Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?
Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?

Quando pensamos em programas online para guardar documentos e acessá-los por meio de qualquer computador sem preocupações, logo caímos na percepção de que Google Drive é a melhor opção. Mas será que esse serviço é ideal para administrar documentos valiosos ou significativos para uma empresa que tenha que prestar contas de toda a movimentação administrativa e pessoal?

É interessante conhecer outros meios de armazenamento para esses documentos digitais, pois com a evolução tecnológica avançando sobre todas as áreas de trabalho, surgiram facilitadores de tarefas que ajudam com que as funções se tornem mais seguras e práticas. Continue lendo o texto e analise as diferenças, vantagens e desvantagens de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e o famoso Google Drive.

Garanta que seus documentos digitais permaneçam seguros

Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?

Atualmente o nível de informações que são compartilhadas na internet é muito alto e, com isso, a segurança se tornou um ponto preocupante para as empresas no geral, que lidam com documentos de alta relevância no ambiente digital. Tocamos neste ponto, pois o serviço de armazenamento do Google já foi alvo de algumas invasões via malwares que atacaram diretamente os dados de serviços contidos em nuvem. De fato, este risco pode ser experimentado por qualquer serviço de armazenamento, mas o grande número de usuários em um serviço influencia também no alvo dessas ameaças.

O GED Célula é nosso gerenciador eletrônico de documentos e, para garantir que eles não caiam em mãos erradas, possui também requisitos de segurança para evitar ao máximo a entrada de malwares. Esta proteção também fica reforçada por conta da inserção de diversas permissões de acesso que vão de encontro especificamente com cada perfil de usuário.

A inserção de horários e dias específicos para que aqueles documentos sejam acessados também contribui para a maior preservação desses arquivos. Essas peculiaridades podem ser acordadas com cada cliente, tornando mínima a exposição desnecessária de dados.

Aqui na Célula, estamos atentos quanto aos arquivos mantidos em seu Datacenter, o que significa, que,a cada operação realizada por uma pessoa dentro desses arquivos, é mantido um arquivo de registro dessas ações, sendo possível a realização de auditorias para localizar modificações.

Diferenças técnicas que importam

Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?

O Google Drive pode ser considerado um serviço suficiente para armazenar arquivos e, por isso, tem um número muito alto de usuários pelo mundo e é a nuvem mais conhecida para este objetivo.  A principal diferença entre este serviço e o nosso software, deixando de lado o nível de alcance populacional, é que o GED não só armazena arquivos digitais, como também realiza a gestão de documentos.

O GED é automatizado e acrescenta facilidade no dia-a-dia gestacional, calcula a data de previsão de expurgo dos documento a partir da temporalidade informada na tipologia documental, faz a integração via workflow, o atendimento é realizado em comunhão com a legislação atualizada do nosso país e com preocupação no bem-estar dos clientes.

Devemos frisar também o alto nível de rapidez quanto à localização de um documento, que acontece devido ao nosso processo de organização e manutenção dos mesmos. Um documento físico pode ser transformado em digital por meio de um procedimento de digitalização, e ser administrado por OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), que garante mais agilidade na manutenção de arquivos, seja quão grande for.

Mais do que uma pasta de arquivos

Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?

Quando uma empresa entra em contato com a Célula a fim de entender o funcionamento da guarda de documentos físicos ou digitais, podemos dizer que vai muito além de um simples armazenamento. O nosso Gerenciador Eletrônico de Documentos Digitais (GED Digital) conduz uma maior organização desses arquivos e ainda apresenta novas formas de exercer algumas tarefas. Confira abaixo algumas de suas vantagens:

  • Pesquisa rápida – através da digitalização dos documentos, é feita uma organização com palavras-chave. Com elas, é possível buscar documentos específicos em segundos, que antes era possível somente pela procura manual;
  • Economia – com estes arquivos mantidos em um único local e com maior facilidade de acesso, diminuem-se as cópias e impressões desnecessárias;
  • Aceleramento de tarefas – os fluxos de trabalho podem ser otimizados por meio de mapeamentos dessas etapas, e as informações necessárias são disponibilizadas diretamente para quem precisa delas;
  • Liberação de espaços físico – os documentos físicos que podem ser substituídos por digitais são modificados para este formato, o que leva à diminuição do acervo físico;
  • Histórico atualizado – todas as ações realizadas por meio do GED são mantidas em um histórico que possibilita pesquisa nesses processos.

Além do GED, contamos com diversas outras soluções para facilitar a organização dentro de empresas de diversas áreas de atuação, como, por exemplo, a guarda de documentos físicos e digitalização de arquivos.

Se você quer saber mais sobre o GED ou conhecer nossas soluções, clique aqui para entrar em contato com a nossa unidade mais próxima e mudar de uma vez por todas a gestão de documentos na sua empresa.

Não deixe sua IES perder o prazo da Portaria 315/2018

Quando o MEC, em abril de 2018, divulgou a Portaria 315, as Instituições de Ensino Superior (IES) receberam a orientação de reunir todo o material relacionado ao acervo acadêmico e transformá-lo em arquivos digitais até abril de 2020. Esta pode ser considerada uma tarefa difícil, pois é trabalhosa, levando em consideração o tamanho desse acervo, que reúne documentos que podem estar guardados há muitos anos e ainda precisam ser mantidos dessa forma, e que todos deverão ser retirados de seu lugar.

Mas, afinal, o que as IES que ainda não reformularam os seus acervos acadêmicos precisam fazer nesse momento, já que se aproxima o prazo final para o cumprimento da lei? Para conseguir solucionar essa adversidade em meio ao início do semestre letivo de 2020, quando as tarefas são ainda mais turbulentas, apresentamos um jeito de cumprir esta tarefa, confira:

O que a Portaria 315/2018 do MEC exige?

Não deixe sua IES perder o prazo da Portaria 315/2018

A Transformação Digital está acontecendo trazendo facilitadores para diversas áreas.Para as IES não seria diferente e a Portaria 315 trouxe algumas regras para o processo de digitalização específico para esses documentos. Confira esses preceitos abaixo:

• A digitalização precisa ser realizada com a utilização de Certificação Digital no padrão ICP-Brasil, que garante a autenticidade de cada documento.

• A Classificação desses documentos, sejam eles físicos ou digitais, deve ser de acordo com a SIGA (Tabela de Temporalidade do Governo, que permite o controle eficaz das informações dos documentos). Deste modo, todas as instituições passam a seguir um padrão de organização que torna a pesquisa por documentos específicos mais eficaz.

• A guarda física desse material ainda não foi citada em lei, por isso, é necessário aguardar mais alterações divulgadas posteriormente pelo MEC. Enquanto isso, é preciso tomar o devido cuidado com esses documentos, já que muitos são importantes para a administração.

