Saiba como a digitalização pode reduzir os custos da sua empresa

As empresas costumam lidar com um grande volume de documentos circulando: recibos, relatórios, planilhas, dentre outros. Muitas organizações ainda possuem o processo de organizar e guardar os seus documentos impressos. No entanto, cada vez mais esse tipo de operação vem sendo substituído pela digitalização

Levando em consideração que os processos estão progressivamente se tornando mais digitais, reduzindo a circulação de material impresso, é natural que a digitalização torne-se uma atividade mais comum. A Medida Provisória da liberdade econômica, vigente desde 30 de abril de 2019, incentiva e valida a utilização de documentos digitais para comprovação tributária e fiscal

No entanto, para além da adaptação à transformação digital, a digitalização também ajuda a reduzir os custos operacionais do seu negócio. Esse tipo de processo também garante maior segurança, reduzindo a perda de documentos, a circulação de papel e falta de espaço ocasionada pelo excesso de documentos. 

Digitalização e gestão de documentos

A digitalização é apenas um dos processos da gestão de documentos. Esta última inclui todos os processos implementados na organização que buscam garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos arquivos necessários para o bom funcionamento da organização. Uma boa gestão documental ajuda a simplificar o uso dos documentos no dia a dia. 

Além da digitalização, a gestão de documentos compreende processos como coleta dos documentos, indexação dos arquivos, buscando facilitar o acesso no dia a dia e também a guarda, seja ela em local físico ou servidor, no caso dos arquivos digitalizados. 

Muitas vezes, o processo de digitalização dos documentos é complexo e oneroso e muitas organizações optam pela terceirização. Algumas empresas, como a Célula, oferecem um serviço completo de gestão de documentos. Com isso, a sua empresa consegue reduzir os custos operacionais de uma forma ampla, com confiabilidade e segurança. 

Como a digitalização ajuda a reduzir os custos operacionais?

A gestão dos documentos físicos exige uma série de processos que podem ter impacto direto na rotina de trabalho e, principalmente, no planejamento financeiro do seu negócio. A digitalização ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade. Entenda melhor o porquê. 

Redução do consumo de papel e gastos com impressão

Uma das principais vantagens da digitalização é a redução do consumo de papel, necessário para a impressão dos documentos. Ao mesmo tempo, o processo de transformação digital, potencializado pela digitalização, ajuda a reduzir os custos de impressão, como gastos com tintas e manutenção das impressoras. 

Consequentemente, há uma redução da circulação de papel no escritório, tornando o dia a dia mais organizado e prático. 

Classificação e armazenamento

Na Célula, após os documentos serem digitalizados, eles são classificados e armazenados em um software específico, o GED Célula. Com isso, os arquivos podem ser facilmente localizados, através de uma série de critérios, como nome, data, dentre outros indexadores. 

Além de reduzir custos com perda e reimpressão de documentos, esse processo aumenta a produtividade, garantindo maior facilidade de acesso. Com isso, seus colaboradores podem focar em atividades importantes para o seu negócio, ao invés de perder tempo buscando os arquivos necessários para a realização das atividades. 

Segurança e proteção dos arquivos digitais

Para garantir ainda mais economia e segurança para os seus documentos, algumas empresas contam com softwares específicos para o armazenamento. É o caso da Célula, que conta com o GED Célula. O software possui diversos recursos que ajudam a garantir a segurança dos seus documentos, como criptografia, assinatura digital, dentre outros. 

Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa. 

Quais os outros benefícios da implementação da digitalização?

Acessibilidade e praticidade

Na Célula, os documentos digitalizados passam por um processo de indexação, como já comentado. Eles são separados por tipologia, facilitando a sua localização. Além disso, a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS

Adaptação ao cenário digital

Além de garantir economia a médio e longo prazo, a digitalização dos documentos coloca sua empresa na esteira da transformação digital. Estamos vivendo um período de transição para o digital, impulsionado pela pandemia de COVID-19. Em um mundo cada vez mais digital, os documentos nesse formato passam a ser, cada vez mais, oficiais, reconhecidos e obrigatórios. A própria legislação vem se adaptando, como é o caso da MP da Liberdade Econômica

Reduza custos com a gestão documental

A digitalização possui uma série de critérios exigidos pela legislação. Para se adequar, conte com uma empresa especializada no assunto. A Célula possui 18 anos de experiência em gestão documental, possibilitando redução de custos, facilidade e segurança no acesso dos seus arquivos. Entre em contato com a nossa equipe e reduza os custos com a gestão documental!

