5 cuidados essenciais na gestão de documentos para autônomos e MEI

O sonho de abrir uma empresa brilha os olhos de muitas pessoas. Ter seu próprio negócio permite mais autonomia e flexibilidade, mas ao mesmo tempo exige disciplina e resiliência para encarar as dificuldades do empreendedorismo. Você, que decidiu ser um Microempreendedor Individual (MEI), provavelmente se deparou com alguma dessas dificuldades. E uma delas é: como fazer a gestão dos documentos?


Esse texto busca ajudar na gestão de documentos para autônomos e MEI.

  1. Conheça as suas obrigações enquanto MEI

O primeiro passo é saber quais são as suas obrigações. Uma das grandes vantagens de ser um Microempreendedor Individual (MEI) e trabalhar de forma autônoma é o acesso a diversos benefícios com pouca burocracia e menos impostos. No entanto, é muito importante que você se mantenha atento às obrigações para que você não tenha de lidar com contratempos, como multas ou até mesmo a perda do seu CNPJ – Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica. 

Uma das obrigações para manter o seu cadastro ativo é o pagamento mensal das guias do Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Se o pagamento não for feito em dia, você pode perder os benefícios previstos em lei, como, por exemplo, o auxílio doença ou salário maternidade. É muito importante que os comprovantes de pagamento do DAS sejam guardados. Para isso, é muito importante que você saiba o tempo de guarda do documento

Uma das possibilidades e deveres do MEI é a emissão de notas fiscais. Alguns lugares possibilitam a emissão de nota fiscal eletrônica, o que garante maior segurança e facilidade no processo. No entanto, alguns clientes podem exigir a nota fiscal física. Isso acaba gerando tipos variados de documentos, físicos e digitais, e exigindo uma gestão híbrida dos documentos

Outras obrigações são a elaboração mensal das receitas, emissão da Declaração Anual do Faturamento do Simples Nacional (DASN-SIMEI) e a atualização das informações sobre os funcionários. Todas essas atividades exigem documentações específicas, com prazos e períodos de guarda. 

Caso você tenha dúvidas sobre os processos relacionados à gestão de documentos para MEI e autônomos, você pode contar com a ajuda de uma empresa terceirizada. A Célula é uma empresa especializada na gestão de documentos, com mais de 15 anos de experiência no ramo. Possui o serviço de BPO – Business Process Outsourcing, que busca terceirizar processos e demandas organizacionais da gestão de uma empresa, visando diminuir os custos e aumentar a eficiência

A Célula realiza as etapas de diagnóstico e planejamento, mapeando os processos do seu negócio e verificando quais desses processos são terceirizáveis. Com experiência comprovada nas áreas de informação, arquivamento, conferência, organização, preparação, digitalização e digitação, a Célula pode auxiliar sua empresa a gerenciar seus documentos e ter mais tempo para focar nas atividades essenciais para alavancar o seu negócio. 

  1. Conheça os prazos de guarda de cada tipo de documento

Sabendo os documentos necessários para manter o seu CNPJ ativo, é necessário conhecer quais os prazos de guarda de cada um deles.  Para isso é extremamente importante que você crie uma tabela de temporalidade com a vida útil de cada arquivo. Isso ajuda a ter um controle maior e evita a circulação desnecessária de papel

A Célula também pode te ajudar nesse desafio. Todos os documentos guardados na empresa passam por um processo de indexação, ou seja, são classificados de acordo com as tipologias e temporalidades e indexadores são definidos. Os mesmos são digitalizados ou importados de planilhas para que possam ser localizados de forma prática e ágil. 

  1. Escolher onde vai guardar os seus documentos

A gestão de documentos para MEI e autônomos inclui escolher o local de guarda dos arquivos. Isso depende, obviamente, do tipo de documento que costuma circular no seu negócio. 

Cada tipo de documento necessita de um armazenamento específico. Arquivos físicos necessitam de um local separado para a guarda de documentos. Alguns cuidados são importantes, como se atentar à climatização do ambiente escolhido para a guarda física. Lembre-se que documentos podem acabar se danificando por conta de calor ou umidade excessivos. Uma vez danificados, alguns desses documentos necessitam de uma segunda via, o que acaba gerando um imenso trabalho burocrático. 

Já os arquivos digitais necessitam de um servidor específico para serem guardados. É importante manter um backup constante desses dados, para que eles não sejam perdidos por falta de espaço ou algum problema do servidor. 

A Célula pode ajudar você, através do serviço de guarda física de documentos, proporcionando um lugar seguro e adequado para guardar os seus arquivos físicos. Também é possível digitalizar os documentos físicos e ter acesso a eles por meio de um sistema integrado. Os arquivos digitais também podem ser acessados através do software

  1. Criar um sistema de fácil acesso e manuseio

Os documentos devem ser organizados, para que sejam facilmente localizados. Sem um sistema prático de localização e manuseio, você vai acabar perdendo tempo tentando encontrar documentos importantes. Tempo esse que poderia estar sendo utilizado para gerenciar atividades importantes do seu negócio!

A Célula possui o GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos, um sistema online que permite a fácil localização dos seus documentos armazenados. Para isso, todos os arquivos passam por um processo de indexação, já comentado anteriormente. 

  1. Manter os documentos necessários e atualizados

A gestão de documentos para MEI e autônomos também inclui a atualização e manutenção dos documentos estritamente necessários. O acúmulo desnecessário de arquivos, sejam eles físicos ou digitais, não traz nenhuma vantagem para o seu negócio. Muito pelo contrário. 

