3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

As empresas estão em constante evolução, afinal de contas, para crescer é preciso se adaptar e reformular processos internos e externos, organizar espaços e ampliar equipes.

Cada uma, de acordo com a sua realidade, encontra maneiras ideais para estruturar essas mudanças. Por isso, a tecnologia é uma forte aliada nesse processo: ela nos deixou mais ágeis, mais organizados e mais assertivos nas atividades.

Podemos contar com ferramentas mobile, automações de diversos tipos, programas, aparelhos e uma infinidades de escolhas, adaptadas e desenvolvidas por nicho ou tamanho da empresa.

Quer melhorar sua produtividade, organização e gestão? Continue lendo esse post.

 

Personalização, usabilidade e precisão com a tecnologia

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Quando falamos em usar soluções tecnológicas dentro das empresas, estamos testemunhando uma mudança ainda mais profunda: a mudança na maneira como trabalhamos e executamos tarefas.

Se há 20 anos atrás você não podia contar com aparelhos que permitiam atualizar e-mails, marcar compromissos na agenda e acompanhar notícias, hoje o acesso é simples e rápido, feito apenas com seu smartphone.

Por isso, gestores dos mais variados nichos tem aberto as portas para soluções inteligentes e totalmente tecnológicas.

Essa evolução é fomentada pelos números: o Brasil é um dos 10 maiores mercados de tecnologia do mundo, movimentando cerca de bilhões no ano passado.

E no seu trabalho? Como as novas soluções tecnológicas podem ajudar no seu dia a dia e nos desafios da sua empresa? Separamos algumas dicas para você.

 

3 soluções que a tecnologia pode trazer para seu trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Comunicação Interna

Gerenciar a comunicação de grandes equipes, franquias ou funcionários remotos é, sem dúvida, uma tarefa desafiadora e que pode trazer impactos para todas as outras áreas.

Atualmente existem diversos tipos de aplicativos, programas ou plataformas que possibilitam uma integração maior dos times de trabalho sem por isso ter que apelar para caixas de e-mail lotadas ou correr o risco de sofrer com a famosa “Rádio-peão”

Uma das alternativas mais famosas é o Slack. Com ele é possível criar grupos de conversa de acordo com a organização da empresas, criar lembretes, enviar documentos, marcar usuários e fazer integrações com outros aplicativos.

Gerenciamento de Tarefas

Ajustar prioridades, organizar fluxo de trabalho, adicionar responsáveis, programar tarefas, fazer análise de tempo gastos em cada atividade, medir o nível de entregas, facilitar a organização e o entendimento de toda equipe são alguns dos benefícios oferecidos pelas soluções para gerenciamento de tarefas.

Ferramentas como Asana, Trello ou Ora têm fácil acesso, interfaces intuitivas e agradáveis. Elas trazem mais agilidade e transparência para os processos dentro da empresa.

É uma ajuda sempre bem vinda ao trabalho, principalmente dos gestores!

Automação de Marketing e Vendas

Ainda sobre as ferramentas de gestão de processos, podemos potencializar diversas áreas dentro de uma empresa. Desde a produção até a contabilidade, passando claro pelas vendas e o marketing.

Os softwares e plataformas que escalam tanto as vendas quanto o marketing, (duas áreas cada vez mais próximas atualmente) passam a automatizar processos que seriam custosos financeiramente, além do gasto de tempo e pessoal.

Atividades simples como enviar e-mails, programar lembretes para ligações de retorno, identificar clientes mais propensos à uma compra ou registrar e analisar dados de interação e comportamento são feitas em questões de minutos com os CRM’s e ferramentas como RD Station ou Hubspot.

Gerenciamento de Documentos

Vivemos em um mundo cada vez mais digital. Diversos fornecedores e organizações reguladoras não emitem documentos físicos e o resultado é: uma infinidade de documentos digitais importantes demais para serem perdidos, difíceis demais de serem gerenciados no modelo dos arquivos físicos.

Além disso, o fluxo de utilização de documentos precisa ser ágil e de fácil acesso, na grande maioria das vezes, de maneira remota. Como fazer?

Também na categoria de SAAS (Software as a Service), o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos sana todos esses problemas facilitando a gestão de documentos.

Aqui na Célula nos especializamos em soluções para a gestão de documentos e arquivos e desenvolvemos o GED Célula.

