Devo digitalizar os processos documentais do Recursos Humanos?

O departamento de Recursos Humanos, também conhecido como Gestão de Pessoas ou Departamento Pessoal, necessita de uma gestão de documentos bem direcionada, visto que é responsável pela movimentação de grande parte dos documentos de uma empresa. Esse departamento lida diariamente com documentação pessoal de funcionários, informações sobre admissões e demissões, horas trabalhadas, folha de pagamento, alterações salariais, jornadas, entre outros.

Existem alguns desafios que esse departamento enfrenta para conseguir gerenciar a imensa quantidade de documentos circulando. Um deles é a falta de atualização dos documentos. É necessário que o departamento de Recursos Humanos mantenha os formulários dos funcionários com os documentos atualizados. Empresas com um número muito grande de funcionários podem ter dificuldades em manter essa atualização de dados e terem problemas com a justiça trabalhista.

Outra dificuldade enfrentada por alguns departamentos é a falta de adaptação ao atual cenário de transformação digital. Uma organização que não automatiza os seus processos tende a ter mais problemas com a perda de documentos importantes e sensíveis, gerando custos para o negócio com as multas desse tipo de processo. Neste sentido, processos como a digitalização dos arquivos podem trazer mais segurança e estabilidade na gestão dos documentos.

Neste blogpost, você irá entender melhor como a digitalização pode ajudar o seu departamento de Recursos Humanos a melhorar a gestão de documentos e ficar atualizado com o atual cenário de transformação digital.

Quais os benefícios da digitalização de documentos?

A digitalização é apenas um dos processos da gestão de documentos, que inclui todos os processos implementados na organização que buscam garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos arquivos necessários para o bom funcionamento da organização. Uma boa gestão documental ajuda a simplificar o uso dos documentos no dia a dia.

Além da digitalização, a gestão de documentos compreende processos como coleta dos documentos, indexação dos arquivos, buscando facilitar o acesso no dia a dia e também a guarda, seja ela em local físico ou servidor, no caso dos arquivos digitalizados.

Muitas vezes, o processo de digitalização dos documentos é complexo e oneroso e muitas organizações optam pela terceirização. Algumas empresas, como a Célula, oferecem um serviço completo de gestão de documentos. Com isso, a sua empresa consegue reduzir os custos operacionais de uma forma ampla, com confiabilidade e segurança.

Conheça os benefícios da implementação da digitalização:

Classificação e armazenamento

Na Célula, após os documentos serem digitalizados, eles são classificados e armazenados em um software específico, o GED Célula. Com isso, os arquivos podem ser facilmente localizados, através de uma série de critérios, como nome, data, dentre outros indexadores.

Além de reduzir custos com perda e reimpressão de documentos, esse processo aumenta a produtividade, garantindo maior facilidade de acesso. Com isso, seus colaboradores podem focar em atividades importantes para o seu negócio, ao invés de perder tempo buscando os arquivos necessários para a realização das atividades.

Segurança e proteção dos arquivos digitais

Para garantir ainda mais economia e segurança para os seus documentos, algumas empresas contam com softwares específicos para o armazenamento. É o caso da Célula, que conta com o GED Célula. O software possui diversos recursos que ajudam a garantir a segurança dos seus documentos.

Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa.

Acessibilidade e praticidade

Na Célula, os documentos digitalizados passam por um processo de indexação, como já comentado. Eles são separados por tipologia, facilitando a sua localização. Além disso, a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS.

Adaptação ao cenário digital

Além de garantir economia a médio e longo prazo, a digitalização dos documentos coloca sua empresa na esteira da transformação digital. Estamos vivendo um período de transição para o digital, impulsionado pela pandemia de COVID-19. Em um mundo cada vez mais digital, os documentos nesse formato passam a ser, cada vez mais, oficiais, reconhecidos e obrigatórios. A própria legislação vem se adaptando, como é o caso da MP da Liberdade Econômica.

Conheça os serviços da Célula!

A digitalização traz uma série de vantagens para a sua empresa! Conte com a Célula para ajudar a sua empresa nesse processo! Todos os seus documentos serão digitalizados usando a tecnologia de ponta OCR e opcionalmente podem estar associados à certificação digital ICP Brasil, para garantir validade legal e jurídica.

Entre em contato com a nossa equipe e transforme a gestão de documentos da sua empresa!

2022: um ano de transição

2022 foi um ano de grandes mudanças no cenário corporativo. Tivemos como principal tema o chamado “novo normal”. A nova realidade se acelerou com a pandemia, fazendo com que as empresas e organizações tivessem que se adaptar a um cenário de transformação digital acelerado e quebra de limites entre o trabalho físico e presencial e o remoto e online. Uma das principais questões neste cenário foi a adaptação a uma rotina mais híbrida de trabalho, alternando entre as atividades presenciais e remotas.

Um ambiente de trabalho mais híbrido gera novas demandas por parte da gestão de documentos. Começamos a falar de forma mais ativa sobre a gestão híbrida de documentos, que busca gerenciar tanto os arquivos físicos, quanto os documentos online. A digitalização começou a ser mais bem aceita, mesmo em serviços e organizações mais burocráticas. Cada vez mais, é necessário ter um acesso fácil, prático e, sobretudo, rápido às informações do seu negócio.

Nessa conjuntura, a Célula se destaca com a sua expertise na gestão de documentos, com uma ampla gama de serviços que se adaptam a este cenário de transformação digital. Em 2022, a empresa completou 18 anos, sempre mantendo a qualidade dos serviços, personalização das soluções e o atendimento de qualidade.

