Como funciona a guarda de documentos terceirizada?

A gestão dos documentos da empresa é uma atividade que garante uma série de benefícios para a organização. Um desses benefícios é a agilidade na hora de achar o que você precisa, economizando tempo e melhorando a produtividade. No entanto, para manter os documentos organizados é necessário um espaço disponível para alocá-los.

Muitas empresas não possuem um local específico para guardar os arquivos e podem acabar sendo prejudicadas por isso. Comprovantes e relatórios importantes podem ser perdidos. A dificuldade em achar um documento pode acabar fazendo com que os colaboradores percam muito tempo e reduzam a sua produtividade.

Contudo, existem algumas empresas, como a Célula, que oferecem serviços de guarda de documentos. Com isso, os arquivos necessários para o bom funcionamento da sua organização podem ser acessados, de forma fácil e prática, sem demandar o esforço de conseguir alocar um espaço específico na sua empresa.

Nesse artigo você vai entender como funciona a guarda de documentos terceirizada e entender quais as vantagens desse tipo de serviço para a sua organização.

Entenda como funciona a guarda de documentos terceirizada

A guarda de documentos terceirizada é um serviço ideal para empresas que não possuem espaço ou mão de obra para a alta quantia de documentos que possuem. A tarefa de manter os arquivos organizados, limpos e acessíveis é difícil de ser executada com a qualidade necessária.

A Célula conta com um espaço de armazenamento com gerenciamento de risco. Isso ajuda a garantir a segurança e a preservação dos documentos. Os arquivos podem ser digitalizados e, então, acessados através de um software de gerenciamento eletrônico de documentos, o GED Célula. Todos os arquivos são disponibilizados em alta qualidade e a plataforma conta com inúmeras funcionalidades que ajudam a aumentar ainda mais a praticidade.

Caso seja necessário a versão física de um documento, a Célula conta com um serviço de entrega específico. O prazo para a remessa do arquivo é de até 24 horas.

Etapas do processo de coleta de documentos na Célula

Documento

Todos os documentos relevantes para a sua empresa são separados para que sejam, posteriormente, coletados. O transporte desses documentos pode ser feito pela empresa ou pela Célula. Essa etapa se repete continuamente, ou seja, todas as vezes em que há a criação de novos arquivos eles serão coletados e guardados. A frequência do envio desses documentos pode ser definida pela organização.

Coleta

Como especificado, esse é um serviço que pode ser feito pela própria empresa. Nos casos onde a organização opta que a coleta seja feita pela Célula, a data é agendada e o transporte é feito por um veículo próprio, com a disponibilização de um protocolo para o controle da retirada dos documentos.

Preparação

Todos os documentos e caixas com os documentos recebem uma etiqueta de identificação com código de barras, garantindo segurança. Caso a sua empresa opte pela digitalização, a Célula realiza a retirada de todos os materiais metálicos dos arquivos, tais como clips e grampos.

Indexação

Essa etapa garante a facilidade do acesso aos documentos. Todos eles são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades. Alguns indexadores são definidos, respeitando essas classificações. Com isso, os arquivos podem ser localizados mais facilmente no GED Célula.

Digitalização (serviço opcional)

Essa é uma etapa que a sua empresa pode optar ou não por fazer. Caso a sua organização opte pela digitalização, os documentos selecionados serão digitalizados em scanners de produção ou formatos especiais como plantas, livros encadernados e afins. Após este processo, os arquivos são disponibilizados no GED Célula para consulta on-line, 24 horas por dia, 7 dias por semana!

Implantação

Nessa etapa, a caixa com os documentos recebe a etiqueta com a posição do seu futuro endereço físico na estante.

Guarda terceirizada

Ao final de todas essas etapas, a caixa é alocada numa estante especialmente construída para esse propósito. Esta estante fica dentro de um galpão especial com segurança e monitoramento 24 horas.

Quais os benefícios da guarda de documentos terceirizada?

Liberação de espaço físico e mão de obra

Com a guarda de documentos sendo terceirizada, a sua empresa terá mais disponibilidade de espaço físico e mão de obra. Não será necessário um local específico para guardar os documentos da organização, nem uma pessoa responsável por separar e organizar esses arquivos.

Segurança dos dados e conformidade

A contratação de uma empresa específica para a guarda de documentos ajuda a sua empresa a manter a conformidade às regras de armazenamento de arquivos. Outro benefício é a segurança dos seus dados, garantida pelo armazenamento em um local específico, com toda a infraestrutura necessária. A preocupação com a perda de documentos deixa de existir.

Redução de custos

A contratação de um serviço específico de guarda de documentos ajuda a reduzir os custos da sua empresa. Você consegue otimizar o espaço físico da sua organização, devolvendo o ambiente que era utilizado para a guarda dos arquivos, como no caso de self storages e, com isso, reduzindo os custos com aluguel. A redução também pode ser verificada ao analisar os custos necessários com uma equipe responsável pela organização dos arquivos.

Conheça a Célula!

A Célula é uma empresa de gestão de documentos, com 18 anos de experiência na área. Caso você esteja passando por problemas com a guarda dos documentos da sua empresa, nós contamos com a solução ideal para o seu negócio! Entre em contato com a nossa equipe e saiba mais sobre a guarda terceirizada de documentos!

20/05/2022 Por: República Agência de Publicidade Tags: #terceirização, célula, digitalização, documentos, ged, gestão, guarda

Saiba como a digitalização pode reduzir os custos da sua empresa

As empresas costumam lidar com um grande volume de documentos circulando: recibos, relatórios, planilhas, dentre outros. Muitas organizações ainda possuem o processo de organizar e guardar os seus documentos impressos. No entanto, cada vez mais esse tipo de operação vem sendo substituído pela digitalização.

