Uma das principais dificuldades de construtoras e incorporadoras é gerenciar a grande quantidade de trabalhadores, edificações e documentos que fazem parte da rotina diária. Afinal, monitoramento de qualidade, recepção de materiais, administração de documentos e controle de equipamentos de segurança são tão parte do dia a dia quanto a construção de cada prédio.
E, com os canteiros de obra como uma extensão de sua sede, as informações ficam muitas vezes espalhadas e fragmentadas, o que resulta em fluxos de trabalho mais longos do que o necessário e até mesmo mais confusos. É por isso que, para garantir a execução de um trabalho com excelência, a gestão de documentos na construção civil é uma importante etapa do processo.
Confira abaixo as 3 principais formas que a gestão de documentos pode ajudar no dia a dia de construtoras e incorporadoras.
Vantagens da gestão de documentos na construção civil
Facilidade de transporte de plantas e projetos
Com a digitalização de documentos Célula, acabou a necessidade de andar por aí com plantas e projetos debaixo do braço de obra em obra. Basta acessá-la através do nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em qualquer lugar com internet.
Dessa forma, também é possível garantir a segurança e durabilidade do documento, sem riscos de se rasgar ou perder pelo constante manuseamento.
Gerenciamento de funcionários ativos e inativos
Além de plantas e projetos, também temos que nos lembrar dos inúmeros contratos e documentos referentes ao setor de recursos humanos, não é mesmo? Afinal, entre engenheiros, mestres de obra e pedreiros, o número de colaboradores em construtoras e incorporadoras pode ser grande e difícil de gerenciar.
É por isso que, no GED Célula, também é possível acessar documentos de funcionários ativos e inativos que tenham sido digitalizados, além de definir lembretes importantes, como datas de renovação de exames médicos, por exemplo. Tudo isso sem contar que todo esse controle também ajuda a reduzir o passivo trabalhista, que costuma ser comum nos segmentos em que há muita rotatividade na equipe.
Contratos de fornecedores
O controle de materiais e serviços prestados ao longo de cada obra também é um importante passo no dia a dia de uma construtora ou incorporadora. Todo esse volume de arquivos, somados às plantas e projetos e aos documentos de funcionários ocupa um grande espaço, tanto na sede como nos canteiros de obra, que poderia ser aproveitado de outras formas e trazer mais benefícios à produtividade da empresa.
Por isso, a Célula também oferece o serviço de guarda terceirizada. Assim, é possível ter todos digitalizados e armazenados em um local seguro e apropriado. Quando precisar acessar algum deles, basta usar o GED ou ainda fazer uma solicitação e nós entregamos em até 24 horas na empresa.
Outros benefícios da gestão de documentos na construção civil
No mundo de hoje, as organizações estão buscando cada vez mais se digitalizarem, a fim deotimizar e facilitar o fluxo de serviço. Segundo uma pesquisa realizada pelo Fórum Econômico Mundial, no ramo da construção, a digitalização dos documentos pode gerar a economia de até 21% nos custos totais das obras de infraestrutura, inclusive na construção industrial.
O estudoainda aponta que, até 2022, a economia gerada através da digitalização plena para o ramo será da ordem de US$ 700 bilhões a US$ 1,2 trilhão. Confira outros benefícios da gestão de documentos na construção civil:
- Maior conservação do acervo de documentos;
- Liberação de espaço nos escritórios;
- Fácil acesso aos documentos através de nosso software online;
- Pesquisas mais otimizadas com ferramentas de organização por nome, data e muitas outras;
- Economia de tempo e dinheiro, que não serão mais gastos em buscas por projetos específicos;
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