Cito Laboratório: praticidade e economia com a Guarda de Documentos Célula

O alto fluxo de documentos e informações nos laboratórios e clínicas de saúde exigem uma gestão eficiente e controlada. Afinal, são muitos dados importantes que não podem se perder e com longos períodos de guarda exigidos por lei. Para garantir a segurança de seus documentos e facilitar o dia a dia da empresa e de sua equipe, o Cito Laboratório de Citopatologia encontrou na Célula Gestão de Documentos uma solução para seus problemas há sete anos.

Atuando no segmento de exames, o laboratório realiza biópsia, citopatologia oncológica, bacterioscopia e muitos outros procedimentos em pacientes de Juiz de Fora e região. Mas, apesar da ótima localização na principal avenida da cidade trazer mais praticidade aos seus funcionários e clientes, a falta de espaço era uma importante questão a ser resolvida.

A primeira solução encontrada foi alugar um outro espaço, onde todos os arquivos ficavam armazenados sem gerenciamento. Porém, frequentemente era necessário que um membro da equipe se deslocasse até lá para buscar alguma coisa e não tardou até que toda a equipe percebesse que isso não era tão prático.

Foi então que, em 2012, descobriram a solução de Guarda Terceirizada da Célula, que não só armazena, como organiza, classifica e gerencia os documentos da melhor forma para caber nas necessidades de cada cliente. Os arquivos ficam em um galpão próprio, com monitoramento 24h e proteção contra pragas e insetos. E, caso alguém da equipe precise de algum documento, basta fazer uma solicitação para recebê-lo em até 24h.

“A Célula veio como um facilitador para a Cito, porque garante uma praticidade muito grande para toda a equipe. É uma guarda segura, que oferece uma grande estrutura. Sem contar que poder receber os documentos em menos de um dia, sempre que alguém precisar, é um grande diferencial”, explica Renata Morais, administradora do Cito.

Além de auxiliar na questão de guarda, outro benefício da parceria com a Célula foi a catalogação e classificação de todos os documentos, que antes era uma grande dificuldade da empresa. Entre os arquivos, estavam desde protocolos de pacientes a documentos dos departamentos pessoal e contábil. Todos eles foram organizados de acordo com as principais necessidades do laboratório, levando em conta tipo e data, receberam um código de barras e foram armazenados em caixas especiais.

Atualmente, a equipe da Cito é responsável pela organização dos documentos à medida que chegam, respeitando a mesma classificação. E, a cada seis meses, enviam tudo que foi gerado no período para que receba o código de barras e seja guardado na Célula junto a todos os outros.

“Tudo isso sem contar que nenhum membro da equipe perde mais tempo tendo que se deslocar até o lugar onde ficavam os documentos e ainda procurar pelo que precisa. Isso deixou todo mundo muito mais produtivo e trouxe uma grande economia para a empresa”, conta Renata.

Além de laboratórios, a Célula ainda oferece soluções específicas para diversas áreas de atuação, como escritórios de arquitetura e engenharia, instituições de ensino, hospitais e clínicas de saúde e muito mais. Quer saber todos os benefícios que a gestão de documentos pode trazer para a sua empresa? Clique aqui e entre em contato com a unidade Célula mais próxima.

Como não perder prazos: gestão de documentos para RH
Como não perder prazos: gestão de documentos para RH

Já pensou uma ferramenta que avise o setor de recursos humanos da sua empresa sobre a frequência de atualização de dados? Que sinalize à equipe sempre que estiver na época de algum funcionário renovar os exames periódicos ou notifique quando estiver chegando o prazo de um pagamento?

Ou ainda, um software que permita visualizar o status de cada documento, com um passo a passo completo que não deixa ninguém esquecer de nenhuma tarefa e ainda informa em que etapa do fluxo de trabalho um documento está?

Investir em um Gerenciador Eletrônico de Documentos pode trazer inúmeros benefícios para uma empresa e, quando otimizado para equipes de recursos humanos, evita que a equipe seja refém de processos demorados como rescisão de contrato, emissão de recibos e folhas de pagamento, e realize demandas às pressas.

Neste artigo, vamos destrinchar para você todas as maneiras com que o software GED da Célula pode ajudar o setor de RH da sua empresa a nunca mais perder prazos. Ficou curioso? Confira!

Como não perder prazos: gestão de documentos para RH

Como não perder prazos com o GED Célula

Documentos mais organizados

Ao classificar e organizar todos os documentos de RH em formato digital com Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR), eles podem ser muito mais facilmente encontrados. Afinal, basta pesquisar por alguma palavra-chave, valor ou data que conste no arquivo.

Já suas versões físicas podem ser armazenadas em um CEDOC ou no nosso galpão com monitoramento 24h, classificados de acordo com suas categorias: contratos de trabalho, cópias de documentos pessoais, comprovantes de benefícios, exames médicos admissionais, periódicos e demissionais, entre outras.

Praticidade e segurança

Após digitalizados, os documentos ficam disponibilizados no GED através da nuvem, por onde é possível acessá-los remotamente 24 horas por dia e sete dias por semana de qualquer local em um dispositivo com internet.