Levando em consideração que os processos estão progressivamente se tornando mais digitais, reduzindo a circulação de material impresso, é natural que a digitalização torne-se uma atividade mais comum. A Medida Provisória da liberdade econômica, vigente desde 30 de abril de 2019, incentiva e valida a utilização de documentos digitais para comprovação tributária e fiscal.

No entanto, para além da adaptação à transformação digital, a digitalização também ajuda a reduzir os custos operacionais do seu negócio. Esse tipo de processo também garante maior segurança, reduzindo a perda de documentos, a circulação de papel e falta de espaço ocasionada pelo excesso de documentos.

Digitalização e gestão de documentos

A digitalização é apenas um dos processos da gestão de documentos. Esta última inclui todos os processos implementados na organização que buscam garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos arquivos necessários para o bom funcionamento da organização. Uma boa gestão documental ajuda a simplificar o uso dos documentos no dia a dia.

Além da digitalização, a gestão de documentos compreende processos como coleta dos documentos, indexação dos arquivos, buscando facilitar o acesso no dia a dia e também a guarda, seja ela em local físico ou servidor, no caso dos arquivos digitalizados.

Muitas vezes, o processo de digitalização dos documentos é complexo e oneroso e muitas organizações optam pela terceirização. Algumas empresas, como a Célula, oferecem um serviço completo de gestão de documentos. Com isso, a sua empresa consegue reduzir os custos operacionais de uma forma ampla, com confiabilidade e segurança.

Como a digitalização ajuda a reduzir os custos operacionais?

A gestão dos documentos físicos exige uma série de processos que podem ter impacto direto na rotina de trabalho e, principalmente, no planejamento financeiro do seu negócio. A digitalização ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade. Entenda melhor o porquê.

Redução do consumo de papel e gastos com impressão

Uma das principais vantagens da digitalização é a redução do consumo de papel, necessário para a impressão dos documentos. Ao mesmo tempo, o processo de transformação digital, potencializado pela digitalização, ajuda a reduzir os custos de impressão, como gastos com tintas e manutenção das impressoras.

Consequentemente, há uma redução da circulação de papel no escritório, tornando o dia a dia mais organizado e prático.

Classificação e armazenamento

Na Célula, após os documentos serem digitalizados, eles são classificados e armazenados em um software específico, o GED Célula. Com isso, os arquivos podem ser facilmente localizados, através de uma série de critérios, como nome, data, dentre outros indexadores.

Além de reduzir custos com perda e reimpressão de documentos, esse processo aumenta a produtividade, garantindo maior facilidade de acesso. Com isso, seus colaboradores podem focar em atividades importantes para o seu negócio, ao invés de perder tempo buscando os arquivos necessários para a realização das atividades.

Segurança e proteção dos arquivos digitais

Para garantir ainda mais economia e segurança para os seus documentos, algumas empresas contam com softwares específicos para o armazenamento. É o caso da Célula, que conta com o GED Célula. O software possui diversos recursos que ajudam a garantir a segurança dos seus documentos, como criptografia, assinatura digital, dentre outros.

Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa.

Quais os outros benefícios da implementação da digitalização?

Acessibilidade e praticidade

Na Célula, os documentos digitalizados passam por um processo de indexação, como já comentado. Eles são separados por tipologia, facilitando a sua localização. Além disso, a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS.

Adaptação ao cenário digital

Além de garantir economia a médio e longo prazo, a digitalização dos documentos coloca sua empresa na esteira da transformação digital. Estamos vivendo um período de transição para o digital, impulsionado pela pandemia de COVID-19. Em um mundo cada vez mais digital, os documentos nesse formato passam a ser, cada vez mais, oficiais, reconhecidos e obrigatórios. A própria legislação vem se adaptando, como é o caso da MP da Liberdade Econômica.

Reduza custos com a gestão documental

A digitalização possui uma série de critérios exigidos pela legislação. Para se adequar, conte com uma empresa especializada no assunto. A Célula possui 18 anos de experiência em gestão documental, possibilitando redução de custos, facilidade e segurança no acesso dos seus arquivos. Entre em contato com a nossa equipe e reduza os custos com a gestão documental!

27/04/2022 Por: República Agência de Publicidade Tags: célula, digitalização, documentos, gestão, guarda, organização

Célula: 18 anos de gestão de documentos

A Célula tem muito orgulho de se juntar ao seleto grupo de empresas que conseguem manter as suas atividades por 18 anos seguidos. Ao longo de todo esse tempo, a empresa manteve a excelência na satisfação dos seus clientes, atuando no mercado de gestão de documentos físicos e eletrônicos.

A história da Célula se iniciou em 2004, ano no qual iniciou suas atividades na região de Juiz de Fora e Zona da Mata mineira. Atualmente, através de parcerias, o atendimento se estende para Curitiba, Salvador, Maringá e Belo Horizonte. Desde 2008, as operações foram ampliadas, abrangendo novos serviços com foco no mundo digital.

Entenda um pouco da operação da Célula

A Célula é uma empresa especializada na gestão de documentos. Essa operação abrange todos os processos de uma empresa ou instituição com o objetivo de organizar e simplificar o uso e manuseio dos documentos no dia a dia. Com uma gama variada de serviços, a Célula consegue atender as mais diferentes demandas das empresas: desde um local específico para a guarda dos documentos físicos até o gerenciamento eletrônico através de um software personalizado desenvolvido para isso, o GED Célula – Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Célula.