• O prazo máximo para a digitalização dos acervos acadêmicos é abril de 2020 e este prazo, caso ultrapassado, pode acarretar em transtornos por descumprimento de lei.

Mais informações sobre essa Portaria do MEC, você pode acessar nesse texto aqui do blog.

Como as IES podem se adequar à Portaria 315/2018 do MEC?

Não deixe sua IES perder o prazo da Portaria 315/2018

O primeiro passo para dar início ao processo de digitalização deve ser a escolha de um responsável para lidar com as tarefas necessárias para cumprimento do processo. Esta pessoa pode ser da equipe da Célula ou da própria instituição de ensino, e ela precisa estar familiarizada com a tabela de temporalidade da SIGA, instituída pelo Arquivo Nacional, pois a organização será feita a partir da mesma.

Algumas tarefas ficam como de responsabilidade da Célula e outras como da respectiva IES. Mais detalhes sobre como o processo funciona pode ser compreendido com o seguinte texto, onde contamos sobre uma faculdade que já deu início ao processo em conjunto com a Célula, para acessar basta clicar aqui.

Além de auxiliar no cumprimento da Portaria 315, também possuímos outras opções de serviços que podem ajudar, e muito, na organização e administração de documentos digitais dentro de uma empresa. Por exemplo, nosso software ainda pode ajudar o RH das IES, ou de qualquer outro tipo de empresa, a não perder prazos importantes relacionados ao bem-estar administrativo das mesmas. É o Gerenciador Eletrônico de Documentos, que pode trazer inúmeros benefícios aos setores de RH.

Não perca o prazo para se adequar

https://www.youtube.com/watch?v=ajOCGskHs2A

Para se manter dentro do prazo e não desobedecer a lei, é necessário dar início ao processo de digitalização o quanto antes. O tempo para finalizar as tarefas vai em acordo com o tamanho do material que será digitalizado, da presteza de quem for responsável pelo processo, além de outros fatores que podem influenciar no prazo pretendido.

Por isso, se alguma Instituição de Ensino Superior ainda não iniciou o processo de adequação à Portaria 315/2018 do MEC,pode contar com a Célula para promover essa mudança e auxiliar no que for necessário dentro do processo. Se você se interessou nos serviços que a Célula oferece, clique aqui e conheça todas as soluções oferecidas e entre em contato com a unidade mais próxima.

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema
Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

Os arquivos de Instituições de Educação Superior (IES) são grandes e, só de imaginar o tamanho da documentação física que essas empresas precisam arquivar, já pensamos em como a organização e segurança precisam ficar em ordem. Provavelmente, foi através dessa concepção que o MEC, em abril de 2018, divulgou a Portaria 315, que tornou obrigatória a digitalização de todo o arquivo acadêmico das IES.

Neste texto, vamos explicar melhor tudo o que a recente portaria demanda das instituições e exemplificar o que a Suprema, Faculdade de Ciências Médicas e da Saúde de Juiz de Fora, está fazendo para se manter dentro da lei e cumprir as suas obrigações com a ajuda da Célula Gestão de Documentos. Confira abaixo!

Por onde começar?

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

O prazo para realizar essa mudança e digitalizar todo o acervo acadêmico está se encerrando: até abril de 2020 todas as faculdades precisarão ter implantado as regras exigidas pelo MEC. E foi na busca da Suprema por cumprir o prazo quese deu a parceria perfeita entre nós e a faculdade.

Para dar início ao processo de adequação,Mariana Ponciano foi contratada como responsável por acompanhar a implantação da digitalização na Suprema. Ela diz que o prazo está ditando a preocupação das IES, que finalmente estão procurando adotar às normas. “Quanto antes procurarem a Célula, melhor, pois existe um período de implantação do sistema e um treinamento que leva pelo menos duas semanas. E, depois, a execução da tarefa depende de quantas pessoas estarão alocadas para o projeto, não é uma tarefa rápida e a produtividade depende do profissional que foi escolhido”.

Atualmente, a portaria do MEC não deixa claro se os arquivos físicos poderão ser mantidos com terceiros, então, por enquanto, a Suprema vem repassando para a Célula os arquivos que estão sendo digitalizados e os natos digitais, ou seja, os que já nasceram em formato digital.

Como a Suprema está se adaptando à nova lei com ajuda da Célula

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

Para que o processo de digitalização seja realizado com sucesso, é necessário que as IES estejam por dentro dos processos de acompanhamento. Em seguida listamos essas etapas que estão sendo realizadas para a Supremaem parceria com a Célula, por meio de passos que foram e estão sendo seguidos para a finalização do processo.

Estes mesmos passos serão seguidos pelas IES que também se movimentarem para ficar em acordo com a lei. Confira:

Passo 1

Realizar na Instituição uma separação de todo o material que faz parte do acervo acadêmico;

Passo 2

Classificar cada um desses documentos por meio de um código que corresponde à categoria em que está incluído;

Passo 3

Retirar qualquer material que esteja acoplado aos papéis, como, por exemplo, clips e grampos;

Passo 4

Desamassar completamentetodos os materiais, para que a digitalização ocorra corretamente;

Passo 5

São realizados também, se necessários, pequenos reparos nos papéis;

Passo 6

Digitalização do material com a ajuda de um identificador de códigos de barra automático, que organiza todos os documentos de modo que se apresentem de acordo com a temporalidade;

Passo 7

Por fim, é realizado um controle de qualidade para garantir que tudo é feito de modo correto.

Essas etapas são realizadas com facilidade por empresas especialistas no assunto, como a Célula, e a Suprema entendeu e julgou indispensável a nossa participação nesse processo para cumprimento de lei.

Vale recordar que a portaria não exime a manutenção do arquivo físico, ou seja, ele deverá serarmazenado de acordo com o período estipulado por lei.

Mudanças que interferem na agilidade do dia a dia

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

O alto fluxo de tarefas demandado por alguns tipos de documento do acervo acadêmico demonstra que é importante se preocupar também com a forma em que são organizados.A nova portaria oferece às Instituições de Ensino Superior um jeito de aumentar a produtividade e tornar essa gestão de documentos mais eficiente.

Dentro da Suprema já estão sendo executadas novas alternativas em organizar documentos e localiza-los com mais velocidade. E, se alguma empresa se interessa em organizar a sua administração de documentos digitais,é fundamentalse inteirar sobre as novas tecnologias que oferecem assistência para essas tarefas.

OCR: uma assistência que se torna substancial

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

Com a ajuda da Célula, algumas coisas vão mudar na hora de procurar documentos específicos. Uma delas é a aquisição, junto com o cumprimento das tarefas envolvendo digitalização, da tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). Essa inovação possibilita pesquisar, dentro de cada arquivo,os conteúdos desejados sem a necessidade de ler muitos documentos sem ligação com o que é pesquisado.