Célula: 18 anos de gestão de documentos

A Célula tem muito orgulho de se juntar ao seleto grupo de empresas que conseguem manter as suas atividades por 18 anos seguidos. Ao longo de todo esse tempo, a empresa manteve a excelência na satisfação dos seus clientes, atuando no mercado de gestão de documentos físicos e eletrônicos

A história da Célula se iniciou em 2004, ano no qual iniciou suas atividades na região de Juiz de Fora e Zona da Mata mineira. Atualmente, através de parcerias, o atendimento se estende para Curitiba, Salvador, Maringá e Belo Horizonte. Desde 2008, as operações foram ampliadas, abrangendo novos serviços com foco no mundo digital

Entenda um pouco da operação da Célula

A Célula é uma empresa especializada na gestão de documentos. Essa operação abrange todos os processos de uma empresa ou instituição com o objetivo de organizar e simplificar o uso e manuseio dos documentos no dia a dia. Com uma gama variada de serviços, a Célula consegue atender as mais diferentes demandas das empresas: desde um local específico para a guarda dos documentos físicos até o gerenciamento eletrônico através de um software personalizado desenvolvido para isso, o GED Célula – Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Célula. 

Com a modernização dos processos e a inserção cada vez maior das empresas no ambiente digital, a gestão de documentos digitais pode se mostrar um desafio para instituições que estão no processo de transição. Para isso, a Célula conta com os serviços de digitalização de documentos e a guarda digital. Tudo isso feito de forma personalizada, de modo a garantir que a empresa consiga localizar os seus documentos de forma fácil e prática. 

Ao longo desses 18 anos de existência, a Célula acumulou expertise nos diferentes processos da gestão de documentos. São mais de 90 milhões de imagens de documentos digitalizados e indexados, mais de 300 milhões de documentos físicos arquivados e também indexados e mais de 300 clientes atendidos na Zona da Mata mineira e em outras regiões do país, através das parcerias. 

Afinal de contas: qual a importância da gestão de documentos?

As organizações lidam diariamente com uma grande quantidade de documentos que asseguram as atividades e processos necessários para o seu bom funcionamento. Cada arquivo possui uma função e, por isso, deve ser organizado e conservado de maneira adequada. Empresas que não possuem uma boa organização dos seus documentos podem reduzir muito a sua produtividade, perdendo tempo com a busca de arquivos necessários para o andamento dos processos. 

Outro ponto que pode ser influenciado pela má organização dos documentos é o próprio compliance da empresa. Alguns documentos necessitam de um prazo de guarda específico e a perda desses documentos pode acarretar processos, multas e, em casos mais graves, até mesmo o fechamento da organização.  

Para realizar uma boa gestão documental, é necessário se adaptar às necessidades dos clientes e seus setores. Nesses 18 anos, a Célula atende empresas dos mais variados segmentos, trazendo soluções personalizadas, que se adequem às demandas de cada negócio. 

Um exemplo é o serviço de gestão de documentos para empresas de arquitetura e engenharia. As plantas e desenhos técnicos são enviadas pelo cliente, seja em papel ou no formato digital 2D com extensão DWG (AutoCad). A facilidade já começa na hora da coleta: caso o cliente não consiga enviar os arquivos, a Célula se compromete a buscar em horários previamente agendados. No caso de documentação em papel, os materiais passam por um processo minucioso de reparação, no qual sujidades e materiais metálicos são retirados. No processo de indexação, o cliente define critérios para facilitar na hora do acesso, como nome, número e data do projeto. As plantas e os desenhos técnicos são digitalizados e posteriormente acondicionados dentro da Célula ou no espaço do cliente. Tudo isso pode ser facilmente acessado através do GED.  
Outras empresas também se beneficiam dos serviços personalizados da Célula, como Instituições de Ensino Superior (IES), comércios, indústrias, dentre outras.

Quais os benefícios da terceirização da gestão de documentos?

Independente do tamanho da empresa, a gestão de documentos é essencial. Manter os documentos organizados traz uma série de benefícios para o seu negócio. No entanto, muitas empresas não conseguem gerenciar os documentos de forma autônoma e por isso optam pela terceirização dessa demanda, através da contratação de um negócio especializado nesse tipo de serviço. É o caso da Célula!

Esse tipo de decisão gera vantagens para a empresa. Conheça algumas delas:

Economia de gastos

A gestão documental ajuda a reduzir os gastos com impressões, reimpressões, cópias e transporte de documentos. Além disso, reduz os riscos de perdas de documentos por imprevistos e acidentes. Esse tipo de situação pode acabar gerando gastos a mais para a sua empresa. 

Agilidade

Uma boa gestão documental ajuda a trazer mais agilidade no dia a dia, através da facilidade no acesso aos documentos. Com as informações nas mãos de forma mais ágil, fica mais fácil de atender às solicitações e ter respostas rápidas para os processos do seu negócio. Isso otimiza o tempo dos colaboradores e aumenta a produtividade

Tecnologias de gestão

A gestão de documentos tem se modernizado e o uso de tecnologias mais avançadas ajuda a garantir mais praticidade e produtividade. A Célula, por exemplo, conta com equipamentos de digitalização que operam com velocidade e alta resolução. Já o software GED Célula, ajuda no acesso online ao acervo, com buscas, visualizações e requisições de entrega do documento físico

Guarde as histórias da sua empresa com a Célula!