Se você está buscando adaptar a sua empresa ao “novo normal”, a Célula é a solução ideal. Conheça um pouco mais dos serviços que vão modernizar a sua gestão de documentos.

Modernize a sua gestão de documentos com a digitalização!

Desde 2020, com a publicação do Decreto 10.278/2020, a digitalização de documentos públicos e privados, assim como a terceirização desse serviço, foi regulamentada. O decreto veio para desburocratizar processos e assegurar a autoridade e integridade dos documentos digitalizados. Entre outros pontos, o decreto estabelece padrões técnicos mínimos que devem ser seguidos à risca.

É muito importante que você verifique se os seus documentos seguem esses padrões exigidos. Algumas empresas acabam optando pela terceirização desse tipo de demanda. Nesse caso, é essencial verificar se a empresa terceirizada está atenta aos critérios da legislação atual.

A digitalização traz uma série de benefícios para a sua empresa, tais como:

Redução do consumo de papel e gastos com impressão;
Segurança e proteção dos arquivos;
Adaptação ao novo cenário de transformação digital.

O processo de digitalização de documentos requer organização, equipamentos adequados e equipe especializada a fim de garantir um serviço eficiente, de qualidade e responsável, com ótimos resultados. Há 18 anos no mercado, a Célula é uma empresa especializada em gestão de documentos e tem um rigoroso processo de digitalização que possui quatro etapas principais: coleta e separação dos arquivos, qualificação, organização e armazenamento na plataforma de Gerenciamento Eletrônico de Documento (GED) da Célula.

Um dos diferenciais da Célula é o uso do OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres na digitalização. Essa tecnologia auxilia no processo de digitalização, transformação e leitura das imagens em conteúdo pesquisável através de formatos já conhecidos, como DOC, PDF e XLS.

Facilite o acesso aos seus arquivos com o GED Célula

Após a digitalização, é necessário que os seus arquivos estejam armazenados em um local que traga segurança para os documentos, seja de fácil acesso e permita a busca de forma prática e simples. A Célula possui uma solução exatamente desta forma para você modernizar a gestão de documentos da sua empresa: o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) Célula.

O GED Célula é um software de gerenciamento eletrônico de documentos. Ele traz segurança, com possibilidade de configuração de diversas permissões de acesso.

Esse software ajuda a trazer mais facilidade e praticidade na gestão de documentos no seu dia a dia. Sabe aquele dia que você perde horas tentando achar um documento que ninguém sabe onde foi guardado? No GED Célula, é possível achar o arquivo que você precisa de forma prática e rápida. O sistema conta com uma busca através de diversos indicadores, como nome e data, entre outros. Isso ajuda a melhorar a produtividade do seu negócio: menos tempo procurando documentos, mais tempo realizando as atividades necessárias para o bom funcionamento da sua empresa!

Inicie 2023 com uma gestão de documentos renovada!

Este novo cenário de transformação digital que estamos vivendo demanda uma gestão de documentos mais moderna, fácil e prática. Com isso, você consegue aumentar a produtividade e se adaptar às necessidades do mercado. Escolha uma solução que se adapte ao seu contexto. A Célula possui serviços personalizados para atender todos os tipos de negócios. Entre em contato com a nossa equipe e inicie 2023 com uma gestão de documentos renovada!

21/12/2022 Por: República Agência de Publicidade Tags: decreto 10.278/2020, digitalização, documentos, facilidade, gestão hibrida de documentios, online, padrões técnicos, praticidade, proteção de arquivos, redução de custos, remoto, remoto e online, segurança de arquivos, soluções, transformação digital

GED e Digitalização: entenda como essas soluções da Célula trazem mais eficiência na gestão de documentos da sua empresa

O final do ano se aproxima e muitas empresas e organizações passam por problemas na gestão dos documentos acumulados ao longo desse período. O que deve ser guardado? O que pode ser jogado fora? Esse tipo de decisão afeta diretamente a regularidade da sua instituição perante os órgãos fiscalizadores. Outro ponto que costuma causar muita dor de cabeça é escolher qual será o espaço destinado à guarda dos documentos e verificar quais serão os responsáveis por organizá-los.

Com o intuito de facilitar essa gestão de documentos, algumas organizações optam pela terceirização desse serviço, com a contratação de empresas especializadas. A Célula é uma dessas empresas, com experiência em gerenciar os arquivos necessários para o bom funcionamento da sua organização, ajudando a reduzir a circulação de papel, através da digitalização e da guarda física de documentos em galpões especiais, e melhorar a produtividade, por meio de um software específico de gestão de documentos, o GED Célula.

Nesse texto, você vai entender como o GED Célula, utilizado em parceria com o serviço de digitalização, ajuda a tornar a gestão de documentos da empresa mais eficiente.

GED Célula e digitalização: mais eficiência e modernidade na sua gestão de documentos

GED Célula

Ambiente seguro e personalizável

O GED Célula é um software de gerenciamento eletrônico de documentos. Todos os documentos disponibilizados na plataforma estão armazenados em um ambiente seguro, com a possibilidade de configuração de diversas permissões de acesso de acordo com o perfil de cada usuário do cliente. A personalização dos serviços é um dos diferenciais da Célula: no GED Célula, por exemplo, além dos perfis de acesso, também é possível personalizar os horários e dias permitidos para visualizar os arquivos.

