Dicas Fundamentais na Gestão de Documentos para Empresas

No mundo empresarial atual, a gestão de documentos desempenha um papel crucial na garantia da eficiência, segurança e conformidade dos processos organizacionais. Para as empresas, que lidam com um volume expressivo de documentos, é ainda mais essencial estabelecer práticas sólidas de gestão documental. Neste artigo, vamos compartilhar dicas fundamentais para auxiliar as empresas na gestão de documentos, fornecendo orientações importantes e destacando os benefícios que a Célula pode oferecer nesse processo.

  1. Avalie suas necessidades documentais:

Antes de iniciar a gestão de documentos, é fundamental compreender suas necessidades específicas. Realize uma análise detalhada dos tipos e quantidade de documentos que sua empresa lida diariamente, bem como as regulamentações e requisitos legais relacionados. Essa avaliação inicial permitirá uma abordagem mais estruturada e eficiente na gestão dos seus documentos.

  1. Organização e categorização dos documentos:

Uma gestão documental eficaz requer uma estrutura organizada para arquivar e categorizar os documentos. Estabeleça um sistema de arquivamento lógico e consistente, que facilite a localização e recuperação dos mesmos quando necessário. Utilize categorias, etiquetas ou metadados para classificá-los de acordo com sua relevância e assuntos específicos.

A tabela de temporalidade é uma estratégia eficiente na organização de arquivos. Essa tabela consiste em um instrumento que determina o período de tempo em que os documentos devem ser mantidos e quando podem ser descartados de acordo com a legislação vigente. Com base nessa tabela, a sua empresa pode realizar a classificação dos documentos, definindo prazos de retenção e descarte seguro. Essa abordagem garante que os arquivos sejam mantidos pelo tempo necessário para cumprir obrigações legais e regulatórias, evitando acúmulos desnecessários. Além disso, a utilização da tabela de temporalidade oferece mais segurança e organização aos documentos, facilitando sua localização e preservação.

A Célula trabalha de forma totalmente personalizada para garantir a organização e categorização dos arquivos, sempre respeitando os prazos de guarda definidos pela legislação e o tempo de arquivamento que o próprio cliente estabelece na hora de contratar os serviços. 

  1. Digitalização de documentos

A transformação digital tem sido uma grande aliada das empresas na gestão de documentos. A digitalização de documentos físicos é uma prática cada vez mais necessária, permitindo o acesso rápido e seguro às informações, além de liberar espaço físico nas instalações da empresa. A Célula oferece serviços de digitalização de alta qualidade, utilizando tecnologias avançadas, como reconhecimento ótico de caracteres (OCR), que facilitam a busca e indexação dos documentos digitalizados.

  1. Segurança da informação:

A segurança dos documentos é uma preocupação primordial para as grandes empresas. Garanta que seus documentos estejam protegidos contra acessos não autorizados e perdas. Utilize medidas de segurança adequadas, controle de acesso e backup regular dos documentos. A Célula oferece soluções seguras para a guarda física e digital de documentos, garantindo a integridade e confidencialidade das informações.

  1. Gerenciamento do ciclo de vida dos documentos:

Os documentos possuem um ciclo de vida, desde sua criação até sua destinação final. É essencial estabelecer políticas e procedimentos para o gerenciamento desse ciclo, incluindo a definição de prazos de retenção, descarte seguro e conformidade com as regulamentações aplicáveis. A Célula pode auxiliar na definição de políticas personalizadas de gestão documental, adaptadas às necessidades e requisitos específicos da sua empresa.

No ciclo de vida dos documentos, a teoria das idades desempenha um papel fundamental na gestão adequada de cada etapa. Essa teoria estabelece que os documentos passam por diferentes fases ao longo do tempo, desde sua criação até seu eventual descarte. Cada etapa merece um tratamento específico para garantir a organização, segurança e conformidade com as regulamentações.

A primeira fase é a fase ativa, em que os documentos são frequentemente acessados e utilizados para atividades diárias. Nessa etapa, é essencial manter um sistema de arquivamento eficiente e de fácil acesso para agilizar as operações. A digitalização desses documentos pode facilitar ainda mais o seu gerenciamento, permitindo uma busca rápida e reduzindo o uso de espaço físico.

A próxima fase é a fase semi-ativa, em que os documentos não são mais tão frequentemente utilizados, mas ainda precisam ser mantidos por motivos legais ou administrativos. Nesse estágio, é importante garantir sua preservação adequada, seja em formato físico ou digital. A aplicação de políticas de retenção e a utilização de sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) são essenciais para manter a integridade e a segurança dos arquivos.

Por fim, temos a fase inativa, em que os documentos já cumpriram seu propósito principal e podem ser arquivados ou descartados de acordo com as políticas definidas. Nesse momento, é fundamental seguir as diretrizes legais para garantir o descarte seguro e a proteção de informações sensíveis.

Ao compreender o ciclo de vida dos documentos e aplicar as práticas adequadas em cada etapa, as empresas podem otimizar sua gestão documental, reduzir riscos legais e operacionais, além de facilitar a localização e o acesso às informações necessárias.

Transforme a gestão de documentos da sua empresa com a Célula

A gestão de documentos é um desafio constante para as  empresas, mas com as práticas adequadas, é possível alcançar eficiência, segurança e economia de recursos. As dicas fundamentais abordadas neste blogpost são apenas o ponto de partida para uma gestão documental eficaz. A Célula está preparada para auxiliar sua empresa em todas as fases do ciclo de vida dos documentos, proporcionando soluções personalizadas e eficientes. Entre em contato e aproveite os benefícios de uma organização bem estruturada.

Organização de Documentos: o que fazer antes de contratar os serviços da Célula?

Quando o assunto é a contratação de uma empresa terceirizada especializada em gestão de documentos, é comum surgirem dúvidas. Afinal, é natural que as empresas queiram entender como funciona o processo de guarda de documentos e se é necessário organizar os documentos antes de contratar os serviços. Neste artigo, vamos desmistificar essa questão e destacar os benefícios da guarda terceirizada de documentos, explicando como a Célula pode ajudar nesse processo.

Devo contratar uma empresa terceirizada para guardar os meus documentos?