Ao longo de 18 anos, a Célula ajudou muitas empresas a guardar as suas histórias, através da gestão dos documentos. Se você quer impulsionar a produtividade do seu negócio e ganhar tempo para focar nos processos essenciais da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe. Temos expertise para guardar a sua história, com soluções personalizadas para o segmento da sua organização!

5 cuidados essenciais na gestão de documentos para autônomos e MEI

O sonho de abrir uma empresa brilha os olhos de muitas pessoas. Ter seu próprio negócio permite mais autonomia e flexibilidade, mas ao mesmo tempo exige disciplina e resiliência para encarar as dificuldades do empreendedorismo. Você, que decidiu ser um Microempreendedor Individual (MEI), provavelmente se deparou com alguma dessas dificuldades. E uma delas é: como fazer a gestão dos documentos?


Esse texto busca ajudar na gestão de documentos para autônomos e MEI.

  1. Conheça as suas obrigações enquanto MEI

O primeiro passo é saber quais são as suas obrigações. Uma das grandes vantagens de ser um Microempreendedor Individual (MEI) e trabalhar de forma autônoma é o acesso a diversos benefícios com pouca burocracia e menos impostos. No entanto, é muito importante que você se mantenha atento às obrigações para que você não tenha de lidar com contratempos, como multas ou até mesmo a perda do seu CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. 

Uma das obrigações para manter o seu cadastro ativo é o pagamento mensal das guias do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Se o pagamento não for feito em dia, você pode perder os benefícios previstos em lei, como, por exemplo, o auxílio doença ou salário maternidade. É muito importante que os comprovantes de pagamento do DAS sejam guardados. Para isso, é muito importante que você saiba o tempo de guarda do documento

Uma das possibilidades e deveres do MEI é a emissão de notas fiscais. Alguns lugares possibilitam a emissão de nota fiscal eletrônica, o que garante maior segurança e facilidade no processo. No entanto, alguns clientes podem exigir a nota fiscal física. Isso acaba gerando tipos variados de documentos, físicos e digitais, e exigindo uma gestão híbrida dos documentos

Outras obrigações são a elaboração mensal das receitas, emissão da Declaração Anual do Faturamento do Simples Nacional (DASN-SIMEI) e a atualização das informações sobre os funcionários. Todas essas atividades exigem documentações específicas, com prazos e períodos de guarda. 

Caso você tenha dúvidas sobre os processos relacionados à gestão de documentos para MEI e autônomos, você pode contar com a ajuda de uma empresa terceirizada. A Célula é uma empresa especializada na gestão de documentos, com mais de 15 anos de experiência no ramo. Possui o serviço de BPO – Business Process Outsourcing, que busca terceirizar processos e demandas organizacionais da gestão de uma empresa, visando diminuir os custos e aumentar a eficiência

A Célula realiza as etapas de diagnóstico e planejamento, mapeando os processos do seu negócio e verificando quais desses processos são terceirizáveis. Com experiência comprovada nas áreas de informação, arquivamento, conferência, organização, preparação, digitalização e digitação, a Célula pode auxiliar sua empresa a gerenciar seus documentos e ter mais tempo para focar nas atividades essenciais para alavancar o seu negócio. 

  1. Conheça os prazos de guarda de cada tipo de documento

Sabendo os documentos necessários para manter o seu CNPJ ativo, é necessário conhecer quais os prazos de guarda de cada um deles.  Para isso é extremamente importante que você crie uma tabela de temporalidade com a vida útil de cada arquivo. Isso ajuda a ter um controle maior e evita a circulação desnecessária de papel

A Célula também pode te ajudar nesse desafio. Todos os documentos guardados na empresa passam por um processo de indexação, ou seja, são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Os mesmos são digitalizados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma prática e ágil. 

  1. Escolher onde vai guardar os seus documentos

A gestão de documentos para MEI e autônomos inclui escolher o local de guarda dos arquivos. Isso depende, obviamente, do tipo de documento que costuma circular no seu negócio. 

Cada tipo de documento necessita de um armazenamento específico. Arquivos físicos necessitam de um local separado para a guarda de documentos. Alguns cuidados são importantes, como se atentar à climatização do ambiente escolhido para a guarda física. Lembre-se que documentos podem acabar se danificando por conta de calor ou umidade excessivos. Uma vez danificados, alguns desses documentos necessitam de uma segunda via, o que acaba gerando um imenso trabalho burocrático. 

Já os arquivos digitais necessitam de um servidor específico para serem guardados. É importante manter um backup constante desses dados, para que eles não sejam perdidos por falta de espaço ou algum problema do servidor. 

A Célula pode ajudar você, através do serviço de guarda física de documentos, proporcionando um lugar seguro e adequado para guardar os seus arquivos físicos. Também é possível digitalizar os documentos físicos e ter acesso a eles por meio de um sistema integrado. Os arquivos digitais também podem ser acessados através do software

  1. Criar um sistema de fácil acesso e manuseio

Os documentos devem ser organizados, para que sejam facilmente localizados. Sem um sistema prático de localização e manuseio, você vai acabar perdendo tempo tentando encontrar documentos importantes. Tempo esse que poderia estar sendo utilizado para gerenciar atividades importantes do seu negócio!

