Pesquisar

UNIMED JF inicia digitalização de contratos e documentos dos beneficiários

[image src=’http://dev2.celula.net.br/wp-content/uploads/materia_UNIMED.jpg’ align=’left’]
Atualmente, quando colaboradores do SAC, Cadastro, Relacionamento com o Cliente Corporativo, Liberação e demais setores da Cooperativa precisavam consultar contratos e documentos de beneficiários do plano de saúde Unimed JF, eles vão até a sala de arquivo e solicitam que o Aparecido Silva (Cadastro) localize os papeis em uma das 198 gavetas do arquivo.

Para facilitar e agilizar esse trabalho, o setor de Cadastro, em parceria com as áreas de Tecnologia da Informação (TI), Administrativo e com a empresa Célula Gestão de Documentos, iniciou o processo de digitalização de contratos e documentos dos beneficiários da Unimed JF. Denominado GED – Sistema de Gestão Eletrônico de Documentos – o processo de digitalização permitirá que os colaboradores visualizem, via internet, o contrato e/ou documento que precisarem.

No GED, as imagens dos documentos são capturadas, por meio de um scanner, e armazenadas em um banco de dados de forma indexada. A operação ocorre em seis etapas: preparo, digitalização, envio, recebimento, indexação e disponibilização. Neste momento, a Unimed JF cumpre a primeira etapa, na qual os documentos estão sendo preparados para o processo de digitalização e estão sendo executada as tarefas, como retirada de grampos, verificação de partes dobradas, amassadas, rasgadas e documentos agrupados.

Assim que o GED estiver concluído, os colaboradores que precisam ter acesso aos contratos e documentos receberam treinamento, login e senha especificados de acordo com os dias e horários de trabalho. Além do dimensionamento do espaço físico, o GED também auxilia na conservação das informações diminuindo o manuseio dos papeis e trará mais rapidez, facilidade e segurança na consulta de documentos e contratos.

Fonte: UNIMED em foco.

Compartilhe

Artigos relacionados

A importância da guarda digital para escritórios de contabilidade

Com o avanço da tecnologia, a contabilidade está passando por uma transformação digital significativa. Cada vez mais, os documentos contábeis estão sendo produzidos e armazenados em formatos digitais, eliminando a necessidade de arquivos físicos volumosos. Nesse contexto, é crucial garantir uma gestão eficiente e segura desses documentos digitais. Agora você vai descobrir a importância da guarda digital para escritórios de contabilidade e entender como a Célula pode auxiliar nesse processo.

Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) da Célula: benefícios para diversos segmentos

No mundo empresarial atual, a gestão eficiente de documentos é crucial para o sucesso de qualquer organização. Ter seus documentos digitalizados e armazenados de forma segura não apenas economiza espaço físico, mas também garante a integridade e a durabilidade das informações essenciais para o seu negócio.
Mas e se eu te dissesse que há uma maneira de ir além e transformar essas simples imagens em verdadeiros recursos de busca? É aí que entra a tecnologia OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres).