Tenha um consultório mais organizado em 3 passos

Para proporcionar aos seus pacientes a melhor experiência de atendimento e causar boa impressão, ter o consultório mais organizado é essencial. Afinal, eles não querem perder tempo esperando até encontrarem sua ficha de cadastro ou para o agendamento de consulta.

Além disso, a organização garante mais produtividade nos atendimentos, facilitando o seu trabalho e deixando o paciente mais satisfeito.

Como deixar seu consultório mais organizado?

Deixe na sua mesa somente o necessário

Mesas com muitos papeis e objetos causam a sensação de desordem e bagunça. Guarde todos os papéis em gavetas e evite muitos decorativos, um ou dois são o suficiente. Além do computador ou tablet, deixe somente um bloquinho com caneta para eventuais anotações.

Pode não parecer, mas pacientes observam essas coisas. E, além de causar uma impressão negativa, o excesso de informação pode desviar a atenção deles.

Guarde todos os papéis em um só lugar

Alguns documentos precisam ser muito bem guardados para futuras prestações de conta. Recibos, contratos, formulários…com tudo em um só lugar, é muito mais fácil procurar pelo que você precisa.

Use estantes, caixas e pastas para categorizar e arquivar tudo em um Centro de Documentação, evitando papéis espalhados pelo consultório. Se preferir, contrate um serviço de guarda terceirizada, para evitar grandes ocupações de espaço físico.

Tenha suas fichas e prontuários digitalizados

Ter as informações dos seus pacientes sempre à mão e com fácil acesso acelera o ritmo das consultas. Afinal, com todos eles digitalizados, você não vai perder longos minutos procurando em meio a pastas e papeis.

Conte com um software de Gestão de Documentos Eletrônicos para organizar os arquivos por paciente, data, prontuários e muitas outras categorias.

Precisa de ajuda para deixar seu consultório mais organizado?

Seus documentos não estão todos digitalizados? Cada papel está guardado em um local diferente?

Entre em contato com a Célula, conheça nossas soluções específicas em Gestão Documental e defina a melhor para o seu consultório.

Semetra

Empresa conceituada no ramo de Medicina do Trabalho, a Semetra contratou a Célula para gerir seus documentos. Localizada em uma área nobre da cidade, a Semetra a partir do mês de Julho conta com mais espaço interno com a retirada do acervo.

Parceria realizada com sucesso, hoje além de ganhar espaço para o negócio da empresa, ganhou também mais agilidade na consulta dos seus documentos que estão cadastrados com código de barras no sistema GED, permitindo localização precisa e acesso rápido aos funcionários autorizados.

08/07/2013 Por: TI Célula Equipe T.I. Tags: célula, cliente, saúde

PLASC

O Plano de Assistência de Saúde Complementar (PLASC), que pertence a Santa Casa de Misericórdia de Juiz de Fora, contratou os serviços de gestão de documentos e guarda terceirizada de arquivos como solução para o seu acervo documental.

Após a implantação, entre vários benefícios , o resultado foi a liberação de um andar inteiro, em uma área nobre da cidade, onde ficavam armazenados os documentos.

Hoje os documentos já se encontram dedetizados, cadastrados no sistema GED Célula e disponíveis para consulta via WEB aos profissionais autorizados pela instituição.

28/09/2012 Por: TI Célula Equipe T.I. Tags: célula, cliente, saúde

Secretaria de Saúde de Juiz de Fora Revitaliza o Arquivo Permanente de Documentos

Em recente licitação, a Célula foi contrata para prestar serviços em gestão de documentos para a Secretaria de Saúde de Juiz de Fora .

Atendendo as unidades Policlínica Benfica, Regional Leste, Pronto Atendimento Infantil, Conselho Municipal de Saúde e os arquivos administrativos da Secretaria de Saúde, os documentos acumulados durante anos de atendimento, passaram por um processo de revitalização no qual receberam tratamento de higienização, organização e indexação com código de barras no Sistema GED Célula.

A tecnologia adotada juntamente com a metodologia de organização implantada, permite aos funcionários autorizados pela secretaria de saúde rastreabilidade e acesso imediato aos documentos, garantindo atendimento rápido às solicitações de consulta e requisição.

21/10/2011 Por: TI Célula Equipe T.I. Tags: célula, cliente, prefeitura, saúde

Santa Casa de Misericórdia de Belo Horizonte Moderniza seu Acervo Documental Adotando Digitalização

Após concorrência realizada entre empresas do ramo de Gestão de Documentos, a Célula foi contratada para prestar o serviço de digitalização no acervo de documentos do departamento de Recursos Humanos da Santa Casa de Belo Horizonte.

