O armazenamento adequado de documentos, seja CEDOC ou guarda terceirizada, é fundamental para a organização de uma empresa e garante segurança jurídica, fiscal e trabalhista ao empreendedor.
Ele corretamente assegura que, caso solicitada a comprovação de operações e registros de documentos por parte de algum órgão fiscalizador, eles serão encontrados sem problemas. Assim, é possível evitar problemas maiores como multas e penalidades impostas à empresa.
Ao buscar por uma gestão de documentos eficiente, o cliente tem a liberdade de optar pela melhor solução de acordo com suas necessidades: CEDOC ou Guarda Terceirizada? Para escolher a melhor opção para a empresa, ele deve analisar suas demandas.
Quer saber qual é a melhor opção para você? Continue lendo este texto.
Guarda Terceirizada
Quem deve adotar a Guarda Terceirizada?
Seja por falta de espaço ou mão de obra, empresas que têm dificuldades para armazenar grandes quantidades de documentos encontram na Guarda Terceirizada a solução ideal para gestão de documentos.
A tarefa de mantê-los limpos, organizados e acessíveis é complicada e nem sempre é executada com qualidade por qualquer um.
Por isso, a Célula conta com um galpão de armazenamento equipado com gerenciamento de risco, monitoramento 24h e controle contra pragas e insetos, garantindo a segurança e preservação dos documentos.
Benefícios da guarda de documentos Célula
- Economia de tempo, dinheiro e mão de obra;
- Liberação de espaço físico na sua empresa;
- Mais agilidade nos processos;
- Fácil acesso aos documentos através de nosso software online;
- Maior conservação do acervo de documentos;
- Pesquisas mais otimizadas com ferramentas de organização por nome, data e muitas outras;
- Economia de tempo e dinheiro, que não serão mais gastos em buscas por projetos específicos;
Centro de Documentação (CEDOC)
Para quem o CEDOC é indicado?
O CEDOC é o espaço dentro da empresa destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação. É nele que acontece a maior parte do fluxo de documentos: o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação.
A Célula desenvolveu uma solução completa para a implementação do CEDOC, com metodologia de gestão inteligente aplicada que inclui, desde a preparação dos arquivos a serem armazenados até o treinamento dos funcionários, para que eles tenham autonomia e efetividade na gestão dos documentos.
Um projeto de gerenciamento de arquivos como o CEDOC requer muito planejamento e cuidado. Procure sempre pelo formato que melhor se adapta à sua necessidade e a realidade da sua empresa.
Benefícios de implantar um CEDOC
- Você passa a ter um lugar específico para receber, conferir, arquivar e organizar os documentos;
- Identificar facilmente os documentos desnecessários que podem ser eliminados e assim liberar mais espaço;
- Armazenar corretamente arquivos, garantindo sua segurança e longa duração.
- Ter os documentos organizados de forma eficiente e lógica;
- Fácil acesso aos documentos pelos funcionários;
- Aumentar a produtividade da empresa, sem perda de tempo para localizar documentos;
- Segurança e preservação de documentos históricos de caráter permanente, reconhecidos por seu valor legal, histórico e científico.
Ainda não sabe qual a melhor solução?
Se ainda não conseguiu escolher entre CEDOC e Guarda Terceirizada, não se desespere. Entre em contato com a Célula para fazer um diagnóstico da sua empresa e descobrir as melhores soluções para cada uma de suas necessidades.
A Célula é especialista em gestão de documentos, com diversas soluções para custódia, digitalização e gerenciamento de arquivos digitais. Com seis unidades espalhadas por três regiões do Brasil, oferecemos os melhores serviços para ajudar a relação da sua empresa com documentos e arquivos. Clique aqui e entre em contato com a unidade mais próxima.
