A importância da organização documental

O início do ano é o momento ideal para revisar processos e implementar melhorias na gestão documental. Manter um arquivo empresarial bem estruturado não só garante maior eficiência operacional, mas também assegura conformidade com normas regulatórias e facilita o acesso à informação.
Passos para estruturar seu arquivo empresarial
1. Avaliação da situação atual
Antes de implementar qualquer mudança, faça uma análise detalhada do estado atual do seu arquivo. Identifique documentos físicos e digitais, avalie a forma como estão organizados e mapeie possíveis problemas, como acúmulo desnecessário de papeis e dificuldades de acesso a arquivos eletrônicos.
2. Definição de categorias e critérios de arquivamento
Estabeleça uma estrutura clara de organização, separando os documentos por categorias, como:
- Financeiros: notas fiscais, comprovantes de pagamento, balancetes.
- Jurídicos: contratos, certidões, registros.
- Operacionais: relatórios internos, registros de clientes e fornecedores.
- RH: fichas de funcionários, recibos de pagamento, documentos admissionais e demissionais.
Além disso, defina prazos de retenção de documentos com base em regulamentações e nas necessidades da empresa.
3. Digitalização e adoção de um sistema de gestão eletrônica
A transformação digital é essencial para uma gestão documental eficiente. A digitalização dos documentos físicos permite a redução do espaço de armazenamento e facilita o acesso remoto. Para isso, escolha uma empresa que:
- Utilize scanners de alta qualidade para garantir a legibilidade dos arquivos.
- Adote um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) para armazenar e organizar os arquivos digitais.
- Implemente tecnologias como OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para facilitar a busca e recuperação de informações.
4. Implementação de boas práticas de armazenamento
Para os documentos físicos que ainda precisam ser armazenados, invista em um local adequado, considerando:
- Estantes ou arquivos organizadores resistentes.
- Ambiente livre de umidade e pragas para evitar deterioração.
- Identificação clara e padronizada de pastas e caixas.
Caso a empresa não tenha espaço adequado, considerar a terceirização do arquivamento físico pode ser uma excelente solução.
5. Segurança e controle de acesso
A segurança da informação deve ser prioridade. Para isso:
- Defina níveis de acesso para diferentes usuários, restringindo documentos sigilosos.
- Implemente backups regulares para proteger arquivos digitais.
Alguns softwares de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), como o da Célula, realizam todas essas atividades de forma automática.
6. Revisão periódica e descarte seguro
A organização documental não deve ser um evento único, mas sim um processo contínuo. Realize auditorias periódicas para verificar se o sistema está sendo seguido corretamente. Além disso, implemente um plano seguro de descarte de documentos, garantindo que informações sensíveis sejam eliminadas de forma apropriada.
Organize os seus documentos com a ajuda da Célula!
A organização eficiente do arquivo empresarial no início do ano não apenas melhora a produtividade, mas também reduz riscos e custos desnecessários. Seguir as melhores práticas de gestão documental, digitalizar arquivos sempre que possível e manter a segurança da informação são passos essenciais para otimizar processos e garantir conformidade regulatória.
Se sua empresa busca uma solução ainda mais estratégica para a gestão documental, conte com a expertise da Célula! Entre em contato e descubra como podemos ajudar a transformar sua organização de arquivos em um diferencial competitivo.