Ele permite acesso ao seu acervo de documentos digitais e digitalizados com total segurança e personalização de níveis de acesso, em qualquer hora e de qualquer lugar, com leitura de caracteres e possibilidade edição online.

 

Cuidado na hora de procurar soluções!

Além dessas, são inúmeras as soluções e ferramentas disponíveis para otimizar o seu trabalho.

O mais importante é saber como ela se adequa a sua realidade, aos seus desafios e se de fato podem ser aplicadas nas atividades da sua empresa.

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3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

O setor de Recursos Humanos tem um papel fundamental dentro de uma empresa. Por isso, otimizar o RH é tão importante para o bom andamento de seus processos.

Afinal, esse é um departamento com muitas atividades burocráticas e operacionais.

Confira nossas 3 dicas para tornar o RH da sua empresa mais eficiente e organizado.

Como otimizar o RH da sua empresa

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Faça um planejamento e estabeleça metas

Um dos primeiros passos para otimizar o RH da sua empresa é planejar ações e estabelecer metas que deseja alcançar.

Pense em metas plausíveis para serem atingidas e, com isso em mente, planeje as ações de sua equipe.

Determinar um prazo para as suas metas também ajuda a manter o foco nas atividades.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Tenha uma equipe integrada e delegue funções

Delegar as ações do seu planejamento faz o ritmo de trabalho correr ainda melhor.

Ter uma equipe integrada facilita a execução de tarefas e deixa os profissionais mais motivados e empenhados.

Portanto, outro ponto fundamental para otimizar o RH da sua empresa é sempre incentivar o trabalho em equipe e manter um clima organizacional positivo.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Se mantenha atualizado

Sempre esteja por dentro de todas as novidades do setor. Para otimizar o RH da sua empresa, é preciso conhecer as tendências e saber o que é e o que não é válido implementar com a sua equipe.

E é ainda mais importante que toda a equipe seja qualificada e atualizada para garantir uma excelência operacional, com foco nos resultados e nas metas a serem alcançadas.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Dica bônus!

Aposte em ferramentas que automatizem processos e sejam aliadas em agilizar tarefas para melhorar seus resultados.

Aqui na Célula, temos uma solução específica para otimizar o RH com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Ele permite armazenar e gerenciar os arquivos ativos e inativos de funcionários da empresa e notifica automaticamente quando alguma ação precisa ser executada, por exemplo, se estiver na época de refazer exames médicos periódicos ou realizar algum pagamento.

Além disso, nossa solução facilita processos como rescisão de contrato, emissão de recibos e folhas de pagamento, recolhimento de INSS, consulta de FGTS e muitos outros.

Lembre-se de que investir e otimizar o RH traz diversos benefícios para a empresa e os colaboradores.

Entre em contato e saiba mais sobre nossas soluções em Gestão de Documentos para a sua empresa.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!) | Otimize o RH da sua empresa! Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos

Gestão de documentos para instituições de ensino: nossa parceria com o Colégio Perfil

Gestão de documentos para instituições de ensino: estante de livros que parece estar ambientada em uma biblioteca

É inegável a importância da gestão de documentos para instituições de ensino. São incontáveis os papeis com dados e documentos de alunos que surgem todos os anos e que devem ser guardados permanentemente.

Foi para administrar melhor tudo isso que o Colégio Perfil, de Lauro de Freitas/BA, procurou a Célula Salvador, há dois anos.

“Antes, a escola sofria muito com a falta de espaço que o armazenamento desses papeis causava. Sem contar que nossa cidade é praiana, o que deixa os documentos muito mais vulneráveis à degeneração”, contou Jainira de Carvalho, secretária do colégio.

Gestão de documentos para instituições de ensino: foto do galpão da célula com diversas caixas dispostas em grandes estantes

Qual a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino?

A guarda terceirizada foi a solução em gestão de documentos para instituições de ensino que a Célula encontrou. Dessa forma, era possível resolver todos os problemas de segurança, organização e armazenamento dos arquivos.

Mas, além disso, a escola precisava de uma forma de facilitar o controle de contratos e o acesso à documentação dos alunos.

Para isso, a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino encontrada foi a digitalização com reconhecimento de caracteres de todos os arquivos. Ela permite que tudo seja facilmente pesquisável através do software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

“Com as soluções da Célula, o nosso trabalho ficou muito mais agilizado. Basta entrar no GED quando precisamos da informação de algum aluno. Facilita muito! O volume de papel diminuiu e economizou muito espaço, o que era uma necessidade urgente”, disse Jainira.

