Célula promove evento para discutir transformação digital

Digital Day acontece dia 25 de julho, no Trade Hotel, em Juiz de Fora.

Célula promove evento para discutir transformação digital | Digital Day 2019

Em um mundo cada dia mais digital e conectado, é importante estar atento às inovações para não ficar para trás e tirar proveito das novidades. Pensando nessa realidade, a Célula realiza o Digital Day, um evento que vai apresentar iniciativas relacionadas a esse tema, aplicadas nos mais diversos segmentos, como Saúde, Direito, Gestão de Processos e Setor Público.

Além das palestras, o evento proporciona o networking e troca de experiências, para que o público possa entender como a transformação digital pode afetar suas vidas e profissões.

Confira a programação completa:

13h – Credenciamento

14h10 – Débora Marques – Inovação e Transformação Digital – CRITT/UFJF

15h – Thiago Figueiredo – Da Área Automotiva aos Cuidados de Saúde: O Futuro Chegou? – Santa Casa Juiz de Fora

15h50 – Rômulo Veiga – Desenvolvimento Econômico em Sinergia com Cidades Inteligentes – Prefeitura de Juiz de Fora

16h40 – Coffee Break

17h – Luiz Felipe Mendes – Tecnologia Aplicada à Processos – Célula Gestão de Documentos

18h – Pablo Gomes – L.G.P.D. (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais) – Escritório Melo Campos Advogados

19h – Encerramento

Como se inscrever?

As inscrições no Digital Day são gratuitas e podem ser feitas pela internet no link: www.celula.net.br/digital-day-2019. O evento é voltado para colaboradores de todas as áreas que são impactadas pelo uso da tecnologia, em qualquer segmento, além de, empresários, estudantes e público geral interessado em acompanhar a transformação digital nas empresas.

Encontro de Franquias

Juntamente ao Digital Day, a Célula promove também o seu 3º Encontro de Franquias. Este encontro com os franqueados tem por objetivo fornecer treinamentos e promover debates sobre os produtos, oportunidades e perspectivas de negócio, buscando aprimorar constantemente os serviços oferecidos em todas as unidades. Representantes das diversas unidades espalhadas pelo país já confirmaram presença.

Continue acompanhando nossas novidades aqui no blog!

Qual é a frequência de atualização dos dados ideal para RH?
Qual é a frequência de atualização dos dados ideal para RH?

Alguns documentos têm uma alta frequência de atualização, já outros demandam menos esforço de atualização e, portanto, têm menor prioridade no gerenciamento diário de documentos.

O departamento de recursos humanos, que também recebe o nome de departamento de gestão de pessoas ou até mesmo departamento pessoal, é responsável por grande parte da movimentação de documentos dentro de uma empresa. Ele lida diariamente com documentação pessoal de funcionários, informações sobre admissões e demissões, horas trabalhadas, folha de pagamento, alterações salariais, jornadas entre outros.

O grande risco para gestores e funcionários desse departamento é não ter um fluxo de atualização bem estruturado e principalmente, um registro organizado dessas atualizações. Sem esse registro é comum que, no dia a dia, os documentos de baixa prioridade e baixa demanda de atualização passem na frente de documentos com maior demanda e prioridade. Outro problema, que é um sintoma muito comum dessa falta de organização, é a perda de documentos.

Como evitar a desorganização e perda de documentos?

O principal é ter um workflow que descreva tanto as etapas de atualização dos documentos quanto os procedimentos de registro dessas atualizações. A definição desses procedimentos deve levar em conta o volume  de trabalho, tempo para cada atividade e ciclo de repetição.

Atualmente no mercado já existem sistemas que automatizam esse workflow, organizam as atualizações em ordem de prioridade e frequência e ainda separam os documentos por funcionário e setor.

Investir em gestão de documentos é essencial

Além disso, para empresas com faturamento anual superior a 78 milhões, o governo federal desenvolveu e implementou o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (E-social). Esse sistema surgiu com o foco em integrar informações relativas às obrigações trabalhistas de cada uma das empresas registradas.

