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Atualmente, quando colaboradores do SAC, Cadastro, Relacionamento com o Cliente Corporativo, Liberação e demais setores da Cooperativa precisavam consultar contratos e documentos de beneficiários do plano de saúde Unimed JF, eles vão até a sala de arquivo e solicitam que o Aparecido Silva (Cadastro) localize os papeis em uma das 198 gavetas do arquivo.
Para facilitar e agilizar esse trabalho, o setor de Cadastro, em parceria com as áreas de Tecnologia da Informação (TI), Administrativo e com a empresa Célula Gestão de Documentos, iniciou o processo de digitalização de contratos e documentos dos beneficiários da Unimed JF. Denominado GED – Sistema de Gestão Eletrônico de Documentos – o processo de digitalização permitirá que os colaboradores visualizem, via internet, o contrato e/ou documento que precisarem.
No GED, as imagens dos documentos são capturadas, por meio de um scanner, e armazenadas em um banco de dados de forma indexada. A operação ocorre em seis etapas: preparo, digitalização, envio, recebimento, indexação e disponibilização. Neste momento, a Unimed JF cumpre a primeira etapa, na qual os documentos estão sendo preparados para o processo de digitalização e estão sendo executada as tarefas, como retirada de grampos, verificação de partes dobradas, amassadas, rasgadas e documentos agrupados.
Assim que o GED estiver concluído, os colaboradores que precisam ter acesso aos contratos e documentos receberam treinamento, login e senha especificados de acordo com os dias e horários de trabalho. Além do dimensionamento do espaço físico, o GED também auxilia na conservação das informações diminuindo o manuseio dos papeis e trará mais rapidez, facilidade e segurança na consulta de documentos e contratos.
Fonte: UNIMED em foco.