Com a modernização dos processos e a inserção cada vez maior das empresas no ambiente digital, a gestão de documentos digitais pode se mostrar um desafio para instituições que estão no processo de transição. Para isso, a Célula conta com os serviços de digitalização de documentos e a guarda digital. Tudo isso feito de forma personalizada, de modo a garantir que a empresa consiga localizar os seus documentos de forma fácil e prática.

Ao longo desses 18 anos de existência, a Célula acumulou expertise nos diferentes processos da gestão de documentos. São mais de 90 milhões de imagens de documentos digitalizados e indexados, mais de 300 milhões de documentos físicos arquivados e também indexados e mais de 300 clientes atendidos na Zona da Mata mineira e em outras regiões do país, através das parcerias.

Afinal de contas: qual a importância da gestão de documentos?

As organizações lidam diariamente com uma grande quantidade de documentos que asseguram as atividades e processos necessários para o seu bom funcionamento. Cada arquivo possui uma função e, por isso, deve ser organizado e conservado de maneira adequada. Empresas que não possuem uma boa organização dos seus documentos podem reduzir muito a sua produtividade, perdendo tempo com a busca de arquivos necessários para o andamento dos processos.

Outro ponto que pode ser influenciado pela má organização dos documentos é o próprio compliance da empresa. Alguns documentos necessitam de um prazo de guarda específico e a perda desses documentos pode acarretar processos, multas e, em casos mais graves, até mesmo o fechamento da organização.

Para realizar uma boa gestão documental, é necessário se adaptar às necessidades dos clientes e seus setores. Nesses 18 anos, a Célula atende empresas dos mais variados segmentos, trazendo soluções personalizadas, que se adequem às demandas de cada negócio.

Um exemplo é o serviço de gestão de documentos para empresas de arquitetura e engenharia. As plantas e desenhos técnicos são enviadas pelo cliente, seja em papel ou no formato digital 2D com extensão DWG (AutoCad). A facilidade já começa na hora da coleta: caso o cliente não consiga enviar os arquivos, a Célula se compromete a buscar em horários previamente agendados. No caso de documentação em papel, os materiais passam por um processo minucioso de reparação, no qual sujidades e materiais metálicos são retirados. No processo de indexação, o cliente define critérios para facilitar na hora do acesso, como nome, número e data do projeto. As plantas e os desenhos técnicos são digitalizados e posteriormente acondicionados dentro da Célula ou no espaço do cliente. Tudo isso pode ser facilmente acessado através do GED.
Outras empresas também se beneficiam dos serviços personalizados da Célula, como Instituições de Ensino Superior (IES), comércios, indústrias, dentre outras.

Quais os benefícios da terceirização da gestão de documentos?

Independente do tamanho da empresa, a gestão de documentos é essencial. Manter os documentos organizados traz uma série de benefícios para o seu negócio. No entanto, muitas empresas não conseguem gerenciar os documentos de forma autônoma e por isso optam pela terceirização dessa demanda, através da contratação de um negócio especializado nesse tipo de serviço. É o caso da Célula!

Esse tipo de decisão gera vantagens para a empresa. Conheça algumas delas:

Economia de gastos

A gestão documental ajuda a reduzir os gastos com impressões, reimpressões, cópias e transporte de documentos. Além disso, reduz os riscos de perdas de documentos por imprevistos e acidentes. Esse tipo de situação pode acabar gerando gastos a mais para a sua empresa.

Agilidade

Uma boa gestão documental ajuda a trazer mais agilidade no dia a dia, através da facilidade no acesso aos documentos. Com as informações nas mãos de forma mais ágil, fica mais fácil de atender às solicitações e ter respostas rápidas para os processos do seu negócio. Isso otimiza o tempo dos colaboradores e aumenta a produtividade.

Tecnologias de gestão

A gestão de documentos tem se modernizado e o uso de tecnologias mais avançadas ajuda a garantir mais praticidade e produtividade. A Célula, por exemplo, conta com equipamentos de digitalização que operam com velocidade e alta resolução. Já o software GED Célula, ajuda no acesso online ao acervo, com buscas, visualizações e requisições de entrega do documento físico.

Guarde as histórias da sua empresa com a Célula!

Ao longo de 18 anos, a Célula ajudou muitas empresas a guardar as suas histórias, através da gestão dos documentos. Se você quer impulsionar a produtividade do seu negócio e ganhar tempo para focar nos processos essenciais da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe. Temos expertise para guardar a sua história, com soluções personalizadas para o segmento da sua organização!

22/03/2022 Por: República Agência de Publicidade Tags: célula, digitalização, documentos, gestão, guarda, organização

Como a digitalização dos documentos pode ser o diferencial na gestão de folhas de pagamento

O gerenciamento da folha de pagamento – ou holerite, como também é conhecida – é complexo e burocrático, principalmente no início do ano. Uma solução para reduzir os problemas com as folhas de pagamento é realizar a digitalização. Saiba como você pode realizar a digitalização das folhas de pagamento da sua empresa com as informações desse texto.

5 cuidados essenciais na gestão de documentos para autônomos e MEI

O sonho de abrir uma empresa brilha os olhos de muitas pessoas. Ter seu próprio negócio permite mais autonomia e flexibilidade, mas ao mesmo tempo exige disciplina e resiliência para encarar as dificuldades do empreendedorismo. Você, que decidiu ser um Microempreendedor Individual (MEI), provavelmente se deparou com alguma dessas dificuldades. E uma delas é: como fazer a gestão dos documentos?

Esse texto busca ajudar na gestão de documentos para autônomos e MEI.

