Já parou para pensar em quantos lugares os seus documentos digitais estão armazenados? Pen drives, computadores, HDs externos, CDs, cartões de memória… E para procurar algo específico, é sempre a mesma novela: é preciso abrir um por um, conferir em meio a gigas e gigas de arquivos com nomes confusos, que, por sua vez, estão dentro de pastas ainda mais confusas. Essa história te soa familiar?

Um ambiente desorganizado afeta diretamente a produtividade dos profissionais, mesmo que seja (ou, principalmente se for) com documentos digitais. São horas e horas de trabalho, concentração e energia perdidas no simples objetivo de encontrar um arquivo na rede, e que ainda podem levar ao estresse, especialmente no atual período em que inúmeras empresas e profissionais em todo o mundo se veem obrigados a se adaptar ao home office como forma de se proteger contra a pandemia do Coronavirus.

Portanto, se você procura saber como organizar seus documentos digitais no home office, continue a leitura deste artigo e confira essas dicas que vão melhorar de vez sua rotina e produtividade no trabalho.

1. Destralhe e faxina de documentos digitais

Se você não está familiarizado com o conceito, “destralhar” é uma palavra muito utilizada no meio da organização e produtividade e consiste no ato de reunir tudo que está fora do lugar (as tais “tralhas”) e identificar onde deveriam estar: guardadas em outro local ou mesmo no lixo.

Portanto, obviamente, esse é o primeiro passo para organizar documentos digitais. Abra sua área de trabalho e separe todos os arquivos salvos despretensiosamente por ali. Identifique os que podem ser excluídos e organize os outros em pastas.

Se, por acaso, já tiver uma certa organização de pastas no seu computador, leve todos esses arquivos diretamente para as pastas corretas. Se não, crie pastas gerais que possam categorizar cada um daqueles arquivos. Por exemplo, “Fotos da Confraternização”, “Documentos da empresa”, “Cliente 1”, “Cliente 2” e assim por diante.

Lembre-se que essa etapa não precisa ser ainda tão detalhada, então não foque muito os seus esforços em criar subpastas e hierarquização de categorias, apenas separe grosseiramente todos os documentos para que sejam, aos poucos, colocados em seus devidos lugares.

Faça isso com todos os dispositivos e gadgets em que tenha arquivos digitais salvos, procurando sempre reunir documentos de uma mesma categoria no mesmo dispositivo e na pasta correspondente.

2. Organize as pastas

Agora que todos os seus documentos estão separados corretamente, é a hora de organizar as pastas que você criou. Abra uma por uma e repita o mesmo processo anterior, categorizando os documentos digitais em subpastas, da forma que achar mais adequada. Pode ser por data, formato ou outros, como “Notas Fiscais” ou “Relatórios”, etc.

Faça isso com todas as pastas que criou inicialmente e, em seguida, com as subpastas. Assim, você vai estabelecer uma organização hierárquica e lógica, que vai tornar todo o processo de procura por documentos digitais muito mais fácil e prático. Confira o exemplo abaixo:

• Cliente XXXX

→ 2017

→ Relatórios

→ Financeiro

→ Notas Fiscais

→ Orçamentos

→ Projetos

3. Renomeie os arquivos de maneira objetiva

Passada toda a organização dos documentos digitais em pastas, chegou a hora de dar nome aos bois, de preferência nomes que sejam objetivos, descritivos e sigam uma linha de raciocínio, para que também sejam facilmente encontrados. Ou seja, nada de “Documento 23.docx” ou “Relatório maio versão final ALTERADO”.

A principal dica nesse caso é, independente da forma que decidir nomear cada arquivo, criar um padrão que facilite que ele seja encontrado e identificado. Estabeleça quais informações devem entrar no nome do arquivo e em qual ordem. Por exemplo, comece pelo nome do cliente, insira a data (o formato ano-mês-dia ajuda a deixar tudo na ordem cronológica) e o título do documento. Pense bem se “Cliente X 2020-05-20 Nota Fiscal Fornecedor Y.pdf” não deixa tudo mais fácil?

4. Mantenha a organização de documentos digitais

Depois de realizar todo esse passo a passo, estabelecer um padrão de ordem nas pastas e nos nomes dos documentos digitais da sua empresa, você não quer que tudo isso volte ao que era antes, não é mesmo? Então um passo fundamental em todo processo de organização é mantê-lo.

Ao criar um novo arquivo, lembre-se sempre de salvá-lo na pasta correta e com o nome adequado. Caso contrário, após um tempo vai estar tudo desorganizado novamente e você vai precisar realizar, mais uma vez, realizar todos esses passos.

