Transformação Digital e legislação vigente

O primeiro grande representante dessa Transformação Digital promovida pelo Estado é a Nota Fiscal Eletrônica, mais comumente conhecida como NF-e. Respeitando um calendário de implantação definido à época, as Secretarias da Fazenda de cada estado, juntamente da Receita Federal, tiveram que se atualizar para poder fornecer o serviço que permitisse a emissão online das notas fiscais que substituiriam os talões de notas fiscais impressas.

Continuando nossa série sobre Transformação Digital, vamos ao segundo post, que mostra como as empresas e cidadãos vêm sendo afetados pela Transformação Digital positivamente.

Em linhas gerais, a NF-e é gerada no formato XML, onde existem tags definidas pelo governo que definem a estrutura do arquivo e seu respectivo conteúdo. A vantagem desta organização é a padronização, ou seja, uma NF-e emitida no Acre e outra no Rio Grande do Sul têm exatamente o mesmo formato, com pequeníssimas variações que são permitidas dentro do contexto.

Ainda, institui-se também a assinatura digital através do certificado digital nos padrões da ICP-Brasil, seja no formato A1 ou no formato A3 que garante validade legal e jurídica para documentos eletrônicos assinados por este meio (e guarde este conceito, pois ele é um ator importante nesta transformação promovida pelo Estado).

Outra vantagem é que, a partir da implantação da NF-e, o conteúdo das mesmas torna-se legível por máquina, ou seja, facilmente processado de forma (semi) automática, possibilitando a criação de uma base de dados gigantesca para futuras análises aplicando Inteligência Artificial, Data Mining, Business Intelligence, entre outros conceitos (está vendo o gancho com a Indústria 4.0 e seus preceitos?). Já para o usuário final, a DANFE, o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, funciona como um “espelho” da NF-e fornecendo uma visão “humana” dos dados e materializando os dados digitais.

Todos os lados são vencedores deste projeto: o Governo ganha uma importante arma contra a sonegação fiscal, o Meio Ambiente agradece a não impressão de milhões de páginas anualmente e a empresa ganha em várias frentes: primeiro, na possibilidade da aplicação da tecnologia sobre estas informações; segundo, na facilidade para o arquivamento, antes em papel, agora, digital. Legalmente, a empresa precisa guardar um documento minimamente por 5 anos para fins de comprovação contábil das suas operações. Depois deste prazo, o descarte fica a critério da empresa.

Por último, a empresa também ganha em eficiência operacional e redução de custos. Aquelas famosas salas lotadas de arquivos serão reduzidas para uma gestão eficiente via software (ECM/GED ou outros) que apenas ocupam espaço em discos rígidos com um custo ínfimo perto do aluguel de um espaço ou da terceirização de um serviço de custódia de documentos e com um benefício importante: a possibilidade da aplicação de diversas técnicas da Indústria 4.0 sobre estes dados. Na esteira da NF-e, tivemos também a implantação da NFS-e, a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços, esta, ligada aos municípios para a arrecadação de um imposto importante chamado ISS (Imposto Sobre Serviços). Cada município também precisou implementar uma infraestrutura para a emissão adequada destas notas por parte das empresas prestadoras de serviço, incidindo exatamente os mesmos benefícios já citados da implantação da NF-e.

Na área jurídica, não podemos deixar de comentar sobre o PJ-e. As primeiras experiências aconteceram ainda em 2003, mas a oficialização da iniciativa aconteceu em 2009. Projeto este, lançado pelo CNJ (Conselho Nacional de Justiça) e prontamente aceito pelos Tribunais de Justiça Estaduais e Federais pelo BR. A partir deste projeto, algumas das principais operações relacionadas às questões processuais, como o peticionamento e o acompanhamento do andamento dos processos, passaram a ser 100% online, mais uma vez fazendo uso da certificação digital como aliada na garantia de autenticidade das informações.

Isso permitiu o desenvolvimento de uma nova gama de soluções para a área jurídica, que vai desde a escrita das petições, da geração das notificações de forma automática aos advogados em relação aos seus processos, assim como aplicação de técnicas avançadas de Inteligência Artificial que analisam jurisprudência, riscos de ganhos e perdas em processos, etc. Os processos também são digitalizados em alguns casos específicos criando uma base de dados gigantesca. Mais uma vez temos uma relação de conceitos da Transformação Digital (Inteligência Artificial), associados a alterações na legislação vigente (implantação do PJ-e) e gestão documental (automação de processos, digitalização, certificação digital, etc).