O excesso de papel pode deixar o seu ambiente de trabalho desorganizado. Além disso, a falta de um sistema de manutenção pode acabar gerando gastos desnecessários, como a compra de espaço no servidor para armazenamento de arquivos que já passaram do tempo de guarda. 

Alguns documentos necessitam de atualização frequente, como os dados dos colaboradores. É preciso que você fique atento a esses detalhes e mantenha sempre os seus arquivos em dia! 

Conte com a Célula para fazer a gestão de documentos de MEI e autônomo!

A Célula possui experiência comprovada na gestão de documentos, auxiliando empresas a terem mais tempo para focar nas atividades do seu core business. Contando com os serviços de guarda física e digital, digitalização de documentos, GED Célula, BPO, dentre outros, é possível atender todas as suas demandas de gestão documental em um único lugar. Entre em contato e saiba mais sobre a solução específica para a sua necessidade!

Gestão híbrida de documentos: como tratar arquivos físicos e digitais

No dia a dia das empresas os colaboradores acabam lidando com um número muito grande de documentos, sejam eles arquivos físicos ou digitais. Faturas, e-mails e contratos são apenas alguns deles.

Muitas empresas tiveram que se adaptar ao processo de digitalização , acelerado pela pandemia. Com isso, não tiveram tempo suficiente para se adaptar à gestão híbrida de documentos no formato físico e online. Quando esses materiais não têm um gerenciamento adequado, é possível que se torne cada vez mais difícil recuperar e resolver problemas, dos mais simples aos mais complexos.

Você provavelmente já deve ter passado por uma situação em que precisava recuperar algum registro importante, mas não sabia onde encontrá-lo, certo? Como garantir que esse tipo de situação não aconteça? Isso é o que iremos tratar neste blogpost.

O que é gestão híbrida de documentos?

O advento da tecnologia trouxe diversas vantagens para as empresas. Uma delas é a possibilidade de homeoffice, no qual os funcionários podem trabalhar remotamente de qualquer lugar do planeta. Muitas empresas têm adotado esse tipo de trabalho ou estão experimentando um modelo híbrido, no qual parte da equipe trabalha de forma remota, enquanto outros trabalham presencialmente.

Seja qual for o tipo de trabalho adotado, atualmente todas as empresas têm de lidar com o tratamento de documentos que já nascem no formato digital, ao mesmo tempo em que lidam com os arquivos físicos. Algumas cópias de documentos em papel têm a força legal de um original. Um exemplo é um contrato de arrendamento executado, por exemplo.

No entanto, o uso de documentos online tem se tornado cada vez mais comum, tanto para diminuir a circulação de papel, quanto pela praticidade. Até mesmo o setor público, que demora mais para se adaptar às novidades, tem passado por mudanças. Um exemplo é o Decreto Nº 10543 de 2020, que regulamenta o uso de assinatura eletrônica na administração pública federal. Dessa maneira, contratos podem ser assinados através de dispositivos eletrônicos, com praticidade e segurança.

A gestão de documentos de diferentes formatos, sejam arquivos físicos ou digitais, recebe o nome de gestão híbrida.

Riscos da má gestão de documentos físicos e digitais

Lidar com arquivos físicos e digitais ao mesmo tempo não é uma tarefa fácil. Existem diversos tipos de problemas que podem acontecer caso não haja uma boa gestão híbrida dos documentos.

Uma dificuldade muito comum é a dificuldade ou demora para encontrar o documento necessário. O arquivo é físico ou digital? Ele está armazenado numa plataforma de armazenamento ou se encontra em algum lugar da empresa?

Esse tipo de obstáculo acaba gerando lentidão e atraso na realização de atividades e processos. Sem encontrar os arquivos necessários para a conclusão do trabalho, atividades simples podem se tornar demoradas e onerosas. Retrabalhos podem começar a se tornar frequentes, por conta da falta de acesso a registros de atividades já concluídas.

Outro ponto importante a ser levado em consideração nesse processo de gestão híbrida é a criação de processos específicos para cada tipo de documento. A falta de definições sobre o que vai ser armazenado digitalmente ou fisicamente pode gerar diversos tipos de problemas, como despesas com local físico e cópias desnecessárias. A inexistência de critérios específicos também acarreta impossibilidade de encontrar os arquivos pelo conteúdo.

A falta de controle pode acabar trazendo insegurança e maior vulnerabilidade com o turnover. Isso costuma acontecer porque o conhecimento sobre a gestão dos arquivos acaba se concentrando em pessoas específicas e não em processos bem estruturados.

Como tornar a gestão de documentos físicos e digitais mais eficiente

Toda mudança de processos no ambiente corporativo necessita de estratégia. É preciso definir de que maneira você vai lidar com os arquivos físicos e digitais.

É necessário fazer um mapeamento completo de todas as etapas de processamento dos documentos, desde a criação até a exclusão ou arquivamento.

Algumas empresas acabam optando pela terceirização, contratando uma empresa específica para ajudar na gestão híbrida. Esse tipo de decisão traz uma série de benefícios, como a economia com espaço para guarda física de documentos, conservação e preservação, além de agilidade operacional.

A Célula é uma empresa de gestão de documentos que pode auxiliar a sua empresa na gestão híbrida. Possui expertise tanto na guarda de arquivos físicos, quanto no armazenamento de arquivos digitais.

Gestão de arquivos físicos

Guarda de documentos

Para ajudar sua empresa na gestão de arquivos físicos, a Célula conta com o serviço de guarda de documentos. Os arquivos são organizados e armazenados com segurança e sigilo, garantindo agilidade no acesso à informação e integridade do documento. Tudo passa por um processo rigoroso de limpeza, conferência e classificação. Etiquetas de código de barras são utilizadas para codificar e garantir facilidade na hora de encontrar o que for necessário.

