Como organizar seus documentos digitais no home office

Já parou para pensar em quantos lugares os seus documentos digitais estão armazenados? Pen drives, computadores, HDs externos, CDs, cartões de memória… E para procurar algo específico, é sempre a mesma novela: é preciso abrir um por um, conferir em meio a gigas e gigas de arquivos com nomes confusos, que, por sua vez, estão dentro de pastas ainda mais confusas. Essa história te soa familiar?

Um ambiente desorganizado afeta diretamente a produtividade dos profissionais, mesmo que seja (ou, principalmente se for) com documentos digitais. São horas e horas de trabalho, concentração e energia perdidas no simples objetivo de encontrar um arquivo na rede, e que ainda podem levar ao estresse, especialmente no atual período em que inúmeras empresas e profissionais em todo o mundo se veem obrigados a se adaptar ao home office como forma de se proteger contra a pandemia do Coronavirus.

Portanto, se você procura saber como organizar seus documentos digitais no home office, continue a leitura deste artigo e confira essas dicas que vão melhorar de vez sua rotina e produtividade no trabalho.

1. Destralhe e faxina de documentos digitais

Se você não está familiarizado com o conceito, “destralhar” é uma palavra muito utilizada no meio da organização e produtividade e consiste no ato de reunir tudo que está fora do lugar (as tais “tralhas”) e identificar onde deveriam estar: guardadas em outro local ou mesmo no lixo.

Portanto, obviamente, esse é o primeiro passo para organizar documentos digitais. Abra sua área de trabalho e separe todos os arquivos salvos despretensiosamente por ali. Identifique os que podem ser excluídos e organize os outros em pastas.

Se, por acaso, já tiver uma certa organização de pastas no seu computador, leve todos esses arquivos diretamente para as pastas corretas. Se não, crie pastas gerais que possam categorizar cada um daqueles arquivos. Por exemplo, “Fotos da Confraternização”, “Documentos da empresa”, “Cliente 1”, “Cliente 2” e assim por diante.

Lembre-se que essa etapa não precisa ser ainda tão detalhada, então não foque muito os seus esforços em criar subpastas e hierarquização de categorias, apenas separe grosseiramente todos os documentos para que sejam, aos poucos, colocados em seus devidos lugares.

Faça isso com todos os dispositivos e gadgets em que tenha arquivos digitais salvos, procurando sempre reunir documentos de uma mesma categoria no mesmo dispositivo e na pasta correspondente.

2. Organize as pastas

Agora que todos os seus documentos estão separados corretamente, é a hora de organizar as pastas que você criou. Abra uma por uma e repita o mesmo processo anterior, categorizando os documentos digitais em subpastas, da forma que achar mais adequada. Pode ser por data, formato ou outros, como “Notas Fiscais” ou “Relatórios”, etc.

Faça isso com todas as pastas que criou inicialmente e, em seguida, com as subpastas. Assim, você vai estabelecer uma organização hierárquica e lógica, que vai tornar todo o processo de procura por documentos digitais muito mais fácil e prático. Confira o exemplo abaixo:

  • Cliente XXXX

→ 2017

→ Relatórios

→ Financeiro

→ Notas Fiscais

→ Orçamentos

→ Projetos

3. Renomeie os arquivos de maneira objetiva

Passada toda a organização dos documentos digitais em pastas, chegou a hora de dar nome aos bois, de preferência nomes que sejam objetivos, descritivos e sigam uma linha de raciocínio, para que também sejam facilmente encontrados. Ou seja, nada de “Documento 23.docx” ou “Relatório maio versão final ALTERADO”.

A principal dica nesse caso é, independente da forma que decidir nomear cada arquivo, criar um padrão que facilite que ele seja encontrado e identificado. Estabeleça quais informações devem entrar no nome do arquivo e em qual ordem. Por exemplo, comece pelo nome do cliente, insira a data (o formato ano-mês-dia ajuda a deixar tudo na ordem cronológica) e o título do documento. Pense bem se “Cliente X 2020-05-20 Nota Fiscal Fornecedor Y.pdf” não deixa tudo mais fácil?

4. Mantenha a organização de documentos digitais

Depois de realizar todo esse passo a passo, estabelecer um padrão de ordem nas pastas e nos nomes dos documentos digitais da sua empresa, você não quer que tudo isso volte ao que era antes, não é mesmo? Então um passo fundamental em todo processo de organização é mantê-lo.

Ao criar um novo arquivo, lembre-se sempre de salvá-lo na pasta correta e com o nome adequado. Caso contrário, após um tempo vai estar tudo desorganizado novamente e você vai precisar realizar, mais uma vez, realizar todos esses passos.

5. Acesso fácil e seguro

Primeiramente, é importante acordarmos que a organização não pode existir para acrescentar novas tarefas ao seu dia a dia e, sim, para tornar sua rotina mais prática. Então, ao realizar os passos anteriores, pare e pense se você pode estar, na verdade, dificultando a sua vida com algum desses novos padrões.

Para deixar a rotina ainda mais prática, uma dica é transferir todos os arquivos (ou a maioria) para uma nuvem. Dessa forma, todos os colaboradores da empresa e membros da equipe podem ter acesso aos documentos digitais que precisam com mais facilidade, rapidez e praticidade. E você também consegue compartilhar tudo com seus clientes e colegas de equipe com mais agilidade, sem perder horas dependendo da banda larga para incluir algum arquivo em um sistema de transferência.

Caso sua empresa tenha muitos arquivos e exija um sistema de gestão de documentos digitais mais avançado, você pode ainda terceirizar essa função para empresas que realmente entendem do assunto e apresentam soluções eficientes para tornar o seu dia a dia, o da sua empresa e de seus colaboradores mais produtivo.

Aqui na Célula Gestão de Documentos, temos soluções específicas para companhias de diversos setores e áreas de atuação. Uma delas é o sistema de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), que armazena documentos nato-digitais e digitalizados, organiza por meio de tags e palavras-chave, possui função de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) e um eficiente sistema de pesquisa, que permite encontrar arquivos por meio de data, formato, palavra-chave ou mesmo frases que estejam contidas no texto do documento.