Gestão de documentos para instituições de ensino: pastas de arquivos, uma vermelha e uma branca

Ela conta também que, no começo, ficava receosa de deixar os documentos na guarda terceirizada e precisar deles depois. Mas, com o tempo, percebeu que o GED supria quase todas as suas necessidades.

“E se eu preciso da versão física de algum arquivo”, explica, “é só fazer a solicitação pelo software mesmo, que rapidamente eles chegam.”

A Célula conta com diversas soluções em Gestão de Documentos para instituições de ensino e diversos outros modelos de empresas. Entre em contato e saiba qual é a melhor para você!

Gestão de documentos para instituições de ensino: quer um resultado parecido na sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça as nossas soluções!

3 soluções em Gestão de Documentos para coworkings
Gestão de Documentos em coworkings

Imagem: Flickr

O novo modelo de trabalho proposto pelos coworkings possui inúmeras vantagens em relação aos escritórios tradicionais: maior custo-benefício, mais economia e o espaço propício para o desenvolvimento de networkings são apenas algumas delas.

Porém, o pouco espaço para armazenar de documentos pode ser um problema. Afinal, independente do porte da empresa, o número de arquivos importantes que passam nas mãos de seus funcionários diariamente é grande.

Seja em sua forma física ou digital, muitos deles ainda precisam ser frequentemente consultados. Por isso, é essencial tê-los sempre à mão, mas ainda assim seguros e bem armazenados.

Conheça as soluções e vantagens da Gestão de Documentos para coworkings

Guarda terceirizada

Muitos espaços de coworking possuem armários dedicados a seus frequentadores. Mas suas condições raramente são ideais para armazenar grandes quantidades de documentos e garantir sua segurança.

Ao contratar uma guarda terceirizada, seus arquivos ficam seguros em um galpão, à sua disposição sempre que precisar. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando à integridade do documento e da informação.

Com o objetivo de agilizar o acesso à informação, os documentos são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigidapelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus arquivos e evitamos que eles se percam ou caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave, que facilitam nas buscas por um documento específico.

Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto a todos os seus documentos. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los.

O software pode ser usado em qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar qualquer documento que esteja armazenado em nosso galpão e, em até 24 horas, ele estará em suas mãos.

Nosso GED também é compatível com documentos digitais. Isso facilita sua organização e evita que se percam em meio a inúmeras pastas no computador ou em algum acidente com seus equipamentos.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Arquivos bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Entre em contato e conheça nossos serviços!

Saiba mais sobre as vantagens da Gestão de Documentos para coworkings. Clique aqui e entre em contato com a Célula!

O excesso de papel está atrapalhando seu negócio?

Você tem muitos papéis na sua empresa? Já parou para pensar que guardar papelada pode estar te custando espaço físico, funcionários, tempo e, principalmente, dinheiro? Saiba como o excesso de papel pode estar atrapalhando o seu negócio e como evitar que isso aconteça.

Como o excesso de papel atrapalha?

Desperdício

O hábito de usar muitos documentos em papel pode levar a um grande número de cópias e impressões desnecessárias. Pare e pense: quantos desses materiais não poderiam ser acessados em versão digital?

Oriente seus colaboradores a imprimirem somente o necessário. E, sempre que possível, utilize os dois lados das folhas e imprima nas configurações econômicas.Isso ajuda a diminuir – e muito! – a quantidade de papel gerada diariamente.

Sustentabilidade

Para reduzir o desperdício de papeis, procure reaproveitá-los ao máximo – por exemplo, como rascunho. Além disso, todo papel descartado deve ser separado e encaminhado para reciclagem. Assim, o impacto sobre o meio ambiente pode ser reduzido.

Baixa produtividade e fluxo de informações

Documentos físicos podem, muitas vezes, tornar os processos muito mais lentos. Afinal, eles podem demorar para serem encontrados, dificultar o compartilhamento entre departamentos, serem esquecidos ou mesmo acidentalmente destruídos.

Uma boa gestão, armazenamento adequado e digitalização desses documentos agilizam o fluxo de informações e economizam recursos, além de facilitar a identificação de problemas e oportunidades.

Falta de organização

Quando um novo documento chega, é muito mais fácil simplesmente deixá-lo em cima da mesa para guardar depois ou mesmo abandoná-lo em uma pasta aleatória.