Caso a sua empresa precise de algum documento é possível solicitar através de ordem de serviço e a Célula entrega o original ou digitaliza e disponibiliza imagem para consulta online. Para isso, conta com veículos próprios para entrega, inclusive para atendimentos emergenciais.

Gestão de arquivos digitais

Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)

Já os documentos online exigem um outro tipo de solução, que também é oferecida pela Célula. Para armazenar os seus arquivos digitais é necessário um servidor dedicado e seguro, com rotinas frequentes de backup para evitar a perda.

O sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) oferecido pela Célula é um software de arquitetura mista, que disponibiliza recursos tanto no ambiente Web, quanto no Desktop.

Esse sistema permite a digitalização dos documentos de qualquer lugar. A visualização é amigável e prática, permitindo ao cliente imprimir ou enviar arquivos digitais por e-mail. A segurança é garantida pelas requisições, que permitem visualizar datas e pessoas que tiveram acesso.

Conte com a Célula para fazer a gestão híbrida da sua empresa

É muito importante contar com uma boa gestão híbrida dos arquivos físicos e digitais para garantir processos ágeis e eficientes. Uma má gestão pode acarretar gastos desnecessários e perda de produtividade. Conte com um serviço especializado para auxiliar você nesse processo. Entre em contato com nossa equipe.

Glossário: O que significam as siglas dos impostos?

Glossário: O que significam as siglas dos impostos?

É verdade que, quando a conversa é “impostos”, muitas pessoas torcem o nariz.

E às vezes até pagamos impostos que nem sabemos o que são, com suas intermináveis siglas: ICMS, ISS, IOF… e por aí vai.

Mas, para te ajudar a descobrir o que você está pagando, nós desenvolvemos esse pequeno glossário que explica o que significa cada uma das siglas dos impostos mais comuns.

Confira!

Glossário de Impostos: entenda o que cada um significa

Glossário: O que significam as siglas dos impostos?

ICMS: Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços

É um tributo estadual que incide sobre diversos produtos, desde eletrodomésticos a chicletes, inclusive é aplicado a produtos importados.

Este imposto é cobrado indiretamente, ou seja, seu valor é adicionado ao valor do produto comercializado ou do serviço prestado.

ISSQN: Imposto Sobre Serviço de Qualquer Natureza

Mais conhecido como ISS (Imposto Sobre Serviços) é recolhido pelos municípios.

Cobrado de empresas e profissionais autônomos, o ISS incide sobre os mais diversos serviços, desde a saúde, como médicos e psicólogos, até o transporte e a construção, passando por informática, telemarketing e muitos outros setores.

FGTS: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço

Criado com o objetivo de proteger o trabalhador demitido sem justa causa, mediante a abertura de uma conta vinculada ao contrato de trabalho.

A cada mês, o empregador deposita em contas abertas na Caixa Econômica Federal, em nome dos empregados, o correspondente a 8% do salário de cada funcionário.

O FGTS é o total desses depósitos mensais e seu valor pertence ao empregado que, em alguns casos, pode dispor do total depositado em seu nome.

INSS: Instituto Nacional do Seguro Social

Este não é um imposto, propriamente dito, mas também pagamos mensalmente, por volta de 8% a 11% do valor do salário.

O desconto é feito diretamente na folha de pagamento do funcionário.

O INSS tem como função fazer os pagamentos referentes a aposentadoria, auxílio-doença, pensão por morte e muitos outros benefícios previstos por lei.

Glossário: O que significam as siglas dos impostos?

PIS/PASEP: Programas de Integração Social e de Formação do Patrimônio do Servidor Público

Os recursos do PIS são destinados ao pagamento do seguro-desemprego, abono e participação na receita dos órgãos e entidades para trabalhadores públicos e privados.

O PIS é destinado aos funcionários de empresas privadas, administrado pela Caixa Econômica Federal. O PASEP é destinado aos servidores públicos, administrado pelo Banco do Brasil.

COFINS: Contribuição para Financiamento da Seguridade Social

O COFINS é uma contribuição social aplicada sobre o calor bruto por uma empresa.

Ele pode ser cobrado de duas formas: cumulativa e não cumulativa.

A forma cumulativa é cobrada todos os meses, já a não cumulativa é cobrada uma vez por ano, em seu valor total.

Os recursos do COFINS são destinados principalmente para a área da saúde.

IPTU: Imposto Predial e Territorial Urbano

Imposto cobrado de quem possui um imóvel urbano.

Seja casa, apartamento, sala comercial ou qualquer outro tipo de propriedade em uma região urbanizada.

O IPTU é recolhido pela cidade e seu valor varia de acordo com a avaliação do imóvel.

O dinheiro arrecado fica no município e pode ser usado nas obras urbanas.

 IPVA: Imposto sobre a Propriedade de Veículos Automotores

O IPVA é o imposto cobrado para cada veículo automotor anualmente pelo estado.

Seu valor se baseia no ano de fabricação e no valor do automóvel.

50% do dinheiro arrecadado é destinado ao Estado e o restante ao local onde o veículo foi registrado.

Glossário: O que significam as siglas dos impostos?

Agora você, finalmente, pode dizer que sabe para onde vai seu dinheiro!

Porém alguns comprovantes de pagamento de tributos têm um tempo de vida útil, por isso é importante gerenciar bem todos esses documentos.

Saiba mais sobre a vida útil de seus comprovantes lendo nosso texto “Por quanto tempo guardar documentos e comprovantes?” e conheça nossas soluções em Gestão de Documentos.