Pesquisa inteligente

Esse software ajuda a trazer mais facilidade e praticidade na gestão de documentos no seu dia a dia. Sabe aquele dia que você perde horas tentando achar um documento que ninguém sabe onde foi guardado? No GED Célula, é possível achar o arquivo que você precisa de forma prática e rápida. O sistema conta com uma busca através de diversos indicadores, tais como nome e data. Isso ajuda a melhorar a produtividade do seu negócio: menos tempo procurando documentos, mais tempo realizando as atividades necessárias para o bom funcionamento da sua empresa!

Um ponto positivo da pesquisa inteligente do GED Célula é a possibilidade de personalizar a busca, através da escolha dos indicadores mais utilizados pela sua empresa. Precisa achar os documentos através das datas? É possível colocar esse critério. Na sua empresa, a maneira mais prática de encontrar os documentos é através do nome? Simples! Basta personalizar no GED Célula.

Digitalização

Adaptação ao ambiente digital

Com a transformação digital, impulsionada pela pandemia de COVID-19, os órgãos fiscalizadores começaram a exigir a digitalização de diversos documentos necessários para o funcionamento da empresa. Por outro lado, muitas empresas também têm adaptado muitos dos seus processos para o ambiente digital, exigindo a circulação de documentos eletrônicos.

Nesse sentido, a digitalização dos documentos da sua empresa ajuda a torná-la mais moderna e adaptada aos processos exigidos no mundo atual.

Liberação de espaço físico

A digitalização reforça a segurança dos seus documentos. Os arquivos físicos podem acabar sendo danificados, por conta do manuseio constante ou mesmo por não serem devidamente armazenados. Outro ponto positivo é a redução da circulação de papel na sua empresa e liberação do espaço físico anteriormente destinado à guarda física dos documentos.

OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres

Além da digitalização feita com recursos tecnológicos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave, também realizamos, opcionalmente, a busca via Reconhecimento Óptico de Caracteres, que proporciona a pesquisa por palavras ou frases que estão no texto.

Essa tecnologia auxilia no processo de digitalização, transformação e leitura das imagens em conteúdo pesquisável, tanto através de nosso software de Gestão Eletrônica de Documentos, quanto em formatos já conhecidos, como DOC, PDF e XLS.

Dessa forma, fica mais fácil encontrar o conteúdo de diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Guarda digital: digitalização e GED Célula trabalhando em conjunto pela sua empresa

Na guarda digital, a digitalização, em conjunto com o GED Célula, ajudam a trazer mais segurança, agilidade e praticidade no dia a dia da sua empresa. Conheça como é feita a implementação:

1. Documento

É gerado no cliente. Notas fiscais, contratos, movimento de caixa, pastas de funcionários e qualquer outro documento relevante para o cliente é separado para a coleta dos mesmos. O transporte pode ser feito pela Célula ou pelo próprio cliente. O cliente decide de quanto em quanto tempo deseja enviar seus documentos para a Célula;

2. Coleta

A coleta é agendada, o protocolo é feito para controle da retirada dos documentos e o transporte é realizado em veículo próprio da Célula. Opcionalmente, o cliente também pode fazer o transporte dos documentos, sob sua responsabilidade;

3. Preparação

Todos os documentos e caixas recebem uma etiqueta de identificação de código de barras. Se o cliente optar pela digitalização, todo o material metálico como clips e grampos também são retirados para permitir o processo;

4. Indexação

Todos os documentos são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Os mesmos são digitados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma única e ágil depois de implantados;

5. Digitalização dos Documentos

Os documentos selecionados são digitalizados em scanners de produção ou formatos especiais como plantas, livros encadernados e afins. Após este processo, os mesmos se encontram disponíveis no GED Célula para consulta on-line, 24 horas por dia, 7 dias por semana.

Traga mais segurança e eficiência na gestão de documentos da sua empresa com a Célula!

Agora que você conhece esses serviços e sabe como eles podem trabalhar em conjunto para melhorar a produtividade da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe para implementar no seu negócio!

29/11/2022 Por: República Agência de Publicidade Tags: ambiente digital, arquivos, digital, digitalização, documento, documentos, ged, pesquisa inteligente, redução de custos, reduzir

Como a Célula se adapta aos diversos tipos de segmentos

Grande parte das empresas lidam diariamente com documentos, sejam eles planilhas, prontuários, recibos, projetos, entre muitos outros. Sabemos que a guarda de documentos na própria empresa, seja ela grande ou pequena, pode ser complicada, devido às adversidades que encontramos na rotina de trabalho.

Atualmente todas as empresas têm de lidar com o tratamento de documentos que, muitas vezes, já nascem no formato digital. Muitas organizações e microempreendedores encontram dificuldades para guardar ou armazenar esses arquivos, pois esse é um processo que exige cuidado e atenção. Com isso, a gestão dos documentos pode acabar ficando em segundo plano em meio a todos os afazeres diários.

Uma maneira de melhorar a organização dos documentos digitais é através da digitalização. Além de ser um serviço que traz enorme diferencial nos fluxos do dia a dia, ela também contribui para a redução de custos de seu negócio.

Por esses motivos, a digitalização de documentos é fundamental para agilizar processos e facilitar a gestão dos seus arquivos. Vale lembrar que a gestão documental é um trabalho essencial na rotina de uma empresa e esse método tem se tornado cada vez mais comum em ambientes corporativos.

Para facilitar o seu trabalho e ter mais tempo para focar nas atividades essenciais do seu negócio, muitas organizações têm investido na terceirização dos processos de gestão documental. No entanto, muitas empresas encontram dificuldades para conseguir uma solução que atenda aos requisitos e dinâmicas próprias do seu segmento de atuação.