É importante que se crie o hábito de organização imediata das informações, para que nada se perca em meio a uma bagunça. Isso também serve para o descarte, que deve ser encaminhado para a reciclagem o quanto antes, ao invés de ficar ocupando espaço.

Armazenamento

Um bom armazenamento dos arquivos aumenta sua vida útil, evita acidentes e perdas. Atenção para a embalagem correta e ambiente adequado e limpo, com controle de pragas e insetos. A guarda terceirizada é uma opção segura para empresas que precisam de mais espaço físico.

Aqui na Célula, nós temos essas e outras soluções em gestão de documentos para evitar que o excesso de papel atrapalhe seus negócios. Entre em contato e garanta mais economia e produtividade para a sua empresa.

Não deixe que o excesso de papel atrapalhe seu negócio! Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos.

Saiba como não perder documentos importantes

Como não perder documentos importantes

A organização e gestão de documentos eficiente são essenciais para o bom funcionamento de uma empresa e ajuda a não perder documentos importantes. Afinal, já pensou receber uma fiscalização e não conseguir encontrar algum arquivo?

Veja aqui 5 dicas para organizar os documentos da sua empresa.

Para evitar esse tipo de situação e, com ela, a possibilidade de retrabalho ou até multas, conheça nossas dicas:

Dicas para não perder documentos importantes

Documentos físicos

Contas, recibos, comprovantes e demais documentos físicos devem ser arquivados em algum tipo de pasta que o identifique ou associe a um fornecedor ou cliente.

Centro de Documentação ou guarda terceirizada? Saiba qual é o ideal para a sua empresa!

Da mesma forma, devem estar associados entre si. Por exemplo, os boletos devem ser anexados às respectivas notas fiscais.

Isso facilita as buscas e conferências de valores, conciliando o extrato bancário com as respectivas saídas ou entradas registradas na contabilidade da empresa e poupando tempo.

Documentos de funcionários

Currículos, exames admissionais, contratos e qualquer outro documento relacionado a funcionários também devem ser bem guardados.

A organização pode ser mantida com pastas para cada funcionário, categorizadas por departamento ou setor em gavetas ou caixas.

No caso de livros-ponto, contracheques e comprovantes de pagamento, o ideal é que sejam arquivados por ordem cronológica.

Documentos empresariais

Comprovantes de inscrição no CNPJ, cadastros em prefeituras, contratos de locação e qualquer outro documento da empresa deve ser arquivado para fiscalizações e procedimentos de auditoria.

Além disso, muitos desses documentos devem ser guardados para comprovação junto ao imposto de renda. Dependendo da esfera governamental, devem ser arquivados por muitos anos ou enquanto a empresa se mantiver em atividade.

Documentos digitais

Com a tecnologia e o aumento nas transações e procedimentos online, cresceu também o número de documentos digitais com validade jurídica.

Tem muitos documentos digitalizados? Saiba como tornar seus conteúdos facilmente pesquisáveis.

NFe-s, NFCe-s, CTe-s, NFFSe-s e muitos outros arquivos eletrônicos podem se perder facilmente na caixa de entrada do email ou na área de trabalho.

O ideal é arquivá-los em formato XML, para que possam ser consultados em datas futuras, e armazená-los em nuvem, com o auxílio de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, categorizando por clientes e transações.

Veja aqui por que você deve adotar o GED para a sua empresa!

Uma gestão documental eficiente facilita a procura por informações sempre que for necessário, economizando tempo e deixando a empresa mais produtiva.

Assim, é possível não perder documentos importantes, garantir sua segurança e evitar retrabalhos e multas desnecessárias para a empresa.

Leia aqui as vantagens e benefícios da gestão documental.

Entre em contato, conheça as soluções Célula para o seu negócio e ganhe mais tempo e produtividade!

Quer saber mais como não perder documentos importantes? Conheça nossas soluções em Gestão de Documentos. Clique aqui!

3 soluções para segurança de prontuários médicos
Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Em clínicas e hospitais, circulam dezenas de pacientes todos os dias. Por isso, é de extrema importância garantir uma boa gestão, organização e segurança de prontuários médicos. Afinal, seja em sua forma física ou digital, eles precisam estar bem armazenados para consultas frequentes, por precaução e também para cumprir obrigações legais.

