Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?

Quando pensamos em programas online para guardar documentos e acessá-los por meio de qualquer computador sem preocupações, logo caímos na percepção de que Google Drive é a melhor opção. Mas será que esse serviço é ideal para administrar documentos valiosos ou significativos para uma empresa que tenha que prestar contas de toda a movimentação administrativa e pessoal?

É interessante conhecer outros meios de armazenamento para esses documentos digitais, pois com a evolução tecnológica avançando sobre todas as áreas de trabalho, surgiram facilitadores de tarefas que ajudam com que as funções se tornem mais seguras e práticas. Continue lendo o texto e analise as diferenças, vantagens e desvantagens de um software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e o famoso Google Drive.

Garanta que seus documentos digitais permaneçam seguros

Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?

Atualmente o nível de informações que são compartilhadas na internet é muito alto e, com isso, a segurança se tornou um ponto preocupante para as empresas no geral, que lidam com documentos de alta relevância no ambiente digital. Tocamos neste ponto, pois o serviço de armazenamento do Google já foi alvo de algumas invasões via malwares que atacaram diretamente os dados de serviços contidos em nuvem. De fato, este risco pode ser experimentado por qualquer serviço de armazenamento, mas o grande número de usuários em um serviço influencia também no alvo dessas ameaças.

O GED Célula é nosso gerenciador eletrônico de documentos e, para garantir que eles não caiam em mãos erradas, possui também requisitos de segurança para evitar ao máximo a entrada de malwares. Esta proteção também fica reforçada por conta da inserção de diversas permissões de acesso que vão de encontro especificamente com cada perfil de usuário.

A inserção de horários e dias específicos para que aqueles documentos sejam acessados também contribui para a maior preservação desses arquivos. Essas peculiaridades podem ser acordadas com cada cliente, tornando mínima a exposição desnecessária de dados.

Aqui na Célula, estamos atentos quanto aos arquivos mantidos em seu Datacenter, o que significa, que,a cada operação realizada por uma pessoa dentro desses arquivos, é mantido um arquivo de registro dessas ações, sendo possível a realização de auditorias para localizar modificações.

Diferenças técnicas que importam

Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?

O Google Drive pode ser considerado um serviço suficiente para armazenar arquivos e, por isso, tem um número muito alto de usuários pelo mundo e é a nuvem mais conhecida para este objetivo.  A principal diferença entre este serviço e o nosso software, deixando de lado o nível de alcance populacional, é que o GED não só armazena arquivos digitais, como também realiza a gestão de documentos.

O GED é automatizado e acrescenta facilidade no dia-a-dia gestacional, calcula a data de previsão de expurgo dos documento a partir da temporalidade informada na tipologia documental, faz a integração via workflow, o atendimento é realizado em comunhão com a legislação atualizada do nosso país e com preocupação no bem-estar dos clientes.

Devemos frisar também o alto nível de rapidez quanto à localização de um documento, que acontece devido ao nosso processo de organização e manutenção dos mesmos. Um documento físico pode ser transformado em digital por meio de um procedimento de digitalização, e ser administrado por OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), que garante mais agilidade na manutenção de arquivos, seja quão grande for.

Mais do que uma pasta de arquivos

Documentos eletrônicos: como decidir de que maneira administrá-los?

Quando uma empresa entra em contato com a Célula a fim de entender o funcionamento da guarda de documentos físicos ou digitais, podemos dizer que vai muito além de um simples armazenamento. O nosso Gerenciador Eletrônico de Documentos Digitais (GED Digital) conduz uma maior organização desses arquivos e ainda apresenta novas formas de exercer algumas tarefas. Confira abaixo algumas de suas vantagens:

  • Pesquisa rápida – através da digitalização dos documentos, é feita uma organização com palavras-chave. Com elas, é possível buscar documentos específicos em segundos, que antes era possível somente pela procura manual;
  • Economia – com estes arquivos mantidos em um único local e com maior facilidade de acesso, diminuem-se as cópias e impressões desnecessárias;
  • Aceleramento de tarefas – os fluxos de trabalho podem ser otimizados por meio de mapeamentos dessas etapas, e as informações necessárias são disponibilizadas diretamente para quem precisa delas;
  • Liberação de espaços físico – os documentos físicos que podem ser substituídos por digitais são modificados para este formato, o que leva à diminuição do acervo físico;
  • Histórico atualizado – todas as ações realizadas por meio do GED são mantidas em um histórico que possibilita pesquisa nesses processos.

Além do GED, contamos com diversas outras soluções para facilitar a organização dentro de empresas de diversas áreas de atuação, como, por exemplo, a guarda de documentos físicos e digitalização de arquivos.

Se você quer saber mais sobre o GED ou conhecer nossas soluções, clique aqui para entrar em contato com a nossa unidade mais próxima e mudar de uma vez por todas a gestão de documentos na sua empresa.

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