Mais recentemente, e melhor descritos em outros posts do nosso blog, tivemos o MEC com 3 importantes portarias: 315/2018, 330/2018 e 554/2019. A 315/2018 versa sobre a digitalização de todo o acervo acadêmico relativo a vida acadêmica do aluno, utilizando de certificação digital para tal. A Célula tem a solução as Instituições de Ensino Superior, e a portaria atinge tanto as instituições privadas, quanto públicas. Já as portarias 330/2018 e 554/2019 versam sobre o diploma digital.

Nos mesmos moldes da NF-e, o diploma ORIGINAL deixará de existir em papel e será um arquivo XML que ficará armazenado em um sistema para tal. Havendo a necessidade, este diploma poderá ser materializado em uma versão semelhante a que estamos acostumados hoje, o impresso. Ambas as portarias tem prazo para adequação: a portaria 315/2018 tem o prazo limite de Abril/2020 e a portaria 554/2019 tem como prazo limite março/2021 para a adequação à mesma, porém, esta enfrenta problemas, pois a Nota Técnica junto do XSD (uma espécie de validador pro arquivo XML que precisa ser definido pelo MEC) ainda não foram liberados impedindo o desenvolvimento da soluções. Para acompanhar as novidades sobre estes 2 itens obrigatórios, basta clicar aqui.

Outra segmento afetado por mudanças na legislação vigente é o segmento de saúde. O prontuário eletrônico já é realidade em poucos hospitais no Brasil, porém, são sistemas caros, e, sob esta ótica, a grande maioria dos hospitais optou pela geração do prontuário ainda em papel, porém o volume de papel gerado é extremamente grande.

A partir da Lei 13.787/2018, porém, as coisas poderão mudar. Falamos sobre ela aqui com mais detalhes. Ainda restam algumas definições técnicas para complementar a mesma e principalmente clarear alguns processos que carecem de melhor definição, principalmente no que tange as responsabilidades pelas assinaturas digitais, mas é questão de tempo para que se torne realidade. A área de Saúde é o principal segmento atendido pela Célula e fatalmente, da concorrência também. A título de exemplo, temos hospitais que guardam conosco mais de 18.000 caixas de prontuários médicos! Daí, é óbvio concluir e entender o impacto que a Transformação Digital traz para a gestão de documentos destas empresas provendo facilidade de acesso às informações, rastreabilidade e controle na gestão dos seus processos, além de oferecer uma fonte inesgotável de dados ajudando nas tomadas de decisão daqueles que são seus gestores.

Finalizamos nosso segundo post desta série e dia 25/09, próxima quarta-feira, continuaremos para explicar um pouquinho sobre todas as possibilidades dentro do tema “Gestão de documentos”!

Luiz Felipe Mendes – Diretor de T.I. da Célula Gestão de Documentos e professor da Universidade Federal de Juiz de Fora, do departamento de Ciência da Computação

 

 

 

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Transformação Digital, legislação vigente, gestão de documentos e a relação entre estes conceitos

Vivemos atualmente a 4ª Revolução Industrial, revolução esta, liderada pelo uso massivo de tecnologia aplicado aos negócios, na indústria e em governos mais eficientes. Nesta revolução, muitas profissões deixarão de existir. a  Um estudo do Fórum Econômico Mundial aponta que a Tecnologia vai tirar 7 milhões de empregos até 2021. Outras profissões serão criadas, e ainda, algumas, se adaptarão a uma nova realidade. Neste contexto, dois termos são usados a todo momento: Transformação Digital e Indústria 4.0.

Você sabe o que significa?

Vamos fazer uma série de 4 posts para explicar cada um desses termos do título e, principalmente, mostrar a relação entre eles.

Portanto, no nosso primeiro post da série, explicaremos o que são estes termos, suas definições e exemplos reais de aplicações.

Célula - Inteligência artificial robótica, big data e mais

Fonte: http://www.industria40.gov.br/

Eventos no país não faltam para discutir sobre o assunto. Em julho passado, a própria Célula organizou o seu a  Digital Day, um dia inteiro de palestras que falaram de inovação e aplicações reais na área de gestão de documentos (workflow, ECM, digitalização, etc), automotiva (indústria 4.0), hospitalar, jurídica (Lei Geral de Proteção de Dados que afeta diretamente este contexto digital) e pública (cidades inteligentes). Em agosto, um dos maiores eventos relacionados a negócios digitais aconteceu em São Paulo, o a  Digitalks 2019, 2 dias intensos com números impressionantes: 6.000 participantes, 220 palestrantes, 120 expositores, 11 auditórios com conteúdo em paralelo e 144 horas de conteúdo!

