Alguns documentos têm uma alta frequência de atualização, já outros demandam menos esforço de atualização e, portanto, têm menor prioridade no gerenciamento diário de documentos.
O departamento de recursos humanos, que também recebe o nome de departamento de gestão de pessoas ou até mesmo departamento pessoal, é responsável por grande parte da movimentação de documentos dentro de uma empresa. Ele lida diariamente com documentação pessoal de funcionários, informações sobre admissões e demissões, horas trabalhadas, folha de pagamento, alterações salariais, jornadas entre outros.
O grande risco para gestores e funcionários desse departamento é não ter um fluxo de atualização bem estruturado e principalmente, um registro organizado dessas atualizações. Sem esse registro é comum que, no dia a dia, os documentos de baixa prioridade e baixa demanda de atualização passem na frente de documentos com maior demanda e prioridade. Outro problema, que é um sintoma muito comum dessa falta de organização, é a perda de documentos.
Como evitar a desorganização e perda de documentos?
O principal é ter um workflow que descreva tanto as etapas de atualização dos documentos quanto os procedimentos de registro dessas atualizações. A definição desses procedimentos deve levar em conta o volume de trabalho, tempo para cada atividade e ciclo de repetição.
Atualmente no mercado já existem sistemas que automatizam esse workflow, organizam as atualizações em ordem de prioridade e frequência e ainda separam os documentos por funcionário e setor.
Investir em gestão de documentos é essencial
Além disso, para empresas com faturamento anual superior a 78 milhões, o governo federal desenvolveu e implementou o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (E-social). Esse sistema surgiu com o foco em integrar informações relativas às obrigações trabalhistas de cada uma das empresas registradas.
O e-social reúne as principais obrigações trabalhistas que precisam ser monitoradas por todas as empresas:
- CAGED ― Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT.
- CAT ― Comunicação de Acidente de Trabalho.
- CD ― Comunicação de Dispensa.
- CTPS ― Carteira de Trabalho e Previdência Social.
- DCTF ― Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.
- DIRF ― Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.
- Folha de pagamento.
- GFIP ― Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social.
- GPS ― Guia da Previdência Social.
- GRF ― Guia de Recolhimento do FGTS.
- LRE ― Livro de Registro de Empregados.
- MANAD ― Manual Normativo de Arquivos Digitais.
- PPP ― Perfil Profissiográfico Previdenciário.
- QHT ― Quadro de Horário de Trabalho.
- RAIS ― Relação Anual de Informações Sociais.
Essa mudança na captação de documentos demanda dos departamentos de RH maior organização, agilidade e, claro, cópias digitais de todos os documentos atualizados.
Quais os documentos mais comuns e qual o prazo de atualização de cada?
Prazo de guarda: 2 anos – atualização única
- Rermo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT);
- Aviso Prévio;
- Pedido de Demissão.
Prazo de guarda: 3 anos – atualização anual
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a contar da data do envio ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Prazo de Guarda e atualização: 5 anos – atualização mensal
- Acordo de compensação de horas;
- Acordo de prorrogação de horas;
- Controle de ponto;
- Atestado médico;
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Mapa Anual de Acidente de Trabalho;
- Processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
- Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);
- Autorização para descontos não previstos em Lei;
- Documentos relativos à retenção de impostos sobre o prestador de serviços;
- Comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional;
- Comunicação de Dispensa (CD) e Requerimento do Seguro Desemprego (SD);
- Recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono, 13º, férias;
- Documentos do vale-transporte e alimentação (pedido, recibo de entrega, dentre outros).
Prazo de Guarda: 10 anos – variável
- Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP;
- Comprovante de Retenção do INSS;
- Folha de pagamento;
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Afastamentos.
Prazo de Guarda: 20 anos – atualização variável
- Exames Médicos (admissional, periódicos e demissional);
- Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
- Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
- Comprovação de entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).
Prazo de Guarda: 30 anos – atualização anual
- Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS);
- Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
- Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).
Prazo de Guarda: Indeterminado
- Contrato de Trabalho;
- Livro ou ficha de registro de empregados;
- Livro de registro da CIPA.
Bônus: Solução ideal para gestão de documentos mais eficaz e segura
A Célula entende a importância da gestão de documentos dentro das empresas. Com 15 anos de atuação, a empresa pode adaptar e criar as soluções que melhor atendem os diversos setores do mercado. Com o setor de recursos humanos não poderia ser diferente.
A Célula oferece o sistema de RH- Ativo.Os dossiês ou pastas funcionais são digitalizados em com tecnologia OCR, que torna o conteúdo do documento pesquisável. Ou seja, os documentos podem ser encontrados a partir de palavras – chave, códigos, número de identificação, CPF e etc.
Além disso, após o processo de digitalização, os documentos ficam indexados e organizados em ambiente http seguro, online 24h, com registro de acesso e definição de hierarquia de utilização e acesso aos documentos, com a funcionalidade compartilhamento entre filiais.
Com isso a empresa ganha agilidade para organizar, atualizar e guardar seus documentos, além da facilidade para a prestação de contas e adição de documentos posteriores.
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