Para saber mais sobre o GED e nossas outras soluções em gestão de documentos, clique aqui e entre em contato com a unidade Célula mais próxima.

Educação e o Covid-19: como as instituições de ensino devem se adaptar
Educação e o Covid-19: como as instituições de ensino devem se adaptar

De acordo com um relatório do Banco Mundial, cerca de 1,5 bilhão de estudantes ficaram sem aulas presenciais em 160 países com o fechamento das escolas na quarentena. E essa não é a única mudança que o Covid-19, ou Coronavírus, tem causado no mundo. São muitas as transformações, especialmente digitais, que estão acontecendo “na marra” para que diversos modelos de negócio sobrevivam a esse período de crise e instabilidade.

Mas uma coisa interessante a se pensar é que, enquanto a pandemia e a crise são temporárias, todas essas transformações parecem vir para ficar em diversos ramos. Empresas estão adotando o home office, comércios tradicionais estão cedendo às vendas online, escolas estão se vendo obrigadas a oferecer ensino a distância… Práticas que antes eram vistas apenas como uma tendência para novos negócios hoje se apresentam aos modelos mais tradicionais como a única solução.

O que isso significa? Que uma transformação digital completa, que, possivelmente, levaria de 10 a 20 anos para se tornar realidade, pode estar mais próxima do que imaginamos. E, agora mais do que nunca, mudar é a única forma de sobreviver. Porque não, as coisas não vão “voltar ao normal” quando tudo isso acabar. Esse é um momento histórico, em que nós estamos participando ativamente da criação de um novo conceito de “normal”.

É no caos que grandes mudanças surgem

Educação e o Covid-19: como as instituições de ensino devem se adaptar

Sim, você pode olhar nos livros de história: são os cenários mais caóticos do mundo que provocaram as maiores mudanças na sociedade. É a lei da sobrevivência: a capacidade de adaptação e de captação de insights são os maiores diferenciais em todos os segmentos. Um perfeito exemplo é a crise econômica de 2008, em que um colapso financeiro em um dos mais tradicionais bancos americanos provocou uma das maiores crises mundiais e pânico global.

Foi nessa época em que muitas empresas tiveram que fechar suas portas e famílias tiveram que deixar suas casas porque não tinham mais como pagar por elas. Foi nessa época também que algumas pessoas perceberam que nossos hábitos mudaram e que era possível fazer dinheiro com o que já se tinha em casa: foi quando surgiram a Uber, o AirBnb e muitos outros negócios que hoje são encarados como exemplos a serem seguidos.

Por isso, sugerimos uma mudança na mentalidade da sua instituição de ensino nesse momento: não pense em como você vai se recuperar desse momento. Pense em como você vai se adaptar para sobreviver a ele.

Afinal, como se adaptar ao caos do Covid-19?

Educação e o Covid-19: como as instituições de ensino devem se adaptar

Sim, você vai precisar adotar o modelo de educação a distância. Não existe forma mais sutil de te contar isso, porque, se você não o fizer, seu concorrente vai. Por isso, essa não é a dica de hoje para esse artigo. Esse é um fato e aceitar é o primeiro passo para se adaptar.

Lembre-se que esse é um momento de crise, não só de saúde pública, mas também econômica. E em momentos de crise, só existe uma máxima: você não precisa lucrar, mas deve evitar prejuízos.

E como fazer isso na sua instituição de ensino? Evitando (ou reduzindo) a evasão de alunos, cativando-os e dando-lhes motivos para querer ficar. A maior dica nesse momento é: observe. Como seus alunos estão se comportando na quarentena? Eles estão assistindo séries? Estão lendo mais? Preferem jogar vídeo game? Ou são adeptos do DIY?

Assistir aulas em casa pode ser um problema para quem tem dificuldades para se concentrar, por exemplo. Por isso, ter atenção a esses detalhes vai ajudar você e os professores da sua instituição de ensino a adaptarem o formato das aulas e torná-las cada vez mais interessantes para os alunos. Aqui vão algumas dicas:

1. Divida a aula em pequenos vídeos

Ao invés de gravar uma aula de 50 minutos sem cortes, somente o professor falando e anotando em um quadro, procure trazer mais dinamicidade aos vídeos. Divida em pequenas versões de até 10 minutos e faça edições para cortar longos momentos de pausa e silêncio.

2. Ilustre bem os vídeos

Melhor do que uma pessoa parada olhando para a câmera contando como aconteceu tal guerra ou como solucionar uma equação, é visualizar na tela o que está sendo narrado e explicado. Mostre imagens, escreva a equação por cima do vídeo, ilustre o que está sendo dito.

3. Conte com uma boa plataforma para hospedar as aulas

Como seus alunos não vão fazer uma nova matrícula para ingressar na modalidade de Ensino a Distância, um passo importante é escolher qual vai ser a plataforma em que as aulas vão ser hospedadas para os alunos assistirem e que ainda contem com uma breve trajetória de cada estudante.

Mas já pensou precisar cadastrar cada aluno um a um nas plataformas de EAD? Difícil, né? É aí que entra a Gestão de Documentos, com diversas soluções para ajudar sua instituição de ensino a se adaptar à transformação digital. Com a digitalização de todos os arquivos e acesso ao Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) da Célula, todas as informações são facilmente pesquisáveis e podem ser exportadas para a criação dos perfis de cada aluno na plataforma.

Ficou interessado e quer saber mais? Clique aqui para entrar em contato com a unidade Célula mais perto de você e conheça todas as nossas soluções para a sua instituição de ensino.

Como reduzir custos na empresa: a gestão de documentos pode te ajudar
Como reduzir custos na empresa: a gestão de documentos pode te ajudar

No período de incerteza em que estamos vivendo, o principal foco dos gestores tem sido reduzir custos na empresa. Seja para assegurar uma melhor saúde financeira ou para reorganizar a casa durante a fase de menor demanda, a terceirização da gestão de documentos pode ser a melhor solução no momento. Veja só!

