O alto fluxo de documentos e informações nos laboratórios e clínicas de saúde exigem uma gestão eficiente e controlada. Afinal, são muitos dados importantes que não podem se perder e com longos períodos de guarda exigidos por lei. Para garantir a segurança de seus documentos e facilitar o dia a dia da empresa e de sua equipe, o Cito Laboratório de Citopatologia encontrou na Célula Gestão de Documentos uma solução para seus problemas há sete anos.

Atuando no segmento de exames, o laboratório realiza biópsia, citopatologia oncológica, bacterioscopia e muitos outros procedimentos em pacientes de Juiz de Fora e região. Mas, apesar da ótima localização na principal avenida da cidade trazer mais praticidade aos seus funcionários e clientes, a falta de espaço era uma importante questão a ser resolvida.

A primeira solução encontrada foi alugar um outro espaço, onde todos os arquivos ficavam armazenados sem gerenciamento. Porém, frequentemente era necessário que um membro da equipe se deslocasse até lá para buscar alguma coisa e não tardou até que toda a equipe percebesse que isso não era tão prático.

Foi então que, em 2012, descobriram a solução de Guarda Terceirizada da Célula, que não só armazena, como organiza, classifica e gerencia os documentos da melhor forma para caber nas necessidades de cada cliente. Os arquivos ficam em um galpão próprio, com monitoramento 24h e proteção contra pragas e insetos. E, caso alguém da equipe precise de algum documento, basta fazer uma solicitação para recebê-lo em até 24h.

“A Célula veio como um facilitador para a Cito, porque garante uma praticidade muito grande para toda a equipe. É uma guarda segura, que oferece uma grande estrutura. Sem contar que poder receber os documentos em menos de um dia, sempre que alguém precisar, é um grande diferencial”, explica Renata Morais, administradora do Cito.

Além de auxiliar na questão de guarda, outro benefício da parceria com a Célula foi a catalogação e classificação de todos os documentos, que antes era uma grande dificuldade da empresa. Entre os arquivos, estavam desde protocolos de pacientes a documentos dos departamentos pessoal e contábil. Todos eles foram organizados de acordo com as principais necessidades do laboratório, levando em conta tipo e data, receberam um código de barras e foram armazenados em caixas especiais.

Atualmente, a equipe da Cito é responsável pela organização dos documentos à medida que chegam, respeitando a mesma classificação. E, a cada seis meses, enviam tudo que foi gerado no período para que receba o código de barras e seja guardado na Célula junto a todos os outros.

“Tudo isso sem contar que nenhum membro da equipe perde mais tempo tendo que se deslocar até o lugar onde ficavam os documentos e ainda procurar pelo que precisa. Isso deixou todo mundo muito mais produtivo e trouxe uma grande economia para a empresa”, conta Renata.

Além de laboratórios, a Célula ainda oferece soluções específicas para diversas áreas de atuação, como escritórios de arquitetura e engenharia, instituições de ensino, hospitais e clínicas de saúde e muito mais. Quer saber todos os benefícios que a gestão de documentos pode trazer para a sua empresa? Clique aqui e entre em contato com a unidade Célula mais próxima.

Se a sua empresa não está se adaptando à transformação digital, é melhor repensar o negócio. A realidade do mundo é outra, tudo muda muito rápido: tecnologias avançam mais a cada dia, rotinas ficam cada vez mais aceleradas, demandas crescem, espaços diminuem e novas profissões estão surgindo em um piscar de olhos.

Em um mundo cada vez mais digital, os documentos nesse formato se tornam oficiais, reconhecidos e, muitas vezes, obrigatórios. Sim, a legislação entende a digitalização de documentos como um passo importante e vem exigindo-a em diversas esferas, como saúde, educação e empreendedorismo.

Mas quais são as vantagens disso? Confira a lista que preparamos de 5 benefícios da transformação digital nas empresas e veja como adaptar o seu negócio.

Facilidade de acesso

Quando você precisa procurar alguma informação específica em documentos físicos, muitas vezes, é necessário procurar as informações que precisa por uma vasta estante abarrotada de pastas que, por sua vez, estão cheias de papéis, não é?

Mas, com as versões digitalizadas, a situação é outra. Basta que elas estejam indexadas em um eficiente software de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos, para utilizar o campo de buscas e encontrar o arquivo em um piscar de olhos.

Perenidade das informações

A possibilidade de eternizar informações, sem riscos de que se percam com o tempo, degradem, rasguem ou desapareçam é uma das principais razões para que as leis estejam mudando e tornando obrigatória a digitalização de documentos.