5. Acesso fácil e seguro

Primeiramente, é importante acordarmos que a organização não pode existir para acrescentar novas tarefas ao seu dia a dia e, sim, para tornar sua rotina mais prática. Então, ao realizar os passos anteriores, pare e pense se você pode estar, na verdade, dificultando a sua vida com algum desses novos padrões.

Para deixar a rotina ainda mais prática, uma dica é transferir todos os arquivos (ou a maioria) para uma nuvem. Dessa forma, todos os colaboradores da empresa e membros da equipe podem ter acesso aos documentos digitais que precisam com mais facilidade, rapidez e praticidade. E você também consegue compartilhar tudo com seus clientes e colegas de equipe com mais agilidade, sem perder horas dependendo da banda larga para incluir algum arquivo em um sistema de transferência.

Caso sua empresa tenha muitos arquivos e exija um sistema de gestão de documentos digitais mais avançado, você pode ainda terceirizar essa função para empresas que realmente entendem do assunto e apresentam soluções eficientes para tornar o seu dia a dia, o da sua empresa e de seus colaboradores mais produtivo.

Aqui na Célula Gestão de Documentos, temos soluções específicas para companhias de diversos setores e áreas de atuação. Uma delas é o sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que armazena documentos nato-digitais e digitalizados, organiza por meio de tags e palavras-chave, possui função de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e um eficiente sistema de pesquisa, que permite encontrar arquivos por meio de data, formato, palavra-chave ou mesmo frases que estejam contidas no texto do documento.

Para saber mais sobre o GED e nossas outras soluções em gestão de documentos, clique aqui e entre em contato com a unidade Célula mais próxima.

No período de incerteza em que estamos vivendo, o principal foco dos gestores tem sido reduzir custos na empresa. Seja para assegurar uma melhor saúde financeira ou para reorganizar a casa durante a fase de menor demanda, a terceirização da gestão de documentos pode ser a melhor solução no momento. Veja só!

Estima-se que cerca de 8 horas são perdidas semanalmente nas empresas com problemas na localização de documentos para o cumprimento de determinadas demandas. Supondo que todo esse tempo seja gasto por um único funcionário, isso significa aproximadamente quatro dias de trabalho perdidos em um mês. Se esse funcionário recebe um salário mínimo (R$1.045,00), a sua empresa está perdendo, no mínimo, R$140,00 todos os meses por não ter uma gestão de documentos eficiente. Já parou para pensar nisso?

Então, para te ajudar a reduzir custos na empresa e entender melhor o papel e os benefícios da terceirização da gestão de documentos no dia a dia do escritório, preparamos esse artigo que vai te explicar todos os motivos pelos quais você está perdendo dinheiro e pode melhorar. Continue a leitura e confira!

Por que ter uma Gestão de Documentos?

Aqui no Blog da Célula, nós já te explicamos os benefícios da Gestão de Documentos e todas as soluções envolvidas para resolver cada problema da sua empresa. Mas, em resumo, ela auxilia na otimização da sua estrutura de custos da seguinte forma:

• Reduz drasticamente os gastos com impressões, reimpressões, cópias e transporte de documentos;
  
• Menor risco de perda dos documentos por acidentes e imprevistos;
  
• Aumenta a perenidade dos arquivos, com menos chances de deterioração por ações do tempo ou incidentes;
  
• Evita ações processuais devido à não apresentação de documentos em auditorias;
  
• Segurança do acervo e das informações;
  
• Otimiza o tempo dos colaboradores e aumenta a produtividade.

Benefícios da terceirização

De maneira geral, a terceirização consiste em delegar determinadas atividades para que outras empresas prestadoras de serviço as realizem. Seus maiores benefícios estão relacionados, principalmente, à terceirização de atividades que não estão diretamente relacionadas ao produto ou serviço oferecido pela empresa, como é o caso da Gestão de Documentos.

Segundo uma pesquisa da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), a terceirização da Gestão de Documentos provoca uma economia de 15% a 20% nos custos da empresa, uma vez que ela pode eliminar gastos como armazenamento de arquivos, funcionários e serviços antifurto e de combate a incêndios.

Confira como a terceirização da Gestão de Documentos pode ajudar a reduzir custos na empresa:

Menor custo com colaboradores

Uma das principais vantagens da terceirização de serviços na redução de custos é que, ao invés de investir em diversos colaboradores para executarem aquela função, a empresa pode investir em uma empresa especializada e gastar menos com desperdício de produtos e máquinas, além de rescisões, trocas de funcionários, substituições, férias ou faltas.