Estima-se que cerca de 8 horas são perdidas semanalmente nas empresas com problemas na localização de documentos para o cumprimento de determinadas demandas. Supondo que todo esse tempo seja gasto por um único funcionário, isso significa aproximadamente quatro dias de trabalho perdidos em um mês. Se esse funcionário recebe um salário mínimo (R$1.045,00), a sua empresa está perdendo, no mínimo, R$140,00 todos os meses por não ter uma gestão de documentos eficiente. Já parou para pensar nisso?

Então, para te ajudar a reduzir custos na empresa e entender melhor o papel e os benefícios da terceirização da gestão de documentos no dia a dia do escritório, preparamos esse artigo que vai te explicar todos os motivos pelos quais você está perdendo dinheiro e pode melhorar. Continue a leitura e confira!

Por que ter uma Gestão de Documentos?

Como reduzir custos na empresa: a gestão de documentos pode te ajudar

Aqui no Blog da Célula, nós já te explicamos os benefícios da Gestão de Documentos e todas as soluções envolvidas para resolver cada problema da sua empresa. Mas, em resumo, ela auxilia na otimização da sua estrutura de custos da seguinte forma:

  • Reduz drasticamente os gastos com impressões, reimpressões, cópias e transporte de documentos;
  • Menor risco de perda dos documentos por acidentes e imprevistos;
  • Aumenta a perenidade dos arquivos, com menos chances de deterioração por ações do tempo ou incidentes;
  • Evita ações processuais devido à não apresentação de documentos em auditorias;
  • Segurança do acervo e das informações;
  • Otimiza o tempo dos colaboradores e aumenta a produtividade.

Benefícios da terceirização

De maneira geral, a terceirização consiste em delegar determinadas atividades para que outras empresas prestadoras de serviço as realizem. Seus maiores benefícios estão relacionados, principalmente, à terceirização de atividades que não estão diretamente relacionadas ao produto ou serviço oferecido pela empresa, como é o caso da Gestão de Documentos.

Segundo uma pesquisa da Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos (ABGD), a terceirização da Gestão de Documentos provoca uma economia de 15% a 20% nos custos da empresa, uma vez que ela pode eliminar gastos como armazenamento de arquivos, funcionários e serviços antifurto e de combate a incêndios.

Confira como a terceirização da Gestão de Documentos pode ajudar a reduzir custos na empresa:

Menor custo com colaboradores

Uma das principais vantagens da terceirização de serviços na redução de custos é que, ao invés de investir em diversos colaboradores para executarem aquela função, a empresa pode investir em uma empresa especializada e gastar menos com desperdício de produtos e máquinas, além de rescisões, trocas de funcionários, substituições, férias ou faltas.

Da mesma forma, pode ser considerada ainda a diminuição da estrutura do Departamento Pessoal, uma vez que caem as demandas de contratações, demissões, gerenciamento de folhas de pagamento, etc. Isso também garante uma maior previsibilidade nos custos mensais da empresa e permite enxugar do orçamento impostos e tributos trabalhistas, que ficarão a cargo da outra empresa contratada.

Otimização do tempo e maior produtividade

Se a empresa nunca contratou colaboradores especificamente para a sua gestão de documentos, a vantagem acima continua valendo: afinal, já mostramos para você no começo desse texto quanto tempo por semana uma equipe de trabalho perde com isso, não é mesmo?

A partir do momento em que a Gestão de Documentos é terceirizada e executada de maneira eficiente, os colaboradores não precisam mais se preocupar com essa função e têm suas rotinas muito mais otimizadas, o que garante melhor gerenciamento de tempo e mais produtividade no trabalho.

Com isso, muitas vezes pode-se perceber até que não é necessário uma equipe tão grande para realizar determinada tarefa e que é possível reduzir a grade de funcionários.

Economia de espaço

O espaço ocupado pelo grande volume de documentos também pode ser um problema nas empresas e terceirizar o armazenamento e a gestão deles permite que todo esse espaço seja melhor aproveitado para melhorar a qualidade do trabalho da equipe.

Em muitos casos, a sua empresa pode até mesmo perceber que não precisa de um local tão grande para atuar. Assim, é possível mudar de endereço para uma sala comercial menor, com aluguel mais barato e que acomode melhor todos os colaboradores.

Foco no que realmente importa

Além de tudo o que foi citado acima, a maior vantagem de terceirizar a Gestão de Documentos ou qualquer outra função que não seja diretamente relacionada ao produto ou serviço da empresa é poder direcionar todo o foco e energia da companhia para o que realmente importa: o próprio negócio.

Afinal, todas as preocupações com serviços secundários são eliminadas e os colaboradores podem se preocupar mais em melhorar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos, atender melhor os clientes e garantir sua maior satisfação e, consequentemente, vender mais e aumentar a receita da empresa.

Gestão de Documentos mais eficiente

Por fim, ao terceirizar a Gestão de Documentos, sua empresa está contratando outra verdadeiramente especializada nesse serviço, que vai identificar melhor todas as necessidades, os gargalos e as soluções de cada caso.Aqui na Célula, nós oferecemos os melhores serviços para gerenciar arquivos físicos e digitais e armazenar e digitalizar tudo que for necessário. São soluções especializadas, que podem ser moldadas de acordo com cada necessidade do seu negócio. Precisa reduzir os custos na empresa? Clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

Gestão de documentos digitais: melhorando a produtividade em home office
Gestão de documentos digitais: melhorando a produtividade em home office

Estamos passando por um período onde pessoas físicas e jurídicas estão em busca de apoio para seguirem suas vidas em segurança por conta da pandemia de Corona vírus. Nas empresas, a preocupação com a equipe é essencial e a maioria delas, senão todas, em que o trabalho poderia ser realizado via home office, os funcionários foram mandados para casa.

Para que as atividades administrativas continuem funcionando normalmente e com o mesmo nível de produtividade, é preciso se manter focado como empresa, buscar a tranquilidade e aproveitar os produtos digitais que auxiliam na melhor gestão de documentos. Continue lendo e confira algumas dicas de produtividade e de administração de documentos digitais.