Dessa forma, suas versões originais ficam bem guardadas e são manuseadas apenas quando estritamente necessário, garantindo sua perenidade e evitando que se percam, rasguem ou danifiquem.

Como não perder prazos: gestão de documentos para RH

Fluxo de trabalho

Com a contratação do serviço de Workflow, o GED Célula oferece um resultado ainda mais potencializado, ao automatizar fluxos, processos e encaminhar cada etapa de um procedimento ao seu respectivo responsável. Alguns exemplos de atividades que podem ser gerenciadas com ele são: admissão de funcionários, demissão de funcionários, gestão de contratos, liberação de pagamentos, etc.

Assim, o Workflow é a melhor solução para transformar a maneira com que a empresa executa processos, atividades, tarefas e procedimentos. Pois, através de seu software de gerenciamento, permite configurar e monitorar uma sequência de tarefas para que sejam eficientemente cumpridas.

Alertas sobre prazos

Uma forma eficiente de garantir que o departamento de RH da sua empresa não vai perder prazos é através de alertas e notificações emitidos pelo GED, a fim de lembrar a equipe quando alguma ação precisa ser executada. Por exemplo, se estiver na época de refazer exames médicos periódicos ou realizar algum pagamento.

Dessa forma, os membros da equipe conseguem se planejar para que tudo seja realizado com antecedência, sem risco de imprevistos ou atrasos.

Gestão de documentos para RH de forma eficiente

Agora que você já está por dentro de todas as vantagens do GED Célula e de como não perder prazos com a gestão de documentos para RH, implemente o quanto antes nossas funcionalidades e tenha acesso a todos esses benefícios na sua empresa. Clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

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5 benefícios da transformação digital nas empresas

Se a sua empresa não está se adaptando à transformação digital, é melhor repensar o negócio. A realidade do mundo é outra, tudo muda muito rápido: tecnologias avançam mais a cada dia, rotinas ficam cada vez mais aceleradas, demandas crescem, espaços diminuem e novas profissões estão surgindo em um piscar de olhos.

Em um mundo cada vez mais digital, os documentos nesse formato se tornam oficiais, reconhecidos e, muitas vezes, obrigatórios. Sim, a legislação entende a digitalização de documentos como um passo importante e vem exigindo-a em diversas esferas, como saúde, educação e empreendedorismo.

Mas quais são as vantagens disso? Confira a lista que preparamos de 5 benefícios da transformação digital nas empresas e veja como adaptar o seu negócio.

Facilidade de acesso

Quando você precisa procurar alguma informação específica em documentos físicos, muitas vezes, é necessário procurar as informações que precisa por uma vasta estante abarrotada de pastas que, por sua vez, estão cheias de papéis, não é?

Mas, com as versões digitalizadas, a situação é outra. Basta que elas estejam indexadas em um eficiente software de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos, para utilizar o campo de buscas e encontrar o arquivo em um piscar de olhos.

Perenidade das informações

A possibilidade de eternizar informações, sem riscos de que se percam com o tempo, degradem, rasguem ou desapareçam é uma das principais razões para que as leis estejam mudando e tornando obrigatória a digitalização de documentos.

Alguns exemplos dessas leis são:a MP da Liberdade Econômica, que equipara aos documentos físicos os arquivos digitalizados com certificação digital padrão ICP-Brasil, em empresas de pequeno e médio porte; a Portaria 315/2018, que torna obrigatória a digitalização de todo o acervo acadêmico de Instituições de Ensino Superior; e a Lei 13.787/2018, que regulamenta a digitalização de prontuários médicos em clínicas e hospitais. Para saber mais sobre cada uma delas, basta clicar sobre o nome da lei.

Economia de espaço

Muitas das normas citadas acima, além de equiparar judicialmente os documentos físicos e digitais, ainda determinam que as versões físicas podem ser descartadas após o vencimento da sua fase corrente. Para entender como funciona cada fase dos arquivos e a chamada Teoria das Três Idades, clique aqui.

Sem contar a popularização dos arquivos nato-digitais como notas ficais e contratos, por exemplo, que também são considerados oficiais quando certificados no padrão ICP-Brasil. Isso significa que o volume de papel e documentos físicos da empresa pode reduzir drasticamente, garantindo mais espaço para você e sua equipe.

Digitalização e redução de custos

Com todas as vantagens já citadas até agora, já dá para imaginar que a redução de custos também se torna uma realidade. Afinal, sua empresa não vai precisar de tanto espaço para documentos – o que permite um aumento da equipe ou até mesmo a mudança para um escritório menor –, o número de papéis produzidos diariamente diminui de forma drástica, assim como o gasto de tinta para impressões e cópias.

Tudo isso sem contar o mais impressionante: a redução do tempo perdido procurando por alguma informação, como dissemos no primeiro tópico, que permite que você e sua equipe se concentrem nas suas verdadeiras funções, com mais produtividade e eficiência – o que, consequentemente, gera mais lucro.

Transformação digital e sustentabilidade

Uma questão que não podemos deixar de considerar atualmente é a responsabilidade ambiental da sua empresa. A redução no consumo de papel e tinta é uma importante atitude em prol da diminuição do descarte de lixo no planeta.

