Gestão híbrida de documentos: como tratar arquivos físicos e digitais

No dia a dia das empresas os colaboradores acabam lidando com um número muito grande de documentos, sejam eles arquivos físicos ou digitais. Faturas, e-mails e contratos são apenas alguns deles.

Muitas empresas tiveram que se adaptar ao processo de digitalização , acelerado pela pandemia. Com isso, não tiveram tempo suficiente para se adaptar à gestão híbrida de documentos no formato físico e online. Quando esses materiais não tem um gerenciamento adequado, é possível que se torne cada vez mais difícil recuperar e resolver problemas, dos mais simples aos mais complexos.

Você provavelmente já deve ter passado por uma situação em que precisava recuperar algum registro importante, mas não sabia onde encontrá-lo, certo? Como garantir que esse tipo de situação não aconteça? Isso é o que iremos tratar neste blogpost.

O que é gestão híbrida de documentos?

O advento da tecnologia trouxe diversas vantagens para as empresas. Uma delas é a possibilidade de homeoffice, no qual os funcionários podem trabalhar remotamente de qualquer lugar do planeta. Muitas empresas têm adotado esse tipo de trabalho ou estão experimentando um modelo híbrido, no qual parte da equipe trabalha de forma remota, enquanto outros trabalham presencialmente.

Seja qual for o tipo de trabalho adotado, atualmente todas as empresas têm de lidar com o tratamento de documentos que já nascem no formato digital, ao mesmo tempo em que lidam com os arquivos físicos. Algumas cópias de documentos em papel têm a força legal de um original. Um exemplo é um contrato de arrendamento executado, por exemplo.

No entanto, o uso de documentos online tem se tornado cada vez mais comum, tanto para diminuir a circulação de papel, quanto pela praticidade. Até mesmo o setor público, que demora mais para se adaptar às novidades, tem passado por mudanças. Um exemplo é o Decreto Nº 10543 de 2020, que regulamenta o uso de assinatura eletrônica na administração pública federal. Dessa maneira, contratos podem ser assinados através de dispositivos eletrônicos, com praticidade e segurança.

A gestão de documentos de diferentes formatos, sejam arquivos físicos ou digitais, recebe o nome de gestão híbrida.

Riscos da má gestão de documentos físicos e digitais

Lidar com arquivos físicos e digitais ao mesmo tempo não é uma tarefa fácil. Existem diversos tipos de problemas que podem acontecer caso não haja uma boa gestão híbrida dos documentos.

Uma dificuldade muito comum é a dificuldade ou demora para encontrar o documento necessário. O arquivo é físico ou digital? Ele está armazenado numa plataforma de armazenamento ou se encontra em algum lugar da empresa?

Esse tipo de obstáculo acaba gerando lentidão e atraso na realização de atividades e processos. Sem encontrar os arquivos necessários para a conclusão do trabalho, atividades simples podem se tornar demoradas e onerosas. Retrabalhos podem começar a se tornar frequentes, por conta da falta de acesso a registros de atividades já concluídas.

Outro ponto importante a ser levado em consideração nesse processo de gestão híbrida é a criação de processos específicos para cada tipo de documento. A falta de definições sobre o que vai ser armazenado digitalmente ou fisicamente pode gerar diversos tipos de problemas, como desperdício com local físico e cópias desnecessárias. A inexistência de critérios específicos também acarreta em impossibilidade de encontrar os arquivos pelo conteúdo.

A falta de controle pode acabar trazendo insegurança e maior vulnerabilidade com o turnover. Isso costuma acontecer porque o conhecimento sobre a gestão dos arquivos acaba se concentrando em pessoas específicas e não em processos bem estruturados.

Como tornar a gestão de documentos físicos e digitais mais eficiente

Toda mudança de processos no ambiente corporativo necessita de estratégia. É preciso definir de que maneira você vai lidar com os arquivos físicos e digitais.

É necessário fazer um mapeamento completo de todas as etapas de processamento dos documentos, desde a criação até o processo de exclusão ou arquivamento.

Algumas empresas acabam optando pela terceirização do processo, contratando uma empresa específica para ajudar na gestão híbrida. Esse tipo de decisão traz uma série de benefícios, como a economia com espaço para guarda física de documentos, conservação e preservação, além de agilidade operacional.

A Célula é uma empresa de gestão de documentos que pode auxiliar a sua empresa na gestão híbrida. Possui expertise tanto na guarda de arquivos físicos, quanto no armazenamento de arquivos digitais.

Gestão de arquivos físicos

Guarda de documentos

Para ajudar sua empresa na gestão de arquivos físicos, a Célula conta com o serviço de guarda de documentos. Os arquivos são organizados e armazenados com segurança e sigilo, garantindo agilidade no acesso à informação e integridade do documento. Tudo passa por um processo rigoroso de limpeza, conferência e classificação. Etiquetas de Código de Barras são utilizadas para codificar e garantir facilidade na hora de encontrar o que for necessário.

Caso a sua empresa precise de algum documento é possível solicitar através de ordem de serviço e a Célula entrega o original ou digitaliza e disponibiliza imagem para consulta online. Para isso, conta com veículos próprios para entrega, inclusive para atendimentos emergenciais.