Funcionário x home office: 

Gestão de documentos digitais: melhorando a produtividade em home office

Algumas atitudes podem ser tomadas para que a produtividade dos funcionários de uma empresa que nunca tenham passado pela experiência home office, consigam garantir os mesmos resultados que em um trabalho realizado presencialmente. 

As novas tecnologias oferecem oportunidades de manter o serviço em dia, sem maiores problemas relacionados à mudança de ambiente em que ele é realizado. Além das atitudes que podem ser tomadas pelo próprio funcionário, citamos a seguir algumas dicas que promovem mais produtividade:

  • Encontrar um lugar adequado dentro de casa para trabalhar. Um local tranquilo e que ofereça o que é necessário para realizar as tarefas, como boa iluminação e conexão com a internet.
  • Colocar uma roupa que mantenha a sua imagem profissional. Pode ajudar a se identificar com aquele novo ambiente.
  • Pesquisar por ferramentas que ajudem no foco e na manutenção de tempo das tarefas. Podemos citar duas extensões do Google Chrome como exemplo:  a Focus To Do: Pomodoro timer & To Do List, que ajuda a ter mais atenção sobre o tempo gasto nos afazeres, e News Feed Erradicator Facebook, que personaliza o feed de notícias de quem trabalha na plataforma, ocultando publicações desnecessárias.
  • Começar o dia já com a lista de tarefas a cumprir. Dar o check nelas vai se tornar uma satisfação imensa.
  • Fazer todos os processos possíveis de modo online. E para esse último, nós podemos te ajudar com as nossas soluções para gestão de documentos digitais.

Os softwares que podem te ajudar na gestão de documentos digitais

Gestão de documentos digitais: melhorando a produtividade em home office

A Célula está no mercado há mais de 16 anos e podemos dizer que sem dúvidas, a organização nos setores administrativos e de RHs das empresas pode se tornar muito mais produtivo com a ajuda de algumas soluções.

Em tempos como este, é interessante aproveitar as vantagens que o armazenamento e gerenciamento de documentos digitais oferece. Temos algumas soluções que podem te ajudar nessa organização e busca de simplicidade nas ações relacionadas à documentação. 

Nosso software GED Célula proporciona a inclusão de documentos antes físicos, em um ambiente online por meio de digitalização. Provendo maior segurança dos documentos dentro do nosso sistema, oferecendo histórico sobre quem solicitou algum em específico, e dando aos colaboradores total abertura para lidar com esses documentos à distância. Esta se mostra uma ótima pedida para quem está cumprindo quarentena mas precisa seguir trabalhando. É possível também acrescentar documentos nato digitais como comprovantes de pagamento guias de recolhimento, atestados digitalizados enviados por colaboradores, entre outros.

Além das vantagens citadas, o GED também possibilita pesquisa sobre esse material. Quando ele se torna um arquivo digital, é submetido ao processo de OCR, onde o texto contido no documento é extraído da imagem e se torna um conteúdo facilmente localizado através da nossa ferramenta de busca. Imagine só, ter um acervo de documentos de décadas e poder pesquisar arquivos específicos somente pela busca de palavras chave. Isso pode acontecer dentro da sua empresa!

Se você gostaria de conhecer melhor nossas soluções, encontre a Célula mais próxima e entre em contato conosco. A hora de mudar o jeito como você lida com seus documentos dentro da empresa podem mudar agora.

Entenda como gerir processos jurídicos sem dificuldades
Entenda como gerir processos jurídicos sem dificuldades

As pessoas que lidam diariamente com documentos relacionados a processos jurídicos precisam de muita atenção na forma com que administram esse material. A falta de organização ou desconhecimento sobre as novidades que podem ajudar nessa gestão, são fatores que podem resultar na lentidão de processos.

Mas afinal, o que pode ser feito pelas empresas para conseguir melhorar a gestão documental de processos jurídicos? A Célula é especialista em gestão de documentos e te ajuda a conhecer melhor algumas opções disponíveis para que os processos se tornem mais eficientes e seguros.

Como a transformação digital mudou a forma de gestão 

Entenda como gerir processos jurídicos sem dificuldades

Já falamos por aqui como a transformação digital está fazendo com que documentos importantes para as pessoas físicas ou jurídicas se tornem eletrônicos. Essa atitude provoca uma mudança grande em relação aos cuidados com esse material, pois ficou mais segura, por exemplo, a guarda desses documentos, feita eletronicamente.

O PJ-e (Processo Judicial Eletrônico) por exemplo, foi uma solução implantada na versão digital para facilitar a submissão e acompanhamento de processos, oferecendo a possibilidade de pesquisas rápidas sobre a situação de processos judiciais em suas diversas frentes e da facilidade de submissão dos mesmos através do uso de certificação digital padrão ICP-Brasil.

Com a integração das áreas no formato digital, é evidente que modo de controlar esses documentos se tornou mais descomplicado, mas também é de extrema importância que os responsáveis por essa manutenção tenham em mente que o mercado possui alternativas que fazem com que essa gestão ocorra corretamente.

O que o mercado tem para te auxiliar nessa organização

Entenda como gerir processos jurídicos sem dificuldades

Como especialistas no campo de gestão de documentos digitais, podemos dizer que existem atualmente opções ideias de softwares que acompanhem a gestão de documentos processuais que precisam de maior atenção.

O GED, nosso gestor de documentos digitais, possibilita que as empresas guardem seus documentos sem a preocupação de não encontrar depois algum em específico. Isso pois ele pesquisa diretamente por meio de palavras-chave pensadas para facilitar a busca o documento solicitado, tornando essa ação mais ágil. Com isso, a produtividade das tarefas se torna melhor tendo a ajuda de inovações tecnológicas projetadas para melhorar o dia-a-dia e todas as áreas. Se ainda ficou com dúvidas sobre esse software, confira aqui por que você deve adotar o GED na sua empresa.

Outra ferramenta importante para quem trabalha com processos jurídicos e não aguenta mais gastar tempo na procura de documentos, dessa vez físicos, precisa conhecer o OCR. Com ele, é possível transformar os documentos físicos em digitais através do processo de digitalização e torná-los pesquisáveis. Através da inclusão dessa ferramenta no processo de gestão, é possível diminuir a lentidão nas atividades.