A Célula possui o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, um sistema online que permite a fácil localização dos seus documentos armazenados. Para isso, todos os arquivos passam por um processo de indexação, já comentado anteriormente. 

  1. Manter os documentos necessários e atualizados

A gestão de documentos para MEI e autônomos também inclui a atualização e manutenção dos documentos estritamente necessários. O acúmulo desnecessário de arquivos, sejam eles físicos ou digitais, não traz nenhuma vantagem para o seu negócio. Muito pelo contrário. 

O excesso de papel pode deixar o seu ambiente de trabalho desorganizado. Além disso, a falta de um sistema de manutenção pode acabar gerando gastos desnecessários, como a compra de espaço no servidor para armazenamento de arquivos que já passaram do tempo de guarda. 

Alguns documentos necessitam de atualização frequente, como os dados dos colaboradores. É preciso que você fique atento a esses detalhes e mantenha sempre os seus arquivos em dia! 

Conte com a Célula para fazer a gestão de documentos de MEI e autônomo!

A Célula possui experiência comprovada na gestão de documentos, auxiliando empresas a terem mais tempo para focar nas atividades do seu core business. Contando com os serviços de guarda física e digital, digitalização de documentos, GED Célula, BPO, dentre outros, é possível atender todas as suas demandas de gestão documental em um único lugar. Entre em contato e saiba mais sobre a solução específica para a sua necessidade!

Gestão híbrida de documentos: como tratar arquivos físicos e digitais

No dia a dia das empresas os colaboradores acabam lidando com um número muito grande de documentos, sejam eles arquivos físicos ou digitais. Faturas, e-mails e contratos são apenas alguns deles.

Muitas empresas tiveram que se adaptar ao processo de digitalização , acelerado pela pandemia. Com isso, não tiveram tempo suficiente para se adaptar à gestão híbrida de documentos no formato físico e online. Quando esses materiais não têm um gerenciamento adequado, é possível que se torne cada vez mais difícil recuperar e resolver problemas, dos mais simples aos mais complexos.

Você provavelmente já deve ter passado por uma situação em que precisava recuperar algum registro importante, mas não sabia onde encontrá-lo, certo? Como garantir que esse tipo de situação não aconteça? Isso é o que iremos tratar neste blogpost.

O que é gestão híbrida de documentos?

O advento da tecnologia trouxe diversas vantagens para as empresas. Uma delas é a possibilidade de homeoffice, no qual os funcionários podem trabalhar remotamente de qualquer lugar do planeta. Muitas empresas têm adotado esse tipo de trabalho ou estão experimentando um modelo híbrido, no qual parte da equipe trabalha de forma remota, enquanto outros trabalham presencialmente.

Seja qual for o tipo de trabalho adotado, atualmente todas as empresas têm de lidar com o tratamento de documentos que já nascem no formato digital, ao mesmo tempo em que lidam com os arquivos físicos. Algumas cópias de documentos em papel têm a força legal de um original. Um exemplo é um contrato de arrendamento executado, por exemplo.

No entanto, o uso de documentos online tem se tornado cada vez mais comum, tanto para diminuir a circulação de papel, quanto pela praticidade. Até mesmo o setor público, que demora mais para se adaptar às novidades, tem passado por mudanças. Um exemplo é o Decreto Nº 10543 de 2020, que regulamenta o uso de assinatura eletrônica na administração pública federal. Dessa maneira, contratos podem ser assinados através de dispositivos eletrônicos, com praticidade e segurança.

A gestão de documentos de diferentes formatos, sejam arquivos físicos ou digitais, recebe o nome de gestão híbrida.

Riscos da má gestão de documentos físicos e digitais

Lidar com arquivos físicos e digitais ao mesmo tempo não é uma tarefa fácil. Existem diversos tipos de problemas que podem acontecer caso não haja uma boa gestão híbrida dos documentos.

Uma dificuldade muito comum é a dificuldade ou demora para encontrar o documento necessário. O arquivo é físico ou digital? Ele está armazenado numa plataforma de armazenamento ou se encontra em algum lugar da empresa?

Esse tipo de obstáculo acaba gerando lentidão e atraso na realização de atividades e processos. Sem encontrar os arquivos necessários para a conclusão do trabalho, atividades simples podem se tornar demoradas e onerosas. Retrabalhos podem começar a se tornar frequentes, por conta da falta de acesso a registros de atividades já concluídas.

Outro ponto importante a ser levado em consideração nesse processo de gestão híbrida é a criação de processos específicos para cada tipo de documento. A falta de definições sobre o que vai ser armazenado digitalmente ou fisicamente pode gerar diversos tipos de problemas, como despesas com local físico e cópias desnecessárias. A inexistência de critérios específicos também acarreta impossibilidade de encontrar os arquivos pelo conteúdo.