Gestão de arquivos digitais

Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

Já os documentos online exigem um outro tipo de solução, que também é oferecida pela Célula. Para armazenar os seus arquivos digitais é necessário um servidor dedicado e seguro, com rotinas frequentes de backup para evitar a perda.

O sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) oferecido pela Célula é um software de arquitetura mista, que disponibiliza recursos tanto no ambiente Web, quanto no Desktop.

Esse sistema permite a digitalização dos documentos de qualquer lugar. A visualização é amigável e prática, permitindo ao cliente imprimir ou enviar arquivos digitais por e-mail. A segurança é garantida pelas requisições, que permitem visualizar datas e pessoas que tiveram acesso.

Conte com a Célula para fazer a gestão híbrida da sua empresa

Como visto acima, é muito importante contar com uma boa gestão híbrida dos arquivos físicos e digitais para garantir processos ágeis e eficientes. Uma má gestão pode acarretar gastos desnecessários e perda de produtividade. Conte com um serviço especializado para auxiliar você nesse processo. Entre em contato com um de nossos especialistas.

Diminuir a circulação de papel no escritório: 4 dicas para fazer isso

Se você tem uma empresa, seja ela do ramo ou tamanho que for, provavelmente, sofre com a quantidade de papel gerado pelas operações e controle do negócio. Esse papel ocupa espaço e dificulta a organização da sua empresa. Por isso, hoje vamos dar 4 dicas para diminuir a circulação de papel no escritório.

Então, se você quer liberar espaço no seu escritório, organizar as informações da sua empresa e desburocratizar seu negócio, leia este artigo até o final.

Vamos lá?!

1. Diminuir a circulação de papel no escritório usando a reciclagem

Você pode diminuir a circulação de papel no escritório reutilizando-o na empresa. Como fazer isso:

  • Reutilizar documentos já impressos como rascunho;
  • Imprimir no verso de documentos que seriam descartados;
  • Enviar papéis 100%utilizados para empresas de reciclagem que podem fazer novos tipos de folhas

2. Diminuir a circulação de papel no escritório com a guarda terceirizada

Outra maneira de diminuir a circulação de papel no escritório é, de fato, fazer com que ele pare de circular dentro do escritório.

Para isso, você pode contar com a guarda terceirizada. Esse tipo de guarda consiste no armazenamento dos seus documentos físicos por uma empresa terceirizada especializada na guarda de documentos.

Geralmente, essas empresas têm galpões climatizados, com controle de pragas, seguro contra incêndios, alagamentos ou desabamentos, e segurança 24h para guardar os documentos da sua empresa, preservando o papel e assegurando as informações.

3. Diminuir a circulação de papel no escritório com a digitalização de documentos

Seguindo a lógica de diminuir a circulação de papel no escritório, outra solução é a digitalização de documentos.

A digitalização de documentos é uma maneira prática e segura de reduzir drasticamente a quantidade de papel que circula na sua empresa.

Com o decreto Nº 10.278, de 18 de março de 2020, que estabelece procedimentos padrões para a digitalização de documentos e regulamentação das disposições da Lei nº 13.874/2019 e da Lei nº 12.682/2012, os documentos digitalizados têm validade jurídica assegurada, ou seja, não perdem nenhum valor em relação ao documento físico.

Isso significa que você pode digitalizar os documentos de sua empresa, descartando ou fazendo a guarda terceirizada, sem ter qualquer prejuízo jurídico.

Essa medida permite diminuir a circulação de papel no escritório de maneira eficiente e prática.

4. Diminuir a circulação de papel no escritório usando a assinatura digital

Para os documentos que você já tem na sua empresa, nós falamos sobre as alternativas de guarda terceirizada e digitalização. Mas, e os novos documentos que precisam ser assinados?

Eles também podem ser 100% digitais, sem ocupar espaço físico e ajudando a diminuir a circulação de papel no escritório.

Hoje, é muito comum encontrar programas onde você pode digitalizar sua assinatura e anexá-las a qualquer documento que precise, validando as informações do mesmo modo de um documento físico.

Essa forma de assinatura é segura e válida, sendo utilizada até por órgãos públicos.

5. As vantagens de diminuir a circulação de papel no escritório

Como uma informação extra, nós vamos mostrar as vantagens de se diminuir a circulação de papel no escritório.

Economia

Diminuir a circulação de papel no escritório não é só sobre liberar espaço, é também sobre economizar dinheiro e cortar gastos.

Pense em tudo o que você gasta com os documentos físicos: o valor do papel, o valor da tinta da impressão, o tempo gasto para a organização dos documentos, falhas na comunicação por falta de documentos ou desorganização, perda de prazos, entre outros.

Se identificou com algum desses “gastos”? Então, agora pense em conseguir cortar todos eles com uma simples mudança de consciência e organização. Dessa forma, você e sua equipe poderão focar no que realmente importa: garantir o sucesso da empresa.

Impacto social

Além do lucro, bem-estar financeiro e sucesso da sua empresa, diminuir a circulação de papel no escritório faz bem para todo o mundo.

Estamos vivendo em um momento delicado para a saúde do planeta e a crise climática é uma realidade presente.

Você sabia que a produção de 1 tonelada de papel emite mais de 1,5 toneladas de CO2? Além disso, a produção de papel consome exageradamente água.

