Encontrar um documento importante não deveria ser uma tarefa demorada. Mas, em empresas que não possuem uma organização documental estruturada, situações simples podem virar um problema.
Documentos espalhados por diferentes setores, arquivos duplicados, informações difíceis de localizar e falta de critérios para armazenamento são alguns dos desafios que podem fazer a equipe perder tempo e aumentar o risco de extravios, acessos indevidos e retrabalho.
Organizar um acervo documental vai muito além de colocar arquivos em ordem. É preciso entender o que a empresa possui, definir critérios e estabelecer uma estrutura que permita localizar, acessar, armazenar e preservar as informações de forma adequada.
Mas como começar?
1. Faça um diagnóstico do acervo
Antes de organizar qualquer documento, é importante entender o cenário atual. Mapeie onde os documentos estão armazenados, quais áreas são responsáveis por eles, quais tipos de documentos existem e quais são os principais problemas encontrados.
Também é importante considerar os acervos físicos e digitais. Muitas empresas possuem informações distribuídas entre arquivos, pastas, computadores, servidores e outros ambientes. Esse levantamento será a base para definir as próximas etapas do projeto.
2. Faça um levantamento e identifique os documentos
Com o cenário conhecido, é hora de fazer um levantamento mais detalhado do acervo.
Identifique as principais tipologias documentais, seus volumes e sua relação com as atividades da empresa. Contratos, documentos financeiros, registros de colaboradores, relatórios e documentos técnicos, por exemplo, podem ter necessidades diferentes de organização e guarda.
O objetivo é saber não apenas quantos documentos existem, mas quais informações fazem parte do acervo e como elas são utilizadas.
3. Defina critérios de classificação
Depois de conhecer o acervo, é necessário estabelecer uma lógica para organizá-lo. A classificação permite agrupar os documentos de acordo com critérios definidos pela empresa, como área responsável, processo ou tipo documental.
Mais do que facilitar a localização, essa padronização evita que cada setor organize seus documentos de uma maneira diferente.
4. Estabeleça os prazos de guarda
Nem todos os documentos precisam ser mantidos indefinidamente. É necessário definir por quanto tempo cada tipo documental deve ser preservado, considerando as necessidades da empresa e os requisitos legais aplicáveis.
A Tabela de Temporalidade pode auxiliar nessa definição, estabelecendo os prazos de guarda e orientando a destinação dos documentos ao final desse período. Assim, a empresa evita tanto o acúmulo desnecessário quanto o descarte inadequado de informações.
5. Defina regras de acesso
Organização também envolve segurança. Determine quem pode consultar, alterar, movimentar ou solicitar cada tipo de documento, considerando as responsabilidades das áreas e o nível de confidencialidade das informações.
Nos ambientes digitais, sistemas de gestão documental podem ajudar a aplicar essas regras e registrar as operações realizadas.
6. Organize os documentos físicos e digitais
Com os critérios definidos, começa a organização do acervo. Nos documentos físicos, é preciso estabelecer padrões de identificação, acondicionamento e localização. Nos digitais, nomes, categorias, indexação e controle de versões precisam seguir uma lógica padronizada.
A digitalização também pode fazer parte do projeto quando fizer sentido para a empresa. Ela facilita o acesso às informações e pode integrar documentos físicos a uma estrutura de gestão digital.
Mas é importante lembrar: digitalizar não significa, por si só, organizar. Sem classificação, indexação e critérios de acesso, o problema pode apenas mudar de formato.
7. Estabeleça uma rotina de manutenção
Um acervo organizado precisa continuar organizado. Por isso, o projeto deve definir procedimentos para entrada de novos documentos, arquivamento, movimentação, acesso, digitalização e destinação.
A equipe também precisa conhecer e seguir esses padrões. Dessa forma, a organização documental deixa de ser uma ação pontual e passa a fazer parte da rotina da empresa.
Organização documental exige método
Estruturar um acervo do zero envolve muito mais do que separar documentos e criar novas pastas. É necessário analisar o cenário, definir critérios, organizar as informações, estabelecer responsabilidades e criar uma estrutura capaz de acompanhar a rotina da empresa.
Por isso, contar com uma empresa especializada pode tornar esse processo mais seguro e eficiente.
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A Célula atua desde 2004 com gestão de documentos físicos e digitais, desenvolvendo soluções de acordo com as necessidades de cada empresa. Guarda de documentos, digitalização, GED, CEDOC e BPO são algumas das soluções que podem fazer parte de um projeto de gestão documental.
Sua empresa pode contar com a Célula para estruturar seu projeto, organizar o acervo existente e implementar processos de gestão ou, quando fizer mais sentido, terceirizar parte ou toda a operação documental.
Com experiência, metodologia e tecnologia, ajudamos a transformar um acervo desestruturado em uma operação mais organizada, acessível e controlável.
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