Mas não só isso: apesar dos papéis serem feitos a partir de madeira reflorestada, sua extração e fabricação causam impactos que comprometem a biodiversidade das matas e vazão das nascentes nos entornos das áreas de extração da celulose. Segundo dados da organização WaterFootprint Network, cerca de 10 litros de água são gastos para a produção de apenas uma folha de papel A4.

Transformação digital nas empresas: como se adaptar?

A Célula Gestão de Documentos oferece essas soluções e muitas outras, a fim de garantir o melhor para os documentos da sua empresa sempre. Por aqui, temos soluções específicas para diversas áreas de atuação, de acordo com cada necessidade. Seja digitalização de plantas e desenhos técnicos, gestão de arquivos de RH Ativo, documentos de serviços públicos, entre outras. Quer conhecer a melhor solução para o seu negócio? Clique aqui e entre em contato com a Célula mais perto de você.

O primeiro passo para adaptar sua empresa à transformação digital é saber contar com bons aliados, que vão guiá-la pelo melhor caminho a fim de trazer mais produtividade e prosperidade. Contratar um serviço de digitalização que garanta a qualidade e nitidez dos documentos, por exemplo, é fundamental nesse processo. Assim como fazer uso de um software de GED que seja eficiente e funcional no dia a dia.

Adapte agora mesmo o seu negócio à transformação digital.
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3 dicas para organização de documentos de alunos na matrícula

À medida em que o fim do ano se aproxima, muitas escolas já estão começando a se preparar para o processo de matrículas do próximo ano letivo. Em meio a essa fase, começar a se organizar e treinar os colaboradores para manter a organização de documentos de alunos na matrícula é fundamental. Afinal, ninguém quer que as matrículas aconteçam em meio a estresse de pais e funcionários devido ao caos da papelada. E haja papelada nessa fase, não é?

Por isso, leia esse texto até o final e confira nossas 3 dicas de organização de documentos de alunos na matrícula (e que podem ser aproveitadas durante todo o ano letivo!).

1. Organize os documentos por categorias

Seja por data, ordem alfabética ou ano escolar, é importante que cada aluno tenha sua própria pasta e todas elas sejam organizadas de uma forma lógica. Esse é um passo importante para que o material esteja sempre organizado, independente do período letivo.

Para evitar que o longo trabalho de organização precise se repetir diariamente, o ideal é que o processo aconteça ao longo das atividades. Ou seja, toda pasta que entrar deve ir diretamente para a sua posição na categoria.

Uma sugestão também é etiquetar ou adesivar as pastas com cores distintas, de acordo com a categorização, para que sejam localizados mais facilmente.

2. Atenção ao armazenamento dos arquivos

Quando falamos de documentos físicos, é muito importante pensar em como armazená-los para evitar que se deteriorem e se percam com o passar do tempo. A Portaria 315 do MEC já obriga as Instituições de Ensino Superior a digitalizarem todo o seu acervo para evitar a perda das informações, mas a guarda dos documentos físicos ainda é obrigatória por todo o período estipulado pela tabela de temporalidade.

Sendo assim, a instituição de ensino deve ter implantado em seu espaço um Centro de Documentação (CEDOC) que garanta armazenamento adequado, organização prática e funcional dos documentos e um sistema de gerenciamento de entrada e saídados arquivos. Se a sua instituição ainda não tiver um CEDOC, pode contar com a ajuda da Célula durante todo o processo de implantação e treinamento dos funcionários para garantir a segurança de todos os documentos.

Mas, caso as instalações da escola não tenham espaço para um CEDOC eficiente, também é possível contratar a Guarda Terceirizada Célula. Assim, seus documentos ficam bem guardados e gerenciados por uma equipe especializada, além de monitorados 24h em um galpão com controle anti insetos e pragas. E, se sua equipe precisar de algum dos documentos físicos, basta solicitar pelo nosso sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos que entregamos em até 24 horas.

3. Use a tecnologia a seu favor

Como dissemos anteriormente, a digitalização de documentos já é obrigatória para todas as instituições de ensino superior. Mas, ainda que a sua escola seja de ensino básico, temos bons motivos para apostar nos arquivos digitalizados:

  • Acesso remoto a todos os documentos através de um software de GED;
  • Redução drástica no uso de papel;
  • Processos mais ágeis;
  • Mais facilidade para encontrar documentos;
  • Economia de tempo e dinheiro;
  • Menos burocracia;

Aqui na Célula, temos o caso da Escola Perfil, que é nossa parceira há alguns anos e viu suas atividades serem otimizadas a partir das nossas soluções de guarda e gestão. Afinal, seus arquivos foram todos digitalizados e indexados no nosso software de GED, por onde é possível o acesso por todos os funcionários autorizados. Assim, os arquivos estão organizados por categorias e basta pesquisar pelo nome do aluno, data ou tipo de documento para encontrar o que precisa.