Usando menos papel, a produção industrial pode também diminuir, agredindo cada vez menos o meio ambiente.

Se você chegou até aqui e quer saber mais sobre como diminuir a circulação de papel no escritório, confira nosso checklist de organização e conheça as soluções da Célula.

Os riscos do self storage para a guarda de documentos

Durante a pandemia, muitas empresas tiveram que mudar ou abrir mão de seus locais físicos para diminuir os gastos. Muitas também precisaram rever o quadro de funcionários e redistribuir funções com o mesmo objetivo. Nesse contexto, não é incomum que as empresas busquem soluções alternativas para manter seus pertences guardados com segurança. 

Mas quando o assunto é guarda de documentos, alguns cuidados devem ser tomados. E a decisão de guardá-los de forma terceirizada precisa ser tomada com segurança e cautela. Neste blogpost vamos te explicar como escolher a melhor maneira

A diferença entre self storage e guarda terceirizada 

O Self Storage é uma boa alternativa para guarda de objetos e pertences, muitos dos quais precisam de armazenamento temporário até novas tomadas de decisão. Com a mudança estratégica de algumas empresas, optando por trabalhos remotos e diminuindo suas instalações, muitas recorreram a essa modalidade de guarda. Mas por não serem especializados na gestão de documentos, esses espaços acabam por trazer desvantagens quando se trata de documentação.

A guarda terceirizada, além de já ter um foco específico na gestão dos documentos, inclui o serviços de planejamento, organização e o  transporte dos documentos, se isso for a opção do cliente. E as empresas que prestam esse serviço devem ainda fornecer um local climatizado, com segurança 24h e condições ideais de acondicionamento, além de disponibilizar ferramentas e softwares que localizam os documentos de forma ágil e segura.

O self storage pode parecer prático. Afinal o cliente tem acesso aos galpões ou boxes individuais com facilidade e tem a chave para abrir o espaço quando quiser. Mas a gestão do espaço interno é de total responsabilidade de quem contrata, que vai precisar ainda criar o próprio padrão de organização, acondicionamento usando o Self Storage para a guarda de documentos.

A guarda terceirizada com gestão de documentos  cataloga todo o material, cria índices, digitaliza, fornece acesso remoto e digital a itens específicos e trata todos os documentos de forma individual. E a grande vantagem, pode construir junto com o cliente de forma customizada a maneira de arquivamento. 

Os cuidados que você precisa ter para guardar documentos 

É muito importante entender a realidade da sua empresa, suas necessidades e sempre que possível, evitar que soluções provisórias se prolonguem por muito tempo. Por isso, se você precisa liberar espaço físico na sua empresa e não sabe ainda como vai guardar seus documentos, é fundamental mapear esse fluxo de documentos e entender quais opções são mais viáveis. 

Para te ajudar nessa escolha vamos listar alguns pontos a serem observados: 

Localização 

Observar o local para onde se destinará a documentação é importante, que o mesmo conte com sistema de segurança próprio e de preferência por 24 horas. Como é comum essas empresas serem instaladas em grandes galpões, muitas vezes localizados fora dos grandes centros, vale avaliar ainda a proximidade física para atendimentos urgentes.

Climatização 

Diferente de outros tipos de pertences, os documentos podem sofrer muito com o calor ou umidade excessivos. Se o local escolhido apresenta algum desses problemas, vale repensar a opção. Uma vez danificados, alguns documentos demandam muito mais esforço para serem recuperados ou necessitam de segunda via que gera um imenso trabalho burocrático.

É importante também estar atento aos riscos de incêndio, enchentes, inundações e outros acidentes causados pela integridade da estrutura do local.

Acesso e manuseio 

Faz parte de uma gestão de documentos eficaz ter controle de quem acessa seus documentos, com que frequência faz isso e com quais objetivos, principalmente se estamos falando dos documentos de uma empresa. Além da segurança com seus dados, dos seus funcionários, clientes e fornecedores, você tem noção clara de tudo que acontece com seus documentos evitando surpresas desagradáveis como multas por documentos perdidos. 

A Célula pode ajudar você a guardar documentos com segurança. 

Na Célula, você conta com uma tecnologia que agrega diferenciais ao seu serviço de guarda de documentos. Um software,GED – Gerenciamento Eletrônico de Documento especialmente desenvolvido com esse fim garante uma gestão segura e de qualidade, customização de padrões de identificação, acompanhamento digital e preservação dos documentos.

Saiba como a Célula pode te ajudar a guardar documentos de maneira segura!

Descubra como o Bramil Cereais conseguiu organizar a documentação de funcionários de mais de 40 unidades com as soluções da Célula!

Hoje em dia, é muito fácil observarmos empresas que têm um grande fluxo de documentos sendo gerados e muitas das vezes, não tem uma organização e, até mesmo, um local adequado para guardar essa papelada.

É importante manter todos os documentos sob controle, tendo acesso rápido e fácil a eles, e ter também como obrigação a garantia que as informações sigilosas estejam protegidas.

Com isso em mente, a equipe do Bramil decidiu contar com as soluções da Célula para mudar o seu arquivo físico, fazendo com que a gestão de documentos trabalhista e demais setores ficasse mais segura, ágil e assertiva.

