Gestão de documentos digitais: melhorando a produtividade em home office

Gestão de documentos digitais: melhorando a produtividade em home office

Estamos passando por um período onde pessoas físicas e jurídicas estão em busca de apoio para seguirem suas vidas em segurança por conta da pandemia de Corona vírus. Nas empresas, a preocupação com a equipe é essencial e a maioria delas, senão todas, em que o trabalho poderia ser realizado via home office, os funcionários foram mandados para casa.

Para que as atividades administrativas continuem funcionando normalmente e com o mesmo nível de produtividade, é preciso se manter focado como empresa, buscar a tranquilidade e aproveitar os produtos digitais que auxiliam na melhor gestão de documentos. Continue lendo e confira algumas dicas de produtividade e de administração de documentos digitais.

Funcionário x home office: 

Gestão de documentos digitais: melhorando a produtividade em home office

Algumas atitudes podem ser tomadas para que a produtividade dos funcionários de uma empresa que nunca tenham passado pela experiência home office, consigam garantir os mesmos resultados que em um trabalho realizado presencialmente. 

As novas tecnologias oferecem oportunidades de manter o serviço em dia, sem maiores problemas relacionados à mudança de ambiente em que ele é realizado. Além das atitudes que podem ser tomadas pelo próprio funcionário, citamos a seguir algumas dicas que promovem mais produtividade:

  • Encontrar um lugar adequado dentro de casa para trabalhar. Um local tranquilo e que ofereça o que é necessário para realizar as tarefas, como boa iluminação e conexão com a internet.
  • Colocar uma roupa que mantenha a sua imagem profissional. Pode ajudar a se identificar com aquele novo ambiente.
  • Pesquisar por ferramentas que ajudem no foco e na manutenção de tempo das tarefas. Podemos citar duas extensões do Google Chrome como exemplo:  a Focus To Do: Pomodoro timer & To Do List, que ajuda a ter mais atenção sobre o tempo gasto nos afazeres, e News Feed Erradicator Facebook, que personaliza o feed de notícias de quem trabalha na plataforma, ocultando publicações desnecessárias.
  • Começar o dia já com a lista de tarefas a cumprir. Dar o check nelas vai se tornar uma satisfação imensa.
  • Fazer todos os processos possíveis de modo online. E para esse último, nós podemos te ajudar com as nossas soluções para gestão de documentos digitais.

Os softwares que podem te ajudar na gestão de documentos digitais

Gestão de documentos digitais: melhorando a produtividade em home office

A Célula está no mercado há mais de 16 anos e podemos dizer que sem dúvidas, a organização nos setores administrativos e de RHs das empresas pode se tornar muito mais produtivo com a ajuda de algumas soluções.

Em tempos como este, é interessante aproveitar as vantagens que o armazenamento e gerenciamento de documentos digitais oferece. Temos algumas soluções que podem te ajudar nessa organização e busca de simplicidade nas ações relacionadas à documentação. 

Nosso software GED Célula proporciona a inclusão de documentos antes físicos, em um ambiente online por meio de digitalização. Provendo maior segurança dos documentos dentro do nosso sistema, oferecendo histórico sobre quem solicitou algum em específico, e dando aos colaboradores total abertura para lidar com esses documentos à distância. Esta se mostra uma ótima pedida para quem está cumprindo quarentena mas precisa seguir trabalhando. É possível também acrescentar documentos nato digitais como comprovantes de pagamento guias de recolhimento, atestados digitalizados enviados por colaboradores, entre outros.

Além das vantagens citadas, o GED também possibilita pesquisa sobre esse material. Quando ele se torna um arquivo digital, é submetido ao processo de OCR, onde o texto contido no documento é extraído da imagem e se torna um conteúdo facilmente localizado através da nossa ferramenta de busca. Imagine só, ter um acervo de documentos de décadas e poder pesquisar arquivos específicos somente pela busca de palavras chave. Isso pode acontecer dentro da sua empresa!

Se você gostaria de conhecer melhor nossas soluções, encontre a Célula mais próxima e entre em contato conosco. A hora de mudar o jeito como você lida com seus documentos dentro da empresa podem mudar agora.

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