Porque guardar adequadamente os documentos da sua empresa?

Que consequências pode ter o descarte de documentos antes do prazo exigido pelos órgãos de fiscalização?

Consequência maior que uma empresa e/ou profissional pode enfrentar é a de responder judicialmente por descartar documentos que venham a comprovar questões fiscais ou trabalhistas, sem que estes tenham atingido prazos previstos por lei.

Exemplos claros de penalidades por descarte inapropriado de documentação são Multas e Autos de Infração por conta da não comprovação fiscal exigida por Auditores; perda de Processos Judiciais (Trabalhistas, Cível etc.) com valores de causa altíssimos por falta de documentação que venha comprovar legalmente que a empresa encontra-se em dia com suas obrigações perante o trabalhador, a sociedade e o Estado.

Quais documentos a sua empresa precisa guardar e por quanto tempo?

A lista varia de acordo com a empresa e os documentos que esta produz; os prazos de guarda variam de acordo com a especificidade do documento e atendem legislações federais, estaduais e/ou municipais. Um exemplo bem claro da distinção dos prazos de guarda pode ser notado na tabela a seguir, onde tem-se especificado o tipo de documento, os prazos de guarda, a destinação final dos documentos e as observações de legislação.

 

DOCUMENTOS PRAZOS DE GUARDA
(Em Anos)
DESTINAÇÃO
Eliminação
Guarda Permanente OBSERVAÇÕES
Avisos Bancários 7 accept-icon Inciso I do § 5º do Art. 206 da Lei Nº 10.406
Balanço Patrimonial accept-icon Art. 10 da Lei Nº 556 de 25/06/1950
Certidões Enquanto Vigorar accept-icon Guardar de acordo com o prazo legal de validade
Conta de água 7 accept-icon Art. 173 da Lei Nº 5.172 de 25/10/1966
Conta de Luz 7 accept-icon Art. 173 da Lei Nº 5.172 de 25/10/1966
Contrato de Aluguel de Imóvel Enquanto Vigorar + 07 accept-icon Inciso I do § 5º do Art. 206 da Lei Nº 10.406
Contrato de Prestação de Serviço Enquanto Vigorar + 07 accept-icon Inciso I do § 5º do Art. 206 da Lei Nº 10.406
Cópias de Cheque 7 accept-icon Inciso I do § 5º do Art. 206 da Lei Nº 10.406
DAE – Documento de Arrecadação Estadual 7 accept-icon Art. 173 da Lei Nº 5.172 de 25/10/1966
DAMEF – Declaração Anual do Movimento Econômico Fiscal 7 accept-icon Art. 173 da Lei Nº 5.172 de 25/10/1966
DAPI – Declaração de Apuração e Informação do ICMS 7 accept-icon Art. 173 da Lei Nº 5.172 de 25/10/1966
DARF / COFINS 12 accept-icon Art. 46 da Lei Nº 8.212 de 24/07/1991
DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais 12 accept-icon Art. 46 da Lei Nº 8.212 de 24/07/1991
ICMS – Guia de Recolhimento 7 accept-icon Artigos 116 e 421 do Decreto Nº 2.637/98
IPTU – Imposto Predial Territorial Urbano 7 accept-icon Art. 173 da Lei Nº 5.172 de 25/10/1966
Livro de Registro de Patrimônio 1 accept-icon Art. 174 e 195 do Código Tributário Nacional
Livro Diário 1 accept-icon Art. 174 e 195 do Código Tributário Nacional
Livro Razão 1 accept-icon Art. 174 e 195 do Código Tributário Nacional
Acidente do Trabalho – CAT Enquanto Vigorar + 12 accept-icon Art. 103-A da Lei Nº 8.213 de 24/07/91; Art. 46 da Lei Federal Nº 8.212/91; Art. 22 da Lei Federal Nº 8.213/91; Título II, Capítulo V do Decreto-Lei Federal Nº 5.452/43 (CLT); NR-7, 7.4.8, a da Portaria MT Nº 3.214/78; Arts. 189, VII, 227 e 228 da Instrução Normativa do INSS Nº 78/2002
Acordo de Compensação 7 accept-icon Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988
Acordo de Prorrogação de Horas 7 accept-icon Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988
Acordo de Horas Trabalhadas 7 accept-icon Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988
Advertências / Suspensão 7 accept-icon Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988
Alteração Cadastral de Emprego 2 accept-icon Art. 45 § 1º da Lei Nº 8.212 de 24/07/91
Apólice de Seguro de Vida 4 accept-icon Art. 206, § 1º, Inciso II da Lei Nº 10.406 de 10/01/2002
Apólice de Seguro de Imóvel 4 accept-icon Art. 206, § 1º, Inciso II da Lei Nº 10.406 de 10/01/2002
Atestados Admissionais 12 accept-icon Art. 68 § 1º da Lei Nº 8.213 de 24/07/91
Atestados de Afastamentos e Salários 12 accept-icon Art. 45 da Lei Nº 8.212 de 24/07/91
Atestados Médicos 11 accept-icon Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988
Atestados de Saúde Ocupacional (ASO) 12 accept-icon Art. 103-A da Lei Nº 8.213 de 24/07/91
Auto de Infração do FGTS 31 accept-icon Art. 9º, inciso IV da Lei 8.036 de 11/05/90
Auto de Infração do INSS 12 accept-icon Art. 45 da Lei Nº 8.212 de 24/07/91
Auxílio Doença 12 accept-icon Art. 68, § 1º da Lei 8.213 de 24/07/91
Auxílio Natalidade 12 accept-icon Art. 72, § 2º da Lei 8.213 de 24/07/91
Aviso e Recibo de Férias 9 accept-icon Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988
Aviso Prévio 9 accept-icon Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988
Cartão de Ponto 9 accept-icon Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988
Comprovante PIS / PASEP 12 accept-icon Art. 46 da Lei Nº 8.212 de 24/07/91
Contrato de Experiência de Trabalho Enquanto Vigora + 07 accept-icon Art. 45, § 1º da Lei Nº 8.212 de 24/07/91
Contrato de Estágio Enquanto Vigora + 07 accept-icon Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988
Dossiê de Funcionário Enquanto o vínculo permanecer accept-icon Art. 45, § 1º da Lei Nº 8.212 de 24/07/91
Serão transferidos para guarda permanente após encerrado o vínculo do funcionário com a empresa.
Folha de Ponto 11 accept-icon Art. 7 § XXIX da Constituição Federal de 1988
Folha de Pagamento 31 accept-icon Art. 32 e 45 da Lei Nº 8.212 de 24/07/91 e Art. 225 do Decreto Nº XXX
GRPS / Guia de Recolhimento INSS 1
10
accept-icon Art. 32, § único; Art. 45, § 1º e Art. 46 da Lei Nº 8.212 de 24/07/91
Lei Complementar Federal Nº 70/91
Guias de FGTS (RE / GR) 1 accept-icon Art. 9º, inciso IV e Art. 23, § 5º da Lei 8.036 de 11/05/90
Súmula TST Nº 95/80
Guias de Recolhimento de FGTS 1 accept-icon Art. 9º, inciso IV e Art. 23, § 5º da Lei 8.036 de 11/05/90
Súmula TST Nº 95/80
Processo Trabalhista Até o trânsito em julgado + 22 accept-icon Art. 177 da Lei Nº 3.071 de 01/01/1916

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