De acordo com o Sr. Jair de Souza Gitrola, gerente de administração e de pessoal, a Célula contribuiu muito para o bom funcionamento da empresa “O serviço é muito bem feito, a gente tem tranquilidade, é climatizado, o ambiente é muito organizado. Então, assim, pra empresa foi excelente”, disse.

Hoje a empresa conta com 42 lojas, localizadas no interior dos estados do Rio de Janeiro e de Minas Gerais. O Bramil Cereais é uma das maiores redes de supermercado e escreveu, durante anos, uma bela história de desempenho empresarial no ramo alimentício.

Justamente por seu grande porte e inúmeros funcionários, uma das dores mais latentes da empresa era a gestão de documentos trabalhistas.. Devido a constante fiscalização e alta produção de documentos, o desafio era estabelecer um processo que fosse prático e vantajoso para a empresa.

De acordo com Sr.Jair, a Célula foi um grande divisor de águas para a empresa por conta da falta de espaço “Porque a gente não tinha espaço físico. Era muito precária nossa guarda de documentos, muito. O ambiente não era climatizado, não era uma coisa profissional, a gente não tinha espaço era caixa ali, caixa aqui.”

Organização é tudo na Célula

Para solucionar a dor do cliente, a empresa começou um trabalho de organização de documentos de forma fácil e ordenada para que qualquer departamento, pessoal ou trabalhista, tivesse acesso aos arquivos.

Para que todo o processo de gestão dos documentos acontecesse de forma segura , eficaz e ágil, a Célula seguiu o seguinte esquema:

  • Os documentos são gerados pelo cliente. Notas fiscais, contratos, movimento de caixa, pastas de funcionários e qualquer outro documento relevante para o cliente é separado para a coleta dos mesmos. Logo após é feito o transporte das caixas, que pode ser feito pela Célula ou pelo próprio cliente, e também é o cliente que define de quanto em quanto tempo deve ser feito o recolhimento;
  • Na preparação, todos os documentos e caixas recebem uma etiqueta de identificação de código de barras. Se o cliente optar pela digitalização, todo o material metálico como clips e grampos também são retirados para permitir o processo;
  • Todos os documentos são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Quando solicitados, os documentos são digitados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma única e ágil depois de implantados;
  • Após a digitalização, a caixa com os documentos do cliente recebe a etiqueta de posição, seu futuro endereço físico na estante, especialmente construída para este propósito, em galpão com segurança e monitoramento 24h.

A guarda de documentos feita pela empresa, que recebe os documentos originais em sua unidade na cidade de Matias Barbosa, faz a digitalização, guarda-os por um determinado tempo, para os que os colaboradores tenham acesso aos mesmos.

O atendimento da Célula também é um dos aspectos que chama a atenção do gerente “E a gente sempre foi muito bem atendido, independente do prazo. Quando tem tempo a gente faz dentro do prazo e aí a gente respeita e eles nos atendem. Então, o relacionamento é muito bom”.

Hoje buscamos para os clientes soluções rápidas e fáceis. Pensamos também na qualidade do atendimento, tendo em vista que queremos sempre soluções personalizadas, eficientes e de acordo com a necessidade e cultura organizacional de cada empresa.

Conheça mais sobre a Célula

Além dos serviços de guarda de documentos e digitalização, a Célula ainda tem serviços e atendimentos personalizados para diferentes setores, como hospitais, instituições de ensino, engenharia e arquitetura, transportadoras, fundações e prefeituras. Todos contando com a mesma qualidade de atendimento e soluções tecnológicas.

Quer saber mais sobre os trabalhos que a Célula faz? Entre em contato e faça um orçamento.

Conheça a Teoria das Três Idades

Você sabe o que são arquivos correntes, intermediários e permanentes? Entenda agora

A Teoria das Três Idades corresponde às fases de um documento, compreendidas desde a sua produção até o destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Saiba tudo sobre essa teoria.

A frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso são as bases para a Teoria das Três Idades. Nela, os documentos são divididos em três fases: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes. Para falar mais sobre o assunto, conversamos com a arquivista da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), Alessandra Germano. Confira abaixo:

O ciclo de vida dos documentos

O início do Século XX é marcado pela crescente produção documental na esfera governamental norte-americana. Isso se evidencia na criação, em 1934, do Arquivo Nacional, com um volume de cerca de um milhão de metros de documentos públicos federais sob sua custódia. (NEDEL, HEYMANN, 2018, p.31)

Era impossível manter todo o volume documental produzido na época. É nesse contexto que surge a teoria do ciclo de vida dos documentos, conhecida como Teoria das Três Idades, que cria condições de selecionar documentos de arquivo, dividi-los em fases distintas e eliminar os que não possuírem mais valor primário, ou seja, a “qualidade inerente às razões de criação de todo documento…” (ARQ-SP, 2012, p.83). Esta teoria hoje é mundialmente reconhecida e utilizada.

Arquivos correntes

Os arquivos correntes são compostos por documentos que ainda tramitam ou estão em uso constante na administração, Ou seja, são arquivos continuamente necessários às rotinas diárias. Eles fazem parte da primeira fase do ciclo dos documentos e precisam estar acessíveis diariamente, já que o uso deles é frequente. 