O e-social reúne as principais obrigações trabalhistas que precisam ser monitoradas por todas as empresas:

  1. CAGED ― Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT.
  2. CAT ― Comunicação de Acidente de Trabalho.
  3. CD ― Comunicação de Dispensa.
  4. CTPS ― Carteira de Trabalho e Previdência Social.
  5. DCTF ― Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.
  6. DIRF ― Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.
  7. Folha de pagamento.
  8. GFIP ― Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.
  9. GPS ― Guia da Previdência Social.
  10. GRF ― Guia de Recolhimento do FGTS.
  11. LRE ― Livro de Registro de Empregados.
  12. MANAD ― Manual Normativo de Arquivos Digitais.
  13. PPP ― Perfil Profissiográfico Previdenciário.
  14. QHT ― Quadro de Horário de Trabalho.
  15. RAIS ― Relação Anual de Informações Sociais.

Essa mudança na captação de documentos demanda dos departamentos de RH maior organização, agilidade e, claro, cópias digitais de todos os documentos atualizados.

Qual é a frequência de atualização dos dados ideal para RH?

Quais os documentos mais comuns e qual o prazo de atualização de cada?

Prazo de guarda: 2 anos – atualização única

  • Rermo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT);
  • Aviso Prévio;
  • Pedido de Demissão.

Prazo de guarda: 3 anos – atualização anual

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a contar da data do envio ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Prazo de Guarda e atualização: 5 anos – atualização mensal

  • Acordo de compensação de horas;
  • Acordo de prorrogação de horas;
  • Controle de ponto;
  • Atestado médico;
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Mapa Anual de Acidente de Trabalho;
  • Processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
  • Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);
  • Autorização para descontos não previstos em Lei;
  • Documentos relativos à retenção de impostos sobre o prestador de serviços;
  • Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional;
  • Comunicação de Dispensa (CD) e Requerimento do Seguro Desemprego (SD);
  • Recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono, 13º, férias;
  • Documentos do vale-transporte e alimentação (pedido, recibo de entrega, dentre outros).

Prazo de Guarda: 10 anos – variável

  • Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP;
  • Comprovante de Retenção do INSS;
  • Folha de pagamento;
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Afastamentos.

Prazo de Guarda: 20 anos – atualização variável

  • Exames Médicos (admissional, periódicos e demissional);
  • Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
  • Comprovação de entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).

Prazo de Guarda: 30 anos – atualização anual

  • Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).

Prazo de Guarda: Indeterminado

  • Contrato de Trabalho;
  • Livro ou ficha de registro de empregados;
  • Livro de registro da CIPA.
Qual é a frequência de atualização dos dados ideal para RH?

Bônus: Solução ideal para gestão de documentos mais eficaz e segura

A Célula entende a importância da gestão de documentos dentro das empresas. Com 15 anos de atuação, a empresa pode adaptar e criar as soluções que melhor atendem os diversos setores do mercado. Com o setor de recursos humanos não poderia ser diferente.

A Célula oferece o sistema de RH- Ativo.Os dossiês ou pastas funcionais são digitalizados em com tecnologia OCR, que torna o conteúdo do documento pesquisável. Ou seja, os documentos podem ser encontrados a partir de palavras – chave, códigos, número de identificação, CPF e etc.

Além disso, após o processo de digitalização, os documentos ficam indexados e organizados em ambiente http seguro, online 24h, com registro de acesso e definição de hierarquia de utilização e acesso aos documentos, com a funcionalidade compartilhamento entre filiais.

Com isso a empresa ganha agilidade para organizar, atualizar e guardar seus documentos, além da facilidade para a prestação de contas e adição de documentos posteriores.

Entre em contato com nossos especialistas e descubra como RH-ativo pode ajudar o seu setor de RH.

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Nota fiscal eletrônica: quais são os diferentes tipos?
Nota fiscal eletrônica: quais são os diferentes tipos?

NF-e, DANFE, XML… são muitos os termos que fazem parte do cotidiano de quem trabalha com Nota Fiscal Eletrônica. Mas você sabe qual é a diferença entre cada um deles? Neste texto, vamos explicar cada modelo do documento e como realizar uma gestão eficiente e segura. Continue lendo!

DANFE e NF-e: qual a diferença?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu como uma alternativa mais econômica e segura para as empresas que os modelos de papel, além de ser mais fácil de armazenar. Ela também traz benefícios no momento da fiscalização pela Receita Federal, pois garante um maior acompanhamento das operações de emissão do documento em tempo real.

