Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Para evitar perdas, dificuldade de acesso e o acúmulo de material, muitas empresas escolhem a digitalização de documentos. Afinal de contas, o volume de papéis que circula dentro de um escritório não é nada pequeno, não é mesmo?

Tantos papéis guardados acabam tomando muito espaço e somando muita dor de cabeça.

Nesse artigo você vai descobrir tudo sobre as vantagens, novas tecnologias e as principais aplicações da digitalização para as empresas. Continue a leitura:

O que é digitalização?

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De uma maneira geral, digitalização é o nome que damos ao processo de transformação de uma imagem ou um sinal analógico em códigos digitais, os famosos bit e bytes.

O processo de digitalização se dá através de scanners e impressoras, ou em alguns casos muito simples, por aplicativos.

Qualquer tipo documento pode ser digitalizado?

Quando tratamos de documentos empresariais, em sua maioria eles podem ser digitalizados. Isso se aplica também a documentos, com dimensões maiores, livros ou  outros formatos diferenciados.

 Alguns casos específicos de digitalização de documentos:

Plantas e desenhos técnicos

Esses são documentos de guarda permanente segundo a Resolução 14, do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Além disso, quase sempre são documentos de consulta recorrente. Por isso, é comum que esses documentos passem por um processo de deterioração.

Antes da digitalização, esses documentos também precisam passar por uma etapa criteriosa de higienização. Só então devem partir para acondicionamento adequado, seja em mapotecas ou em tubos.

Para facilitar o acesso a esses documentos, a Célula desenvolveu como importante funcionalidade no sistema GED:  além da visualização das imagens, permite edições, desenhos e anotações sempre preservando o original.

Livros Especiais

Livros de atas de reuniões, livros cartoriais, livros de escrituras entre outros tipos, são documentos encontrados de forma regular nos mais diversos segmentos empresariais.

A corregedoria nº 11 do Conselho Nacional de Justiça de 16 de Abril de 2013 recomenda a digitalização dos Livros de Notas escriturados a partir de 1980 para formação de arquivo de segurança.

É preciso atentar para os hábitos de desencadernação e tração nos scanners tradicionais. Equipamentos profissionais e modernos já possibilitam a digitalização sem problemas como descostura de livro ou tração excessiva.

As 4 principais vantagens de escolher a digitalização de documentos para sua empresa!

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Organização

Com os arquivos em versão digital, é possível organizá-los de forma mais inteligente e funcional, categorizando e indexando com palavras-chave que facilitam na busca pelo que você precisa.

Segurança

Quando se tem apenas a versão física de um documento, os riscos são muitos. Ele pode se perder, rasgar, manchar ou ainda desgastar com o tempo e o manuseio constante.

Nesse caso, a digitalização de documentos também pode ser associada a uma solução de GED. Com ele você pode acessar seu arquivo digitalizado de qualquer lugar com internet enquanto ele está bem guardado e protegido.

Praticidade

Os documentos digitalizados podem ficar disponíveis em um software online com login e senha exclusivos, como é o caso aqui na Célula. Dessa forma, é possível acessá-lo de qualquer lugar, sem precisar perder tempo se locomovendo para buscá-lo ou procurá-lo.

Sustentabilidade

Segundo a Associação Empresarial para Reciclagem, o Brasil produz mais de 240 mil toneladas de lixo diariamente, sendo 25% só de papel e papelão. Documentos e arquivos perdidos, sujos, rasgados ou mal armazenados estão na lista de tantos papéis descartados.

Por isso, ter seus documentos digitalizados e bem armazenados evita a produção de cópias desnecessárias e o desperdício de papéis.

Encontre seus documentos muito mais rápido com OCR!

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Aqui na Célula as digitalizações passam por recursos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave. Entretanto, só isso não basta para garantir mais rapidez e tranquilidade na hora de buscar por um arquivo digital.