A falta de controle pode acabar trazendo insegurança e maior vulnerabilidade com o turnover. Isso costuma acontecer porque o conhecimento sobre a gestão dos arquivos acaba se concentrando em pessoas específicas e não em processos bem estruturados.

Como tornar a gestão de documentos físicos e digitais mais eficiente

Toda mudança de processos no ambiente corporativo necessita de estratégia. É preciso definir de que maneira você vai lidar com os arquivos físicos e digitais.

É necessário fazer um mapeamento completo de todas as etapas de processamento dos documentos, desde a criação até a exclusão ou arquivamento.

Algumas empresas acabam optando pela terceirização, contratando uma empresa específica para ajudar na gestão híbrida. Esse tipo de decisão traz uma série de benefícios, como a economia com espaço para guarda física de documentos, conservação e preservação, além de agilidade operacional.

A Célula é uma empresa de gestão de documentos que pode auxiliar a sua empresa na gestão híbrida. Possui expertise tanto na guarda de arquivos físicos, quanto no armazenamento de arquivos digitais.

Gestão de arquivos físicos

Guarda de documentos

Para ajudar sua empresa na gestão de arquivos físicos, a Célula conta com o serviço de guarda de documentos. Os arquivos são organizados e armazenados com segurança e sigilo, garantindo agilidade no acesso à informação e integridade do documento. Tudo passa por um processo rigoroso de limpeza, conferência e classificação. Etiquetas de código de barras são utilizadas para codificar e garantir facilidade na hora de encontrar o que for necessário.

Caso a sua empresa precise de algum documento é possível solicitar através de ordem de serviço e a Célula entrega o original ou digitaliza e disponibiliza imagem para consulta online. Para isso, conta com veículos próprios para entrega, inclusive para atendimentos emergenciais.

Gestão de arquivos digitais

Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

Já os documentos online exigem um outro tipo de solução, que também é oferecida pela Célula. Para armazenar os seus arquivos digitais é necessário um servidor dedicado e seguro, com rotinas frequentes de backup para evitar a perda.

O sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) oferecido pela Célula é um software de arquitetura mista, que disponibiliza recursos tanto no ambiente Web, quanto no Desktop.

Esse sistema permite a digitalização dos documentos de qualquer lugar. A visualização é amigável e prática, permitindo ao cliente imprimir ou enviar arquivos digitais por e-mail. A segurança é garantida pelas requisições, que permitem visualizar datas e pessoas que tiveram acesso.

Conte com a Célula para fazer a gestão híbrida da sua empresa

É muito importante contar com uma boa gestão híbrida dos arquivos físicos e digitais para garantir processos ágeis e eficientes. Uma má gestão pode acarretar gastos desnecessários e perda de produtividade. Conte com um serviço especializado para auxiliar você nesse processo. Entre em contato com nossa equipe.

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

As empresas estão em constante evolução, afinal de contas, para crescer é preciso se adaptar e reformular processos internos e externos, organizar espaços e ampliar equipes.

Cada uma, de acordo com a sua realidade, encontra maneiras ideais para estruturar essas mudanças. Por isso, a tecnologia é uma forte aliada nesse processo: ela nos deixou mais ágeis, mais organizados e mais assertivos nas atividades.

Podemos contar com ferramentas mobile, automações de diversos tipos, programas, aparelhos e uma infinidades de escolhas, adaptadas e desenvolvidas por nicho ou tamanho da empresa.

Quer melhorar sua produtividade, organização e gestão? Continue lendo esse post.

 

Personalização, usabilidade e precisão com a tecnologia

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Quando falamos em usar soluções tecnológicas dentro das empresas, estamos testemunhando uma mudança ainda mais profunda: a mudança na maneira como trabalhamos e executamos tarefas.

Se há 20 anos atrás você não podia contar com aparelhos que permitiam atualizar e-mails, marcar compromissos na agenda e acompanhar notícias, hoje o acesso é simples e rápido, feito apenas com seu smartphone.

Por isso, gestores dos mais variados nichos tem aberto as portas para soluções inteligentes e totalmente tecnológicas.

Essa evolução é fomentada pelos números: o Brasil é um dos 10 maiores mercados de tecnologia do mundo, movimentando cerca de bilhões no ano passado.

E no seu trabalho? Como as novas soluções tecnológicas podem ajudar no seu dia a dia e nos desafios da sua empresa? Separamos algumas dicas para você.

 

3 soluções que a tecnologia pode trazer para seu trabalho

3 soluções tecnológicas para te ajudar no trabalho

Comunicação Interna

Gerenciar a comunicação de grandes equipes, franquias ou funcionários remotos é, sem dúvida, uma tarefa desafiadora e que pode trazer impactos para todas as outras áreas.