Alguns exemplos dessas leis são:a MP da Liberdade Econômica, que equipara aos documentos físicos os arquivos digitalizados com certificação digital padrão ICP-Brasil, em empresas de pequeno e médio porte; a Portaria 315/2018, que torna obrigatória a digitalização de todo o acervo acadêmico de Instituições de Ensino Superior; e a Lei 13.787/2018, que regulamenta a digitalização de prontuários médicos em clínicas e hospitais. Para saber mais sobre cada uma delas, basta clicar sobre o nome da lei.

Economia de espaço

Muitas das normas citadas acima, além de equiparar judicialmente os documentos físicos e digitais, ainda determinam que as versões físicas podem ser descartadas após o vencimento da sua fase corrente. Para entender como funciona cada fase dos arquivos e a chamada Teoria das Três Idades, clique aqui.

Sem contar a popularização dos arquivos nato-digitais como notas ficais e contratos, por exemplo, que também são considerados oficiais quando certificados no padrão ICP-Brasil. Isso significa que o volume de papel e documentos físicos da empresa pode reduzir drasticamente, garantindo mais espaço para você e sua equipe.

Digitalização e redução de custos

Com todas as vantagens já citadas até agora, já dá para imaginar que a redução de custos também se torna uma realidade. Afinal, sua empresa não vai precisar de tanto espaço para documentos – o que permite um aumento da equipe ou até mesmo a mudança para um escritório menor –, o número de papéis produzidos diariamente diminui de forma drástica, assim como o gasto de tinta para impressões e cópias.

Tudo isso sem contar o mais impressionante: a redução do tempo perdido procurando por alguma informação, como dissemos no primeiro tópico, que permite que você e sua equipe se concentrem nas suas verdadeiras funções, com mais produtividade e eficiência – o que, consequentemente, gera mais lucro.

Transformação digital e sustentabilidade

Uma questão que não podemos deixar de considerar atualmente é a responsabilidade ambiental da sua empresa. A redução no consumo de papel e tinta é uma importante atitude em prol da diminuição do descarte de lixo no planeta.

Mas não só isso: apesar dos papéis serem feitos a partir de madeira reflorestada, sua extração e fabricação causam impactos que comprometem a biodiversidade das matas e vazão das nascentes nos entornos das áreas de extração da celulose. Segundo dados da organização WaterFootprint Network, cerca de 10 litros de água são gastos para a produção de apenas uma folha de papel A4.

Transformação digital nas empresas: como se adaptar?

A Célula Gestão de Documentos oferece essas soluções e muitas outras, a fim de garantir o melhor para os documentos da sua empresa sempre. Por aqui, temos soluções específicas para diversas áreas de atuação, de acordo com cada necessidade. Seja digitalização de plantas e desenhos técnicos, gestão de arquivos de RH Ativo, documentos de serviços públicos, entre outras. Quer conhecer a melhor solução para o seu negócio? Clique aqui e entre em contato com a Célula mais perto de você.

O primeiro passo para adaptar sua empresa à transformação digital é saber contar com bons aliados, que vão guiá-la pelo melhor caminho a fim de trazer mais produtividade e prosperidade. Contratar um serviço de digitalização que garanta a qualidade e nitidez dos documentos, por exemplo, é fundamental nesse processo. Assim como fazer uso de um software de GED que seja eficiente e funcional no dia a dia.

Aqui no Blog da Célula, você já viu como o Workflow pode acelerar os processos da sua empresa e trazer benefícios para o dia a dia da sua equipe. Mas um grande erro que acontece entre gestores é pensar que BPM e Workflow são sinônimos. É bem verdade que são ferramentas bastante similares e que costumam ser usadas em conjunto. Mas, não, BPM e Workflow não são a mesma coisa.

O conceito de Workflow é uma importante engrenagem na tecnologia BPM, que é um sistema muito mais amplo e abrangente. Para compreender melhor a diferença entre os dois e agregar tudo de forma ainda mais otimizada na sua empresa, continue a leitura.

O que é Workflow?

As ferramentas de Workflow têm como objetivo mapear uma sequência de atividades a fim de monitorar resultados, incorporar automações e reduzir a ineficiência nos processos. Como citamos nesse texto aqui, elas funcionam como uma esteira industrial, que direciona o produto de forma linear para cada etapa do processo de fabricação.

Assim, o Workflow é a melhor solução para transformar a maneira com que a empresa executa processos, atividades, tarefas e procedimentos. Pois, através de seu software de gerenciamento, permite configurar e monitorar uma sequência de tarefas sem muitos detalhes, mas com informações suficientes para que sejam eficientemente cumpridas.

