O dia-a-dia empresarial é repleto de obrigações, sejam elas relacionadas à equipe ou a burocracias. São contas a pagar, impostos, organização de documentos, planejamento de ações, e muitas outras. Em algumas empresas, o número de funcionários pode dificultar ainda mais a organização, fazendo com que todos os finais de meses sejam carregados nos setores de RH e administrativo.
Para as empresas, as novidades no mercado com tantos avanços tecnológicos podem ajudar no modo em que os processos são realizados. A tendência é de que as ações se tornem cada vez mais informatizadas, dando espaço para a tecnologia agir em prol das empresas. No setor administrativo e de RH, essa concepção já pode ser reconhecida. Continue a ler o texto e entenda:
Por que o registro de ponto é obrigatório?
Primeiramente é necessário entender que, a partir da publicação do Artigo 74 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), se tornou obrigatória a guarda do registro de ponto dos funcionários pelas empresas contratantes. Essa foi uma maneira de proteger ambos de ações trabalhistas relacionadas ao pagamento dessas horas, por exemplo.
Com esse arquivo de histórico de pontos é possível comprovar os horários de entrada e saída dos funcionários, e a responsabilidade de comprovação fica por conta das empresas, já que, junto com os horários dos contratados, também são apresentados os pagamentos referentes a essas horas.
Para promover uma maior organização entre as empresas, foram publicadas algumas regras sobre a maneira como o recolhimento das horas deveria ser feito. No Artigo 74 da CLT, podemos destacar algumas dessas regras:
- Toda e qualquer empresa com mais de dez funcionários deve manter registro de ponto dos mesmos;
- Além dos horários de entrada e saída, também devem ser compartilhados os horários relativos aos intervalos para repouso ou alimentação;
- Este registro pode ser realizado manualmente, mecanicamente ou eletronicamente;
- Os trabalhos executados fora do estabelecimento também devem constar nesse registro.
Através da última reforma trabalhista, foram liberadas mais algumas regras sobre como as horas extras poderiam ser pagas. Para tanto, é necessário que as empresas mantenham um arquivo organizado e atualizado com os dados de todos os contratados.
O que pode acontecer em algumas empresas e que vai interferir diretamente na prestação de contas sobre esse material é falta de organização, que pode ser facilitada com ajuda de terceirização desse processo.
Como organizar esse registro sem dificuldades?
O Ministério Público do Trabalho pode aparecer a qualquer momento em uma empresa e fiscalizar os pontos dos funcionários. Com esta possibilidade, que pode gerar multas ou outras ações para a empresa, é interessante manter esse arquivo organizado.
É aqui que entra a importância da terceirização desse processo de gestão de documentos. A Célula, por exemplo, é referência na área e, de modo eficiente, ajuda as empresas a arquivar documentos digitais ou físicos e a realizar toda a gestão desses arquivos, tornando mais fácil e prática a utilização desse material.
Caso esses documentos sejam físicos, ainda é possível digitalizá-los e transformá-los em material pesquisável por meio do Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). O acesso a qualquer arquivo requerido é feito rapidamente por meio de palavras-chave, que facilitam, por exemplo, a localização de um documento específico de forma muito fácil e ágil.
Tudo isso é possível através do GED Célula, umsoftware de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, que oferece permite o acesso remoto a todos os documentos armazenados em nosso galpão, digitalizados e nato-digitais, além de histórico de atividades realizadas nos arquivos, entre outras.
Precisa de ajuda para organizar os registros de pontos da sua empresa e evitar problemas? Aqui na Célula, temos soluções eficientes em gestão de documentos, sejam eles digitais ou físicos, para diversas áreas de atuação. Para saber como podemos te ajudar, clique aqui e entre em contato com a nossa unidade mais próxima.
