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Organização e eficiência: como estruturar seu arquivo empresarial no início do ano

A importância da organização documental

O início do ano é o momento ideal para revisar processos e implementar melhorias na gestão documental. Manter um arquivo empresarial bem estruturado não só garante maior eficiência operacional, mas também assegura conformidade com normas regulatórias e facilita o acesso à informação.

Passos para estruturar seu arquivo empresarial

1. Avaliação da situação atual

Antes de implementar qualquer mudança, faça uma análise detalhada do estado atual do seu arquivo. Identifique documentos físicos e digitais, avalie a forma como estão organizados e mapeie possíveis problemas, como acúmulo desnecessário de papeis e dificuldades de acesso a arquivos eletrônicos.

2. Definição de categorias e critérios de arquivamento

Estabeleça uma estrutura clara de organização, separando os documentos por categorias, como:

  • Financeiros: notas fiscais, comprovantes de pagamento, balancetes.
  • Jurídicos: contratos, certidões, registros.
  • Operacionais: relatórios internos, registros de clientes e fornecedores.
  • RH: fichas de funcionários, recibos de pagamento, documentos admissionais e demissionais.

Além disso, defina prazos de retenção de documentos com base em regulamentações e nas necessidades da empresa.

3. Digitalização e adoção de um sistema de gestão eletrônica

A transformação digital é essencial para uma gestão documental eficiente. A digitalização dos documentos físicos permite a redução do espaço de armazenamento e facilita o acesso remoto. Para isso, escolha uma empresa que:

4. Implementação de boas práticas de armazenamento

Para os documentos físicos que ainda precisam ser armazenados, invista em um local adequado, considerando:

  • Estantes ou arquivos organizadores resistentes.
  • Ambiente livre de umidade e pragas para evitar deterioração.
  • Identificação clara e padronizada de pastas e caixas.

Caso a empresa não tenha espaço adequado, considerar a terceirização do arquivamento físico pode ser uma excelente solução.

5. Segurança e controle de acesso

A segurança da informação deve ser prioridade. Para isso:

  • Defina níveis de acesso para diferentes usuários, restringindo documentos sigilosos.
  • Implemente backups regulares para proteger arquivos digitais.

Alguns softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), como o da Célula, realizam todas essas atividades de forma automática. 

6. Revisão periódica e descarte seguro

A organização documental não deve ser um evento único, mas sim um processo contínuo. Realize auditorias periódicas para verificar se o sistema está sendo seguido corretamente. Além disso, implemente um plano seguro de descarte de documentos, garantindo que informações sensíveis sejam eliminadas de forma apropriada.

Organize os seus documentos com a ajuda da Célula!

A organização eficiente do arquivo empresarial no início do ano não apenas melhora a produtividade, mas também reduz riscos e custos desnecessários. Seguir as melhores práticas de gestão documental, digitalizar arquivos sempre que possível e manter a segurança da informação são passos essenciais para otimizar processos e garantir conformidade regulatória.

Se sua empresa busca uma solução ainda mais estratégica para a gestão documental, conte com a expertise da Célula! Entre em contato e descubra como podemos ajudar a transformar sua organização de arquivos em um diferencial competitivo.

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