A solução adotada foi a de implantar um birô de digitalização dentro do setor de Recursos Humanos da Santa Casa de Belo Horizonte. Lá foram instalados equipamentos próprios e funcionários da Célula foram destacados para executar o preparo, digitalização e processamento das imagens que são enviadas diariamente para servidores seguros, permitindo aos profissionais (que possuam senha de acesso) consulta on line através do Sistema GED.

Com a rotina implantada, a Santa Casa BH preserva os documentos originais, facilita a consulta através das imagens (que podem ser acessadas 24h por dia de qualquer ponto que tenha acesso a internet) e ganha espaço com o expurgo que está sendo feito por profissionais da área de recursos humanos. As cópias de documentos que já foram digitalizados são eliminadas.

Os profissionais da Santa Casa, em paralelo ao serviço que está sendo feito nos documentos já existentes, estão recebendo treinamento para dar continuidade ao processo para os documentos gerados diariamente.

20/06/2011 Por: TI Célula Equipe T.I. Tags: cedoc, célula, cliente, digitalização, saúde

SAMU 192 de Juiz de Fora Adota Gestão Eletrônica para seus Documentos

As ocorrências atendidas pelo SAMU 192 (Serviço de Atendimento Móvel de Urgência de Juiz de Fora) resultam na produção de Relatórios de Atendimento que constituem um instrumento valioso para o paciente e para equipe de profissionais de saúde que atuam no pré-hospitalar, além de serem documentos de consulta permanente pelo SAMU.

O SAMU 192, não tem espaço físico e estrutura operacional para armazenar em condições ideais tal volume de documentos que são essenciais na gestão do serviço e frequentemente são solicitados pelos pacientes ou familiares, por outras unidades da administração, por autoridades policiais ou judiciais e pelo próprio profissional do SAMU.

Após licitação realizada em dezembro de 2010, a Célula foi contratada para gerenciar o arquivo do SAMU.

Todos os documentos receberão etiquetas de código de barras e seus índices serão digitados no Sistema GED, permitindo aos profissionais autorizados pelo SAMU, acessá-los com rapidez, rastreabilidade e segurança.

11/04/2011 Por: TI Célula Equipe T.I. Tags: célula, cliente, saúde

UNIMED JF inicia digitalização de contratos e documentos dos beneficiários

Atualmente, quando colaboradores do SAC, Cadastro, Relacionamento com o Cliente Corporativo, Liberação e demais setores da Cooperativa precisavam consultar contratos e documentos de beneficiários do plano de saúde Unimed JF, eles vão até a sala de arquivo e solicitam que o Aparecido Silva (Cadastro) localize os papeis em uma das 198 gavetas do arquivo.

Para facilitar e agilizar esse trabalho, o setor de Cadastro, em parceria com as áreas de Tecnologia da Informação (TI), Administrativo e com a empresa Célula Gestão de Documentos, iniciou o processo de digitalização de contratos e documentos dos beneficiários da Unimed JF. Denominado GED – Sistema de Gestão Eletrônico de Documentos – o processo de digitalização permitirá que os colaboradores visualizem, via internet, o contrato e/ou documento que precisarem.

No GED, as imagens dos documentos são capturadas, por meio de um scanner, e armazenadas em um banco de dados de forma indexada. A operação ocorre em seis etapas: preparo, digitalização, envio, recebimento, indexação e disponibilização. Neste momento, a Unimed JF cumpre a primeira etapa, na qual os documentos estão sendo preparados para o processo de digitalização e estão sendo executada as tarefas, como retirada de grampos, verificação de partes dobradas, amassadas, rasgadas e documentos agrupados.

Assim que o GED estiver concluído, os colaboradores que precisam ter acesso aos contratos e documentos receberam treinamento, login e senha especificados de acordo com os dias e horários de trabalho. Além do dimensionamento do espaço físico, o GED também auxilia na conservação das informações diminuindo o manuseio dos papeis e trará mais rapidez, facilidade e segurança na consulta de documentos e contratos.

Fonte: UNIMED em foco.

06/10/2010 Por: TI Célula Equipe T.I. Tags: célula, cliente, digitalização, saúde

Santa Casa de Juiz de Fora Investe na Modernização do seu Arquivo Médico

A Santa Casa de Misericórdia de Juiz de Fora foi fundada em 6 de agosto de 1854 e em janeiro de 1998 consolidou-se como o maior complexo hospitalar da cidade e região.