Quando a Gestão de Documentos entra em cena, ela ajuda a garantir não só mais praticidade no dia a dia corrido dos profissionais de saúde, como também mais segurança para evitar que se percam de alguma forma – seja por causa de ações do tempo ou mesmo pequenos acidentes.

Cada empresa demanda uma ação específica em relação aos seus documentos e, no caso de hospitais e clínicas, não é diferente: para garantir a segurança de prontuários médicos, é necessário buscar soluções que garantam o armazenamento correto ao mesmo tempo em que propiciam uma busca mais facilitada.

Tudo isso traz vantagens não só para o dia a dia dos profissionais de saúde, que perdem muito tempo procurando arquivos específicos, como também para os pacientes, que ganham em qualidade de vida ao serem atendidos mais rapidamente, uma vez que seus prontuários estão facilmente à mão dos profissionais.

Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Saiba como nós podemos te ajudar a garantir a segurança de prontuários médicos

Guarda terceirizada

Uma boa gestão e armazenamento de documentos é essencial para garantir a sua segurança. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando a integridade do documento e da informação. Com o objetivo de agilizar o acesso aos documentos, eles são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigida pelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus prontuários e evitamos que eles caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave facilita nas buscas por um documento específico. Dessa forma, é possível procurar prontuários por data, paciente ou a categoria que preferir. Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou ainda se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto aos prontuários. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los. Ele pode ser usado de qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar prontuários que estejam armazenado em nosso galpão e, em 24 horas, eles estarão em suas mãos.

Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Digitalização de prontuários médicos agora é lei

Pensando em todas as vantagens que citamos acima, foi sancionada no Senado Federal a Lei 13787/2018, que cria regras para a digitalização, utilização e armazenamento eletrônico de prontuários médicos em hospitais. Dessa forma, será possível modernizar o trabalho das unidades públicas e particulares de saúde e facilitar o acesso às informações dos pacientes.

A norma determina que os documentos digitais contenham todos os dados médicos dos prontuários físicos originais. E estes, que devem ser mantidos pelo hospital ou clínica por ao menos 20 anos, poderão ser destruídos antes desse prazo ou devolvidos ao paciente interessado depois de digitalizados.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Prontuários bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Pensando nisso, a Célula possui soluções específicas para prontuários médicos e outras áreas. Entre em contato e conheça nossos serviços!

3 soluções para segurança de prontuários médicos
5 formas de deixar sua empresa mais moderna

O mercado de trabalho já não é mais o mesmo de anos atrás. Os clientes estão cada vez mais exigentes, as demandas mudaram e os princípios dos funcionários são outros.Por isso, é importante não ficar parado no tempo e deixar sua empresa mais moderna a cada dia.

Como deixar sua empresa mais moderna?

Dê atenção ao cliente

Interaja com os clientes, conheça suas demandas e faça a diferença. Atualmente, a oferta está tão alta quanto a procura e é preciso ser diferente para chamar a atenção.

Estamos vivendo a era da experiência e é essencial que o cliente receba um atendimento bom e preciso para que haja a fidelização.

Fique de olho na concorrência

Saiba reconhecer as estratégias do concorrente e mantenha bons contatos. Em um mundo conectado como o nosso, se isolar é mais do que ultrapassado.

Busque informação, desenvolva contatos e tenha boas interações. Pensar que a sua empresa pode sobreviver sozinha, somente com uma boa ideia, pode deixá-la para trás.

Sustentabilidade não é só uma palavra bonita

Se preocupar com a sustentabilidade não só passa uma mensagem positiva aos clientes, como também pode significar economia para o seu bolso.

Tenha versões digitais dos seus documentos e evite desperdício de papel com cópias e impressões desnecessárias.

Invista em tecnologia e ganhe em produtividade

Quando vemos tecnologia e produtividade na mesma frase, logo pensamos em grandes maquinários fabricando produtos em série. Mas muitas vezes é muito menos complexo que isso.

Ter um software de gestão de documentos, por exemplo, facilita o acesso a determinados arquivos. Isso evita o desperdício de tempo, que pode ser usado para fazer algo muito mais produtivo.

Precisa de ajuda para deixar sua empresa mais moderna?

Não tem versões digitais dos seus arquivos? Precisa de uma gestão de documentos eficiente que acompanhe um bom software?

Entre em contato com a Célula e conheça as melhores soluções para a sua empresa.

Deixe sua empresa mais moderna! Clique aqui e invista em uma gestão de documentos eficiente.