O formato em que as NF-e são emitidas é o XML, que só pode ser lido através do site da Secretaria de Estado da Fazenda (SEFAZ) ou de software específicos, como gerenciadores eletrônicos de documentos (GED). Ele é um arquivo exclusivamente digital, ou seja, só pode ser emitido e armazenado para fins legais de forma eletrônica. Além disso, ele tem um formato padrão para todo o Brasil e deve seguir as regras de escrituração fiscal.

Mas outro modelo que ficou bastante conhecido foi o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que gera bastante confusão por muitos acharem ser a mesma coisa que uma NF-e. Porém, vale ressaltar que são documentos diferentes e com valores fiscais distintos.

O DANFE é especialmente utilizado no caso de compras feitas on-line, sendo uma representação gráfica da NF-e.Ele deve ser obrigatoriamente impresso e anexado à mercadoria antes do transporte.

Entre as informações que podem ser identificadas no DANFE estão: emitente, destinatário, produtos e valores, além da transportadora que realizará a entrega e uma chave numérica (código de barras) com 44 dígitos que têm a função de ajudar na identificação da NF-e no site da SEFAZ.

Nota fiscal eletrônica: quais são os diferentes tipos?

Como fazer a gestão de notas fiscais eletrônicas?

A principal diferença entre esses dois documentos é que todos os dados contidos no DANFE devem estar no XML, porém, nem todas as informações que estão no XML estão no DANFE. Assim, podemos dizer que o DANFE é como uma versão simplificada ou um resumo da NF-e, porém sem valor fiscal.

Portanto, ele não precisa ser arquivado, ao contrário da NF-e, que deve ser armazenada por pelo menos cinco anos, tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador, para fins de fiscalização.

Apesar de não ser obrigatório, também é recomendável guardar o canhoto de entrega de mercadoria ou prestação de serviços. Assim, é possível comprovar a entrega da mercadoria mesmo que, por algum motivo, seu cliente alegue não ter recebido ou vice-versa.

O que garante a validade jurídica da NF-e é a assinatura digital do remetente e, para ter acesso ao arquivo XML, o comprador deve aguardar o envio pelo fornecedor por e-mail. Caso ele envie apenas uma versão do DANFE, é necessário digitar a chave numérica no site da SEFAZ e usar o Certificado Digital da empresa para baixar.

Nota fiscal eletrônica: quais são os diferentes tipos?

Portanto, para evitar dores de cabeça e não precisar passar por esse processo mais de uma vez, a melhor opção é fazer uso de um bom software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), como o da Célula, ideal para fornecedores e compradores que lidam diariamente com muitas NF-e.

Com tecnologia para gerenciar documentos físicos e digitais, o GED Célula não permite apenas o armazenamento, mas também a completa gestão desses arquivos, com acesso remoto de qualquer lugar com internet, através de computador, celular ou tablet.

Além disso, ele não dá motivos para preocupação com a leitura do formato de Nota Fiscal Eletrônica. O GED Célula não só é compatível com o XML, como também consegue reconhecer e preservar assinaturas digitais sem alterações no arquivo, permite anotações e buscas pelo conteúdo (desde a data de emissão até o status da nota) e é capaz de gerar o DANFE em tempo de execução.

Quer saber mais vantagens do GED Digital da Célula e como fazer uma gestão eficiente das suas notas fiscais e documentos? Clique aqui para entrar em contato com a Célula mais próxima de você e conheça nossas soluções.

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Teoria das Três Idades: o que são arquivos correntes, intermediários e permanentes?
Teoria das Três Idades: o que são arquivos correntes, intermediários e permanentes?

Todo documento passa por diversas fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Esse ciclo é sistematizado através da Teoria das Três Idades, que se baseia na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso.

Nessa teoria, os documentos são divididos em três fases: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes. Para falar mais sobre o assunto, convidamos a arquivista da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), Alessandra Germano. Confira abaixo:

Entenda como funciona o ciclo de vida dos documentos

Teoria das Três Idades: o que são arquivos correntes, intermediários e permanentes?