Quer saber mais sobre as nossas soluções? Entre em contato com a gente!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Para evitar perdas, dificuldade de acesso e o acúmulo de material, muitas empresas escolhem a digitalização de documentos. Afinal de contas, o volume de papéis que circula dentro de um escritório não é nada pequeno, não é mesmo?

Tantos papéis guardados acabam tomando muito espaço e somando muita dor de cabeça.

Nesse artigo você vai descobrir tudo sobre as vantagens, novas tecnologias e as principais aplicações da digitalização para as empresas. Continue a leitura:

O que é digitalização?

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

De uma maneira geral, digitalização é o nome que damos ao processo de transformação de uma imagem ou um sinal analógico em códigos digitais, os famosos bit e bytes.

O processo de digitalização se dá através de scanners e impressoras, ou em alguns casos muito simples, por aplicativos.

Qualquer tipo documento pode ser digitalizado?

Quando tratamos de documentos empresariais, em sua maioria eles podem ser digitalizados. Isso se aplica também a documentos, com dimensões maiores, livros ou  outros formatos diferenciados.

 Alguns casos específicos de digitalização de documentos:

Plantas e desenhos técnicos

Esses são documentos de guarda permanente segundo a Resolução 14, do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos). Além disso, quase sempre são documentos de consulta recorrente. Por isso, é comum que esses documentos passem por um processo de deterioração.

Antes da digitalização, esses documentos também precisam passar por uma etapa criteriosa de higienização. Só então devem partir para acondicionamento adequado, seja em mapotecas ou em tubos.

Para facilitar o acesso a esses documentos, a Célula desenvolveu como importante funcionalidade no sistema GED:  além da visualização das imagens, permite edições, desenhos e anotações sempre preservando o original.

Livros Especiais

Livros de atas de reuniões, livros cartoriais, livros de escrituras entre outros tipos, são documentos encontrados de forma regular nos mais diversos segmentos empresariais.

A corregedoria nº 11 do Conselho Nacional de Justiça de 16 de Abril de 2013 recomenda a digitalização dos Livros de Notas escriturados a partir de 1980 para formação de arquivo de segurança.

É preciso atentar para os hábitos de desencadernação e tração nos scanners tradicionais. Equipamentos profissionais e modernos já possibilitam a digitalização sem problemas como descostura de livro ou tração excessiva.

As 4 principais vantagens de escolher a digitalização de documentos para sua empresa!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Organização

Com os arquivos em versão digital, é possível organizá-los de forma mais inteligente e funcional, categorizando e indexando com palavras-chave que facilitam na busca pelo que você precisa.

Segurança

Quando se tem apenas a versão física de um documento, os riscos são muitos. Ele pode se perder, rasgar, manchar ou ainda desgastar com o tempo e o manuseio constante.

Nesse caso, a digitalização de documentos também pode ser associada a uma solução de GED. Com ele você pode acessar seu arquivo digitalizado de qualquer lugar com internet enquanto ele está bem guardado e protegido.

Praticidade

Os documentos digitalizados podem ficar disponíveis em um software online com login e senha exclusivos, como é o caso aqui na Célula. Dessa forma, é possível acessá-lo de qualquer lugar, sem precisar perder tempo se locomovendo para buscá-lo ou procurá-lo.

Sustentabilidade

Segundo a Associação Empresarial para Reciclagem, o Brasil produz mais de 240 mil toneladas de lixo diariamente, sendo 25% só de papel e papelão. Documentos e arquivos perdidos, sujos, rasgados ou mal armazenados estão na lista de tantos papéis descartados.

Por isso, ter seus documentos digitalizados e bem armazenados evita a produção de cópias desnecessárias e o desperdício de papéis.

Encontre seus documentos muito mais rápido com OCR!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Aqui na Célula as digitalizações passam por recursos de melhoria de imagem e indexação de arquivos através de palavras-chave. Entretanto, só isso não basta para garantir mais rapidez e tranquilidade na hora de buscar por um arquivo digital.

Existe uma maneira prática, rápida e segura de fazer essa busca com os seus documentos digitalizados: através do OCR.

O OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) é um processo pelo qual podemos extrair todo o texto de um documento digitalizado convertendo o mesmo em conteúdo pesquisável.  Depois disso, o usuário pode acessar o documento através de um software próprio ou para formatos de arquivos já conhecidos como DOC, PDF e XLS.

Depois desse processo, quando o usuário faz uma pesquisa, os termos pesquisados são hachurados em amarelo facilitando a busca pelo conteúdo. Dessa forma, fica mais fácil encontrar informações contidas em diversos tipos de arquivos, como cartas, memorandos, ofícios e jornais.

Em que casos a digitalização é recomendada?

A digitalização de documentos é recomendada para todas as empresas que desejam liberar espaço, preservar documentos e agilizar processos. Entretanto algumas empresas em especial ou por determinações legais, são obrigadas a digitalizar seus documentos.

Com Decreto Federal n.9,235, as Instituições de Ensino Superior do país devem digitalizar todo o seu acervo acadêmico em até 24 meses.

O objetivo dessa obrigatoriedade na digitalização de documentos é garantir a integridade e autenticidade das informações que circulam diariamente por lá.

O artigo 58 ainda afirma que a mantenedora da IES tem a responsabilidade pela guarda e gestão de todo o acervo, mesmo em casos de encerramento da oferta de cursos.

O prazo para a execução é de até 24 meses após a publicação. Ou seja, 15 de dezembro de 2019.

Como digitalizar um documentos?