Isso ocorre porqueo OCR transforma a leitura de imagens em conteúdo por meio de formatos como DOC, PDF e XLS. Este benefício contribui para a rápida localização de documentos, tornando a sua gestão mais prática e segura.

A sua Instituição de Ensino Superior ainda não começou a digitalizar o acervo acadêmico? Se atente ao prazo final, que está chegando, e contate a Célula para garantir a ajuda que precisa! Temos um conhecimento amplo sobre gestão de documentos físicos e digitais e a sua empresa pode ser a próxima a mudar o jeito com que lida com este tópico.

Para saber mais sobre nossos serviços de digitalização e Reconhecimento Óptico de Caracteres,clique aqui e entre em contato com a Célula mais próxima.

Como organizar arquivos eletrônicos na sua empresa
Como organizar arquivos eletrônicos na sua empresa

Desburocratizar processos e reduzir a quantidade de papel proveniente de relações de venda modificou a forma com que empresas lidam com seus documentos. O formato que conhecemos de organização de arquivos se aplica, principalmente, aos físicos, e o surgimento dos arquivos eletrônicos fez com que surgissem novas formas de gestão e organização para esses documentos.

Por exemplo, o Conhecimento de Transporte Eletrônico, ou CT-e, é um documento que acompanha a prestação de serviços de transporte que antes era emitido em formato físico e, há alguns anos, ganhou sua versão digital. Isso possibilitou uma diminuição na mão de obra, além da entrega de documentos com rapidez e liberação de espaço físico nas transportadoras. Afinal, o que mais as empresas podem fazer para organizar arquivos eletrônicos? Confira no texto abaixo as nossas dicas:

Que cuidados tomar ao organizar arquivos eletrônicos?

Como organizar arquivos eletrônicos na sua empresa

As notas fiscais são um outro exemplo de arquivo que mudou bastante nos últimos anos. Agora com o novo formato de Nota Fiscal Eletrônica, ou NF-e, é um dos documentos que as empresas mais precisam se preocupar.

Afinal, elas contêm informações importantes sobre as relações de compra e venda das empresase, caso surja alguma cobrança da Receita Federal, é de inteira responsabilidade das empresas apresentarem o comprovante que confirme fatos. Também é importante considerar que as NF-e devem ser guardadas por pelo menos cinco anos para fiscalização e segurança.

Além disso, quando é necessário buscar por um documento específico, muitas vezes os colaboradores das empresas encontram dificuldades para achá-lo, seja por desorganização nas pastas ou por desconhecimento do profissional.

A verdade é que a realidade nas empresas está mudando e, com o surgimento de tantas tecnologias, os erros estão cada vez menos aceitáveis no dia a dia do mercado.E, para garantir um trabalho mais eficaz e com menos possibilidades de erros, é fundamentalcontar com o auxílio de um software de qualidade e confiança, que permita acessar e organizar arquivos eletrônicos.

O GED Célula, por exemplo, é o nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que surgiu com intenção de trabalhar para as empresas na gestão desse material automaticamente.

No caso das NF-e e dos CT-e, citados neste artigo, seu formato original é o XML, que só consegue ser lido pelo site da Receita Federal ou por softwares específicos, como o nosso GED. Por conta disso, é possível utilizá-lo para administrar arquivos eletrônicos nesse formato e reduzir drasticamente as chances de erros nos procedimentos.

Benefícios do GED ao organizar arquivos eletrônicos:

Como organizar arquivos eletrônicos na sua empresa

O GED Célula nasceu da necessidade de lidar com arquivos eletrônicos com tranquilidade e organização. Confira a seguir algumas características que o software oferece para os processos das empresas:

  • Organização: um dos problemas presentes nas empresas e que pode gerar dores de cabeça aos administradores se encontra na hora de pesquisar documentos. O modo de organização deve ser inteligente e mostrar eficácia para encontrar o que é procurado. Afinal, caso ocorra alguma auditoria ou fiscalização, é importante que os arquivos eletrônicos estejam rapidamente à disposição.
  • Praticidade: Para fornecedores e compradores, o GED Célula é ideal para promover rapidez nas pesquisas de documentos. Quando compartilhados os arquivos eletrônicos para o software, torna-se fácil a busca por algum documento específico por meio de termos e palavras-chave. Vale ressaltar ainda que, além de ler o formato XML das NF-e e dos CT-e, o GED Célula também permite a criação de DANFE proveniente de compras feitas online. Para saber tudo sobre NF-e e DANFE citados neste artigo, clique aqui.
  • Economia: A redução de custos com o uso do GED Célula na gestão de arquivos eletrônicos também é real, pois evita múltiplas cópias e impressões de segundas vias de documentos, caso o intuito seja somente conferir informações que constam ali. Isso porque o software possui acesso remoto através de qualquer lugar com internet, assim, os documentos podem ser consultados inúmeras vezes sem riscos de que ele se perca por exemplo.
  • Segurança: Para garantir a gestão adequada de documentos digitais e arquivos eletrônicos, a Célula segue rígidas regras de segurança. Nosso Data Center é mantido no local físico próprio e todos os ambientes utilizados são seguros (HTTPS), garantindo a máxima proteção dos dados de cada documento armazenado no GED.

Além da gestão de arquivos eletrônicos, aqui na Célula, você encontra diversas outras soluções que podem auxiliar a sua empresa a lidar com documentos digitais ou físicos, desde o treinamento de toda a equipe para manter um CEDOC organizado até o serviço de digitalização e até mesmo guarda terceirizada. Para conhecer melhor todas as nossas soluções em Gestão de Documentos e seus benefícios,clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

Diploma Digital: tudo que as Instituições de Ensino precisam saber
Diploma Digital: tudo que as Instituições de Ensino precisam saber

A transformação digital está chegando para todas as áreas e mudando a maneira com que as tarefas precisam ser realizadas, não é verdade? Para comprovar isso, podemos perceber ao longo dos últimos anos que alguns dos órgãos públicos vêm se adaptando às novas tecnologias para facilitar a vida de quem precisa lidar com obrigações diárias envolvendo documentos. Um dos exemplos que podemos citar é a possibilidade de portar a Carteira Nacional de Habilitação (CNH) na versão digital. A novidade recente concedeu aos motoristas a chance de descartar a apresentação do documento impresso, liberando-os de carregar consigo mais um documento obrigatório.

As instituições de ensino também são alvo de pesquisas envolvendo as novas tecnologias para suavizar burocracias. Por isso, foi aprovada a emissão também do Diploma Universitário no formato digital, eximindo os estudantes de carregarem a versão impressa. Mas,afinal, quais são as condições do Diploma Digital? Em Março de 2019, foi publicada a Portaria 554 pelo Ministério da Educação, que exibe a liberação do documento de modo digital e também as regras que precisam ser cumpridas por parte das instituições públicas e privadas.