Quer mais dicas para organização de documentos de alunos na matrícula e otimizar mais os seus serviços? Clique aqui e entre em contato com a unidade Célula mais perto de você para conhecer todas as nossas soluções e saber como podemos ajudar a sua instituição de ensino.

Organize documentos de matrícula de forma efetiva!
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BPM e Workflow são a mesma coisa?

Aqui no Blog da Célula, você já viu como o Workflow pode acelerar os processos da sua empresa e trazer benefícios para o dia a dia da sua equipe. Mas um grande erro que acontece entre gestores é pensar que BPM e Workflow são sinônimos. É bem verdade que são ferramentas bastante similares e que costumam ser usadas em conjunto. Mas, não, BPM e Workflow não são a mesma coisa.

O conceito de Workflow é uma importante engrenagem na tecnologia BPM, que é um sistema muito mais amplo e abrangente. Para compreender melhor a diferença entre os dois e agregar tudo de forma ainda mais otimizada na sua empresa, continue a leitura.

O que é Workflow?

As ferramentas de Workflow têm como objetivo mapear uma sequência de atividades a fim de monitorar resultados, incorporar automações e reduzir a ineficiência nos processos. Como citamos nesse texto aqui, elas funcionam como uma esteira industrial, que direciona o produto de forma linear para cada etapa do processo de fabricação.

Assim, o Workflow é a melhor solução para transformar a maneira com que a empresa executa processos, atividades, tarefas e procedimentos. Pois, através de seu software de gerenciamento, permite configurar e monitorar uma sequência de tarefas sem muitos detalhes, mas com informações suficientes para que sejam eficientemente cumpridas.

O que é BPM?

O termo BPM é uma sigla para Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócios, e se trata de uma metodologia que avalia alterações e melhorias em variados aspectos de um processo.

Se o Workflow busca monitorar e acelerar processos através do cumprimento correto de tarefas, o BPM tem como objetivo avaliar alterações e melhorias que podem ser feitas no cumprimento de cada processo para que o funcionamento da empresa seja mais eficiente. Isso é feito através da gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos.

BPM e Workflow: qual a diferença?

Aproveitando o exemplo no início do texto, se o Workflow é uma esteira industrial que direciona cada produto, podemos dizer que o BPM é o equipamento que controla todas as esteiras, identifica as que estão com algum defeito e mapeia as etapas de embalagem e envio dos artefatos aos seus compradores.

Ou seja, o Workflow é apenas um dos componentes do BPM, que incorpora vários fluxos de trabalho, ferramentas de automação e capital humano, fazendo com que todas as engrenagens trabalhem juntas por um resultado final mais ágil e eficiente.

Basicamente, o Workflow é a melhor saída se você busca automatizar ou organizar apenas um processo simples no seu departamento. Mas, se o departamento tem vários processos interconectados, que exigem um gerenciamento mais aprofundado, a melhor escolha é o BPM.

Porém, ainda que seja importante que você entenda que BPM e Workflow não são a mesma coisa, isso não significa que você precisa escolher entre um e outro. Basta optar por uma ferramenta que execute os dois juntos, como o software de GED da Célula, que tem todas as funcionalidades e recursos para gerenciar os processos e documentos da empresa com alto nível organizacional.

Quer saber mais sobre essa e outras soluções que a Gestão de Documentos pode trazer para a sua empresa? Clique aqui e entre em contato com a unidade Célula mais próxima.

Implemente o BPM e Workflow na sua empresa já!

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Digitalização de prontuários médicos: Tudo sobre a lei 13.787/2018
Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Quem trabalha na área da saúde sabe como é alto o volume de documentos que circulam em clínicas e hospitais diariamente. Não bastasse tanto papel, seus prazos de temporalidade costumam ser longos ou até mesmo permanentes. Foi pensando nisso e em facilitar a rotina e o compartilhamento de informações entre profissionais da saúde que foi aprovada a Lei 13.787/2018, que regulamenta a digitalização de prontuários médicos.

Se você ainda precisa se adequar e entender mais sobre a nova regra, leia este texto até o final: destrinchamos cada detalhe para que não fique nenhuma dúvida. Confira!

Entenda o que diz a lei 13.787/2018

Como organizar documentos em clínicas e consultórios

A digitalização de prontuários médicos se tornou lei a fim de assegurar a integridade, autenticidade e confidencialidade dos documentos digitais e físicos.

Para tanto, os métodos de digitalização utilizados devem reproduzir todas as informações contidas nos documentos originais.

Além disso, é obrigatório que todos os arquivos gerados sejam digitalizados com o uso de certificados digitais emitidos no padrão da ICP-Brasil, para que mantenham a autenticidade legal das informações, e sejam administrados através de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

Quanto aos arquivos físicos, a nova lei de digitalização de prontuários médicos sugere que sejam eliminados após passarem pela análise de uma comissão permanente de revisão, que vai constatar a integridade dos originais para avaliar a possibilidade de eliminação.

Documentos de valor histórico identificados pela comissão, por exemplo, devem ser preservados de acordo com a legislação arquivística. Já os documentos originais e eletrônicos que não sofreram alteração nos últimos 20 anos podem ser descartados ou devolvidos ao paciente, conforme tabela de temporalidade.

