Alguns documentos têm uma alta frequência de atualização, já outros demandam menos esforço de atualização e, portanto, têm menor prioridade no gerenciamento diário de documentos.

O departamento de recursos humanos, que também recebe o nome de departamento de gestão de pessoas ou até mesmo departamento pessoal, é responsável por grande parte da movimentação de documentos dentro de uma empresa. Ele lida diariamente com documentação pessoal de funcionários, informações sobre admissões e demissões, horas trabalhadas, folha de pagamento, alterações salariais, jornadas entre outros.

O grande risco para gestores e funcionários desse departamento é não ter um fluxo de atualização bem estruturado e principalmente, um registro organizado dessas atualizações. Sem esse registro é comum que, no dia a dia, os documentos de baixa prioridade e baixa demanda de atualização passem na frente de documentos com maior demanda e prioridade. Outro problema, que é um sintoma muito comum dessa falta de organização, é a perda de documentos.

Como evitar a desorganização e perda de documentos?

O principal é ter um workflow que descreva tanto as etapas de atualização dos documentos quanto os procedimentos de registro dessas atualizações. A definição desses procedimentos deve levar em conta o volume  de trabalho, tempo para cada atividade e ciclo de repetição.

Atualmente no mercado já existem sistemas que automatizam esse workflow, organizam as atualizações em ordem de prioridade e frequência e ainda separam os documentos por funcionário e setor.

Investir em gestão de documentos é essencial

Além disso, para empresas com faturamento anual superior a 78 milhões, o governo federal desenvolveu e implementou o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (E-social). Esse sistema surgiu com o foco em integrar informações relativas às obrigações trabalhistas de cada uma das empresas registradas.

O e-social reúne as principais obrigações trabalhistas que precisam ser monitoradas por todas as empresas:

1. CAGED ― Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT.
2. CAT ― Comunicação de Acidente de Trabalho.
3. CD ― Comunicação de Dispensa.
4. CTPS ― Carteira de Trabalho e Previdência Social.
5. DCTF ― Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.
6. DIRF ― Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.
7. Folha de pagamento.
8. GFIP ― Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.
9. GPS ― Guia da Previdência Social.
10. GRF ― Guia de Recolhimento do FGTS.
11. LRE ― Livro de Registro de Empregados.
12. MANAD ― Manual Normativo de Arquivos Digitais.
13. PPP ― Perfil Profissiográfico Previdenciário.
14. QHT ― Quadro de Horário de Trabalho.
15. RAIS ― Relação Anual de Informações Sociais.

Essa mudança na captação de documentos demanda dos departamentos de RH maior organização, agilidade e, claro, cópias digitais de todos os documentos atualizados.

Quais os documentos mais comuns e qual o prazo de atualização de cada?

Prazo de guarda: 2 anos – atualização única

• Rermo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT);
• Aviso Prévio;
• Pedido de Demissão.

Prazo de guarda: 3 anos – atualização anual

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a contar da data do envio ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Prazo de Guarda e atualização: 5 anos – atualização mensal

• Acordo de compensação de horas;
• Acordo de prorrogação de horas;
• Controle de ponto;
• Atestado médico;
• Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
• Mapa Anual de Acidente de Trabalho;
• Processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
• Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);
• Autorização para descontos não previstos em Lei;
• Documentos relativos à retenção de impostos sobre o prestador de serviços;
• Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional;
• Comunicação de Dispensa (CD) e Requerimento do Seguro Desemprego (SD);
• Recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono, 13º, férias;
• Documentos do vale-transporte e alimentação (pedido, recibo de entrega, dentre outros).

Prazo de Guarda: 10 anos – variável

• Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP;
• Comprovante de Retenção do INSS;
• Folha de pagamento;
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Afastamentos.

Prazo de Guarda: 20 anos – atualização variável

• Exames Médicos (admissional, periódicos e demissional);
• Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
• Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
• Comprovação de entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).

Prazo de Guarda: 30 anos – atualização anual

• Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS);
• Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
• Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).

Prazo de Guarda: Indeterminado

• Contrato de Trabalho;
• Livro ou ficha de registro de empregados;
• Livro de registro da CIPA.

Bônus: Solução ideal para gestão de documentos mais eficaz e segura

A Célula entende a importância da gestão de documentos dentro das empresas. Com 15 anos de atuação, a empresa pode adaptar e criar as soluções que melhor atendem os diversos setores do mercado. Com o setor de recursos humanos não poderia ser diferente.