Existe uma maneira prática, rápida e segura de fazer essa busca com os seus documentos digitalizados: através do OCR.

O OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é um processo pelo qual podemos extrair todo o texto de um documento digitalizado convertendo o mesmo em conteúdo pesquisável.  Depois disso, o usuário pode acessar o documento através de um software próprio ou para formatos de arquivos já conhecidos como DOC, PDF e XLS.

Depois desse processo, quando o usuário faz uma pesquisa, os termos pesquisados são hachurados em amarelo facilitando a busca pelo conteúdo. Dessa forma, fica mais fácil encontrar informações contidas em diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Em que casos a digitalização é recomendada?

A digitalização de documentos é recomendada para todas as empresas que desejam liberar espaço, preservar documentos e agilizar processos. Entretanto algumas empresas em especial ou por determinações legais, são obrigadas a digitalizar seus documentos.

Com Decreto Federal n.9,235, as Instituições de Ensino Superior do país devem digitalizar todo o seu acervo acadêmico em até 24 meses.

O objetivo dessa obrigatoriedade na digitalização de documentos é garantir a integridade e autenticidade das informações que circulam diariamente por lá.

O artigo 58 ainda afirma que a mantenedora da IES tem a responsabilidade pela guarda e gestão de todo o acervo, mesmo em casos de encerramento da oferta de cursos.

O prazo para a execução é de até 24 meses após a publicação. Ou seja, 15 de dezembro de 2019.

Como digitalizar um documentos?

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A digitalização de documentos requer um processo organizado, equipamentos profissionais e pessoas especializadas para um serviço de grande qualidade e responsabilidade.

A Célula, em seus 14 anos de experiência em serviços de gestão, guarda e digitalização de documentos, desenvolveu um processo e métodos próprios. Conheça as etapas do nosso serviço de digitalização e os benefícios associados à integração dos sistemas online:

Coleta e Separação

A Célula coleta os documentos direto na sede da sua empresa. Os arquivos são levados para organização e indexação com códigos de barras, antes da digitalização.

Qualificação dos Arquivos

O material passa por scanners de alta performance, que digitalizam documentos de todos os tamanhos e formatos, desde notas fiscais até livros especiais e plantas arquitetônicas. O processo é integralmente acompanhado por profissionais para garantir total nitidez.

Organização

Para tornar a digitalização eficiente nos processos da sua empresa, otimizamos a localização dos arquivos através de chaves inteligentes de pesquisa, chamadas indexadores e, opcionalmente, também realiza a busca via OCR. Essa última opção se assemelha a busca do Google, agilizando o acesso às informações. É possível utilizar indexadores como CNPJ, nome do fornecer e objeto do contato, deixando qualquer documento a alguns cliques de você.

GED Célula

O software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite o acesso remoto a todo o acervo. Ele agrega rapidez e facilidade à rotina de trabalho e encurta prazos.

Sua interface simples é passível de utilização de qualquer local com Internet. O sistema também permite requisições através de ordens de serviço e oferece segurança pela rastreabilidade, indicando solicitante, histórico de solicitações e demais dados necessários para a visualização dos documentos.

Qualidade e profissionalismo em todos os setores

A Célula conta com profissionais treinados, equipamentos de ponta e expertise de mercado. Além do alto padrão de qualidade, os serviços dão a garantia de que seu documento será facilmente encontrado no sistema e de modo nítido.

Com faturamento dividido por centro de custo e altamente detalhado, a cobrança dos serviços é precisa e especificada, para que você tenha total conhecimento do que está pagando.

Conheça os nossos cases de sucesso de digitalização!

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Santa Casa de Misericórdia

Lá foram instalados equipamentos próprios e funcionários da Célula foram destacados para executar o preparo, digitalização e processamento das imagens. Elas são enviadas diariamente para servidores seguros, permitindo aos profissionais (que possuam senha de acesso) consulta online através do Sistema GED.