As principais portarias que constam na nossa legislação envolvendo o Diploma Digital são a Portaria MEC nº330, de 5 de Abril de 2018, que apresenta o dever de que todas as instituições de ensino superior que pertençam ao sistema federal de ensino emitam diplomas digitais, e a Portaria nº554, de 11 de Março de 2019, que descreve o registro desse documento como sendo obrigatório definindo todas as regras técnicas.

6 fatos sobre Diploma Digital que toda Instituição de Ensino precisa saber

Diploma Digital: tudo que as Instituições de Ensino precisam saber

1. Antes da obrigatoriedade, já existiam algumas faculdades no país que emitiam Diplomas Digitais, como a UnB, por exemplo. Mas foi somente após a publicação da Portaria 330, de Abril de 2018,que se tornou obrigatória e válida a emissão dos diplomas em modo digital, desde que contenham certificação nos padrões do ICP-Brasil (um conjunto elaborado de técnicas criadas para suportar sistemas criptografados).

2. Todas as Instituições de Ensino, públicas ou privadas, deverão se adequar à portaria que envolve os diplomas digitais até 2022. O tempo foi estipulado para dar tempo às instituições de se adequarem e estudarem as regras solicitadas.

3. Por enquanto, a autorização por parte do MEC foi concedida apenas para os Diplomas Universitários para cursos de graduação. Para que a atualização alcance novos módulos, como pós-graduação e mestrado, é necessária aprovação prévia com regulamentação do governo federal.

4. A portaria 554 exigiu que o documento digital possua, além da Assinatura Digital, tecnologia que usa criptografia para valer juridicamente, o uso de Carimbo do Tempo, que é um selo digital que garante a validade de um documento e informa a data e a hora exatas em que uma assinatura foi realizada.

5. Alunos que já concluíram a graduação antes da aprovação das portarias também poderão solicitar o documento em formato digital. Mas, nesse caso, o requisitante cumprirá as regras válidas para retirada de 2ª via de documentos, tendo que pagar taxas solicitadas pelasua instituição de ensino.

6. Todas as especificações técnicas para a produção e oferta desse documento eletrônico estão detalhadas no site oficial do MEC. Lá estão disponíveis para as instituições de ensino arquivos para download com Nota Técnica da Secretaria de Educação Superior e um Pacote com definição de esquema XML.

Diploma Digital também está de acordo com a Portaria 315 do MEC

Diploma Digital: tudo que as Instituições de Ensino precisam saber

Com a obrigatoriedade da elaboração do Diploma Digital,relembramos também da Portaria 315/2018, que torna obrigatório manter todo acervo acadêmico de uma Instituição de Ensino Superior digitalizado. A mudança aconteceu no intuito de trazer facilidade e segurança às instituições, já que o volume de documentos é grande e a versão digital contribui para a mais rápida localização de cada um, e também fortifica a segurança das informações contidas ali. Essas atualizações nos acervos das IES devem ser realizadas até Abril de 2020 e mais informações sobre essa portaria podem ser acessadas na nossa matéria Acervo Acadêmico Digital: Saiba como Adequar a sua IES à Portaria 315 do MEC.

A partir da necessidade que as Instituições de Ensino já estão sentindo ao lidar com essa mudança dentro de suas obrigações, aparecem novas tecnologias que ajudam nessa transição. Aqui na Célula, por exemplo,oferecemos aos nossos clientes o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), que é um software responsável pela gestão de documentos digitais e digitalizados. Ele é compatível com o formato do diploma,realiza a leitura da assinatura digital em documentos e permite a organização por palavras-chave, temas e as categorias que preferir, além do fácil acesso a todos os arquivos de qualquer lugar com internet.Conheça mais sobre o GED Célula e suas vantagens clicando aqui.

Para saber mais sobre os benefícios da Gestão de Documentos e as soluções que a Célula oferece para a sua Instituição de Ensino, clique aqui e entre em contato com a unidade mais próxima.

Como adequar sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados
Como adequar sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados

É muito comum que as pessoas se atentem para determinadas coisas somente após algum problema, não é verdade? Particularmente após o surgimento da internet e das redes sociais, a cada dia mais dados são fornecidos a empresas pelos seus consumidores, especialmente por meio de cadastros em e-commerces, sites de busca e plataformas de redes sociais, que recolhem informações de seus usuários a todo momento – tanto por meio de formulários a serem preenchidos, quanto pela observação de hábitos e interesses.

Dessa forma, não demorou muito até que os primeiros escândalos de vazamento e venda de informações surgissem. Com o objetivo de assegurar um maior controle de seus dados por parte da população, a Lei Geral de Proteção de Dados (ou LGPD, como é chamada a lei nº 13.709/2018) criou uma série de obrigações para as empresas que lidam com informações dos cidadãos. Assim, eles se mantêm protegidos e só poderão ser armazenados, recuperados e transferidos com autorização de seus titulares.

Durante o Digital Day da Célula, tivemos a honra de contar com uma excelente palestra do advogado e Especialista em Proteção de Dados e Privacidade, Pablo Gomes*, sobre o assunto. E, com tantas informações importantes, decidimos convidá-lo para falar melhor sobre o tema neste artigo e te ajudar a adequar sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados. Confira agora!

Por que adequar sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados?

Como adequar sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados

A nova Lei Geral de Proteção de Dados brasileira (LGPD) tem como principal objetivo assegurar aos titulares de dados um maior controle sobre o armazenamento, recuperação e transferência de seus dados pessoais, que consistem em quaisquer informações relacionadas a pessoa natural que a identifique ou a torne identificável, como, por exemplo: nome, endereço, e-mail, número dos documentos, dados de GPS, hábitos de consumo, numeração das vestimentas, preferências ou restrições alimentares, dentre outras.

Inspirada no Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados da União Europeia (GDPR), ela vai entrar em vigor plenamente a partir de agosto de 2020 e vai ser aplicável a todas as empresas que realizem operações de tratamento de dados pessoais. Assim, elas devem solicitar o consentimento explícito do titular, tanto para a coleta quanto para o uso de seus dados, além de ter de conceder a possibilidade de acesso, correção, anonimização, eliminação e de portabilidade dos dados.

A LGPD define princípios para que o uso de dados seja permitido somente em momentos em que haja ao menos uma das seguintes bases legais:

  • consentimento;
  • obrigação legal;
  • políticas públicas;
  • órgãos de pesquisa;
  • cumprimento de contrato;
  • exercício de direito;
  • tutela da saúde e da vida;
  • legítimo interesse;
  • proteção do crédito.