O que é BPM?

O termo BPM é uma sigla para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócios, e se trata de uma metodologia que avalia alterações e melhorias em variados aspectos de um processo.

Se o Workflow busca monitorar e acelerar processos através do cumprimento correto de tarefas, o BPM tem como objetivo avaliar alterações e melhorias que podem ser feitas no cumprimento de cada processo para que o funcionamento da empresa seja mais eficiente. Isso é feito através da gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos.

BPM e Workflow: qual a diferença?

Aproveitando o exemplo no início do texto, se o Workflow é uma esteira industrial que direciona cada produto, podemos dizer que o BPM é o equipamento que controla todas as esteiras, identifica as que estão com algum defeito e mapeia as etapas de embalagem e envio dos artefatos aos seus compradores.

Ou seja, o Workflow é apenas um dos componentes do BPM, que incorpora vários fluxos de trabalho, ferramentas de automação e capital humano, fazendo com que todas as engrenagens trabalhem juntas por um resultado final mais ágil e eficiente.

Basicamente, o Workflow é a melhor saída se você busca automatizar ou organizar apenas um processo simples no seu departamento. Mas, se o departamento tem vários processos interconectados, que exigem um gerenciamento mais aprofundado, a melhor escolha é o BPM.

Porém, ainda que seja importante que você entenda que BPM e Workflow não são a mesma coisa, isso não significa que você precisa escolher entre um e outro. Basta optar por uma ferramenta que execute os dois juntos, como o software de GED da Célula, que tem todas as funcionalidades e recursos para gerenciar os processos e documentos da empresa com alto nível organizacional.

Quer saber mais sobre essa e outras soluções que a Gestão de Documentos pode trazer para a sua empresa? Clique aqui e entre em contato com a unidade Célula mais próxima.

Falta pouco para acabar o prazo das Instituições de Ensino Superior se adequarem à Portaria 315 do Ministério da Educação (MEC), que torna obrigatória a digitalização de todo o acervo acadêmico a fim de garantir a segurança dos dados. Em vigor desde abril de 2018, ela dá a todas as IES o período de 24 meses para seguirem todas as recomendações e se manterem ativas no mercado educacional.

A Portaria 315/2018 do MEC é uma atualização do decreto 9.235/2017, que já falamos sobre aqui no Blog, e busca trazer todas essas mudanças de forma efetiva e bastante segura, além de facilitar a rotina das instituições e dos alunos. Para saber como adequar a sua IES à portaria 315 do MEC, leia esse texto até o final e fique atento às nossas dicas.

O que diz a Portaria 315 do MEC

Para começar, a Portaria define como acervo acadêmico “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

São muitos os documentos do acervo acadêmico que devem ser guardados por anos ou até mesmo de forma permanente. Quando mantido somente o arquivo físico, são grandes as chances de sua integridade e durabilidade serem afetadas ao longo dos anos. Sem contar todo o tempo que se perde para acessar o documento, seja procurando em prateleiras ou se deslocando até a instituição para consultar.

Foi por isso que a Portaria 315 instituiu que todo documento do acervo acadêmico das IES integrantes do sistema federal de ensino, além de ter manutenção garantida, agora deve ter uma versão digital com certificação, de forma que sejam garantidas a confiabilidade, autenticidade e segurança das informações. O prazo estipulado para as instituições se adequarem a essa obrigatoriedade foi de 24 meses, terminando em abril de 2020.

Quais são as exigências da Portaria 315 do MEC?

Ao realizar a implantação do acervo acadêmico digital, as Instituições de Ensino Superior devem contar com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que siga os seguintes pré-requisitos:

• Gerenciamento adequado da base de dados de forma a preservar os arquivos;
• Indexação que permita recuperação imediata do acervo acadêmico digital;
• Reprodução dos documentos no sistema de gestão garantindo sempre a segurança e preservação dos recursos;
• Certificação digital nos padrões da ICP-Brasil em todos os documentos, conforme a lei, a fim de garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de todo o acervo acadêmico digital.

O GED Célula cumpre todos os requisitos e é a solução perfeita para garantir o acesso remoto ao acervo acadêmico digital de qualquer lugar com internet.

E como ficam os documentos físicos nas IES?