O início do Século XX é marcado pela crescente produção documental na esfera governamental norte-americana. Isto se evidencia na criação, em 1934, do Arquivo Nacional com um volume de cerca de um milhão de metros de documentos públicos federais sob sua custódia. A esse volume documental somava-se mais 60 mil metros por ano, chegando a 600 mil metros anuais com a ampliação do aparelho estatal durante a Grande Depressão e II Guerra Mundial. (NEDEL, HEYMANN, 2018, p.31)

Não era mais possível a manutenção de todo o volume documental produzido. Nesse contexto surge a teoria do ciclo de vida dos documentos, conhecida como Teoria das Três Idades, que cria condições de selecionar documentos de arquivo, dividi-los em fases distintas e eliminar os que não possuírem mais valor primário, ou seja, a “qualidade inerente às razões de criação de todo documento…” (ARQ-SP, 2012, p.83). Esta teoria hoje é mundialmente reconhecida e utilizada.

Os arquivos correntes, compostos por documentos que ainda tramitam ou estão em uso constante na administração, continuamente necessário às rotinas diárias fazem parte da primeira fase em questão.

A segunda fase é composta pelos arquivos intermediários. Os documentos transferidos ao arquivo intermediário já não possuem mais frequência de consulta, uso ou sequer tramitam, mas ainda possuem valor legal, probatório, fiscal, arquivístico e, portanto, não podem ser eliminados.

Por possuírem baixa frequência de uso os documentos em fase intermediária não precisam, necessariamente, estar no mesmo local físico onde funciona a administração, mas devem ser organizados, acondicionados, conservados e estarem aptos para uma rápida recuperação da informação em caso de consulta.

Os arquivos intermediários são também responsáveis por destinar os documentos sob sua custódia. Os conjuntos documentais que já tiverem cumprido seus prazos legais previstos nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTD podem ser preparados, listados e, com a aprovação de autoridade competente, eliminados.  Os documentos que não são passíveis de eliminação, também previstos nas TTD, adquirem um valor histórico-cultural e são recolhidos a um arquivo permanente, terceira fase do ciclo de vida, onde receberão um tratamento de conservação para a guarda definitiva.

Referências:
NEDEL, Letícia; HEYMANN, Luciana Quillet. Pensar os arquivos: uma antologia. Editora FGV, 2018.
ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS DE SÃO PAULO (ARQ-SP). Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: ARQ-SP, 2012. Versão bolso.

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Como preparar a sua empresa para uma auditoria fiscal?
Como preparar a sua empresa para uma auditoria fiscal?

As auditorias fiscais têm como principal função verificar e garantir o funcionamento do sistema tributário no país de forma correta e não-abusiva. E para explicar como preparar a sua empresa para uma auditoria fiscal, é muito importante entender seus objetivos e como ela funciona.

De maneira geral, essa é a principal forma que o governo tem de examinar e avaliar o planejamento tributário das empresas, além da eficiência e eficácia dos procedimentos e controles adotados pelas empresas para operação, pagamento e recuperação de impostos, taxas e outros ônus fisco-tributários que possam vir de bens e operações.

Então, não é difícil imaginar que uma larga lista de documentos é sempre exigida no período de fiscalização. O problema é que nem sempre as empresas têm uma gestão de documentos eficiente, que permita o fácil acesso a tantos arquivos de forma simples e rápida todos os anos.

Por isso, convidamos nossos parceiros da e-Auditoria, que são autoridade no assunto, para explicar melhor como preparar a sua empresa para uma auditoria fiscal. Confira o texto abaixo!

Monstros à solta

Antônio Lobo, Gerente de marketing da e-Auditoria

Como preparar a sua empresa para uma auditoria fiscal?

O que você faria se tivessem dois monstros procurando por almoço ao seu redor?

Correr ou enfrentar não são exatamente boas opções, pois o resultado provavelmente seria o mesmo, apenas variando o tempo para ser pego e digerido. A melhor alternativa, na verdade, é não chamar atenção dos bichos e deixar que eles saciem suas respectivas fomes em outro lugar.

T-Rex, o grande dinossauro caçador da pré-história, empresta o seu nome ao supercomputador do Fisco e a mortal Harpia, a maior e mais poderosa ave de rapina do Brasil, batiza o poderoso software da Receita. A dupla faz parte da solução que é utilizada pela fiscalização para detectar erros, irregularidades, inconsistências ou indícios de sonegação.