Dessa forma, a LGPD criou uma série de obrigações para as empresas que lidam com informações dos cidadãos. Não basta que investir na segurança dos dados, também é imprescindível que seu tratamento seja mapeado e que a empresa esteja apta a evidenciar por meio de ferramentas jurídicas e técnicas o efetivo cumprimento da LGPD e de toda a legislação brasileira. Além disso, ela deve ser capaz também de notificar os envolvidos e de ofertar pronta resposta em caso de incidentes envolvendo dados pessoais, minimizando eventuais danos à sua reputação.

Tais obrigações precisam ser seguidas com bastante cautela, tanto pela companhia que coleta os dados diretamente, quanto por uma eventual empresa contratada que trabalhe os dados por aquela fornecidos.Assim, deve ser criada uma cultura de proteção de dados considerando, inclusive, as multas estabelecidas na LGPD (2% do faturamento até o limite de 50 milhões).

Tudo isso é necessário especialmente diante do crescimento nos escândalos de vazamento de dados e aumento do número de ataques e incidentes.As empresas que derem atenção à cultura de segurança da informação e de proteção de dados pessoais,certamente, vão estar à frente das demais no mercado. Afinal, essa adequação vai ser um filtro nas contratações por parte de clientes e fechamento de parcerias e negócios.

Passo-a-passo para adequar sua empresa à LGPD

Como adequar sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados

Para se adequar às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados, é necessário adotar processos de governança e um programa mais consistente de compliance, de acordo com a sua capacidade econômica e financeira. Ou seja, deve-se elaborar um conjunto de disciplinas, a fim de cumprir e se fazer cumprir a lei, bem como evitar, detectar e tratar qualquer desvio ou inconformidade que possa ocorrer.

1. Faça um levantamento dos dados

O ponto de partida para o desenvolvimento do complianceé mapear quais são e onde estão todos dados que são tratados na empresa,sejam físicos ou digitais, online ou offline. Deve-se realizar um inventário e um diagnóstico para se detectar onde estão os gargalos que devem ser solucionados para a correta adequação às conformidades legais da LGPD.

Além disso, é necessário verificar se a LGPD se aplica a esses dados coletados e tratados (aplicação territorial, extraterritorial, hipóteses de exceção e se são dados pessoais ou não) e, se houver aplicação, observar qual a finalidade, a adequação e a necessidade do tratamento desses dados, além de observar o prazo de armazenamento e a sua acessibilidade.

2. Avalie a necessidade de coletar tais dados

Observe se, para esses dados pessoais sob tratamento, há alguma das bases legais, se são recolhidos por legítimo interesse ou se agora é exigido o consentimento do usuário. Caso a resposta para a última questão seja “sim”, é imprescindível a manifestação do titular, de forma livre, inequívoca e informada.

É importante se atentar para que, no caso de dados pessoais que possam gerar riscos às liberdades civis e aos direitos fundamentais dos titulares,seja realizado também o relatório de impacto à proteção de dados pessoais, de acordo com as operações de tratamento realizadas por parte da pessoa jurídica ou física.

3. O tratamento de dados é terceirizado?

No caso de o tratamento dos dados coletados pela sua empresa ser realizado de forma terceirizada, é fundamental se certificar de que o operador também está se adequando à política de privacidade e de compliance do controlador. Observe as regras de boas práticas, de governança e de segurança para cada tratamento de dados pessoais sob a sua responsabilidade.

4. Atualize as cláusulas de contratos

Após as verificações acima e o levantamento de cada medida necessária para se adequar, é importante que seus clientes estejam cientes de todas as mudanças que vão acontecer no tratamento de seus dados. Portanto, as cláusulas de contratos devem ser atualizadas de acordo com a LGPD, com termos de confidencialidade elaborados com todos os colaboradores, operadores e terceiros que tenham acesso aos dados pessoais coletados em tratamento.

Além disso, deve ser elaborado um código de conduta que preveja o respeito à proteção desses dados pessoais. Uma dica importante é sempre mapear o fluxo de dados para o controle do consentimento de forma que demonstre que o titular de fato manifestou sua vontade inequivocamente, caso seja necessária sua comprovação devido a solicitação ou eventual litígio.

5. Treine e conscientize sua equipe

Um passo muito importante no processo de adequar sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados é adotar proteções técnicas para segurança informacional pela empresa, a fim de evitar incidentes e risco de violação de dados (podendo ser utilizadas como embasamento a ISO 27.001 e 27.002).

Ademais, realize treinamentos e campanhas de conscientização dos colaboradores, parceiros, fornecedores e clientes.Os princípios que a LGPD traz devem ser observados pelos controladores dos dados pessoais, não somente as bases legais, respeitando-se principalmente os direitos e as garantias dos titulares.

6. Faça sua própria auditoria

Nunca espere que uma autoridade bata à porta da sua empresa para verificar se a nova lei está sendo cumprida. Para garantir a conformidade, uma dica é formar um comitê no início do processo, que tenha participação de pessoas do Recursos Humanos, do Jurídico e da área de Tecnologia da Informação. Essa equipe será responsável por elaborar política de privacidade e de termo de usoconsiderando osrequisitos da LGPD.

Ao final, para implementação do compliance, defina quem vai ser o encarregado de dados. Ou seja, quemvai ter autonomia para controle e revisão de todo esse processo e que deve atenderaos requerimentos dos titulares dos dados e responder perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados.

Em caso de dúvidas no processo, conte com um advogado empresarial de confiança, que possa te ajudar em todo o processo para adequar sua empresa à LGPD com segurança, qualidade e eficiência.

*Pablo Gomes é Especialista em Proteção de Dados e Privacidade pelo Inspere sócio da Melo Campos Advogados. Para mais informações, entre em contato pelo e-mail lgpd@melocampos.com.br.

Como organizar a empresa no início do ano
Como organizar a empresa no início do ano

Ano novo, velhas responsabilidades. Nesse período, sempre vem aquela preocupação com as contas e impostos a pagar, documentações para organizar, trabalhos a fazer. Mas todo esse processo não precisa ser doloroso. Com a tranquilidade que o mês de janeiro oferece, é possível tirar um tempinho para deixar sua empresa em ordem, organizar a papelada e descartar os documentos que já podem, por lei, serem descartados. Mas sempre fica a dúvida: por onde começar?  

Como organizar os documentos da empresa

Existem alguns modos que ajudam e facilitam a manter a organização dos documentos da empresa e um ambiente em ordem garante mais eficiência e lucro para o seu negócio. Por isso, reunimos algumas dicas para você estruturar de vez a instituição e não passar aperto no novo ano.

Como organizar a empresa no início do ano

Armazenamento

Faça um planejamento com todas as tarefas que precisam ser realizadas para facilitar todo o processo. Além disso, escolha um local indicado para o armazenamento dos documentos, onde caiba todo o material. Há empresas que realizam a guarda terceirizada dos arquivos, como a Célula, que cataloga e separa os arquivos, facilitando o seu trabalho e o da sua empresa.