A segurança e privacidade dos pacientes também deve ser levada em consideração: o manuseio dos prontuários médicos eletrônicos está sob a guarda da Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.709/2018), que garante que o armazenamento dos dados deve assegurar a proteção contra acesso, uso, reprodução e descarte não-autorizados pelo paciente.

Como se adequar às normas de digitalização de prontuários médicos

Célula - 3 soluções para segurança de prontuários médicos

Os benefícios da digitalização de prontuários médicos vão além de economizar papel: ela garante a segurança das informações, que não correm risco de se perderem em acidentes ou ações do tempo, e ainda leva a uma economia de tempo e dinheiro. Com o acesso remoto aos prontuários sempre que necessário, bastando uma conexão com internet, todo o corpo clínico e os pacientes são beneficiados pela praticidade.

Para se adequar às normas de digitalização de prontuários médicos, o ideal é contratar um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos eficiente, que cumpra com as exigências da lei e auxilie de forma prática a rotina e a produtividade de toda a equipe das clínicas e hospitais.

A Célula Gestão de Documentos tem a solução ideal nesse caso, com um software que permite indexação dos arquivos por categorias e tags, além do Reconhecimento Óptico de Caracteres, que facilita nas buscas por documentos específicos. O acesso remoto garante que somente pessoas autorizadas consigam visualizar cada arquivo, assegurando que as informações dos pacientes permaneçam em sigilo. Ainda assim, é recomendado cautela a este processo pois a lei deixa claro que a regulamentação técnica dos softwares virá adiante com mais detalhes, e isto ainda não aconteceu.

No caso dos documentos que precisam ficar armazenados, a Célula ainda oferece a solução de Guarda Terceirizada, que gerencia e armazena os arquivos de forma adequada, com monitoramento 24h, profissionais especializados e controle antipragas e insetos, ou ainda a implantação completa de um CEDOC para clínicas e hospitais.

Quer saber tudo sobre a solução específica para prontuários médicos? Clique aqui para conferir mais informações e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

Se adeque já à Lei 13.787/2018, de Digitalização de Prontuários Médicos. Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos.
Acervo acadêmico digital: saiba como adequar a sua IES à Portaria 315 do MEC

Falta pouco para acabar o prazo das Instituições de Ensino Superior se adequarem à Portaria 315 do Ministério da Educação (MEC), que torna obrigatória a digitalização de todo o acervo acadêmico a fim de garantir a segurança dos dados. Em vigor desde abril de 2018, ela dá a todas as IES o período de 24 meses para seguirem todas as recomendações e se manterem ativas no mercado educacional.

A Portaria 315/2018 do MEC é uma atualização do decreto 9.235/2017, que já falamos sobre aqui no Blog, e busca trazer todas essas mudanças de forma efetiva e bastante segura, além de facilitar a rotina das instituições e dos alunos. Para saber como adequar a sua IES à portaria 315 do MEC, leia esse texto até o final e fique atento às nossas dicas.

O que diz a Portaria 315 do MEC

Para começar, a Portaria define como acervo acadêmico “o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos”.

São muitos os documentos do acervo acadêmico que devem ser guardados por anos ou até mesmo de forma permanente. Quando mantido somente o arquivo físico, são grandes as chances de sua integridade e durabilidade serem afetadas ao longo dos anos. Sem contar todo o tempo que se perde para acessar o documento, seja procurando em prateleiras ou se deslocando até a instituição para consultar.

Foi por isso que a Portaria 315 instituiu que todo documento do acervo acadêmico das IES integrantes do sistema federal de ensino, além de ter manutenção garantida, agora deve ter uma versão digital com certificação, de forma que sejam garantidas a confiabilidade, autenticidade e segurança das informações. O prazo estipulado para as instituições se adequarem a essa obrigatoriedade foi de 24 meses, terminando em abril de 2020.

Quais são as exigências da Portaria 315 do MEC?

Ao realizar a implantação do acervo acadêmico digital, as Instituições de Ensino Superior devem contar com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que siga os seguintes pré-requisitos:

  • Gerenciamento adequado da base de dados de forma a preservar os arquivos;
  • Indexação que permita recuperação imediata do acervo acadêmico digital;
  • Reprodução dos documentos no sistema de gestão garantindo sempre a segurança e preservação dos recursos;
  • Certificação digital nos padrões da ICP-Brasil em todos os documentos, conforme a lei, a fim de garantir a autenticidade, integridade e validade jurídica de todo o acervo acadêmico digital.

O GED Célula cumpre todos os requisitos e é a solução perfeita para garantir o acesso remoto ao acervo acadêmico digital de qualquer lugar com internet.

E como ficam os documentos físicos nas IES?

Ainda que obrigatória a transformação de todo o acervo acadêmico em digital, os documentos físicos ainda devem ser mantidos por todo o período estipulado por lei. Após o vencimento da fase corrente quando se inicia a fase intermediária, caso o próximo destino do arquivo seja a eliminação, ele pode ser substituído pela versão digital (se a instituição desejar). Para entender como funciona cada fase da guarda de documentos, clique aqui.