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

A digitalização de documentos requer um processo organizado, equipamentos profissionais e pessoas especializadas para um serviço de grande qualidade e responsabilidade.

A Célula, em seus 14 anos de experiência em serviços de gestão, guarda e digitalização de documentos, desenvolveu um processo e métodos próprios. Conheça as etapas do nosso serviço de digitalização e os benefícios associados à integração dos sistemas online:

Coleta e Separação

A Célula coleta os documentos direto na sede da sua empresa. Os arquivos são levados para organização e indexação com códigos de barras, antes da digitalização.

Qualificação dos Arquivos

O material passa por scanners de alta performance, que digitalizam documentos de todos os tamanhos e formatos, desde notas fiscais até livros especiais e plantas arquitetônicas. O processo é integralmente acompanhado por profissionais para garantir total nitidez.

Organização

Para tornar a digitalização eficiente nos processos da sua empresa, otimizamos a localização dos arquivos através de chaves inteligentes de pesquisa, chamadas indexadores e, opcionalmente, também realiza a busca via OCR. Essa última opção se assemelha a busca do Google, agilizando o acesso às informações. É possível utilizar indexadores como CNPJ, nome do fornecer e objeto do contato, deixando qualquer documento a alguns cliques de você.

GED Célula

O software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos permite o acesso remoto a todo o acervo. Ele agrega rapidez e facilidade à rotina de trabalho e encurta prazos.

Sua interface simples é passível de utilização de qualquer local com Internet. O sistema também permite requisições através de ordens de serviço e oferece segurança pela rastreabilidade, indicando solicitante, histórico de solicitações e demais dados necessários para a visualização dos documentos.

Qualidade e profissionalismo em todos os setores

A Célula conta com profissionais treinados, equipamentos de ponta e expertise de mercado. Além do alto padrão de qualidade, os serviços dão a garantia de que seu documento será facilmente encontrado no sistema e de modo nítido.

Com faturamento dividido por centro de custo e altamente detalhado, a cobrança dos serviços é precisa e especificada, para que você tenha total conhecimento do que está pagando.

Conheça os nossos cases de sucesso de digitalização!

Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Santa Casa de Misericórdia

Lá foram instalados equipamentos próprios e funcionários da Célula foram destacados para executar o preparo, digitalização e processamento das imagens. Elas são enviadas diariamente para servidores seguros, permitindo aos profissionais (que possuam senha de acesso) consulta online através do Sistema GED.

Além disso, em paralelo ao serviço feito nos documentos já existentes, a Célula realizou um treinamento com os funcionários. Dessa forma é possível dar continuidade ao processo para os documentos gerados diariamente.

Secretaria da Fazenda da Prefeitura de Juiz de Fora

A Célula forneceu mão de obra qualificada, equipamentos e tecnologia para preparação dos documentos, digitalização e digitação de indexadores. Com isso, a localização e visualização precisas dos documentos ficam muito mais ágeis.

Até o final do processo, cerca de 221.000 mil documentos pertencentes aos Departamentos de Contadoria e Auditoria Interna foram digitalizados.

Investimento e crescimento para sua empresa!

Nesse artigo você viu diversas informações sobre o processo de digitalização, os benefícios para sua empresa, quais cuidados deve tomar e os resultados reais de quem investiu na digitalização. Com toda certeza, investir em digitalização é prezar por mais espaço, segurança e organização para sua empresa.

Não deixe de acompanhar nossas atualizações e dicas sempre aqui no blog ou através das nossas redes sociais.

Se você ficou interessado em saber mais sobre esse serviço, entre em contato com uma de nossas unidades!

Saiba mais sobre as vantagens da digitalização Célula! Clique aqui e entre em contato com a unidade mais próxima | Guia rápido: tudo o que você precisa saber sobre digitalização de documentos!

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Deixar o papel de lado e tornar-se digital é um processo em andamento no mercado corporativo brasileiro.

Mas ainda assim existem dúvidas e receios com relação ao formato digital e o processo de formalização da assinatura de documentos não foge desse quadro.

No caso das assinaturas eletrônicas e digitais, elas possuem as mesmas equivalências jurídicas das assinaturas físicas, alterando basicamente a forma e o meio em que são realizadas.

Com isso, as empresas compreenderam que o modelo de assinatura em documentos eletrônicos agrega inúmeros benefícios, se comparado à assinatura física. Por exemplo, a grande redução de custos com papeis e transportação e mais velocidade e simplicidade no processo.

Então qual seria a diferença entre elas? E qual a alternativa mais segura?

 

Assinatura digital x Assinatura eletrônica

Assinatura Eletrônica

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A assinatura eletrônica pode ser uma assinatura digitalizada ou apenas uma confirmação associada a diversos formatos de autenticação de documentos como usuário e senha, email, token, entre outros.

Ela é muito usada no cotidiano para a formalização de contratos de aluguel, contratos de seguro, planos de saúde, assinaturas de TV, internet e telefonia e contratos de operações bancárias.

Mas, para que um documento formalizado no ambiente digital tenha validade jurídica, é importante que a plataforma em que o processo foi executado seja segura.

Por isso, deve-se registrar todas as ações executadas, a fim de garantir a transparência e assegurar aos signatários que elas foram gravadas em um histórico, impossibilitando que qualquer modificação seja ocultada.

 

Assinatura Digital

Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

A Assinatura Digital é um tipo específico de assinatura eletrônica e, para que ela seja feita, é necessário ter o Certificado Digital Público.

Esse certificado consiste na identidade digital de uma pessoa física ou jurídica no meio eletrônico, sendo feito por meio da criptografia dos dados de cada usuário.