Conheça as suas obrigações enquanto MEI

O primeiro passo é saber quais são as suas obrigações. Uma das grandes vantagens de ser um Microempreendedor Individual (MEI) e trabalhar de forma autônoma é o acesso a diversos benefícios com pouca burocracia e menos impostos. No entanto, é muito importante que você se mantenha atento às obrigações para que você não tenha de lidar com contratempos, como multas ou até mesmo a perda do seu CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.

Uma das obrigações para manter o seu cadastro ativo é o pagamento mensal das guias do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Se o pagamento não for feito em dia, você pode perder os benefícios previstos em lei, como, por exemplo, o auxílio doença ou salário maternidade. É muito importante que os comprovantes de pagamento do DAS sejam guardados. Para isso, é muito importante que você saiba o tempo de guarda do documento.

Uma das possibilidades e deveres do MEI é a emissão de notas fiscais. Alguns lugares possibilitam a emissão de nota fiscal eletrônica, o que garante maior segurança e facilidade no processo. No entanto, alguns clientes podem exigir a nota fiscal física. Isso acaba gerando tipos variados de documentos, físicos e digitais, e exigindo uma gestão híbrida dos documentos.

Outras obrigações são a elaboração mensal das receitas, emissão da Declaração Anual do Faturamento do Simples Nacional (DASN-SIMEI) e a atualização das informações sobre os funcionários. Todas essas atividades exigem documentações específicas, com prazos e períodos de guarda.

Caso você tenha dúvidas sobre os processos relacionados à gestão de documentos para MEI e autônomos, você pode contar com a ajuda de uma empresa terceirizada. A Célula é uma empresa especializada na gestão de documentos, com mais de 15 anos de experiência no ramo. Possui o serviço de BPO – Business Process Outsourcing, que busca terceirizar processos e demandas organizacionais da gestão de uma empresa, visando diminuir os custos e aumentar a eficiência.

A Célula realiza as etapas de diagnóstico e planejamento, mapeando os processos do seu negócio e verificando quais desses processos são terceirizáveis. Com experiência comprovada nas áreas de informação, arquivamento, conferência, organização, preparação, digitalização e digitação, a Célula pode auxiliar sua empresa a gerenciar seus documentos e ter mais tempo para focar nas atividades essenciais para alavancar o seu negócio.

Conheça os prazos de guarda de cada tipo de documento

Sabendo os documentos necessários para manter o seu CNPJ ativo, é necessário conhecer quais os prazos de guarda de cada um deles. Para isso é extremamente importante que você crie uma tabela de temporalidade com a vida útil de cada arquivo. Isso ajuda a ter um controle maior e evita a circulação desnecessária de papel.

A Célula também pode te ajudar nesse desafio. Todos os documentos guardados na empresa passam por um processo de indexação, ou seja, são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Os mesmos são digitalizados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma prática e ágil.

Escolher onde vai guardar os seus documentos

A gestão de documentos para MEI e autônomos inclui escolher o local de guarda dos arquivos. Isso depende, obviamente, do tipo de documento que costuma circular no seu negócio.

Cada tipo de documento necessita de um armazenamento específico. Arquivos físicos necessitam de um local separado para a guarda de documentos. Alguns cuidados são importantes, como se atentar à climatização do ambiente escolhido para a guarda física. Lembre-se que documentos podem acabar se danificando por conta de calor ou umidade excessivos. Uma vez danificados, alguns desses documentos necessitam de uma segunda via, o que acaba gerando um imenso trabalho burocrático.

Já os arquivos digitais necessitam de um servidor específico para serem guardados. É importante manter um backup constante desses dados, para que eles não sejam perdidos por falta de espaço ou algum problema do servidor.

A Célula pode ajudar você, através do serviço de guarda física de documentos, proporcionando um lugar seguro e adequado para guardar os seus arquivos físicos. Também é possível digitalizar os documentos físicos e ter acesso a eles por meio de um sistema integrado. Os arquivos digitais também podem ser acessados através do software.

Criar um sistema de fácil acesso e manuseio

Os documentos devem ser organizados, para que sejam facilmente localizados. Sem um sistema prático de localização e manuseio, você vai acabar perdendo tempo tentando encontrar documentos importantes. Tempo esse que poderia estar sendo utilizado para gerenciar atividades importantes do seu negócio!

A Célula possui o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, um sistema online que permite a fácil localização dos seus documentos armazenados. Para isso, todos os arquivos passam por um processo de indexação, já comentado anteriormente.

Manter os documentos necessários e atualizados

A gestão de documentos para MEI e autônomos também inclui a atualização e manutenção dos documentos estritamente necessários. O acúmulo desnecessário de arquivos, sejam eles físicos ou digitais, não traz nenhuma vantagem para o seu negócio. Muito pelo contrário.

O excesso de papel pode deixar o seu ambiente de trabalho desorganizado. Além disso, a falta de um sistema de manutenção pode acabar gerando gastos desnecessários, como a compra de espaço no servidor para armazenamento de arquivos que já passaram do tempo de guarda.

Alguns documentos necessitam de atualização frequente, como os dados dos colaboradores. É preciso que você fique atento a esses detalhes e mantenha sempre os seus arquivos em dia!

Conte com a Célula para fazer a gestão de documentos de MEI e autônomo!

A Célula possui experiência comprovada na gestão de documentos, auxiliando empresas a terem mais tempo para focar nas atividades do seu core business. Contando com os serviços de guarda física e digital, digitalização de documentos, GED Célula, BPO, dentre outros, é possível atender todas as suas demandas de gestão documental em um único lugar. Entre em contato e saiba mais sobre a solução específica para a sua necessidade!