Além disso, em paralelo ao serviço feito nos documentos já existentes, a Célula realizou um treinamento com os funcionários. Dessa forma é possível dar continuidade ao processo para os documentos gerados diariamente.

Secretaria da Fazenda da Prefeitura de Juiz de Fora

A Célula forneceu mão de obra qualificada, equipamentos e tecnologia para preparação dos documentos, digitalização e digitação de indexadores. Com isso, a localização e visualização precisas dos documentos ficam muito mais ágeis.

Até o final do processo, cerca de 221.000 mil documentos pertencentes aos Departamentos de Contadoria e Auditoria Interna foram digitalizados.

Investimento e crescimento para sua empresa!

Nesse artigo você viu diversas informações sobre o processo de digitalização, os benefícios para sua empresa, quais cuidados deve tomar e os resultados reais de quem investiu na digitalização. Com toda certeza, investir em digitalização é prezar por mais espaço, segurança e organização para sua empresa.

Não deixe de acompanhar nossas atualizações e dicas sempre aqui no blog ou através das nossas redes sociais.

Se você ficou interessado em saber mais sobre esse serviço, entre em contato com uma de nossas unidades!

Saiba mais sobre as vantagens da digitalização Célula! Clique aqui e entre em contato com a unidade mais próxima | Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Transforme suas digitalizações em conteúdo pesquisável

Ter seus documentos digitalizados e bem armazenados garante a integridade e durabilidade deles e proporciona mais espaço físico para a sua empresa. Mas, para facilitar ainda mais o seu dia a dia, é fundamental que seus arquivos digitais sejam facilmente localizados.

Além da digitalização Célula feita com recursos tecnológicos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave, também realizamos, opcionalmente, a busca via Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), que proporciona a pesquisa por palavras ou frases que estão no texto.

Essa tecnologia auxilia no processo de digitalização, transformação e leitura das imagens em conteúdo pesquisável, tanto através de nosso software de Gestão Eletrônica de Documentos, quanto em formatos já conhecidos, como DOC, PDF e XLS. Dessa forma, fica mais fácil encontrar informações contidas em diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Saiba mais sobre nossos serviços de digitalização e reconhecimento óptico de caracteres em https://www.celula.net.br/servicos/ e entre em contato.

Tribuna de Minas completa 34 Anos da Primeira Edição
Scanner Formato A0 Digitalizando Jornal

 

A Célula parabeniza seu parceiro, Grupo Solar Comunicações, especificamente o jornal Tribuna de Minas, empresa do grupo, pelos 34 anos de aniversário da primeira edição do mesmo. Temos orgulho em fazer parte desta história realizando a digitalização de todo o acervo que estava encadernado e disponibilizando no GED Célula, com uso do OCR todo o seu conteúdo para consulta dos jornalistas da empresa. O jornal é o principal meio de comunicação da cidade de Juiz de Fora-MG e desejamos outros 34 anos, pelo menos, pela frente!

Tribuna de Minas é um jornal pertencente ao Grupo Solar de Comunicação.  Fundado em 1981 , possui uma circulação diária na cidade de Juiz de Fora e região.

Em janeiro de 2012 a Célula foi contratada para desenvolver uma solução de OCR ( OPTICAL CHARACTER RECOGNITION ) de busca por conteúdo através das imagens dos jornais que estão sendo digitalizados na Célula.

Iniciamos os serviços de digitalização nos jornais mais antigos, na edição 00 de agosto de 1981 , onde adquirimos um scanner específico para grandes formatos para atender a demanda.

As imagens após a digitalização passam pelo processo de OCR, reconhecimento de caracteres, transformando a imagem em dados e são armazenadas nos servidores da Célula, permitindo a busca por conteúdo através da WEB aos profissionais autorizados pela Tribuna de Minas.

Além da preservação do acervo em papel, o novo sistema de busca desenvolvido pela Célula traz agilidade na busca de informações por palavra, retornando na consulta as páginas que constam a palavra ou frase.