Caso a instituição conte com espaço físico suficiente para a guarda de todos esses arquivos, ela pode contratar o serviço de CEDOC oferecido pela Célula, que garante o armazenamento adequado e manutenção de cada documento, facilitando a rotina de toda a equipe. Mas caso não haja esse espaço, a IES também pode contratar a solução de guarda, que vai cuidar de todo o processo de armazenamento, manutenção e garantia da qualidade do acervo acadêmico.

Seja através das soluções de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, implantação de CEDOC ou guarda de documentos, a Célula pode ajudar a sua Instituição de Ensino Superior de diversas formas a se adequar à Portaria 315 do MEC. Quer saber mais? Clique aqui para conhecer a solução completa para IES e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

Conte com a Célula para adequar sua IES à Portaria 315 do MEC. Clique aqui e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos.
Acelere os processos da sua empresa com Workflow e gerenciamento eletrônico de documentos

Como você lida com documentos na sua empresa? Sejam físicos ou digitais, eles fazem parte do dia a dia de vários profissionais e inúmeros processos. Com isso, é impossível evitar que eles sejam levados de um lado para o outro, perambulando por departamentos, mesas e e-mails diversos e tornando trâmites ainda mais longos e demorados.

Vamos usar os contratos como exemplo: eles são redigidos por um setor, revisados e aprovados por diversos profissionais, encaminhados para assinatura, reencaminhados em seguida e só então arquivados para futuras consultas.Com todo esse processo, as chances de atraso nas entregas ou até mesmo de informações se perderem são grandes, não é mesmo?

Mas e se esses processos pudessem ser mapeados de forma que os fluxos de trabalho fossem otimizados e acelerados? É o que propõem as ferramentas de Workflow. Para saber como elas funcionam e podem ajudar a sua empresa, continue a leitura!

Como acelerar processos com Workflow

O termo Workflow pode ser traduzido do inglês como “fluxo de trabalho”, ou seja, esse método tem como principal objetivo dividir tarefas de forma que processos sejam automatizados e alcancem resultados mais rapidamente. Essa ferramenta monitora cada passo que deve ser seguido até que uma ação seja concluída, facilitando a construção, fluxo, consulta e gerenciamento de informações.

Imagine uma esteira industrial: o produto fica posicionado em cima dela, que o direciona por cada etapa da construção enquanto máquinas e profissionais realizam suas funções. Quando um acaba, o objeto segue sozinho pela esteira até a próxima etapa e assim segue até que seja finalizado. É assim que funciona uma ferramenta de Workflow, permitindo que cada membro da equipe saiba qual etapa do processo está sendo realizada naquele momento e quem é o responsável por ela. Dessa forma, o gestor tem mais controle sobre quem tem acesso às informações e monitora prazos e entregas.

Workflow e gerenciamento eletrônico de documentos

O segredo para acelerar processos com o workflow é escolher uma ferramenta eficiente, que esteja bem configurada de acordo com as necessidades da sua empresa e mapeie bem os fluxos. A Célula apresenta a solução de automação de processos de negócios que acompanha cada trâmite e etapa da gestão de documentos de forma prática, trazendo diversas vantagens para empresas.

Integrada ao sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, a automação é feita através de modelagens de Workflow/BPM e elimina ou reduz drasticamente a circulação de papel, garantindo a segurança dos arquivos através de assinatura e certificado digital, reconhecimento automático de código de barras e reconhecimento óptico de caracteres, seguindo à risca as normas da legislação vigente.

Quais processos podem ser automatizados pelo Workflow?

Ao contratar o serviço de Workflow da Célula, é realizado um levantamento de cada processo de negócio que pode ser automatizado através da ferramenta. Alguns exemplos são: admissão de funcionários, demissão de funcionários, gestão de contratos, liberação de pagamentos, etc.

O serviço está diretamente ligado ao software de GED Célula, que permite o acesso remoto aos arquivos através da internet, com segurança e eficiência. Dependendo do tipo de documento que será inserido, ele precisa ser digitalizado e/ou indexado, fazendo com que seja facilmente encontrado pela ferramenta de busca, e opcionalmente ainda podem ser usados certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil para realizar a assinatura digital dos arquivos.

Como é feita a distribuição de tarefas no Workflow?

Depois de realizado o levantamento dos processos e indexados os documentos na ferramenta, os membros da equipe são cadastrados na plataforma com suas respectivas funções e o sistema distribui cada tarefa e etapa do processo de acordo com as responsabilidades de cada profissional. Dessa forma, todos são notificados sobre suas ações para que nenhuma tarefa fique de fora, aumentando a produtividade e a segurança das ações.

Todo mundo consegue utilizar a ferramenta de Workflow?

Sim, cada processo é modelado com uma interface intuitiva e os membros da equipe são treinados para utilizar a ferramenta, aproveitar cada uma de suas funções da melhor maneira e realizar tanto a digitalização de documentos físicos como a inserção de documentos nato-digitais na plataforma no dia a dia.

