Retrospectiva: 2019 foi um ano e tanto na Célula

Mais um ano vai chegando ao fim, junto a um clima de nostalgia e esperança em relação ao futuro. 2019 foi um grande ano para a Célula: promovemos pela primeira vez um grande evento, aumentamos nossa gama de soluções e trabalhamos muito todos os dias para tornar a rotina dos nossos clientes cada vez melhor com a gestão de documentos.

Para relembrar um pouco do que foi esse ano para a gente, preparamos essa retrospectiva mais que especial. Confira!

O ano da digitalização

Pouco a pouco, a legislação se atualiza e a sociedade compreende a importância dos arquivos digitais. Em 2019, novas leis foram aprovadas ou se consolidaram a fim de tornar obrigatória a digitalização de documentos em diversos segmentos e áreas de atuação.

Portaria 315, do MEC

São muitos os documentos do acervo acadêmico das Instituições de Ensino Superior (IES) que devem ser guardados por anos ou até mesmo de forma permanente. Quando mantido somente o arquivo físico, são grandes as chances de sua integridade e durabilidade serem afetadas ao longo dos anos. Sem contar todo o tempo que se perde para acessar o documento, seja procurando em prateleiras ou se deslocando até a instituição para consultar.

Foi por isso que a Portaria 315 instituiu que todo documento do acervo acadêmico das IES integrantes do sistema federal de ensino, além de ter manutenção garantida, agora deve ter uma versão digital com certificação, de forma que sejam garantidas a confiabilidade, autenticidade e segurança das informações. 2019 foi o ano perfeito para as IES se adequarem à legislação para que não percam o prazo, que termina em abril de 2020.

Lei 13.787 de prontuários médicos

Mais uma lei de 2018 que se consolidou neste ano, ela diz respeito aos prontuários médicos de clínicas e hospitais. Afinal, quem trabalha na área da saúde sabe como é alto o volume de documentos que circulam nesses espaços diariamente. Não bastasse tanto papel, seus prazos de temporalidade costumam ser longos ou até mesmo permanentes.

Foi pensando nisso e em facilitar a rotina e o compartilhamento de informações entre profissionais da saúde que foi aprovada a Lei 13.787/2018, que regulamenta a digitalização de prontuários médicos.

Seus benefícios vão além de economizar papel: ela garante a segurança das informações, que não correm risco de se perderem em acidentes ou ações do tempo, e ainda leva a uma economia de tempo e dinheiro. Com o acesso remoto aos prontuários sempre que necessário, bastando uma conexão com internet, todo o corpo clínico e os pacientes são beneficiados pela praticidade.

MP da Liberdade Econômica

Agora com o nome de Lei 13.874, a antiga MP da Liberdade Econômica está em vigor desde abril deste ano e foi sancionada em setembro, tendo como um dos seus principais objetivos a desburocratização de processos, a fim de garantir mais facilidades especialmente para pequenos e médios negócios.

A gestão de documentos é um dos assuntos abordados dentre suas diretrizes, trazendo a digitalização como solução para diversas burocracias e custos. Com a nova regra, todo e qualquer documento destinado à comprovação tributária e contábil pode ser substituído por sua versão digital, que deve agora ter assinatura digital de acordo com os padrões da ICP Brasil, e o descarte dos originais não traz mais o risco de multas ou problemas com a fiscalização.

Novas soluções Célula

Com tantas mudanças trazidas por essas novas leis no dia a dia das empresas, entendemos que a Célula precisava oferecer novas soluções para garantir uma gestão de documentos cada vez mais eficiente para inúmeras áreas de atuação. Por isso, atualizamos algumas das nossas soluções e criamos novas. Veja só!

Solução para IES

Pensando nas necessidades das Instituições de Ensino Superior que precisam se adequar à Portaria 315 do MEC, elaboramos essa solução. Além da digitalização, ela oferece ainda um software de gerenciamento dos arquivos, que cumpre com todos os requisitos estipulados pela lei e garante o acesso remoto ao acervo acadêmico de qualquer lugar com internet.

Caso a instituição conte com espaço físico suficiente para a guarda de todos esses arquivos, ela ainda pode contratar o serviço de CEDOC oferecido pela Célula, que garante o armazenamento adequado e manutenção de cada documento, facilitando a rotina de toda a equipe. Mas caso não haja esse espaço, a IES também pode contratar a solução de guarda, que vai cuidar de todo o processo de armazenamento, manutenção e garantia da qualidade do acervo acadêmico.

Solução para RH Ativo

A gestão de pessoas depende de muita organização, conhecimento profundo dos processos da empresa e da lei trabalhista. Registros de ponto, ASO – Atestado de Saúde Ocupacional, Contrato de Trabalho, recibo de férias, cópias dos documentos pessoais, etc.

Com tantos documentos, é essencial que o departamento de RH tenha uma gestão muito bem feita, para manter a empresa sempre organizada, independentemente do seu tamanho. A Solução para RH Ativo tem como objetivo auxiliar as empresas no controle e acesso dos documentos dos funcionários, um tanto dinâmico e que cresce mensalmente.

Além disso, nosso software de gerenciamento eletrônico de documentos ainda avisa o setor de RH sobre a frequência de atualização de dados e sinaliza, por exemplo, sempre que estiver na época de algum funcionário renovar os exames periódicos ou chegando o prazo de um pagamento.

BPM/Workflow

O Workflow é um método que tem como principal objetivo dividir tarefas de forma que processos sejam automatizados e alcancem resultados mais rapidamente. Essa ferramenta monitora cada passo que deve ser seguido até que uma ação seja concluída, facilitando a construção, fluxo, consulta e gerenciamento de informações.

o BPM tem como objetivo avaliar alterações e melhorias que podem ser feitas no cumprimento de cada processo para que o funcionamento da empresa seja mais eficiente. Isso é feito através da gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos.

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos une as duas funções e possui todas as funcionalidades e recursos para gerenciar os processos e documentos da empresa com alto nível organizacional.

Digital Day: nosso primeiro evento

Podemos dizer com segurança que, atualmente, uma nova tecnologia surge a cada dia e a transformação digital já é uma realidade. Por isso, estar atento às inovações do mercado é essencial em qualquer área de atuação.

Levamos tudo isso em consideração e decidimos organizar nosso primeiro evento com foco na transformação digital aplicada a diversos segmentos, como Saúde, Direito, Gestão de Processos e Setores Públicos. O Digital Day consistiu em um dia inteiro de imersão em conversas e debates, além de muito networking e troca de experiências.

Encontro de Franquias

Juntamente ao evento, promovemos ainda o 3º Encontro de Franquias Célula. Nele, reunimos todos os franqueados com o objetivo de fornecer treinamentos e promover debates sobre os produtos, oportunidades e perspectivas de negócio, buscando aprimorar constantemente os serviços oferecidos em todas as nossas unidades.

Que venha 2020!

2019 foi um ano cheio de novidades e muito trabalho. Fizemos o nosso melhor para trazer mais praticidade, organização e produtividade a empresas de diversos segmentos com a ajuda da gestão de documentos. Para 2020, esperamos que venham ainda mais soluções e novos eventos e que, a cada dia que passe, mais negócios sintam seus benefícios. Nos vemos no ano que vem!

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