Manter os documentos da empresa dentro da própria estrutura pode parecer uma escolha econômica. Afinal, o espaço já existe, os arquivos ficam próximos das equipes e a organização pode ser conduzida pelos próprios colaboradores. Mas essa conta muda quando o acervo cresce, as consultas se tornam frequentes e a manutenção dos arquivos passa a exigir mais recursos da operação.
O custo de um acervo documental não se resume ao espaço ocupado por caixas, pastas e armários. Ele também envolve pessoas, materiais, equipamentos, tempo dedicado à localização de informações e riscos associados à perda ou ao acesso inadequado aos documentos.
Para avaliar se a estrutura interna continua sendo a melhor alternativa, o gestor precisa olhar para esses fatores em conjunto. Neste artigo, você vai entender como identificar os principais custos e construir uma visão mais completa do investimento necessário para manter os documentos da empresa.
1. Comece pelo custo do espaço físico
O espaço é um dos custos mais fáceis de perceber, mas nem sempre é calculado de maneira adequada.
Salas, depósitos e áreas administrativas utilizadas para guardar documentos deixam de estar disponíveis para outras atividades. Dependendo da operação, esses ambientes poderiam receber equipes, equipamentos, estações de trabalho ou estruturas diretamente ligadas ao negócio.
Para calcular esse custo, considere:
- Aluguel ou custo de ocupação da área utilizada pelo acervo;
- Condomínio e despesas relacionadas ao imóvel, quando aplicáveis;
- Iluminação, limpeza e manutenção do ambiente;
- Instalação e manutenção de estantes, armários e outros mobiliários;
- Adaptações necessárias para conservar e proteger os documentos.
Mesmo quando a empresa é proprietária do imóvel, a área ocupada tem um custo de oportunidade. Isso significa que utilizar o espaço para armazenar arquivos impede que ele seja destinado a outra finalidade.
Também vale observar a tendência de crescimento do acervo. Uma estrutura que atende à demanda atual pode exigir novas salas, armários ou depósitos conforme a empresa acumula documentos.
2. Inclua o tempo e o trabalho da equipe
Outro componente importante é o custo das pessoas envolvidas na manutenção do arquivo.
Dependendo do volume e da organização do acervo, colaboradores podem dedicar parte da jornada a receber documentos, separar pastas, atualizar controles, reorganizar caixas, atender solicitações e localizar informações.
Essas atividades fazem parte da gestão documental, mas precisam ser consideradas no planejamento dos recursos da empresa.
Para estimar esse custo, identifique quem participa dessas tarefas e quanto tempo cada pessoa dedica a elas. Depois, relacione as horas utilizadas ao custo da mão de obra, incluindo os encargos e demais despesas aplicáveis.
É importante considerar tanto os profissionais responsáveis pelo arquivo quanto aqueles que interrompem suas atividades habituais para procurar documentos ou solicitar informações a outros setores.
Quando essa rotina se repete, o impacto ultrapassa a equipe administrativa. Áreas como financeiro, recursos humanos, jurídico e comercial também podem perder tempo tentando recuperar registros necessários ao trabalho.
3. Considere materiais, equipamentos e conservação
A manutenção de um acervo físico depende de recursos que nem sempre aparecem reunidos em uma única categoria do orçamento.
Caixas-arquivo, pastas, etiquetas, divisórias, materiais de identificação e outros itens precisam ser adquiridos ou repostos. Conforme o volume documental aumenta, também pode haver necessidade de novos armários, estantes e equipamentos.
Além disso, o ambiente de guarda exige cuidados compatíveis com as características dos documentos e com o período pelo qual precisam ser preservados.
Na avaliação dos custos, considere:
- Compra e reposição de materiais de arquivamento;
- Aquisição e manutenção de mobiliário e equipamentos;
- Limpeza e conservação do ambiente;
- Medidas de proteção contra umidade, infiltrações, pragas e incêndios;
- Recursos necessários para controlar o acesso aos documentos.
Também vale observar os gastos com impressões e cópias. Quando as informações estão dispersas ou são difíceis de localizar, os colaboradores podem produzir cópias desnecessárias ou imprimir novamente documentos que já existem.
Separadamente, essas despesas podem parecer pequenas. Quando recorrentes, porém, passam a representar uma parcela dos recursos destinados à manutenção do acervo.
4. Calcule o custo das buscas e do retrabalho
Nem todo custo documental aparece como uma despesa específica. Parte dele está no tempo que a equipe utiliza para encontrar informações, conferir versões, refazer tarefas ou aguardar o envio de um documento.
Imagine que o departamento financeiro precise consultar um comprovante antigo para concluir uma atividade. Se o arquivo não estiver identificado corretamente, um colaborador terá de procurar em diferentes pastas, verificar controles e solicitar ajuda a outras pessoas.
Enquanto isso, outras tarefas podem ficar paradas. Para estimar esse impacto, acompanhe algumas situações comuns:
- Quanto tempo a equipe leva para localizar documentos solicitados;
- Quantas pessoas participam de uma mesma busca;
- Com que frequência as solicitações acontecem;
- Quantas vezes uma atividade precisa ser refeita por falta de informação;
- Quanto tempo é gasto conferindo documentos duplicados ou versões diferentes.