Arquivos Intermediários

A segunda fase é composta pelos arquivos intermediários. Os documentos transferidos ao arquivo intermediário já não possuem mais frequência de consulta, uso ou sequer tramitam, mas ainda possuem valor legal, probatório, fiscal, arquivístico e, portanto, não podem ser eliminados.

Por possuírem baixa frequência de uso os documentos em fase intermediária não precisam, necessariamente, estar no mesmo local físico onde funciona a administração, mas devem ser organizados, acondicionados, conservados e estarem aptos para uma rápida recuperação da informação em caso de consulta. Os serviços da Célula são eficazes e práticos para a guarda e gestão dos arquivos intermediários.

Arquivos Permanentes

Os documentos que não são passíveis de eliminação adquirem um valor histórico-cultural e são recolhidos a um arquivo permanente, terceira fase do ciclo de vida, onde receberão um tratamento de conservação para a guarda definitiva.

Conte com a Célula na guarda e gestão dos documentos de diferentes fases

Como visto acima, o próprio nome das fases já sugere o destino final e a frequência de uso (no caso de arquivos correntes) de cada etapa dos documentos. É muito importante estar atento a cada fase para tratar do documento da forma adequada e com base nas exigências legais. E, em todas as demandas de armazenamento e gestão de documentos, você pode contar com a Célula. Acesse o nosso site e saiba mais sobre os nossos serviços.

Referências e mais informações no blog da Célula.

Atenção e assistência: conheça o case de atendimento da Célula com o Hospital Santa Casa de Misericórdia, em Juiz de Fora

Consumidores e tomadores de serviços buscam cada vez mais por atendimento de qualidade e suporte para suas necessidades. É o que mostra a pesquisa da Hibou – empresa de monitoramento de mercado e consumo – divulgada pelo portal Terra. Segundo o estudo, o bom atendimento é o segundo atributo mais valorizado pelos brasileiros.

Na Célula, todos os clientes contam com a presteza e rapidez de atendimento, aspectos tão importantes para o dia a dia de uma empresa. Além de oferecer soluções tecnológicas e avançadas, a Célula mantém o compromisso de atender às demandas diárias dos usuários dos serviços.

Essa alta qualidade no atendimento vai ao encontro do perfil da organização de oferecer soluções personalizadas e eficientes conforme as necessidades de cada empresa. Além disso, faz parte da cultura organizacional da Célula a dedicação e o excelente relacionamento com os usuários dos serviços.

Um dos clientes que conta frequentemente com o atendimento da Célula é o Hospital Santa Casa de Misericórdia, em Juiz de Fora. Trata-se de um dos grandes hospitais da região da Zona da Mata Mineira e uma das instituições mais antigas da cidade: foi fundado em 1854 e completa 167 anos de história em 6 de agosto. Abaixo, você saberá mais sobre a solução da Célula para hospitais e sobre o atendimento prestado ao Hospital Santa Casa de Misericórdia. Confira!

Solução para Prontuários Médicos

Entre os serviços oferecidos pela Célula, o Hospital Santa Casa de Misericórdia conta com a Solução Inteligente para Prontuários Médicos. Essa solução funciona da seguinte forma:

  • Primeiramente, os prontuários médicos são separados conforme a data do atendimento ou outro critério definido pelo cliente.
  • Depois, há a fase de coleta, que conta com protocolo para controle de retirada dos documentos.
  • Em seguida, o transporte, que é realizado em veículo próprio da Célula.
  • Na Célula, os prontuários são classificados com etiquetas de identificação com código de barras. Considera-se para a indexação a escolha do cliente pelos principais campos de busca, que podem ser: número do prontuário ou data de atendimento, por exemplo.
  • Por fim, a caixa com documentos é armazenada nos galpões da Célula, que contam com vigilância 24h.

Atendimento de destaque

Como relata o Superintendente Geral do hospital, o Sr. Aloysio Goreske, além dos trabalhos com os prontuários, os serviços utilizados com frequência pelo Hospital Santa Casa de Misericórdia são os de envio de documentos – como as fichas de atendimentos – e a coleta de documentos referentes ao atendimento de pacientes para armazenamento.  Entre elas, as demandas relacionadas a prontuários médicos e as fichas de atendimento são as mais recorrentes. 

Quanto ao meio de comunicação, o atendimento é feito por telefone ou pelo próprio sistema GED. Segundo o Superintendente do Hospital Santa Casa de Misericórdia, “essa forma de contato é muito eficiente para o atendimento das demandas”. Sr. Aloysio ainda conta que a relação entre o atendimento da Célula e o departamento do Hospital Santa Casa de Misericórdia que é responsável pela solicitação dos documentos acontece de forma tranquila. “Há muita parceria entre os colaboradores”.

Com a presteza no atendimento, a Célula também contribui com a produtividade de trabalho do Hospital Santa Casa de Misericórdia por meio da “rapidez e do bom atendimento às necessidades diárias”, de acordo com o Superintendente.

Conheça mais sobre a Célula

A cada dia que passa, o atendimento se afirma como um dos requisitos mais importantes na escolha de um serviço. E, para uma instituição como o Hospital Santa Casa de Misericórdia, essa assistência possui um papel central, já que se trata de uma entidade com altíssima demanda de documentos e com uma dinâmica de trabalho que envolve agilidade e atenção.

