Organizar e arquivar documentos em cartórios não é tarefa fácil! A grande maioria das atividades diárias envolvem muitos papéis.
Por isso, é fundamental que seja realizada uma gestão eficiente de todos esses documentos.
A gestão de documentos em cartórios mantém a papelada organizada e garante um melhor desempenho e maior produtividade nas atividades do dia a dia.
Confira nossas dicas para te ajudar na tarefa de organizar e arquivar documentos em cartórios.
Gestão de documentos em cartórios
Análise e classificação
O primeiro passo é analisar os arquivos e separar em categorias. Seja por assunto, tipo de documento, ordem alfabética ou qualquer outra classificação que melhor se encaixe nas necessidades do seu cartório.
Separe também aqueles arquivos que não têm mais utilidade.Veja o que pode ser jogado fora e oriente seus colaboradores a descartarem imediatamente todo documento que não precisar ser guardado.
Onde guardar os documentos nos cartórios?
Outro ponto importante é pensar como será o armazenamento desses papéis, para evitar perdas e danos.
O local deve ser limpo, preparado com estantes, armários e caixas específicas para a guarda de documentos a longo prazo. Isso garante a segurança dos arquivos e facilita (e muito!) o trabalho dos colaboradores.
Se seu cartório tem bastante espaço físico, um Centro de Documentação pode ser uma ótima opção. Caso contrário, pode ser uma boa ideia buscar um serviço de guarda terceirizada.
Digitalização de documentos para cartórios
Os benefícios da digitalização são muitos! Ela facilita as buscas por arquivos específicos, poupa tempo e garante a integridade dos arquivos físicos, já que diminui consideravelmente seu manuseio.
De acordo com a recomendação nº 11/2013 do Conselho Nacional de Justiça (CNJ), a Corregedoria exige dos cartórios a manutenção dos arquivos de segurança. Isso torna ainda mais imprescindível a digitalização de todos os livros e indicadores.
Aqui na Célula, temos mais de 8 bilhões de documentos digitalizados em nossas seis unidades espalhadas pelo Brasil. Fazemos planos mensais com digitalizações sob demanda, que asseguram mais agilidade nos processos.
Entre em contato e saiba mais sobre nossos serviços e como podemos ajudar cartórios e tabelionatos no dia a dia, com uma gestão de documentos segura e eficiente.