Nesse sentido, a Célula possui um diferencial, visto que possui soluções personalizadas para atender a diversos segmentos.

Quais os benefícios da terceirização da gestão documental?

Acessibilidade e praticidade são alguns pontos de melhoria que essa ação traz consigo. No entanto, também é uma forma de manter seu negócio atualizado e páreo às demais empresas de seu ramo no mercado. Isso porque a gestão documental, em especial a digitalização dos documentos, deixa sua organização mais alinhada à transformação digital.

Esse tipo de decisão traz uma série de benefícios, como a economia de espaço para guarda física de documentos, conservação e preservação, além de agilidade operacional.

A Célula é uma empresa de gestão de documentos que pode auxiliar a sua empresa na gestão híbrida de documentos. Possui experiência tanto na guarda de arquivos físicos, quanto no armazenamento de arquivos digitais.

Guarda de Documentos da Célula

Na Célula, oferecemos um serviço completo de gestão de documentos que, além de contribuir para a rotina de sua empresa, reduz custos operacionais, com confiabilidade e segurança e influencia no aumento da produtividade da equipe.

Conheça alguns benefícios:

Liberação de espaço físico
Liberação de mão-de-obra
Documentos entregues em até 24 horas (3 horas, se emergencial)
Galpão construído especialmente para este fim com monitoramento de temperatura
Local com segurança 24 horas monitorado por câmeras e alarme
Digitalização
Acesso ao acervo via GED Célula.

Atuamos em diversos setores, como: arquitetura e engenharia, comércio, comunicação, educação, indústria, saúde, setor público, transporte, entre outros. Cada segmento possui uma solução personalizada de acordo com as suas necessidades. Por exemplo: a solução da Célula para as empresas de arquitetura e engenharia inclui a digitalização das plantas e desenhos técnicos.

Tudo isso é feito de forma que seus dados permaneçam em sigilo e seu negócio não seja exposto. Além disso, seus arquivos são separados de acordo com sua tipologia e a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS.

Modernize sua empresa, opte pela gestão documental

A gestão documental feita pela Célula atende os requisitos legais e técnicos. A digitalização, por exemplo, possui uma série de critérios exigidos pela legislação. Para se adequar, conte com uma empresa especializada no assunto.

A Célula possui 18 anos de experiência em gestão documental, possibilitando redução de custos, facilidade e segurança no acesso dos seus arquivos. Entre em contato com a nossa equipe.

31/08/2022 Por: República Agência de Publicidade

Como a Célula oferece praticidade e economia para pequenas empresas

A decisão de empreender e iniciar uma pequena empresa pode ser uma tarefa que garante maior autonomia e flexibilidade, mas também exige muita disciplina e força de vontade. Existem diversos percalços que podem aparecer nesse processo. Uma das principais dificuldades encontradas por quem possui ou trabalha em um microempreendimento é conseguir fazer uma boa gestão dos documentos. Como organizar os seus arquivos, garantindo praticidade e agilidade no seu dia a dia? Confira neste blogpost.

Desafios da gestão de documentos em pequenas empresas

Algumas empresas podem encontrar grandes entraves burocráticos por conta da falta de organização dos seus arquivos. Vale lembrar que muitos dos comprovantes de pagamentos devem ser guardados por um prazo determinado pela legislação. É muito importante que você se mantenha atento a essas obrigações para que você não tenha de lidar com contratempos, como multas ou até mesmo a perda do seu CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.

Uma das obrigações para manter o seu cadastro ativo é o pagamento mensal das guias do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). É muito importante que os comprovantes de pagamento do DAS sejam guardados. Para isso, é muito importante que você saiba o tempo de guarda do documento.

Além disso, é preciso ficar atento às notas fiscais emitidas. Alguns estabelecimentos possibilitam a emissão de nota fiscal eletrônica, o que garante maior segurança e facilidade no processo. No entanto, alguns clientes podem exigir a nota fiscal física. Isso acaba gerando tipos variados de documentos, físicos e digitais, e exigindo uma gestão híbrida dos documentos.

Muitas vezes, é necessário lidar com um grande volume de outros documentos circulando, tais como relatórios, planilhas e recibos. A perda ou dificuldade de localizar esses documentos no momento de necessidade pode causar atrasos e acabar reduzindo a produtividade da sua equipe. Várias organizações ainda possuem o processo de organizar e guardar os seus documentos impressos. No entanto, esse tipo de operação vem, cada vez mais, sendo substituído pela digitalização. Além de ajudar a reduzir custos, ela é uma ótima estratégia para garantir o fácil manuseio e localização dos arquivos necessários para o seu dia a dia.

A terceirização da gestão de documentos pode ser uma possibilidade que traz praticidade e economia para pequenas empresas. A Célula possui mais de 18 anos de experiência na área e possui soluções personalizadas para pequenos negócios, com um ótimo custo benefício. Muitas pessoas acreditam que o gerenciamento dos arquivos não é um serviço que vale a pena para empresas de menor porte, mas a terceirização desse processo traz uma série de vantagens para a sua organização.

Quais os benefícios da terceirização da gestão de documentos em pequenas empresas?

Redução de custos

A Célula possui um serviço de digitalização que pode ajudar a sua pequena empresa a reduzir os custos com papel, necessário para a impressão dos documentos. Além disso, os custos com impressão também serão reduzidos. O resultado final é a redução da circulação de papel no escritório, tornando o dia a dia mais prático e organizado.