23/12/2021 Por: República Agência de Publicidade Tags: autonomos, célula, dicas, documentos, gestão, mei, organização

Gestão híbrida de documentos: como tratar arquivos físicos e digitais

No dia a dia das empresas os colaboradores acabam lidando com um número muito grande de documentos, sejam eles arquivos físicos ou digitais. Faturas, e-mails e contratos são apenas alguns deles.

Muitas empresas tiveram que se adaptar ao processo de digitalização , acelerado pela pandemia. Com isso, não tiveram tempo suficiente para se adaptar à gestão híbrida de documentos no formato físico e online. Quando esses materiais não têm um gerenciamento adequado, é possível que se torne cada vez mais difícil recuperar e resolver problemas, dos mais simples aos mais complexos.

Você provavelmente já deve ter passado por uma situação em que precisava recuperar algum registro importante, mas não sabia onde encontrá-lo, certo? Como garantir que esse tipo de situação não aconteça? Isso é o que iremos tratar neste blogpost.

O que é gestão híbrida de documentos?

O advento da tecnologia trouxe diversas vantagens para as empresas. Uma delas é a possibilidade de homeoffice, no qual os funcionários podem trabalhar remotamente de qualquer lugar do planeta. Muitas empresas têm adotado esse tipo de trabalho ou estão experimentando um modelo híbrido, no qual parte da equipe trabalha de forma remota, enquanto outros trabalham presencialmente.

Seja qual for o tipo de trabalho adotado, atualmente todas as empresas têm de lidar com o tratamento de documentos que já nascem no formato digital, ao mesmo tempo em que lidam com os arquivos físicos. Algumas cópias de documentos em papel têm a força legal de um original. Um exemplo é um contrato de arrendamento executado, por exemplo.

No entanto, o uso de documentos online tem se tornado cada vez mais comum, tanto para diminuir a circulação de papel, quanto pela praticidade. Até mesmo o setor público, que demora mais para se adaptar às novidades, tem passado por mudanças. Um exemplo é o Decreto Nº 10543 de 2020, que regulamenta o uso de assinatura eletrônica na administração pública federal. Dessa maneira, contratos podem ser assinados através de dispositivos eletrônicos, com praticidade e segurança.

A gestão de documentos de diferentes formatos, sejam arquivos físicos ou digitais, recebe o nome de gestão híbrida.

Riscos da má gestão de documentos físicos e digitais

Lidar com arquivos físicos e digitais ao mesmo tempo não é uma tarefa fácil. Existem diversos tipos de problemas que podem acontecer caso não haja uma boa gestão híbrida dos documentos.

Uma dificuldade muito comum é a dificuldade ou demora para encontrar o documento necessário. O arquivo é físico ou digital? Ele está armazenado numa plataforma de armazenamento ou se encontra em algum lugar da empresa?

Esse tipo de obstáculo acaba gerando lentidão e atraso na realização de atividades e processos. Sem encontrar os arquivos necessários para a conclusão do trabalho, atividades simples podem se tornar demoradas e onerosas. Retrabalhos podem começar a se tornar frequentes, por conta da falta de acesso a registros de atividades já concluídas.

Outro ponto importante a ser levado em consideração nesse processo de gestão híbrida é a criação de processos específicos para cada tipo de documento. A falta de definições sobre o que vai ser armazenado digitalmente ou fisicamente pode gerar diversos tipos de problemas, como despesas com local físico e cópias desnecessárias. A inexistência de critérios específicos também acarreta impossibilidade de encontrar os arquivos pelo conteúdo.

A falta de controle pode acabar trazendo insegurança e maior vulnerabilidade com o turnover. Isso costuma acontecer porque o conhecimento sobre a gestão dos arquivos acaba se concentrando em pessoas específicas e não em processos bem estruturados.

Como tornar a gestão de documentos físicos e digitais mais eficiente

Toda mudança de processos no ambiente corporativo necessita de estratégia. É preciso definir de que maneira você vai lidar com os arquivos físicos e digitais.

É necessário fazer um mapeamento completo de todas as etapas de processamento dos documentos, desde a criação até a exclusão ou arquivamento.

Algumas empresas acabam optando pela terceirização, contratando uma empresa específica para ajudar na gestão híbrida. Esse tipo de decisão traz uma série de benefícios, como a economia com espaço para guarda física de documentos, conservação e preservação, além de agilidade operacional.

A Célula é uma empresa de gestão de documentos que pode auxiliar a sua empresa na gestão híbrida. Possui expertise tanto na guarda de arquivos físicos, quanto no armazenamento de arquivos digitais.

Gestão de arquivos físicos

Guarda de documentos

Para ajudar sua empresa na gestão de arquivos físicos, a Célula conta com o serviço de guarda de documentos. Os arquivos são organizados e armazenados com segurança e sigilo, garantindo agilidade no acesso à informação e integridade do documento. Tudo passa por um processo rigoroso de limpeza, conferência e classificação. Etiquetas de código de barras são utilizadas para codificar e garantir facilidade na hora de encontrar o que for necessário.

Caso a sua empresa precise de algum documento é possível solicitar através de ordem de serviço e a Célula entrega o original ou digitaliza e disponibiliza imagem para consulta online. Para isso, conta com veículos próprios para entrega, inclusive para atendimentos emergenciais.

Gestão de arquivos digitais

Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

Já os documentos online exigem um outro tipo de solução, que também é oferecida pela Célula. Para armazenar os seus arquivos digitais é necessário um servidor dedicado e seguro, com rotinas frequentes de backup para evitar a perda.

O sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) oferecido pela Célula é um software de arquitetura mista, que disponibiliza recursos tanto no ambiente Web, quanto no Desktop.