Para que o certificado seja emitido, é imprescindível que a pessoa compareça a um órgão governamental responsável por regularizar e registrar seus dados no meio digital.

Se for o registro de uma pessoa física, é obrigatória a apresentação do CPF, Carteira de Identidade e comprovante de residência, todos originais.

No caso de pessoa jurídica, devem ser apresentados o CNPJ e o documento de constituição.

 

Mas, afinal, qual é mais seguro?

Não há, especificamente, um meio mais seguro. Se executados de maneira profissional e competente, ambas as formas oferecem confiabilidade.

Porém, cada uma se encaixa em contextos diferentes. Por isso, é importante analisar a situação para que a aplicação seja feita da maneira correta.

Assim, não há a possibilidade de prejuízos para o empreendedor que almeja ter um registro digital.

Entenda como funciona a certificação digital de documentos!

 

Aqui na Célula, nosso Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é compatível com documentos certificados e assinaturas digitais.

Dessa forma, todos os arquivos da sua empresa ficam reunidos em um só lugar, facilitando o acesso e a organização e evitando a perda.

Conheça mais dos nossos serviços!

Físicos ou digitais, confie na Célula para a gestão dos seus documentos! Clique aqui e confira nossas soluções! | Qual a diferença entre assinatura digital e eletrônica?

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Nossa Diretoria reunida

 

Hoje, completamos 14 anos! E nos orgulhamos em dizer que somos uma empresa inovadora no setor da Gestão de Documentos.

Nosso principal objetivo é levar mais produtividade e praticidade a outras empresas Brasil afora, com muita seriedade e profissionalismo.

Através de nossos serviços, apresentamos soluções específicas para cada modelo de negócio, de acordo com suas necessidades.

Nossos serviços e soluções em Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Um dos nossos serviços é a guarda terceirizada de documentos

 

Nossas soluções são levadas através de diversos serviços de Gestão de Documentos. Veja só!

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Temos uma frota à disposição de nossos clientes, para levar seus documentos sempre que necessário, em um prazo de 24h

 

Dessa forma, conseguimos atingir diversos nichos de mercado, com soluções específicas:

Investimos em uma equipe treinada e especializada e buscamos sempre nos modernizar.

Dessa forma, oferecemos as melhores ferramentas para facilitar a relação das empresas com seus documentos, sem burocracias.

Aonde levamos a Gestão de Documentos

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Queremos levar a Gestão de Documentos a cada vez mais empresas de diversos cantos do país

 

Uma de nossas metas é levar uma Gestão de Documentos de qualidade e com excelência a cada vez mais cantos do Brasil.

Atualmente, estamos presentes em seis cidades de três regiões do país:

14 anos de qualidade e eficiência

Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Os franqueados de Curitiba, Salvador e Maringá, no 1º Encontro de Franquias, em 2017

 

Há tanto tempo no mercado, nossa empresa está consolidada e em um processo de expansão.

Com duas novas unidades abertas em 2017 e o 2º Encontro de Franquias já a caminho, esse processo não está no planos de terminar tão cedo.

Nossa maior intenção é unir modernidade e tradição para entregar excelência.

Abrimos as portas para novos serviços e temos novos projetos no forno, para oferecer as melhores ferramentas e soluções em Gestão de Documentos.

Agradecemos a cada um dos nossos clientes e colaboradores pela confiança, parceria e apoio nessa caminhada.

E que muitos anos de sucesso ainda venham pela frente!

Quer saber tudo o que podemos fazer pela sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça todas as nossas soluções em Gestão de Documentos! | Célula Gestão de Documentos: Há 14 anos, entregando soluções de qualidade com eficiência

Gestão de documentos para instituições de ensino: nossa parceria com o Colégio Perfil

Gestão de documentos para instituições de ensino: estante de livros que parece estar ambientada em uma biblioteca

É inegável a importância da gestão de documentos para instituições de ensino. São incontáveis os papeis com dados e documentos de alunos que surgem todos os anos e que devem ser guardados permanentemente.

Foi para administrar melhor tudo isso que o Colégio Perfil, de Lauro de Freitas/BA, procurou a Célula Salvador, há dois anos.

“Antes, a escola sofria muito com a falta de espaço que o armazenamento desses papeis causava. Sem contar que nossa cidade é praiana, o que deixa os documentos muito mais vulneráveis à degeneração”, contou Jainira de Carvalho, secretária do colégio.

Gestão de documentos para instituições de ensino: foto do galpão da célula com diversas caixas dispostas em grandes estantes

Qual a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino?

A guarda terceirizada foi a solução em gestão de documentos para instituições de ensino que a Célula encontrou. Dessa forma, era possível resolver todos os problemas de segurança, organização e armazenamento dos arquivos.

Mas, além disso, a escola precisava de uma forma de facilitar o controle de contratos e o acesso à documentação dos alunos.

Para isso, a melhor solução em gestão de documentos para instituições de ensino encontrada foi a digitalização com reconhecimento de caracteres de todos os arquivos. Ela permite que tudo seja facilmente pesquisável através do software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

“Com as soluções da Célula, o nosso trabalho ficou muito mais agilizado. Basta entrar no GED quando precisamos da informação de algum aluno. Facilita muito! O volume de papel diminuiu e economizou muito espaço, o que era uma necessidade urgente”, disse Jainira.

Gestão de documentos para instituições de ensino: pastas de arquivos, uma vermelha e uma branca

Ela conta também que, no começo, ficava receosa de deixar os documentos na guarda terceirizada e precisar deles depois. Mas, com o tempo, percebeu que o GED supria quase todas as suas necessidades.