Atualmente existem diversos tipos de aplicativos, programas ou plataformas que possibilitam uma integração maior dos times de trabalho sem por isso ter que apelar para caixas de e-mail lotadas ou correr o risco de sofrer com a famosa “Rádio-peão”

Uma das alternativas mais famosas é o Slack. Com ele é possível criar grupos de conversa de acordo com a organização da empresas, criar lembretes, enviar documentos, marcar usuários e fazer integrações com outros aplicativos.

Gerenciamento de Tarefas

Ajustar prioridades, organizar fluxo de trabalho, adicionar responsáveis, programar tarefas, fazer análise de tempo gastos em cada atividade, medir o nível de entregas, facilitar a organização e o entendimento de toda equipe são alguns dos benefícios oferecidos pelas soluções para gerenciamento de tarefas.

Ferramentas como Asana, Trello ou Ora têm fácil acesso, interfaces intuitivas e agradáveis. Elas trazem mais agilidade e transparência para os processos dentro da empresa.

É uma ajuda sempre bem vinda ao trabalho, principalmente dos gestores!

Automação de Marketing e Vendas

Ainda sobre as ferramentas de gestão de processos, podemos potencializar diversas áreas dentro de uma empresa. Desde a produção até a contabilidade, passando claro pelas vendas e o marketing.

Os softwares e plataformas que escalam tanto as vendas quanto o marketing, (duas áreas cada vez mais próximas atualmente) passam a automatizar processos que seriam custosos financeiramente, além do gasto de tempo e pessoal.

Atividades simples como enviar e-mails, programar lembretes para ligações de retorno, identificar clientes mais propensos à uma compra ou registrar e analisar dados de interação e comportamento são feitas em questões de minutos com os CRM’s e ferramentas como RD Station ou Hubspot.

Gerenciamento de Documentos

Vivemos em um mundo cada vez mais digital. Diversos fornecedores e organizações reguladoras não emitem documentos físicos e o resultado é: uma infinidade de documentos digitais importantes demais para serem perdidos, difíceis demais de serem gerenciados no modelo dos arquivos físicos.

Além disso, o fluxo de utilização de documentos precisa ser ágil e de fácil acesso, na grande maioria das vezes, de maneira remota. Como fazer?

Também na categoria de SAAS (Software as a Service), o sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos sana todos esses problemas facilitando a gestão de documentos.

Aqui na Célula nos especializamos em soluções para a gestão de documentos e arquivos e desenvolvemos o GED Célula.

Ele permite acesso ao seu acervo de documentos digitais e digitalizados com total segurança e personalização de níveis de acesso, em qualquer hora e de qualquer lugar, com leitura de caracteres e possibilidade edição online.

 

Cuidado na hora de procurar soluções!

Além dessas, são inúmeras as soluções e ferramentas disponíveis para otimizar o seu trabalho.

O mais importante é saber como ela se adequa a sua realidade, aos seus desafios e se de fato podem ser aplicadas nas atividades da sua empresa.

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3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

O setor de Recursos Humanos tem um papel fundamental dentro de uma empresa. Por isso, otimizar o RH é tão importante para o bom andamento de seus processos.

Afinal, esse é um departamento com muitas atividades burocráticas e operacionais.

Confira nossas 3 dicas para tornar o RH da sua empresa mais eficiente e organizado.

Como otimizar o RH da sua empresa

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Faça um planejamento e estabeleça metas

Um dos primeiros passos para otimizar o RH da sua empresa é planejar ações e estabelecer metas que deseja alcançar.

Pense em metas plausíveis para serem atingidas e, com isso em mente, planeje as ações de sua equipe.

Determinar um prazo para as suas metas também ajuda a manter o foco nas atividades.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Tenha uma equipe integrada e delegue funções

Delegar as ações do seu planejamento faz o ritmo de trabalho correr ainda melhor.

Ter uma equipe integrada facilita a execução de tarefas e deixa os profissionais mais motivados e empenhados.

Portanto, outro ponto fundamental para otimizar o RH da sua empresa é sempre incentivar o trabalho em equipe e manter um clima organizacional positivo.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Se mantenha atualizado

Sempre esteja por dentro de todas as novidades do setor. Para otimizar o RH da sua empresa, é preciso conhecer as tendências e saber o que é e o que não é válido implementar com a sua equipe.

E é ainda mais importante que toda a equipe seja qualificada e atualizada para garantir uma excelência operacional, com foco nos resultados e nas metas a serem alcançadas.

3 dicas para otimizar o RH da sua empresa (e um bônus!)

Dica bônus!

Aposte em ferramentas que automatizem processos e sejam aliadas em agilizar tarefas para melhorar seus resultados.

Aqui na Célula, temos uma solução específica para otimizar o RH com o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

Ele permite armazenar e gerenciar os arquivos ativos e inativos de funcionários da empresa e notifica automaticamente quando alguma ação precisa ser executada, por exemplo, se estiver na época de refazer exames médicos periódicos ou realizar algum pagamento.

Além disso, nossa solução facilita processos como rescisão de contrato, emissão de recibos e folhas de pagamento, recolhimento de INSS, consulta de FGTS e muitos outros.