Além dos serviços e atendimento ao setor hospitalar, a Célula oferece serviços personalizados a diferentes setores, como instituições de ensino, engenharia e arquitetura, transportadoras, fundações e prefeituras. Todos contando com a mesma qualidade de atendimento e soluções tecnológicas.

Ficou interessado em saber mais sobre as soluções da Célula? Entre em contato e faça um orçamento.

A importância da gestão documental nos âmbitos jurídico e fiscal

Para garantir um pleno funcionamento, toda empresa precisa seguir diversas normas jurídicas. Entre elas, a prestação de informações sobre suas atividades e rendimentos financeiros, seja para comprovações regulares, como declaração de Imposto de Renda, ou para casos extraordinários, como processos na justiça, fiscalizações ou auditorias.

De acordo com a Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon), em nível básico, dez documentos são imprescindíveis para as organizações  – e todos devem estar acessíveis e atualizados. São eles: alvará, licença sanitária, licença ambiental, notas fiscais, registros contábeis, comprovante de recolhimento de tributos, comprovantes de recursos humanos, exames médicos dos colaboradores, contrato social e contrato com o contador.

Portanto, dá para perceber que, de regra, são muitos arquivos pelos quais as empresas devem se responsabilizar.  Pensando nisso, reunimos as principais informações sobre a necessidade de documentação empresarial no contexto jurídico e fiscal. Quer entender mais sobre o assunto? Então, confira o texto a seguir.

Necessidade de documentos no âmbito jurídico

Três aspectos merecem destaque quando lidamos com documentos empresariais no âmbito jurídico. São eles: segurança, integridade e organização.

Segurança

Em termos de segurança, os documentos das organizações não podem ser vulneráveis a vazamentos e ao acesso de pessoas não autorizadas, devido às informações sigilosas da própria companhia e de terceiros. A empresa que não zela por esse sigilo corre o risco de arcar com processos judiciais pela exposição de informações privadas de colaboradores e clientes, por exemplo, além das consequências negativas que tem que lidar com o vazamento de dados da própria organização.

Integridade

A integridade diz respeito ao estado dos arquivos. Os documentos devem estar legíveis quando requisitados juridicamente para a comprovação de diferentes atos. Se danificados ou rasurados, a veracidade das informações, ainda minimamente legíveis, se torna questionável. Portanto, é necessário que a empresa tenha ciência da necessidade de manter o cuidado com os seus documentos. E, para isso, o ideal é contar com uma empresa especializada na guarda e no gerenciamento eletrônico de documentos, como a Célula.

Organização

A organização envolve os dois aspectos citados anteriormente e, também, o âmbito fiscal, que será abordado a seguir. Ainda assim, vale destacar esse atributo individualmente já que a sistematização dos documentos de uma empresa é essencial em casos de fusões, de formação de sociedades e de aquisições, que são atividades que envolvem a propriedade da empresa e que requerem, por exemplo, registro em cartório e reconhecimento jurídico. Nesses casos, a empresa deve dispor de todos os seus documentos para que não haja nenhum tipo de impedimento ou prejuízo nessas transações.

Necessidade de documentos no âmbito fiscal

Com certa frequência, empresas de todos os ramos precisam prestar contas e passar por averiguações do Fisco, que são autoridades que controlam e supervisionam o cumprimento da legislação tributária. O Fisco comporta diferentes níveis: municipal, com o supervisionamento de tributos como Imposto sobre Serviços (ISS) e IPTU; estadual, responsável pela cobrança do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS); e federal, como a cobrança do Imposto de Renda.

Todos esses tributos exigem comprovação de pagamento. E não apenas do ano ou mês vigente, mas também de períodos anteriores. A falta de documentos comprobatórios de dispêndios pode fazer com que a empresa tenha gastos com multas ou com o acerto de contas duplicado de tributos que já haviam sido quitados. Esse aspecto se mescla com o âmbito jurídico em casos de processos trabalhistas, por exemplo, que podem demandar o registro de pagamento de remuneração a colaboradores.

Perda de validade dos documentos

Alguns documentos têm o tempo de armazenamento definido por lei. Isso significa que, depois de determinado período, o arquivo pode ser descartado porque não há mais utilidade em procedimentos jurídicos ou fiscais. São exemplos os registros de pagamento de salários, férias, 13° salário e controle de ponto. De acordo com legislações como a CLT e portarias do Ministério do Trabalho e Emprego, no caso de encerramento de atividades da organização, esses documentos prescrevem após 5 anos.

Nessas situações, é importante ter em mente que o descarte do registro deve ser feito de forma que seu conteúdo se torne totalmente ilegível. Isso porque as empresas podem ter diversos prejuízos caso suas informações sejam usadas por terceiros sem a devida autorização – perdas de ordem financeira ou até mesmo que envolvam danos morais. Na Célula, os documentos sem validade são descartados mediante autorização do cliente. E esse processo é feito de forma segura, preservando a integridade da empresa, de seus parceiros e de seus funcionários.

Gerencie os documentos da sua empresa com a Célula

Segurança, integridade e sistematização dos documentos são essenciais para assegurar que as organizações estejam em dia com suas obrigações jurídicas e fiscais. Trata-se de aspectos centrais e, por isso, merecem um tratamento especializado, feito por uma empresa que tem experiência no assunto.