A gestão eficiente de documentos é essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa. A organização adequada dos arquivos pode economizar tempo, melhorar a produtividade e garantir a segurança das informações. No entanto, nem todas as empresas possuem espaço disponível para armazenar documentos ou pessoas disponíveis para gerenciar um espaço físico de guarda. É nesse contexto que surge a dúvida: devo contratar uma empresa terceirizada para guardar os meus documentos? 

A organização dos documentos é um aspecto crucial para o bom funcionamento de qualquer empresa. Comprovantes, relatórios, contratos e outros documentos importantes precisam estar acessíveis de forma rápida e eficiente quando necessários. A falta de organização pode levar à perda de documentos, dificuldade em encontrá-los quando necessário e, consequentemente, atrasos e problemas operacionais.

Muitas empresas enfrentam o desafio de encontrar espaço físico adequado para armazenar seus documentos. A falta de espaço pode resultar em pilhas de papel ocupando áreas de trabalho, corredores e salas, dificultando a localização dos documentos e prejudicando a organização e a produtividade dos colaboradores. Além disso, o armazenamento interno de documentos pode representar um custo adicional com a compra de móveis, prateleiras e equipamentos de segurança.

Uma alternativa eficiente para empresas que enfrentam limitações de espaço é contratar uma empresa terceirizada especializada em gestão de documentos, como a Célula. Com esse serviço, é possível contar com um espaço seguro e dedicado para a guarda dos documentos, liberando espaço nas instalações da empresa. Além disso, empresas terceirizadas utilizam sistemas de organização avançados, como etiquetas de identificação com códigos de barras, possibilitando a rápida localização dos documentos quando necessário.

Benefícios da guarda terceirizada de documentos com a Célula

Ao optar pela guarda terceirizada de documentos com a Célula, sua empresa pode usufruir de diversos benefícios, tais como:

  1. Espaço otimizado: A guarda física de documentos pode ocupar um espaço significativo nas empresas. Ao optar pela guarda terceirizada, é possível liberar espaço valioso em suas instalações, que pode ser utilizado para outras finalidades.
  2. Segurança e confidencialidade: a Célula possui sistemas de segurança e controle de acesso avançados, garantindo a confidencialidade e integridade dos documentos armazenados.
  3. Rastreabilidade: a Célula possui sistemas de rastreabilidade, como etiquetas de identificação com códigos de barras, que possibilitam a localização rápida e precisa dos documentos quando necessário.
  4. Preservação dos documentos: a Célula possui infraestrutura adequada para a correta conservação dos documentos, incluindo proteção contra incêndios, o que contribui para a sua preservação a longo prazo.
  5. Acesso facilitado: Com o GED Célula, software de gerenciamento eletrônico de documentos da Célula, é possível ter acesso rápido e fácil aos documentos quando necessário, sem precisar dedicar tempo e recursos para buscar e localizar os documentos internamente.

Organização prévia: reduzindo custos e otimizando o processo

Uma das dúvidas mais comuns na hora de contratar uma empresa terceirizada de gestão de documentos é se é necessário organizar os documentos previamente

Ao contratar os serviços da Célula para a guarda física de documentos, é possível contar com a expertise da equipe especializada para organizar os documentos. No entanto, é importante que sua empresa faça uma triagem prévia para separar quais documentos devem ser guardados e quais podem ser descartados. Essa organização prévia permite evitar o armazenamento de documentos sem necessidade. 

Etiquetas de identificação: garantindo a rastreabilidade

A Célula utiliza um sistema de etiquetas de identificação com código de barras em todos os documentos e caixas armazenadas. Essas etiquetas possibilitam a rastreabilidade dos documentos, permitindo a localização rápida e precisa dos itens armazenados quando necessário. Assim, é possível ter um controle efetivo sobre os documentos, evitando perdas e extravios.

Digitalização: preparando os documentos para o processo

Caso o cliente opte pelo serviço de digitalização dos documentos, a Célula realiza a retirada de materiais metálicos, como clips e grampos, para garantir o correto processamento dos documentos. Essa etapa é fundamental para garantir a qualidade e integridade dos documentos digitalizados. Além disso, no caso de documentos de arquitetura e engenharia, são realizados pequenos reparos em plantas e desenhos técnicos que serão armazenados em formato papel, garantindo sua preservação.

Melhore a gestão de documentos da sua empresa com a Célula!

Com a ajuda da equipe especializada da Célula, sua empresa pode contar com um serviço de alta qualidade, que inclui a rastreabilidade dos documentos por meio de etiquetas de identificação, a retirada de materiais metálicos e pequenos reparos em documentos específicos. Dessa forma, sua empresa terá a tranquilidade de saber que seus documentos estão sendo armazenados de forma organizada e segura, contribuindo para a otimização de processos e redução de custos.

Se a sua empresa está buscando um serviço profissional de guarda física de documentos ou digitalização, conte com a Célula. Entre em contato conosco e saiba mais sobre nossos serviços especializados para atender às necessidades da sua empresa.

Organização de documentos: como ela pode impulsionar a gestão empresarial

A gestão empresarial pode ser um desafio constante para os empresários. Em meio a tantas tarefas diárias, é fácil deixar a organização de documentos em segundo plano. Porém, a falta de organização pode ter um impacto negativo no sucesso dos negócios. Afinal, documentos perdidos ou mal organizados podem levar a atrasos, erros e até mesmo prejuízos financeiros.

Por isso, a organização de documentos é uma prática que deve ser levada a sério pelas empresas. Além de ser um requisito legal, a organização de documentos pode trazer uma série de benefícios para os negócios, como melhoria na produtividade, aumento da eficiência e redução de custos operacionais.

Benefícios da organização de documentos para a gestão empresarial

A organização de documentos é importante para qualquer empresa, independentemente do porte ou segmento de atuação. Ela permite um controle mais eficiente sobre seus documentos, reduzindo o risco de perda ou extravio. Além disso, a organização de documentos também permite um ganho de tempo na busca por informações, melhorando a produtividade da equipe e gerando decisões mais acertadas.

  1. Redução de custos

A organização de documentos pode ajudar a empresa a reduzir seus custos, uma vez que permite um controle mais eficiente sobre seus documentos, evitando a perda dos mesmos, e gastos com a recuperação de informações. Além disso, a organização de documentos também pode ajudar a instituição a identificar documentos desnecessários, possibilitando uma limpeza nos seus arquivos e reduzindo o espaço de armazenamento.