Lembre-se de que investir e otimizar o RH traz diversos benefícios para a empresa e os colaboradores.

Entre em contato e saiba mais sobre nossas soluções em Gestão de Documentos para a sua empresa.

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Gestão de documentos para instituições de ensino: nossa parceria com o Colégio Perfil

Gestão de documentos para instituições de ensino: estante de livros que parece estar ambientada em uma biblioteca

É inegável a importância da gestão de documentos para instituições de ensino. São incontáveis os papeis com dados e documentos de alunos que surgem todos os anos e que devem ser guardados permanentemente.

Foi para administrar melhor tudo isso que o Colégio Perfil, de Lauro de Freitas/BA, procurou a Célula Salvador, há dois anos.

“Antes, a escola sofria muito com a falta de espaço que o armazenamento desses papeis causava. Sem contar que nossa cidade é praiana, o que deixa os documentos muito mais vulneráveis à degeneração”, contou Jainira de Carvalho, secretária do colégio.

Gestão de documentos para instituições de ensino: foto do galpão da célula com diversas caixas dispostas em grandes estantes

Qual a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino?

A guarda terceirizada foi a solução em gestão de documentos para instituições de ensino que a Célula encontrou. Dessa forma, era possível resolver todos os problemas de segurança, organização e armazenamento dos arquivos.

Mas, além disso, a escola precisava de uma forma de facilitar o controle de contratos e o acesso à documentação dos alunos.

Para isso, a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino encontrada foi a digitalização com reconhecimento de caracteres de todos os arquivos. Ela permite que tudo seja facilmente pesquisável através do software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

“Com as soluções da Célula, o nosso trabalho ficou muito mais agilizado. Basta entrar no GED quando precisamos da informação de algum aluno. Facilita muito! O volume de papel diminuiu e economizou muito espaço, o que era uma necessidade urgente”, disse Jainira.

Gestão de documentos para instituições de ensino: pastas de arquivos, uma vermelha e uma branca

Ela conta também que, no começo, ficava receosa de deixar os documentos na guarda terceirizada e precisar deles depois. Mas, com o tempo, percebeu que o GED supria quase todas as suas necessidades.

“E se eu preciso da versão física de algum arquivo”, explica, “é só fazer a solicitação pelo software mesmo, que rapidamente eles chegam.”

A Célula conta com diversas soluções em Gestão de Documentos para instituições de ensino e diversos outros modelos de empresas. Entre em contato e saiba qual é a melhor para você!

Gestão de documentos para instituições de ensino: quer um resultado parecido na sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça as nossas soluções!

3 soluções em Gestão de Documentos para coworkings

Gestão de Documentos em coworkings

Imagem: Flickr

O novo modelo de trabalho proposto pelos coworkings possui inúmeras vantagens em relação aos escritórios tradicionais: maior custo-benefício, mais economia e o espaço propício para o desenvolvimento de networkings são apenas algumas delas.

Porém, o pouco espaço para armazenar de documentos pode ser um problema. Afinal, independente do porte da empresa, o número de arquivos importantes que passam nas mãos de seus funcionários diariamente é grande.

Seja em sua forma física ou digital, muitos deles ainda precisam ser frequentemente consultados. Por isso, é essencial tê-los sempre à mão, mas ainda assim seguros e bem armazenados.

Conheça as soluções e vantagens da Gestão de Documentos para coworkings

Guarda terceirizada

Muitos espaços de coworking possuem armários dedicados a seus frequentadores. Mas suas condições raramente são ideais para armazenar grandes quantidades de documentos e garantir sua segurança.

Ao contratar uma guarda terceirizada, seus arquivos ficam seguros em um galpão, à sua disposição sempre que precisar. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando à integridade do documento e da informação.

Com o objetivo de agilizar o acesso à informação, os documentos são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigidapelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus arquivos e evitamos que eles se percam ou caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave, que facilitam nas buscas por um documento específico.

Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto a todos os seus documentos. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los.

O software pode ser usado em qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar qualquer documento que esteja armazenado em nosso galpão e, em até 24 horas, ele estará em suas mãos.

Nosso GED também é compatível com documentos digitais. Isso facilita sua organização e evita que se percam em meio a inúmeras pastas no computador ou em algum acidente com seus equipamentos.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Arquivos bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Entre em contato e conheça nossos serviços!

Saiba mais sobre as vantagens da Gestão de Documentos para coworkings. Clique aqui e entre em contato com a Célula!

O excesso de papel está atrapalhando seu negócio?

Você tem muitos papéis na sua empresa? Já parou para pensar que guardar papelada pode estar te custando espaço físico, funcionários, tempo e, principalmente, dinheiro? Saiba como o excesso de papel pode estar atrapalhando o seu negócio e como evitar que isso aconteça.

Como o excesso de papel atrapalha?

Desperdício

O hábito de usar muitos documentos em papel pode levar a um grande número de cópias e impressões desnecessárias. Pare e pense: quantos desses materiais não poderiam ser acessados em versão digital?