Guarda ou gestão de documentos? Eis a questão!

Sua empresa está crescendo e já não tem mais tanto espaço. Os documentos ocupam estantes e mais estantes, cheias de caixas empilhadas, enfurnadas em uma sala qualquer cheia de traças. Então, você finalmente decide contratar um serviço que dê um jeito em toda a papelada. Mas, afinal, qual é mais adequado: guarda ou gestão de documentos?

Continue com a gente e saiba a diferença entre os dois serviços e qual o melhor para você!

Qual é o melhor para mim, guarda ou gestão de documentos?

Guarda simples

A guarda de documentos é, basicamente, o armazenamento dos arquivos. A empresa que oferece esse serviço não se responsabiliza pela forma com que os arquivos serão separados e organizados.

Muitas vezes, elas fornecem somente a caixa com algumas etiquetas para que o cliente organize tudo como preferir. Ele também fica responsável por cadastrar o conteúdo das caixas, lacrar e enviar para a guarda.

Gestão de documentos

Muito mais do que apenas o armazenamento, a gestão de documentos propõe uma organização que categoriza de forma inteligente os arquivos, controla sua temporalidade e facilita a sua localização.

Aqui na Célula, todos os documentos coletados passam por um processo de indexação, que os classifica e etiqueta da melhor forma para facilitar a localização de cada um em nossa estante.

Se o cliente preferir, também realizamos a digitalização dos documentos. Assim, podem ser acessados de qualquer lugar através de nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Caso precise de algum arquivo físico, basta fazer uma solicitação e, em até 24 horas, ele estará na sua empresa.

Além disso, a gestão de documentos não está, necessariamente, ligada à guarda terceirizada. Se o cliente possuir espaço em sua empresa, também realizamos a implantação de um Centro de Documentação (CEDOC), com planejamento, consultoria e treinamento dos colaboradores.

Todo o trabalho realizado pela Célula é feito em conjunto com o cliente. Assim, garantimos soluções ideais para cada necessidade.

Entre em contato com a Célula e saiba o que podemos fazer por você e pela sua empresa.

Em dúvida entre guarda ou gestão de documentos? Tenha uma gestão eficiente! Entre em contato e conheça nossas soluções para a sua empresa. Clique aqui!

Tenha um consultório mais organizado em 3 passos

Para proporcionar aos seus pacientes a melhor experiência de atendimento e causar boa impressão, ter o consultório mais organizado é essencial. Afinal, eles não querem perder tempo esperando até encontrarem sua ficha de cadastro ou para o agendamento de consulta.

Além disso, a organização garante mais produtividade nos atendimentos, facilitando o seu trabalho e deixando o paciente mais satisfeito.

Como deixar seu consultório mais organizado?

Deixe na sua mesa somente o necessário

Mesas com muitos papeis e objetos causam a sensação de desordem e bagunça. Guarde todos os papéis em gavetas e evite muitos decorativos, um ou dois são o suficiente. Além do computador ou tablet, deixe somente um bloquinho com caneta para eventuais anotações.

Pode não parecer, mas pacientes observam essas coisas. E, além de causar uma impressão negativa, o excesso de informação pode desviar a atenção deles.

Guarde todos os papéis em um só lugar

Alguns documentos precisam ser muito bem guardados para futuras prestações de conta. Recibos, contratos, formulários…com tudo em um só lugar, é muito mais fácil procurar pelo que você precisa.

Use estantes, caixas e pastas para categorizar e arquivar tudo em um Centro de Documentação, evitando papéis espalhados pelo consultório. Se preferir, contrate um serviço de guarda terceirizada, para evitar grandes ocupações de espaço físico.

Tenha suas fichas e prontuários digitalizados

Ter as informações dos seus pacientes sempre à mão e com fácil acesso acelera o ritmo das consultas. Afinal, com todos eles digitalizados, você não vai perder longos minutos procurando em meio a pastas e papeis.

Conte com um software de Gestão de Documentos Eletrônicos para organizar os arquivos por paciente, data, prontuários e muitas outras categorias.

Precisa de ajuda para deixar seu consultório mais organizado?

Seus documentos não estão todos digitalizados? Cada papel está guardado em um local diferente?

Entre em contato com a Célula, conheça nossas soluções específicas em Gestão Documental e defina a melhor para o seu consultório.

Quer um consultório mais organizado? Entre em contato e saiba mais sobre a Gestão de Documentos Célula