Fácil acesso e manuseio

Após os documentos serem digitalizados, eles são classificados e armazenados em um software específico, o GED Célula. Com isso, os arquivos podem ser facilmente localizados, através de uma série de critérios, como nome, data, dentre outros indexadores. Além disso, a empresa conta com a tecnologia OCR – Reconhecimento Óptico de Caracteres. Através dela, é possível extrair o texto do documento digitalizado, convertendo-o em conteúdo pesquisável no software de gerenciamento, o GED Célula, ou em formatos conhecidos, como PDF, DOC ou XLS.

Isso ajuda a reduzir custos com perda e reimpressão de documentos e aumenta a produtividade, garantindo maior facilidade de acesso. A sua equipe ganha mais tempo para se dedicar às atividades do seu negócio.

Segurança e proteção dos documentos da sua pequena empresa

O software de armazenamento da Célula, o GED Célula, possui diversos recursos que ajudam a garantir a segurança dos seus documentos, como criptografia e assinatura digital, dentre outros.

Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa.

A Célula possui experiência comprovada de mais de 18 anos na gestão de documentos. Contando com os serviços de guarda física e digital, digitalização de documentos, GED Célula, BPO, dentre outros, é possível atender todas as suas demandas de gestão documental em um único lugar. Entre em contato e saiba mais sobre a solução específica para a sua necessidade!

29/06/2022 Por: República Agência de Publicidade

Como funciona a guarda de documentos terceirizada?

A gestão dos documentos da empresa é uma atividade que garante uma série de benefícios para a organização. Um desses benefícios é a agilidade na hora de achar o que você precisa, economizando tempo e melhorando a produtividade. No entanto, para manter os documentos organizados é necessário um espaço disponível para alocá-los.

Muitas empresas não possuem um local específico para guardar os arquivos e podem acabar sendo prejudicadas por isso. Comprovantes e relatórios importantes podem ser perdidos. A dificuldade em achar um documento pode acabar fazendo com que os colaboradores percam muito tempo e reduzam a sua produtividade.

Contudo, existem algumas empresas, como a Célula, que oferecem serviços de guarda de documentos. Com isso, os arquivos necessários para o bom funcionamento da sua organização podem ser acessados, de forma fácil e prática, sem demandar o esforço de conseguir alocar um espaço específico na sua empresa.

Nesse artigo você vai entender como funciona a guarda de documentos terceirizada e entender quais as vantagens desse tipo de serviço para a sua organização.

Entenda como funciona a guarda de documentos terceirizada

A guarda de documentos terceirizada é um serviço ideal para empresas que não possuem espaço ou mão de obra para a alta quantia de documentos que possuem. A tarefa de manter os arquivos organizados, limpos e acessíveis é difícil de ser executada com a qualidade necessária.

A Célula conta com um espaço de armazenamento com gerenciamento de risco. Isso ajuda a garantir a segurança e a preservação dos documentos. Os arquivos podem ser digitalizados e, então, acessados através de um software de gerenciamento eletrônico de documentos, o GED Célula. Todos os arquivos são disponibilizados em alta qualidade e a plataforma conta com inúmeras funcionalidades que ajudam a aumentar ainda mais a praticidade.

Caso seja necessário a versão física de um documento, a Célula conta com um serviço de entrega específico. O prazo para a remessa do arquivo é de até 24 horas.

Etapas do processo de coleta de documentos na Célula

Documento

Todos os documentos relevantes para a sua empresa são separados para que sejam, posteriormente, coletados. O transporte desses documentos pode ser feito pela empresa ou pela Célula. Essa etapa se repete continuamente, ou seja, todas as vezes em que há a criação de novos arquivos eles serão coletados e guardados. A frequência do envio desses documentos pode ser definida pela organização.

Coleta

Como especificado, esse é um serviço que pode ser feito pela própria empresa. Nos casos onde a organização opta que a coleta seja feita pela Célula, a data é agendada e o transporte é feito por um veículo próprio, com a disponibilização de um protocolo para o controle da retirada dos documentos.

Preparação

Todos os documentos e caixas com os documentos recebem uma etiqueta de identificação com código de barras, garantindo segurança. Caso a sua empresa opte pela digitalização, a Célula realiza a retirada de todos os materiais metálicos dos arquivos, tais como clips e grampos.

Indexação

Essa etapa garante a facilidade do acesso aos documentos. Todos eles são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades. Alguns indexadores são definidos, respeitando essas classificações. Com isso, os arquivos podem ser localizados mais facilmente no GED Célula.

Digitalização (serviço opcional)

Essa é uma etapa que a sua empresa pode optar ou não por fazer. Caso a sua organização opte pela digitalização, os documentos selecionados serão digitalizados em scanners de produção ou formatos especiais como plantas, livros encadernados e afins. Após este processo, os arquivos são disponibilizados no GED Célula para consulta on-line, 24 horas por dia, 7 dias por semana!

Implantação

Nessa etapa, a caixa com os documentos recebe a etiqueta com a posição do seu futuro endereço físico na estante.

Guarda terceirizada

Ao final de todas essas etapas, a caixa é alocada numa estante especialmente construída para esse propósito. Esta estante fica dentro de um galpão especial com segurança e monitoramento 24 horas.

Quais os benefícios da guarda de documentos terceirizada?

Liberação de espaço físico e mão de obra

Com a guarda de documentos sendo terceirizada, a sua empresa terá mais disponibilidade de espaço físico e mão de obra. Não será necessário um local específico para guardar os documentos da organização, nem uma pessoa responsável por separar e organizar esses arquivos.