O próprio governo federal tem uma agenda relacionada com a a  Transformação Digital e Industria 4.0, tamanha a importância destes termos do ponto de vista estratégico para a indústria e fornecedores de serviços.

E de onde surgiram estes termos?

O termo Indústria 4.0 foi cunhado em 2009 quando da criação da “Digital Agenda”, uma iniciativa na Alemanha para o melhoramento dos processos produtivos da sua indústria unindo a iniciativa privada e o setor público. Henrik von Scheel, Siegfried Dais e Henning Kagermann são alguns dos principais nomes relacionados a esta agenda. Por definição, o que temos portanto, é uma nova disrupção na indústria onde o foco desta 4ª Revolução é realizar uma junção o mundo digital, virtual e físico, com foco em 17 tópicos principais:

Célula – 17 tópicos principais

Fonte a  http://von-scheel.com/industry40/

Separamos alguns destes tópicos para exemplificar melhor o tema.

1. Manufatura Aditiva (3D Printing) Manufatura Aditiva ou Impressão 3D é a adição de material para fabricar objetos, formados por várias peças constituindo uma montagem, ganhando escala na produção e principalmente reduzindo custos. Já imaginou poder construir próteses que suportam até 10 kg e custam até US$ 50 dólares? Pois é, é disso que estamos a  falando! Quem sabe no futuro, até mesmo órgãos possam ser criados utilizando desta a  tecnologia, reduzindo drasticamente as filas gigantescas de transplantes à espera de um doador;

2. Inteligência Artificial (Artificial Intelligence)  é um segmento da Ciência da Computação que busca simular a capacidade humana de raciocinar, tomar decisões, resolver problemas, dotando softwares e robôs de uma capacidade de automatizarem vários processos. A a  Aura da operadora Vivo não é apenas um chatbot normal, é uma IA desenvolvida sobre toda a base de atendimento dos clientes da Vivo para oferecer a melhor experiência possível para seu assinante. Assim como a a  BIA, do banco Bradesco. Na saúde são inúmeros, mas a IA a  aplicada a diagnósticos mais assertivos e rápidos estão entre as principais aplicações. Na área Jurídica, a  revisão de contratos , a  avaliação de jurisprudência e análises de risco, são alguns dos temas relevantes;

3. IoT (Internet of Things)A Internet das Coisas representa a possibilidade de que objetos físicos estejam conectados à Internet, podendo assim executar de forma coordenada uma determinada ação. Um exemplo seriam carros autônomos que se comunicam entre si e definem o melhor momento (velocidade e trajeto, por exemplo) de fazer um cruzamento em vias urbanas. Canadá e Dinamarca, por exemplo, lançaram uma a  rede nacional de IoT. No Brasil, o a  decreto 9.854/2019 instituiu o Plano Nacional de Internet das Coisas, através do Ministério da Ciência, Tecnologia, Inovações e Comunicações (MCTIC)

Para finalizar, o que podemos chamar de “Transformação Digital” é exatamente o uso de toda tecnologia disponível para “digitalizar” os processos de negócio de indústrias e empresas de serviços. Segundo a Sales Force , uma das maiores empresas de tecnologia fornecedoras de soluções dar suporte a esta transformação digital, temos 3 termos relacionados a este processo de “digitalização”:

1. Digitization

é se mover do analógico para o digital. Foi sair dos manuscritos em papel para o uso de computadores e arquivos nos mesmos para execução de tarefas rotineiras. Uso de Word, Excel, e afins;

2. Digitalization

processo de usar informações digitais para facilitar o trabalho e aumentar a eficiência. Integração entre sistemas e áreas, uso massivo de sistemas de informação para tomada de decisão, porém, respostas lentas quando os processos de negócio mudam, ou quando mudanças são necessárias por força da legislação vigente e/ou concorrentes;

3. Digital Transformation

modelagem e automação da execução dos processos da empresa como um todo. Resposta rápida às mudanças no ambiente, independente da origem da mesma, uso de técnicas avançadas e analíticas para trabalhar com previsibilidade, projeções e afins. Conceitos importantes como Workflow, Data Mining (Mineração de Dados), Business Inteligence (o famoso BI), Inteligência Artificial, Big Data, entre outros. Documentos circulam eletronicamente e redução drástica de burocracia e de papel. <

Portanto, não ignorem a transformação que estamos vivenciando, pois, na década de 80, apenas 1 empresa do ranking das 10 maiores do USA era relacionada à tecnologia e 9 relacionadas ao mercado financeiro, petrolífero ou automobilístico. Atualmente, são 7 entre as 10, e apenas 1 restou do mercado petrolífero e 1 do mercado financeiro.