E, para isso, você pode contar com a Célula. Temos 17 anos de experiência em guarda e gerenciamento eletrônico de documentos de empresas e instituições de diferentes setores, como engenharia e arquitetura, educação, saúde, transporte e administração municipal.

Conheça os nossos serviços e faça um orçamento

Fonte de informação: https://oglobo.globo.com/economia/bb-mpe/os-dez-documentos-essenciais-de-uma-empresa-18254164

Célula 17 anos

Com atuação destacada nos últimos 17 anos no mercado de gestão de documentos físicos e eletrônicos, a Célula mantém um nível excelente de satisfação para todos os seus clientes. Essa satisfação é o resultado do esforço continuado nos quesitos segurança, tecnologia, alta qualidade e presteza no atendimento das demandas dos nossos clientes.

  • 17 anos de experiência no mercado de gestão de documentos
  • Mais de 20 milhões de imagens de documentos digitalizados e indexados
  • Mais de 11 milhões de documentos físicos arquivados e indexados.
  • Mais de 300 clientes atendidos na Zona da Mata mineira e outras regiões do país.
Soluções para Prefeituras: conheça nossa parceria com a cidade de Matias Barbosa

O poder executivo municipal lida, constantemente, com grande acervo de documentos das mais diversas áreas da administração pública. Mesmo em cidades pequenas – classificação do IBGE para aglomerados urbanos com população de até 50 mil habitantes – a guarda e gestão especializada de documentos são necessárias. Com as soluções corretas, tais serviços podem representar economia financeira e eficiência de atendimento à população.

É o que demonstra o município de Matias Barbosa, em Minas Gerais, com os serviços da Célula. A cidade de 14.548 mil habitantes, segundo dados de 2020 do IBGE, é uma das usuárias da Solução Inteligente para Prefeituras. Além da organização dos registros, a solução da Célula possibilita a consulta e entrega de documentos solicitados pelos cidadãos. Quer saber quais os efeitos da guarda e gestão de arquivos na Prefeitura de Matias Barbosa? Confira abaixo.

Guarda e acesso aos documentos

Documentos da administração geral de Matias Barbosa, como registros do departamento de Contabilidade, Fazenda, Saúde e Educação, estão alocados fisicamente nos galpões da Célula, que contam com monitoramento e segurança 24 horas. De acordo com José Carlos Garcia de Almeida, diretor do departamento de Contabilidade e Tesouraria da Prefeitura, o acesso aos documentos guardados é fácil e pode ser feito via acesso digital, pelo GED, ou ainda fisicamente, com entrega em cerca de três dias.

A mesma rapidez é empreendida na coleta. Como conta José Carlos, “quando a gente faz a dispensa, a Célula também vem o mais rápido possível para recolher; E para arquivar mais também”. A coleta realizada pela Célula conta com protocolo para controle da retirada dos documentos. O transporte é realizado em veículo próprio da Célula ou pelo próprio cliente que, nesse caso, assume a responsabilidade da logística.

GED

Para acesso aos recursos disponibilizados pela Célula, a Prefeitura de Matias Barbosa usa o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). “O uso do GED ajuda no dia a dia da Prefeitura. Dá para consultar qualquer documento por esse sistema e ele facilita a visualização do registro que precisamos”. O GED é o software que disponibiliza os serviços oferecidos pela Célula em ambiente Web e Desktop. Alguns desses serviços são a requisição de documentos e o controle do fluxo documental e de temporalidade.

Economia e liberação de espaço físico

A Prefeitura de Matias Barbosa conta com um prédio administrativo no Centro da cidade. No entanto, esse edifício não tem espaço para acomodação de todos os documentos da instituição. Diante dessa limitação, a guarda da Célula resolve a pendência de local para armazenamento e ainda contribui para o aprimoramento do uso de recursos.

De acordo com o diretor de Tesouraria e Contabilidade, “pelo fato do município não ter um prédio com espaço para arquivar documentos, nós teríamos que ter custos com o ambiente para alocar esses documentos. Então, com a Célula, podemos otimizar nesse aspecto, evitando o gasto de tempo e financeiro do município.”

Tal contenção reflete na administração orçamentária municipal. “A economia que o município está tendo de não reformar prédio e contratar é usada para atender mais a população.”

Eficiência na prestação de serviços aos cidadãos

Além do controle financeiro, a solução da Célula para a Prefeitura de Matias Barbosa agiliza os serviços prestados à população. Como conta José Carlos, antes da parceria com a Célula, quando alguém solicitava um documento à Prefeitura, era preciso que os colaboradores procurassem pelos registros manualmente, o que despendia muito tempo e, por vezes, era um impedimento para cumprir o prazo solicitado pelo cidadão.

Com os serviços da Célula, isso mudou. “Agora, com o fato de ter as documentações na Célula, e até pelo sistema, está mais fácil pra gente aqui”.  E completa: “Porque, às vezes, as pessoas chegam aqui precisando do documento em três ou quatro dias. Se fosse procurar aqui, a gente demoraria uns 10 dias. Com a Célula, não. Eles mandam pra gente em três dias, no mais tardar.”.