A segurança é um dos fatores mais importantes para a gestão de seus documentos. Sejam físicos ou digitais, é necessário que seus arquivos estejam em um local seguro para que não haja vazamento de informações do seu negócio e de seus clientes. Por isso, galpões que possuem vigilância são os mais indicados para dos documentos físicos e softwares como o GED, que possuem um sistema próprio de armazenamento na nuvem, acessível por 24 horas, todos os dias.  

Catalogação

Separe os documentos por suas respectivas categorias, priorizando os mais importantes. Procure, por meio da legislação, saber quais deles podem ser eliminados e busque alternativas para um descarte apropriado, como o derretimento de papel, que não agride o meio ambiente e ainda pode ser reciclado para a transformação em um novo material.

Categorize seus arquivos por data, nome dos clientes, setores que os mesmos pertencem e seu tipo. Documentos contábeis são de extrema importância, por isso, devem receber uma atenção especial e não devem ser descartados fora do prazo estipulado por lei. Notas fiscais devem ser separadas pelos nomes dos fornecedores, para facilitar o acesso.

Digitalização

Uma maneira para poupar espaço, tempo e dinheiro é a digitalização. O manuseio dos papéis pode causar desgaste nos documentos e o aumento do atendimento ao cliente. Manter os arquivos em um espaço virtual em que se tem acesso a qualquer momento e de qualquer lugar garante mais agilidade e durabilidade dos documentos.

Existem softwares de Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) e Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que auxiliam nesse processo. Para a digitalização, a tecnologia OCR garante uma maior leitura do papel, deixando a digitalização mais nítida.

Trabalho em equipe

Treine toda a equipe para que estejam familiarizados com os processos de trabalho dentro da empresa. Não adianta todo um processo organizacional eficiente, se seus funcionários não estão cientes de como proceder diante da situação.

Uma empresa qualificada precisa que todos trabalhem dentro do sistema, para que ocorra fluidez entre todos os setores. O Workflow ajuda na sistematização desse trabalho e, através do GED, encaminha cada etapa de um procedimento ao seu responsável.

Como organizar a empresa no início do ano

Precisa de ajuda para organizar a sua empresa?

Muitas vezes, um dos maiores problemas de uma empresa é a falta de foco dos funcionários. Seja porque têm muitos afazeres, precisam cumprir com tarefas que não são da sua área ou até mesmo perdem muito tempo em questões operacionais, como procurando um documento ou fazendo sua transação entre setores.

Para evitar esse problema, uma importante dica é terceirizar determinadas funções para empresas especializadas, isso permite que sua equipe foque exclusivamente em suas determinadas funções. Assim, a empresa pode se beneficiar com muito mais produtividade, assertividade e economia de tempo, espaço e dinheiro.

Para saber mais, clique aqui e saiba todos os benefícios da gestão de documentos para o seu negócio. Quer conhecer melhor as soluções Célula? Acesse este link e entre em contato com a unidade mais próxima de você.

O que a Gestão de Documentos pode fazer pelo seu negócio? Clique aqui, entre em contato e conheça nossas soluções | Como organizar a empresa no início do ano
Retrospectiva: 2019 foi um ano e tanto na Célula

Mais um ano vai chegando ao fim, junto a um clima de nostalgia e esperança em relação ao futuro. 2019 foi um grande ano para a Célula: promovemos pela primeira vez um grande evento, aumentamos nossa gama de soluções e trabalhamos muito todos os dias para tornar a rotina dos nossos clientes cada vez melhor com a gestão de documentos.

Para relembrar um pouco do que foi esse ano para a gente, preparamos essa retrospectiva mais que especial. Confira!

O ano da digitalização

Pouco a pouco, a legislação se atualiza e a sociedade compreende a importância dos arquivos digitais. Em 2019, novas leis foram aprovadas ou se consolidaram a fim de tornar obrigatória a digitalização de documentos em diversos segmentos e áreas de atuação.

Portaria 315, do MEC

São muitos os documentos do acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) que devem ser guardados por anos ou até mesmo de forma permanente. Quando mantido somente o arquivo físico, são grandes as chances de sua integridade e durabilidade serem afetadas ao longo dos anos. Sem contar todo o tempo que se perde para acessar o documento, seja procurando em prateleiras ou se deslocando até a instituição para consultar.

Foi por isso que a Portaria 315 instituiu que todo documento do acervo acadêmico das IES integrantes do sistema federal de ensino, além de ter manutenção garantida, agora deve ter uma versão digital com certificação, de forma que sejam garantidas a confiabilidade, autenticidade e segurança das informações. 2019 foi o ano perfeito para as IES se adequarem à legislação para que não percam o prazo, que termina em abril de 2020.

Lei 13.787 de prontuários médicos

Mais uma lei de 2018 que se consolidou neste ano, ela diz respeito aos prontuários médicos de clínicas e hospitais. Afinal, quem trabalha na área da saúde sabe como é alto o volume de documentos que circulam nesses espaços diariamente. Não bastasse tanto papel, seus prazos de temporalidade costumam ser longos ou até mesmo permanentes.

Foi pensando nisso e em facilitar a rotina e o compartilhamento de informações entre profissionais da saúde que foi aprovada a Lei 13.787/2018, que regulamenta a digitalização de prontuários médicos.

Seus benefícios vão além de economizar papel: ela garante a segurança das informações, que não correm risco de se perderem em acidentes ou ações do tempo, e ainda leva a uma economia de tempo e dinheiro. Com o acesso remoto aos prontuários sempre que necessário, bastando uma conexão com internet, todo o corpo clínico e os pacientes são beneficiados pela praticidade.

MP da Liberdade Econômica

Agora com o nome de Lei 13.874, a antiga MP da Liberdade Econômica está em vigor desde abril deste ano e foi sancionada em setembro, tendo como um dos seus principais objetivos a desburocratização de processos, a fim de garantir mais facilidades especialmente para pequenos e médios negócios.

A gestão de documentos é um dos assuntos abordados dentre suas diretrizes, trazendo a digitalização como solução para diversas burocracias e custos. Com a nova regra, todo e qualquer documento destinado à comprovação tributária e contábil pode ser substituído por sua versão digital, que deve agora ter assinatura digital de acordo com os padrões da ICP Brasil, e o descarte dos originais não traz mais o risco de multas ou problemas com a fiscalização.

Novas soluções Célula

Com tantas mudanças trazidas por essas novas leis no dia a dia das empresas, entendemos que a Célula precisava oferecer novas soluções para garantir uma gestão de documentos cada vez mais eficiente para inúmeras áreas de atuação. Por isso, atualizamos algumas das nossas soluções e criamos novas. Veja só!