Segurança dos dados e conformidade

A contratação de uma empresa específica para a guarda de documentos ajuda a sua empresa a manter a conformidade às regras de armazenamento de arquivos. Outro benefício é a segurança dos seus dados, garantida pelo armazenamento em um local específico, com toda a infraestrutura necessária. A preocupação com a perda de documentos deixa de existir.

Redução de custos

A contratação de um serviço específico de guarda de documentos ajuda a reduzir os custos da sua empresa. Você consegue otimizar o espaço físico da sua organização, devolvendo o ambiente que era utilizado para a guarda dos arquivos, como no caso de self storages e, com isso, reduzindo os custos com aluguel. A redução também pode ser verificada ao analisar os custos necessários com uma equipe responsável pela organização dos arquivos.

Conheça a Célula!

A Célula é uma empresa de gestão de documentos, com 18 anos de experiência na área. Caso você esteja passando por problemas com a guarda dos documentos da sua empresa, nós contamos com a solução ideal para o seu negócio! Entre em contato com a nossa equipe e saiba mais sobre a guarda terceirizada de documentos!

20/05/2022 Por: República Agência de Publicidade Tags: #terceirização, célula, digitalização, documentos, ged, gestão, guarda

Saiba como a digitalização pode reduzir os custos da sua empresa

As empresas costumam lidar com um grande volume de documentos circulando: recibos, relatórios, planilhas, dentre outros. Muitas organizações ainda possuem o processo de organizar e guardar os seus documentos impressos. No entanto, cada vez mais esse tipo de operação vem sendo substituído pela digitalização.

Levando em consideração que os processos estão progressivamente se tornando mais digitais, reduzindo a circulação de material impresso, é natural que a digitalização torne-se uma atividade mais comum. A Medida Provisória da liberdade econômica, vigente desde 30 de abril de 2019, incentiva e valida a utilização de documentos digitais para comprovação tributária e fiscal.

No entanto, para além da adaptação à transformação digital, a digitalização também ajuda a reduzir os custos operacionais do seu negócio. Esse tipo de processo também garante maior segurança, reduzindo a perda de documentos, a circulação de papel e falta de espaço ocasionada pelo excesso de documentos.

Digitalização e gestão de documentos

A digitalização é apenas um dos processos da gestão de documentos. Esta última inclui todos os processos implementados na organização que buscam garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos arquivos necessários para o bom funcionamento da organização. Uma boa gestão documental ajuda a simplificar o uso dos documentos no dia a dia.

Como a digitalização ajuda a reduzir os custos operacionais?

A gestão dos documentos físicos exige uma série de processos que podem ter impacto direto na rotina de trabalho e, principalmente, no planejamento financeiro do seu negócio. A digitalização ajuda a reduzir custos e aumentar a produtividade. Entenda melhor o porquê.

Redução do consumo de papel e gastos com impressão

Uma das principais vantagens da digitalização é a redução do consumo de papel, necessário para a impressão dos documentos. Ao mesmo tempo, o processo de transformação digital, potencializado pela digitalização, ajuda a reduzir os custos de impressão, como gastos com tintas e manutenção das impressoras.

Consequentemente, há uma redução da circulação de papel no escritório, tornando o dia a dia mais organizado e prático.

Classificação e armazenamento

Segurança e proteção dos arquivos digitais

Com isso, você evita gastos com perda de documentos e garante maior proteção para os documentos essenciais da sua empresa.

Quais os outros benefícios da implementação da digitalização?

Acessibilidade e praticidade

Adaptação ao cenário digital

Reduza custos com a gestão documental

A digitalização possui uma série de critérios exigidos pela legislação. Para se adequar, conte com uma empresa especializada no assunto. A Célula possui 18 anos de experiência em gestão documental, possibilitando redução de custos, facilidade e segurança no acesso dos seus arquivos. Entre em contato com a nossa equipe e reduza os custos com a gestão documental!

27/04/2022 Por: República Agência de Publicidade Tags: célula, digitalização, documentos, gestão, guarda, organização

Célula: 18 anos de gestão de documentos

A Célula tem muito orgulho de se juntar ao seleto grupo de empresas que conseguem manter as suas atividades por 18 anos seguidos. Ao longo de todo esse tempo, a empresa manteve a excelência na satisfação dos seus clientes, atuando no mercado de gestão de documentos físicos e eletrônicos.

A história da Célula se iniciou em 2004, ano no qual iniciou suas atividades na região de Juiz de Fora e Zona da Mata mineira. Atualmente, através de parcerias, o atendimento se estende para Curitiba, Salvador, Maringá e Belo Horizonte. Desde 2008, as operações foram ampliadas, abrangendo novos serviços com foco no mundo digital.

Entenda um pouco da operação da Célula

A Célula é uma empresa especializada na gestão de documentos. Essa operação abrange todos os processos de uma empresa ou instituição com o objetivo de organizar e simplificar o uso e manuseio dos documentos no dia a dia. Com uma gama variada de serviços, a Célula consegue atender as mais diferentes demandas das empresas: desde um local específico para a guarda dos documentos físicos até o gerenciamento eletrônico através de um software personalizado desenvolvido para isso, o GED Célula – Gerenciamento Eletrônico de Documentos da Célula.

Com a modernização dos processos e a inserção cada vez maior das empresas no ambiente digital, a gestão de documentos digitais pode se mostrar um desafio para instituições que estão no processo de transição. Para isso, a Célula conta com os serviços de digitalização de documentos e a guarda digital. Tudo isso feito de forma personalizada, de modo a garantir que a empresa consiga localizar os seus documentos de forma fácil e prática.