A Célula oferece o sistema de RH- Ativo.Os dossiês ou pastas funcionais são digitalizados em com tecnologia OCR, que torna o conteúdo do documento pesquisável. Ou seja, os documentos podem ser encontrados a partir de palavras – chave, códigos, número de identificação, CPF e etc.

Além disso, após o processo de digitalização, os documentos ficam indexados e organizados em ambiente http seguro, online 24h, com registro de acesso e definição de hierarquia de utilização e acesso aos documentos, com a funcionalidade compartilhamento entre filiais.

Com isso a empresa ganha agilidade para organizar, atualizar e guardar seus documentos, além da facilidade para a prestação de contas e adição de documentos posteriores.

Entre em contato com nossos especialistas e descubra como RH-ativo pode ajudar o seu setor de RH.

Todo documento passa por diversas fases, desde sua produção até seu destino final, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. Esse ciclo é sistematizado através da Teoria das Três Idades, que se baseia na frequência em que cada arquivo deve ser consultado e como é o seu uso.

Nessa teoria, os documentos são divididos em três fases: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes. Para falar mais sobre o assunto, convidamos a arquivista da Universidade Federal de Juiz de Fora (UFJF), Alessandra Germano. Confira abaixo:

Entenda como funciona o ciclo de vida dos documentos

O início do Século XX é marcado pela crescente produção documental na esfera governamental norte-americana. Isto se evidencia na criação, em 1934, do Arquivo Nacional com um volume de cerca de um milhão de metros de documentos públicos federais sob sua custódia. A esse volume documental somava-se mais 60 mil metros por ano, chegando a 600 mil metros anuais com a ampliação do aparelho estatal durante a Grande Depressão e II Guerra Mundial. (NEDEL, HEYMANN, 2018, p.31)

Não era mais possível a manutenção de todo o volume documental produzido. Nesse contexto surge a teoria do ciclo de vida dos documentos, conhecida como Teoria das Três Idades, que cria condições de selecionar documentos de arquivo, dividi-los em fases distintas e eliminar os que não possuírem mais valor primário, ou seja, a “qualidade inerente às razões de criação de todo documento…” (ARQ-SP, 2012, p.83). Esta teoria hoje é mundialmente reconhecida e utilizada.

Os arquivos correntes, compostos por documentos que ainda tramitam ou estão em uso constante na administração, continuamente necessário às rotinas diárias fazem parte da primeira fase em questão.

A segunda fase é composta pelos arquivos intermediários. Os documentos transferidos ao arquivo intermediário já não possuem mais frequência de consulta, uso ou sequer tramitam, mas ainda possuem valor legal, probatório, fiscal, arquivístico e, portanto, não podem ser eliminados.

Por possuírem baixa frequência de uso os documentos em fase intermediária não precisam, necessariamente, estar no mesmo local físico onde funciona a administração, mas devem ser organizados, acondicionados, conservados e estarem aptos para uma rápida recuperação da informação em caso de consulta.

Os arquivos intermediários são também responsáveis por destinar os documentos sob sua custódia. Os conjuntos documentais que já tiverem cumprido seus prazos legais previstos nas Tabelas de Temporalidade e Destinação de Documentos – TTD podem ser preparados, listados e, com a aprovação de autoridade competente, eliminados.  Os documentos que não são passíveis de eliminação, também previstos nas TTD, adquirem um valor histórico-cultural e são recolhidos a um arquivo permanente, terceira fase do ciclo de vida, onde receberão um tratamento de conservação para a guarda definitiva.

Referências:
NEDEL, Letícia; HEYMANN, Luciana Quillet. Pensar os arquivos: uma antologia. Editora FGV, 2018.
ASSOCIAÇÃO DOS ARQUIVISTAS DE SÃO PAULO (ARQ-SP). Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: ARQ-SP, 2012. Versão bolso.

Engenheiros e arquitetos lidam diariamente com inúmeras plantas, arquivos CAD e projetos de grandes formatos, além de diversos documentos burocráticos que podem afetar diretamente os fluxos de trabalho.

Os desafios gerenciais são muitos: monitorar qualidade, receber materiais, administrar documentos, regular equipamentos de segurança… os detalhes e burocracias de uma construção nunca acabam.