Conheça as soluções da Célula

Além da Solução Inteligente para Prefeituras, a Célula também oferece serviços para fundações de amparo à pesquisa e entidades privadas de diferentes ramos, como saúde, educação e transporte. Todas contam com o GED, acesso 24h aos documentos com as mais modernas tecnologias para gerenciamento dos arquivos.

Sua instituição precisa de um serviço para guarda e gestão de documentos? A Célula pode te ajudar! Entre em contato conosco e saiba mais.

Conheça a Solução Inteligente da Célula para Prefeituras

Com as eleições municipais de 2020 e o combate à Covid-19, a administração pública das cidades tem sido um tema expressivo para o país. Segundo dados do Tribunal Superior Eleitoral, 5.472 prefeitos tomaram posse em 1° de janeiro de 2021. E, conforme determinação do Supremo Tribunal Federal, os municípios têm autonomia para adoção de medidas de restrição para controle da pandemia. Ou seja: evento e atribuição importantes que levam a atenção do público à esfera municipal.

Concomitantemente, a digitalização e o avanço tecnológico também foram destaques em ações públicas e burocráticas no último ano. Um exemplo foi a instituição do Auxílio Emergencial, com processos disponibilizados em aplicativo e site. Em algumas semanas, o sistema foi implementado em escala nacional para que cada pessoa pudesse acessar os procedimentos do benefício de forma digital.          

O papel central do setor público e as novas demandas administrativas são indicativos de que os avanços tecnológicos são indispensáveis aos três poderes. Desde a esfera municipal até a federal, soluções tecnológicas podem ser o caminho para o aperfeiçoamento de processos burocráticos e serviços aos cidadãos. Na Célula, as Prefeituras contam com soluções especializadas para arquivos municipais, que consistem na guarda, digitalização, gerenciamento e treinamento da equipe. Quer saber mais? Conheça as Soluções de Documentos para Prefeituras.

Por que as prefeituras precisam de soluções para arquivos?

O poder executivo municipal lida, diariamente, com inúmeros registros da cidade. Trata-se de documentos sigilosos, como licitações e dados individuais dos cidadãos, até arquivos relacionados a bens públicos e históricos. Evidentemente, são informações de extrema importância, que devem ser guardadas de forma estruturada, com alto padrão de segurança e possibilidade de acesso.

Além da relevância local desses documentos, normas como a Lei de Responsabilidade Fiscal (Lei Complementar nº 101), Lei da Transparência (LC 131/09) e Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/11) demandam disponibilização eficiente e rápida de dados públicos. Em geral, são normas que tratam da prestação de contas e informação a outros órgãos e à população. A guarda terceirizada de documentos é uma forma de garantir que essas informações estejam acessíveis e ordenadas para o uso conforme as necessidades.

Solução Inteligente para Prefeituras: como funciona?

A Solução de Prefeituras da Célula abrange a guarda dos documentos físicos, a digitalização, a disponibilização dos arquivos de forma digital, por meio do Gerenciamento Eletrônico de Documentos e o treinamento dos colaboradores da Prefeitura para adicionar e trabalhar com os registros.

O passo a passo da Solução consiste em: coleta, preparação, indexação e digitalização com certificado digital, guarda com controle de temporalidade, treinamento de equipe e digitalização de crescimento.

Guarda e digitalização dos documentos

Em termos de armazenamento, todos os documentos recebem uma identificação de etiqueta com códigos de barras, o que permite organização e fácil localização dos arquivos. Os galpões da Célula contam com mecanismos de segurança e monitoramento 24 horas com câmeras e alarmes.

 A digitalização dos documentos é feita através de equipamentos de alto desempenho com foco em produção, e as imagens são digitalizadas com uso de tecnologia de ponta para reconhecimento de ótico de caracteres (OCR).

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Os arquivos digitalizados podem ser consultados pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). A classificação de cada documento garante o controle de temporalidade pelo GED, que consiste na informação sobre a necessidade de descarte ou continuidade de armazenamento do registro.

Treinamento da equipe

A Célula disponibiliza treinamentos à equipe da Prefeitura para o uso dos sistemas ligados à digitalização e gerenciamento de arquivos no dia a dia da administração pública. Essa capacitação possibilita que os próprios colaboradores possam dar seguimento ao cadastro e digitalização dos documentos em decorrência do aumento do acervo.

Quais os benefícios da Solução de Documentos para Prefeitura?

Além de contribuir com as necessidades de prestação de contas e transparência, as soluções de documentos também possibilitam outras otimizações para a Prefeitura. São elas:

  • Liberação de espaço físico.
  • Tempo de resposta menor a solicitações.
  • Digitalização com uso de tecnologia de ponta para reconhecimento ótico de caracteres (OCR).
  • Reconhecimento automático de código de barras.
  • Facilidade na auditoria de prestação de contas.

Conte com a Célula para guardar e gerir documentos de Prefeitura

A gestão municipal em tempos de pandemia, os novos mandatos do poder executivo e outras circunstâncias recentes já mostram que o setor público deve investir na otimização dos processos e estar em dia com as novidades tecnológicas.  Com a Solução de Prefeituras da Célula, o órgão pode contar com o que há de mais moderno em termos de guarda, digitalização e segurança de documentos.

Precisa de gestão especializada para administração de documentos do poder executivo municipal? Então entre em contato conosco e saiba mais sobre as Soluções para Documentos de Prefeituras.