O método utilizado por este sistema para fiscalizar as empresas é a auditoria eletrônica. O contribuinte é obrigado a informar à Receita, através de arquivos digitais, todos os seus dados fiscais e contábeis. Esses arquivos são importados pelo sistema e sofrem diversos e complexos cruzamentos de dados, que podem resultar em autuações e pesadas multas, caso algum erro seja encontrado.

Diante deste cenário, faz muito sentido as empresas realizarem suas próprias auditorias antes de enviarem seus arquivos para o Fisco. Esta é a melhor maneira de minimizar o risco de problemas com o Governo em relação aos seus dados fiscais e contábeis. Felizmente, soluções de auditoria digital estão disponíveis online e a valores acessíveis para todo tipo de empresa. Inclusive, atualmente, com a 3ª geração de auditoria digital, um robô realiza todo o trabalho braçal que mais consumia tempo do profissional contábil. Este robô captura, carrega e audita os arquivos de maneira automática e depois notifica o usuário quando o trabalho está pronto. Na prática, isso significa, que é possível realizar múltiplos cruzamentos com diversos níveis de complexidade, para várias empresas ao mesmo tempo e sem impacto no tempo do profissional contábil.

No entanto, é importante não se esquecer da matéria prima necessária para a realização destas auditorias, os arquivos dos documentos fiscais eletrônicos e obrigações acessórias. Perder esses dados, por qualquer razão, inviabiliza a auditoria e deixa a empresa vulnerável às multas e autuações. O lugar mais seguro para o armazenamento desses dados é, sem dúvida, a nuvem. As informações guardadas na internet estão protegidas de qualquer dano que podem ocorrer com um dispositivo de armazenamento físico, como um HD ou pen-drive, por exemplo. A nuvem também é o local mais apropriado para ser o repositório e backup de documentos mais antigos, pois centraliza o local de armazenamento, facilita a gestão e acesso aos arquivos, o que permite a recuperação imediata destes quando for necessário.

Vale registrar que Hal, supercomputador que rastreia incoerências e realiza autuações automaticamente, veio se juntar ao time de T-Rex e Harpia. Ou seja, cada vez mais é imprescindível estar com todas informações corretas e auditadas antes de enviá-las ao Fisco. Os monstros estão de olho!

Prepare sua empresa para uma auditoria fiscal
Por que digitalizar plantas e arquivos CAD?
Por que digitalizar plantas e arquivos CAD?

Engenheiros e arquitetos lidam diariamente com inúmeras plantas, arquivos CAD e projetos de grandes formatos, além de diversos documentos burocráticos que podem afetar diretamente os fluxos de trabalho.

Os desafios gerenciais são muitos: monitorar qualidade, receber materiais, administrar documentos, regular equipamentos de segurança… os detalhes e burocracias de uma construção nunca acabam.

É aí que entra a digitalização e gestão de documentos. Já falamos muitas vezes da importância de ter arquivos administrativos em versões digitais, mas você sabe por que digitalizar plantas e arquivos CAD pode trazer tantos benefícios no dia a dia? Continue lendo esse texto e confira!

Vantagens de digitalizar plantas e arquivos CAD

Portabilidade e compartilhamento

A principal vantagem de digitalizar plantas e arquivos CAD é a facilidade de acesso e compartilhamento dos documentos.

Dessa forma, não é necessário carregá-los para todo lado em reuniões, vistorias e outros compromissos. Basta acessar um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) e conferir todas as informações, podendo, inclusive, fazer edições e deixar comentários e anotações no projeto.

Por que digitalizar plantas e arquivos CAD?

Armazenamento com mais segurança

Ao digitalizar plantas e arquivos CAD, você pode armazená-los de maneira mais adequada, sem a necessidade de manuseá-los frequentemente por qualquer motivo.

Assim, os documentos ficam mais seguros e não correm riscos de amassar, rasgar ou perder. Além disso, o acesso a eles fica restrito a pessoas autorizadas no GED, de modo que as informações também fiquem resguardadas.

Por que digitalizar plantas e arquivos CAD?

Praticidade e economia

Com a facilidade de acessar online todas as plantas e arquivos CAD, você não perde tempo procurando o que precisa em meio a uma pilha de documentos. Os arquivos são facilmente encontrados através de um sistema de palavras-chave e categorização.

Além da economia de tempo, você ainda economiza dinheiro ao reduzir a necessidade de se fazer repetidas cópias de um mesmo documento e espaço, podendo contratar um serviço de guarda terceirizada.

