de 13 anos de mercado e eficiência reconhecida garantem que todos esses benefícios sejam potencializados.

Entre em contato e conheça todas as soluções que podemos oferecer para a sua empresa.

Dobramos nossa capacidade de armazenamento

Em janeiro de 2014 inauguramos a nossa nova unidade, anexa ao galpão do Park Sul.
Com a ampliação realizada, dobramos a capacidade de armazenamento.
Este investimento foi realizado com o objetivo de atender a demanda crescente das empresas que buscam segurança, controle, acesso rápido e rastreabilidade as suas informações.
Aliando tecnologia a guarda documental, a Célula lidera o mercado da Zona da Mata, ofertando serviços personalizados de altíssima qualidade.
Atualmente atendemos a mais de 200 clientes que armazenam desde de 1 unidade de caixa a grandes volumes.

Com o objetivo de aprimorar o atendimento às solicitações dos nossos clientes e devido à crescente demanda de guarda terceirizada de documentos, a Célula investiu em um elevador hidráulico móvel.

Utilizado pela equipe da produção no manuseio das caixas, o elevador tem capacidade para se alcançar até 10 metros de altura e carregar até 227 quilos, garantindo assim agilidade no atendimento aos nossos clientes e segurança para os nossos colaboradores.