Ao longo desses 18 anos de existência, a Célula acumulou expertise nos diferentes processos da gestão de documentos. São mais de 90 milhões de imagens de documentos digitalizados e indexados, mais de 300 milhões de documentos físicos arquivados e também indexados e mais de 300 clientes atendidos na Zona da Mata mineira e em outras regiões do país, através das parcerias.

Afinal de contas: qual a importância da gestão de documentos?

As organizações lidam diariamente com uma grande quantidade de documentos que asseguram as atividades e processos necessários para o seu bom funcionamento. Cada arquivo possui uma função e, por isso, deve ser organizado e conservado de maneira adequada. Empresas que não possuem uma boa organização dos seus documentos podem reduzir muito a sua produtividade, perdendo tempo com a busca de arquivos necessários para o andamento dos processos.

Outro ponto que pode ser influenciado pela má organização dos documentos é o próprio compliance da empresa. Alguns documentos necessitam de um prazo de guarda específico e a perda desses documentos pode acarretar processos, multas e, em casos mais graves, até mesmo o fechamento da organização.

Para realizar uma boa gestão documental, é necessário se adaptar às necessidades dos clientes e seus setores. Nesses 18 anos, a Célula atende empresas dos mais variados segmentos, trazendo soluções personalizadas, que se adequem às demandas de cada negócio.

Um exemplo é o serviço de gestão de documentos para empresas de arquitetura e engenharia. As plantas e desenhos técnicos são enviadas pelo cliente, seja em papel ou no formato digital 2D com extensão DWG (AutoCad). A facilidade já começa na hora da coleta: caso o cliente não consiga enviar os arquivos, a Célula se compromete a buscar em horários previamente agendados. No caso de documentação em papel, os materiais passam por um processo minucioso de reparação, no qual sujidades e materiais metálicos são retirados. No processo de indexação, o cliente define critérios para facilitar na hora do acesso, como nome, número e data do projeto. As plantas e os desenhos técnicos são digitalizados e posteriormente acondicionados dentro da Célula ou no espaço do cliente. Tudo isso pode ser facilmente acessado através do GED.
Outras empresas também se beneficiam dos serviços personalizados da Célula, como Instituições de Ensino Superior (IES), comércios, indústrias, dentre outras.

Quais os benefícios da terceirização da gestão de documentos?

Independente do tamanho da empresa, a gestão de documentos é essencial. Manter os documentos organizados traz uma série de benefícios para o seu negócio. No entanto, muitas empresas não conseguem gerenciar os documentos de forma autônoma e por isso optam pela terceirização dessa demanda, através da contratação de um negócio especializado nesse tipo de serviço. É o caso da Célula!

Esse tipo de decisão gera vantagens para a empresa. Conheça algumas delas:

Economia de gastos

A gestão documental ajuda a reduzir os gastos com impressões, reimpressões, cópias e transporte de documentos. Além disso, reduz os riscos de perdas de documentos por imprevistos e acidentes. Esse tipo de situação pode acabar gerando gastos a mais para a sua empresa.

Agilidade

Uma boa gestão documental ajuda a trazer mais agilidade no dia a dia, através da facilidade no acesso aos documentos. Com as informações nas mãos de forma mais ágil, fica mais fácil de atender às solicitações e ter respostas rápidas para os processos do seu negócio. Isso otimiza o tempo dos colaboradores e aumenta a produtividade.

Tecnologias de gestão

A gestão de documentos tem se modernizado e o uso de tecnologias mais avançadas ajuda a garantir mais praticidade e produtividade. A Célula, por exemplo, conta com equipamentos de digitalização que operam com velocidade e alta resolução. Já o software GED Célula, ajuda no acesso online ao acervo, com buscas, visualizações e requisições de entrega do documento físico.

Guarde as histórias da sua empresa com a Célula!

Ao longo de 18 anos, a Célula ajudou muitas empresas a guardar as suas histórias, através da gestão dos documentos. Se você quer impulsionar a produtividade do seu negócio e ganhar tempo para focar nos processos essenciais da sua empresa, entre em contato com a nossa equipe. Temos expertise para guardar a sua história, com soluções personalizadas para o segmento da sua organização!

22/03/2022 Por: República Agência de Publicidade Tags: célula, digitalização, documentos, gestão, guarda, organização

Como a digitalização dos documentos pode ser o diferencial na gestão de folhas de pagamento

O gerenciamento da folha de pagamento – ou holerite, como também é conhecida – é complexo e burocrático, principalmente no início do ano. Uma solução para reduzir os problemas com as folhas de pagamento é realizar a digitalização. Saiba como você pode realizar a digitalização das folhas de pagamento da sua empresa com as informações desse texto.

5 cuidados essenciais na gestão de documentos para autônomos e MEI

O sonho de abrir uma empresa brilha os olhos de muitas pessoas. Ter seu próprio negócio permite mais autonomia e flexibilidade, mas ao mesmo tempo exige disciplina e resiliência para encarar as dificuldades do empreendedorismo. Você, que decidiu ser um Microempreendedor Individual (MEI), provavelmente se deparou com alguma dessas dificuldades. E uma delas é: como fazer a gestão dos documentos?

Esse texto busca ajudar na gestão de documentos para autônomos e MEI.

Conheça as suas obrigações enquanto MEI

O primeiro passo é saber quais são as suas obrigações. Uma das grandes vantagens de ser um Microempreendedor Individual (MEI) e trabalhar de forma autônoma é o acesso a diversos benefícios com pouca burocracia e menos impostos. No entanto, é muito importante que você se mantenha atento às obrigações para que você não tenha de lidar com contratempos, como multas ou até mesmo a perda do seu CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica.