  1. Ganho de produtividade

A organização de documentos pode melhorar a produtividade da empresa, uma vez que permite que a equipe encontre informações de forma mais rápida e eficiente. Com isso, a equipe pode dedicar mais tempo às atividades que realmente importam para a empresa, aumentando a eficiência dos processos internos e permitindo que a empresa atenda melhor seus clientes.

  1. Melhora na tomada de decisões

A organização de documentos também pode melhorar a tomada de decisões da empresa. Com todos os documentos organizados e facilmente acessíveis, a equipe pode analisar as informações de forma mais precisa e tomar decisões mais acertadas. A organização de documentos também permite um controle mais eficiente sobre seus processos internos, o que pode ajudar a identificar oportunidades de melhoria.

  1. Facilidade no acesso aos documentos

A organização de documentos também traz a vantagem de facilitar o acesso aos documentos. Com os documentos organizados, é possível encontrá-los mais facilmente, o que evita a perda de tempo e reduz a frustração da equipe. Com os documentos organizados, é possível controlar melhor o acesso às informações

Dicas práticas para organizar documentos de forma eficiente

  1. Defina quais são os documentos importantes

Um dos primeiros passos para uma boa organização de documentos é definir quais documentos são importantes para a empresa e como eles serão armazenados. Essa é uma etapa crucial, pois uma vez que os documentos são identificados, eles precisam ser catalogados e arquivados de forma apropriada para que possam ser facilmente acessados quando necessário.

  1. Invista em tecnologia

Outra dica importante é investir em tecnologia para facilitar a organização de documentos. Soluções como a digitalização e o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) são fundamentais para garantir que a organização seja eficiente e de fácil  manuntenção.

A digitalização é uma solução prática e eficiente para empresas que possuem grande quantidade de documentos físicos. Com a digitalização, é possível transformar documentos em papel em arquivos digitais que podem ser facilmente acessados e compartilhados por meio de um sistema seguro e integrado.

Já o GED é uma ferramenta que permite o gerenciamento eletrônico de documentos. Com essa solução, os documentos digitalizados são organizados e indexados, tornando sua busca rápida e eficiente. É também possível definir níveis de acesso e permissões de visualização, garantindo a segurança das informações.

Conheça as soluções da Célula para melhorar a organização de documentos da sua empresa

A Célula é uma empresa que oferece soluções de organização de documentos para empresas de diversos segmentos. Com mais de 18 anos de experiência no mercado, a empresa oferece serviços de guarda física, digitalização, GED e muito mais.

Guarda física

O serviço de guarda física da Célula é ideal para empresas que precisam armazenar grandes quantidades de documentos em papel. Com galpões modernos e seguros, a Célula garante a proteção dos documentos de seus clientes. Também a empresa oferece coleta e transporte dos documentos, tornando o processo de guarda mais fácil e prático.

Digitalização

A digitalização de documentos é outro serviço oferecido pela Célula. Com equipamentos modernos e uma equipe especializada, a empresa garante a conversão de documentos em papel para arquivos digitais de alta qualidade. Os documentos digitalizados são organizados e indexados no sistema GED Célula, garantindo o acesso rápido e eficiente.

GED Célula

Essa solução é um diferencial da empresa. Com o GED Célula, nossos clientes têm acesso a uma plataforma completa de gerenciamento eletrônico de documentos. Com essa ferramenta, é possível definir permissões de acesso, realizar buscas avançadas, definir palavras-chave, entre outras funcionalidades que facilitam a gestão de documentos.

Transforme a gestão de documentos da sua empresa com a Célula

A organização de documentos é uma prática essencial para uma gestão empresarial eficiente e bem sucedida. A partir dela, é possível ter acesso a informações importantes e relevantes para a tomada de decisões, além de garantir mais segurança e agilidade nos processos internos da empresa.

A Célula oferece serviços personalizados para as necessidades de cada empresa, desde a guarda física de documentos até a digitalização e indexação dos mesmos no GED Célula. Com o uso da tecnologia OCR, é possível transformar documentos físicos em conteúdo pesquisável, permitindo um acesso rápido e fácil às informações necessárias.

Para saber mais sobre como os serviços da Célula podem ajudar na organização de documentos da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe e agende uma conversa. Estamos prontos para oferecer soluções que se adequem às suas necessidades e otimizem o seu dia a dia.

Transformação Digital e Gestão de Documentos: Como as Tecnologias Digitais Podem Revolucionar Sua Empresa

A transformação digital tem sido um termo bastante utilizado nos últimos anos, mas o que exatamente significa essa transformação e como ela influencia a gestão de documentos?

Transformação digital e gestão de documentos

A transformação digital pode ser definida como a incorporação de tecnologias digitais em todos os aspectos da vida e dos negócios. Isso inclui a adoção de tecnologias como inteligência artificial, automação, Internet das coisas (IoT), big data e computação em nuvem. Essas tecnologias estão mudando a maneira como as empresas operam e interagem com seus clientes.

A gestão de documentos é uma área que está sendo bastante afetada pela transformação digital. Com a adoção de tecnologias digitais, os documentos podem ser digitalizados e armazenados em nuvem, o que permite o acesso a eles de qualquer lugar, a qualquer momento. Isso é especialmente importante em um mundo cada vez mais remoto e descentralizado.

Uma gestão de documentos atualizada com as tecnologias digitais pode trazer inúmeros benefícios. 

Benefícios da gestão de documentos atualizada com as tecnologias digitais

Redução do espaço físico e facilidade de acesso

Em primeiro lugar, a digitalização de documentos reduz a necessidade de espaço físico para armazenamento e a impressão de documentos, o que é mais sustentável e econômico. Além disso, a digitalização torna a busca por documentos muito mais fácil e rápida, economizando tempo e aumentando a eficiência.

Outro benefício da transformação digital na gestão de documentos é a possibilidade de acessar os documentos a qualquer momento e de qualquer lugar. Com a crescente adoção de soluções de gerenciamento de documentos baseados em nuvem, os funcionários podem acessar documentos em qualquer dispositivo com conexão à Internet, incluindo smartphones e tablets. Isso permite que as equipes trabalhem remotamente e acessem documentos em trânsito.

