Sua empresa está crescendo e já não tem mais tanto espaço. Os documentos ocupam estantes e mais estantes, cheias de caixas empilhadas, enfurnadas em uma sala qualquer cheia de traças. Então, você finalmente decide contratar um serviço que dê um jeito em toda a papelada. Mas, afinal, qual é mais adequado: guarda ou gestão de documentos?
Continue com a gente e saiba a diferença entre os dois serviços e qual o melhor para você!
Qual é o melhor para mim, guarda ou gestão de documentos?
Guarda simples
A guarda de documentos é, basicamente, o armazenamento dos arquivos. A empresa que oferece esse serviço não se responsabiliza pela forma com que os arquivos serão separados e organizados.
Muitas vezes, elas fornecem somente a caixa com algumas etiquetas para que o cliente organize tudo como preferir. Ele também fica responsável por cadastrar o conteúdo das caixas, lacrar e enviar para a guarda.
Gestão de documentos
Muito mais do que apenas o armazenamento, a gestão de documentos propõe uma organização que categoriza de forma inteligente os arquivos, controla sua temporalidade e facilita a sua localização.
Aqui na Célula, todos os documentos coletados passam por um processo de indexação, que os classifica e etiqueta da melhor forma para facilitar a localização de cada um em nossa estante.
Se o cliente preferir, também realizamos a digitalização dos documentos. Assim, podem ser acessados de qualquer lugar através de nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).
Caso precise de algum arquivo físico, basta fazer uma solicitação e, em até 24 horas, ele estará na sua empresa.
Além disso, a gestão de documentos não está, necessariamente, ligada à guarda terceirizada. Se o cliente possuir espaço em sua empresa, também realizamos a implantação de um Centro de Documentação (CEDOC), com planejamento, consultoria e treinamento dos colaboradores.
Todo o trabalho realizado pela Célula é feito em conjunto com o cliente. Assim, garantimos soluções ideais para cada necessidade.
Entre em contato com a Célula e saiba o que podemos fazer por você e pela sua empresa.