Da mesma forma, pode ser considerada ainda a diminuição da estrutura do Departamento Pessoal, uma vez que caem as demandas de contratações, demissões, gerenciamento de folhas de pagamento, etc. Isso também garante uma maior previsibilidade nos custos mensais da empresa e permite enxugar do orçamento impostos e tributos trabalhistas, que ficarão a cargo da outra empresa contratada.

Otimização do tempo e maior produtividade

Se a empresa nunca contratou colaboradores especificamente para a sua gestão de documentos, a vantagem acima continua valendo: afinal, já mostramos para você no começo desse texto quanto tempo por semana uma equipe de trabalho perde com isso, não é mesmo?

A partir do momento em que a Gestão de Documentos é terceirizada e executada de maneira eficiente, os colaboradores não precisam mais se preocupar com essa função e têm suas rotinas muito mais otimizadas, o que garante melhor gerenciamento de tempo e mais produtividade no trabalho.

Com isso, muitas vezes pode-se perceber até que não é necessário uma equipe tão grande para realizar determinada tarefa e que é possível reduzir a grade de funcionários.

Economia de espaço

O espaço ocupado pelo grande volume de documentos também pode ser um problema nas empresas e terceirizar o armazenamento e a gestão deles permite que todo esse espaço seja melhor aproveitado para melhorar a qualidade do trabalho da equipe.

Em muitos casos, a sua empresa pode até mesmo perceber que não precisa de um local tão grande para atuar. Assim, é possível mudar de endereço para uma sala comercial menor, com aluguel mais barato e que acomode melhor todos os colaboradores.

Foco no que realmente importa

Além de tudo o que foi citado acima, a maior vantagem de terceirizar a Gestão de Documentos ou qualquer outra função que não seja diretamente relacionada ao produto ou serviço da empresa é poder direcionar todo o foco e energia da companhia para o que realmente importa: o próprio negócio.

Afinal, todas as preocupações com serviços secundários são eliminadas e os colaboradores podem se preocupar mais em melhorar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, atender melhor os clientes e garantir sua maior satisfação e, consequentemente, vender mais e aumentar a receita da empresa.

Gestão de Documentos mais eficiente

Por fim, ao terceirizar a Gestão de Documentos, sua empresa está contratando outra verdadeiramente especializada nesse serviço, que vai identificar melhor todas as necessidades, os gargalos e as soluções de cada caso.Aqui na Célula, nós oferecemos os melhores serviços para gerenciar arquivos físicos e digitais e armazenar e digitalizar tudo que for necessário. São soluções especializadas, que podem ser moldadas de acordo com cada necessidade do seu negócio. Precisa reduzir os custos na empresa? Clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

As pessoas que lidam diariamente com documentos relacionados a processos jurídicos precisam de muita atenção na forma com que administram esse material. A falta de organização ou desconhecimento sobre as novidades que podem ajudar nessa gestão, são fatores que podem resultar na lentidão de processos.

Mas afinal, o que pode ser feito pelas empresas para conseguir melhorar a gestão documental de processos jurídicos? A Célula é especialista em gestão de documentos e te ajuda a conhecer melhor algumas opções disponíveis para que os processos se tornem mais eficientes e seguros.

Como a transformação digital mudou a forma de gestão 

Já falamos por aqui como a transformação digital está fazendo com que documentos importantes para as pessoas físicas ou jurídicas se tornem eletrônicos. Essa atitude provoca uma mudança grande em relação aos cuidados com esse material, pois ficou mais segura, por exemplo, a guarda desses documentos, feita eletronicamente.

O PJ-e (Processo Judicial Eletrônico) por exemplo, foi uma solução implantada na versão digital para facilitar a submissão e acompanhamento de processos, oferecendo a possibilidade de pesquisas rápidas sobre a situação de processos judiciais em suas diversas frentes e da facilidade de submissão dos mesmos através do uso de certificação digital padrão ICP-Brasil.

Com a integração das áreas no formato digital, é evidente que modo de controlar esses documentos se tornou mais descomplicado, mas também é de extrema importância que os responsáveis por essa manutenção tenham em mente que o mercado possui alternativas que fazem com que essa gestão ocorra corretamente.

O que o mercado tem para te auxiliar nessa organização

Como especialistas no campo de gestão de documentos digitais, podemos dizer que existem atualmente opções ideias de softwares que acompanhem a gestão de documentos processuais que precisam de maior atenção.

O GED, nosso gestor de documentos digitais, possibilita que as empresas guardem seus documentos sem a preocupação de não encontrar depois algum em específico. Isso pois ele pesquisa diretamente por meio de palavras-chave pensadas para facilitar a busca o documento solicitado, tornando essa ação mais ágil. Com isso, a produtividade das tarefas se torna melhor tendo a ajuda de inovações tecnológicas projetadas para melhorar o dia-a-dia e todas as áreas. Se ainda ficou com dúvidas sobre esse software, confira aqui por que você deve adotar o GED na sua empresa.