Mais agilidade

Além disso, a gestão de documentos digitais permite a criação de fluxos de trabalho automatizados, que agilizam os processos e reduzem a necessidade de intervenção manual. Por exemplo, é possível configurar um fluxo de trabalho que automaticamente envia documentos para aprovação a partir de um determinado ponto no processo. Isso economiza tempo e recursos, além de reduzir a possibilidade de erros humanos.

A transformação digital também permite a implementação de soluções de gerenciamento de documentos baseadas em inteligência artificial (IA), que podem ser usadas para automatizar tarefas, como classificação e organização de documentos. A IA pode identificar automaticamente o conteúdo de um documento, como o assunto, a data, o autor, o destinatário e outras informações relevantes, e organizá-lo de acordo com as especificações do usuário. Isso torna mais fácil encontrar documentos específicos e acelerar os processos de negócios.

Segurança de dados

Outra área em que a transformação digital está tendo um grande impacto na gestão de documentos é a segurança. Com a crescente ameaça de violações de segurança de dados, as empresas estão se esforçando para proteger suas informações. A gestão de documentos digitais oferece uma série de medidas de segurança, incluindo o armazenamento em nuvem seguro, a criptografia de dados e o controle de acesso. Além disso, muitas soluções de gerenciamento de documentos digitais têm recursos de rastreamento e auditoria, permitindo que as empresas monitorem quem acessou ou modificou um documento.

Ambiente colaborativo

A transformação digital também está tornando a colaboração mais fácil e eficiente. Com as soluções de gerenciamento de documentos digitais, é possível compartilhar documentos e colaborar em tempo real, independentemente da localização geográfica. Além disso, as equipes podem colaborar em documentos, deixando comentários e feedbacks em tempo real, agilizando os processos de revisão e aprovação.

Insights aprimorados do negócio

A gestão de documentos digitais também oferece uma visão mais completa dos dados e insights de negócios. Com as soluções de gerenciamento de documentos digitais, é possível analisar os dados dos documentos e extrair informações valiosas. Por exemplo, as empresas podem analisar o tempo médio necessário para processar um determinado tipo de documento ou identificar padrões de uso de documentos. Esses insights podem ajudar as empresas a otimizar seus processos e tomar decisões informadas.

Interação mais dinâmica com os clientes

A transformação digital também está mudando a forma como as empresas interagem com seus clientes. Com as soluções de gerenciamento de documentos digitais, é possível fornecer aos clientes acesso fácil e seguro aos seus documentos, como faturas e extratos bancários, por meio de portais on-line. Isso melhora a experiência do cliente e reduz a necessidade de suporte ao cliente para perguntas sobre documentos.

Em resumo, a transformação digital está mudando a maneira como as empresas gerenciam seus documentos e pode trazer inúmeros benefícios, como a redução de custos, a eficiência operacional, a segurança dos dados e a melhoria da comunicação e colaboração.

Transformação digital: como a Célula pode ajudar sua empresa a melhorar a gestão de documentos

Se você está buscando melhorar a eficiência e a segurança na gestão de documentos da sua empresa, a Célula – Gestão de Documentos é a solução ideal para você. Com mais de 18 anos de experiência no mercado, a Célula é referência em gestão de documentos em Juiz de Fora e região.

A transformação digital é uma realidade cada vez mais presente nas empresas, e a gestão de documentos é um dos principais pilares dessa transformação. Com a Célula, você pode ter certeza de que sua empresa estará atualizada com as melhores práticas em gestão de documentos e tecnologias digitais. Entre em contato com a nossa equipe e conheça os nossos serviços

Devo digitalizar os processos documentais do Recursos Humanos?

O departamento de Recursos Humanos, também conhecido como Gestão de Pessoas ou Departamento Pessoal, necessita de uma gestão de documentos bem direcionada, visto que é responsável pela movimentação de grande parte dos documentos de uma empresa. Esse departamento lida diariamente com documentação pessoal de funcionários, informações sobre admissões e demissões, horas trabalhadas, folha de pagamento, alterações salariais, jornadas, entre outros.

Existem alguns desafios que esse departamento enfrenta para conseguir gerenciar a imensa quantidade de documentos circulando. Um deles é a falta de atualização dos documentos. É necessário que o departamento de Recursos Humanos mantenha os formulários dos funcionários com os documentos atualizados. Empresas com um número muito grande de funcionários podem ter dificuldades em manter essa atualização de dados e terem problemas com a justiça trabalhista. 

Outra dificuldade enfrentada por alguns departamentos é a falta de adaptação ao atual cenário de transformação digital. Uma organização que não automatiza os seus processos tende a ter mais problemas com a perda de documentos importantes e sensíveis, gerando custos para o negócio com as multas desse tipo de processo. Neste sentido, processos como a digitalização dos arquivos podem trazer mais segurança e estabilidade na gestão dos documentos. 

Neste blogpost, você irá entender melhor como a digitalização pode ajudar o seu departamento de Recursos Humanos a melhorar a gestão de documentos e ficar atualizado com o atual cenário de transformação digital. 

Quais os benefícios da digitalização de documentos? 

A digitalização é apenas um dos processos da gestão de documentos, que inclui todos os processos implementados na organização que buscam garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos arquivos necessários para o bom funcionamento da organização. Uma boa gestão documental ajuda a simplificar o uso dos documentos no dia a dia. 

Além da digitalização, a gestão de documentos compreende processos como coleta dos documentos, indexação dos arquivos, buscando facilitar o acesso no dia a dia e também a guarda, seja ela em local físico ou servidor, no caso dos arquivos digitalizados. 

Muitas vezes, o processo de digitalização dos documentos é complexo e oneroso e muitas organizações optam pela terceirização. Algumas empresas, como a Célula, oferecem um serviço completo de gestão de documentos. Com isso, a sua empresa consegue reduzir os custos operacionais de uma forma ampla, com confiabilidade e segurança. 

Conheça os benefícios da implementação da digitalização:

Classificação e armazenamento

Na Célula, após os documentos serem digitalizados, eles são classificados e armazenados em um software específico, o GED Célula. Com isso, os arquivos podem ser facilmente localizados, através de uma série de critérios, como nome, data, dentre outros indexadores. 

Além de reduzir custos com perda e reimpressão de documentos, esse processo aumenta a produtividade, garantindo maior facilidade de acesso. Com isso, seus colaboradores podem focar em atividades importantes para o seu negócio, ao invés de perder tempo buscando os arquivos necessários para a realização das atividades. 