Esse sistema permite a digitalização dos documentos de qualquer lugar. A visualização é amigável e prática, permitindo ao cliente imprimir ou enviar arquivos digitais por e-mail. A segurança é garantida pelas requisições, que permitem visualizar datas e pessoas que tiveram acesso.

Conte com a Célula para fazer a gestão híbrida da sua empresa

É muito importante contar com uma boa gestão híbrida dos arquivos físicos e digitais para garantir processos ágeis e eficientes. Uma má gestão pode acarretar gastos desnecessários e perda de produtividade. Conte com um serviço especializado para auxiliar você nesse processo. Entre em contato com nossa equipe.

24/11/2021 Por: República Agência de Publicidade Tags: célula, digital, digitalização, documentos, físico, ged, gestão, guarda, híbrido, organização

Diminuir a circulação de papel no escritório: 4 dicas para fazer isso

Se você tem uma empresa, seja ela do ramo ou tamanho que for, provavelmente, sofre com a quantidade de papel gerado pelas operações e controle do negócio. Esse papel ocupa espaço e dificulta a organização da sua empresa. Por isso, hoje vamos dar 4 dicas para diminuir a circulação de papel no escritório.

Então, se você quer liberar espaço no seu escritório, organizar as informações da sua empresa e desburocratizar seu negócio, leia este artigo até o final.

Vamos lá?!

1. Diminuir a circulação de papel no escritório usando a reciclagem

Você pode diminuir a circulação de papel no escritório reutilizando-o na empresa. Como fazer isso:

Reutilizar documentos já impressos como rascunho;
Imprimir no verso de documentos que seriam descartados;
Enviar papéis 100%utilizados para empresas de reciclagem que podem fazer novos tipos de folhas

2. Diminuir a circulação de papel no escritório com a guarda terceirizada

Outra maneira de diminuir a circulação de papel no escritório é, de fato, fazer com que ele pare de circular dentro do escritório.

Para isso, você pode contar com a guarda terceirizada. Esse tipo de guarda consiste no armazenamento dos seus documentos físicos por uma empresa terceirizada especializada na guarda de documentos.

Geralmente, essas empresas têm galpões climatizados, com controle de pragas, seguro contra incêndios, alagamentos ou desabamentos, e segurança 24h para guardar os documentos da sua empresa, preservando o papel e assegurando as informações.

3. Diminuir a circulação de papel no escritório com a digitalização de documentos

Seguindo a lógica de diminuir a circulação de papel no escritório, outra solução é a digitalização de documentos.

A digitalização de documentos é uma maneira prática e segura de reduzir drasticamente a quantidade de papel que circula na sua empresa.

Com o decreto Nº 10.278, de 18 de março de 2020, que estabelece procedimentos padrões para a digitalização de documentos e regulamentação das disposições da Lei nº 13.874/2019 e da Lei nº 12.682/2012, os documentos digitalizados têm validade jurídica assegurada, ou seja, não perdem nenhum valor em relação ao documento físico.

Isso significa que você pode digitalizar os documentos de sua empresa, descartando ou fazendo a guarda terceirizada, sem ter qualquer prejuízo jurídico.

Essa medida permite diminuir a circulação de papel no escritório de maneira eficiente e prática.

4. Diminuir a circulação de papel no escritório usando a assinatura digital

Para os documentos que você já tem na sua empresa, nós falamos sobre as alternativas de guarda terceirizada e digitalização. Mas, e os novos documentos que precisam ser assinados?

Eles também podem ser 100% digitais, sem ocupar espaço físico e ajudando a diminuir a circulação de papel no escritório.

Hoje, é muito comum encontrar programas onde você pode digitalizar sua assinatura e anexá-las a qualquer documento que precise, validando as informações do mesmo modo de um documento físico.

Essa forma de assinatura é segura e válida, sendo utilizada até por órgãos públicos.

5. As vantagens de diminuir a circulação de papel no escritório

Como uma informação extra, nós vamos mostrar as vantagens de se diminuir a circulação de papel no escritório.

Economia

Diminuir a circulação de papel no escritório não é só sobre liberar espaço, é também sobre economizar dinheiro e cortar gastos.

Pense em tudo o que você gasta com os documentos físicos: o valor do papel, o valor da tinta da impressão, o tempo gasto para a organização dos documentos, falhas na comunicação por falta de documentos ou desorganização, perda de prazos, entre outros.

Se identificou com algum desses “gastos”? Então, agora pense em conseguir cortar todos eles com uma simples mudança de consciência e organização. Dessa forma, você e sua equipe poderão focar no que realmente importa: garantir o sucesso da empresa.

Impacto social

Além do lucro, bem-estar financeiro e sucesso da sua empresa, diminuir a circulação de papel no escritório faz bem para todo o mundo.

Estamos vivendo em um momento delicado para a saúde do planeta e a crise climática é uma realidade presente.

Você sabia que a produção de 1 tonelada de papel emite mais de 1,5 toneladas de CO2? Além disso, a produção de papel consome exageradamente água.

Usando menos papel, a produção industrial pode também diminuir, agredindo cada vez menos o meio ambiente.

Se você chegou até aqui e quer saber mais sobre como diminuir a circulação de papel no escritório, confira nosso checklist de organização e conheça as soluções da Célula.

29/10/2021 Por: República Agência de Publicidade

Os riscos do self storage para a guarda de documentos

Durante a pandemia, muitas empresas tiveram que mudar ou abrir mão de seus locais físicos para diminuir os gastos. Muitas também precisaram rever o quadro de funcionários e redistribuir funções com o mesmo objetivo. Nesse contexto, não é incomum que as empresas busquem soluções alternativas para manter seus pertences guardados com segurança.