Outra ferramenta importante para quem trabalha com processos jurídicos e não aguenta mais gastar tempo na procura de documentos, dessa vez físicos, precisa conhecer o OCR. Com ele, é possível transformar os documentos físicos em digitais através do processo de digitalização e torná-los pesquisáveis. Através da inclusão dessa ferramenta no processo de gestão, é possível diminuir a lentidão nas atividades.

Tenha esses facilitadores dentro da sua empresa

Somos especialistas em gestão de documentos digitais e acreditamos que para quem procura maior organização dentro dos seus setores, é interessante conhecer facilitadores que melhoram a produtividade na hora de lidar com documentos físicos ou digitais.

Temos opções que vão da guarda de documentos físicos ao GED, que pode ser uma ferramenta importante para deixar de cometer erros no dia a dia e manter o seu acervo em segurança de modo organizado, até a efetiva gestão dos documentos digitais, como processos judiciais digitalizados ou não, secretaria acadêmica digital em conformidade com a portaria 315/2018 do MEC, digitalização com OCR, certificação digital no padrão ICP-Brasil, entre outros.

Se você gostaria de conhecer melhor nossas soluções, entre em contato com a  Célula mais próxima de você e entenda como podemos te ajudar a melhorar o desempenho na sua empresa.

O dia-a-dia empresarial é repleto de obrigações, sejam elas relacionadas à equipe ou a burocracias. São contas a pagar, impostos, organização de documentos, planejamento de ações, e muitas outras. Em algumas empresas, o número de funcionários pode dificultar ainda mais a organização, fazendo com que todos os finais de meses sejam carregados nos setores de RH e administrativo.

Para as empresas, as novidades no mercado com tantos avanços tecnológicos podem ajudar no modo em que os processos são realizados. A tendência é de que as ações se tornem cada vez mais informatizadas, dando espaço para a tecnologia agir em prol das empresas. No setor administrativo e de RH, essa concepção já pode ser reconhecida. Continue a ler o texto e entenda:

Por que o registro de ponto é obrigatório?

Primeiramente é necessário entender que, a partir da publicação do Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), se tornou obrigatória a guarda do registro de ponto dos funcionários pelas empresas contratantes. Essa foi uma maneira de proteger ambos de ações trabalhistas relacionadas ao pagamento dessas horas, por exemplo.

Com esse arquivo de histórico de pontos é possível comprovar os horários de entrada e saída dos funcionários, e a responsabilidade de comprovação fica por conta das empresas, já que, junto com os horários dos contratados, também são apresentados os pagamentos referentes a essas horas.

Para promover uma maior organização entre as empresas, foram publicadas algumas regras sobre a maneira como o recolhimento das horas deveria ser feito. No Artigo 74 da CLT, podemos destacar algumas dessas regras:

• Toda e qualquer empresa com mais de dez funcionários deve manter registro de ponto dos mesmos;
  
• Além dos horários de entrada e saída, também devem ser compartilhados os horários relativos aos intervalos para repouso ou alimentação;
  
• Este registro pode ser realizado manualmente, mecanicamente ou eletronicamente;
  
• Os trabalhos executados fora do estabelecimento também devem constar nesse registro.

Através da última reforma trabalhista, foram liberadas mais algumas regras sobre como as horas extras poderiam ser pagas. Para tanto, é necessário que as empresas mantenham um arquivo organizado e atualizado com os dados de todos os contratados.

O que pode acontecer em algumas empresas e que vai interferir diretamente na prestação de contas sobre esse material é falta de organização, que pode ser facilitada com ajuda de terceirização desse processo.

Como organizar esse registro sem dificuldades?

O Ministério Público do Trabalho pode aparecer a qualquer momento em uma empresa e fiscalizar os pontos dos funcionários. Com esta possibilidade, que pode gerar multas ou outras ações para a empresa, é interessante manter esse arquivo organizado.

É aqui que entra a importância da terceirização desse processo de gestão de documentos. A Célula, por exemplo, é referência na área e, de modo eficiente, ajuda as empresas a arquivar documentos digitais ou físicos e a realizar toda a gestão desses arquivos, tornando mais fácil e prática a utilização desse material.

Caso esses documentos sejam físicos, ainda é possível digitalizá-los e transformá-los em material pesquisável por meio do Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). O acesso a qualquer arquivo requerido é feito rapidamente por meio de palavras-chave, que facilitam, por exemplo, a localização de um documento específico de forma muito fácil e ágil.