Segurança e proteção dos arquivos digitais

Para garantir ainda mais economia e segurança para os seus documentos, algumas empresas contam com softwares específicos para o armazenamento. É o caso da Célula, que conta com o GED Célula. O software possui diversos recursos que ajudam a garantir a segurança dos seus documentos

Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa. 

Acessibilidade e praticidade

Na Célula, os documentos digitalizados passam por um processo de indexação, como já comentado. Eles são separados por tipologia, facilitando a sua localização. Além disso, a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS

Adaptação ao cenário digital

Além de garantir economia a médio e longo prazo, a digitalização dos documentos coloca sua empresa na esteira da transformação digital. Estamos vivendo um período de transição para o digital, impulsionado pela pandemia de COVID-19. Em um mundo cada vez mais digital, os documentos nesse formato passam a ser, cada vez mais, oficiais, reconhecidos e obrigatórios. A própria legislação vem se adaptando, como é o caso da MP da Liberdade Econômica

Conheça os serviços da Célula!

A digitalização traz uma série de vantagens para a sua empresa! Conte com a Célula para ajudar a sua empresa nesse processo! Todos os seus documentos serão digitalizados usando a tecnologia de ponta OCR e opcionalmente podem estar associados à certificação digital ICP Brasil, para garantir validade legal e jurídica.

Entre em contato com a nossa equipe e transforme a gestão de documentos da sua empresa!

2022: um ano de transição

2022 foi um ano de grandes mudanças no cenário corporativo. Tivemos como principal tema o chamado “novo normal”. A nova realidade se acelerou com a pandemia, fazendo com que as empresas e organizações tivessem que se adaptar a um cenário de transformação digital acelerado e quebra de limites entre o trabalho físico e presencial e o remoto e online. Uma das principais questões neste cenário foi a adaptação a uma rotina mais híbrida de trabalho, alternando entre as atividades presenciais e remotas. 

Um ambiente de trabalho mais híbrido gera novas demandas por parte da gestão de documentos. Começamos a falar de forma mais ativa sobre a gestão híbrida de documentos, que busca gerenciar tanto os arquivos físicos, quanto os documentos online. A digitalização começou a ser mais bem aceita, mesmo em serviços e organizações mais burocráticas. Cada vez mais, é necessário ter um acesso fácil, prático e, sobretudo, rápido às informações do seu negócio. 

Nessa conjuntura, a Célula se destaca com a sua expertise na gestão de documentos, com uma ampla gama de serviços que se adaptam a este cenário de transformação digital. Em 2022, a empresa completou 18 anos, sempre mantendo a qualidade dos serviços, personalização das soluções e o atendimento de qualidade. 

Se você está buscando adaptar a sua empresa ao “novo normal”, a Célula é a solução ideal. Conheça um pouco mais dos serviços que vão modernizar a sua gestão de documentos. 

Modernize a sua gestão de documentos com a digitalização!

Desde 2020, com a publicação do Decreto 10.278/2020, a digitalização de documentos públicos e privados, assim como a terceirização desse serviço, foi regulamentada. O decreto veio para desburocratizar processos e assegurar a autoridade e integridade dos documentos digitalizados. Entre outros pontos, o decreto estabelece padrões técnicos mínimos que devem ser seguidos à risca.

É muito importante que você verifique se os seus documentos seguem esses padrões exigidos. Algumas empresas acabam optando pela terceirização desse tipo de demanda. Nesse caso, é essencial verificar se a empresa terceirizada está atenta aos critérios da legislação atual. 

A digitalização traz uma série de benefícios para a sua empresa, tais como:

  • Redução do consumo de papel e gastos com impressão;
  • Segurança e proteção dos arquivos;
  • Adaptação ao novo cenário de transformação digital. 

O processo de digitalização de documentos requer organização, equipamentos adequados e equipe especializada a fim de garantir um serviço eficiente, de qualidade e responsável, com ótimos resultados. Há 18 anos no mercado, a Célula é uma empresa especializada em gestão de documentos e tem um rigoroso processo de digitalização que possui quatro etapas principais: coleta e separação dos arquivos, qualificação, organização e armazenamento na plataforma de Gerenciamento Eletrônico de Documento (GED) da Célula

Um dos diferenciais da Célula é o uso do OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres na digitalização. Essa tecnologia auxilia no processo de digitalização, transformação e leitura das imagens em conteúdo pesquisável através de formatos já conhecidos, como DOC, PDF e XLS.

Facilite o acesso aos seus arquivos com o GED Célula

Após a digitalização, é necessário que os seus arquivos estejam armazenados em um local que traga segurança para os documentos, seja de fácil acesso e permita a busca de forma prática e simples. A Célula possui uma solução exatamente desta forma para você modernizar a gestão de documentos da sua empresa: o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) Célula. 

O GED Célula é um software de gerenciamento eletrônico de documentos. Ele traz segurança, com possibilidade de configuração de diversas permissões de acesso. 

Esse software ajuda a trazer mais facilidade e praticidade na gestão de documentos no seu dia a dia. Sabe aquele dia que você perde horas tentando achar um documento que ninguém sabe onde foi guardado? No GED Célula, é possível achar o arquivo que você precisa de forma prática e rápida. O sistema conta com uma busca através de diversos indicadores, como nome e data, entre outros. Isso ajuda a melhorar a produtividade do seu negócio: menos tempo procurando documentos, mais tempo realizando as atividades necessárias para o bom funcionamento da sua empresa!

Inicie 2023 com uma gestão de documentos renovada!

Este novo cenário de transformação digital que estamos vivendo demanda uma gestão de documentos mais moderna, fácil e prática. Com isso, você consegue aumentar a produtividade e se adaptar às necessidades do mercado. Escolha uma solução que se adapte ao seu contexto. A Célula possui serviços personalizados para atender todos os tipos de negócios. Entre em contato com a nossa equipe e inicie 2023 com uma gestão de documentos renovada! 