Com esses dados, é possível estimar o custo das horas dedicadas a essas atividades. Multiplique o tempo utilizado pelo custo proporcional da mão de obra e observe a frequência com que o problema ocorre.
O objetivo não é contabilizar cada minuto isoladamente, mas identificar quanto da capacidade de trabalho está sendo consumida por dificuldades que poderiam ser reduzidas com processos mais bem estruturados.
5. Avalie os riscos de perda e de falta de controle
Os documentos empresariais podem ser necessários para comprovar operações, atender auditorias, consultar contratos e demonstrar o cumprimento de obrigações. Por isso, sua manutenção exige critérios de organização, conservação, acesso e descarte.
Quando esses controles são insuficientes, a empresa fica mais exposta a problemas como extravio, deterioração, acesso indevido e dificuldade para apresentar informações quando necessário.
Também existe o risco de manter documentos por mais tempo do que o necessário ou eliminar registros antes do prazo adequado. Ambas as situações podem gerar problemas operacionais e de conformidade.
Nem todos esses riscos podem ser convertidos em um valor exato antes de um incidente. Ainda assim, eles devem fazer parte da avaliação financeira.
Considere a estrutura disponível para proteger o acervo, os controles de acesso, a existência de procedimentos de consulta e movimentação, as condições de conservação e os critérios utilizados para definir os prazos de guarda.
Essa análise ajuda a identificar despesas preventivas necessárias e fragilidades que podem comprometer a operação.
6. Reúna os custos para chegar a uma estimativa
Depois de identificar os principais componentes, organize as informações em uma planilha. O ideal é separar os custos recorrentes dos investimentos pontuais e estimar quanto cada categoria representa no orçamento.
Uma estrutura inicial pode incluir:
Sempre que possível, use dados reais da empresa. Consulte despesas, converse com as equipes envolvidas e acompanhe o tempo gasto em tarefas relacionadas ao arquivo.
Evite somar custos que já estejam contabilizados em outra categoria. Também diferencie os investimentos iniciais das despesas mensais para não distorcer a comparação.
O resultado será uma estimativa mais próxima do custo total de manter a estrutura interna, embora alguns riscos e custos de oportunidade continuem exigindo uma avaliação qualitativa.
7. Compare a estrutura interna com soluções especializadas
Com os custos mapeados, chega o momento de avaliar se a manutenção interna continua sendo a alternativa mais adequada.
Dependendo das necessidades da empresa, existem diferentes possibilidades: reorganizar o acervo atual, digitalizar documentos, adotar um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos ou contratar serviços especializados de guarda física e gestão documental.
Cada alternativa atende a necessidades distintas. A digitalização facilita a consulta aos documentos digitalizados, mas não significa que todos os originais físicos possam ser descartados. A guarda externa libera espaço interno, mas precisa ser avaliada considerando as condições de armazenamento, os procedimentos de consulta e os serviços incluídos no contrato.
Na comparação de propostas, observe:
- O que está incluído no serviço e o que será cobrado separadamente;
- Como os documentos serão identificados e localizados;
- Quais são os procedimentos para solicitar consultas e movimentações;
- Como são tratados os controles de acesso e a preservação;
- Quais etapas de organização ou digitalização serão necessárias;
- Como será feita a gestão dos prazos de guarda e do descarte autorizado.
A comparação deve considerar o custo total de cada alternativa, e não apenas o preço mensal de um serviço. A estrutura escolhida precisa atender à demanda da empresa, oferecer controles adequados e permitir que as informações sejam recuperadas quando necessário.
Quando vale a pena rever a gestão documental interna?
Não existe uma única resposta para todas as empresas. Um acervo pequeno, com consultas frequentes e estrutura adequada, pode continuar sendo mantido internamente sem grandes dificuldades.
Já em operações com grande volume de documentos, crescimento contínuo do arquivo ou equipes que gastam muito tempo procurando informações, vale investigar se a estrutura atual está consumindo recursos que poderiam ser direcionados a outras atividades.
Alguns sinais merecem atenção: falta de espaço, dificuldade para localizar registros, ausência de critérios uniformes, dependência de colaboradores específicos e despesas recorrentes para manter o arquivo funcionando.
A decisão também precisa considerar as características dos documentos, os prazos de guarda, a frequência de consulta e os requisitos de segurança e conformidade.
Mais do que escolher entre manter ou terceirizar, o importante é entender qual combinação de organização, guarda, digitalização e gerenciamento eletrônico atende melhor à realidade da operação.
Gestão documental como parte da estratégia da empresa
Calcular o custo real de um acervo documental é uma forma de enxergar despesas que podem passar despercebidas na rotina. Espaço físico, equipe, materiais, tempo de busca e riscos operacionais precisam entrar na avaliação para que o gestor tome uma decisão fundamentada.
Quando os documentos são tratados apenas como arquivos que precisam ser guardados, a empresa pode deixar de perceber o impacto que eles exercem sobre a produtividade e o acesso à informação.
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