Oriente seus colaboradores a imprimirem somente o necessário. E, sempre que possível, utilize os dois lados das folhas e imprima nas configurações econômicas.Isso ajuda a diminuir – e muito! – a quantidade de papel gerada diariamente.

Sustentabilidade

Para reduzir o desperdício de papeis, procure reaproveitá-los ao máximo – por exemplo, como rascunho. Além disso, todo papel descartado deve ser separado e encaminhado para reciclagem. Assim, o impacto sobre o meio ambiente pode ser reduzido.

Baixa produtividade e fluxo de informações

Documentos físicos podem, muitas vezes, tornar os processos muito mais lentos. Afinal, eles podem demorar para serem encontrados, dificultar o compartilhamento entre departamentos, serem esquecidos ou mesmo acidentalmente destruídos.

Uma boa gestão, armazenamento adequado e digitalização desses documentos agilizam o fluxo de informações e economizam recursos, além de facilitar a identificação de problemas e oportunidades.

Falta de organização

Quando um novo documento chega, é muito mais fácil simplesmente deixá-lo em cima da mesa para guardar depois ou mesmo abandoná-lo em uma pasta aleatória.

É importante que se crie o hábito de organização imediata das informações, para que nada se perca em meio a uma bagunça. Isso também serve para o descarte, que deve ser encaminhado para a reciclagem o quanto antes, ao invés de ficar ocupando espaço.

Armazenamento

Um bom armazenamento dos arquivos aumenta sua vida útil, evita acidentes e perdas. Atenção para a embalagem correta e ambiente adequado e limpo, com controle de pragas e insetos. A guarda terceirizada é uma opção segura para empresas que precisam de mais espaço físico.

Aqui na Célula, nós temos essas e outras soluções em gestão de documentos para evitar que o excesso de papel atrapalhe seus negócios. Entre em contato e garanta mais economia e produtividade para a sua empresa.

Não deixe que o excesso de papel atrapalhe seu negócio! Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos.

Saiba como não perder documentos importantes

Como não perder documentos importantes

A organização e gestão de documentos eficiente são essenciais para o bom funcionamento de uma empresa e ajuda a não perder documentos importantes. Afinal, já pensou receber uma fiscalização e não conseguir encontrar algum arquivo?

Veja aqui 5 dicas para organizar os documentos da sua empresa.

Para evitar esse tipo de situação e, com ela, a possibilidade de retrabalho ou até multas, conheça nossas dicas:

Dicas para não perder documentos importantes

Documentos físicos

Contas, recibos, comprovantes e demais documentos físicos devem ser arquivados em algum tipo de pasta que o identifique ou associe a um fornecedor ou cliente.

Centro de Documentação ou guarda terceirizada? Saiba qual é o ideal para a sua empresa!

Da mesma forma, devem estar associados entre si. Por exemplo, os boletos devem ser anexados às respectivas notas fiscais.

Isso facilita as buscas e conferências de valores, conciliando o extrato bancário com as respectivas saídas ou entradas registradas na contabilidade da empresa e poupando tempo.

Documentos de funcionários

Currículos, exames admissionais, contratos e qualquer outro documento relacionado a funcionários também devem ser bem guardados.

A organização pode ser mantida com pastas para cada funcionário, categorizadas por departamento ou setor em gavetas ou caixas.

No caso de livros-ponto, contracheques e comprovantes de pagamento, o ideal é que sejam arquivados por ordem cronológica.

Documentos empresariais

Comprovantes de inscrição no CNPJ, cadastros em prefeituras, contratos de locação e qualquer outro documento da empresa deve ser arquivado para fiscalizações e procedimentos de auditoria.

Além disso, muitos desses documentos devem ser guardados para comprovação junto ao imposto de renda. Dependendo da esfera governamental, devem ser arquivados por muitos anos ou enquanto a empresa se mantiver em atividade.

Documentos digitais

Com a tecnologia e o aumento nas transações e procedimentos online, cresceu também o número de documentos digitais com validade jurídica.

Tem muitos documentos digitalizados? Saiba como tornar seus conteúdos facilmente pesquisáveis.

NFe-s, NFCe-s, CTe-s, NFFSe-s e muitos outros arquivos eletrônicos podem se perder facilmente na caixa de entrada do email ou na área de trabalho.

O ideal é arquivá-los em formato XML, para que possam ser consultados em datas futuras, e armazená-los em nuvem, com o auxílio de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, categorizando por clientes e transações.

Veja aqui por que você deve adotar o GED para a sua empresa!

Uma gestão documental eficiente facilita a procura por informações sempre que for necessário, economizando tempo e deixando a empresa mais produtiva.

Assim, é possível não perder documentos importantes, garantir sua segurança e evitar retrabalhos e multas desnecessárias para a empresa.

Leia aqui as vantagens e benefícios da gestão documental.

Entre em contato, conheça as soluções Célula para o seu negócio e ganhe mais tempo e produtividade!

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