Finalizamos nosso primeiro post desta série e dia 18/09, próxima quarta-feira, continuaremos nossa série!

Luiz Felipe Mendes – Diretor de T.I. da Célula Gestão de Documentos e professor da Universidade Federal de Juiz de Fora, do departamento de Ciência da Computação

Nova franquia Célula em BH

Diretoria e equipe comercial reunidas para a abertura de nossa nova unidade

A Célula está crescendo e abrindo novos caminhos. É com muito orgulho que anunciamos a expansão de nossas atividades através de mais uma franquia, em Belo Horizonte, Minas Gerais. Com a Franqueadora em Juiz de Fora, essa é nossa segunda unidade mineira e a quinta no total, somando também a Salvador (BA), Curitiba (PR) e Maringá (PR).

A Célula BH oferece os mesmos serviços e soluções desenvolvidos na Franqueadora, como Guarda de Documentos, Digitalização de pequenos até grandes formatos, Gerenciamento Eletrônico de Documentos e implantação de CEDOCs, contando com a metodologia consolidada e a experiência de mercado que temos.

A expectativa é que possamos atender ainda melhor o estado e a região, unindo a vontade e o empreendedorismo de um novo negócio, com o respaldo e qualidade assegurada de uma empresa com mais de 13 anos de atuação na área.

Conheça as vantagens da certificação digital

A gestão de documentos está sendo discutida pelos nossos políticos em Brasília, através de um projeto de lei que autoriza a destruição de documentos originais em papel caso possua digitalização certificada. A proposta acaba de ser aprovada pelo Plenário do Senado e segue para análise da Câmara dos Deputados. Mas você sabe o que é e como funciona a certificação de um documento digital?

O certificado digital funciona como uma identidade virtual que permite a identificação segura e sem erros do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos, como a internet. Esse documento eletrônico é gerado e assinado por uma Autoridade Certificadora, que associa uma entidade (pessoa, processo, servidor) a um par de chaves criptográficas. Os certificados contém dados de seu titular, de acordo com a política de segurança de cada Autoridade Certificadora.

Além disso, há a assinatura digital. Como a assinatura realizada em papel, ela é um mecanismo que identifica o remetente de determinada mensagem eletrônica.  A assinatura digital fica vinculada ao documento eletrônico até que seja feita qualquer alteração no documento. A técnica permite não só verificar a autoria do documento, mas também estabelece uma “imutabilidade lógica” de seu conteúdo, pois qualquer alteração do documento, como por exemplo uma troca de letras, invalida a assinatura.

A certificação digital possui inúmeras vantagens, como agilidade, redução de custos e segurança. Ela permite que processos que, antes, tinham que ser realizados pessoalmente ou por meio de inúmeros documentos em papel, possam ser feitos totalmente por via eletrônica. Dessa forma, os processos ficam menos burocráticos, mais rápidos e, consequentemente, mais baratos.

Aqui na Célula, nosso Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é compatível com documentos certificados e assinaturas digitais. Dessa forma, todos os arquivos da sua empresa ficam reunidos em um só lugar, facilitando o acesso e a organização e evitando a perda. Conheça mais dos nossos serviços em https://www.celula.net.br/

Curta o São João sem preocupações

Nesse período de festas juninas, Salvador vive intensamente as comemorações típicas e em meio a tanta celebração e lazer, a terceirização de algumas atividades pode auxiliar no rendimento e produtividade das empresas locais. A Célula é especializada em gestão de documentos, oferecendo espaço e inteligência para a guarda e organização dos arquivos da empresa, assim é possível cair na festa sem se preocupar com esse aspecto do negócio. Confira a lista dos principais serviços oferecidos pela Célula:

Guarda de Documentos
Uma boa opção para liberar espaço na sua empresa é optar pela guarda dos seus documentos em nossos galpões. O processo de armazenamento é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, de forma a garantir a integridade do documento e da informação. A fim de agilizar o acesso aos arquivos, os documentos, depois de limpos, conferidos e classificados, são codificados com etiquetas de códigos de barras, cadastrados e indexados de acordo com a necessidade de pesquisa e acesso do cliente e guardados em caixas de papelão padronizadas e reforçadas, desenvolvidas para a guarda a longo prazo e facilidade no manuseio.