Solução para IES

Pensando nas necessidades das Instituições de Ensino Superior que precisam se adequar à Portaria 315 do MEC, elaboramos essa solução. Além da digitalização, ela oferece ainda um software de gerenciamento dos arquivos, que cumpre com todos os requisitos estipulados pela lei e garante o acesso remoto ao acervo acadêmico de qualquer lugar com internet.

Caso a instituição conte com espaço físico suficiente para a guarda de todos esses arquivos, ela ainda pode contratar o serviço de CEDOC oferecido pela Célula, que garante o armazenamento adequado e manutenção de cada documento, facilitando a rotina de toda a equipe. Mas caso não haja esse espaço, a IES também pode contratar a solução de guarda, que vai cuidar de todo o processo de armazenamento, manutenção e garantia da qualidade do acervo acadêmico.

Solução para RH Ativo

A gestão de pessoas depende de muita organização, conhecimento profundo dos processos da empresa e da lei trabalhista. Registros de ponto, ASO – Atestado de Saúde Ocupacional, Contrato de Trabalho, recibo de férias, cópias dos documentos pessoais, etc.

Com tantos documentos, é essencial que o departamento de RH tenha uma gestão muito bem feita, para manter a empresa sempre organizada, independentemente do seu tamanho. A Solução para RH Ativo tem como objetivo auxiliar as empresas no controle e acesso dos documentos dos funcionários, um tanto dinâmico e que cresce mensalmente.

Além disso, nosso software de gerenciamento eletrônico de documentos ainda avisa o setor de RH sobre a frequência de atualização de dados e sinaliza, por exemplo, sempre que estiver na época de algum funcionário renovar os exames periódicos ou chegando o prazo de um pagamento.

BPM/Workflow

O Workflow é um método que tem como principal objetivo dividir tarefas de forma que processos sejam automatizados e alcancem resultados mais rapidamente. Essa ferramenta monitora cada passo que deve ser seguido até que uma ação seja concluída, facilitando a construção, fluxo, consulta e gerenciamento de informações.

o BPM tem como objetivo avaliar alterações e melhorias que podem ser feitas no cumprimento de cada processo para que o funcionamento da empresa seja mais eficiente. Isso é feito através da gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos.

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos une as duas funções e possui todas as funcionalidades e recursos para gerenciar os processos e documentos da empresa com alto nível organizacional.

Digital Day: nosso primeiro evento

Podemos dizer com segurança que, atualmente, uma nova tecnologia surge a cada dia e a transformação digital já é uma realidade. Por isso, estar atento às inovações do mercado é essencial em qualquer área de atuação.

Levamos tudo isso em consideração e decidimos organizar nosso primeiro evento com foco na transformação digital aplicada a diversos segmentos, como Saúde, Direito, Gestão de Processos e Setores Públicos. O Digital Day consistiu em um dia inteiro de imersão em conversas e debates, além de muito networking e troca de experiências.

Encontro de Franquias

Juntamente ao evento, promovemos ainda o 3º Encontro de Franquias Célula. Nele, reunimos todos os franqueados com o objetivo de fornecer treinamentos e promover debates sobre os produtos, oportunidades e perspectivas de negócio, buscando aprimorar constantemente os serviços oferecidos em todas as nossas unidades.

Que venha 2020!

2019 foi um ano cheio de novidades e muito trabalho. Fizemos o nosso melhor para trazer mais praticidade, organização e produtividade a empresas de diversos segmentos com a ajuda da gestão de documentos. Para 2020, esperamos que venham ainda mais soluções e novos eventos e que, a cada dia que passe, mais negócios sintam seus benefícios. Nos vemos no ano que vem!

Faça seu negócio prosperar! Clique aqui, entre em contato e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos.
Melhore seu atendimento ao cliente: 5 benefícios da gestão de documentos
Melhore seu atendimento ao cliente: 5 benefícios da gestão de documentos

Para o sucesso de qualquer negócio, o bom atendimento ao cliente é fundamental. Afinal, vivemos em uma era de transformação digital em que temos cada vez mais acesso a informações e produtos com uma breve pesquisa na internet. Por isso, é necessário saber se destacar e conquistar o cliente. Um atendimento diferenciado e de alta qualidade é o principal passo e faz a diferença para quem estava esperando apenas mais do mesmo, não acha?

O que muitas empresas não se dão conta é que, para garantir um melhor atendimento ao cliente, a organização interna ajuda a garantir agilidade, produtividade, cumprimento de prazos, entre outros diferenciais. Uma das etapas que mais auxilia nesse processo é a gestão de documentos, que traz diversos benefícios para o seu negócio e ainda ajuda a melhorar seu atendimento ao cliente. Quer entender melhor como funciona? Continue a leitura e confira!

Como a gestão de documentos pode melhorar seu atendimento ao cliente

Mais agilidade

Se você busca melhorar seu atendimento ao cliente, o primeiro ponto de foco deve ser a agilidade. Afinal, estamos todos cada dia mais ocupados e não queremos perder tempo esperando, não é mesmo?

Sendo assim, ao solucionar um problema o mais rápido possível, sem perder a qualidade do atendimento, sua empresa demonstra estar preocupada com o cliente e as chances de fidelizá-lo por isso são muito maiores.

A gestão de documentos auxilia nessa etapa de diversas formas, por meio da organização dos documentos físicos e digitais, que facilita as buscas por arquivos específicos. Ou seja, se o cliente pede por um documento, ou se você precisa consultar uma determinada informação para ajudá-lo, vai encontrar tudo muito mais rapidamente.

Melhore seu atendimento ao cliente: 5 benefícios da gestão de documentos

Menos burocracia

Muitas vezes, quando falamos em atendimento ao cliente, já pensamos em burocracia e papéis, muitos papéis. E, ainda que alguns documentos realmente necessitem ter sua versão física, muitos deles já têm sua versão digital reconhecida pela lei, como os prontuários médicos, processos jurídicos, notas fiscais, entre outros.

Já imaginou seu paciente não tendo que levar seus exames de um lado para o outro e contar cada detalhe da sua vida toda vez que for se consultar, porque o laboratório já te enviou os resultados e você tem os prontuários dele a um clique de distância?

Ou ainda, imagine que seu cliente precise enviar um documento original para a realização de algum procedimento. Se for uma versão digital com certificação, basta encaminhar por e-mail. Assim, ele não precisa voltar em casa, pegar o documento e levar novamente ao seu escritório, por exemplo.

Viu como a digitalização torna o dia a dia da empresa e o atendimento ao cliente mais fácil, mais prático e muito menos burocrático?

Mais segurança

Manter a segurança e o sigilo das informações é o mínimo esperado no atendimento ao cliente e parte fundamental da organização de uma empresa. Afinal, caso solicitada a comprovação de operações e registros de documentos por parte de algum órgão fiscalizador, tais documentos deverão ser disponibilizados. Assim, é possível evitar problemas maiores como multas e penalidades impostas à empresa e/ou ao cliente.

