Se você tem uma empresa, seja ela do ramo ou tamanho que for, provavelmente, sofre com a quantidade de papel gerado pelas operações e controle do negócio. Esse papel ocupa espaço e dificulta a organização da sua empresa. Por isso, hoje vamos dar 4 dicas para diminuir a circulação de papel no escritório.
Então, se você quer liberar espaço no seu escritório, organizar as informações da sua empresa e desburocratizar seu negócio, leia este artigo até o final.
Vamos lá?!
1. Diminuir a circulação de papel no escritório usando a reciclagem
Você pode diminuir a circulação de papel no escritório reutilizando-o na empresa. Como fazer isso:
- Reutilizar documentos já impressos como rascunho;
- Imprimir no verso de documentos que seriam descartados;
- Enviar papéis 100%utilizados para empresas de reciclagem que podem fazer novos tipos de folhas
2. Diminuir a circulação de papel no escritório com a guarda terceirizada
Outra maneira de diminuir a circulação de papel no escritório é, de fato, fazer com que ele pare de circular dentro do escritório.
Para isso, você pode contar com a guarda terceirizada. Esse tipo de guarda consiste no armazenamento dos seus documentos físicos por uma empresa terceirizada especializada na guarda de documentos.
Geralmente, essas empresas têm galpões climatizados, com controle de pragas, seguro contra incêndios, alagamentos ou desabamentos, e segurança 24h para guardar os documentos da sua empresa, preservando o papel e assegurando as informações.
3. Diminuir a circulação de papel no escritório com a digitalização de documentos
Seguindo a lógica de diminuir a circulação de papel no escritório, outra solução é a digitalização de documentos.
A digitalização de documentos é uma maneira prática e segura de reduzir drasticamente a quantidade de papel que circula na sua empresa.
Com o decreto Nº 10.278, de 18 de março de 2020, que estabelece procedimentos padrões para a digitalização de documentos e regulamentação das disposições da Lei nº 13.874/2019 e da Lei nº 12.682/2012, os documentos digitalizados têm validade jurídica assegurada, ou seja, não perdem nenhum valor em relação ao documento físico.
Isso significa que você pode digitalizar os documentos de sua empresa, descartando ou fazendo a guarda terceirizada, sem ter qualquer prejuízo jurídico.
Essa medida permite diminuir a circulação de papel no escritório de maneira eficiente e prática.
4. Diminuir a circulação de papel no escritório usando a assinatura digital
Para os documentos que você já tem na sua empresa, nós falamos sobre as alternativas de guarda terceirizada e digitalização. Mas, e os novos documentos que precisam ser assinados?
Eles também podem ser 100% digitais, sem ocupar espaço físico e ajudando a diminuir a circulação de papel no escritório.
Hoje, é muito comum encontrar programas onde você pode digitalizar sua assinatura e anexá-las a qualquer documento que precise, validando as informações do mesmo modo de um documento físico.
Essa forma de assinatura é segura e válida, sendo utilizada até por órgãos públicos.
5. As vantagens de diminuir a circulação de papel no escritório
Como uma informação extra, nós vamos mostrar as vantagens de se diminuir a circulação de papel no escritório.
Economia
Diminuir a circulação de papel no escritório não é só sobre liberar espaço, é também sobre economizar dinheiro e cortar gastos.
Pense em tudo o que você gasta com os documentos físicos: o valor do papel, o valor da tinta da impressão, o tempo gasto para a organização dos documentos, falhas na comunicação por falta de documentos ou desorganização, perda de prazos, entre outros.
Se identificou com algum desses “gastos”? Então, agora pense em conseguir cortar todos eles com uma simples mudança de consciência e organização. Dessa forma, você e sua equipe poderão focar no que realmente importa: garantir o sucesso da empresa.
Impacto social
Além do lucro, bem-estar financeiro e sucesso da sua empresa, diminuir a circulação de papel no escritório faz bem para todo o mundo.
Estamos vivendo em um momento delicado para a saúde do planeta e a crise climática é uma realidade presente.
Você sabia que a produção de 1 tonelada de papel emite mais de 1,5 toneladas de CO2? Além disso, a produção de papel consome exageradamente água.
Usando menos papel, a produção industrial pode também diminuir, agredindo cada vez menos o meio ambiente.
Se você chegou até aqui e quer saber mais sobre como diminuir a circulação de papel no escritório, confira nosso checklist de organização e conheça as soluções da Célula.
