Desde 2004 no mercado, a Célula oferece soluções inteligentes e seguras para a gestão, guarda e digitalização de documentos. Já são mais de 300 clientes atendidos na Zona da Mata mineira e em outras regiões do país, dos mais diversos portes e segmentos.
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Terceirização de Processos de Negócio
Guarda de Documentos
Segurança, organização e liberação de espaço
A guarda de documentos é uma obrigação de toda e qualquer empresa, independente do ramo ou do seu porte. Documentos de cunho trabalhista, fiscal, técnico, dentre outros são gerados diariamente e, a partir da legislação vigente, precisam ser guardados por um período determinado antes da eliminação física do mesmo (isto, quando a legislação permite a eliminação). Como benefícios da guarda terceirizada, podemos elencar:
- Liberação de espaço físico: muitas empresas armazenam seus documentos onde possuem sede. Em um espaço, muitas vezes, caro e que exige um alto custo de manutenção, correspondendo quase sempre a um custo muito superior à terceirização da guarda;
- Mão de obra especializada: é é comum dentro das empresas, desviar parte do tempo dos funcionários responsáveis pelo arquivo para tarefas relacionadas à guarda de documentos. O problema é que nem sempre existe formação adequada e, ao longo do tempo, com a substituição dos colaboradores, seja por questões do mercado, férias, licença médica ou afins, a metodologia é alterada sem existir um padrão, tornando o arquivo desorganizado;
- Acesso controlado: quando o arquivo intermediário ou permanente fica armazenado dentro da própria empresa, são raras as vezes em que o acesso ao mesmo é controlado, sendo esse prejudicado pelo grande fluxo de pessoas, a falta de monitoramento e de controle de retirada e devolução dos documentos;
- Ambiente adequado: terceirizando a guarda de documentos, têm-se certeza de um serviço de qualidade ao se visitar o ambiente: próprio para tal. Estantes construídas para este fim, o que diminui o desgaste das caixas; dedetização periódica para controle de pragas; monitoramento e segurança 24h garantindo o acesso restrito aos documentos e uso de sistema de gestão para localização do acervo;
O GED Célula é o software responsável por dar suporte a todos os serviços e operações relacionadas à gestão documental. O software é desenvolvido pela equipe de T.I. da Célula desde 2004 e agrega novas tecnologias sempre que as mesmas são lançadas no mercado, colocando o cliente sempre em contato com o que há de melhor no quesito tecnologia. Entre os recursos, podemos citar:
- Cadastro de usuários e criação de diversos perfis de acesso;
- Cadastro de departamentos e tipologias documentais;
- Pesquisa flexível por documentos;
- Requisição de serviços e materiais;
- Pesquisa por conteúdo em documentos digitalizados utilizando OCR;
- Ferramenta especial para plantas e desenhos técnicos digitalizados ou em formato DWG (AutoCAD) com zoom, cálculo de escala, distância ponto a ponto, perímetro e anotações;
- Visualização das imagens dos documentos digitalizados;
- Reconhecimento de código de barras automático e processamento de formulários com campos padrão;
- Digitalização com certificação digital;
Sistema Web, em ambiente seguro, 24h por dia, 7 dias por semana;
A digitalização é uma tecnologia utilizada para transformar o conteúdo de documentos em suporte papel para um conteúdo acessível por computador em formato digital. Os formatos normalmente utilizados para a geração dos arquivos digitais são: PDF, TIFF, PNG e JPEG. Entre os diversos benefícios, podemos citar:
- Preservação do arquivo físico: é sabido que o manuseio em excesso do papel, por ser um reagente natural a agentes químicos e naturais, pode danificá-lo ao longo do tempo, causando até mesmo perda de informação. Com a digitalização, preserva-se o original e o arquivo digital pode ser acessado via GED Célula a qualquer momento, de qualquer lugar, bastando para isso, uma conexão à Internet;
- Eliminação de cópias: é muito comum quando usuários necessitam de uma informação de um documento tirar uma cópia do original. Com a digitalização e a informatização cada vez maior das empresas, quase todos os profissionais trabalham através de um computador e uma conexão à Internet, facilitando o acesso aos documentos quando os mesmos se encontram digitalizados;
- Uso de certificado digital: Através do certificado digital emitido pela ICP-Brasil, é possível garantir a integridade de um documento, mesmo APÓS o processo da digitalização. Porém, é importante salientar, que a versão digital não substitui o arquivo original, não sendo permitido descartá-lo, a menos que o mesmo já tenha alcançado a temporalidade e destinação prevista em lei;
- Facilidade de compartilhamento: malotes, protocolos, uso dos Correios, tudo isso leva-se tempo e um custo. Documentos digitalizados ficam apenas a um clique de distância do seu destinatário, aumentando a produtividade e eficiência dos processos da empresa;
- Segurança das informações: muitas empresas vendem apenas a “tarefa” da digitalização, entregando ao final do projeto apenas um CD (com uma cópia) com os diversos documentos digitalizados em uma estrutura de arquivos e diretórios difícil de pesquisar e, principalmente, de manter. E o crescimento dessa digitalização? E o backup dessas informações? E o compartilhamento entre os colaboradores que irão precisar desses dados? Ao realizar a digitalização pela Célula, além da guarda física dos documentos, os arquivos digitais também ficarão guardados de forma segura em data center próprio com todas as políticas de segurança que o mercado exige. Além disso, diferente de um aglomerado de arquivos e pastas, o GED Célula indexa os mesmos, permitindo aos usuários localizarem os documentos pelos respectivos índices que os identificam, sem se preocupar com tipo e nome dos arquivos.
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