Além de já contar com um Plano de Saúde Complementar – o Plasc – que proporciona aos seus colaboradores o acesso a todos os serviços médico-hospitalares oferecidos pelo hospital, no dia 31 de dezembro de 1997, a Santa Casa comprou o hospital Cotrel, que passou a se chamar Unidade Hospitalar São Lucas-Cotrel, e o Sameds – Serviço de Assistência Médica. O contrato de compra do Cotrel chegou ao fim no dia 29 do novembro de 2000.

Tantos anos prestando atendendo na área de saúde à população, geraram aproximadamente 300 toneladas de documentos no departamento Same, que por lei são de guarda permanente.

Em abril de 2010 a Santa Casa fechou parceria com a Célula para gestão documental do seu acervo de registro médico.

A partir de maio de 2010 todos os novos documentos que são gerados no Same, são coletados pela Célula e passam pelo processo de cadastramento com código de barras no sistema de gestão eletrônica (GED) da Célula, são colocados em repositório reforçado que recebem etiquetas de posição e são armazenados nas estantes no galpão da Célula.

O arquivo permanente que hoje se encontra armazenado na Casa da Tapera no bairro Santa Terezinha, está sendo cadastrado pelos funcionários da Santa Casa que receberam treinamento e supervisão da Célula e enviados para guarda terceirizada.

A contratação dos serviços da Célula vai trazer para a Santa Casa,a gestão segura do seu acervo, proporcionando rastreamento, controle e acesso rápido aos documentos do arquivo médico.

02/06/2010 Por: TI Célula Equipe T.I. Tags: célula, cliente, saúde

Hospital e Maternidade Terezinha de Jesus implanta Gestão Eletrônica de Documentos

A Maternidade Terezinha de Jesus, fundada em 1° de dezembro de 1926, está sob nova direção da Suprema – Faculdade de Ciências Médicas e da Saúde, que ampliou de 56 para 160 o número de leitos para seus pacientes. Com a parceria público-privada firmada em 2007, o novo Hospital e Maternidade Terezinha de Jesus, conta hoje com uma estrutura de Gestão montada e desenvolvida em torno de seu Planejamento Estratégico, pautado em indicadores de qualidade e produtividade. Conquistou o Prêmio Top Quality Bronze, que reflete a qualidade do atendimento e das práticas clínicas.

Em janeiro de 2010 o HMTJ adotou a solução Célula para gerenciamento eletrônico no seu acervo de prontuários do SAME.

Os prontuários receberão uma etiqueta de código de barras e seus dados serão cadastrados no Sistema GED, garantindo a confidencialidade e a rastreabilidade, além de proporcionar benefícios como: racionalização dos espaços de guarda de documentos, eficiência e rapidez no desenvolvimento das atividades diárias e o controle dos documentos.

Foram enviados para a Célula os prontuários médicos que pertencem ao departamento SAME e documentos dos departamentos financeiro, administrativo e farmácia.

Todos os documentos estão sob a custódia da Célula, podendo ser consultados via Sistema GED.

Além dos benefícios ganhos com a gestão de seus documentos, o HMTJ liberou um espaço nobre onde ficava armazenado o arquivo, podendo utilizá-lo para a atividade fim do Hospital.

18/01/2010 Por: TI Célula Equipe T.I. Tags: célula, cliente, hospital, saúde

Unimed Juiz de Fora terceiriza a gestão do arquivo

O trabalho começou em junho de 2005 e já está rendendo frutos na Unimed. Segundo a gerência administrativa, os motivos que levaram a cooperativa a procurar a prestação de serviços foi a necessidade de ter segurança na organização e armazenamento dos documentos. E com isso, ganhar tranquilidade e praticidade.

A partir da implantação do sistema de gestão do arquivo com procedimentos operacionais, o funcionário tem as ferramentas e conhecimentos necessários para o correto manuseio dos documentos médicos, como também, dos papéis gerados pelos departamentos financeiros, contábeis e de recursos humanos. Para cada tipo de documento, estabelecemos um critério de organização e de eliminação segundo sua temporalidade regulamentada. Conta o diretor presidente, Hugo Borges.

O trabalho de implementação do sistema de gestão documental tem sido constante e marcado por reuniões mensais, iclusive já há planos para a digitalização como forma de melhor atender os cooperados e clientes.

Fonte: Revista Pauta Econômica Novembro de 2005/ Ano III / Número 28

01/06/2009 Por: TI Célula Equipe T.I. Tags: célula, cliente, saúde

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