Uma das maiores ferrovias de carga do mundo, a MRS Logística possui um grande volume de documentos que precisa guardar. Além disso, é uma concessionária de serviço público regulada pelo governo, sendo constantemente questionada a prestar esclarecimentos sobre demandas e operações passadas.
Para garantir a produtividade da empresa e evitar a perda de tempo e espaço, uma boa gestão de documentos se torna mais que necessária. Nasceu, assim, a parceria com a Célula.
Gestão de documentos na prática
A gerente de Regulação da Diretoria de Relações Institucionais da MRS Logística, Daniela Junqueira, conta como a equipe lidava com os documentos antes da gestão de documentos Célula:
“O arquivo da documentação se dava por meio de guarda física em pastas e controle por planilhas eletrônicas. Isso ocasionava ocupação de espaço físico e morosidade na busca de registros mais antigos.”
Hoje, a gestão inclui a digitalização dos arquivos e guarda terceirizada no galpão da Célula. Ela resultou em liberação de espaço físico, armazenamento adequado da documentação e maior eficiência nas buscas por arquivos específicos.
“O projeto que desenvolvemos em conjunto com a Célula nos trouxe grandes benefícios no processo de gestão do conhecimento. Ela nos permite um rápido levantamento dos dados e documentos”, afirma Junqueira. “Outro aspecto relevante é permitir que qualquer colaborador da área possa fazer a pesquisa por tema e conteúdos. Assim, não é preciso o histórico e conhecimento tácito”.
Uma parceria de sucesso
O desenvolvimento de soluções de acordo com as necessidades do cliente garante que a gestão de documentos seja apropriada e traga bons resultados.
“A Célula é uma grande parceira da MRS. A gestão da documentação na nossa empresa ficou mais fácil, rápida e inteligente. Dessa forma, facilita nosso trabalho rotineiro e faz com que tenhamos acesso mais organizado aos nossos documentos que estão digitalizados”, completa.
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