“E se eu preciso da versão física de algum arquivo”, explica, “é só fazer a solicitação pelo software mesmo, que rapidamente eles chegam.”

A Célula conta com diversas soluções em Gestão de Documentos para instituições de ensino e diversos outros modelos de empresas. Entre em contato e saiba qual é a melhor para você!

Gestão de documentos para instituições de ensino: quer um resultado parecido na sua empresa? Clique aqui, entre em contato e conheça as nossas soluções!

3 soluções em Gestão de Documentos para coworkings

Gestão de Documentos em coworkings

Imagem: Flickr

O novo modelo de trabalho proposto pelos coworkings possui inúmeras vantagens em relação aos escritórios tradicionais: maior custo-benefício, mais economia e o espaço propício para o desenvolvimento de networkings são apenas algumas delas.

Porém, o pouco espaço para armazenar de documentos pode ser um problema. Afinal, independente do porte da empresa, o número de arquivos importantes que passam nas mãos de seus funcionários diariamente é grande.

Seja em sua forma física ou digital, muitos deles ainda precisam ser frequentemente consultados. Por isso, é essencial tê-los sempre à mão, mas ainda assim seguros e bem armazenados.

Conheça as soluções e vantagens da Gestão de Documentos para coworkings

Guarda terceirizada

Muitos espaços de coworking possuem armários dedicados a seus frequentadores. Mas suas condições raramente são ideais para armazenar grandes quantidades de documentos e garantir sua segurança.

Ao contratar uma guarda terceirizada, seus arquivos ficam seguros em um galpão, à sua disposição sempre que precisar. O processo de guarda é executado na mais rigorosa segurança e sigilo, visando à integridade do documento e da informação.

Com o objetivo de agilizar o acesso à informação, os documentos são organizados, classificados, codificados e indexados conforme a necessidade de pesquisa e acesso exigidapelo cliente.

Nosso galpão possui segurança 24h, profissionais especializados e proteção contra insetos e pragas. Assim, preservamos a integridade dos seus arquivos e evitamos que eles se percam ou caiam em mãos erradas.

Digitalização

Ter seus arquivos digitalizados tem inúmeras vantagens. Para começar, usar de recursos como o uso de tags e palavras-chave, que facilitam nas buscas por um documento específico.

Além disso, a digitalização evita o manuseamento constante dos papéis, que pode levá-los a rasgar, amassar, manchar ou se perder.

GED

Nosso software de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) possui acesso remoto a todos os seus documentos. Dessa forma, somente pessoas autorizadas e de confiança conseguem visualizá-los.

O software pode ser usado em qualquer local com internet e garante o acesso a todos os seus arquivos, sem perder tempo procurando. Da mesma forma, é possível solicitar qualquer documento que esteja armazenado em nosso galpão e, em até 24 horas, ele estará em suas mãos.

Nosso GED também é compatível com documentos digitais. Isso facilita sua organização e evita que se percam em meio a inúmeras pastas no computador ou em algum acidente com seus equipamentos.

Gestão de Documentos também é questão de segurança

Garantir a segurança de documentos físicos e digitais também é garantir sua gestão adequada. Arquivos bem gerenciados podem ser acessados e consultados com rapidez, além de agilizarem processos.

A gestão de documentos é um processo muito importante para qualquer empresa. Entre em contato e conheça nossos serviços!

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Quais os primeiros passos da gestão documental?

Gestão documental consiste no uso, manutenção, guarda e descarte eficientes do arquivo de uma empresa. Ela garante segurança e facilidade no trato com os documentos desde sua elaboração até seu destino final. A Célula, com seus mais de 13 anos de mercado, entende o nicho de atuação de cada cliente, e a partir disso planeja e constrói um trabalho sólido e eficaz.

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Os primeiros passos da gestão documental

  • Análise das necessidades da empresa e definição da melhor solução a ser aplicada

Dos primeiros passos da gestão documental, dois dos mais importantes são analisar as necessidades da empresa e definir a melhor solução a ser aplicada. Se uma empresa trabalha com muita consulta e pesquisa em arquivo próprio, por exemplo, a digitalização e/ou o OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) desses documentos podem garantir durabilidade do material e facilidade de pesquisa. Outra empresa pode ter um arquivo desorganizado que ocupa muito espaço. Nesse caso, a melhor solução seria transportar os documentos para a sede da Célula, onde ele seria categorizado e organizado, e estaria disponível para a empresa graças ao serviço de entrega realizado pelas nossas frotas.

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  • Coleta dos documentos

A equipe de gestão documental vai até a empresa e coleta os documentos a serem trabalhados. A Célula conta com frota própria para o serviço de transporte de documentos e atende à solicitação do documento requisitado em até 24h, após o pedido.

  • Preparação dos arquivos

Nesse momento, a equipe seleciona, organiza e guarda o arquivo da empresa em questão em local seguro, garantindo sua preservação. Caso seja a melhor solução para o gerenciamento em questão, é feito também o processo de digitalização e/ou OCR.

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  • Vantagens

Depois dos passos iniciais, a empresa ganha espaço físico em sua sede e agilidade no uso e manutenção dos documentos, ou seja, na rotina. Todo o trabalho que depende deste arquivo é otimizado: os funcionários não precisam mais perder horas de trabalho procurando um arquivo, pois é possível identificar e rastrear os documentos online via sistema GED Célula (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) e tê-los em mãos em até 24h. As pesquisas em arquivo próprio também acontecem de forma mais eficaz, por conta do Reconhecimento Óptico de Caracteres, que transforma em texto digital e pesquisável o que antes estava em papel físico.