Tudo isso é possível através do GED Célula, umsoftware de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que oferece permite o acesso remoto a todos os documentos armazenados em nosso galpão, digitalizados e nato-digitais, além de histórico de atividades realizadas nos arquivos, entre outras.

Precisa de ajuda para organizar os registros de pontos da sua empresa e evitar problemas? Aqui na Célula, temos soluções eficientes em gestão de documentos, sejam eles digitais ou físicos, para diversas áreas de atuação. Para saber como podemos te ajudar, clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

Quando o MEC, em abril de 2018, divulgou a Portaria 315, as Instituições de Ensino Superior (IES) receberam a orientação de reunir todo o material relacionado ao acervo acadêmico e transformá-lo em arquivos digitais até abril de 2020. Esta pode ser considerada uma tarefa difícil, pois é trabalhosa, levando em consideração o tamanho desse acervo, que reúne documentos que podem estar guardados há muitos anos e ainda precisam ser mantidos dessa forma, e que todos deverão ser retirados de seu lugar.

Mas, afinal, o que as IES que ainda não reformularam os seus acervos acadêmicos precisam fazer nesse momento, já que se aproxima o prazo final para o cumprimento da lei? Para conseguir solucionar essa adversidade em meio ao início do semestre letivo de 2020, quando as tarefas são ainda mais turbulentas, apresentamos um jeito de cumprir esta tarefa, confira:

O que a Portaria 315/2018 do MEC exige?

A Transformação Digital está acontecendo trazendo facilitadores para diversas áreas.Para as IES não seria diferente e a Portaria 315 trouxe algumas regras para o processo de digitalização específico para esses documentos. Confira esses preceitos abaixo:

• A digitalização precisa ser realizada com a utilização de Certificação Digital no padrão ICP-Brasil, que garante a autenticidade de cada documento.

• A Classificação desses documentos, sejam eles físicos ou digitais, deve ser de acordo com a SIGA (Tabela de Temporalidade do Governo, que permite o controle eficaz das informações dos documentos). Deste modo, todas as instituições passam a seguir um padrão de organização que torna a pesquisa por documentos específicos mais eficaz.

• A guarda física desse material ainda não foi citada em lei, por isso, é necessário aguardar mais alterações divulgadas posteriormente pelo MEC. Enquanto isso, é preciso tomar o devido cuidado com esses documentos, já que muitos são importantes para a administração.

• O prazo máximo para a digitalização dos acervos acadêmicos é abril de 2020 e este prazo, caso ultrapassado, pode acarretar em transtornos por descumprimento de lei.

Mais informações sobre essa Portaria do MEC, você pode acessar nesse texto aqui do blog.

Como as IES podem se adequar à Portaria 315/2018 do MEC?

O primeiro passo para dar início ao processo de digitalização deve ser a escolha de um responsável para lidar com as tarefas necessárias para cumprimento do processo. Esta pessoa pode ser da equipe da Célula ou da própria instituição de ensino, e ela precisa estar familiarizada com a tabela de temporalidade da SIGA, instituída pelo Arquivo Nacional, pois a organização será feita a partir da mesma.

Algumas tarefas ficam como de responsabilidade da Célula e outras como da respectiva IES. Mais detalhes sobre como o processo funciona pode ser compreendido com o seguinte texto, onde contamos sobre uma faculdade que já deu início ao processo em conjunto com a Célula, para acessar basta clicar aqui.

Além de auxiliar no cumprimento da Portaria 315, também possuímos outras opções de serviços que podem ajudar, e muito, na organização e administração de documentos digitais dentro de uma empresa. Por exemplo, nosso software ainda pode ajudar o RH das IES, ou de qualquer outro tipo de empresa, a não perder prazos importantes relacionados ao bem-estar administrativo das mesmas. É o Gerenciador Eletrônico de Documentos, que pode trazer inúmeros benefícios aos setores de RH.

Não perca o prazo para se adequar

Para se manter dentro do prazo e não desobedecer a lei, é necessário dar início ao processo de digitalização o quanto antes. O tempo para finalizar as tarefas vai em acordo com o tamanho do material que será digitalizado, da presteza de quem for responsável pelo processo, além de outros fatores que podem influenciar no prazo pretendido.

Por isso, se alguma Instituição de Ensino Superior ainda não iniciou o processo de adequação à Portaria 315/2018 do MEC,pode contar com a Célula para promover essa mudança e auxiliar no que for necessário dentro do processo. Se você se interessou nos serviços que a Célula oferece, clique aqui e conheça todas as soluções oferecidas e entre em contato com a unidade mais próxima.