Uma das obrigações para manter o seu cadastro ativo é o pagamento mensal das guias do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Se o pagamento não for feito em dia, você pode perder os benefícios previstos em lei, como, por exemplo, o auxílio doença ou salário maternidade. É muito importante que os comprovantes de pagamento do DAS sejam guardados. Para isso, é muito importante que você saiba o tempo de guarda do documento.

Uma das possibilidades e deveres do MEI é a emissão de notas fiscais. Alguns lugares possibilitam a emissão de nota fiscal eletrônica, o que garante maior segurança e facilidade no processo. No entanto, alguns clientes podem exigir a nota fiscal física. Isso acaba gerando tipos variados de documentos, físicos e digitais, e exigindo uma gestão híbrida dos documentos.

Outras obrigações são a elaboração mensal das receitas, emissão da Declaração Anual do Faturamento do Simples Nacional (DASN-SIMEI) e a atualização das informações sobre os funcionários. Todas essas atividades exigem documentações específicas, com prazos e períodos de guarda.

Caso você tenha dúvidas sobre os processos relacionados à gestão de documentos para MEI e autônomos, você pode contar com a ajuda de uma empresa terceirizada. A Célula é uma empresa especializada na gestão de documentos, com mais de 15 anos de experiência no ramo. Possui o serviço de BPO – Business Process Outsourcing, que busca terceirizar processos e demandas organizacionais da gestão de uma empresa, visando diminuir os custos e aumentar a eficiência.

A Célula realiza as etapas de diagnóstico e planejamento, mapeando os processos do seu negócio e verificando quais desses processos são terceirizáveis. Com experiência comprovada nas áreas de informação, arquivamento, conferência, organização, preparação, digitalização e digitação, a Célula pode auxiliar sua empresa a gerenciar seus documentos e ter mais tempo para focar nas atividades essenciais para alavancar o seu negócio.

Conheça os prazos de guarda de cada tipo de documento

Sabendo os documentos necessários para manter o seu CNPJ ativo, é necessário conhecer quais os prazos de guarda de cada um deles. Para isso é extremamente importante que você crie uma tabela de temporalidade com a vida útil de cada arquivo. Isso ajuda a ter um controle maior e evita a circulação desnecessária de papel.

A Célula também pode te ajudar nesse desafio. Todos os documentos guardados na empresa passam por um processo de indexação, ou seja, são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Os mesmos são digitalizados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma prática e ágil.

Escolher onde vai guardar os seus documentos

A gestão de documentos para MEI e autônomos inclui escolher o local de guarda dos arquivos. Isso depende, obviamente, do tipo de documento que costuma circular no seu negócio.

Cada tipo de documento necessita de um armazenamento específico. Arquivos físicos necessitam de um local separado para a guarda de documentos. Alguns cuidados são importantes, como se atentar à climatização do ambiente escolhido para a guarda física. Lembre-se que documentos podem acabar se danificando por conta de calor ou umidade excessivos. Uma vez danificados, alguns desses documentos necessitam de uma segunda via, o que acaba gerando um imenso trabalho burocrático.

Já os arquivos digitais necessitam de um servidor específico para serem guardados. É importante manter um backup constante desses dados, para que eles não sejam perdidos por falta de espaço ou algum problema do servidor.

A Célula pode ajudar você, através do serviço de guarda física de documentos, proporcionando um lugar seguro e adequado para guardar os seus arquivos físicos. Também é possível digitalizar os documentos físicos e ter acesso a eles por meio de um sistema integrado. Os arquivos digitais também podem ser acessados através do software.

Criar um sistema de fácil acesso e manuseio

Os documentos devem ser organizados, para que sejam facilmente localizados. Sem um sistema prático de localização e manuseio, você vai acabar perdendo tempo tentando encontrar documentos importantes. Tempo esse que poderia estar sendo utilizado para gerenciar atividades importantes do seu negócio!

A Célula possui o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, um sistema online que permite a fácil localização dos seus documentos armazenados. Para isso, todos os arquivos passam por um processo de indexação, já comentado anteriormente.

Manter os documentos necessários e atualizados

A gestão de documentos para MEI e autônomos também inclui a atualização e manutenção dos documentos estritamente necessários. O acúmulo desnecessário de arquivos, sejam eles físicos ou digitais, não traz nenhuma vantagem para o seu negócio. Muito pelo contrário.

O excesso de papel pode deixar o seu ambiente de trabalho desorganizado. Além disso, a falta de um sistema de manutenção pode acabar gerando gastos desnecessários, como a compra de espaço no servidor para armazenamento de arquivos que já passaram do tempo de guarda.

Alguns documentos necessitam de atualização frequente, como os dados dos colaboradores. É preciso que você fique atento a esses detalhes e mantenha sempre os seus arquivos em dia!

Conte com a Célula para fazer a gestão de documentos de MEI e autônomo!

A Célula possui experiência comprovada na gestão de documentos, auxiliando empresas a terem mais tempo para focar nas atividades do seu core business. Contando com os serviços de guarda física e digital, digitalização de documentos, GED Célula, BPO, dentre outros, é possível atender todas as suas demandas de gestão documental em um único lugar. Entre em contato e saiba mais sobre a solução específica para a sua necessidade!

23/12/2021 Por: República Agência de Publicidade Tags: autonomos, célula, dicas, documentos, gestão, mei, organização

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