Ficou interessado em digitalizar plantas e arquivos CAD do seu escritório de arquitetura ou engenharia? Clique aqui para saber como funciona todo o processo de digitalização e entre em contato com a Célula para saber mais sobre essa solução.

Digitalize já as suas plantas e arquivos CAD! Clique aqui, entre em contato e conheça nossas soluções.
OCR: Transforme suas digitalizações em conteúdo pesquisável

Ter seus documentos digitalizados e bem armazenados garante integridade e durabilidade, além de proporcionar mais espaço físico para a sua empresa.

Mas não concorda que seria ainda melhor se, ao invés de apenas imagens, suas digitalizações tivessem o conteúdo pesquisável?

A tecnologia está cada vez mais presente em nosso dia a dia e é fundamental que as empresas façam uso disso para melhorar seus processos.

Uma das que merece atenção é a tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres, do inglês Optical Character Recognition).

Essa tecnologia auxilia no processo de digitalização, transformação e leitura das imagens em conteúdo pesquisável através de formatos já conhecidos, como DOC, PDF e XLS.

Dessa forma, fica mais fácil encontrar o conteúdo de diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Assim, a gestão de documentos da sua empresa pode ser feita com mais segurança e praticidade.

Quer saber mais sobre os benefícios do OCR? Continue lendo esse texto para saber mais sobre essa tecnologia!

O que é e como funciona o OCR?

Quando um documento é digitalizado, normalmente ele se transforma em uma imagem estática e, mesmo que contenha palavras ou textos relevantes, o computador não consegue fazer essa diferenciação.

Dessa forma, se você procura por um documento específico, vai depender exclusivamente do nome deste arquivo para encontrá-lo.

Já com o Reconhecimento Óptico de Caracteres, o texto é extraído da imagem e pode ser facilmente localizado através de ferramentas de busca.

Quais as vantagens do OCR para a sua empresa?

Economia de tempo, espaço, recursos… Além da busca facilitada, o Reconhecimento Óptico de Caracteres ainda tem muitos outros benefícios! Confira abaixo:

Conteúdo sempre preciso e atualizado

O OCR também permite que os arquivos sejam editados e atualizados. Assim, toda a equipe pode contar com dados sempre precisos e atualizados, que podem ainda ser rapidamente copiados e colados em outros documentos, se necessário.

Agilidade nos processos

Além de não perder tempo digitando novamente as informações do papel ou da imagem, o OCR permite o fácil compartilhamento dessas informações – seja enviando um trecho copiado do texto ou enviando inteiramente para seus colaboradores.

Segurança

Não podemos nos esquecer da principal vantagem de ter uma versão digitalizada de todos os seus arquivos – afinal, cópias físicas podem ser perdidas, destruídas e extraviadas.

Com seus documentos digitalizados com o Reconhecimento Óptico de Caracteres, eles podem ficar armazenados de forma mais econômica e segura.

Como é o OCR na Célula?

Além da digitalização feita com recursos tecnológicos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave, também realizamos, opcionalmente, a busca via Reconhecimento Óptico de Caracteres, que proporciona a pesquisa por palavras ou frases que estão no texto.

Essa tecnologia auxilia no processo de digitalização, transformação e leitura das imagens em conteúdo pesquisável, tanto através de nosso software de Gestão Eletrônica de Documentos, quanto em formatos já conhecidos, como DOC, PDF e XLS.

Dessa forma, fica mais fácil encontrar o conteúdo de diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais. É o que conta a Tribuna de Minas, principal jornal impresso da Zona da Mata Mineira, neste texto.

Para saber mais sobre nossos serviços de digitalização e Reconhecimento Óptico de Caracteres, entre em contato com a Célula mais próxima.

Célula: Há 15 anos fazendo da gestão de documentos a solução para a sua empresa


Comprovantes, notas fiscais, declarações de impostos, processos, fichas cadastrais, contratos… O número de documentos que as empresas precisam administrar diariamente cresce todos os dias.

Por isso, há 15 anos, a Célula encontrou na gestão de documentos um segmento que deveria ser mais explorado em prol de um dia a dia mais produtivo e prático para as empresas – e essa ideia se provou mais real a cada dia desde então.