Para isso, a guarda terceirizada é uma solução perfeita para garantir que os documentos serão armazenados de forma adequada em caixas e estantes construídas exclusivamente para esse propósito, em um galpão especial com segurança, monitoramento 24h e controle de pragas e insetos.

Caso seja necessário verificar algum arquivo, basta acessar o Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED), disponibilizado em ambiente seguro e que permite a configuração de diversas permissões de acesso de acordo com o perfil de cada cliente. Assim, você controla quem pode acessar os documentos e evita que eles caiam em mãos erradas. Além disso, diminui o manuseio das versões físicas, aumentando sua vida útil e impedindo que sejam amassados ou rasgados.

Melhore seu atendimento ao cliente: 5 benefícios da gestão de documentos

Cumprimento de prazos

Cumprir prazos e evitar atrasos a todo custo também é fundamental para um bom atendimento ao cliente. Como dissemos acima, atualmente estamos todos cada vez mais ocupados e, quando prometemos um prazo a alguém, precisamos considerar que a pessoa provavelmente se preparou e se organizou para ter aquela mercadoria ou serviço naquele período.

Isso significa que, se você atrasa a entrega do seu produto, o cliente vai precisar reorganizar sua vida, fazer modificações em sua rotina e isso pode levá-lo até mesmo a ficar furioso e fazer “propaganda negativa” dos seus serviços. E não é isso que você quer, não é mesmo?

Fazer uso de ferramentas de BPM/Workflow é uma boa dica para gerenciar fluxos de trabalho e garantir os melhores resultados em cada etapa dos processos de uma empresa. Isso porque elas permitem automatizar fluxos, processos e distribuição de tarefas aos seus respectivos responsáveis, monitorando-os para que sejam eficientemente cumpridos.

Foco no cliente

O acúmulo de funções muitas vezes é uma realidade nas empresas, mas como os colaboradores vão conseguir atender a tantas demandas precisando desviar esforços estratégicos para outras atividades? Nós respondemos: eles não vão. Parece óbvio, mas é importante ressaltar: para melhorar seu atendimento ao cliente, lembre-se de que o foco deve estar… sim, no cliente.

Mas, para garantir que as outras engrenagens da empresa continuem funcionando, o Business Process Outsourcing (BPO), que consiste na terceirização de determinadas funções dentro de um negócio, pode ser a melhor solução. Assim, você garante profissionais qualificados para atuar nesses setores, sem depender de novos funcionários, equipamentos e especializações internas.

Um exemplo é a terceirização da gestão de documentos, que garante eficiência, produtividade e economia para a empresa de diversas formas. Quer melhorar seu atendimento ao cliente e conhecer todas as soluções que a Célula oferece para o seu negócio? Clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

Leve a relação com seu cliente para outro nível
Por que investir em gestão de documentos na construção civil
Por que investir em gestão de documentos na construção civil

Uma das principais dificuldades de construtoras e incorporadoras é gerenciar a grande quantidade de trabalhadores, edificações e documentos que fazem parte da rotina diária. Afinal, monitoramento de qualidade, recepção de materiais, administração de documentos e controle de equipamentos de segurança são tão parte do dia a dia quanto a construção de cada prédio.

E, com os canteiros de obra como uma extensão de sua sede, as informações ficam muitas vezes espalhadas e fragmentadas, o que resulta em fluxos de trabalho mais longos do que o necessário e até mesmo mais confusos. É por isso que, para garantir a execução de um trabalho com excelência, a gestão de documentos na construção civil é uma importante etapa do processo.

Confira abaixo as 3 principais formas que a gestão de documentos pode ajudar no dia a dia de construtoras e incorporadoras.

Vantagens da gestão de documentos na construção civil

Facilidade de transporte de plantas e projetos

Por que investir em gestão de documentos na construção civil

Com a digitalização de documentos Célula, acabou a necessidade de andar por aí com plantas e projetos debaixo do braço de obra em obra. Basta acessá-la através do nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em qualquer lugar com internet.

Dessa forma, também é possível garantir a segurança e durabilidade do documento, sem riscos de se rasgar ou perder pelo constante manuseamento.

Gerenciamento de funcionários ativos e inativos

Além de plantas e projetos, também temos que nos lembrar dos inúmeros contratos e documentos referentes ao setor de recursos humanos, não é mesmo? Afinal, entre engenheiros, mestres de obra e pedreiros, o número de colaboradores em construtoras e incorporadoras pode ser grande e difícil de gerenciar.

É por isso que, no GED Célula, também é possível acessar documentos de funcionários ativos e inativos que tenham sido digitalizados, além de definir lembretes importantes, como datas de renovação de exames médicos, por exemplo. Tudo isso sem contar que todo esse controle também ajuda a reduzir o passivo trabalhista, que costuma ser comum nos segmentos em que há muita rotatividade na equipe.

Por que investir em gestão de documentos na construção civil

Contratos de fornecedores

O controle de materiais e serviços prestados ao longo de cada obra também é um importante passo no dia a dia de uma construtora ou incorporadora. Todo esse volume de arquivos, somados às plantas e projetos e aos documentos de funcionários ocupa um grande espaço, tanto na sede como nos canteiros de obra, que poderia ser aproveitado de outras formas e trazer mais benefícios à produtividade da empresa.

Por isso, a Célula também oferece o serviço de guarda terceirizada. Assim, é possível ter todos digitalizados e armazenados em um local seguro e apropriado. Quando precisar acessar algum deles, basta usar o GED ou ainda fazer uma solicitação e nós entregamos em até 24 horas na empresa.

Outros benefícios da gestão de documentos na construção civil

No mundo de hoje, as organizações estão buscando cada vez mais se digitalizarem, a fim deotimizar e facilitar o fluxo de serviço. Segundo uma pesquisa realizada pelo Fórum Econômico Mundial, no ramo da construção, a digitalização dos documentos pode gerar a economia de até 21% nos custos totais das obras de infraestrutura, inclusive na construção industrial.

Por que investir em gestão de documentos na construção civil

O estudoainda aponta que, até 2022, a economia gerada através da digitalização plena para o ramo será da ordem de US$ 700 bilhões a US$ 1,2 trilhão. Confira outros benefícios da gestão de documentos na construção civil:

  • Maior conservação do acervo de documentos;
  • Liberação de espaço nos escritórios;
  • Fácil acesso aos documentos através de nosso software online;
  • Pesquisas mais otimizadas com ferramentas de organização por nome, data e muitas outras;
  • Economia de tempo e dinheiro, que não serão mais gastos em buscas por projetos específicos;

Quer saber tudo que a gestão de documentos pode fazer na sua construtora ou incorporadora? Clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima para conhecer todas as nossas soluções.

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