É aí que entra a digitalização e gestão de documentos. Já falamos muitas vezes da importância de ter arquivos administrativos em versões digitais, mas você sabe por que digitalizar plantas e arquivos CAD pode trazer tantos benefícios no dia a dia? Continue lendo esse texto e confira!

Vantagens de digitalizar plantas e arquivos CAD

Portabilidade e compartilhamento

A principal vantagem de digitalizar plantas e arquivos CAD é a facilidade de acesso e compartilhamento dos documentos.

Dessa forma, não é necessário carregá-los para todo lado em reuniões, vistorias e outros compromissos. Basta acessar um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) e conferir todas as informações, podendo, inclusive, fazer edições e deixar comentários e anotações no projeto.

Armazenamento com mais segurança

Ao digitalizar plantas e arquivos CAD, você pode armazená-los de maneira mais adequada, sem a necessidade de manuseá-los frequentemente por qualquer motivo.

Assim, os documentos ficam mais seguros e não correm riscos de amassar, rasgar ou perder. Além disso, o acesso a eles fica restrito a pessoas autorizadas no GED, de modo que as informações também fiquem resguardadas.

Praticidade e economia

Com a facilidade de acessar online todas as plantas e arquivos CAD, você não perde tempo procurando o que precisa em meio a uma pilha de documentos. Os arquivos são facilmente encontrados através de um sistema de palavras-chave e categorização.

Além da economia de tempo, você ainda economiza dinheiro ao reduzir a necessidade de se fazer repetidas cópias de um mesmo documento e espaço, podendo contratar um serviço de guarda terceirizada.

Ficou interessado em digitalizar plantas e arquivos CAD do seu escritório de arquitetura ou engenharia? Clique aqui para saber como funciona todo o processo de digitalização e entre em contato com a Célula para saber mais sobre essa solução.

Comprovantes, notas fiscais, declarações de impostos, processos, fichas cadastrais, contratos… O número de documentos que as empresas precisam administrar diariamente cresce todos os dias.

Por isso, há 15 anos, a Célula encontrou na gestão de documentos um segmento que deveria ser mais explorado em prol de um dia a dia mais produtivo e prático para as empresas – e essa ideia se provou mais real a cada dia desde então.

No princípio, o grande carro-chefe da Célula era a guarda de documentos, a fim de liberar mais espaço nas empresas e permitir que seus colaboradores se dedicassem às suas atividades ao invés de perderem tempo procurando por arquivos.

Mas, com o tempo, a digitalização também se mostrou uma forte ferramenta que poderia facilitar às empresas circularem os documentos, e o melhor de tudo: sem riscos de perdas ou danos.

Assim, desenvolvemos nosso próprio software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos e adotamos como meta ajudar empresas na transformação para a era digital. Afinal, uma gestão de documentos aplicada com eficiência pode trazer agilidade e economia financeira, de espaço e de papéis.

Com seis unidades espalhadas pelo país, hoje atendemos cerca de 200 clientes em oito estados, que vão desde clínicas e hospitais a empresas de engenharia, passando por jornais e instituições de ensino, que confiaram e encontraram no nosso serviço a solução para suas empresas.

A cada dia mais digitais e com mais novidades, nos orgulhamos em dizer que estamos mais próximos do nosso objetivo, batalhando por mais produtividade nas empresas e mais praticidade nos processos do dia a dia.

Nossos serviços e soluções em Gestão de Documentos

São diversos os serviços da Gestão de documentos que podem ajudar a sua empresa a alcançar suas metas e objetivos. Clique em cada um deles abaixo para saber mais.

• Implantação de CEDOC;

• Guarda terceirizada;

• Digitalização de documentos em diversos formatos;

• Digitalização com reconhecimento de caracteres;

• Software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos;

• E muitas outras!

Como a gestão de documentos pode ajudar empresas de vários setores

Investimos em uma equipe treinada e especializada e buscamos sempre nos modernizar. Dessa forma, oferecemos as melhores ferramentas para facilitar a relação das empresas com seus documentos, sem burocracias.

Clique em cada uma das especialidades abaixo para saber como nossas soluções se encaixam e suas necessidades:

• Clínicas, consultórios e hospitais;

• Empresas de engenharia e arquitetura;

• Transportadoras;

• Escritórios de advocacia e contabilidade;

• Jornais e instituições de ensino;

• Recursos Humanos e incontáveis outros.

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