Ter seus documentos digitalizados e bem armazenados garante integridade e durabilidade, além de proporcionar mais espaço físico para a sua empresa.
Mas não concorda que seria ainda melhor se, ao invés de apenas imagens, suas digitalizações tivessem o conteúdo pesquisável?
A tecnologia está cada vez mais presente em nosso dia a dia e é fundamental que as empresas façam uso disso para melhorar seus processos.
Uma das que merece atenção é a tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres, do inglês Optical Character Recognition).
Essa tecnologia auxilia no processo de digitalização, transformação e leitura das imagens em conteúdo pesquisável através de formatos já conhecidos, como DOC, PDF e XLS.
Dessa forma, fica mais fácil encontrar o conteúdo de diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.
Assim, a gestão de documentos da sua empresa pode ser feita com mais segurança e praticidade.
Quer saber mais sobre os benefícios do OCR? Continue lendo esse texto para saber mais sobre essa tecnologia!
O que é e como funciona o OCR?
Quando um documento é digitalizado, normalmente ele se transforma em uma imagem estática e, mesmo que contenha palavras ou textos relevantes, o computador não consegue fazer essa diferenciação.
Dessa forma, se você procura por um documento específico, vai depender exclusivamente do nome deste arquivo para encontrá-lo.
Já com o Reconhecimento Óptico de Caracteres, o texto é extraído da imagem e pode ser facilmente localizado através de ferramentas de busca.
Quais as vantagens do OCR para a sua empresa?
Economia de tempo, espaço, recursos… Além da busca facilitada, o Reconhecimento Óptico de Caracteres ainda tem muitos outros benefícios! Confira abaixo:
Conteúdo sempre preciso e atualizado
O OCR também permite que os arquivos sejam editados e atualizados. Assim, toda a equipe pode contar com dados sempre precisos e atualizados, que podem ainda ser rapidamente copiados e colados em outros documentos, se necessário.
Agilidade nos processos
Além de não perder tempo digitando novamente as informações do papel ou da imagem, o OCR permite o fácil compartilhamento dessas informações – seja enviando um trecho copiado do texto ou enviando inteiramente para seus colaboradores.
Segurança
Não podemos nos esquecer da principal vantagem de ter uma versão digitalizada de todos os seus arquivos – afinal, cópias físicas podem ser perdidas, destruídas e extraviadas.
Com seus documentos digitalizados com o Reconhecimento Óptico de Caracteres, eles podem ficar armazenados de forma mais econômica e segura.
Como é o OCR na Célula?
Além da digitalização feita com recursos tecnológicos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave, também realizamos, opcionalmente, a busca via Reconhecimento Óptico de Caracteres, que proporciona a pesquisa por palavras ou frases que estão no texto.
Essa tecnologia auxilia no processo de digitalização, transformação e leitura das imagens em conteúdo pesquisável, tanto através de nosso software de Gestão Eletrônica de Documentos, quanto em formatos já conhecidos, como DOC, PDF e XLS.
Dessa forma, fica mais fácil encontrar o conteúdo de diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais. É o que conta a Tribuna de Minas, principal jornal impresso da Zona da Mata Mineira, neste texto.
Para saber mais sobre nossos serviços de digitalização e Reconhecimento Óptico de Caracteres, entre em contato com a Célula mais próxima.