GED e Digitalização: entenda como essas soluções da Célula trazem mais eficiência na gestão de documentos da sua empresa

O final do ano se aproxima e muitas empresas e organizações passam por problemas na gestão dos documentos acumulados ao longo desse período. O que deve ser guardado? O que pode ser jogado fora? Esse tipo de decisão afeta diretamente a regularidade da sua instituição perante os órgãos fiscalizadores. Outro ponto que costuma causar muita dor de cabeça é escolher qual será o espaço destinado à guarda dos documentos e verificar quais serão os responsáveis por organizá-los. 

Com o intuito de facilitar essa gestão de documentos, algumas organizações optam pela terceirização desse serviço, com a contratação de empresas especializadas. A Célula é uma dessas empresas, com  experiência em gerenciar os arquivos necessários para o bom funcionamento da sua organização, ajudando a reduzir a circulação de papel, através da digitalização e da guarda física de documentos em galpões especiais, e melhorar a produtividade, por meio de um software específico de gestão de documentos, o GED Célula

Nesse texto, você vai entender como o GED Célula, utilizado em parceria com o serviço de digitalização, ajuda a tornar a gestão de documentos da empresa mais eficiente. 

GED Célula e digitalização: mais eficiência e modernidade na sua gestão de documentos

GED Célula

Ambiente seguro e personalizável

O GED Célula é um software de gerenciamento eletrônico de documentos. Todos os documentos disponibilizados na plataforma estão armazenados em um ambiente seguro, com a possibilidade de configuração de diversas permissões de acesso de acordo com o  perfil de cada usuário do cliente. A personalização dos serviços é um dos diferenciais da Célula: no GED Célula, por exemplo, além dos perfis de acesso, também é possível personalizar os horários e dias permitidos para visualizar os arquivos. 

Pesquisa inteligente

Esse software ajuda a trazer mais facilidade e praticidade na gestão de documentos no seu dia a dia. Sabe aquele dia que você perde horas tentando achar um documento que ninguém sabe onde foi guardado? No GED Célula, é possível achar o arquivo que você precisa de forma prática e rápida. O sistema conta com uma busca através de diversos indicadores, tais como nome e data. Isso ajuda a melhorar a produtividade do seu negócio: menos tempo procurando documentos, mais tempo realizando as atividades necessárias para o bom funcionamento da sua empresa!

Um ponto positivo da pesquisa inteligente do GED Célula é a possibilidade de personalizar a busca, através da escolha dos indicadores mais utilizados pela sua empresa. Precisa achar os documentos através das datas? É possível colocar esse critério. Na sua empresa, a maneira mais prática de encontrar os documentos é através do nome? Simples! Basta personalizar no GED Célula. 

Digitalização

Adaptação ao ambiente digital 

Com a transformação digital, impulsionada pela pandemia de COVID-19, os órgãos fiscalizadores começaram a exigir a digitalização de diversos documentos necessários para o funcionamento da empresa. Por outro lado, muitas empresas também têm adaptado muitos dos seus processos para o ambiente digital, exigindo a circulação de documentos eletrônicos. 

Nesse sentido, a digitalização dos documentos da sua empresa ajuda a torná-la mais moderna e adaptada aos processos exigidos no mundo atual. 

Liberação de espaço físico

A digitalização reforça a segurança dos seus documentos. Os arquivos físicos podem acabar sendo danificados, por conta do manuseio constante ou mesmo por não serem devidamente armazenados. Outro ponto positivo é a redução da circulação de papel na sua empresa e liberação do espaço físico anteriormente destinado à guarda física dos documentos. 

OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres

Além da digitalização feita com recursos tecnológicos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave, também realizamos, opcionalmente, a busca via Reconhecimento Óptico de Caracteres, que proporciona a pesquisa por palavras ou frases que estão no texto.

Essa tecnologia auxilia no processo de digitalização, transformação e leitura das imagens em conteúdo pesquisável, tanto através de nosso software de Gestão Eletrônica de Documentos, quanto em formatos já conhecidos, como DOC, PDF e XLS.

Dessa forma, fica mais fácil encontrar o conteúdo de diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Guarda digital: digitalização e GED Célula trabalhando em conjunto pela sua empresa

Na guarda digital, a digitalização, em conjunto com o GED Célula, ajudam a trazer mais segurança, agilidade e praticidade no dia a dia da sua empresa. Conheça como é feita a implementação: 

1. Documento

É gerado no cliente. Notas fiscais, contratos, movimento de caixa, pastas de funcionários e qualquer outro documento relevante para o cliente é separado para a coleta dos mesmos. O transporte pode ser feito pela Célula ou pelo próprio cliente. O cliente decide de quanto em quanto tempo deseja enviar seus documentos para a Célula;

2. Coleta

A coleta é agendada, o protocolo é feito para controle da retirada dos documentos e o transporte é realizado em veículo próprio da Célula. Opcionalmente, o cliente também pode fazer o transporte dos documentos, sob sua responsabilidade;

3. Preparação

Todos os documentos e caixas recebem uma etiqueta de identificação de código de barras. Se o cliente optar pela digitalização, todo o material metálico como clips e grampos também são retirados para permitir o processo;

4. Indexação

Todos os documentos são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Os mesmos são digitados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma única e ágil depois de implantados;

5. Digitalização dos Documentos

Os documentos selecionados são digitalizados em scanners de produção ou formatos especiais como plantas, livros encadernados e afins. Após este processo, os mesmos se encontram disponíveis no GED Célula para consulta on-line, 24 horas por dia, 7 dias por semana. 

Traga mais segurança e eficiência na gestão de documentos da sua empresa com a Célula!

Agora que você conhece esses serviços e sabe como eles podem trabalhar em conjunto para melhorar a produtividade da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe para implementar no seu negócio! 

Como a Célula se adapta aos diversos tipos de segmentos

Grande parte das empresas lidam diariamente com documentos, sejam eles planilhas, prontuários, recibos, projetos, entre muitos outros. Sabemos que a guarda de documentos na própria empresa, seja ela grande ou pequena, pode ser complicada, devido às adversidades que encontramos na rotina de trabalho. 

Atualmente todas as empresas têm de lidar com o tratamento de documentos que, muitas vezes, já nascem no formato digital. Muitas organizações e microempreendedores encontram dificuldades para guardar ou armazenar esses arquivos, pois esse é um processo que exige cuidado e atenção. Com isso, a gestão dos documentos pode acabar ficando em segundo plano em meio a todos os afazeres diários. 