Mas quando o assunto é guarda de documentos, alguns cuidados devem ser tomados. E a decisão de guardá-los de forma terceirizada precisa ser tomada com segurança e cautela. Neste blogpost vamos te explicar como escolher a melhor maneira

A diferença entre self storage e guarda terceirizada

O Self Storage é uma boa alternativa para guarda de objetos e pertences, muitos dos quais precisam de armazenamento temporário até novas tomadas de decisão. Com a mudança estratégica de algumas empresas, optando por trabalhos remotos e diminuindo suas instalações, muitas recorreram a essa modalidade de guarda. Mas por não serem especializados na gestão de documentos, esses espaços acabam por trazer desvantagens quando se trata de documentação.

A guarda terceirizada, além de já ter um foco específico na gestão dos documentos, inclui o serviços de planejamento, organização e o transporte dos documentos, se isso for a opção do cliente. E as empresas que prestam esse serviço devem ainda fornecer um local climatizado, com segurança 24h e condições ideais de acondicionamento, além de disponibilizar ferramentas e softwares que localizam os documentos de forma ágil e segura.

O self storage pode parecer prático. Afinal o cliente tem acesso aos galpões ou boxes individuais com facilidade e tem a chave para abrir o espaço quando quiser. Mas a gestão do espaço interno é de total responsabilidade de quem contrata, que vai precisar ainda criar o próprio padrão de organização, acondicionamento usando o Self Storage para a guarda de documentos.

A guarda terceirizada com gestão de documentos cataloga todo o material, cria índices, digitaliza, fornece acesso remoto e digital a itens específicos e trata todos os documentos de forma individual. E a grande vantagem, pode construir junto com o cliente de forma customizada a maneira de arquivamento.

Os cuidados que você precisa ter para guardar documentos

É muito importante entender a realidade da sua empresa, suas necessidades e sempre que possível, evitar que soluções provisórias se prolonguem por muito tempo. Por isso, se você precisa liberar espaço físico na sua empresa e não sabe ainda como vai guardar seus documentos, é fundamental mapear esse fluxo de documentos e entender quais opções são mais viáveis.

Para te ajudar nessa escolha vamos listar alguns pontos a serem observados:

Localização

Observar o local para onde se destinará a documentação é importante, que o mesmo conte com sistema de segurança próprio e de preferência por 24 horas. Como é comum essas empresas serem instaladas em grandes galpões, muitas vezes localizados fora dos grandes centros, vale avaliar ainda a proximidade física para atendimentos urgentes.

Climatização

Diferente de outros tipos de pertences, os documentos podem sofrer muito com o calor ou umidade excessivos. Se o local escolhido apresenta algum desses problemas, vale repensar a opção. Uma vez danificados, alguns documentos demandam muito mais esforço para serem recuperados ou necessitam de segunda via que gera um imenso trabalho burocrático.

É importante também estar atento aos riscos de incêndio, enchentes, inundações e outros acidentes causados pela integridade da estrutura do local.

Acesso e manuseio

Faz parte de uma gestão de documentos eficaz ter controle de quem acessa seus documentos, com que frequência faz isso e com quais objetivos, principalmente se estamos falando dos documentos de uma empresa. Além da segurança com seus dados, dos seus funcionários, clientes e fornecedores, você tem noção clara de tudo que acontece com seus documentos evitando surpresas desagradáveis como multas por documentos perdidos.

A Célula pode ajudar você a guardar documentos com segurança.

Na Célula, você conta com uma tecnologia que agrega diferenciais ao seu serviço de guarda de documentos. Um software,GED – Gerenciamento Eletrônico de Documento especialmente desenvolvido com esse fim garante uma gestão segura e de qualidade, customização de padrões de identificação, acompanhamento digital e preservação dos documentos.

Saiba como a Célula pode te ajudar a guardar documentos de maneira segura!

20/08/2021 Por: República Agência de Publicidade

Descubra como o Bramil Cereais conseguiu organizar a documentação de funcionários de mais de 40 unidades com as soluções da Célula!

Hoje em dia, é muito fácil observarmos empresas que têm um grande fluxo de documentos sendo gerados e muitas vezes, não têm uma organização e, até mesmo, um local adequado para guardar essa papelada.

É importante manter todos os documentos sob controle, tendo acesso rápido e fácil a eles, e ter também como obrigação a garantia de que as informações sigilosas estejam protegidas.

Com isso em mente, a equipe do Bramil decidiu contar com as soluções da Célula para mudar o seu arquivo físico, fazendo com que a gestão de documentos trabalhista e dos demais setores ficasse mais segura, ágil e assertiva.

De acordo com o Sr. Jair de Souza Gitrola, gerente de administração e de pessoal, a Célula contribuiu muito para o bom funcionamento da empresa “O serviço é muito bem feito, a gente tem tranquilidade, é climatizado, o ambiente é muito organizado. Então, assim, pra empresa foi excelente”, disse.

Hoje a empresa conta com 42 lojas, localizadas no interior dos estados do Rio de Janeiro e de Minas Gerais. O Bramil Cereais é uma das maiores redes de supermercado e escreveu, durante anos, uma bela história de desempenho empresarial no ramo alimentício.

Justamente por seu grande porte e inúmeros funcionários, uma das dores mais latentes da empresa era a gestão de documentos trabalhistas. Devido à constante fiscalização e alta produção de documentos, o desafio era estabelecer um processo que fosse prático e vantajoso para a empresa.

De acordo com Sr.Jair, a Célula foi um grande divisor de águas para a empresa por conta da falta de espaço “Porque a gente não tinha espaço físico. Era muito precária nossa guarda de documentos, muito. O ambiente não era climatizado, não era uma coisa profissional, a gente não tinha espaço, era caixa ali, caixa aqui.”