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Glossário: o que significam os principais termos da Gestão de Documentos
Glossário: o que significam os principais termos da Gestão de Documentos

Quando falamos em organização, uma gestão de documentos eficiente é peça fundamental em todo o processo. As vantagens de investir nesse serviço são muitas, mas entender minimamente o processo é um passo importante para garantir seu bom funcionamento. Dessa forma, é possível expandir sua empresa e garantir mais produtividade e praticidade no dia a dia de toda a equipe.

Por isso, preparamos esse glossário completo com dicas e informações sobre gestão de documentos e uma descrição dos principais termos e soluções relacionados a esse serviço.

O que é Gestão de Documentos

Gestão de Documentos é o planejamento, controle, direção, organização, capacitação, promoção e outras atividades gerenciais relacionadas à criação, manutenção, uso e eliminação de documentos.

Ela permite mapear todo o processo documental de uma empresa, desde o momento em que um arquivo é elaborado formalmente até sua destinação final, isto é, descarte ou guarda permanente.

A gestão de documentos abrange todos os tipos de arquivo. Sejam eles produzidos em papel, digitalizados ou produzidos originalmente em meio eletrônico (também chamados de nato-digitais).Por isso, existem no meio diversos termos e expressões que frequentemente utilizamos e que podem ser estranhos para quem não está acostumado. Veja abaixo:

Principais termos da Gestão de Documentos

Ciclo Vital dos Documentos

O Ciclo Vital dos Documentos é composto por sucessivas fases pelas quais os arquivos passam, desde a sua produção até a guarda permanente ou eliminação. Também chamado de Teoria das Três Idades, suas fases se dividem em: arquivos correntes, arquivos intermediários e arquivos permanentes.

Assinatura Eletrônica

Assinatura Eletrônica é a geração, por computador, de um ou mais símbolos adotados por alguém para equivaler legalmente à sua assinatura manual em documentos digitais.

A Assinatura Digital é uma de suas modalidades e utiliza algoritmos de criptografia para garantir mais segurança aos documentos assinados.Ela permite que cada arquivo tenha uma assinatura distinta, ainda que o signatário seja o mesmo.Dessa forma, o destinatário tem garantia deque seu documento digital não vai ser negado, uma vez que o remetente é a única pessoa com acesso à chave que gerou a assinatura.

Certificação Digital

Certificação Digital é o reconhecimento em meio eletrônico que se caracteriza pelo estabelecimento de uma relação entre uma chave de criptografia e um indivíduo.Essa relação é única, exclusiva e intransferível, e o reconhecimento é inserido em um certificado digital por uma unidade certificadora.

Digitalização

Digitalização é o processo de conversão de um documento físico para o formato digital, por meio de um dispositivo apropriado. O processo se dá através de scanners e impressoras, ou em alguns casos muito simples, por aplicativos.

Uma das principais vantagens dessa solução é evitar perdas, dificuldade de acesso e acúmulo de material. Afinal, tantos papéis guardados acabam tomando espaço e somando muita dor de cabeça, não é?

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR)

OCR é, basicamente, a técnica de conversão de um objeto digital do formato de imagem para o textual. Como assim? Bom, quando um documento é digitalizado, normalmente ele se transforma em uma imagem estática e, mesmo que contenha palavras ou textos relevantes, o computador não consegue fazer essa diferenciação.

Já com o Reconhecimento Óptico de Caracteres, o texto é extraído da imagem, permitindo, por exemplo, edição e pesquisa a partir do conteúdo do texto.

Armazenamento

Armazenamento é a guarda de documentos em local apropriado. No caso de arquivos digitais, é realizada em dispositivos de memória não-volátil.Ou seja, em dispositivos em que após gravar um dado, este não será apagado, alterado ou perdido quando se desliga o computador ou há uma queda de energia.

No caso de arquivos físicos, a guarda pode ser feita de forma terceirizadaa fim deocupar menos espaço nas empresas.

CEDOC (Centro de Documentação e Arquivamento)

CEDOC é o espaço dentro da empresa destinado ao gerenciamento e armazenamento da documentação.Ou seja, é nele que acontece o recebimento, a guarda, organização, o arquivamento e a eliminação da documentação, facilitando a Gestão de Documentos e Arquivos.

Essa solução é ideal para negócios em que os documentos precisam ficar armazenados dentro da própria empresa, como é o caso de cartórios, ou que o espaço físico tem capacidade tal.

Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

O GED é, basicamente, um software que englobatodo o banco de dados de uma empresa.Ele permite a realização de operações de manipulação de dados (inclusão, alteração, exclusão, consulta) e administrativas (gestão de usuários, cópia e restauração de dados, alterações no modelo de dados).

Workflow

O termo pode ser traduzido do inglês como “fluxo de trabalho” e tem como principal objetivo dividir tarefas de forma que processos sejam automatizados e alcancem resultados mais rapidamente. As ferramentas de Workflow monitoram cada passo que deve ser seguido até que uma ação seja concluída, facilitando a construção, fluxo, consulta e gerenciamento de informações.

BPM (Business Process Management)

Também conhecido como Gerenciamento de Processos de Negócios, se trata de uma metodologia que avalia alterações e melhorias em variados aspectos de um processo, para que o funcionamento da empresa seja mais eficiente.

Isso é feito através da gestão e controle de métodos, técnicas e ferramentas para analisar, modelar, publicar, aperfeiçoar e controlar processos. Ao contrário do que muitos podem pensar, BPM e Workflow não são a mesma coisa.

* Veja esses e outros termos no glossário publicado pelo Conselho Nacional de Arquivo (CONARQ).

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