À medida em que os processos são finalizados, seus documentos e arquivos ficam classificados e acessíveis através da plataforma GED Célula, que traz eficientes recursos de localização e pesquisa. Além disso, o gestor ainda terá acesso a painéis customizados com indicadores de produtividade e acompanhamento do progresso de cada processo em execução.

Já deu para perceber que são muitas as vantagens do Workflow no seu negócio, certo? Para saber mais sobre essa nova solução Célula e contratá-la para a sua empresa, entre em contato com a nossa unidade mais próxima.

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MP da Liberdade Econômica: como fica a gestão de documentos para pequenas e médias empresas?

Conhecida como MP da Liberdade Econômica, a Medida Provisória 881 (MPV 881/2019) apresenta a Declaração de Direitos da Liberdade Econômica para Startups e demais empresas. Ela está em vigor desde 30 de abril de 2019 e agora está em processo de votação pela Câmara dos Deputados e pelo Senado Federal para se tornar lei. Um dos seus principais objetivos é a desburocratização de processos, a fim de garantir mais facilidades especialmente para pequenos e médios negócios.

A gestão de documentos é um dos assuntos abordados dentre suas diretrizes, trazendo a digitalização como solução para diversas burocracias e custos. Por isso, preparamos esse texto para te ajudar a compreender melhor o que pode mudar caso a medida seja aprovada e como implementar as novas regras na sua empresa. Continue lendo e confira!

Vão acabar os documentos físicos?

Até a publicação da MP da Liberdade Econômica, todo e qualquer documento destinado à comprovação tributária e contábil deveria ser arquivado por até 20 anos. Essa regra trazia algumas desvantagens especialmente para pequenas e médias empresas, devido aos grandes custos de manter tais documentos propriamente guardados sem que se deteriorassem, perdessem ou ficassem menos nítidos e legíveis.

Afinal, papéis demandam espaço físico, manutenção e custos com impressão, além de causarem grandes impactos ambientais a longo prazo. Com a nova regra, esses esforços podem ser bastante reduzidos com a digitalização desses comprovantes, que devem agora ter assinatura digital de acordo com os padrões da ICP Brasil, e o descarte dos originais sem o risco de multas ou problemas com a fiscalização.

Ao adotarem os documentos em formato digital, as empresas garantem, principalmente, a segurança das informações, uma vez que é possível realizar backups em diversos servidores ou unidades de armazenamentos. Assim, o risco de perda ou deterioração reduz consideravelmente e a assinatura digital garante a sua autenticidade.

Porém, é importante consultar alguém especializado antes de começar a jogar toda a papelada no lixo. Afinal, sempre há espaço para brechas na legislação e você não quer correr o risco de perder algum documento muito importante, não é mesmo?

Como fazer a gestão de documentos digitais

Se engana quem pensa que basta salvar todos os documentos em PDF e distribuir em algumas pastas da área de trabalho do computador para que todos os arquivos estejam seguros. Para garantir a qualidade e usabilidade dos documentos digitais com todos os seus benefícios, é fundamental que eles sejam bem cuidados em cada etapa do processo, desde a digitalização até a gestão no dia a dia.

A digitalização com Reconhecimento Óptico de Caracteres, por exemplo, facilita as buscas por arquivos através de seus conteúdos. Ou seja, basta pesquisar uma frase ou dado específico que esteja transcrito no documento para encontrá-lo. Bem melhor que decorar os nomes de cada arquivo ou ficar horas procurando, não concorda?

Além disso, também é necessário o uso de uma ferramenta de Gerenciamento Eletrônico de Documentos que mantenha os documentos seguros na nuvem, com acesso remoto de qualquer gadget com internet. Assim, suas informações vão estar sempre à mão e poderão ser facilmente encontradas através do uso de palavras-chave e formas personalizadas de categorização.

Essas simples medidas na gestão de documentos podem trazer diversos benefícios para o dia a dia da sua empresa, independentemente do porte. Além da redução de custos, também é possível perceber uma economia de custos e aumento na produtividade da equipe, que não precisaria mais perder horas a fio procurando por documentos específicos.

Quer saber mais sobre as vantagens da digitalização e gestão de documentos para a sua empresa? Entre em contato com a unidade da Célula mais próxima e tire suas dúvidas.

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Como a transformação digital impacta as nossas vidas

Vivemos num um mundo em que, a cada dia, surge uma nova tecnologia e a transformação digital é uma frenética realidade. Estar atento às inovações deixou de ser um diferencial e se tornou essencial em qualquer área e para qualquer empresa ou profissional que deseja se manter no mercado.

Foi pensando nisso que a Célula organizou o Digital Day, um dia inteiro de imersão em conversas e debates sobre o impacto da transformação digital em diversos segmentos, como Saúde, Direito, Gestão de Processos e Setores Públicos. Além de palestras, o evento proporcionou networking e muita troca de experiências, tornando tudo a experiência ainda mais enriquecedora para todos.

Mas, para você que não pode estar no evento ou que esteve e já está sentindo falta de tantas conversas, preparamos esse texto com os principais destaques de cada palestra. Continue lendo!