Organização é tudo na Célula

Para solucionar a dor do cliente, a empresa começou um trabalho de organização de documentos de forma fácil e ordenada para que qualquer departamento, pessoal ou trabalhista, tivesse acesso aos arquivos.

Para que todo o processo de gestão dos documentos acontecesse de forma segura , eficaz e ágil, a Célula realizou uma série de ações:

Os documentos foram gerados pelo cliente. Notas fiscais, contratos, movimento de caixa, pastas de funcionários e qualquer outro documento relevante para o cliente foi separado para a coleta. Logo após foi feito o transporte das caixas. Esse tipo de procedimento pode ser feito pela Célula ou pelo próprio cliente. É ele quem define de quanto em quanto tempo deve ser feito o recolhimento. Na preparação, todos os documentos e caixas recebem uma etiqueta de identificação de código de barras. Se o cliente optar pela digitalização, todo o material metálico como clips e grampos também é retirado;

Todos os documentos são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Quando solicitados, os documentos são digitados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma única e ágil depois de implantados;

Após a digitalização, a caixa com os documentos do cliente recebeu a etiqueta de posição, seu futuro endereço físico na estante, especialmente construída para este propósito, em galpão com segurança e monitoramento 24h.

A guarda de documentos feita pela empresa, que recebe os documentos originais em sua unidade na cidade de Matias Barbosa, faz a digitalização, guarda-os por um determinado tempo, para os que os colaboradores tenham acesso aos mesmos.

O atendimento da Célula também é um dos aspectos que chama a atenção do gerente “E a gente sempre foi muito bem atendido, independente do prazo. Quando tem tempo a gente faz dentro do prazo e aí a gente respeita e eles nos atendem. Então, o relacionamento é muito bom”.

Hoje buscamos para os clientes soluções rápidas e fáceis. Pensamos também na qualidade do atendimento, tendo em vista que queremos sempre soluções personalizadas, eficientes e de acordo com a necessidade e cultura organizacional de cada empresa.

Conheça mais sobre a Célula

Além dos serviços de guarda de documentos e digitalização, a Célula ainda tem serviços e atendimentos personalizados para diferentes setores, como hospitais, instituições de ensino, engenharia e arquitetura, transportadoras, fundações e prefeituras. Todos contando com a mesma qualidade de atendimento e soluções tecnológicas.

Quer saber mais sobre os trabalhos que a Célula faz? Entre em contato e faça um orçamento.

06/08/2021 Por: República Agência de Publicidade

Conheça a Teoria das Três Idades

Você sabe o que são arquivos correntes, intermediários e permanentes? Entenda agora

A Teoria das Três Idades corresponde às fases de um documento, compreendidas desde a sua produção até o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Saiba tudo sobre essa teoria.

A frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso são as bases para a Teoria das Três Idades. Nela, os documentos são divididos em três fases: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes. Para falar mais sobre o assunto, conversamos com a arquivista da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), Alessandra Germano. Confira abaixo:

O ciclo de vida dos documentos

O início do Século XX é marcado pela crescente produção documental na esfera governamental norte-americana. Isso se evidencia na criação, em 1934, do Arquivo Nacional, com um volume de cerca de um milhão de metros de documentos públicos federais sob sua custódia. (NEDEL, HEYMANN, 2018, p.31)

Era impossível manter todo o volume documental produzido na época. É nesse contexto que surge a teoria do ciclo de vida dos documentos, conhecida como Teoria das Três Idades, que cria condições de selecionar documentos de arquivo, dividi-los em fases distintas e eliminar os que não possuírem mais valor primário, ou seja, a “qualidade inerente às razões de criação de todo documento…” (ARQ-SP, 2012, p.83). Esta teoria hoje é mundialmente reconhecida e utilizada.

Arquivos correntes

Os arquivos correntes são compostos por documentos que ainda tramitam ou estão em uso constante na administração, Ou seja, são arquivos continuamente necessários às rotinas diárias. Eles fazem parte da primeira fase do ciclo dos documentos e precisam estar acessíveis diariamente, já que o uso deles é frequente.

Arquivos Intermediários

A segunda fase é composta pelos arquivos intermediários. Os documentos transferidos ao arquivo intermediário já não possuem mais frequência de consulta, uso ou sequer tramitam, mas ainda possuem valor legal, probatório, fiscal, arquivístico e, portanto, não podem ser eliminados.

Por possuírem baixa frequência de uso os documentos em fase intermediária não precisam, necessariamente, estar no mesmo local físico onde funciona a administração, mas devem ser organizados, acondicionados, conservados e estarem aptos para uma rápida recuperação da informação em caso de consulta. Os serviços da Célula são eficazes e práticos para a guarda e gestão dos arquivos intermediários.

Arquivos Permanentes

Os documentos que não são passíveis de eliminação adquirem um valor histórico-cultural e são recolhidos a um arquivo permanente, terceira fase do ciclo de vida, onde receberão um tratamento de conservação para a guarda definitiva.

Conte com a Célula na guarda e gestão dos documentos de diferentes fases

Como visto acima, o próprio nome das fases já sugere o destino final e a frequência de uso (no caso de arquivos correntes) de cada etapa dos documentos. É muito importante estar atento a cada fase para tratar do documento da forma adequada e com base nas exigências legais. E, em todas as demandas de armazenamento e gestão de documentos, você pode contar com a Célula. Acesse o nosso site e saiba mais sobre os nossos serviços.

Referências e mais informações no blog da Célula.

29/07/2021 Por: República Agência de Publicidade

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