Pesquisar

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

Os arquivos de Instituições de Educação Superior (IES) são grandes e, só de imaginar o tamanho da documentação física que essas empresas precisam arquivar, já pensamos em como a organização e segurança precisam ficar em ordem. Provavelmente, foi através dessa concepção que o MEC, em abril de 2018, divulgou a Portaria 315, que tornou obrigatória a digitalização de todo o arquivo acadêmico das IES.

Neste texto, vamos explicar melhor tudo o que a recente portaria demanda das instituições e exemplificar o que a Suprema, Faculdade de Ciências Médicas e da Saúde de Juiz de Fora, está fazendo para se manter dentro da lei e cumprir as suas obrigações com a ajuda da Célula Gestão de Documentos. Confira abaixo!

Por onde começar?

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

O prazo para realizar essa mudança e digitalizar todo o acervo acadêmico está se encerrando: até abril de 2020 todas as faculdades precisarão ter implantado as regras exigidas pelo MEC. E foi na busca da Suprema por cumprir o prazo quese deu a parceria perfeita entre nós e a faculdade.

Para dar início ao processo de adequação,Mariana Ponciano foi contratada como responsável por acompanhar a implantação da digitalização na Suprema. Ela diz que o prazo está ditando a preocupação das IES, que finalmente estão procurando adotar às normas. “Quanto antes procurarem a Célula, melhor, pois existe um período de implantação do sistema e um treinamento que leva pelo menos duas semanas. E, depois, a execução da tarefa depende de quantas pessoas estarão alocadas para o projeto, não é uma tarefa rápida e a produtividade depende do profissional que foi escolhido”.

Atualmente, a portaria do MEC não deixa claro se os arquivos físicos poderão ser mantidos com terceiros, então, por enquanto, a Suprema vem repassando para a Célula os arquivos que estão sendo digitalizados e os natos digitais, ou seja, os que já nasceram em formato digital.

Como a Suprema está se adaptando à nova lei com ajuda da Célula

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

Para que o processo de digitalização seja realizado com sucesso, é necessário que as IES estejam por dentro dos processos de acompanhamento. Em seguida listamos essas etapas que estão sendo realizadas para a Supremaem parceria com a Célula, por meio de passos que foram e estão sendo seguidos para a finalização do processo.

Estes mesmos passos serão seguidos pelas IES que também se movimentarem para ficar em acordo com a lei. Confira:

Passo 1

Realizar na Instituição uma separação de todo o material que faz parte do acervo acadêmico;

Passo 2

Classificar cada um desses documentos por meio de um código que corresponde à categoria em que está incluído;

Passo 3

Retirar qualquer material que esteja acoplado aos papéis, como, por exemplo, clips e grampos;

Passo 4

Desamassar completamentetodos os materiais, para que a digitalização ocorra corretamente;

Passo 5

São realizados também, se necessários, pequenos reparos nos papéis;

Passo 6

Digitalização do material com a ajuda de um identificador de códigos de barra automático, que organiza todos os documentos de modo que se apresentem de acordo com a temporalidade;

Passo 7

Por fim, é realizado um controle de qualidade para garantir que tudo é feito de modo correto.

Essas etapas são realizadas com facilidade por empresas especialistas no assunto, como a Célula, e a Suprema entendeu e julgou indispensável a nossa participação nesse processo para cumprimento de lei.

Vale recordar que a portaria não exime a manutenção do arquivo físico, ou seja, ele deverá serarmazenado de acordo com o período estipulado por lei.

Mudanças que interferem na agilidade do dia a dia

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

O alto fluxo de tarefas demandado por alguns tipos de documento do acervo acadêmico demonstra que é importante se preocupar também com a forma em que são organizados.A nova portaria oferece às Instituições de Ensino Superior um jeito de aumentar a produtividade e tornar essa gestão de documentos mais eficiente.

Dentro da Suprema já estão sendo executadas novas alternativas em organizar documentos e localiza-los com mais velocidade. E, se alguma empresa se interessa em organizar a sua administração de documentos digitais,é fundamentalse inteirar sobre as novas tecnologias que oferecem assistência para essas tarefas.

OCR: uma assistência que se torna substancial

Portaria 315 do MEC: Como foi feita a digitalização do acervo acadêmico da Suprema

Com a ajuda da Célula, algumas coisas vão mudar na hora de procurar documentos específicos. Uma delas é a aquisição, junto com o cumprimento das tarefas envolvendo digitalização, da tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres). Essa inovação possibilita pesquisar, dentro de cada arquivo,os conteúdos desejados sem a necessidade de ler muitos documentos sem ligação com o que é pesquisado.

Isso ocorre porqueo OCR transforma a leitura de imagens em conteúdo por meio de formatos como DOC, PDF e XLS. Este benefício contribui para a rápida localização de documentos, tornando a sua gestão mais prática e segura.

A sua Instituição de Ensino Superior ainda não começou a digitalizar o acervo acadêmico? Se atente ao prazo final, que está chegando, e contate a Célula para garantir a ajuda que precisa! Temos um conhecimento amplo sobre gestão de documentos físicos e digitais e a sua empresa pode ser a próxima a mudar o jeito com que lida com este tópico.

Para saber mais sobre nossos serviços de digitalização e Reconhecimento Óptico de Caracteres,clique aqui e entre em contato com a Célula mais próxima.

Compartilhe

Artigos relacionados

A importância da guarda digital para escritórios de contabilidade

Com o avanço da tecnologia, a contabilidade está passando por uma transformação digital significativa. Cada vez mais, os documentos contábeis estão sendo produzidos e armazenados em formatos digitais, eliminando a necessidade de arquivos físicos volumosos. Nesse contexto, é crucial garantir uma gestão eficiente e segura desses documentos digitais. Agora você vai descobrir a importância da guarda digital para escritórios de contabilidade e entender como a Célula pode auxiliar nesse processo.

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) da Célula: benefícios para diversos segmentos

No mundo empresarial atual, a gestão eficiente de documentos é crucial para o sucesso de qualquer organização. Ter seus documentos digitalizados e armazenados de forma segura não apenas economiza espaço físico, mas também garante a integridade e a durabilidade das informações essenciais para o seu negócio.
Mas e se eu te dissesse que há uma maneira de ir além e transformar essas simples imagens em verdadeiros recursos de busca? É aí que entra a tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).