Tenha esses facilitadores dentro da sua empresa

Entenda como gerir processos jurídicos sem dificuldades

Somos especialistas em gestão de documentos digitais e acreditamos que para quem procura maior organização dentro dos seus setores, é interessante conhecer facilitadores que melhoram a produtividade na hora de lidar com documentos físicos ou digitais.

Temos opções que vão da guarda de documentos físicos ao GED, que pode ser uma ferramenta importante para deixar de cometer erros no dia a dia e manter o seu acervo em segurança de modo organizado, até a efetiva gestão dos documentos digitais, como processos judiciais digitalizados ou não, secretaria acadêmica digital em conformidade com a portaria 315/2018 do MEC, digitalização com OCR, certificação digital no padrão ICP-Brasil, entre outros.

Se você gostaria de conhecer melhor nossas soluções, entre em contato com a  Célula mais próxima de você e entenda como podemos te ajudar a melhorar o desempenho na sua empresa.

5 erros mais comuns na Declaração de Imposto de Renda de empresas e pessoas físicas
5 erros mais comuns na Declaração de Imposto de Renda de empresas e pessoas físicas

O período para declaração de Imposto de Renda 2020 já começou e, com isso, a preocupação de cair na temida malha fina. Isso pode acontecer por diversos motivos, sempre que o sistema da Receita Federal identifica uma possível fraude e avalia que o caso precisa de mais explicações.

Porém, muitas vezes, isso pode ser evitado com o preenchimento correto das informações exigidas. A contadora Patrice da Silva, da Thomaz Contabilidade, indica seus clientes a começarem o processo o quanto antes, pois quando feitos ao longo do ano, é possível manter uma organização melhor do material que será utilizado. Erros de digitação, documentos faltantes e inconsistência nos valores declarados são alguns dos erros que podem causar problemas para o contribuinte que não tiver atenção. Aqui no blog da Célula, já listamos para você todos os documentos necessários para fazer a declaração e, para te ajudar na prestação de contas com o Fisco, preparamos esse guia com os erros mais comuns no processo. Confira abaixo!

Erros para você evitar na declaração de Imposto de Renda 2020

5 erros mais comuns na Declaração de Imposto de Renda de empresas e pessoas físicas

1. Inclusão de despesas não dedutíveis

Principalmente com educação e saúde, as pessoas tendem a achar que todas as despesas podem ser declaradas, mas não é bem assim. E a contadora Patrice sugere “que antes de começar o processo, (a pessoa) busque levantar principalmente os bens a serem declarados, com comprovação do custo de aquisição”.No caso das despesas médicas, não há limites na declaração, mas é preciso tomar muito cuidado para não inflar os valores. Já os gastos com remédios só podem ser declarados se estiverem na nota fiscal do hospital.

Já para despesas com educação, são aceitas somente as mensalidades declaradas com ensino fundamental, médio, superior (incluindo graduação, pós, mestrado e doutorado) e também infantil e profissionalizante (como técnico e tecnológico). Cursos extracurriculares da mesma forma não são aceitos, como por exemplo os de línguas e cursos preparatórios, eles não são válidos nesse caso.

2. Omissão de rendas

Aluguéis, pensão e rendas de antigos empregos não podem ser esquecidos da declaração. No caso de profissionais liberais, absolutamente todas as fontes de renda precisam ser declaradas. E, se tiver dependentes, a renda deles obtida com bolsas ou pensões também devem entrar na prestação de contas, pois esses valores são considerados como salários.

Para quem recebe aluguéis, também é preciso estar atento se o inquilino é pessoa jurídica ou física. Se for jurídica, a tributação é na fonte e, se for física, é mensalmente por meio do carnê-leão. Mas, de todas as formas, o locador precisa declarar todo o recebimento. No caso de pensão alimentícia acordada judicialmente, quem recebe deve declarar como renda tributável e quem paga pode conseguir dedução de até 100% desse valor.

3. Duplicidade na declaração

Uma mesma pessoa não pode ser declarada como dependente de mais de um contribuinte do Imposto de Renda. Portanto, é preciso entrar em um consenso, caso as despesas de algum filho, pai ou avô sejam pagas por mais de uma pessoa, para que não seja declarado duplamente.

4. Informar valores equivocados

Os valores preenchidos no sistema da Receita Federal devem ser extremamente fieis aos que constam na documentação. Não arredonde e não se esqueça dos centavos. Tenha atenção também à pontuação: atualmente, o sistema só aceita a vírgula para separar reais de centavos, portanto, não use ponto final.

5. Declarar planos de previdência não aceitos

Os planos de previdência privada se dividem em duas modalidades, o VGBL e o PGBL. Porém, é importante ter atenção ao fazer sua declaração de Imposto de Renda, pois, somente os rendimentos do tipo VGBL podem ser cadastrados.

Tendo muitas dúvidas sobre esse processo, é interessante procurar por um profissional que te ajude nessa tarefa. De acordo com Patrice,a legislação brasileira é muito complexa, e acompanhar as alterações relacionadas a tributos, e a obrigatoriedade e particularidades da DIRPF está intrinsecamente ligada a área de atuação do contador. “Sendo acompanhado por um bom profissional, elabora-se uma declaração que minimiza erros que possam resguardar o contribuinte numa análise de malha fiscal”, reforça.

Não passe aperto com a declaração de Imposto de Renda

5 erros mais comuns na Declaração de Imposto de Renda de empresas e pessoas físicas

Todo esse processo de prestação de contas com o Fisco pode ser longo, confuso e exigir muito mais informações e documentos do que parece. Por isso, é importante que toda a sua documentação esteja reunida e muito bem organizada para não deixar tudo ainda mais difícil.

Aqui na Célula, você encontra diversas soluções em Gestão de Documentos para empresas e pessoas físicas, como guarda, digitalização e um sistema de gestão eletrônica que podem ajudar bastante nessa época do ano.