Inovação e Transformação Digital

 “Qualquer ponto da minha empresa pode ser um ponto de melhoria”

Débora Marques, CRITT/UFJF

Em sua palestra sobre “Inovação e Transformação Digital”, Débora (que já escreveu um texto sobre o assunto aqui no nosso blog) conceituou esses termos e diferenciou os conceitos de inovação e invenção, sendo essa última a que é feita para resolver um problema e gerar valor para as pessoas. A palestrante deu exemplos diversos de inovação em diferentes categorias, como produto (telefone), serviço (whatsapp) e processo (leite pasteurizado).

Por fim, destacou que já vivemos uma transformação digital e seguiremos caminhando rumo a novas tecnologias, que extinguirão algumas profissões, mas que darão espaço para a criação de outras. Às empresas, cabe entender e aproveitar essas novas tecnologias para propor melhorias e inovar sempre.

Da Área Automotiva aos Cuidados de Saúde: O Futuro Chegou?

“Quem não muda, dança”

Thiago Figueiredo, Santa Casa de Juiz de Fora

Thiago apresentou a palestra “Da Área Automotiva aos Cuidados de Saúde: O Futuro Chegou?”. Com essa reflexão, apresentou dados que comprovam que sim, o futuro chegou, e está presente em diversas áreas. Uma das principais mudanças desse novo contexto apontam que o foco agora está no consumidor de uma marca ou serviço, e não no concorrente.

Com enfoque na saúde, setor em que trabalha atualmente, ele destacou algumas inovações que já estão sendo aplicadas, como a radiologia digital e o berçário virtual. Além disso, apontou algumas tendências para os próximos anos, como a telemedicina, prontuários eletrônicos dos pacientes e diagnósticos de exames por aplicativos com uso de inteligência artificial.

Desenvolvimento Econômico em Sinergia com Cidades Inteligentes

“Cidade Inteligente não é um projeto de governo. É um projeto de cidade”

Rômulo Veiga, Prefeitura de Juiz de Fora

Ao falar sobre “Desenvolvimento Econômico em Sinergia com Cidades Inteligentes”, Rômulo apresentou algumas ferramentas que cidades nomeadas como “inteligentes” lançam mão. Ele começou sua palestra pontuando que até 2050, 84% da população mundial residirá em centros urbanos. Essa alta concentração de pessoas traz consequências como trânsito, problemas de saúde e desigualdade social. É na busca por solucionar essas e outras questões, que as cidades inteligentes atuam.

Dentre as ferramentas apresentadas, o que a grande maioria tem em comum é a análise de dados sobre a população para a busca de soluções adequadas. Após apresentar os chamados “4D’s do futuro” (Descentralizar/Descarbonizar/Digitalizar/Dados), concluiu que uma cidade inteligente deve ter, acima de tudo, foco nas pessoas.

Tecnologia Aplicada a Processos

“Transformação digital é utilizar das novas tecnologias para otimizar processos”

Luiz Felipe Mendes, Célula Gestão de Documentos

Conduzindo a conversa “Tecnologia aplicada a processos”, Luiz Felipe colocou em foco a Digitalização e suas três diferentes definições. A primeira delas, mais utilizada, seria o ato de transformar em digital o que antes era analógico, como a digitalização de papéis e arquivos. A segunda definição visa facilitar trabalhos e aumentar a eficiência dos processos, como o reconhecimento óptico de caracteres e códigos de barras, que proporcionam acesso a dados de forma mais rápida.

Já a terceira definição pode ser exemplificada nas chamadas inteligências artificiais, business intelligence e big data, que buscam mapear processos para ferramentas que possam proporcionar experiências mais automatizadas. Assim, a transformação digital é capaz de impactar todo mundo, desde o fornecedor até o consumidor de diversas formas, atuando como uma forma de evitar fraudes e identificar e solucionar gargalos em processos.

L.G.P.D. (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais)

“Não podemos esperar até que a nossa segurança esteja em risco para nos preocupar com nossos dados e nossa privacidade”

Pablo Gomes, Escritório Melo Campos Advogados

Encerrando o evento, Pablo trouxe para a pauta a “Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais”, como é chamada a lei nº 13.709/2018. Para começar a conversa, ele enfatiza que devemos nos preocupar com nossos dados o tempo todo, ao invés de esperar acontecerem escândalos de vazamento. Por isso, a lei vem para nos proteger, tutelar e garantir a nossa segurança, além de orientar boas práticas e definir procedimentos em casos de vazamento.

É com esse objetivo que a LGPD define princípios para que o uso de dados seja permitido somente em momentos em que haja: consentimento, obrigação legal, políticas públicas, órgãos de pesquisa, cumprimento de contrato, exercício de direito, tutela da saúde e da vida, legítimo interesse e/ou proteção do crédito.

São muitas as formas que a transformação digital impacta as nossas vidas, como foi possível perceber ao longo de todo o Digital Day. O evento foi recheado de produtivas conversas que estão apenas no começo e que ainda devem nos agregar muito nos próximos anos. Cada palestra trouxe luz para um determinado tema e, no fim, concluímos que não podemos ignorar o período de inovação, mudança e transformação que estamos vivendo. E você, como está trabalhando para acompanhar tudo isso?