Uma maneira de melhorar a organização dos documentos digitais é através da digitalização. Além de ser um serviço que traz enorme diferencial nos fluxos do dia a dia, ela também contribui para a redução de custos de seu negócio. 

Por esses motivos, a digitalização de documentos é fundamental para agilizar processos e facilitar a gestão dos seus arquivos. Vale lembrar que a gestão documental é um trabalho essencial na rotina de uma empresa e esse método tem se tornado cada vez mais comum em ambientes corporativos. 

Para facilitar o seu trabalho e ter mais tempo para focar nas atividades essenciais do seu negócio, muitas organizações têm investido na terceirização dos processos de gestão documental. No entanto, muitas empresas encontram dificuldades para conseguir uma solução que atenda aos requisitos e dinâmicas próprias do seu segmento de atuação. 

Nesse sentido, a Célula possui um diferencial, visto que possui soluções personalizadas para atender a diversos segmentos. 

Quais os benefícios da terceirização da gestão documental? 

Acessibilidade e praticidade são alguns pontos de melhoria que essa ação traz consigo. No entanto, também é uma forma de manter seu negócio atualizado e páreo às demais empresas de seu ramo no mercado. Isso porque a gestão documental, em especial a digitalização dos documentos, deixa sua organização mais alinhada à transformação digital.

Esse tipo de decisão traz uma série de benefícios, como a economia de espaço para guarda física de documentos, conservação e preservação, além de agilidade operacional

A Célula é uma empresa de gestão de documentos que pode auxiliar a sua empresa na gestão híbrida de documentos. Possui experiência tanto na guarda de arquivos físicos, quanto no armazenamento de arquivos digitais.

Guarda de Documentos da Célula

Na Célula, oferecemos um serviço completo de gestão de documentos que, além de contribuir para a rotina de sua empresa, reduz custos operacionais, com confiabilidade e segurança e influencia no aumento da produtividade da equipe.

Conheça alguns benefícios:

  • Liberação de espaço físico
  • Liberação de mão-de-obra
  • Documentos entregues em até 24 horas (3 horas, se emergencial)
  • Galpão construído especialmente para este fim com monitoramento de temperatura
  • Local com segurança 24 horas monitorado por câmeras e alarme
  • Digitalização
  • Acesso ao acervo via GED Célula. 

Atuamos em diversos setores, como: arquitetura e engenharia, comérciocomunicação, educação, indústria, saúde, setor público, transporte, entre outros. Cada segmento possui uma solução personalizada de acordo com as suas necessidades. Por exemplo: a solução da Célula para as empresas de arquitetura e engenharia inclui a digitalização das plantas e desenhos técnicos.

Tudo isso é feito de forma que seus dados permaneçam em sigilo e seu negócio não seja exposto. Além disso, seus arquivos são separados de acordo com sua tipologia e a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS.

Modernize sua empresa, opte pela gestão documental

A gestão documental feita pela Célula atende os requisitos legais e técnicos. A digitalização, por exemplo, possui uma série de critérios exigidos pela legislação. Para se adequar, conte com uma empresa especializada no assunto.

A Célula possui 18 anos de experiência em gestão documental, possibilitando redução de custos, facilidade e segurança no acesso dos seus arquivos. Entre em contato com a nossa equipe.

Como a Célula oferece praticidade e economia para pequenas empresas

A decisão de empreender e iniciar uma pequena empresa pode ser uma tarefa que garante maior autonomia e flexibilidade, mas também exige muita disciplina e força de vontade. Existem diversos percalços que podem aparecer nesse processo.  Uma das principais dificuldades encontradas por quem possui ou trabalha em um microempreendimento é conseguir fazer uma boa gestão dos documentos. Como organizar os seus arquivos, garantindo praticidade e agilidade no seu dia a dia? Confira neste blogpost. 

Desafios da gestão de documentos em pequenas empresas

Algumas empresas podem encontrar grandes entraves burocráticos por conta da falta de organização dos seus arquivos. Vale lembrar que muitos dos comprovantes de pagamentos devem ser guardados por um prazo determinado pela legislação. É muito importante que você se mantenha atento a essas obrigações para que você não tenha de lidar com contratempos, como multas ou até mesmo a perda do seu CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. 

Uma das obrigações para manter o seu cadastro ativo é o pagamento mensal das guias do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). É muito importante que os comprovantes de pagamento do DAS sejam guardados. Para isso, é muito importante que você saiba o tempo de guarda do documento

Além disso, é preciso ficar atento às notas fiscais emitidas. Alguns estabelecimentos possibilitam a emissão de nota fiscal eletrônica, o que garante maior segurança e facilidade no processo. No entanto, alguns clientes podem exigir a nota fiscal física. Isso acaba gerando tipos variados de documentos, físicos e digitais, e exigindo uma gestão híbrida dos documentos

Muitas vezes, é necessário lidar com um grande volume de outros documentos circulando, tais como relatórios, planilhas e recibos. A perda ou dificuldade de localizar esses documentos no momento de necessidade pode causar atrasos e acabar reduzindo a produtividade da sua equipe. Várias organizações ainda possuem o processo de organizar e guardar os seus documentos impressos. No entanto, esse tipo de operação vem, cada vez mais, sendo substituído pela digitalização. Além de ajudar a reduzir custos, ela é uma ótima estratégia para garantir o fácil manuseio e localização dos arquivos necessários para o seu dia a dia. 

A terceirização da gestão de documentos pode ser uma possibilidade que traz praticidade e economia para pequenas empresas. A Célula possui mais de 18 anos de experiência na área e possui soluções personalizadas para pequenos negócios, com um ótimo custo benefício. Muitas pessoas acreditam que o gerenciamento dos arquivos não é um serviço que vale a pena para empresas de menor porte, mas a terceirização desse processo traz uma série de vantagens para a sua organização. 

Quais os benefícios da terceirização da gestão de documentos em pequenas empresas?

Redução de custos

A Célula possui um serviço de digitalização que pode ajudar a sua pequena empresa a reduzir os custos com papel, necessário para a impressão dos documentos. Além disso, os custos com impressão também serão reduzidos. O resultado final é a redução da circulação de papel no escritório, tornando o dia a dia mais prático e organizado. 