No princípio, o grande carro-chefe da Célula era a guarda de documentos, a fim de liberar mais espaço nas empresas e permitir que seus colaboradores se dedicassem às suas atividades ao invés de perderem tempo procurando por arquivos.

Mas, com o tempo, a digitalização também se mostrou uma forte ferramenta que poderia facilitar às empresas circularem os documentos, e o melhor de tudo: sem riscos de perdas ou danos.

Assim, desenvolvemos nosso próprio software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e adotamos como meta ajudar empresas na transformação para a era digital. Afinal, uma gestão de documentos aplicada com eficiência pode trazer agilidade e economia financeira, de espaço e de papéis.

Com seis unidades espalhadas pelo país, hoje atendemos cerca de 200 clientes em oito estados, que vão desde clínicas e hospitais a empresas de engenharia, passando por jornais e instituições de ensino, que confiaram e encontraram no nosso serviço a solução para suas empresas.

A cada dia mais digitais e com mais novidades, nos orgulhamos em dizer que estamos mais próximos do nosso objetivo, batalhando por mais produtividade nas empresas e mais praticidade nos processos do dia a dia.

Nossos serviços e soluções em Gestão de Documentos

São diversos os serviços da Gestão de documentos que podem ajudar a sua empresa a alcançar suas metas e objetivos. Clique em cada um deles abaixo para saber mais.

Implantação de CEDOC;

Guarda terceirizada;

Digitalização de documentos em diversos formatos;

Digitalização com reconhecimento de caracteres;

Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos;

• E muitas outras!

Como a gestão de documentos pode ajudar empresas de vários setores

Investimos em uma equipe treinada e especializada e buscamos sempre nos modernizar. Dessa forma, oferecemos as melhores ferramentas para facilitar a relação das empresas com seus documentos, sem burocracias.

Clique em cada uma das especialidades abaixo para saber como nossas soluções se encaixam e suas necessidades:

Clínicas, consultórios e hospitais;

Empresas de engenharia e arquitetura;

Transportadoras;

Escritórios de advocacia e contabilidade;

Jornais e instituições de ensino;

Recursos Humanos e incontáveis outros.

Para saber mais informações sobre a Gestão de Documentos, clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais perto de você.

Quer fazer sua empresa crescer em 2019?
Como conquistar novos clientes em 2019
Como conquistar novos clientes em 2019?

Conquistar novos clientes é uma missão constante na rotina de qualquer empresa, especialmente quando um novo ano se inicia. Mas prospectar não é tarefa fácil e merece atenção.

Afinal de contas, como a sua empresa trabalha para captar novos clientes? Como é possível aperfeiçoar esse processo? Que estratégias tornam o exercício de prospecção mais poderoso?

Continue lendo este texto e confira três dicas para conquistar novos clientes em 2019.

Saiba quem é seu público

É fundamental que a sua empresa saiba quem são esses clientes que ela precisa conquistar.

Para quem é a sua empresa? Saber isso vai ajudar a consolidar seu posicionamento no mercado e tornar o processo de captação mais assertivo.

Afinal, saber com quem você quer falar vai nortear suas decisões e estudos de mercado, possibilitando identificar oportunidades para triunfar no segmento escolhido.

Além disso, conhecer seu público, sabendo quem ele é, o que faz e como compra, vai ajudar a identificar a melhor maneira de falar com ele e conquistar novos clientes.

Tenha presença digital

No mundo em que vivemos hoje, ter um site e estar presente nas redes sociais é essencial para a prosperidade de uma empresa.

É na internet que, provavelmente, a maioria dos seus clientes está. Mas, infelizmente, não são todas as empresas que dão a devida atenção à sua presença digital.

Por isso, as que o fazem, têm uma enorme vantagem. Afinal, é no site e nas redes sociais que seus possíveis clientes vão buscar informações para decidirem se devem ou não comprar seu produto.

Um bom site deve ser claro quanto aos serviços, produtos e diferenciais oferecidos pela empresa.

Ele deve ser construído de forma estratégica e otimizada, para que seu site seja encontrado e bem ranqueado no Google e em outras ferramentas de pesquisa.

Quanto às redes sociais, é importante avaliar quais são as mais usadas pelos concorrentes.

Uma página no Facebook, Instagram ou LinkedIn valem a pena para boa parte das empresas. Mas algumas ainda podem usar Pinterest, Vimeo, Snapchat, YouTube, entre outras.