Para saber tudo que podemos fazer por você, clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

Como controlar o Registro de Ponto na sua empresa
Como controlar o Registro de Ponto na sua empresa

O dia-a-dia empresarial é repleto de obrigações, sejam elas relacionadas à equipe ou a burocracias. São contas a pagar, impostos, organização de documentos, planejamento de ações, e muitas outras. Em algumas empresas, o número de funcionários pode dificultar ainda mais a organização, fazendo com que todos os finais de meses sejam carregados nos setores de RH e administrativo.

Para as empresas, as novidades no mercado com tantos avanços tecnológicos podem ajudar no modo em que os processos são realizados. A tendência é de que as ações se tornem cada vez mais informatizadas, dando espaço para a tecnologia agir em prol das empresas. No setor administrativo e de RH, essa concepção já pode ser reconhecida. Continue a ler o texto e entenda:

Por que o registro de ponto é obrigatório?

Como controlar o Registro de Ponto na sua empresa

Primeiramente é necessário entender que, a partir da publicação do Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), se tornou obrigatória a guarda do registro de ponto dos funcionários pelas empresas contratantes. Essa foi uma maneira de proteger ambos de ações trabalhistas relacionadas ao pagamento dessas horas, por exemplo.

Com esse arquivo de histórico de pontos é possível comprovar os horários de entrada e saída dos funcionários, e a responsabilidade de comprovação fica por conta das empresas, já que, junto com os horários dos contratados, também são apresentados os pagamentos referentes a essas horas.

Para promover uma maior organização entre as empresas, foram publicadas algumas regras sobre a maneira como o recolhimento das horas deveria ser feito. No Artigo 74 da CLT, podemos destacar algumas dessas regras:

  • Toda e qualquer empresa com mais de dez funcionários deve manter registro de ponto dos mesmos;
  • Além dos horários de entrada e saída, também devem ser compartilhados os horários relativos aos intervalos para repouso ou alimentação;
  • Este registro pode ser realizado manualmente, mecanicamente ou eletronicamente;
  • Os trabalhos executados fora do estabelecimento também devem constar nesse registro.

Através da última reforma trabalhista, foram liberadas mais algumas regras sobre como as horas extras poderiam ser pagas. Para tanto, é necessário que as empresas mantenham um arquivo organizado e atualizado com os dados de todos os contratados.

O que pode acontecer em algumas empresas e que vai interferir diretamente na prestação de contas sobre esse material é falta de organização, que pode ser facilitada com ajuda de terceirização desse processo.

Como organizar esse registro sem dificuldades?

Como controlar o Registro de Ponto na sua empresa

O Ministério Público do Trabalho pode aparecer a qualquer momento em uma empresa e fiscalizar os pontos dos funcionários. Com esta possibilidade, que pode gerar multas ou outras ações para a empresa, é interessante manter esse arquivo organizado.

É aqui que entra a importância da terceirização desse processo de gestão de documentos. A Célula, por exemplo, é referência na área e, de modo eficiente, ajuda as empresas a arquivar documentos digitais ou físicos e a realizar toda a gestão desses arquivos, tornando mais fácil e prática a utilização desse material.

Caso esses documentos sejam físicos, ainda é possível digitalizá-los e transformá-los em material pesquisável por meio do Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). O acesso a qualquer arquivo requerido é feito rapidamente por meio de palavras-chave, que facilitam, por exemplo, a localização de um documento específico de forma muito fácil e ágil.

Tudo isso é possível através do GED Célula, umsoftware de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que oferece permite o acesso remoto a todos os documentos armazenados em nosso galpão, digitalizados e nato-digitais, além de histórico de atividades realizadas nos arquivos, entre outras.

Precisa de ajuda para organizar os registros de pontos da sua empresa e evitar problemas? Aqui na Célula, temos soluções eficientes em gestão de documentos, sejam eles digitais ou físicos, para diversas áreas de atuação. Para saber como podemos te ajudar, clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?
Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?

Quando pensamos em programas online para guardar documentos e acessá-los por meio de qualquer computador sem preocupações, logo caímos na percepção de que Google Drive é a melhor opção. Mas será que esse serviço é ideal para administrar documentos valiosos ou significativos para uma empresa que tenha que prestar contas de toda a movimentação administrativa e pessoal?

É interessante conhecer outros meios de armazenamento para esses documentos digitais, pois com a evolução tecnológica avançando sobre todas as áreas de trabalho, surgiram facilitadores de tarefas que ajudam com que as funções se tornem mais seguras e práticas. Continue lendo o texto e analise as diferenças, vantagens e desvantagens de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e o famoso Google Drive.

Garanta que seus documentos digitais permaneçam seguros

Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?

Atualmente o nível de informações que são compartilhadas na internet é muito alto e, com isso, a segurança se tornou um ponto preocupante para as empresas no geral, que lidam com documentos de alta relevância no ambiente digital. Tocamos neste ponto, pois o serviço de armazenamento do Google já foi alvo de algumas invasões via malwares que atacaram diretamente os dados de serviços contidos em nuvem. De fato, este risco pode ser experimentado por qualquer serviço de armazenamento, mas o grande número de usuários em um serviço influencia também no alvo dessas ameaças.

O GED Célula é nosso gerenciador eletrônico de documentos e, para garantir que eles não caiam em mãos erradas, possui também requisitos de segurança para evitar ao máximo a entrada de malwares. Esta proteção também fica reforçada por conta da inserção de diversas permissões de acesso que vão de encontro especificamente com cada perfil de usuário.

A inserção de horários e dias específicos para que aqueles documentos sejam acessados também contribui para a maior preservação desses arquivos. Essas peculiaridades podem ser acordadas com cada cliente, tornando mínima a exposição desnecessária de dados.

Aqui na Célula, estamos atentos quanto aos arquivos mantidos em seu Datacenter, o que significa, que,a cada operação realizada por uma pessoa dentro desses arquivos, é mantido um arquivo de registro dessas ações, sendo possível a realização de auditorias para localizar modificações.

Diferenças técnicas que importam

Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?