Fácil acesso e manuseio

Após os documentos serem digitalizados, eles são classificados e armazenados em um software específico, o GED Célula. Com isso, os arquivos podem ser facilmente localizados, através de uma série de critérios, como nome, data, dentre outros indexadores. Além disso, a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS

Isso ajuda a reduzir custos com perda e reimpressão de documentos e aumenta a produtividade, garantindo maior facilidade de acesso. A sua equipe ganha mais tempo para se dedicar às atividades do seu negócio. 

Segurança e proteção dos documentos da sua pequena empresa

O software de armazenamento da Célula, o GED Célula, possui diversos recursos que ajudam a garantir a segurança dos seus documentos, como criptografia e assinatura digital, dentre outros. 

Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa. 

A Célula possui experiência comprovada de mais de 18 anos na gestão de documentos. Contando com os serviços de guarda física e digital, digitalização de documentos, GED Célula, BPO, dentre outros, é possível atender todas as suas demandas de gestão documental em um único lugar. Entre em contato e saiba mais sobre a solução específica para a sua necessidade!

Como funciona a guarda de documentos terceirizada?
Galpão Célula

A gestão dos documentos da empresa é uma atividade que garante uma série de benefícios para a organização. Um desses benefícios é a agilidade na hora de achar o que você precisa, economizando tempo e melhorando a produtividade. No entanto, para manter os documentos organizados é necessário um espaço disponível para alocá-los

Muitas empresas não possuem um local específico para guardar os arquivos e podem acabar sendo prejudicadas por isso. Comprovantes e relatórios importantes podem ser perdidos. A dificuldade em achar um documento pode acabar fazendo com que os colaboradores percam muito tempo e reduzam a sua produtividade. 

Contudo, existem algumas empresas, como a Célula, que oferecem serviços de guarda de documentos. Com isso, os arquivos necessários para o bom funcionamento da sua organização podem ser acessados, de forma fácil e prática, sem demandar o esforço de conseguir alocar um espaço específico na sua empresa. 

Nesse artigo você vai entender como funciona a guarda de documentos terceirizada e entender quais as vantagens desse tipo de serviço para a sua organização. 

Entenda como funciona a guarda de documentos terceirizada

A guarda de documentos terceirizada é um serviço ideal para empresas que não possuem espaço ou mão de obra para a alta quantia de documentos que possuem. A tarefa de manter os arquivos organizados, limpos e acessíveis é difícil de ser executada com a qualidade necessária.

A Célula conta com um espaço de armazenamento com gerenciamento de risco. Isso ajuda a garantir a segurança e a preservação dos documentos. Os arquivos podem ser digitalizados e, então, acessados através de um software de gerenciamento eletrônico de documentos, o GED Célula. Todos os arquivos são disponibilizados em alta qualidade e a plataforma conta com inúmeras funcionalidades que ajudam a aumentar ainda mais a praticidade. 

Caso seja necessário a versão física de um documento, a Célula conta com um serviço de entrega específico. O prazo para a remessa do arquivo é de até 24 horas.

Etapas do processo de coleta de documentos na Célula

  1. Documento

Todos os documentos relevantes para a sua empresa são separados para que sejam, posteriormente, coletados. O transporte desses documentos pode ser feito pela empresa ou pela Célula. Essa etapa se repete continuamente, ou seja, todas as vezes em que há a criação de novos arquivos eles serão coletados e guardados.  A frequência do envio desses documentos pode ser definida pela organização. 

  1. Coleta

Como especificado, esse é um serviço que pode ser feito pela própria empresa. Nos casos onde a organização opta que a coleta seja feita pela Célula, a data é agendada e o transporte é feito por um veículo próprio, com a disponibilização de um protocolo para o controle da retirada dos documentos. 

  1. Preparação

Todos os documentos e caixas com os documentos recebem uma etiqueta de identificação com código de barras, garantindo segurança. Caso a sua empresa opte pela digitalização, a Célula realiza a retirada de todos os materiais metálicos dos arquivos, tais como clips e grampos. 

  1. Indexação 

Essa etapa garante a facilidade do acesso aos documentos. Todos eles são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades. Alguns indexadores são definidos, respeitando essas classificações. Com isso, os arquivos podem ser localizados mais facilmente no GED Célula. 

  1. Digitalização (serviço opcional)

Essa é uma etapa que a sua empresa pode optar ou não por fazer. Caso a sua organização opte pela digitalização, os documentos selecionados serão digitalizados em scanners de produção ou formatos especiais como plantas, livros encadernados e afins. Após este processo, os arquivos são disponibilizados no GED Célula para consulta on-line, 24 horas por dia, 7 dias por semana!

  1. Implantação

Nessa etapa, a caixa com os documentos recebe a etiqueta com a posição do seu futuro endereço físico na estante. 

  1. Guarda terceirizada

Ao final de todas essas etapas, a caixa é alocada numa estante especialmente construída para esse propósito. Esta estante fica dentro de um galpão especial com segurança e monitoramento 24 horas. 

Quais os benefícios da guarda de documentos terceirizada?

Liberação de espaço físico e mão de obra

Com a guarda de documentos sendo terceirizada, a sua empresa terá mais disponibilidade de espaço físico e mão de obra. Não será necessário um local específico para guardar os documentos da organização, nem uma pessoa responsável por separar e organizar esses arquivos. 

Segurança dos dados e conformidade

A contratação de uma empresa específica para a guarda de documentos ajuda a sua empresa a manter a conformidade às regras de armazenamento de arquivos. Outro benefício é a segurança dos seus dados, garantida pelo armazenamento em um local específico, com toda a infraestrutura necessária. A preocupação com a perda de documentos deixa de existir. 

Redução de custos

A contratação de um serviço específico de guarda de documentos ajuda a reduzir os custos da sua empresa. Você consegue otimizar o espaço físico da sua organização, devolvendo o ambiente que era utilizado para a guarda dos arquivos, como no caso de self storages e, com isso, reduzindo os custos com aluguel. A redução também pode ser verificada ao analisar os custos necessários com uma equipe responsável pela organização dos arquivos. 

Conheça a Célula!

A Célula é uma empresa de gestão de documentos, com 18 anos de experiência na área. Caso você esteja passando por problemas com a guarda dos documentos da sua empresa, nós contamos com a solução ideal para o seu negócio! Entre em contato com a nossa equipe e saiba mais sobre a guarda terceirizada de documentos!