Mas, para que o resultado esperado seja atingido, é importante que as estratégias sejam desenvolvidas por profissionais da área, que saberão lidar melhor com o público e aumentarão sua chance de conquistar novos clientes.

Como conquistar novos clientes em 2019?

Melhore, sempre!

É o que dizem por aí, nada é tão bom que não possa melhorar. Trabalhar na qualidade do seu produto ou serviço é fundamental para o bom andamento de qualquer empresa.

Se você deseja conquistar novos clientes, não pode ficar estagnado. É preciso agir.

Quanto melhor for o seu produto, mais avaliações positivas terão dos atuais clientes e maiores serão as chances deles recomendarem seus serviços.

Tenha seus colaboradores envolvidos no projeto, encoraje-os diariamente e faça com que eles se sintam parte importante da empresa.

Além disso, invista em uma gestão de documentos de qualidade que auxilie na produtividade da sua equipe.

Lembre-se que um time de colaboradores produtivo é composto de pessoas motivadas que dão o melhor de si pelo bem estar da empresa.

A organização, produtividade e qualidade aprimoradas da equipe e do dia a dia do negócio como um todo refletem naturalmente no processo de conquistar novos clientes.

Para saber mais sobre gestão de documentos e receber mais dicas de empreendedorismo, organização e produtividade, continue acompanhando nosso blog, e visite nossas páginas no Facebook e LinkedIn.

O que a Gestão de Documentos pode fazer pelo seu negócio? Clique aqui, entre em contato e conheça nossas soluções | Como conquistar novos clientes em 2019?
4 dicas para tirar sua empresa do papel em 2019

Ano novo, vida nova, negócio novo, não é mesmo? Muitas pessoas sonham com o dia em que vão poder ser seus próprios chefes e tirar sua empresa do papel.

Mas, afinal, como começar? Como saber se o negócio vai dar certo, se vale a pena investir ou ainda quanto é necessário investir?

A verdade é que a resposta para essas perguntas é relativa e é fato que apenas uma boa ideia não é suficiente.

É necessário muito planejamento, metodologia e paciência para chegar ao mercado e ter rentabilidade.

Por isso, preparamos essa lista com 4 dicas para você tirar sua empresa do papel em 2019. Confira!

Como tirar sua empresa do papel?

Qual é o seu diferencial?

A primeira coisa que você deve pensar depois de ter sua ideia de negócio é: Qual o benefício que o cliente vai ter comprando de você ao invés do seu concorrente?

Ter um produto de qualidade e garantir a satisfação dos clientes são o mínimo que deve ser feito. Tente ir mais a fundo para tirar sua empresa do papel.

O que torna seu produto diferente de todos os outros que já existem?

Entenda o mercado

Saiba quem é o seu cliente e o que ele consome: quantos anos ele tem? Quais são seus hábitos? Onde eles compram?

Além disso, estude sua concorrência. Quem são os concorrentes mais fortes? Como eles se destacam em relação aos outros?

Faça um plano de negócios

Esse é o passo mais importante para tirar sua empresa do papel. Fazer um plano de negócios te permite compreender quanto precisará investir, em quanto tempo, quais os riscos envolvidos, em quanto tempo ele vai “se pagar”.

Além disso, te ajuda a avaliar quais os fornecedores ideais para a empresa, a melhor localização, número de funcionários, metas, objetivos e muitos outros detalhes.

Seja paciente

Já dissemos no começo desse texto e dizemos novamente: para tirar sua empresa do papel é preciso muita paciência.

Nenhum negócio nasce da noite pro dia e muito menos se torna um sucesso nesse tempo.

Ainda que haja planejamento, metodologia e muito cuidado, a resposta do público nem sempre é previsível.

Por isso, é importante acompanhar os resultados, refazer cálculos e estar disposto a mudar estratégias sempre que necessário.

Empreender é sempre imprevisível, mas seguindo essas dicas é possível reduzir os riscos e aumentar as chances de acerto.

Lembre-se sempre que o mais importante é que o seu negócio entregue ao cliente o que ele realmente quer e não o que você acha que ele quer.

Quer mais dicas para tirar a sua empresa do papel e prosperar? Continue acompanhando o Blog da Célula, Facebook e LinkedIn.