À medida em que o fim do ano se aproxima, muitas escolas já estão começando a se preparar para o processo de matrículas do próximo ano letivo. Em meio a essa fase, começar a se organizar e treinar os colaboradores para manter a organização de documentos de alunos na matrícula é fundamental. Afinal, ninguém quer que as matrículas aconteçam em meio a estresse de pais e funcionários devido ao caos da papelada. E haja papelada nessa fase, não é?
Por isso, leia esse texto até o final e confira nossas 3 dicas de organização de documentos de alunos na matrícula (e que podem ser aproveitadas durante todo o ano letivo!).
1. Organize os documentos por categorias
Seja por data, ordem alfabética ou ano escolar, é importante que cada aluno tenha sua própria pasta e todas elas sejam organizadas de uma forma lógica. Esse é um passo importante para que o material esteja sempre organizado, independente do período letivo.
Para evitar que o longo trabalho de organização precise se repetir diariamente, o ideal é que o processo aconteça ao longo das atividades. Ou seja, toda pasta que entrar deve ir diretamente para a sua posição na categoria.
Uma sugestão também é etiquetar ou adesivar as pastas com cores distintas, de acordo com a categorização, para que sejam localizados mais facilmente.
2. Atenção ao armazenamento dos arquivos
Quando falamos de documentos físicos, é muito importante pensar em como armazená-los para evitar que se deteriorem e se percam com o passar do tempo. A Portaria 315 do MEC já obriga as Instituições de Ensino Superior a digitalizarem todo o seu acervo para evitar a perda das informações, mas a guarda dos documentos físicos ainda é obrigatória por todo o período estipulado pela tabela de temporalidade.
Sendo assim, a instituição de ensino deve ter implantado em seu espaço um Centro de Documentação (CEDOC) que garanta armazenamento adequado, organização prática e funcional dos documentos e um sistema de gerenciamento de entrada e saídados arquivos. Se a sua instituição ainda não tiver um CEDOC, pode contar com a ajuda da Célula durante todo o processo de implantação e treinamento dos funcionários para garantir a segurança de todos os documentos.
Mas, caso as instalações da escola não tenham espaço para um CEDOC eficiente, também é possível contratar a Guarda Terceirizada Célula. Assim, seus documentos ficam bem guardados e gerenciados por uma equipe especializada, além de monitorados 24h em um galpão com controle anti insetos e pragas. E, se sua equipe precisar de algum dos documentos físicos, basta solicitar pelo nosso sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos que entregamos em até 24 horas.
3. Use a tecnologia a seu favor
Como dissemos anteriormente, a digitalização de documentos já é obrigatória para todas as instituições de ensino superior. Mas, ainda que a sua escola seja de ensino básico, temos bons motivos para apostar nos arquivos digitalizados:
- Acesso remoto a todos os documentos através de um software de GED;
- Redução drástica no uso de papel;
- Processos mais ágeis;
- Mais facilidade para encontrar documentos;
- Economia de tempo e dinheiro;
- Menos burocracia;
Aqui na Célula, temos o caso da Escola Perfil, que é nossa parceira há alguns anos e viu suas atividades serem otimizadas a partir das nossas soluções de guarda e gestão. Afinal, seus arquivos foram todos digitalizados e indexados no nosso software de GED, por onde é possível o acesso por todos os funcionários autorizados. Assim, os arquivos estão organizados por categorias e basta pesquisar pelo nome do aluno, data ou tipo de documento para encontrar o que precisa.
Quer mais dicas para organização de documentos de alunos na matrícula e otimizar mais os seus serviços? Clique aqui e entre em contato com a unidade Célula mais perto de você para conhecer todas as nossas soluções e saber como podemos ajudar a sua instituição de ensino.