O Google Drive pode ser considerado um serviço suficiente para armazenar arquivos e, por isso, tem um número muito alto de usuários pelo mundo e é a nuvem mais conhecida para este objetivo.  A principal diferença entre este serviço e o nosso software, deixando de lado o nível de alcance populacional, é que o GED não só armazena arquivos digitais, como também realiza a gestão de documentos.

O GED é automatizado e acrescenta facilidade no dia-a-dia gestacional, calcula a data de previsão de expurgo dos documento a partir da temporalidade informada na tipologia documental, faz a integração via workflow, o atendimento é realizado em comunhão com a legislação atualizada do nosso país e com preocupação no bem-estar dos clientes.

Devemos frisar também o alto nível de rapidez quanto à localização de um documento, que acontece devido ao nosso processo de organização e manutenção dos mesmos. Um documento físico pode ser transformado em digital por meio de um procedimento de digitalização, e ser administrado por OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), que garante mais agilidade na manutenção de arquivos, seja quão grande for.

Mais do que uma pasta de arquivos

Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?

Quando uma empresa entra em contato com a Célula a fim de entender o funcionamento da guarda de documentos físicos ou digitais, podemos dizer que vai muito além de um simples armazenamento. O nosso Gerenciador Eletrônico de Documentos Digitais (GED Digital) conduz uma maior organização desses arquivos e ainda apresenta novas formas de exercer algumas tarefas. Confira abaixo algumas de suas vantagens:

  • Pesquisa rápida – através da digitalização dos documentos, é feita uma organização com palavras-chave. Com elas, é possível buscar documentos específicos em segundos, que antes era possível somente pela procura manual;
  • Economia – com estes arquivos mantidos em um único local e com maior facilidade de acesso, diminuem-se as cópias e impressões desnecessárias;
  • Aceleramento de tarefas – os fluxos de trabalho podem ser otimizados por meio de mapeamentos dessas etapas, e as informações necessárias são disponibilizadas diretamente para quem precisa delas;
  • Liberação de espaços físico – os documentos físicos que podem ser substituídos por digitais são modificados para este formato, o que leva à diminuição do acervo físico;
  • Histórico atualizado – todas as ações realizadas por meio do GED são mantidas em um histórico que possibilita pesquisa nesses processos.

Além do GED, contamos com diversas outras soluções para facilitar a organização dentro de empresas de diversas áreas de atuação, como, por exemplo, a guarda de documentos físicos e digitalização de arquivos.

Se você quer saber mais sobre o GED ou conhecer nossas soluções, clique aqui para entrar em contato com a nossa unidade mais próxima e mudar de uma vez por todas a gestão de documentos na sua empresa.

Não deixe sua IES perder o prazo da Portaria 315/2018

Quando o MEC, em abril de 2018, divulgou a Portaria 315, as Instituições de Ensino Superior (IES) receberam a orientação de reunir todo o material relacionado ao acervo acadêmico e transformá-lo em arquivos digitais até abril de 2020. Esta pode ser considerada uma tarefa difícil, pois é trabalhosa, levando em consideração o tamanho desse acervo, que reúne documentos que podem estar guardados há muitos anos e ainda precisam ser mantidos dessa forma, e que todos deverão ser retirados de seu lugar.

Mas, afinal, o que as IES que ainda não reformularam os seus acervos acadêmicos precisam fazer nesse momento, já que se aproxima o prazo final para o cumprimento da lei? Para conseguir solucionar essa adversidade em meio ao início do semestre letivo de 2020, quando as tarefas são ainda mais turbulentas, apresentamos um jeito de cumprir esta tarefa, confira:

O que a Portaria 315/2018 do MEC exige?

Não deixe sua IES perder o prazo da Portaria 315/2018

A Transformação Digital está acontecendo trazendo facilitadores para diversas áreas.Para as IES não seria diferente e a Portaria 315 trouxe algumas regras para o processo de digitalização específico para esses documentos. Confira esses preceitos abaixo:

• A digitalização precisa ser realizada com a utilização de Certificação Digital no padrão ICP-Brasil, que garante a autenticidade de cada documento.

• A Classificação desses documentos, sejam eles físicos ou digitais, deve ser de acordo com a SIGA (Tabela de Temporalidade do Governo, que permite o controle eficaz das informações dos documentos). Deste modo, todas as instituições passam a seguir um padrão de organização que torna a pesquisa por documentos específicos mais eficaz.

• A guarda física desse material ainda não foi citada em lei, por isso, é necessário aguardar mais alterações divulgadas posteriormente pelo MEC. Enquanto isso, é preciso tomar o devido cuidado com esses documentos, já que muitos são importantes para a administração.

• O prazo máximo para a digitalização dos acervos acadêmicos é abril de 2020 e este prazo, caso ultrapassado, pode acarretar em transtornos por descumprimento de lei.

Mais informações sobre essa Portaria do MEC, você pode acessar nesse texto aqui do blog.

Como as IES podem se adequar à Portaria 315/2018 do MEC?

Não deixe sua IES perder o prazo da Portaria 315/2018

O primeiro passo para dar início ao processo de digitalização deve ser a escolha de um responsável para lidar com as tarefas necessárias para cumprimento do processo. Esta pessoa pode ser da equipe da Célula ou da própria instituição de ensino, e ela precisa estar familiarizada com a tabela de temporalidade da SIGA, instituída pelo Arquivo Nacional, pois a organização será feita a partir da mesma.

Algumas tarefas ficam como de responsabilidade da Célula e outras como da respectiva IES. Mais detalhes sobre como o processo funciona pode ser compreendido com o seguinte texto, onde contamos sobre uma faculdade que já deu início ao processo em conjunto com a Célula, para acessar basta clicar aqui.

Além de auxiliar no cumprimento da Portaria 315, também possuímos outras opções de serviços que podem ajudar, e muito, na organização e administração de documentos digitais dentro de uma empresa. Por exemplo, nosso software ainda pode ajudar o RH das IES, ou de qualquer outro tipo de empresa, a não perder prazos importantes relacionados ao bem-estar administrativo das mesmas. É o Gerenciador Eletrônico de Documentos, que pode trazer inúmeros benefícios aos setores de RH.