CEDOC
Se preferir que os documentos fiquem na sede da sua empresa, a melhor opção é delimitar um espaço único destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação. Ter um Centro de Documentação (CEDOC) facilita a Gestão de Documentos e Arquivos, aumenta a produtividade da empresa e controla seu fluxo, evitando desperdícios de tempo ao localizar as informações. A Célula auxilia nesse processo de implantação, com a organização e descarte de arquivos.

Digitalização com GED
Para facilitar a rotina de trabalho e encurtar prazos, a Célula ainda oferece o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). Este é um software de uma interface simples e utilização em qualquer lugar com internet, que proporciona acesso a todos os documentos com segurança, de forma fácil e rápida.

Além de tudo isso, Célula ainda oferece soluções personalizadas para diversos segmentos empresariais. Para saber mais, entre em contato com a gente em https://www.celula.net.br/contato/.

Gestão Documental auxiliando sua empresa nas questões burocráticas

Além dos conhecidos benefícios de organização, segurança e aumento da produtividade trazidos pela gestão documental, uma grande vantagem de contar com uma empresa especializada é o atendimento às questões burocráticas que envolvem o trato desse material.

Uma boa empresa de gestão de documentos busca entender o nicho de mercado dos seus clientes e moldar o trabalho para que seja o mais eficiente possível. Com mais de 13 anos de mercado, além de equipe treinada e equipamentos de qualidade, a Célula tem expertise para oferecer com excelência os serviços de guarda, digitalização e gestão eletrônica de documentos, de acordo com todas as normas que envolvem esse trabalho.

Como exemplo, o Banco Central do Brasil (BACEN) publicou, no ano passado, a resolução nº 4474, a respeito da digitalização e gestão de documentos digitalizados provenientes das operações e transações bancárias realizadas em todo o território nacional. O principal objetivo foi padronizar e organizar a documentação diária expedida pelas instituições financeiras.

Mudanças como essa podem afetar toda a estrutura documental de sua empresa e contar com uma especialista é a melhor solução para não sair perdendo nem correr riscos de ficar fora da lei. Acesse a aba de serviços da Célula e saiba mais como cada ponto pode colaborar com seu empreendimento.

A organização que sua empresa precisa, pelo preço que cabe no seu orçamento

Investir na guarda terceirizada de documentos traz inúmeras vantagens para as empresas. E, além de aumentar a produtividade, pode custar muito menos do que se pensa.

Com experiência de mercado, a Célula é uma grande aliada! Ela leva organização, agilidade e liberação de espaço físico ao seu empreendimento, sem comprometer sua renda. São equipamentos de qualidade e equipe treinada, que oferecem:

• Centro de armazenagem com gerenciamento de risco contra incêndio, controles biológicos, umidade, vandalismo e sujidades;
• Identificação e rastreio online dos documentos, via sistema GED Celula;
• Digitalização dos arquivos e disponibilidade de acesso rápido, via web;
• Coletadireto na sede da sua empresa, com frota própria;
• Entrega ágil dos documentos, com atendimento emergencial em até 3h.

Entre em contato e tenha todas essas vantagens, com preços atrativos e que se adaptam ao tamanho da sua empresa. Para saber mais dos nossos serviços, acesse www.celula.net.br/servicos.

MB Contabilidade Matias Barbosa: 6 anos de parceria com a Célula

Um dos grandes nichos de mercado atendido pela Célula é o setor de Contabilidade, que se beneficia com diversos dos serviços oferecidos pela empresa. Completando 6 anos de trabalho conjunto, a MB Contabilidade Matias Barbosa é exemplo de mudanças e bons resultados após a aplicação da guarda e gestão inteligente da Célula.

Eduardo Gonçalves Francisco, diretor-contador, relata que pode sentir os benefícios nos mais variados âmbitos da sua empresa. “Inicialmente já tivemos uma enorme melhora de espaço físico. Tínhamos uma sala inteira para guardar documentos. Hoje isso virou espaço de trabalho e temos mais segurança e organização, com armazenamento em um local adequado e livre de pragas e insetos.”

Para a empresa de contabilidade, outra grande mudança foi na rapidez dos processos internos e externos. “Quando temos demandas de coleta, entrega da via física ou digitalização, somos atendidos prontamente. O trabalho é muito ágil”.

Eduardo faz um balanço muito positivo desse trabalho e indica, para clientes e outros contadores. “O trabalho realmente é com alto padrão de qualidade, traz resultado e com um excelente custo-benefício”.

Conheça mais dos serviços da Célula em www.celula.net.br/servicos e entre em contato.