Ainda que obrigatória a transformação de todo o acervo acadêmico em digital, os documentos físicos ainda devem ser mantidos por todo o período estipulado por lei. Após o vencimento da fase corrente quando se inicia a fase intermediária, caso o próximo destino do arquivo seja a eliminação, ele pode ser substituído pela versão digital (se a instituição desejar). Para entender como funciona cada fase da guarda de documentos, clique aqui.

Caso a instituição conte com espaço físico suficiente para a guarda de todos esses arquivos, ela pode contratar o serviço de CEDOC oferecido pela Célula, que garante o armazenamento adequado e manutenção de cada documento, facilitando a rotina de toda a equipe. Mas caso não haja esse espaço, a IES também pode contratar a solução de guarda, que vai cuidar de todo o processo de armazenamento, manutenção e garantia da qualidade do acervo acadêmico.

Seja através das soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, implantação de CEDOC ou guarda de documentos, a Célula pode ajudar a sua Instituição de Ensino Superior de diversas formas a se adequar à Portaria 315 do MEC. Quer saber mais? Clique aqui para conhecer a solução completa para IES e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

Conhecida como MP da Liberdade Econômica, a Medida Provisória 881 (MPV 881/2019) apresenta a Declaração de Direitos da Liberdade Econômica para Startups e demais empresas. Ela está em vigor desde 30 de abril de 2019 e agora está em processo de votação pela Câmara dos Deputados e pelo Senado Federal para se tornar lei. Um dos seus principais objetivos é a desburocratização de processos, a fim de garantir mais facilidades especialmente para pequenos e médios negócios.

A gestão de documentos é um dos assuntos abordados dentre suas diretrizes, trazendo a digitalização como solução para diversas burocracias e custos. Por isso, preparamos esse texto para te ajudar a compreender melhor o que pode mudar caso a medida seja aprovada e como implementar as novas regras na sua empresa. Continue lendo e confira!

Vão acabar os documentos físicos?

Até a publicação da MP da Liberdade Econômica, todo e qualquer documento destinado à comprovação tributária e contábil deveria ser arquivado por até 20 anos. Essa regra trazia algumas desvantagens especialmente para pequenas e médias empresas, devido aos grandes custos de manter tais documentos propriamente guardados sem que se deteriorassem, perdessem ou ficassem menos nítidos e legíveis.

Afinal, papéis demandam espaço físico, manutenção e custos com impressão, além de causarem grandes impactos ambientais a longo prazo. Com a nova regra, esses esforços podem ser bastante reduzidos com a digitalização desses comprovantes, que devem agora ter assinatura digital de acordo com os padrões da ICP Brasil, e o descarte dos originais sem o risco de multas ou problemas com a fiscalização.

Ao adotarem os documentos em formato digital, as empresas garantem, principalmente, a segurança das informações, uma vez que é possível realizar backups em diversos servidores ou unidades de armazenamentos. Assim, o risco de perda ou deterioração reduz consideravelmente e a assinatura digital garante a sua autenticidade.

Porém, é importante consultar alguém especializado antes de começar a jogar toda a papelada no lixo. Afinal, sempre há espaço para brechas na legislação e você não quer correr o risco de perder algum documento muito importante, não é mesmo?

Como fazer a gestão de documentos digitais

Se engana quem pensa que basta salvar todos os documentos em PDF e distribuir em algumas pastas da área de trabalho do computador para que todos os arquivos estejam seguros. Para garantir a qualidade e usabilidade dos documentos digitais com todos os seus benefícios, é fundamental que eles sejam bem cuidados em cada etapa do processo, desde a digitalização até a gestão no dia a dia.

A digitalização com Reconhecimento Óptico de Caracteres, por exemplo, facilita as buscas por arquivos através de seus conteúdos. Ou seja, basta pesquisar uma frase ou dado específico que esteja transcrito no documento para encontrá-lo. Bem melhor que decorar os nomes de cada arquivo ou ficar horas procurando, não concorda?

Além disso, também é necessário o uso de uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos que mantenha os documentos seguros na nuvem, com acesso remoto de qualquer gadget com internet. Assim, suas informações vão estar sempre à mão e poderão ser facilmente encontradas através do uso de palavras-chave e formas personalizadas de categorização.

Essas simples medidas na gestão de documentos podem trazer diversos benefícios para o dia a dia da sua empresa, independentemente do porte. Além da redução de custos, também é possível perceber uma economia de custos e aumento na produtividade da equipe, que não precisaria mais perder horas a fio procurando por documentos específicos.

Quer saber mais sobre as vantagens da digitalização e gestão de documentos para a sua empresa? Entre em contato com a unidade da Célula mais próxima e tire suas dúvidas.