Organização de Arquivos

Todo este processo é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando a integridade do documento e da informação. Com o objetivo de agilizar o acesso à informação, os documentos são organizados conforme a necessidade de cada cliente. Os documentos, depois de limpos, conferidos e classificados, são codificados com etiquetas de Código de Barras, cadastrados e indexados conforme necessidade de pesquisa e acesso exigida pelo cliente e guardados nos repositórios (caixas).

 

Armazenamento dos Documentos

A guarda do documento não significa simplesmente o armazenamento, mas sim a gestão: correta classificação, constante monitoração e facilidade de acesso ao acervo.

Utilizamos caixas de papelão padronizadas e reforçadas com capacidade de armazenagem de até 20Kg de documentos, desenvolvidas para a guarda a longo prazo e facilidade no manuseio.

As caixas são armazenadas em estantes de aço projetadas e dimensionadas de forma a proporcionar excelente resistência estrutural na verticalização.

Nosso galpão foi projetado e construído especialmente para armazenagem de documentos. Disponibilizamos birô de digitalização e digitação equipados com softwares, scanners de produção e leitores ópticos. Possuímos sistema de segurança com monitoramento eletrônico 24 horas e controle periódico de pragas, para proteção de seus documentos.

Caso sua empresa precise de algum documento, basta solicitar através de ordem de serviços no Sistema GED via WEB, que a Célula entrega o original na sua empresa ou digitaliza o documento e disponibiliza a imagem para consulta online. O acesso a consultas e retiradas é totalmente rastreado, controlado e permitido somente a funcionários previamente autorizados. Além disso, os custos podem ser rateados pelos departamentos conforme quantidade de caixas de cada um. As consultas também podem ser feitas na Célula.

Possuímos veículos próprios para serviços de coleta e entrega no cliente porta a porta, inclusive para atendimentos emergenciais.

Benefícios Gerados

  • Disponibilização de espaço para o negócio da empresa;
  • Segurança, rastreamento e controle sobre os documentos;
  • Garantia de uma eficiente e imediata recuperação da informação;
  • Foco na atividade principal da empresa;
  • Redução de custos relativos ao armazenamento de documentos físicos;
  • Redução de custos de mão de obra na organização, arquivamento e localização dos documentos;
  • Redução do fluxo e manuseio de documentos físicos;
  • Redução do tempo de tramitação dos documentos e despesas com cópias;
  • Compartilhamento e acesso remoto aos documentos;
  • Maior proteção contra acessos indevidos, extravio e falsificação dos documentos;
  • Padronização de procedimentos em todos os departamentos.