Não perca o prazo para se adequar

https://www.youtube.com/watch?v=ajOCGskHs2A

Para se manter dentro do prazo e não desobedecer a lei, é necessário dar início ao processo de digitalização o quanto antes. O tempo para finalizar as tarefas vai em acordo com o tamanho do material que será digitalizado, da presteza de quem for responsável pelo processo, além de outros fatores que podem influenciar no prazo pretendido.

Por isso, se alguma Instituição de Ensino Superior ainda não iniciou o processo de adequação à Portaria 315/2018 do MEC,pode contar com a Célula para promover essa mudança e auxiliar no que for necessário dentro do processo. Se você se interessou nos serviços que a Célula oferece, clique aqui e conheça todas as soluções oferecidas e entre em contato com a unidade mais próxima.

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema
Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

Os arquivos de Instituições de Educação Superior (IES) são grandes e, só de imaginar o tamanho da documentação física que essas empresas precisam arquivar, já pensamos em como a organização e segurança precisam ficar em ordem. Provavelmente, foi através dessa concepção que o MEC, em abril de 2018, divulgou a Portaria 315, que tornou obrigatória a digitalização de todo o arquivo acadêmico das IES.

Neste texto, vamos explicar melhor tudo o que a recente portaria demanda das instituições e exemplificar o que a Suprema, Faculdade de Ciências Médicas e da Saúde de Juiz de Fora, está fazendo para se manter dentro da lei e cumprir as suas obrigações com a ajuda da Célula Gestão de Documentos. Confira abaixo!

Por onde começar?

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

O prazo para realizar essa mudança e digitalizar todo o acervo acadêmico está se encerrando: até abril de 2020 todas as faculdades precisarão ter implantado as regras exigidas pelo MEC. E foi na busca da Suprema por cumprir o prazo quese deu a parceria perfeita entre nós e a faculdade.

Para dar início ao processo de adequação,Mariana Ponciano foi contratada como responsável por acompanhar a implantação da digitalização na Suprema. Ela diz que o prazo está ditando a preocupação das IES, que finalmente estão procurando adotar às normas. “Quanto antes procurarem a Célula, melhor, pois existe um período de implantação do sistema e um treinamento que leva pelo menos duas semanas. E, depois, a execução da tarefa depende de quantas pessoas estarão alocadas para o projeto, não é uma tarefa rápida e a produtividade depende do profissional que foi escolhido”.

Atualmente, a portaria do MEC não deixa claro se os arquivos físicos poderão ser mantidos com terceiros, então, por enquanto, a Suprema vem repassando para a Célula os arquivos que estão sendo digitalizados e os natos digitais, ou seja, os que já nasceram em formato digital.

Como a Suprema está se adaptando à nova lei com ajuda da Célula

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

Para que o processo de digitalização seja realizado com sucesso, é necessário que as IES estejam por dentro dos processos de acompanhamento. Em seguida listamos essas etapas que estão sendo realizadas para a Supremaem parceria com a Célula, por meio de passos que foram e estão sendo seguidos para a finalização do processo.

Estes mesmos passos serão seguidos pelas IES que também se movimentarem para ficar em acordo com a lei. Confira:

Passo 1

Realizar na Instituição uma separação de todo o material que faz parte do acervo acadêmico;

Passo 2

Classificar cada um desses documentos por meio de um código que corresponde à categoria em que está incluído;

Passo 3

Retirar qualquer material que esteja acoplado aos papéis, como, por exemplo, clips e grampos;

Passo 4

Desamassar completamentetodos os materiais, para que a digitalização ocorra corretamente;

Passo 5

São realizados também, se necessários, pequenos reparos nos papéis;

Passo 6

Digitalização do material com a ajuda de um identificador de códigos de barra automático, que organiza todos os documentos de modo que se apresentem de acordo com a temporalidade;

Passo 7

Por fim, é realizado um controle de qualidade para garantir que tudo é feito de modo correto.

Essas etapas são realizadas com facilidade por empresas especialistas no assunto, como a Célula, e a Suprema entendeu e julgou indispensável a nossa participação nesse processo para cumprimento de lei.

Vale recordar que a portaria não exime a manutenção do arquivo físico, ou seja, ele deverá serarmazenado de acordo com o período estipulado por lei.

Mudanças que interferem na agilidade do dia a dia

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

O alto fluxo de tarefas demandado por alguns tipos de documento do acervo acadêmico demonstra que é importante se preocupar também com a forma em que são organizados.A nova portaria oferece às Instituições de Ensino Superior um jeito de aumentar a produtividade e tornar essa gestão de documentos mais eficiente.

Dentro da Suprema já estão sendo executadas novas alternativas em organizar documentos e localiza-los com mais velocidade. E, se alguma empresa se interessa em organizar a sua administração de documentos digitais,é fundamentalse inteirar sobre as novas tecnologias que oferecem assistência para essas tarefas.

OCR: uma assistência que se torna substancial

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

Com a ajuda da Célula, algumas coisas vão mudar na hora de procurar documentos específicos. Uma delas é a aquisição, junto com o cumprimento das tarefas envolvendo digitalização, da tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). Essa inovação possibilita pesquisar, dentro de cada arquivo,os conteúdos desejados sem a necessidade de ler muitos documentos sem ligação com o que é pesquisado.

Isso ocorre porqueo OCR transforma a leitura de imagens em conteúdo por meio de formatos como DOC, PDF e XLS. Este benefício contribui para a rápida localização de documentos, tornando a sua gestão mais prática e segura.

A sua Instituição de Ensino Superior ainda não começou a digitalizar o acervo acadêmico? Se atente ao prazo final, que está chegando, e contate a Célula para garantir a ajuda que precisa! Temos um conhecimento amplo sobre gestão de documentos físicos e digitais e a sua empresa pode ser a próxima a mudar o jeito com que lida com este tópico.

Para saber mais sobre nossos serviços de digitalização e Reconhecimento Óptico de Caracteres,clique aqui e entre em contato com a Célula mais próxima.